Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán Kế toán tại Công ty giầy thăng long

p bình quân ở các nước phát triển, thị trường cho các mặt hàng tiêu dùng này hết sức rộng lớn, đó chính là cơ hội. Tuy nhiên, do đặc điểm của các mặt hàng mang tính thời trang là rất nhanh lạc hậu nên các doanh nghiệp cần nhạy bén với thị trường, các quyết định quản lý sản xuất đưa ra phải chớp thời cơ và đạt hiệu quả kinh tế cao. Muốn vậy hệ thống thông tin sử dụng để ra các quyết định quản lý phải đảm bảo tính chính xác và kịp thời, trong đó thông tin kế toán đóng vai trò rất quan trọng và không thể thiếu được. Căn cứ vào các thông tin kế toán, các nhà quản trị sẽ lựa chọn các phương án tối ưu để sản xuất ra sản phẩm với số lượng nhiều nhất, chất lượng cao nhất, phí thấp nhất và lãi thu được nhiều nhất. Ngoài ra hạch toán kế toán còn phản ánh một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống đối với tất cả các loại tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp cũng như mọi hoạt động kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp tham gia cho phép các nhà quản trị kiểm soát được luồng tài chính ra vào trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ vai trò trên của hạch toán kế toán, em đã có sự tìm hiểu về Công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty. Chuyên đề kế toán trưởng của em bao gồm các phần sau: Phần I: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Giầy Thăng Long Phần II: Nhận xét và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Giầy Thăng Long. Do thời gian có hạn chắc hẳn bài viết còn tồn tại những thiếu sót nhất định, em rất mong có sự góp ý của các thầy cô giáo cùng các cô chú, anh chị ở phòng Tài Vụ của công ty Giầy Thăng long và các bạn để hoàn thiện hơn bài viết của mình. Phần I: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Giầy Thăng Long 1.Khái quát chung về Công ty Giầy Thăng Long 1.1.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 1.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển Căn cứ vào luận chứng kinh tế kỹ thuật về việc phát triển nghành công nghiệp da giầy Việt Nam , cuối năm 1988, Bộ Công nghiệp nhẹ quyết định thành lập ban quản lý công trình nhà máy giầy Thăng Long, được tách ra từ nhà máy da giầy xuất khẩu với nhiệm vụ”Vừa xây dựng nhà máy, vừa đào tạo công nhân may mũ giầy và may găng tay các loại cùng các sản phẩm về giầy khác”. Ngày 14/4/1990 Nhà máy Giầy Thăng Long được thành lập theo quyết định số 210/CNn-TCLĐ của Bộ công nghiệp nhẹ, nay là Bộ công nghiệp. Sau đó, theo quyết định thành lập lại doanh nghiệp nhà nước trong nghị định số 386/HĐBT (nay là thủ tướng chính phủ) và quyết định số 397/CNn-TCLĐ ngày 29/4/1993 của Bộ công nghiệp nhẹ, Nhà máy Giầy Thăng Long đổi tên thành Công ty Giầy Thăng Long ngày nay. Công ty Giầy Thăng Long là đơn vị thành viên trực thuộc tổng công ty da giầy Việt Nam, có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập có tài khoản tại các ngân hàng: -Ngân hàng công thương khu vực II-Hai Bà Trưng-Hà Nội. -Ngân hàng cổ phần công thương Việt Nam. -Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Kể từ khi thành lập cho đến nay công ty đã trải qua nhiều thay đổi: ban đầu công ty chỉ có 2 phân xưởng sản xuất và một số công trình phục vụ khác, lao động thì chủ yếu là lao động thủ công, trang thiết bị hầu hết đã cũ và lạc hậu, do đó giá trị tạo ra của công ty cũng nhỏ. Nhưng kể từ những năm 1992-1993 khi tình hình kinh tế chính trị ở Liên Xô và các nước Đông âu có nhiều biến đổi, các đơn đặt hàng bị cắt đứt, hơn thế quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty lại mang tính thời vụ, thời gian ngừng sản xuất kéo dài (khoảng 3 tháng 5,6,7 ) đã gây ảnh hưởng xấu đến kết quả kinh doanh và trực tiếp ảnh hưởng đến đời sống toàn bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Trước tình hình đó, lãnh đạo nhà máy cùng toàn thể công nhân viên đã cùng nhau tìm hướng đi mới cho công ty: đó là sản xuất giầy vải hoàn chỉnh xuất phát từ nhu cầu to lớn của mặt hàng này ở trong và ngoài nước. Quá trình này gặp nhiều khó khăn do ở thời điểm đó nước ta đang ở trong giai đoạn chuyển đổi từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường, các doanh nghiệp chưa có mô hình kiểu mẫu thực tế để áp dụng, công ty lại không được nhà nước tài trợ về vốn, phải đi vay ngân hàng để tự trang trải. Với sự phấn đấu không mệt mỏi của toàn công ty, cho đến nay, sau hơn 10 năm hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã dần dần đi vào nề nếp, công tác an toàn phục vụ sản xuất được bảo đảm, trình độ quản lý của cán bộ, trình độ tay nghề của công nhân không ngừng được nâng cao. Công ty đã tạo ra được uy tín về chất lượng mặt hàng và khả năng đáp ứng các hợp đồng sản xuất cho khách hàng. Các hoạt động, các giá trị tạo ra của công ty tăng không ngừng. Kể từ năm 1996 công ty bắt đầu làm ăn có lãi. Các bạn hàng lớn của công ty là: Dongnam.Co, Hà Lan, Italia, USA, Đài Loan, Hồng Kông, Hàn Quốc,.. luôn luôn tin tưởng, đánh giá cao sự hợp tác của công ty. Tên tuổi và sản phẩm của công ty ngày càng có uy tín trên thị trường quốc tế. Cơ sở vật chất của Công ty giầy Thăng Long tính đến ngày 31/12/2001: Tổng nguồn vốn chủ sở hữu: 65 tỷ VND 1.Tổng số lao động: 3200 công nhân 2.Tổng quỹ lương: 14,5 tỷ VND 3.Thu nhập bình quân: 758.000 VND/ một người/ một tháng. 4.Kim ngạch xuất khẩu hàng năm đạt: 6.766.000 USD 5.Nộp Ngân sách : 1.644.000 triệu VND *Chức năng nhiệm vụ của Công ty: Chức năng: Hoạt động sản xuất kinh doanh độc lập, tự hạch toán trên cơ sở lấy thu bù chi phí, khai thác nguồn vật tư, nhân lực, tài nguyên đất nước, đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu, tăng thu ngoại tệ góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế. + Chức năng sản xuất của Công ty là sản xuất giầy dép và các sản phẩm khác từ da. + Chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. Theo giấy phép kinh doanh số 1.02.1.037/ GP cấp ngày 26/8/1993 thì phạm vi kinh doanh xuất nhập khẩu là: . Xuất khẩu: Giầy dép, túi cặp da Công ty sản xuất ra. . Nhập khẩu: Vật tư nguyên liệu, máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất của Công ty. Nhiệm vụ: + Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trên cơ sở chủ động và tuân thủ nghiêm chỉnh các qui định của Pháp luật. + Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường, kiến nghị và đề xuất với Bộ thương mại và Nhà nước giải quyết những vướng mắc trong kinh doanh. + Tuân thủ luật pháp của Nhà nước về quản lý tài chính, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực hiện các cam kết trong hợp động mua bán ngoại thương và các hợp đồng liên quan tới sản xuất kinh doanh của Công ty. + Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đồng thời tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, đầu tư mở rộng, đổi mới trang thiết bị, tự bù đắp chi phí, tự cân đối giữa xuất nhập khẩu, đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi và làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước. + Nghiên cứu thực hiện có hiệu quả các biện pháp nâng cao chất lượng các mặt hàng do Công ty sản xuất, kinh doanh nhằm tăng sức cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ. + Quản lý, đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên để theo kịp sự đổi mới của đất nước. 1.1.2.Vốn Trong các doanh nghiệp vốn là nguồn tài sản cố định sản xuất, nguồn nguyên liệu, nhân lực, uy tín doanh nghiệp .. được sử dụng cho mục đích kinh doanh để sinh lời. Vốn của doanh nghiệp bao gồm: vốn dưới dạng hiện vật (máy móc, thiết bị .. ) , vốn dưới dạng tiền và vốn dưới dạng khác như ngân phiếu, .. . Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Giầy Thăng Long thời kỳ 1998-2000 ta chia như sau *Vốn lưu động theo nguồn hình thành Vốn kinh doanh của Công ty chủ yếu hình thành từ ngân sách Nhà nước, điều này xuất phát từ thực tế Công ty thuộc loại hình DNNN, mặc dù ngân sách cấp hàng năm không cao nhưng vốn qua các năm đều chiếm trên 40% tổng vốn. Năm thấp nhất là năm 1999 chiếm 40%, năm cao nhất là năm 1997 chiếm 47,32%. Đồng thời vốn vay của Công ty cũng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng vốn, năm cao nhất là năm 1998 chiếm xấp xỉ 40% tổng vốn, năm 1999 chiếm 30% tổng vốn, năm 2000 chiếm 39% tổng vốn. Các nguồn vay chủ yếu là từ ngân hàng và huy động từ các nguồn khác, vốn vay chủ yếu được bổ sung vào nguồn vốn lưu động. Vốn đầu tư vào sản xuất kinh doanh chiếm cao nhất trong 2000 là 15% (chủ yếu vào máy móc công nghệ mới phục vụ sản xuất. Trước đó năm 1999 là 9,45% và năm 1998 là 11,5%, bên cạnh đó nguồn vốn bổ sung hàng năm cao, năm cao nhất là năm 1999 cũng chiếm 5,53% tổng vốn. *Vốn chia theo tính chất hoạt động Vốn lưu động: vốn lưu động của Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn. Năm 1998 là 62,7% tổng vốn thì tới năm 1999 vốn lưu động tăng lên 64% tổng vốn, nhưng đến năm 2000 lại giảm xuống còn 62% tổng vốn. Tỷ trọng vốn lưu động chiếm khối lượng lớn là vì Công ty phải sử dụng vốn để mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất. Vốn cố định: vốn cố định cũng có xu hướng tăng, tỷ trọng năm cao nhất là năm 1998 đạt 37% tổng vốn nhưng tỷ trọng lại có xu hướng giảm qua các năm sau. 1.1.3.Thị trường và mặt hàng kinh doanh *Mặt hàng kinh doanh Các sản phẩm giầy chiếm một vị trí quan trọng trên thị trường quốc tế vì chúng là một bộ phận của thời trang, là biểu tượng của trình độ và tình hình xã hội .. Chính vì vậy, giầy là nguồn hàng xuất khẩu mang tính đặc điểm riêng như sau: +Giầy là một mặt hàng theo mùa, hàng hoá được bán chủ yếu vào mùa đông, và vào dịp năm mới. Nhu cầu đi giầy sẽ nhiều hơn ở các nước có mùa hè ngắn và ngược lại. +Giầy là một bộ phận của thời trang, nó tôn vinh vẻ đẹp của con người, là thời trang nên tốc độ thay đổi chu kỳ sống của sản phẩm rất nhanh chóng. Do đó đòi hỏi phải có sự thay đổi mẫu mã liên tục phù hợp với thời trang thế giới. +Giầy được sử dụng chủ yếu ở các nước công nghiệp phát triển hay những thành phố lớn. Chẳng hạn như ở Tây Âu số giầy được sử dụng cho một người là 5-6 đôi / năm., châu á là 0,5-2 đôi / năm. Riêng Bắc Kinh sử dụng gấp 3 lần trung bình cả nước. *Đặc điểm về thị trường Sản phẩm của Công ty giầy Thăng Long chủ yếu được tiêu thụ ở nước ngoài,cụ thể là trên 90% khối lượng sản phẩm sản xuất phục vụ xuất khẩu,còn lại dưới 10% phục vụ nhu cầu trong nước.Trong đó các thị trường xuất khẩu quan trọng gồm: Thị trường xuất khẩu thuộc Liên Xô và các nước Đông Âu (trước kia): đây là thị trường giữ vai trò quyết định trong duy trì sự sống còn của Công ty trước khi hệ thống XHCN tan rã. Dân số đông, mức sống cao song yêu cầu về chất lượng và mẫu mã đơn giản. Thị trường không mấy khó tính này rất phù hợp với khả năng đáp ứng của Công ty Giầy Thăng Long nói riêng và ngành da giầy Việt Nam nói chung. Tuy nhiên, ngày nay tỉ trọng thị trường này lại quá nhỏ (năm 1995 – 1996 tỷ trọng bằng 0) so với tiềm năng trước kia của nó. Thị trường xuất khẩu Tây Âu: đây là thị trường trọng điểm và chiến lược của Công ty Giầy Thăng Long. Mức sống của người dân khu vực này thuộc loại cao nhất trên thế giới, nên yêu cầu về mẫu mã và chất lượng sản phẩm cũng phải đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên, đây không phải là thị trường quá khó tính, Công ty cần phải khai thác và mở rộng nhiều hơn nữa. Thị trường xuất khẩu Bắc Mỹ: đây là thị trường có nhiều triển vọng nhất là khi Việt Nam được hưởng quy chế tối hệ quốc của Mỹ. Việc mở rộng thị trường sang khu vực tiềm năng này là một chiến lược đúng đắn bởi nhu cầu của tốc độ tăng trưởng kinh tế của khu vực này rất cao. Để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong thị trường này Công ty phải lưu ý đến sự đa dạng về kiểu dáng đòi hỏi phải mẫu mốt, đưa công nghệ xích lại gần thời trang. 1.1.4.Kết quả Kinh doanh trong một số năm gần đây của Công ty Giầy Thăng Long Chỉ tiêu 1999 2000 2001 So sánh 1999/2000 (%) So sánh 2000/2001 (%) -Vốn -Tổng doanh thu +Doanh thu xuất khẩu -Chi phí -Lãi -Nộp ngân sách -Số lượng lao động(người) -Thu nhập bình quân 75.490 tr 82.000 tr 75.250 tr 81.467 tr 533 tr 940 tr 1.575 700.000 đ 94.830 tr 90.088 tr 82.320 tr 89.288 tr 800 tr 1.305 tr 1.900 762.000 đ 102.310 tr 100.737 tr 96.233 tr 99.898 tr 839 tr 1.644 tr 3200 758.000 đ 25,6 9,9 9,4 24,9 50,1 38,8 20,6 8,9 7,89 12 17 11,8 4,9 26 68 -0,5 1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 1.2.1.Bộ máy quản lý Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty giầy Thăng Long Ban giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch vật tư Phòng thị trường và giao dịch nước ngoài Phòng kỹ thuật công nghệ KCS Phòng tài vụ Xí nghiệp giầy Hà Nội Xí nghiệp giầy Chí Linh Xí nghiệp đế cao su Phòng Bảo vệ Xí nghiệp Giầy Thái Bình Phân xưởng Cơ điện Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Công ty giầy Thăng Long được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Đây là một cơ cấu quản lý mà toàn bộ công việc quản lý được giải quyết theo một kênh liện hệ đường thẳng giữa cấp trên và cấp dưới trực thuộc. Chỉ có lãnh đạo quản lý ở từng cấp mới có nhiệm vụ và quyền hạn ra mệnh lệnh chỉ thị cho cấp dưới (Tức là mỗi phòng, ban xí nghiệp của Công ty chỉ nhận quyết định từ một thủ trưởng cấp trên theo nguyên tắc trực tuyến). Giám đốc của Công ty là người ra quyết định cuối cùng nhưng để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của Giám đốc thì cần phải có các bộ phận chức năng. Các bộ phận chức năng này không ra lệnh một cách trực tiếp cho các đơn vị cấp dưới mà chỉ nghiên cứu, chuẩn bị các quyết định cho lãnh đạo, quản lý và thực hiện việc hướng dẫn lập kế hoạch, tổ chức thực thi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các mục tiêu trong phạm vi chức năng chuyên môn của mình. 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Ban giám đốc: Giám đốc là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm chung trước Tổng Công ty trong công tác điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Một Phó giám đốc: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về kỹ thuật công nghệ KCS Một Phó giám đốc: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về nội chính trong Công ty . Xây dựng chương trình kế hoạch với giám đốc để chỉ đạo thực hiện, phụ trách công tác sản xuất kế hoạch vật tư, an toàn lao động. Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện chức năng làm tốt công tác quản lý nhân sự, thực hiện chế độ thanh toán tiền lương... cho cán bộ công nhân viên,làm tốt công tác hành chính phục vụ cho khách hàng trong và ngoài Công ty, đồng thời làm các công tác khác như văn thư, bảo mật, tiếp tân, y tế, vệ sinh... Phòng thị trường và giao dịch nước ngoài: Chức năng của Phòng là tham mưu giúp cho Giám đốc thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khâủ của Công ty theo giấy phép đăng ký kinh doanh và triển khai thực hiện các hoạt động về thị trường, tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Phòng kỹ thuật, công nghệ: Với chức năng là quản lý toàn bộ công tác kỹ thuật sản xuất của toàn Công ty như ban hành các định mức vật tư nguyên liệu, lập các qui trình công nghệ trong sản xuất , sản xuất thử các loại mẫu chào hàng, quản lý công tác an toàn thiết bị kỹ thuật trong sản xuất. Phòng tài vụ: Với chức năng chính là quản lý tất cả mọi hoạt động tài chính của Công ty đồng thời quản lý dòng tài chính ra vào nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Phòng bảo vệ quân sự: Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ mọi mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và làm công tác tự vệ quân sự theo qui định. Phân xưởng cơ điện: Chức năng của phân xưởng cơ điện là theo dõi sửa chữa toàn bộ hệ thống thiết bị của Công ty đồng thời chế tạo một số dụng cụ cũng như máy móc đơn giản cho sản xuất. .Xí nghiệp sản xuất giầy Hà nội: bao gồm có 3 phân xưởng sau + Phân xưởng chuẩn bị sản xuất: Thực hiện chức năng pha cắt và chuẩn bị mọi thứ cho phân xưởng may. + Phân xưởng may: Với nhiệm vụ tiếp nhận toàn bộ bán thành phẩm từ phân xưởng chuẩn bị sản xuất để may thành đôi mũ giầy. + Phân xưởng gò ráp: Thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận mũ giầy từ phân xưởng may và các phụ liệu từ phân xưởng chuẩn bị cùng với đế của xí nghiệp đế cao su gò ráp thành đôi giầy hoàn chỉnh. Xí nghiệp sản xuất giầy Chí Linh: Chức năng và nhiệm vụ giống như của xí nghiệp giầy vải Hà nội .Xí nghiệp sản xuất giầy Thái Bình: Chức năng và nhiệm vụ giống như của xí nghiệp giầy vải Hà nội Xí nghiệp đế cao su: Bao gồm 2 phân xưởng cán luyện cao su và phân xưởng ép đế. Nhiệm vụ của xí nghiệp này là tiếp nhận cao su nguyên liệu và các hoá chất theo kế hoạch để chế biến ra thành các đế cao su và ép thành các loại đế giầy. 1.3.Đặc điểm tổ chức sản xuất, quá trình sản xuất Qui trình công nghệ sản xuất giầy vải (2) (1) Vải bạt Hoá chất Bồi vải Pha cắt May Luyện kim Cán ép đế Lắp ráp, hấp, KCS Đóng Nhập kho (1):Quá trình tạo đế cao su (2):Quá trình may mũ giầy 1.4.Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán 1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán Công ty áp dụng chế độ tài chính tập chung, hạch toán báo sổ. Phòng tài vụ cuả công ty chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động tài chính, dòng tài chính ra vào thông qua tổng hợp số liệu được gửi lên của các xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc, bao gồm có 8 người với mô hình tổ chức như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng 1: -Kế toán tổng hợp -Kế toán TSCĐ -Kế toán công nợ với người bán Phó phòng 2: -Tập hợp chi phí sản xuất,tính giá thành -Kế toán tiêu thụ -Kế toán công nợ với người mua. Kế toán: -Kho vật tư -Nhập, xuất, tồn Kế toán tiền mặt Kế toán Ngân hàng Kế toán lương,BHXH,quỹ công đoàn Thủ quỹ kiêm thống kê tổng hợp Trong đó: -Kế toán trưởng(trưởng phòng Tài vụ): Tổ chức điều hành chung công việc kế toán, đảm bảo cho bộ máy hoạt động hiệu quả. Đồng thời có nhiệm vụ lập báo cáo trình cấp trên, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính. -Phó phòng 1: Tiến hành tổng hợp các số liệu kế toán, đưa ra các thông tin trên cơ sở số liệu, sổ sách thu thập được từ các phần hành kế toán khác. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ lên báo cáo tài chính. Ngoài ra nhân viên này kiêm Kế toán Tài sản cố định và kế toán công nợ với người bán. -Phó phòng 2: Tiến hành tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đồng thời kiêm Kế toán tiêu thụ và công nợ với người mua. -Kế toán Tiền mặt: Theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt. -Kế toán Tiền gửi ngân hàng: Theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giao dịch qua ngân hàng. -Kế toán kho vật tư kiêm kế toán nhập-xuất-tồn: Theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư theo từng loại,từng kho,lập báo cáo nhập –xuất –tồn -Kế toán Tiền lương, BHXH, quỹ công đoàn: Theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới tình hình thanh toán lương và các khoản trích theo lương đối với công nhân viên. -Thủ quỹ: Thực hiện việc quản lý quỹ, có nhiệm vụ quản lý việc thu, chi, tồn quỹ, lập báo cáo quỹ kiêm Thống kê tổng hợp. 1.4.2.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ Mỗi phần hành kế toán sử dụng một số loại chứng từ riêng: *Đối với Kế toán TSCĐ: -Biên bản giao nhận TSCĐ -Thẻ TSCĐ -Biên bản thanh lý TSCĐ -Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành -Biên bản đánh giá lại TSCĐ -Chứng từ khấu hao TSCĐ *Đối với Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: -Biên bản kiểm nhận vật tư-sản phẩm-hàng hoá -Phiếu nhập kho -Thẻ kho -Phiếu xuất kho -Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ -Lệnh sản xuất *Đối với Kế toán tiền mặt: -Phiếu thu -Phiếu chi -Giấy đề nghị thanh toán -Giấy đề nghị tạm ứng -Giấy thanh toán tạm ứng -Biên lai thu tiền -Bảng kiểm kê quỹ *Đối với Kế toán tiền gửi ngân hàng: -Giấy báo Nợ -Giấy báo Có -Uỷ nhiệm thu -Uỷ nhiệm chi *Đối với Kế toán thanh toán với người bán: -Hoá đơn mua hàng chưa thanh toán -Các chứng từ thanh toán công nợ với người bán như: phiếu chi tiền mặt, tiền gửi, thanh toán bằng tạm ứng, ... *Đối với Kế toán thanh toán với người mua: -Hoá đơn bán hàng chưa thu tiền -Các chứng từ thanh toán công nợ vơí người mua như: phiếu thu tiền mặt,giấy báo Có… *Đối với Kế toán chi phí , giá thành: -Lệnh sản xuất -Phiếu xuất kho -Bảng phân bổ,bảng kê -Hoá đơn dịch vụ mua ngoài *Đối với Kế toán lương và các khoản trích theo lương -Lệnh sản xuất -Phiếu nhập kho sản phẩm hoàn thành -Bảng chấm công -Bảng thanh toán lương và BHXH -Các chứng từ chi thanh toán *Đối với Kế toán tiêu thụ: -Đơn đặt hàng -Hoá đơn bán hàng -Lệnh bán 1.4.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Công ty sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1-11-1995 của bộ trưởng Bộ Tài chính. Cụ thể, công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và tính thuế theo phương pháp khấu trừ do đó chỉ loại trừ các tài khoản: 611,631. 1.4.4.Hình thức sổ và tổ chức vận dụng hình thức sổ Hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký –chứng từ có sơ đồ khái quát như sau: Khái quát hạch toán theo hình thức sổ NKCT Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật kí chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra * Các loại sổ sách sử dụng -Sổ chi tiết: +Sổ chi tiết tiền mặt +Sổ chi tiết vật tư,sản phẩm,hàng hoá +Sổ chi tiết thanh toán với người mua +Sổ chi tiết thanh toán với người bán -Sổ tổng hợp: *Nhật ký chứng từ(NKCT): +NKCT 1: Ghi có TK 111 +NKCT 2: Ghi có TK 112 +NKCT 3: Ghi có TK 113 +NKCT 4: Ghi có TK 311, 315, 341, 342 +NKCT 5: Ghi có TK 331 +NKCT 6: Ghi có TK 151 +NKCT 7: Ghi có các TK 142, 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335, 338, 621, 622, 627 +NKCT 8: Ghi có các TK 155, 156, 131, 511, 512, 532, 531, 632, 641, 642, 711 +NKCT 9: Ghi có các TK 211, 212, 213 +NKCT 10: Ghi có các tài khoản 121, 128, 129, 136, 138, 141, 144, 161, 221, 222, 228, 229, 244, 333, 336, 344, 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441, 451, 461. *Bảng kê: +BK 1: Ghi nợ TK 111 +BK 2: Ghi nợ TK 112 +BK 4: Tập hợp chi phí sản xuất (TK 154,621,622,627) +BK 5: Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí đầu tư xây dựng cơ bản(TK641,642,241) +BK 6: Bảng kê chi phí trả trước, chi phí phải trả(TK 142,335) +BK 8: Bảng kê nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, hàng hoá(TK 155,156) +BK 11: Bảng kê thanh toán với người mua(TK 131) *Sổ cái các tài khoản *Bảng phân bổ: +Bảng phân bổ số 1: Bảng phân bổ chi phí lao động sống +Bảng phân bổ số 2: Bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ 1.4.5.Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán *Báo cáo tài chính: -Bảng cân đối kế toán -Báo cáo kết quả kinh doanh -Thuyết minh báo cáo tài chính *Thời gian lập báo cáo tài chính: -Theo năm *Báo cáo quản trị: -Báo cáo nguồn vốn 2.Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán một số phần hành cơ bản tại Công ty Giầy Thăng Long 2.1.Tổ chức hạch toán Vật tư 2.1.1.Đặc điểm Vật tư và phương pháp tính giá Vật liệu Đặc điểm Vật tư *Đặc điểm vật liệu: Tại Công ty Giầy Thăng Long ,vật liệu được phân loại như sau: +Nguyên vật liệu chính: Bao gồm những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ trở thành thực thể vật chất chủ yếu của các sản phẩm giầy: vải mũ, da, cao su, xốp , ô dê, chỉ, dây giầy… +Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng của sản phẩm hoặc để bảo quản, phục vụ hoạt động của máy móc hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức như: hoá chất, dầu nhờn, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, xà phòng, giẻ lau… +Nhiên liệu: Bao gồm những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như :than, xăng, dầu diezel. +Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… +Phế liệu: Bao gồm các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản: vải vụn,… +Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như: tem nhãn, hộp giấy, túi ni lông… *Đặc điểm công cụ, dụng cụ Công cụ, dụng cụ đóng một vai trò quan trọng trong công việc sản xuất giầy mà cụ thể là Form giầy, dao chặt, khuôn đế…Đây là các loại công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, thường được phân bổ làm nhiều lần vào chi phí sản xuất khi xuất dùng. Đặc biệt, khuôn đế được mua từ nước ngoài, dùng để ép đế giầy của nhiều đơn đặt hàng nên chu kỳ sản xuất của nó lớn, giá trị xuất dùng thường phải phân bổ làm 5 lần. Ngoài ra,công cụ, dụng cụ sử dụng tại Công ty Giầy Thăng Long còn có: +Các loại công cụ, dụng cụ giá trị nhỏ: kìm, kéo…. +Các loại bao bì dùng để chứa đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua và tiêu thụ sản phẩm. +Những dụng cụ như : quần áo, giầy dép…chuyên dùng để làm việc. Phương pháp tính giá vật liệu Tính giá vật liệu là xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Theo quy định, vật liệu được tính theo giá thực tế. *Đối với vật liệu đầu vào Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng và tuỳ theo từng đơn đặt hàng, mỗi chiếc giầy mẫu sẽ được phòng kế hoạch vật tư bóc tách để xác định loại nguyên vật liệu cần sử dụng, đưa ra định mức nguyên vật liệu tương ứng. Căn cứ vào loại nguyên vật liệu và định mức nguyên vật liệu đó, công ty sẽ tiến hành nhập mua nguyên vật liệu đầu vào đủ phục vụ cho sản xuất đơn đặt hàng này. Cụ thể phương pháp tính giá đối với nguyên vật liệu đầu vào như sau: +Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua…) trừ các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. +Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành thực tế +Với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. +Với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá bán thu hồi tối thiểu. *Đối với vật liệu xuất dùng Căn cứ vào các lệnh sản xuất do phòng kế hoạch vật tư lập, thủ kho xuất kho vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất. Hiện nay, công ty sử dụng phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để hạch toán nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính bằng công thức: Giá thực tế = Số lượng vật liệu * Giá đơn vị bình quân vật liệu xuất dùng xuất dùng cả kỳ dự trữ Trong đó: Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ cả kỳ dự trữ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ 2.1.2.Tổ chức hạch toán ban đầu đối với Vật tư Tổ chức hạch toán ban đầu đối với nghiệp vụ nhập vật tư Công ty Giầy Thăng Long nằm trên đường Tam trinh gần công ty dệt 8/3, Công ty liên doanh Chỉ Phong phú, Công ty dệt vải Công nghiệp… nên rất thuận tiện cho việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào (gần 80% giá trị nguyên vật liệu đầu vào là nhập trong nước). Tuy nhiên, có một số loại vật liệu như hoá chất và vải da đặc chủng do thị trường trong nước không có nên công ty vẫn phải nhập khẩu (chiếm1/5 giá trị nguyên vật liệu đầu vào). * Chứng từ sử dụng Đối với nghiệp vụ nhập kho vật tư tại Công ty Giầy Thăng Long , các chứng từ ban đầu được sử dụng là: -Hoá đơn mua hàng -Biên bản kiểm nhận vật tư -Phiếu nhập kho * Quy trình luân chuyển chứng từ Người giao Ban kiểm Cán bộ Trưởng phòng hàng nhận cung ứng vật tư Nghiệp vụ (1) (2) (3) (4) nhập hàng Đề nghị được Lập biên Lập phiếu Ký phiếu nhập hàng bản kiểm nhận nhập kho nhập kho Thủ kho Kế toán vật tư (5) (6) Bảo quản,lưu trữ (7) Kiểm nhận Ghi sổ hàng Để minh hoạ cho phần hành này , lấy ví dụ sau: Sau khi nhận đơn đặt hàng JETTIDE và tính toán định mức chi phí nguyên vật liệu, phòng Kế hoạch vật tư lập lệnh nhập vật tư Biểu 1: Công ty Giầy Thăng Long Phòng Kế hoạch vật tư LệNH NHậP VậT TƯ ĐƠN HàNG: JETTIDE STT Mầu Jeans trắng 1 Bò mài 1,5 390 m ----- 2 3419 Navy -------- 188 m ……………. Giám đốc duyệt Hà nội,ngày 27/1/2002 Lệnh nhập vật tư được chuyển để giám đốc duyệt, sau đó người mua hàng (anh Dung) thực hiện việc mua hàng, ứng với hoá đơn sau: Biểu 2: Hoá Đơn Bán Hàng MS: 02.GTTT-3LL Liên 2 CE/01-B Ngày 30 tháng 1 năm 2002 N0_ 033138 Đơn vị bán: Đại lý vải bò-hanosimex Địa chỉ:115c Phùng Hưng Điện thoại: Họ tên người mua hàng: A.Dung Đơn vị: Công ty Giầy Thăng Long Địa chỉ: 411-Tam Trinh-HBT_HN Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt MS: 01 0010387 3-1 STT Tên hàng hoá,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Vải bò m 390 25.500 9.945.000 Cộng tiền bán hàng hoá,dịch vụ: Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu, chín trăm bốn mươi năm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Anh Dung căn cứ vào chứng từ gốc là Hoá đơn số 033138 đề nghị được nhập hàng. Ban kiểm nghiệm của công ty tiến hành kiểm nhận hàng nhập và lập biên bản kiểm nhận sau: Biểu 3: Đơn vị:Công ty Giầy Thăng Long MS: 05-VT Bộphận: Ban hành theo QĐ số…… biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm,hàng hoá) Ngày 31 tháng 1 năm 2002 Số: 30 -Căn cứ vào HĐ số 033138 ngày 30 tháng 1 năm 2002 Của: Đại lý vải bò HANOSIMEX -Ban kiểm nghiệm gồm: Ông,bà: Nguyễn văn Nam Trưởng ban Ông,bà: Phùng thị Thuỷ Uỷ viên Ông,bà: Lê hùng Mạnh Uỷ viên -Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên,nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lương không đúng quy cách A B C D E 1 2 3 F 1 Vải bò Kiểm nghiệm chọn mẫu m 390 390 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng đủ về số lượng và chất lượng Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Biên bản kiểm nghiệm lập 2 bản, một bản chuyển cho phòng kế hoạch vật tư, một bản chuyển cho phòng kế toán. Trường hợp vật tư không đúng quy cách phẩm chất so với chứng từ thì lập thêm 1 bản gửi kèm các chứng từ liên quan cho đơn vị bán để giải quyết. Sau khi vật tư được kiểm nghiệm, cán bộ nghiệp vụ cung ứng phòng Kế hoạch vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho: Biểu 4: Đơn vị : Công ty Giầy Thăng Long Mẫu số : 01-VT Địa chỉ: 411-Tam trinh ……………….. phiếu nhập kho Số: 84 Ngày 1 tháng 2 năm 2002 Nợ: TK 152 Có: TK 111 -Họ tên người giao hàng : A.Dung Theo HĐ số 033138 ngày 30 tháng 1 năm 2002 của Công ty HANOSIMEX -Nhập tại kho: NVL STT Tên,nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải bò m 390 390 25.500 9.945.000 Cộng tiền hàng: 9.945.000 Số ._.