Nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp - Sở Tài nguyên Môi trường Nhà đất Hà Nội

Nội .Nhận thức được vai trò và ý nghĩa to lớn trên , từ năm 1998 Thành phố Hà Nội đã thực hiện và phát triển các nhà ở theo chương trình và kế hoạch . Kết quả phát triển nhà ở Hà Nội trong những năm gần đây đã có những chuyển biến đáng kể cả về khối lượng , quy mô đầu tư và chất lượng ở - tạo tiền đề và mở ra một hướng phát triển cho những năm sau .Để góp phần vào những kết quả đã đạt được ở trên Sở Tài nguyên Môi trường & Nhà đất Hà Nội đã đề ra một loạt các biện pháp cụ thể, tích cực nhằm mục tiêu phát triển đồng bộ và từng bước hiện đại hoá hệ thống kết cấu hạ tầng đô thị , tăng cường quản lý hạ tầng đô thị . Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp - Sở Tài nguyên Môi trường & Nhà đất thành phố Hà Nội ra đời trong mục tiêu chung ấy và đã phát huy được vai trò tích cực của mình . Đặc biệt trong điều kiện hiện nay , việc đầu tư xây dựng nhà ở căn hộ cao tầng tại các khu đô thị mới có cơ sở hạ tầng đồng bộ để đáp ứng nhu cầu nhà ở cho các đối tượng chính sách , những người có thu nhập thấp , thu nhập trung bình , tạo quỹ nhà cho việc di dân , giải phóng mặt bằng đang là một trong những hướng ưu tiên , trọng tâm của chương trình phát triển nhà ở Thành phố . Mặc dù ra đời trong một thời gian chưa lâu nhưng ban đã đạt được những thành tựu vô cùng đáng khâm phục , quản lý và vận hành hàng loạt các công trình dự án trọng điểm theo kế hoạch của thành phố .Tuy nhiên , trong những năm tới để có thể đạt được hiệu quả cao nhất công tác quản lý dự án tại ban thì một vấn đề đặt ra mang tính chất thiết yếu , then chốt đó là phải nâng cao năng lực hoạt động ,hoàn thiện phương pháp quản lý , vận hành dự án . Trong quá trình thực tập tại BQLDA , nhờ sự quan tâm giúp đỡ của tập thể cán bộ ban và sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Thu Hà em đã được trực tiếp tìm hiểu tình hình thực tế của công tác quản lý dự án và hoàn thành được bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp -Sở Tài nguyên Môi trường Nhà đất Hà Nội ” . Chuyên đề bao gồm 3 chương : Chương I : Lý luận chung về dự án đầu tư và quản lý dự án Chương II : Thực trạng công tác quản lý dự án tại Ban quản lý dự án thuộc NVNS cấp thời gian qua Chương III : Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại Ban. Trong quá trình nghiên cứu chắc chắn còn tồn tại nhiều thiếu sót , kính mong cô giáo và các bạn đọc , góp ý để em hoàn thiện bài viết . Em xin chân thành cảm ơn . CHƯƠNG I : LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ I . DỰ ÁN ĐẦU TƯ Trong những năm gần đây đầu tư là một trong những hoạt động quan trọng được tất cả các cấp các ngành ở nước ta quan tâm , đó là một lĩnh vực mang lại cho nền kinh tế quốc dân những sự tăng trưởng đáng tự hào thông qua việc thực hiện các dự án đầu tư , tuy nhiên trước khi đi vào tìm hiểu các đặc điểm cũng như lợi ích cuả đầu tư , chúng ta cần phải nắm được dự án đầu tư là gì ? 1 . Khái niệm dự án đầu tư Có nhiều cách định nghĩa dự án .Tuỳ theo mục đích khác nhau mà có thể xem xét dự án đầu tư trên các góc độ như : xem xét về hình thức , về nội dung ... Tuy nhiên trên phương diện quản lý thì có thể định nghĩa dự án như sau: “Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.” Như vậy dự án đầu tư là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn , vật tư ,lao động để tạo ra các kết quả tài chính , kinh tế xã hội trong một thời gian dài . Nhưng dù có xét trên khía cạnh nào thì bao giờ một dự án đầu tư cũng gồm bốn thành phần chính được minh hoạ qua sơ đồ sau đây: Mục tiêu Kết quả Hoạt động Nguồn lực Sơ đồ 1: Các thành phần của một dự án đầu tư 2 . Đặc điểm của dự án -Dự án có mục đích , mục tiêu rõ ràng -Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn -Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án -Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc , độc đáo -Môi trường hoạt động va chạm -Tính bất định và rủi ro cao 3.Tác dụng của dự án đầu tư -Đối với các cơ quan quản lý nhà nước : dự án đầu tư là cơ sở để thẩm định và ra quyết định đầu tư -Trên góc độ các định chế tài chính : dự án đầu tư là cơ sở để ra quyết định tài trợ vốn cho dự án -Trên góc độ chủ đầu tư : dự án đầu tư là căn cứ để xin phép đầu tư và giấy phép hoạt động , xin phép nhập khẩu máy móc vật tư kỹ thuật , xin hươnggr các khoản ưu đãi đầu tư , xin gia nhập các khu chế xuất , khu công nghiệp , xin vay vốn của các định chế tài chính trong và ngoài nước , là căn cứ để kêu gọi góp vốn hoặc phát hành các cổ phiếu , trái phiếu… 4. Chu kỳ dự án đầu tư Chu kỳ của dự án đầu tư là các bước hoặc các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt đầu từ khi dự án mới chỉ là ý đồ đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt động . Có thể minh hoạ sơ đồ chu kỳ của dự án đầu tư như sau : ý đồ về ĐAĐT chuẩn bị đầu tư thực hiện đầu tư SX-KD-DV sử dụng ý đồ DAmới Sơ đồ 2 : Sơ đồ chu kỳ của dự án đầu tư Chu kỳ một dự án đầu tư được thể hiện thông qua ba giai đoạn: -Giai đoạn tiền đầu tư (Chuẩn bị đầu tư ) -Giai đoạn đầu tư ( Thực hiện đầu tư ) -Giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư (Sản xuất kinh doanh -sử dụng) Mỗi giai đoạn lại được chia làm nhiều bước , ta có thể minh hoạ bằng sơ đồ sau đây Tiền đầu tư Đầu tư Vận hành KQĐT Nghiên cứu phát hiện các cơ hội đầu tư Nghiên cứu tiền khả thi sơ bộ lựa chọn dự án Nghiên cứu khả thi(lập dự án -luận chứng kinh tế) Đánh giá và quyết định(Thẩm định DA) Đàm phán và ký kết các hợp đồng Thiết kế và lập dự toán thi công xây lắp công trình Thi công xây lắp công trình Chạy thử và nghiệm thu sử dụng Sử dụng chưa hết công suất Sử dụng công suất ở mức độ cao nhất Công suất giảm dần và thanh lý Sơ đồ 3: Các bước trong từng giai đoạn của chu kỳ dự án đầu tư Có thể thấy trong ba giai đoạn thì giai đoạn tiền đầu tư tạo tiền đề và quyết định sự thành công hay thất bại ở hai giai đoạn sau, đặc biệt là giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư . Nội dung chủ yếu của giai đoạn tiền đầu tư là việc xây dựng dự án đầu tư . Trong đó vấn đề chất lượng , tính chính xác của các kết quả nghiên cứu tính toán và dự toán là quan trọng nhất . Đến giai đoạn thực hiện đầu tư thì vấn đề thời gian là vấn đề quan trọng hơn vì đây là yếu tố có ảnh hưởng mang tính chất quyết định đến khả năng về vốn , thời cơ cạnh tranh của sản phẩm … Giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư thì việc tổ chức quản lý phát huy tác dụng các kết quả của dự án là quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian tồn tại cuả dự án , hiệu quả của quá trình vận hành… 5 . Phân loại dự án đầu tư Trong quá trình theo dõi , quản lý và đề ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động đầu tư ,người ta tiến hành phân loại các dự án đầu tư theo các tiêu thức dựa trên đặc điểm hoạt động của chúng.Có các cách phân loại sau đây : 5.1. Theo cơ cấu tái sản xuất Theo cách phân loại này thì dự án đầu tư được phân thành dự án đầu tư theo chiều rộng và dự án đầu tư theo chiều sâu .Trong đó đầu tư theo chiều rộng có vốn lớn để khe đọng lâu , thời gian thực hiện đầu tư và thời gian thu hồi vốn lâu , tính chất kỹ thuật phức tạp , độ mạo hiểm cao .Còn đầu tư theo chiều sâu đòi hỏi khối lượng vốn ít hơn , thời gian thực hiện đầu tư không lâu , độ mạo hiểm cũng thấp hơn so với đầu tư theo chiều rộng . 5.2. Theo lĩnh vực hoạt động trong xã hội của dự án đầu tư Có hai loại chính là dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh và dự án đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng , khoa học kỹ thuật . Hai lĩnh vực dự án này có mối quan hệ chặt chẽ ,bổ sung , tương hỗ lẫn nhau . Dự án đầu tư phát triển khao học kỹ thuật và cơ sở hạ tầng tạo điều kiện cho các dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao ,ngược lại các dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh sẽ tạo tiềm lực cho các dự án đầu tư phát triển khoa học kỹ thuật , cơ sở hạ tầng . 5.3 .Theo giai đoạn hoạt động trong quá trình tái sản xuất xã hội . Người ta phân chia ra các dự án đầu tư thương mại và các dự án đầu tư sản xuất .Tuy nhiên trong thực tế cũng như trong công tác quản lý người ta thưòng thích đầu tư vào dự án thuộc lĩnh vực thương mại do vốn ít hơn thời gian thực hiện nhanh , độ rủi ro ít hơn , thu hồi vốn đầu tư nhanh , dự đoán dễ đạt độ chính xác cao . Còn dự án đầu tư sản xuất do có vốn đầu tư lớn , thời gian hoạt động dài hạn (>5 năm ), khả năng thu hồi vốn chậm , thời gian thực hiện đầu tư lâu , độ mạo hiểm cao , tính chất kỹ thuật phức tạp , chịu tác động của nhiều yếu tố bất định trong tương lai nên yêu cầu phải chuẩn bị kỹ .Nhưng trong nền kinh tế , đứng trên giác độ điều tiết vĩ mô thì cả hai loại hình dự án trên đều cần phải đầu tư cho hợp lý . 5.4. Theo thời gian thực hiện và phát huy tác dụng . Ta có thể phân chia thành dự án đầu tư ngắn hạn (dự án đầu tư thương mại ) và dự án đầu tư dài hạn (dự án đầu tư sản xuất , đầu tư phát triển khoa học công nghệ kỹ thuật , cơ sở hạ tầng ) 5.5 . Theo phân cấp quản lý Điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Thủ tướng Chính phủ phân chia dự án thành 3 nhóm A,B,C tuỳ theo tính chất và quy mô của dự án .Trong đó dự án nhóm A do Thủ tướng chính phủ quyết định , nhóm B và C do Bộ trưởng , thủ trưởng cơ quan ngang Bộ , cơ quan trực thuộc chính phủ , UBND cấp tỉnh (và thành phố trực thuộc trung ương ) quyết định . 5.6. Theo nguồn vốn Dựa vào cơ cấu nguồn vốn thì có thể phân chia dự án đầu tư thành dự án đầu tư có vốn huy động trong nước và dự án đầu tư có vốn huy từ nước ngoài.Việc phân loại này cho thấy khả năng huy động vốn từ mỗi nguồn và vai trò của mỗi nguồn đối với sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước . 5.7. Theo vùng lãnh thổ. Cách phân loại dự án đầu tư này sẽ là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền có chính sách đầu tư hợp lý và hiệu quả tạo ra sự đồng bộ trong đà phát triển kinh tế của đất nước . II . QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ Trong những năm gần đây , khái niệm “dự án đầu tư ” đã không còn là một thuật ngữ xa lạ đối với các nhà quản lý các cấp .Có rất nhiều công việc trong các tổ chức , cơ quan , doanh nghiệp được thực hiện dưới hình thức dự án và điều đó đồng nghĩa với yêu cầu đặt ra là phải có được một hệ thống quản lý với các phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất . Bởi lẽ trong quá trình thực hiện các kế hoạch phát triển kinh tế , sản xuất kinh doanh và đời sống xã hội , dự án đầu tư có một tầm quan trọng đặc biệt .Chính vì vậy đi kèm với nó phải xác định rõ quản lý dự án đầu tư là gì ? Để hiểu rõ được về quản lý dự án đầu tư chúng ta hãy bắt đầu từ khái niệm quản lý dự án đầu tư . 1.Khái niệm quản lý dự án đầu tư Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch , điều phối thời gian , nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn , trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ , bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép . Quản lý dự án bao gồm ba chức năng chủ yếu : Lập kế hoạch Điều phối thực hiện dự án Giám sát Các chức năng của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát , sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như sơ đồ dưới đây Lập kế hoạch -Thiết lập mục tiêu -Điều tra nguồn lực -Xây dựng kế hoạch Giám sát Đo lường kết quả So sánh với mục tiêu Báo cáo Giải quyết các vấnđề Điều phối thực hiện Điều phối tiến độ thời gian Phân phối nguồn lực Phối hợp các nỗ lực Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên Sơ đồ 4 : Chu trình quản lý dự án Trong đó : Lập kế hoạch : Là giai đoạn xây dựng mục tiêu , xác định những công việc cần được hoàn thành , nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trật tự lô gic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống. Điều phối thực hiện dự án : Là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn , lao động , thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quan rlý về tiến độ thời gian . Ở giai đoạn này, các công việc của toàn bộ dự án sẽ được chi tiết hoá thời hạn thực hiện ,qua đó có thể biết được khi nào thì một công việc bắt đầu khi nào thì kết thúc … Giám sát : là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án , phân tích tình hình hoàn thành , giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng. 2.Đặc điểm của quản lý dự án đầu tư Quản lý dự án có những đặc điểm chủ yếu sau đây: Thứ nhất : Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời. Tổ chức quản lý dự án được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn . Trong thời gian tồn tại dự án , nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với phòng chức năng , sau khi kết thúc dự án cần phải tiến hành phân công lại lao động , bố trí lại máy móc thiết bị . Thứ hai :Quan hệ giữa nhà quản lý dự án với phòng chức năng trong tổ chức . Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng . Người đứng đầu dự án và nhóm tham gia dự án là những người có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực , mọi người từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi mọi mục tiêu của dự án .Nhưng trong thực tế giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự , chi phí , thời gian và mức độ thoả mãn các yêu cầu kỹ thuật . 3 . Tác dụng của quản lý dự án Phương pháp quản lý dự án đòi hỏi sự kết hợp của nhiều yếu tố như sự nỗ lực , tính tập thể , yêu cầu hợp tác…vì vậy nó có tác dụng rất lớn , dưới đây xin được trình bày một số tác dụng chủ yếu nhất -Liên kết tất cả các công việc , các hoạt động của dự án -Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên , gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án . -Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án . -Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được .Tạođiều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng -Tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn 4 . Những nhân tố ảnh hưởng đến quản lý dự án Quản lý dự án chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố , tuy nhiên có thể tóm gọn phân loại hai hướng tác động đến quản lý dự án 4.1. Các nhân tố bên trong Các nhân tố bên trong ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án bao gồm : -Trình độ của cán bộ tham gia quản lý dự án -Thông tin truyền tải trong quá trình thực hiện dự án -Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý -Mô hình quản lý tại đơn vị. Trong đó trình độ của cán bộ quản lý là quan trọng nhất đối với công tác quản lý dự án bởi vì một dự án có thành công hay không là phụ thuộc vào trình độ chuyên môn , năng lực tổ chức quản lý và kinh nghiệm thực tế của cán bộ quản lý .Các yếu tố thông tin cũng góp một phần không nhỏ vào quá trình quản lý .Nếu thông tin sai lệch , thiếu chính xác , hay bị chậm trễ thì dự án sẽ không thể đạt được các tiêu chuẩn kỹ thuật cũng như tiến độ thời gian.Dựa vào các thông tin nhận được từ các cán bộ tham gia dự án , các tổ chức tư vấn , nhà thầu hay thông tin từ bên ngoài , nhà quản lý sẽ nắm bắt được thực trạng của dự án từ đó có những điều chỉnh kịp thời các sai sót hoặc đưa ra các giải pháp khắc phục nhanh chóng nhất .Bên cạnh đó cơ sở vật chất phục vụ quá trình quản lý dự án cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý .Nhà quản lý chỉ có thể thực hiện tốt công tác quản lý dự án khi có đủ các vật chất cần thiết bởi vì quá trình quản lý dự án là một quá trình diễn ra trong một thời gian dài và đòi hỏi sử dụng nhiều đến các phương tiện vật chất .Tuy nhiên , một yếu tố không thể không kể đến đó là việc áp dụng mô hình tổ chức quản lý dự án .Tuỳ thuộc vào quy mô dự án , thời gian thực hiện ,công nghệ sử dụng , nguồn lực , chi phí dự án …mà lựa chọn mô hình quản lý cho phù hợp nhằm đảm bảo một mô hình quản lý năng động , hiệu quả , phù hợp với những thay đổi của môi trường cạnh tranh , công nghệ quản lý và yêu cầu quản lý. 4.2 Nhân tố bên ngoài Bao gồm : -Môi trường luật pháp , chính sách -Sự phối hợp của các cơ quan có liên quan Có thể thấy rằng các nhân tố bên ngoài cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý dự án .Môi trường luật pháp ổn định , không có sự chồng chéo của các văn bản , không có hiện tượng nhũng nhiễu ,tiêu cực thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý dự án . Hơn nữa ,các chính sách về tài chính tiền tệ, về tiền lương …cũng ảnh hưởng lớn đến quá trình quản lý . Dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ , đảm bảo chất lượng hay không cũng phụ thuộc nhiều vào sự kết hợp của các cơ quan , các cấp ngành có liên quan , nếu sự phối hợp đó là chặt chẽ , có khoa học thì sẽ là cơ sở vững chắc góp phần tạo nên hiệu quả quản lý dự án . 5 . Nội dung quản lý dự án Để quản lý dự án đạt hiệu quả cao nhất , người ta tiến hành xem xét trên rất nhiều góc độ khác nhau , dưới đây là những nội dung chính: 5.1. Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án a) Quản lý vĩ mô đối với dự án Quản lý vĩ mô hay quản lý của nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành , hoạt động và kết thúc dự án . Nhà nước tiến hành quản lý trên các nội dung như quản lý tài chính : ban hành các chính sách tài chính tiền tệ , lãi suất , thuế , lợi nhuận …hoặc quản lý quy hoạch , kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của ngành , vùng , nền kinh tế , đầu tư .Bên cạnh đó nhà nước cũng ban hành các chính sách về lao động như lương , bảo hiểm xã hội , các nghĩa vụ lao động ,tiến hành các biện pháp quản lý về môi trường nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào sự phát triển của đất nước . b) Quản lý vi mô đối với dự án Là quá trình quản lý những hoạt động cụ thể của dự án như quản lý về thời gian , chi phí , nguồn vốn đầu tư , rủi ro , quản lý hoạt động mua bán … Qúa trình quản lý này được thực hiện trong suốt các giai đoạn của dự án từ khi chuẩn bị đầu tư , thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư . Khi tiến hành quản lý nhà quản lý đều dựa trên ba mục tiêu cơ bản nhất đó là thời gian , chi phí và kết quả hoàn thành. 5.2 .Quản lý theo lĩnh vực , theo yếu tố quản lý Quản lý dự án bao gồm những nội dung sau: -Lập kế hoạch chung -Quản lý phạm vi của dự án -Quản lý thời gian , tiến độ -Quản lý chi phí -Quản lý chất lượng -Quản lý nhân lực -Quản lý thông tin -Quản lý hoạt động mua bán -Quản lý rủi ro Để hiểu rõ từng nội dung quản lý chúng ta sẽ xem sơ đồ sau đây: Lập kế hoạch tổng quan -Lập kế hoạch -Thực hiện kế hoạch -Quản lý những thay đổi Quản lý phạm vi -Xác định phạm vi -Lập kế hoạch phạm vi -Quản lý thay đổi phạm vi Quản lý thời gian -Xác định công việc -Dự tính thời gian -Quản lý tiến độ Quản lý chi phí -Lập kế hoạch nguồn lực -Tính toán chi phí -Lập dự toán -Quản lý chi phí Quản lý chất lượng -Lập kế hoạch chất lượng -Đảm bảo chất lượng -Quản lý chất lượng Quản lý nhân lực -Lập kế hoạch nhân lực -Tuyển dụng -Phát triển nhóm Quản lý thông tin -Lập kế hoạch quản lý thông tin -Phân phối thông tin -Báo cáo tiến độ Quản lý rủi ro dự án -Xác định rủi ro -Chương trình quản lý rủi ro -Phản ứng đối với rủi ro Quản lý hoạt động cung ứng -Kế hoạch cung ứng -Lựa chọn nhà cung ứng -Quản lý hợp đồng -Quản lý tiến độ cung ứng Sơ đồ 5 : Các lĩnh vực quản lý của dự án Trong đó : Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hoá các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã dược kết hợp một cách chính xác và đầy đủ Quản lý phạm vi dự án là việc xác định , giám sát việc thực hiện mục đích , mục tiêu của dự án , xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện , công việc nào ngoài phạm vi của dự án Quản lý thời gian dự án bao gồm việclập kế hoạch , phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án . Quản lý chi phí là quá trình dự toán kinh phí , giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án , là việc tổ chức , phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí . Quản lý chất lượng dự án : là quá trình triển khai , giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án , đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong ,muốn của chủ đầu tư Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn , phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành những mục tiêu mà dự án cần thực hiện ,qua đó có thể thấy được hiệu quả sử dụng lao động của dự án Quản lý thông tin :là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh chóng nhất chính xác giữa các thành viên dự án với các cấp quản lý khác nhau Quản lý rủi ro : là việc xác định các yếu tố rủi ro dự án , lượng hoá mức đọ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro . Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán : bao gồm việc lựa chọn , thương lượng , quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị , dịch vụ… cần thiết cho dự án . Qúa trình quản lý này đảm bảo cho dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án , tiến độ cung , chất lượng cung như thế nào? 5.3 .Quản lý theo chu kỳ dự án Dự án là một thực thể thống nhất , thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất định nên các tổ chức , đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý có hiệu quả .Mỗi giai đoạn sẽ bao gồm một số công việc nhất định và tổng hợp của các giai đoạn này sẽ là một chu kỳ dự án . Khi tiến hành quản lý theo chu kỳ dự án , các nhà quản lý tiến hành theo một số cách phân chia chu kỳ dự án chủ yếu dưới đây: *Phương pháp 1: Xác định dự án Đánh giá dự án Hoàn thành Điều hành Triển khai Xét duyệt Nghiên cứu khả thi Thẩm định dự án Sơ đồ 6 : quản lý theo chu kỳ dự án (phương pháp 1) Phương pháp này thường được các nhà tài trợ áp dụng . *Phương pháp 2: Người ta chia chu kỳ dự án ra làm 5 giai đoạn và tiến hành quản lý từng giai đoạn dự án .Ta có thể xem xét sơ đồ dưới đây: 1. Xác định dự án 2. Lập kế hoạch 3.Tổ chức thực hiện dự án 4. Điều hành dự án 5. Kết thúc dự án -Xác định mục tiêu -Xác định nguồn lực -Xác định điều kiện ràng buộc -Xác định rủi ro -Xác định các công việc dự án -Ước lượng thời gian , chi phí -Xây dựng sơ đồ mạng công việc -Đường GANTT -Đánh giá dự án -Xây dựng sơ đồ tổ chức -Đào tạo cán bộ quản lý dự án -Xác định gói công việc -Xác định loại hình quản lý -Xác định công cụ quản lý -Chuẩn bị các mẫu báo cáo -Xem xét các bản kế hoạch -Đưa ra các ý kiến điều chỉnh -Bàn giao sản phẩm dự án , giấy tờ liên quan, tài chính -Lập báo cáo chính thức -Giải quyết vấn đề lao động , thiết bị Sơ đồ 7 : Quản lý theo chu kỳ dự án ( phương pháp 2) * Phương pháp 3 : Xâydựng ý tưởng Giai đoạn phát triển Giai đoạn triển khai Giai đoạn kết thúc Chi phí (lao động ) Thời gian Sơ đồ 8: Quản lý theo chu kỳ dự án ( phương pháp 3) Thông thường chu kỳ của một dự án đầu tư được chia làm 4 giai đoạn như trên , và các nhà quản lý tiến hành quản lý theo 4 giai đoạn cụ thể như sau ª Giai đoạn xây dựng ý tưởng : là giai đoạn bao gồm các bước : -Xác định mục tiêu , kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó -Tập hợp số liệu , xác định nhu cầu , đánh giá độ rủi ro , dự tính nguồn lực , so sánh lựa chọn phương án -Phác thảo các kết quả và phương pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực -Phân công những cán bộ quản lý có đủ nhiệm vụ , chức năng quản lý dự án ª Giai đoạn phát triển -Thành lập nhóm dự án , xác định cấu trúc tổ chức dự án -Lập kế hoạch tổng quan -Phân tách công việc -Lập kế hoạch tiến độ thời gian -Lập kế hoạch ngân sách -Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết -Lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu -Xin phê chuẩn thực hiện ª Giai đoạn triển khai -Xem xét yêu cầu kỹ thuật cụ thể , so sánh đánh giá lựa chọn công cụ thiết bị kỹ thuật , mua các thiết bị chính -Tiến hành thi công công trình ª Giai đoạn kết thúc -Hoàn chỉnh và cất giữ hồ sơ liên quan đến dự án -Kiểm tra lại sổ sách kế toán , tiến hành bàn giao và báo cáo -Thanh quyết toán tài chính -Bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt , các bản vẽ chi tiết ... -Bàn giao dự án -Bố trí lại công việc cho những người từng tham gia dự án -Giải phóng và bố trí lại thiết bị 6. Các công cụ và phương tiện quản lý dự án đầu tư 6.1 .Các công cụ quản lý dự án 6.1.1. Các công cụ quản lý vĩ mô của nhà nước bao gồm -Hệ thống pháp luật có liên quan đến hoạt động đầu tư : luật đầu tư , luật xây dựng , luật đất đai, các nghị định của chính phủ , các quy chế quản lý đầu tư xây dựng , quy chế đấu thầu . Bên cạnh đó , các Bộ chuyên ngành , UBND các tỉnh , thành phố cũng ban hành các thông tư , chỉ thị , quyết định hướng dẫn thực hiện quản lý đầu tư . -Các chính sách và các đòn bẩy kinh tế như chính sách giá cả , tiền lương , các quy định xuất nhập khẩu , thuế , tài chính tín dụng , tỷ giá hối đoái . -Các quy hoạch tổng thể và chi tiết của ngành và địa phương về đầu tư , về xây dựng , các danh mục kế hoạch dự án đầu tư -Các định mức và tiêu chuẩn quan trọng có liên quan đến lợi ích của toàn xã hội -Các thông tin về tình hình cung cầu , kinh nghiệm quản lý , giá cả , luật pháp của nhà nước và các vấn đề có liên quan đến đầu tư 6.1.2.Các công cụ quản lý vi mô -Chủ trương , nội dung đầu tư dự án (Quyết định đầu tư ) đã được lập và phê chuẩn bởi các cơ quan có thẩm quyền trong đó là mục tiêu đầu tư , nguồn vốn , quy mô dự án , tổng mức đầu tư dự án , phương thức và thời gian thực hiện cùng với sự phân công trách nhiệm cho các cơ quan và đơn vị có liên quan . -Các hợp đồng ký kết với các cá nhân và đơn vị trong quá trình thực hiện từng công việc cụ thể của dự án -Các báo cáo tình hình thực hiện dự án (giám định đầu tư ) của từng tháng , quý , năm và các tài liệu liên quan đến việc phân tích đánh giá kết quả , hiệu quả của hoạt động đầu tư . 6.2. Các phương tiện quản lý dự án Cùng với một loạt các công cụ nói trên , để quản lý dự án đạt hiệu quả cao cần thiết phải có được một hệ thống các phương tiện quản lý phù hợp .Hiện nay , cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật , quản lý dự án cũng áp dụng một loạt các thành tựu của nó như sử dụng hệ thống máy tính với các phần mềm chuyên dụng , hệ thống lưu trữ và xử lý thông tin hiện đại, hệ thống bưu chính viễn thông , thông tin liên lạc … 7. Các hình thức quản lý dự án đầu tư Khi nói đến tổ chức chúng ta sẽ hình dung đến cơ cấu , bộ phận cũng như trách nhiệm , quyền hạn , có sự thống nhất về mục tiêu từ đó thống nhất trong hoạt động nhằm mang lại hiệu quả trong công việc .Để quản lý dự án các nhà quản lý sử dụng một trong số 4 hình thức quản lý dự án đầu tư theo quy định về quản lý đầu tư và xây dựng như sau : 7.1.Hình thức 1 : Chủ đầu tư trực tiếp quản lý và thực hiện dự án Đây là mô hình không đòi hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự án phải trực tiếp tham gia điều hành dự án mà chủ đầu tư trực tiếp quản lý điều hành. Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc thực hiện và kết quả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố vấn , tư vấn cho chủ đầu tư . Chủ đầu tư –chủ dự án Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II Chuyên gia quản lý dự án Sơ đồ 9: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án Mô hình này được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ , tính chất kỹ thuật đơn giản , không phức tạp lắm, phù hợp với chuyên môn của chủ đầu tư , chủ đầu tư có đủ khả năng , lực lượng , kỹ năng cho việc thực hiện dự án .Chi phí thực hiện ít hơn , thông tin trực tiếp từ chủ đầu tư đến người thực hiện .Chủ đầu tư chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả của mình. 7.2. Mô hình 2 : Chủ nhiệm điều hành dự án . Chủ đầu tư –chủ dự án Chủ nhiệm điều hành dự án Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II Lập dự toán Khảo sát Thiết kế Xây lắp …… Sơ đồ 10 : Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án Đây là mô hình trong đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành dự án hoặc thuê một tổ chức có chuyên môn , có khả năng để điều hành dự án . Ban quản lý dự án được xem như một khâu trung gian , mọi quyết định của chủ đầu tư đến đơn vị thực hiện đều qua ban quản lý dự án . Nói cách khác ban quản lý dự án được xem như một pháp nhân đại diện cho chủ đầu tư ký hợp đồng , thanh toán .Khi áp dụng mô hình này chi phí quản lý sẽ tăng do phát sinh chi phí thuê văn phòng , chi phí cho việc trả tiền lương cho nhân viên quản lý , đường thông tin sẽ dài hơn do phải đi qua nhiều khâu trung gian ,tuy nhiên ban quản lý sẽ chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về kết quả thực hiện dự án .Mô hình này áp dụng cho những dự án quy mô đầu tư lớn , đặc điểm kỹ thuật phức tạp , thời gian thực hiện đầu tư kéo dài .Ở Việt Nam mô hình này thường hay được áp dụng. 7.3.Mô hình 3 : Mô hình chìa khoá trao tay Chủ đầu tư –chủ dự án Thuê tư vấn hoặc tự lập dự án Chọn tổng thầu (chủ nhiệm điều hành dự án ) Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II Khảo sát Thiết kế Xây lắp ….. Sơ đồ 11: Mô hình tổ chức chìa khoá trao tay Trong công tác lập dự án chủ đầu tư có thể tự lập dự án hoặc thuê tư vấn .Hình thức này được áp dụng khi chủ đầu tư được phép đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu tại một dự án . Tổng thầu này có thể giao một số phần việc cho các nhà thầu phụ.Chất lượng công trình phụ thuộc rất lớn vào việc lựa chọn tổng thầu .Hình thức này được áp dụng với những dự án có quy mô lớn , đặc điểm kỹ thuật phức tạp .Chủ đầu tư không phải giành nhiều thời gian cho việc điều hành dự án 7.4. Mô hình 4: Hình thức tự thực hiện , tự làm Với hình thức này chủ đầu tư không thuê các nhà quản lý dự án chuyên trách làm tư vấn hoặc với vai trò trực tiếp quản lý điều hành dự án mà chủ đầu tư trực tiếp thực hiện mọi công việc .Chủ đầu tư có đủ năng lực, kỹ năng chuyên môn để thực hiện các công việc .Chủ đầu tư chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả , ._.về chất lượng sản phẩm .Hình thức này áp dụng cho những dự án quy mô nhỏ như dự án sửa chữa , cải tạo , nâng cấp hoặc những dự án có tính chất cụ thể như nông nghiệp , thuỷ lợi . Chủ đầu tư Tổ chức thực hiện Sơ đồ 12 :Mô hình tự thực hiện , tự làm Ngoài ra còn có các dạng mô hình tổ chức quản lý dự án như : -Mô hình tổ chức quản lý theo chức năng -Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án -Mô hình tổ chức quản lý dự án dạng ma trận … Tuy nhiên đối với lĩnh vực đầu tư và xây dựng thì thường chỉ áp dụng bốn mô hình đầu tiên , 4 mô hình đó sẽ làm rõ vai trò , trách nhiệm giữa chủ đầu tư với các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp và được triển khai , xem xét trong qúa trình thực hiện đầu tư . CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THUỘC NVNS CẤP SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG & NHÀ ĐẤT HÀ NỘI I . KHÁI QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THUỘC NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH CẤP 1. Lịch sử hình thành và phát triển của BQLDA . 1.1.Lý do thành lập Từ cơ sở đầu tiên là sự giải thể của ba ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng từ nguồn vốn ngân sách cấp tại ba công ty kinh doanh nhà số 1 ,số 2 , số 3 của Sở nhà đất Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 3779/QĐ -UB ngày 17/10/1995 của UBND thành phố Hà Nội Ngày 02/4/1998, QĐ số 1349 /QĐ -UB về việc thành lập ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp trực thuộc Sở nhà đất Hà Nội của UBND thành phố Hà Nội đã được thông qua nhằm thành lập ban quản lý với mục tiêu chính là duy trì ,cải tạo , mở rộng và nâng cấp quỹ nhà ở của thành phố . Quyết định sự ra đời của ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp được căn cứ trên luật tổ chức HĐND và UBND ,căn cứ vào nghị định số 42/CP ngày 16/7 /1996 của chính phủ về việc ban hành điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng .Bên cạnh đó còn dựa trên sự đề nghị của trưởng ban tổ chức chính quyền thành phố và giám đốc Sở nhà đất Hà Nội và nhu cầu cần thiết để thực hiện đạt hiệu quả cao nhất các dự án đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách cấp . 1.2. Hình thức quản lý thực hiện dự án : Ban quản lý dự án chuyên ngành tổ chức quản lý dự án theo hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý và thực hiện dự án . 1.3. Những thay đổi chính Ban quản lý dự án được giao quản lý vốn từ nguồn vốn ngân sách Thành phố cấp để thanh toán cho các tổ chức : tư vấn khảo sát ,thiết kế ,xây lắp ,cung ứng vật tư ,thiết bị …theo quy định tại điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo NĐ số 42/CP . Ngay sau khi có quyết định thành lập ban quản lý dự án ngày 02/4/1998 ,ngày 2/6/1998 ,UBND thành phố Hà Nội , sở nhà đất lại tiếp tục ban hành quy chế tạm thời về chức năng nhiệm vụ , tổ chức bộ máy và mối quan hệ của ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp cho Sở nhà đát Hà Nội , quy chế này được ban hành kèm theo QĐ số 1354/1998/QĐ -UB ngày 2/6/1998 của giám đốc Sở nhà đất Hà Nội . Mặc dù ra đời trong một thời gian chưa lâu nhưng ban quản lý dự án đã liên tục nhận được sự quan tâm của UBND thành phố Hà Nội cũng như Sở nhà đất và các cấp chính quyền . Ngày 13/5/2003 , UBND thành phố Hà Nội tiếp tục ra quyết định số 62/ 2003 /QĐ -UB nhằm xác định lại chức năng , nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của ban quản lý dự án . Bên cạnh đó , bản thân ban quản lý dự án cũng không ngừng hoàn thiện công tác nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Ngày 22/9/2003 , ban quản lý dự án đã ra thông báo số 660/TB –BQLDA về việc tăng cường chế độ trách nhiệm cá nhân của cán bộ công chức viên chức đối với công việc được giao . Từ khi thành lập , ban quản lý dự án là cơ quan tổ chức trực thuộc Sở nhà đất Hà Nội , nhưng đến năm 2003 , thực hiện quyết định số 45/2003/QĐ -TTg ngày 02/04/2003 của Thủ tướng Chính phủ, ngày 28 /8/2003 UBND thành phố Hà Nội có QĐ số 101 /2003 /QĐ -UB về việc thành lập Sở Tài nguyên Môi trường và nhà đất Hà Nội thì ban quản lý dự án là cơ quan trực thuộc Sở tài nguyên môi trường và nhà đất Hà Nội .Sau khi Sở tài nguyên Môi trường và nhà đất Hà Nội được thành lập , ngày 28/9/2004 , giám đốc Sở tài nguyên môi trường và nhà đất Hà Nội đã ra quyết định số 975/QĐ -TNMT&NĐ về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp đồng thời ban hành quy chế kèm theo trong cùng ngày. Sự ra đời của ban quản lý dự án thuộc NVNS cấp đã đóng góp một phần không nhỏ trong sự thành công của các dự án đầu tư xây dựng tạo nên đà phát triển chung của toàn thành phố. 2. Mối quan hệ công tác của ban quản lý dự án - Với các sở ,ngành liên quan : ban quản lý dự án với tư cách pháp nhân và nhiệm vụ được giao quan hệ với các sở ,ban, ngành , quận , huyện để triển khai các nhiệm vụ , công tác khi có liên quan , được đề nghị giúp đỡ khi có yêu cầu . -Với các phòng địa chính –quản lý nhà quận , huyện , phường xã để thực hiện nhiệm vụ có liên quan và xử lý các vướng mắc trong quá trình triển khai dự án . - Với các phòng , ban cơ quan văn phòng Sở : Ban quản lý dự án có trách nhiệm cùng với các phòng ban ,cơ quan văn phòng sở để phối hợp các hoạt động phục vụ cho nhiệm vụ công tác được giao .Các phòng ban có nhiệm vụ hướng dẫn , thụ lý các văn bản có liên quan đến dự án trình Giám đốc Sở xác nhận trước khi trình UBND thành phố phê duyệt ( thực hiện chức năng quản lý nhà nước của cơ quan quản lý chủ đầu tư ) -Với các công ty quản lý nhà và kinh doanh xây dựng nhà : Ban quản lý dự án phối hợp với các công ty , đợn vị thuộc sở để triển khai các nhiệm vụ được giao .Các công ty có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi giúp dỡ ban quản lý dự án và thực hiện các nhiệm vụ như: +Hàng năm các công ty quản lý nhà tập hợp nhu cầu sửa chữa nhà của năm tiếp theo thuộc quỹ nhà công ty quản lý theo biểu mẫu quy định của Sở tài nguyên môi trường nhà đất Hà Nội gửi sang ban quản lý dự án của sở trong tuần cuối tháng 8 của năm để ban tổng hợp nhu cầu vốn toàn ngành phối hợp với phòng kinh tế kế hoạch sở , đề nghị giám đốc sở nhà đất bố trí sửa chữa cho vào kế hoạch của năm sau +Các công ty quản lý nhà giới thiệu cho ban quản lý dự án những địa điểm , những nhu cầu , khu vực có khả phát triển được quỹ nhà cho thành phố để ban quản lý dự án điều tra tổng hợp đề nghị sở bố trí vốn đầu tư chuản bị , vốn thực hiện cho các dự án . +Các công ty quản lý nhà có trách nhiệm phối hợp thực hiện nhiệm vụ điều tra cơ bản ban đầu và tham gia hội đồng giải phóng mặt bằng cung ban quản lý dự án đối với những dự án phát triển nhà trên diện tích nhà cũ thuộc công ty quản lý +Các công ty quản lý nhà có trách nhiệm giám sát việc thi công sửa chữa nhà cho thuê thuộc công ty quản lý với tư cách là chủ nhà và được hưổng chi phí tư vấn giám sát có giấy phép hành nghề của công ty +Các công ty quản lý nhà được ưu tiên nhận thầu các phần việc : điều tra , lập thiết kế dự toán , giám sát thi công và thi công các dự án cải tạo phát triển diện tích nhà đúng với giấy phép hành nghề của công ty 3. Cơ cấu tổ chức của ban quản lý dự án 3.1. Vị trí của ban quản lý dự án trong Sở tài nguyên môi trường nhà đất Hà Nội . Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp Sở tài nguyên môi trường nhà đất thành phố Hà Nội là một tổ chức sự nghiệp kinh tế , có tư cách pháp nhân , được sử dụng con dấu riêng , mở tài khoản tại kho bạc theo quy định của nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của mình. Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở tài nguyên môi trường nhà đất Hà Nội .Ta có thể xem xét vị trí của Ban trong Sở Tài nguyên Môi trường Nhà đất Hà Nội qua sơ đồ dưới đây : Giám đốcSở Phó giám đốc Các phòng ,ban -Phòng tổ chức hành chính -Phòng kế hoạch -tổng hợp -Phòng quản lý đo đạc bản đồ -Phòng chính sách -Phòng đăng ký thống kê -Phòng quản lý địa chính nhà đất -Phòng quản lý tài nguyên -Phòng quản lý môi trường -khí tượng thuỷ văn -Ban 61/CP -Ban 60/CP -Thanh tra nhà nước Sở Các đơn vị sự nghiệp -Trung tâm thông tin lưu trữ và dịch vụ hành chính -Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp -Trạm quan trắc môi trường -Trạm quan trắc nước ngầm Các doanh nghiệp trực thuộc quản lý nhà nước của Sở -Công ty kinh doanh nhà số 1 -Công ty kinh doanh nhà số 2 -Công ty kinh doanh nhà số 3 -Công ty khảo sát và đo đạc Hà Nội -Công ty địa chính Hà Nội Sơ đồ 13 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở Tài nguyên Môi trường Nhà đất Hà Nội 3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ban quản lý dự án ban quản lý dự án Giám đốc Phó GĐ Phó GĐ Phòng kế hoạch PhòngTC-HC-TV Phòng quản lý giám sát dự án Phòng GPMB Sơ đồ 14: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban 3.3 . Cụ thể cơ cấu tổ chức như sau: * Ban quản lý dự án có Giám đốc và một số Phó giám đốc - Giám đốc ban quản lý dự án do UBND thành phố bổ nhiệm theo đề nghị của sở Địa chính –Nhà đất Hà Nội . - Phó giám đốc ban quản lý dự án ,do sở địa chính -nhà đất Hà Nội bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc ban và thực hiện theo quy trình hiện hành của nhà nước và thành phố . - Giám đốc , phó giám đốc và trưởng phó phòng chuyên môn nghiệp vụ của ban quản lý dự án được hưởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo theo chế độ hiện hành của nhà nước * Các phòng nghiệp vụ - Ban quản lý dự án có các phòng sau : + Phòng kế hoạch + Phòng tổ chức hành chính ( bao gồm hành chính quản trị , tổ chức , tài chính kế toán ) + Phòng quản lý và giám sát + Phòng giải phóng mặt bằng. - Cơ cấu mỗi phòng: + Trưởng phòng và một số phó phòng +Các cán bộ, chuyên viên -Số nhân sự từng phòng : + Phòng kế hoạch : 1 trưởng phòng 4 chuyên viên + Phòng tổ chức - hành chính – tài vụ : 1 trưởng phòng 3 phó phòng 1 chuyên viên 6 nhân viên + Phòng giải phóng mặt bằng: 1 trưởng phòng 2 phó phòng 4 chuyên viên + Phòng quản lý –giám sát dự án : 1 trưởng phòng 1 phó phòng 6 chuyên viên Trình độ chung: Kỹ sư , kiến trúc sư ,cử nhân kinh tế , tài chính trở lên 3.4. Biên chế nhân sự Trước mắt giao biên chế là 15 người , căn cứ vào tình hình thực tế của từng giai đoạn triển khai thực hiện dự án cho phép ban được thực hiện chế độ ký hợp đồng lao động nhằm đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao . Việc tiếp nhận cán bộ công nhân viên chức và ký hợp đồng lao động thực hiện đúng quy định hiện hành của nhà nước và thành phố . 4. Chức năng- nhiệm vụ của ban quản lý dự án 4. 1. Chức năng nhiệm vụ khái quát 1. Ban quản lý dự án thực hiện các chức năng , nhiệm vụ của chủ đầu tư về quản lý thực hiện dự án từ khi lập , phê duyệt dự án đến khi bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng . 2. Ban quản lý dự án được giao quản lý vốn từ nguồn vốn ngân sách thành phố cấp để thực hiện dự án . 3. Ban quản lý dự án hoạt động theo quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 và Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ và các văn bản quy định hiện hành của nhà nướcvà thành phố về quản lý đầu tư và xây dựng. 4.2. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của Ban : 1.Ban quản lý dự án trực tiếp quản lý và thực hiện dự án theo các giai đoạn : - Chuẩn bị đầu tư - Chuẩn bị thực hiện - Thực hiện đầu tư - Kết thúc đầu tư ( nghiệm thu , bàn giao đưa công trình vào sử dụng ) 2.Ký hợp đồng với các tổ chức tư vấn xây dựng để thực hiện các công việc sau : - Điều tra khảo sát , lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (đối với dự án nhóm A ), báo cáo khả thi các dự án đầu tư (các dự án nhóm A còn lại ,dự án nhóm B, C) - Lập thiết kế kỹ thuật –tổng dự toán các dự án đã được phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc danh mục công trình sửa chữa của cấp có thẩm quyền. - Lập kế hoạch đấu thầu . - Lập hồ sơ mời thầu xây lắp , mua sắm vật tư thiết bị . - Xét thầu. - Giám sát giai đoạn thực hiện đầu tư , nghiệm thu khối lượng và chất lượng công tác xây lắp . - Kiểm định chất lượng xây dựng công trình , kiểm định chất lượng và số lượng thiết bị lắp đặt . - Thực hiện các công tác thí nghiệm . 3. Trình cấp có thẩm quyền phê duỵêt báo cáo nghiên cứu tiền khả thi , khả thi các dự án đầu tư hoặc danh mục công trình sửa chữa , hồ sơ thiết kế kỹ thuật – tổng dự toán và kế hoạch đấu thầu dự án . 4. Giải quyết các thủ tục có liên quan đến vấn đề đền bù giải phóng mặt bằng , cấp đất và xin giấy phép xây dựng . 5.Tổ chức đấu thầu và trình cấp có thẩm quyền công nhận đơn vị trúng thầu , ký hợp đồng thực hiện với các đơn vị được công nhận trúng thầu . 6.Theo dõi kiểm tra và quyết toán hợp đồng kinh tế với các tổ chức nhận thầu của tất cả các giai đoạn . 7.Tổ chức nghiệm thu , bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng . Quản lý hồ sơ hoàn công và giao hồ sơ có liên quan cho đơn vị được sử dụng , khai thác công trình. 8. Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng quý , hàng tháng , hàng năm , quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành với chủ nhiệm điều hành dự án , giám đốc Sở tài nguyên môi trường nhà đất Hà Nội và các cấp các ngành liên quan có thẩm quyền… 9. Công tác kế hoạch : Ban căn cứ vào khả năng thực hiện kế hoạch của giám đốc Sở tài nguyên môi trường nhà đất Hà Nội giao trong năm để xây dựng kế hoạch cho các năm tiếp theo với các mục tiêu cụ thể : + Kế hoạch vốn đầu tư cho các dự án chuyển tiếp . +Kế hoạch vốn cho các dự án đã đủ điều kiện thực hiện +Kế hoạch vốn cho các dự án sửa chữa các công trình đã được thẩm duyệt thiết kế dự toán . + Kế hoạch vốn chuẩn bị thực hiện cho các dự án đã được phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi +Kế hoạch vốn chuẩn bị thực hiện cho các công trình sửa chữa đã được duyệt danh mục . +Kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tư cho các dự án đã được phê duyệt chủ trương đầu tư , khảo sát lập danh mục và nhu cầu vốn các công trình sửa chữa . Tổng hợp các danh mục dự án , công trình sửa chữa và nguồn vốn tương ứng báo cáo về sở trong quý III hàng năm 10. Chế độ thanh quyết toán : - Mở sổ sách kế toán , theo dõi chính xác toàn bộ quá trình nhận vốn thanh toán hoặc hoàn chỉnh thủ tục để cơ quan cấp phát vốn thanh toán cho các đơn vị theo hợp đồng đã ký đúng chế độ kế toán hiện hành . - Thường xuyên kiểm tra , đối chiếu tình hình thanh toán hoặc hoàn thành thủ tục thanh toán của từng dự án để thanh toán kịp thời đúng quy định của các cơ quan quản lý nhà nước . -Báo cáo kịp thời các trường hợp vướng mắc hoặc mới phát sinh với cấp có thẩm quyền để có quyết định xử lý . - Lập và gửi báo cáo quyết toán năm các nguồn vốn theo đúng quy định của các cơ quan quản lý tài chính theo quy định hiện hành của nhà nứơc , giám đốc ban phải chịu trách nhiệm về tính chính xác , tính trung thực của các báo cáo . 4.3 . Chức năng nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ *Phòng kế hoạch : Là bộ phận tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Ban về công tác kế hoạch .Các nhiệm vụ chính : -Lập kế hoạch tác nghiệp quý , năm và chủ trì phối hợp với phòng quản lý giám sát dự án thực hiện các công việc cho công tác chuẩn bị và thực hiện đầu tư đối với dự án -Chủ trì thương thảo hợp đồng kinh tế , phối hợp với phòng tổ chức hành chính (bộ phận tài vụ )kiểm tra tính pháp lý , điều kiện cần và đủ khi trình giám đốc Ban ký các loại hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhận thầu , khảo sát thiết kế , cung ứng vật tư thiết bị , xây lắp , tư vấn ... -Thực hiện công tác đấu thầu : chuẩn bị tài liệu pháp lý , kiểm tra hồ sơ mời thầu do đơn vị tư vấn lập hoặc soạn thảo hồ sơ mời thầu , tiếp nhận hồ sơ dự thầu , làm thư ký hội đồng đấu thầu .Chủ trì phối hợp với phòng tổ chức hành chính lập giá đấu thầu trình duyệt . -Thống kê theo dõi việc triển khai hợp đồng , điều chỉnh kịp thời chỉ tiêu kế hoạch , bố trí đủ vốn cho công trình . -Tổng hợp báo cáo tuần , tháng , quý, năm của toàn Ban . -Phối hợp với cán bộ quản lý giám sát dự án tiếp nhận nghiệm thu hồ sơ thiết kế , về số lượng , tính đầy đủ , pháp lý của hồ sơ , lưu giữ hồ sơ thiết kế , hợp đồng các văn bản có liên quan đến kế hoạch đầu tư . -Là thành viên của Ban trong các buổi nghiệm thu chuyển giai đoạn xây lắp , các buổi nghiệm thu bàn giao công trình hoàn thành . -Cùng phòng quản lý giám sát dự án lên kế hoạch tiến độ từng dự án , đôn đốc thực hiện tiến độ các dự án . *Phòng tổ chức hành chính :Tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Ban trong các công tác : Tổ chức cán bộ , hành chính , quản trị , tài chính kế toán .Nhiệm vụ cụ thể : -Về tổ chức cán bộ , hành chính , quản trị : Lập các phương án tổ chức cán bộ ,đề xuất phương án điều chỉnh , bổ sung cán bộ của các phòng trong Ban .Giúp việc cho lãnh đạo Ban trong công tác khen thưởng , kỷ luật , chế độ tiền lương ...đồng thời phối hợp với các trưởng phòng đề xuất với Giám đốc Ban phương án giao việc cho từng cán bộ phù hợp với từng giai đoạn .từng bước nâng cao điều kiện làm việc , công cụ làm việc của cán bộ công nhân viên chức trong Ban . -Công tác tài chính kế toán : + Lập kế hoạch tài chính trong năm và từng giai đoạn theo quy định hiện hành . + Giải quyết các vấn đề về định mức , đơn giá , chế độ chính sách và các vướng mắc khác để thực hiện tốt công tác thanh quyết toán . +Chịu trách nhiệm ký trình , kiểm tra thủ tục tạm ứng , thanh toán vốn đầu tư .Kiểm tra quyết toán công trình về thực hiện đơn giá , thực hiện chế độ thống kê , kế toán và báo cáo tình hình thực hiện đầu tư theo quy định . + Quản lý chi tiêu của Ban , lưu giữ hồ sơ tài liệu kinh tế tài chính có liên quan đến công tác tài chính của Ban . + Là thành viên của Ban trong các buổi nghiệm thu chuyển giai đoạn xây lắp , các buổi nghiệm thu bàn giao công trình hoàn thành . *Phòng quản lý và giám sát dự án : Giúp lãnh đạo Ban về công tác quản lý chất lượng , khối lượng các dự án đảm bảo đúng điều lệ quản lý đầu tư xây dựng và điều lệ giám sát kỹ thuật của chủ đầu tư . -Tổ chức triển khai nhiệm vụ giám sát kỹ thuật , nghiệm thu khối lượng và chất lượng công tác duy tu , xây lắp trong quá ttrình thực hiện dự án (kể cả trường hợp Ban thuê tư vấn giám sát) -Tiếp nhận , kiểm tra hồ sơ dự toán kiểm tra khối lượng , chất lượng của các dự toán trình giám đốc Sở và giám đốc Ban ký duyệt . -Phối hợp với phòng kế hoạch trong công tác thực hiện đôn đốc thực hiện dự án -Tham gia cùng phòng tổ chức hành chính , phòng kế hoạch giúp lãnh đạo Ban giải quyết các vướng mắc trong việc thực hiện quản lý dự án . * Phòng giải phóng mặt bằng : Triển khai các công việc của chủ đầu tư liên quan đến công tác giải phóng mặt bằng các dự án . -Phối hợp với UBND các quận huyện làm các thủ tục thành lập hội đồng GPMB , tổ công tác giải phóng mặt bằng các dự án . -Phối hợp với hội đồng giải phóng mặt bằng ,các cơ quan liên quan xây dựng cơ chế chính sách đền bù của các dự án . -Phối hợp với tổ công tác giải phóng mặt bằng điều tra khảo sát , phúc tra tài sản hoa màu làm cơ sở lên phương án đền bù giải phóng mặt bằng . --Phối hợp với tổ công tác giải phóng mặt bằng xây dựng phương án đền bù giải phóng mặt bằng trình duyệt. -Phối hợp với phòng tổ chức hành chính thực hiện chi trả tiền đền bù GPMB , bố trí tái định cư cho người bị thu hồi đất . -Thực hiện các công việc khác để hoàn thành phần việc GPMB của các dự án . 5. Chế độ làm việc nội bộ và chế độ giải quyết công việc 5.1.Chế độ giải quyết công việc: Theo nguyên tắc tập trung dân chủ : Giám đốc ban chịu trách nhiệm pháp nhân trước cấp trên và cơ quan quản lý về mọi hoạt động của ban . Phó giám đốc giúp việc chịu trách nhiệm trước giám đốc về những công tác được phân công và chủ động triển khai công việc được phân công . Cụ thể chế độ giải quyết công việc như sau : Giám đốc , phó giám đốc ban thảo luận và quyết định các vấn đề : + Chương trình kế hoạch thực hiện nhiệm vụ được giao quý , năm . + Công tác tổ chức triển khai các nhiệm vụ mới được giao . + Xây dựng và điều chỉnh các chức năng nhiệm vụ các bộ phận trong ban. + Công tác khen thưởng và kỷ luật cán bộ . + Báo cáo thực hiện nhiệm vụ truớc sở và tổ chức sơ kết tổng kết hàng năm 5. 2. Chế độ làm việc của các phòng nghiệp vụ : Các nhân viên , cán bộ trong Ban chịu trách nhiệm cá nhân về những công tác và phần việc được phân công hoặc được uỷ quyền trước giám đốc . Trong quá trình giải quyết công tác được phân công có trách nhiệm đề xuất với lãnh đạo ban huy động các bộ phận chức năng có liên quan để cùng thực hiện nhiệm vụ , chủ động lập phương án và kế hoạch thực hiện nhiệm vụ được giao . Thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ với ban giám đốc và theo định kỳ giao ban. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nếu có vấn đề gì liên quan đến phần việc của bộ phận khác phụ trách thì chủ động bàn bạc giải quyết hoặc báo cáo với ban giám đốc để giải quyết . Cụ thể như sau: Mỗi phòng chuyên môn nghiệp vụ của ban là một bộ phận trong bộ máy quản lý của ban , được tổ chức để giúp việc giám đốc ban thực hiện chức năng nhiệm vụ của UBND thành phố và sở giao. Các phòng nghiệp vụ của ban làm việc dưới sự chỉ đạo , đôn đốc , hướng dẫn trực tiếp của giám đốc ban và phó giám đốc ban . Mỗi cán bộ CNVC làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng , đồng thời khi cần thiết cán bộ CNVN có thể trực tiếp gặp và báo cáo giám đốc và phó giám đốc ban theo chức trách của mình Khi cán bộ của ban báo cáo trực tiếp công việc với giám đốc ban phải báo cáo đầy đủ các ý kiến của phó giám đốc phụ trách trực tiếp công trình và ý kiến của trưởng hoặc phó phòng . Sau khi giám đốc ban đã cho ý kiến chỉ đạo giải quyết cán bộ của ban có trách nhiệm phải báo cáo phó giám đốc ban và truởng phòng biết ý kiến của giám đốc ban đã giải quyết . Phó giám đốc ban , trưởng phòng nghiệp vụ có ý kiến đề xuất khác thì gặp giám đốc báo cáo ngay , nếu không có ý kiến gì coi như đã nắm bắt được ý kiến chỉ đạo của giám đốc ban và phải có trách nhiệm triển khai kịp thời. Trong khi giải quyết công việc giữa các bộ ban của ban , trưởng , phó phòng nghiệp vụ , phó giám đốc ban có những vấn đề không thống nhất thì phải báo cáo ngay giám đốc ban để giám đốc ban thống nhất hướng giải quyết. 5.3 . Chế độ trách nhiệm cá nhân : Các cá nhân cụ thể là giám đốc , phó giám đốc , trưởng các phòng nghiệp vụ , cán bộ ban chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ cũng như quyền hạn của mình truớc các cấp lãnh đạo trực tiếp liên quan nhằm đảm bảo cho công việc được tiến hành tốt nhất. 6. Đặc điểm của các dự án do ban quản lý Các dự án do ban quản lý là các dự án xây dựng , nguồn vốn chủ yếu là nguồn vốn ngân sách cấp . Các dự án này nhằm phát triển quỹ đất quỹ nhà của thành phố vì vậy mang tính kinh tế xã hội rất cao , quy mô vốn lớn . Ở đây để có cái nhìn bao quát , đầy đủ nhất về các dự án do ban quản lý , có thể xem xét theo các cách phân loại dự án khác nhau . 6.1. Xét theo nội dung đầu tư -Các dự án chuẩn bị quỹ đất , giải phóng mặt bằng phục vụ cho kế hoạch mở rộng quỹ đất , tái định cư , chuẩn bị cho các dự án xây dựng mới . -Các dự án xây dựng mới nhà ở chung cư, các khu cao tầng phục vụ các mục tiêu phát triển của thành phố. -Các dự án xây dựng cải tạo , sửa chữa , chỉnh trang các khu nhà đã xuống cấp . 6.2. Xét theo cơ cấu , tính chất nguồn vốn -Các dự án đầu tư sử dụng vốn sự nghiệp kinh tế -Các dự án đầu tư sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ bản. 6.3. Xét theo tiến độ thời gian thực hiện dự án -Dự án chuyển tiếp từ năm trứơc sang -Dự án đã đủ điều kiện thực hiện khởi công trong năm -Dự án sửa chữa các công trình đã được thẩm duyệt thiết kế dự toán. -Dự án chuẩn bị thực hiện các công trình đã được phê duyệt BCNCKT -Chuẩn bị thực hiện các công trình sửa chữa đã được phê duyệt dự án 6.4 . Xét theo quy mô vốn của dự án Khi xét theo tiêu thức này , có thể thấy rằng các dự án do ban quản lý đa số là các dự án nhóm B,C , chỉ có một số dự án nhóm A .Hiện tại Ban đang cố gắng hoàn thiện công tác để có thể đảm nhận được tốt các dự án có quy mô vốn lớn hơn so với những dự án mà ban đang quản lý . 7. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý dự án tại ban Để hoà nhập vào với nhịp tăng trưởng , phát triển cũng như phong cách làm việc của thời kỳ mới hiện nay , Ban phải không ngừng tự hoàn thiện công tác quản lý của mình .Vậy , để có thể nâng cao hiệu quả công tác quản lý thì một vấn đề đặt ra là phải có được phương pháp quản lý phù hợp nhất . Phải nhận biết được tầm quan trọng của công việc này bởi lẽ đây là một trong những yếu tố đóng vai trò quyết định đến sự thành công hay thất bại của một dự án đầu tư .Từ khâu chuẩn bị đầu tư cho đến khâu cuối cùng của dự án là vận hành các kết quả đầu tư đều cần phải có công việc quản lý đi cùng .Nhờ thế mà có thể đảm bảo cho dự án đầu tư đáp ứng được cả yêu cầu về thời gian , chi phí cũng như chất lượng dự án .Hơn thế nữa , đối với các dự án do ban quản lý là các dự án sử dụng nguồn vốn ngân sách cấp nên càng cần thiết phải nâng cao hiẹu quả quản lý để tránh thất thoát cũng như thiệt hại cho nhà nước ,từ đó mà giảm những tổn thất xuống mức thấp nhất cho nền kinh tế quốc dân . Một lý do nữa cần xem xét nâng cao hiệu quả quản lý dự án là để có thể đáp ứng được các yêu cầu về công việc trong tương lai .Trong thời gian tiếp theo , các dự án do ban quản lý sẽ ngày càng nâng cao hơn về quy mô vốn cũng như về tính chất kỹ thuật , đặc biệt là sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ hiện đại đã là động lực cần thiết và tích cực thúc đẩy Ban phải tự hoàn thiện công tác quản lý của mình mới có thể tạo ra những công trình có chất lượng cao trong điều kiện các nguồn lực còn hạn chế . Như vậy nâng cao hiệu quả quản lý dự án là một trong những yêu cầu cấp bách đối với hoạt động của Ban , nhất là trong điều kiện hiện nay của đất nước khi mà nền kinh tế mới đang trên đà phát triển , các nguồn lực còn hạn chế ,nhu cầu của người dân về sinh hoạt , giải quyết chỗ ở còn đặt ra nhiều đòi hỏi cấp thiết .Vì vậy, Ban cần phải không ngừng hoàn thiện mình , khắc phục những điểm còn thiếu sót , phát huy những mặt mạnh , để có thể làm tốt công tác quản lý đồng thời có thể giải quyết được những khó khăn vướng mắc phức tạp nảy sinh , góp phần vào quá trình xây dựng hình ảnh Thủ đô giàu đẹp , văn minh , hiện đại . II . GIỚI THIỆU HỆ THỐNG VĂN BẢN CÓ LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC QLDA CỦA BAN Trong qúa trình hoạt động BQLDA đã dựa trên các văn bản sau đây làm căn cứ 1. Luật xây dựng . 2. Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. 3. Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng . 4. Nghị định của chính phủ số 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 về việc ban hành quy chế đấu thầu 5.Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 của chính phủ nhằm bổ sung sửa đổi quy chế đấu thầu trong Nghị định 88/1999/NĐ-CP 6.Nghị định của chính phủ số 66/2003/NĐ-CP về việc sửa đổi , bổ sung một số điều của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định của chính phủ số 88/1999 NĐ-CP ngày 1/9/1999 và Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 của chính phủ. 7. QĐ số 22/2003/QĐ -BXD ngày 11/9/2003 của bộ trưởng bộ Xây Dựng về việc ba hành quy chế quản lý thu nộp và sử dụng lệ phí thẩm định đầu tư do BXD thực hiện 8. Quyết định số 18/QĐ -BXD ngày / / của Bộ xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý chất lượng xây dựng công trình. 9. Thông tư số 06/1999/TT -BKH ngày 24/11/1999 của Bộ Kế Hoạch và đầu tư hướng dẫn về nội dung tổng mức đầu tư , hồ sơ thẩm định dự án đầu tư và báo cáo đầu tư 10. Thông tư số 04/2003/TT -BKH ngày 17/6/2003 của Bộ Kế Hoạch và đầu tư hướng dẫn về thẩm tra , thẩm định dự án đầu tư ; sửa đổi bổ sung một số điểm về tổng mức đầu tư , hồ sơ thẩm định dự án đầu tư và báo cáo đầu tư 11. Thông tư số 05/2003/TT -BKH ngày 22/7/2003 của Bộ Kế Hoạch và đầu tư hướng dẫn về nội dung , trình tự lập , thẩm định và quản lý các dự án quy hoạch phát triển ngành và quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế –xã hội lãnh thổ ……. III . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN TRONG THỜI GIAN QUA. 1 . Tổng quan về công tác quản lý dự án tại ban Ra đời trong một thời gian chưa lâu xong ban đã phát huy được vai trò của mình và đã thực hiện được nhiều dự án trọng điểm .Đặc biệt trong những năm gần đây , công tác quản lý dự án đã ngày càng có được những thành tựu đáng khích lệ .Dưới đây là bảng một số các công trình dự án đã được ban quản lý dự án thực hiện qua các năm : Bảng 1 : Danh mục các dự án thực hiện qua các năm của BQLDA Công trình Quyết định đầu tư Quyết định phê duyệt Quy mô Tiến độ thời gian Nhà tình nghĩa Tương Mai (giai đoạn 2) 5103/QĐ -UB ngày 10/1/2002 TKKT-TDT924/QĐ -XD ngày 5/8/2002 70 căn hộ , 4136m2 sàn xây dựng, tổng đầu tư 8,283 tỷ đồng đã hoàn thành năm 2003 , đang làm thủ tục hồ sơ quyết toán vốn Nhà B7 Thành Công 3630/QĐ -UB ngày 28/6/2001 TKKT-TDT 373/QĐ -UB ngày3/4/2003 13,772tỷ hoàn thành năm 2003 Đường phục vụ nhà tình nghĩa Tương Mai 6066/QĐ -UB ngày 15/10/2001 TKKT-TDT362/QĐ -GTCCngày 31/5/2002 xây dựng 300 m đường hoàn thành năm 2003 Cải tạo sửa chữa trụ sở liên đoàn lao động thành phố 301/QĐ -UB /11-10-2002 TKKT-TDT329/TĐ-31/3/2004 chưa thanh toán vốn 11/2003 hoàn thành xây dựng nhà chung cư tại NƠ-01 Định Công 6003/QĐ -UB /13-10-2001 TKKT-TDT1624/QĐ -XD/6-11-2003 84,6 tỷ 11/2004 hoàn thành NƠ - 14 Định Công 4916/QĐ -UB /24-8-2001 TKKT-TDT 1418/QĐ -XD /3-10-2003 97,1699 Tỷ 6/2004 hoàn thành Chung cư cao tầng B7, B10 Kim Liên 7602/QĐ -UB /11-12-2001 TKKT-TDT 974/QĐ -XD/30-7-2004 86,44 Tỷ 11/2004 hoàn thành Cải tạo xây mới nhà 86 Nguyễn Du 378/QĐ -KH&ĐT/15-8-2003 TKKT-TDT 783/QĐ-XD /10/6/2003 2,55 Tỷ 10/2004 hoàn thành Giải phóng mặt bằng tại Cống Vị diện tích đất 4730và 10000m2 san lấp và xây tường rào bảo vệ12/2003.Năm 2004trả tiền đền bù GPMB Cải tạo , sửa chữa 18 Huỳnh thúc Kháng 514 triệu 12/2004 hoàn thành Chỉnh trang sạch đẹp tuyến phố 50 tuyến phố trọng điểm , tổng vốn 3,6 tỷ 10/2004 hoàn thành Nguồn : Báo cáo tình hình thực hiện dự án tại ban năm 2003 - 2004 Qua bảng danh mục cácdự án thực hiện trên có thể thấy rằng các dự án do Ban quản lý là các dự án xây dựng nhằm mục đích mở rộng quỹ đất , quỹ nhà của thành phố -phục vụ các đối tượng chính sách , di dân giải phóng mặt bằng , tái định cư ...Đa số đây là các dự án xây dựng mới và cải tạo chỉnh trang nhà ở chung cư , các khu cao tầng tại các đô thị mới vì vậy mang tính kinh tế xã hội rất lớn , phục vụ cho mục tiêu phát triển hạ tầng đồng bộ của Thủ đô . 2. Quản lý dự án theo nội dung 2.1.Quản lý thời gian và tiến độ thực hiện dự án xét theo giai đoạn Khi tiến h._. chỉ định thầu hay đấu thầu rộng rãi , đấu thầu hạn chế .Tuy nhiên phương thức thực hiện áp dụng là một túi hồ sơ vì vậy cần tăng cường hình thức đấu thầu hai túi hồ sơ để loại bỏ ngay những nhà thầu không đảm bảo về mặt kỹ thuật công trình . +Về giám sát kỹ thuật công trình dự án : -Đối với tư vấn thiết kế : Ban quản lý thường xuyên yêu cầu tư vấn thiết kế thực hiện nhiệm vụ giám sát tác giả của đề án thiết kế , bổ sung sửa đổi kịp thời những phát sinh , sai sót trong quá trình thi công . -Đối với nhà thầu xây lắp : Ban phải kiểm tra và yêu cầu nhà thầu có đầy đủ bộ máy tự kiểm chất lượng thi công của mình tại công trường , phải có chỉ huy trưởng công trường để giám sát kỹ thuật thi công , có bộ phận kiểm tra vật tư thiết bị trước khi đưa vào lắp đặt và các trang thiết bị thí nghiệm tại hiện trường … -Đối với bộ phận giám sát của Ban phải là những người có trách nhiệm , năng lực và đạo đức để thường xuyên có mặt tại hiện trường giám sát quá trình thi công sao cho đúng như thiết kế ban đầu .Bên cạnh dó nâng cao trình độ của cán bộ quản lý dự án về kỹ năng thẩm tra ,tinh thần trách nhiệm và cần thiết trang bị đầy đủ các phương tiện thiết bị kiểm tra , các phần mềm quản lý chất lượng . -Chú trọng công tác nghiệm thu chất lượng và khối lượng từng hạng mục , từng công việc đã hoàn thành ..Chỉ cho phép tiếp tục thực hiện các công việc tiếp theo khi các công việc trước đó đạt yêu cầu về chất lượng .Ngoài ra , khi hoàn thành toàn bộ công trình ,cần phải tiến hành tổng nghiệm thu đồng thời kiểm tra các văn bản giấy tờ liên quan trong suốt quá trình nghiệm thu để đảm bảo về chất lượng . +Bên cạnh đó có thể xem xét giải pháp về một số hoạt động của Ban khi tiến hành quản lý chất lượng như -Ban giám đốc tập trung chỉ đạo các dự án trọng điểm , các đồng chí phó giám đốc ban sẽ được phân công nhiệm vụ cụ thể để điều hành có hiệu quả từng dự án .Tập trung cán bộ có năng lực và thực hiện các dự án khó ,trọng điểm . - Các cán bộ dự án lập kế hoạch triển khai chi tiết cho từng dự án mình phụ trách , trình trưởng bộ phận và phó giám đốc phụ trách phê duyệt - Phân công cụ thể cán bộ theo dõi , chủ động bám sát quá trình thực hiện dự án đôn đốc tiến độ thực hiện của đơn vị thi công , phối hợp đồng bộ với các cơ quan chuyên ngành. - Đề xuất kịp thời những vướng mắc về cơ chế với các ngành chức năngvà UBND thành phố để giúp đỡ giải quyết. - Đối với các dự ấn giao nhà trong năm : yêu cầu các nhà thầu lập kế hoạch triển khai dự án chi tiết đến từng tuần ( lập biểu đồ ngang) để bàn giao nhà theo đúng kế hoạch được duyệt , trình phó giám đốc ban phê duyệt để báo cáo giám đốc sở 4.3.Giải pháp cho công tác quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí dự án thực chất là quá trình quản lý về giá thành công trình .Hiện nay tại Ban vẫn còn tồn tại một thực tế là chất lượng của các tài liệu dự toán chưa được tốt , nguồn vốn thường bị tính tăng lên - điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn . Nhất là trong điều kiện nguồn vốn tại Ban là vốn ngân sách , việc quản lý tốt chi phí đồng nghĩa với việc tiết kiệm được ngân sách cho thành phố , tạo điều kiện để thành phố phát triển thêm các dự án đầu tư khác , tránh lãng phí và thất thoát .Do vậy cần phải có các giải pháp quản lý tốt chi phí dự án : -Đối với các công việc kiến thiết cơ bản tạo nền tảng cho sự phát triển dự án như : công tác khảo sát , lập các báo cáo đến chi phí cho tổ chức khánh thành bàn giao công trình và đặc biệt chi phí đền bù giải phóng mặt bằng cần tính toán cẩn thận chi tiết đảm bảo dự toán phù hợp với quá trình thực hiện phân bổ vốn theo đúng kế hoạch . -Cần phải áp dụng chính xác các định mức , đơn giá do Bộ tài chính ban hành đồng thời xem xét bám sát các điều chỉnh , thông tư hướng dẫn của Bộ xây dựng , công văn của Văn phòng chính phủ về tính chi phí xây dựng , đơn giá vật liệu xây dựng trong lĩnh vực xây dựng .Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay việc giá thép xây dựng tăng đột biến có ảnh hưởng nhiều đến việc tính toán chi phí xây dựng , làm cho giá trị công trình ở thời điểm dự toán bị sai lệch so với quá trình thực hiện . Vì vậy, trong hợp đồng khi ký kết cần ghi chi tiết số lượng , đơn giá của từng loại vật liệu , từng khâu công việc .Nếu là thiết bị ngoại nhập thì cần xác định rõ tỷ giá sẽ được tính vào thời điểm nào và bằng bao nhiêu . -Cần tính toán chính xác các công việc trên cơ sở bảng tiên lượng công trình , tiết kiệm nguyên vật liệu và đảm bảo kỹ thuật . -Kiểm tra sự phù hợp của biện pháp thi công trong thiết kế so với thực tế tiến hành .Nếu có sự sai lệch thì đây cũng là nguyên nhân dẫn đến làm tăng giá thành xây lắp .Vì vậy phải kiểm tra chặt chẽ hồ sơ thiết kế cả về dơn giá lẫn biện pháp thi công , đảm bảo các biện pháp thi công đúng chất lượng và thời gian tránh tình trạng phải sữa chữa hay phá đi làm lại khiến khối lượng phát sinh thêm làm tăng chi phí . -Ngoại trừ các công trình có tính cấp bách phải áp dụng hình thức chỉ định thầu còn lại các công trình khác nên áp dụng đấu thầu để tạo tính cạnh tranh về giá , tiết kiệm giảm giá thành công trình ,đồng thời khi ký kết với nhà thầu Ban cần thoả thuận kỹ với nhà thầu về các điều khoản phát sinh khối lượng trong hợp đồng ký kết. -Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm công tác quản lý chi phí , phân bổ nguồn vốn cho từng giai đoạn của công trình .Cung cấp đầy đủ các thiết bị để họ có thể cập nhật thông tin về tỷ giá , về chế độ chính sách , pháp luật …để việc quyết toán được thực hiện chính xác vừa đảm bảo chất lượng vừa đảm bảo chi phí được duyệt . -Ngoài ra , hiện nay tại Ban vẫn còn tồn tại hiện tượng phá giá trong công tác đấu thầu cũng như công tác khảo sát , vì vậy Ban cần phải quản lý chặt chẽ về giá hơn nữa, tránh tình trạng nhà thầu móc ngoặc với Ban tổ chức hoặc có những hành vi gian lận trong cạnh tranh về giá , làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình do giá quá thấp . - Công tác tài chính kế toán : kiện toàn công tác tài chính kế toán theo sự góp ý của kho bạc Hà Nội và sở TCVG , lập dự toán trình duyệt mua phần mềm kế toán để sử dụng trong công việc thanh quyết toán , kịp thời cập nhật , chủ động trong công tác thanh quyết toán . 5. Giải pháp cho công tác quản lý theo giai đoạn của dự án 5.1.Giai đoạn chuẩn bị đầu tư * Lập kế hoạch tổng quan cho dự án Một dự án có thành công hay không , đảm bảo các mục tiêu đề ra hay không phụ thuộc rất nhiều vào kế hoạch thực hiện dự án .Qua bảng kế hoạch tổng quan tất cả các khâu , các công việc cũng như trình tự công việc sẽ được thể hiện đầy đủ , tạo nên sự thuận lợi lớn cho các cán bộ quản lý trong quấ trình quản lý dự án .Phòng kế hoạch trên cơ sở kế hoạch của Sở giao sẽ lập kế hoạch tác nghiệp hay nói cách khác là lập một chương trình sơ bộ cho dự án trong đó các mục tiêu được chi tiết hoá thành những công việc và đảm bảo theo một trình tự logic, có độ chính xác cao .Do vậy giải pháp cần thiết đặt ra đó là phải đào tạo được một đội ngũ cán bộ lập kế hoạch có trình độ chuyên môn cao , từ đó kế hoạch cho từng thời kỳ dự án sẽ đựơc lập với thời gian thực hiện ngắn nhất , bám sát với thực tế , các mốc thời gian phải được lập một cách chi tiết và có hệ thống .Các cán bộ lập kế hoạch dự án phải có phương pháp khoa học , nắm bắt được mục tiêu chung của dự án để xác định một cách chính xác toàn bộ những công việc phải tiến hành đồng thời đảm bảo được tính dễ hiểu , dễ nắm bắt cho các cán bộ của phòng khác tạo thuận lợi cho công tác quản lý sau này . *Lựa chọn và quản lý tư vấn . Việc lựa chọn tư vấn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với quá trình thực hiện các công việc dự án sau này .Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư , tư vấn lập báo cáo NCKT , TKKT-TDT sẽ quyết định tính khả thi của các báo cáo trên , đồng thời quyết định chất lượng và sự thành công của dự án trong tương lai .Vì vậy Ban cần lựa chợn tư vấn kỹ càng và phù hợp với đặc điểm của từng dự án .Tiêu chí mà Ban lựa chọn đó là tư vấn phải có tư cách pháp nhân , có đăng ký kinh doanh và có năng lực , đáp ứng được các yêu cầu về tiến độ .Sau khi lựa chọn được tư vấn , Ban sẽ phối hợp công tác cùng tư vấn để hoàn thiện sản phẩm tư vấn .Tư vấn nộp BCNCKT , TKKT cho Ban và Ban có trách nhiệm phải nghiệm thu trước tiên sản phẩm tư vấn các yêu cầu kỹ thuật và các tiêu chuẩn về phù hợp với hợp đồng kinh tế đã ký kết . Cần có sự quan tâm đúng mực đến không chỉ công tác lập mà cả công tác trình duyệt các sản phẩm tư vấn , đầu tư chi phí cho giai đoạn đầu tư và luôn luôn thúc đẩy , hỗ trợ để tư vấn nâng cao năng lực cũng như trách nhiệm . Nâng cao vai trò của phòng Kế hoạch và phòng quản lý giám sát dự án trong việc quản lý sản phẩm tư vấn . * Quản lý về tình hình thực hiện kế hoạch tổng quan đã lập Để quản lý tình hình thực hiện kế hoạch tổng quan điều cần thiết là Ban cần có những biện pháp quản lý chặt chẽ về tiến độ thời gian .Công tác kiểm soát tiến độ này được thực hiện trên hai mặt : +Đối với tư vấn :Phải khuyến khích tư vấn hoàn thành đúng tiến độ , thành lập những quy định thưởng phạt rõ ràng với tư vấn về thời gian .Tuỳ thuộc vào quy mô , đặc điểm của từng dự án cụ thể mà lựa chọn tư vấn cho phù hợp .Những đơn vị tư vấn lớn , có uy tín thông thường phải đảm nhiệm một khối lượng công việc rất lớn , vì vậy với những công trình kỹ thuật đơn giản thì không nhất thiết phải lựa chọn những đơn vị này để tránh tình trạng bị chậm tiến độ .Ngược lại những công trình phức tạp thì nhất thiết phải lựa chọn những tư vấn có đủ kinh nghiệm , trình độ , uy tín để thực hiện đẩm bảo chất lượng , tránh sai sót hay phải sửa chữa nhiều làm ảnh hưởng đến thời gian dự án . +Đối với hoạt động của Ban : -Tích cực đẩy nhanh thời gian thẩm duyệt các sản phẩm tư vấn để trình lên cấp có thẩm quyền quyết định . -Cần có sự phân công chi tiết về nhân sự từng phần việc cụ thể cho từng cá nhân trong kế hoạch chuẩn bị đầu tư . -Theo dõi giám sát tư vấn trong việc quản lý tiến độ , thực hiện các điều khoản về chậm tiến độ trong hợp đồng đã ký kết . -Phối hợp với chính quyền địa phương để đẩy nhanh các công việc khảo sát địa điểm , thoả thuận về đất … -Làm thủ tục kiểm tra và lập tờ trình , chuyển lên Sở chuyên ngành và UBND phê duyệt theo cấp đã uỷ quyền .Thường xuyên cùng tư vấn bám sát đôn đốc các cấp ngành thẩm tra phê duyệt kịp thời . 5.2.Giai đoạn thực hiện đầu tư * Giai đoạn chuẩn bị thực hiện đầu tư Đây là giai đoạn quyết định đến quá trình thực hiện đầu tư .Qúa trình này bao gồm nhiều công việc phức tạp , đặc biệt là khâu giải phóng mặt bằng luôn luôn gây nhiều tranh cãi và các rấc rối nảy sinh .Vì vậy Ban phải có các giải pháp khắc phục trước tiên : -Trước khi thi công công trình , phòng giải phóng mặt bằng của Ban cần phải cử những cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm tiến hành xem xét khu vực phải giải toả, tìm ra các giải pháp cho việc di dân và tái định cư, cần tìm hiểu các quy hoạch , chính sách phát triển cũng như sự biến động giá cả đất đai ở các địa phương nơi có dự án đầu tư xây dựng .Thực hiện đền bù đúng với chính sách của nhà nước và trong phạm vi chi phí đền bù đã được duyệt,nếu có gì không hợp lý hoặc vướng mắc trong quá trình giải toả cần báo cáo lại với Giám đốc Ban để kịp thời xem xét và giải quyết . -Cần tuyên truyền để người dân hiểu được vai trò và lợi ích của dự án , củng cố ý thức trách nhiệm của người dân đối với chủ trương của nhà nước , thực hiện gặp gỡ trực tiếp nhân dân để hướng dẫn các thủ tục cần thiết , nếu có thể thành lập một tổ chức tiếp dân để hiểu được nguyện vọng của nhân dân và nhanh chóng giải quyết những khó khăn vướng mắc của dân cũng như khó khăn trong quá trình thực hiện . -Gía trị đền bù phải thoả đáng , tiến hành các thủ tục nhanh chóng nhất . -Cần có sự phối hợp với các cấp chính quyền địa phương nơi có công trình xây dựng để thực hiện đền bù nhanh nhất . -Đào tạo bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ trong phòng giải phóng mặt bằng , bổ sung tăng cường cán bộ cho phòng đủ nag lực hoàn thành nhiệm vụ mặt khác cần quan tâm đến việc khuyến khích công việc cho cán bộ giải phóng mặt bằng như điều chỉnh chế độ lương , thưởng phù hợp để họ có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình . †Ngoài ra công tác đấu thầu trong giai đoạn này cũng có ảnh hưởng rất lớn .Các giải pháp chủ yếu như sau : -Đầu tư nâng cao năng lực của cán bộ , nghiên cứu các vấn đề liên quan đến đấu thầu .Trong giai đoạn này Ban phải lựa chọn được đơn vị xây lắp có đủ năng lực kinh nghiệm hành nghề xây lắp với các tiêu chí như: +Xem xét các thiết bị công nghệ đầu tư +Lực lượng nhân công kỹ thuật xây dựng +Trình độ và kinh nghiệm quản lý của cán bộ +Kinh nghiệm thi công xây lắp của nhà thầu +Khả năng tài chính của nhà thầu -Ban cần nghiên cứu ban hành các văn bản hướng dẫn thành lập tổ công tác kiểm tra hoạt động đấu thầu hay các văn bản danh mục kiểm tra hồ sơ của hoạt động đấu thầu . Sau đây là bảng mẫu công tác kiểm tra rà soát của Ban Bảng 13 : Danh mục kiểm tra hồ sơ TT Nội dung hồ sơ Số hiệu văn bản Cơ quan phát hành Ghi chú QĐ phê duyệt dự án QĐ phê duyệt TKKT-DT,TKKT-TDT QĐ chỉ định tư vấn lập hồ sơ mời thầu QĐ phê duyệt danh sách ngắn HĐKT BQLDA và đ/v tư vấn lập hồ sơ mời thầu Biên bản NT, TL hợp đồng với đ/v tư vấn lập HSMT Hồ sơ mời thầu Các tài liệu chứng minh điều kiện , năng lực nhà thầu tham dự đấu thầu QĐ phê duyệt HSMT,giá gói thầu Các tài liệu liên quan đến việc bán HSMT Hồ sơ dự thầu Các tài liệu liên quan đến việc đóng thầu Các tài liệu liên quan đến việc mở thầu Các tài liệu liên quan đến việc xét thầu Báo cáo đánh giá HSDT của đơn vị tư vấn lập HSMT Báo cáo đánh giá quá trình đấu thầu của chủ đầu tư Tờ trình xin phê duyệt kết quả trúng thầu Các văn bản của cơ quan thẩm định yêu cầu giải trình , bổ xung hồ sơ tài liệu liên quan đến việc đấu thầu (nếu có) QĐ phê duyệt kết quả trúng thầu Các tài liệu khác có liên quan … *Qúa trình thực hiện đầu tư Qúa trình thi công công trình có sự tác động bởi nhiều yếu tố như : Năng lực của nhà thầu thi công , năng lực và trách nhiệm của bộ phận giám sát kỹ thuật của Ban , sự phối hợp giữa các bên tư vấn , chủ đầu tư , nhà thi công …vì vậy để thực hiện quản lý tốt giai đoạn này Ban cần có các giải pháp sau : -Ban phải cung cấp đầy đủ kịp thời cho nhà thầu thi công các vật liệu cần thiết trong dự án , khuyến khích và tạo điều kiện cho đơn vị thi công áp dụng công nghệ mới , quy trình và phương pháp thi công tiên tiến . -Yêu cầu đơn vị thi công tự xây dựng kế hoạch chất lượng và trình cho Ban xem xét đánh giá . -Ban phải phối hợp với các tổ chức có liên quan khuyến khích cùng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn Việt Nam và quốc tế . Riêng đối với đơn vị thi công phải đưa ra các biện pháp phòng tránh rủi ro xảy ra để không mất chi phí đền bù , không gây thiệt hại tính mạng và giữ được uy tín cho đơn vị , phải có các cải tiến , sáng tạo , phát hiện ra sai sót của thiết kế kỹ thuật , đề ra phương hướng giải quyết. -Thường xuyên tổ chức giao ban tiến độ để đảm bảo tiến độ cho dự án , kiểm tra chặt chẽ các vật tư thiết bị và thực hiện nghiêm ngặt việc nghiệm thu chất lượng công trình . -Nâng cao tinh thần trách nhiệm cũng như đào tạo bồi dưỡng chuyên môn cho các cán bộ phòng quản lý giám sát dự án .Thường xuyên kiểm tra , bố trí thêm cán bộ giám sát kỹ thuật trên công trường . - Thực hiện quản lý công việc và giờ giấc làm việc của tất cả các cán bộ CNVC của ban 5.3. Giai đoạn kết thúc đầu tư Trong giai đoạn này Ban cần triển khai các thủ tục thanh quyết toán , tổng nghiệm thu một cách nhanh chóng .Thực hiện đầy đủ chế độ bảo hành công trình và tiến hành các thủ tục bàn giao đưa công trình vào sử dụng .Vẫn cần cử những cán bộ có kinh nghiệm theo dõi để phát hiện những sai phạm về kỹ thuật và tiến hành sửa chữa kịp thời . III .NHỮNG KIẾN NGHỊ VỚI CÁC TỔ CHỨC CÓ LIÊN QUAN 1.Kiến nghị với nhà nước Nhà nước đóng vai trò là nhà quản lý cao nhất trong công cuộc thúc đẩy sự phát triển toàn diện đất nước .Thông qua một loạt các công cụ quản lý vĩ mô ,nhà nước sẽ tiến hành quản lý các hoạt động trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản cũng không nằm ngoài sự quản lý đó .Chính vì vậy nhà nước cần đưa ra một loạt các biện pháp thiết thực và hiệu quả nhằm tạo ra một môi trường ổn định cho tất cả các ngành .Riêng đối với dự án đầu tư xây dựng và các dự án xây dựng ,nhà nước cần ban hành các văn bản pháp luật , các chính sách , các quy chế …để tất cả các cấp , các ngành theo đó thực hiện .Cụ thể như : -Cần sớm ban hành và hoàn thiện Luật xây dựng để sớm đưa các hoạt động xây dựng vào một khung hoạt động có kế hoạch và hiệu quả -Khắc phụ tình trạng thiếu đồng bộ , bị chồng chéo của hệ thống pháp luật , giảm bớt tình trạng cửa quyền, sách nhiễu , quan liêu, hách dịch …Bên cạnh đó nhà nước cần tăng cường vai trò , trách nhiệm , chức năng và sự điều hoà phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước theo hướng giản đơn các thủ tục hành chính. -Cần đơn giản hoá mọi thủ tục đầu tư , trình xét duuyệt văn bản có liên quan đến hoạt động đầu tư .Các cơ quan trong hệ thống tổ chức của nhà nước phải nhận thức được rằng các công việc họ đang làm trước hết là phục vụ , hỗ trợ sau đó mới là thực hiện kiểm tra , xử phạt . -Riêng trong hoạt động đấu thầu là một hoạt động có ảnh hưởng rất lớn đến công cuộc thực hiện đầu tư xây dựng thì vẫn còn tồn tại các hiện tượng như giá trúng thầu thấp hơn rất nhiều so với giá dự thầu , vì thế điều cần thiết là phải đưa ra được một pháp lệnh chống phá giá trong đấu thầu , trong đó cần thiết đưa ra một điều luật là “người dự thầu không được cạnh tranh bằng cách báo giá dự thầu thấp hơn giá thành” để loại bỏ những nhà thầu phá giá.Nhà nước cần tạo mọi điều kiện để các cơ quan quản lý tiến hành quản lý hoạt động đấu thầu vừa thông thoáng vừa chạt chẽ , để các đơn vị vận dụng được quy chế đấu thầu linh hoạt hơn , đem lại hiệu quả cao hơn . -Bên cạnh đó , vấn đề vật tư thiết bị ngành xây dựng còn quá nghèo nàn ,lạc hậu , nhiều thiết bị chuyên dùng còn thiếu, phải nhập mua từ nước ngoài , do đó chi phí xây dựng cũng tăng lên rất nhiều ,gây khó khăn cho công cuộc thực hiện đầu tư .Chính vì vậy , nhà nước cần xác định rõ vai trò quan trọng của nhu càu phát triển cơ sở hạ tầng nói chung và nhu cầu phát triển , mở rộng quỹ đất , quỹ nhà trên địa bàn thành phố Hà Nội để từ đó có kế hoạch cấp phát vốn đầu tư phát triển các công trình xây dựng một cách cụ thể và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất về công nghệ cho việc xây dựng công trình. -Nhà nước cần đầu tư để phát triển khoa học công nghệ kỹ thuật nhằm sáng chế ra các trang thiết bị hiện đại nhằm giảm chi phí thực hiện đầu tư và phục vụ đắc lực cho các công tác ; khảo sát , đo đạc , lập thiết kế kỹ thuật , tổng dự toán … -Nhà nước cần lập nên một hệ thống quản lý cáctài liệu chuyên ngành qua các thời kỳ để khai thác có hiệu quả và tiết kiệm cho các giai đoạn. -Nhà nước cần có các chương trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực , đào tạo những kỹ sư có chuyên môn , có kinh nghiệm dày dạn để đảm bảo cho chất lượng công trình đầu tư . -Nhà nước cần đưa ra chính sách đền bù thoả đáng để dảm bảo lợi ích cho người dân bị thu hồi đát đồng thời công tác giải phóng mặt bằng đảm bảo tiến độ . 2.Kiến nghị với Bộ Tài nguyên Môi trường Bộ Tài nguyên và Môi trưòng thực hiện việc quản lý Nhà nước theo chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn của mình . Với tư cách như vậy , Bộ thực hiện quản lý tầm vĩ mô các hoạt động trong phạm vi quản lý của mình thông qua việc ban hành các quy phạm ,các tiêu chuẩn , các định mức kinh tế – kỹ thuật có liên quan đến các công trình sau khi thống nhất với Bộ xây dựng .Vì vậy để có thể nâng cao chất lượng công tác quản lý dự án thì Bộ Tài nguyên và Môi trường cần có những hoạt động như : -Bộ cần đưa ra một hệ thống các định mức , tiêu chuẩn rõ ràng chi tiết và ổn định . -Bộ cần bám sát các Nghị định của chính phủ và các thay đổi có liên quan để kịp thời ban hành các thông tư hướng dẫn thực hiện cụ thể phù hợp với điều kiện thực tế và môi truờng đầu tư hiện nay. -Bộ phải yêu cầu các Sở Tài nguyên Môi truờng & Nhà đất các tỉnh kết hợp với chính quyền địa phương để xây dựng nên các định mức , các tiêu chuẩn phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh,thành phố đó nhằm nâng cao chất lượng quản lý nói chung . 3.Kiến nghị với Sở Tài nguyên Môi trường & Nhà đất Hà Nội Sở Tài nguyên Môi trường & Nhà đất Hà Nội là cơ quan trực tiếp quản lý tất cả các đơn vị hành chính , sự nghiệp , kinh doanh thuộc thẩm quyền quản lý của mình . Ban quản lý dự án thuộc NVNS cấp là một trong những đơn vị sự nghiệp thuộc Sở , do đó mọi quy định , chế độ của ban đều do Sở TNMT&NĐ quyết định .Vì vậy để có thể nâng cao hiệu quả công tác quản lý của ban thì Sở cần có một số điều chỉnh sau : -Sở TNMT&NĐ cần phải xác định được nhu cầu về nhà ở cho nhân dân Thủ đô từ đó có các kế hoạch phát triển và chính sách đầu tư phù hợp nhằm mở rộng quỹ đất , quỹ nhà của thành phố. - Đề nghị Sở tài nguyên môi trường nhà đất Hà Nội quan tâm giúp đỡ giải quyết nhanh gọn các thủ tục , hồ sơ khi ban quản lý dự án trình. -Đề nghị ban tổ chức chính quyền thành phố , Sở tài nguyên môi trường nhà đất Hà Nội tạo điều kiện để hoàn thiện công tác tổ chức của ban : bổ sung biên chế , bổ sung cơ sở vật chất . - Đề nghị Đảng uỷ , ban giám đốc sở , thành phố và các phòng ban thuộc sở thường xuyên quan tâm chỉ đạo sát sao , giúp đỡ ban nhiều hơn nữa trong mọi lĩnh vực công tác. -Cần phân cấp thẩm quyền,mở rộng phạm vi quyền hạn cho Ban quản lý dự án . -Xây dựng hệ thống lương thưởng , phạt để khuyến khích những người hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và chấn chỉnh một số cá nhân có thái độ chưa thật chú tâm vào công việc . -Có các chương trình đào tạo sâu hơn về quản lý dự án -Tăng thêm quyền hạn cho các cán bộ của Ban , đặc biệt là những kỹ sư giám sát để tạo nên tính chủ động trong công việc . -Xây dựng hệ thống thông tin về tình hình dự án để các cán bộ quản lý có thể cập nhật tin tức hàng ngày đáp ứng yêu cầu quản lý. 4. Kiến nghị với các cơ quan có liên quan . Đề nghị với UBND các quận , phường , các sở ban ngành của thành phố tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất giúp đỡ ban QLDA tháo gỡ những khó khăn vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện dự án. Bởi lẽ mỗi một công trình xây dựng hoàn thành đều mang lại những lợi ích vô cùng to lớn trên các mặt kinh tế xã hội , là nền tảng của sự phát triển .Do vậy , các cơ quan sở tại , chính quyền địa phương , các sở ban ngành liên quan cần giúp đỡ ban trên các mặt như : Cung cấp thông tin đầy đủ , chi tiết về quy hoạch trong thời gian dự định xây dựng công trình , sự biến động giá cả đất đai , đặc điểm về khí hậu , thổ nhưỡng , phong tục tập quán của dân cư ở nơi đó . Bên cạnh đó , cần đơn giản hoá các thủ tục trình phê duyệt , nhằm đẩy nhanh tiến độ các công việc chuẩn bị đầu tư , tránh hiện tượng gây khó dễ trong quá trình xin giấy phép , làm thủ tục xin cấp đất hay công tác đền bù giải phóng mặt bằng. Trong quá trình thực hiện quản lý , ban có sự phối hợp với các công ty xây dựng , các đơn vị có trách nhiệm trực tiếp quản lý quá trình vận hành kết quả đầu tư ,vì vậy cần phải có sự liên hệ thoả thuận giữa các đơn vị này để có thể quản lý , giám sát công trình một cách hiệu quả nhất , đảm bảo chất lượng công trình để khi vận hành không xảy ra bất cứ một sự cố đáng tiếc nào. LỜI KẾT Có thể nói rằng quản lý dự án là một trong những công tác quan trọng nhằm đạt hiệu quả cao khi tiến hành bất kỳ một hoạt động đầu tư nào . Mặc dù ra đời trong một thời gian chưa lâu nhưng BQLDA thuộc NVNS cấp Sở TNMT&NĐ Hà Nội đã phát huy được vai trò tích cực của mình , là một đơn vị hành chính sự nghiệp góp phần không nhỏ trong công cuộc phát triển chung của thành phố Hà Nội . Qua bản chuyên đề tốt nghiệp này chúng ta sẽ hiểu được những hoạt động chính của ban quản lý dự án , hiểu được tầm quan trọng , vị trí của ban cũng như của việc quản lý đối với quá trình đầu tư nói chung và của thành phố Hà Nội nói riêng trong công cuộc phát triển quỹ nhà quỹ đất nhằm ngày càng nâng cao diện mạo , vẻ đẹp của Thủ đô. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trang 1 CHƯƠNG I : LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ Trang 3 I . Dự án đầu tư Trang 3 1 . Khái niệm dự án đầu tư Trang 3 2 . Đặc điểm dự án đầu tư Trang 3 3 . Tác dụng của dự án đầu tư Trang 4 4 . Chu kỳ của dự án đầu tư Trang 4 5 . Phân loại dự án đầu tư Trang 5 5.1.Theo cơ cấu tái sản xuất Trang 5 5.2.Theo lĩnh vực hoạt động trong xã hội của dự án đầu tư Trang 6 5.3.Theo giai đoạn hoạt động trong quá trình tái sản xuất xã hội Trang 6 5.4.Theo thời gian hoạt động và phát huy tác dụng Trang 6 5.5.Theo phân cấp quản lý Trang 6 5.6.Theo nguồn vốn Trang 7 5.7 Theo vùng lãnh thổ Trang 7 II . Quản lý dự án đầu tư Trang 7 1 . Khái niệm Trang 7 2 . Đặc điểm của quản lý dự án đầu tư Trang 9 3 . Tác dụng của quản lý dự án Trang 9 4 . Những nhân tố ảnh hưởng đến quản lý dự án đầu tư Trang 9 4.1. Những nhân tố bên trong Trang 9 4.2. Những nhân tố bên ngoài Trang 10 5 . Nội dung chính của quản lý dự án đầu tư Trang 11 5.1.Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án Trang 11 5.2.Quản lý theo lĩnh vực Trang 11 5.3.Quản lý theo chu kỳ dự án Trang 13 6 . Các công cụ và phương tiện quản lý Trang 16 6.1.Các công cụ quản lý dự án Trang 16 6.2.Các phương tiện quản lý dự án Trang 17 7 . Các hình thức quản lý dự án đầu tư Trang 17 CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THUỘC NVNS CẤP -SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG NHÀ ĐẤT HÀ NỘI . Trang 21 I . Khái quát về Ban quản lý dự án Trang 21 1 .Lịch sử hình thành và phát triển của Ban quản lý dự án Trang 21 2 .Mối quan hệ công tác của Ban quản lý dự án Trang 22 3 .Cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án Trang 24 4 .Chức năng - nhiệm vụ của Ban Trang 26 5 .Chế độ làm việc nội bộ và chế độ giải quyết công việc Trang 31 6 .Đặc điểm của các dự án do Ban quản lý Trang 33 6.1.Xét theo nội dung đầu tư Trang 33 6.2.Xét theo cơ cấu tính chất nguồn vốn Trang 33 6.3.Xét theo tiến độ thời gian thực hiện dự án Trang 33 6.4.Xét theo quy mô vốn Trang 33 7 .Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Ban Trang 33 II . Giới thiệu hệ thống văn bản có liên quan đến công tác QLDA của Ban Trang 34 III. Thực trạng công tác quản lý dự án tại Ban trong thời gian qua Trang 35 1 .Tổng quan về công tác quản lý dự án tại Ban Trang 35 2 .Quản lý dự án theo nội dung Trang 37 2.1.Quản lý thời gian và tiến độ thực hiện dự án Trang 37 2.1.1. Công tác quản lý tư vấn lập BCNCKT, TKKT-TDT Trang 39 2.1.2. Công tác thẩm định và trình duyệt Trang 41 2.1.3. Công tác thoả thuận chuyên ngành, xin cấp đất , giải phóng mặt bằng Trang 44 2.1.4. Công tác xây dựng và quản lý tiến độ thực hiện của nhà thầu thi công xây lắp Trang 46 2.1.5.Đánh giá công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án tại Ban Trang 48 2.2.Quản lý chất lượng dự án Trang 49 2.2.1.Thủ tục trong quản lý dự án tại Ban về chất lượng Trang 50 2.2.2.Quản lý chất lượng các tổ chức tư vấn lập BCNCKT, TKKT-TDT Trang 50 2.2.3.Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng Trang 51 2.2.4.Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình Trang 52 2.2.5.Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình Trang 53 2.2.6.Quản lý chất lượng bảo hành chất lượng công trình Trang 56 2.2.7.Đánh giá công tác quản lý chất lượng tại Ban Trang 56 2.3.Quản lý chi phí dự án Trang 57 2.3.1.Nguyên tắc quản lý chi phí Trang 57 2.3.2.Hệ thống các văn bản pháp luật Ban áp dụng khi quản lý chi phí Trang 58 2.3.3.Thực tế công tác quản lý chi phí tại Ban Trang 58 2.3.4.Đánh giá công tác quản lý chi phí tại Ban Trang 61 3.Quản lý theo chu kỳ dự án Trang 64 3.1.Quản lý giai đoạn chuẩn bị đầu tư Trang 65 3.2.Quản lý giai đoạn thực hiện đầu tư Trang 66 3.2.1. Quản lý ở giai đoạn chuẩn bị thực hiện đầu tư Trang 66 3.2.1.1 Công tác xin giao đất , xin giấy phép xây dựng , giải phóng mặt bằng Trang 66 3.2.1.2.Công tác lập thiết kế - dự toán Trang 66 3.2.1.3. Công tác lập kế hoạch đấu thầu , tổ chức đấu thầu Trang 66 3.2.2.Quản lý giai đoạn thực hiện đầu tư Trang 74 3.3. Quản lý giai đoạn vận hành kết quả đầu tư Trang 74 4.Đánh giá kết quả và hiệu quả công tác quản lý của Ban Trang 75 4.1.Những kết quả đạt được Trang 75 4.2.Những tồn tại Trang 78 CHƯƠNG III : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN TRONG THỜI GIAN TỚI Trang 80 I . Phương hướng , nhiệm vụ của Ban trong thời gian tới Trang 80 1 .Các định hướng đầu tư , quy hoạch phát triển của Thành phố Hà Nội Trang 80 2. Phương hướng , nhiệm vụ của Ban Trang 81 II .Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án Trang 84 1. Về cơ cấu tổ chức Trang 84 2. Về công nghệ Trang 84 3. Về nhân sự Trang 85 4. Giải pháp cho công tác quản lý theo nội dung Trang 86 4.1. Giải pháp về tiến độ Trang 86 4.2.Giải pháp về chất lượng Trang 88 4.3.Giải pháp về chi phí Trang 90 5 . Giải pháp theo từng giai đoạn dự án Trang 91 5.1.Giải pháp cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư Trang 91 5.2.Giải pháp cho giai đoạn thực hiện đầu tư Trang 93 5.3.Giải pháp cho giai đoạn kết thúc đầu tư Trang 96 III . Một số kiến nghị với các tổ chức có liên quan Trang 96 1. Kiến nghị với nhà nước Trang 96 2.Kiến nghị với Bộ tài nguyên môi trường Trang 98 3 .Kiến nghị với Sở tài nguyên môi trường Trang 99 4.Kiến nghị với các cơ quan có liên quan Trang 100 LỜI KẾT Trang 101 MỤC LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 .Giáo trình Quản lý dự án đầu tư -TS Từ Quang Phương - Bộ môn Kinh tế đầu tư -Trường đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội 2 .Giáo trình Lập và Quản lý dự án đầu tư -TS Nguyễn Bạch Nguyệt -Bộ môn Kinh tế đầu tư -Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội 3.Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng 4 .Luật xây dựng 5. Nghị định 16/2005/NĐ-CP của chính phủ , Nghị định 209/2004/NĐ-CP của chính phủ 6.Các báo cáo tình hình thực hiện vốn của Ban qua các năm 7.Các báo cáo tình hình thực hiện dự án của Ban qua các năm 8.Báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án 4F-Khu đô thị mới Trung Yên -Cầu Giấy-Hà Nội 9 .Các báo cáo kế hoạch đấu thầu và kết quả đấu thầu các dự án Ban đã thực hiện ._.