Marketing quốc tế với việc đẩy mạnh hoạt động Xuất khẩu sang thị trường Mỹ của Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hà Nội

HÀ NỘI………………………………………………………………..12 1.2.1.Nội dung các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội ……………………………………………………………………………..12 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội ……….13 1.2.3.Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty ………………………...14 1.3.HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI…………………………………………………………………… ..19 1.3.1.Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội ………………19 1.3.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy Xuất- Nhập khẩu………………………………..….24 PHẦN II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG MARKETING QUỐC TẾ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI …………………………………….35 2.1.MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT KHẨU TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI………………….……………35 2.1.1.Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu…….……………………………..35 2.1.1.1.Nghiên cứu thị trường…………………………………………………. ….35 2.1.1.2.Giao dịch……………………………………………………………………… …..36 2.1.1.3. Đàm phán………………………………………………………………….38 2.1.1.4.Ký kết hợp đồng……………………………………………………………39 2.1.1.5.Xin giấy phép xuất khẩu…………………………………………… ……...39 2.1.1.6.Chuẩn bị và kiểm tra hàng hoá xuất khẩu ……………........................... . 40 2.1.1.7.Thuê phương tiện…………………………………………………………..40 2.1.1.8.Làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu…………………………………41 2.1.1.9.Giao hàng cho các phương tiện vận tải........................................................42 2.1.1.10.Làm thủ tục thanh toán……………………………………………………42 2.1.1.11.Khiếu nại và giải quyết khiếu nại…………………………………………43 2.1.1.12.Thanh khoản hợp đồng……………………………………………………43 2.1.1.13.Lưu trữ tài liệu, hồ sơ……………………………………………………..44 2.1.2.Đặc điểm xuất khẩu hàng hoá tại Tổng công ty ...............…………………44 2.1.2.1.Mặt hàng xuất khẩu………………………………………………………...46 2.1.2.2.Thị trường xuất khẩu……………………………………………………….47 2.1.2.3.Phương thức xuất khẩu…………………………………………………….51 2.2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG MARKETING QUỐC TẾ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI…………………………………………………...51 2.2.1.Nghiên cứu thị trường Mỹ.........…………………………………………….51 2.2.1.1.Môi trường kinh tế………………………………………………………….51 2.2.1.2.Môi trường chính trị - luật pháp……………………………………………52 2.2.1.3.Môi trường văn hoá – xã hội………………………………………………..52 2.2.1.4.Môi trường cạnh tranh………………………...............................................53 2.2.2.Chính sách Marketing Mix của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội…..53 2.2.2.1.Chính sách sản phẩm xuất khẩu…………………………………………….53 2.2.2.2.Chính sách giá xuất khẩu……………………………………………………54 2.2.2.3.Chính sách phân phối sản phẩm xuất khẩu………………………………….55 2.2.2.4.Chính sách xúc tiến thương mại……………………………………………..55 2.3. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG MARKETING QUỐC TẾ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI………………………………………..56 2.3.1.Kết quả đã đạt được…………………………………………………………..56 2.3.2.Hạn chế còn tồn tại………………………………………………………..…57 PHẦN III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG MARKETING QUỐC TẾ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI…………..59 3.1.VỀ PHÍA TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI………………...59 3.1.1.Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường……………………………...59 3.1.2.Chính sách Marketing Mix trên thị trường xuất khẩu……………………...59 3.1.2.1.Chính sách sản phẩm xuất khẩu……………………….................................59 3.1.2.2.Chính sách giá xuất khẩu…………………………………...........................60 3.1.2.3.Chính sách phân phối sản phẩm xuất khẩu………………………………... 61 3.1.2.4.Chính sách xúc tiến thương mại………………………………......................62 3.2.VỀ PHÍA NHÀ NƯỚC…………………………………………………………. 62 3.2.1.Nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp dệt may Việt Nam…..62 3.2.2.Có các chính sách bảo hộ và hỗ trợ hàng dệt may Việt Nam…………… ….62 KẾT LUẬN…………………………………………………………………………..63 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, khi hội nhập toàn cầu đang là xu thế phát triển chung trên toàn thế giới thì bất kì một quốc gia nào nếu không ngừng nỗ lực để hội nhập vào xu thế chung, tạo ra sức mạnh cạnh tranh cho quốc gia của mình đều sẽ phải đối mặt với nguy cơ bị gạt ra ngoài lề của sự phát triển. Như nhiều quốc gia khác trên thế giới, Việt Nam cũng nhận thức được những đòi hỏi cấp bách của tình hình chung và đang không ngừng cải cách, chuyển đổi trên nhiều lĩnh vực, trong đó không thể không kể đến Xuất Nhập Khẩu một lĩnh vực đóng vai trò rất quan trọng giúp Việt Nam mở rộng được các mối quan hệ cũng như tạo cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội hơn để xâm nhập thị trường quốc tế. Thời gian qua, hoạt động Xuất Nhập Khẩu của Việt Nam cũng đã được Đảng và Nhà nước đặt nhiều sự quan tâm, nó được coi là hướng ưu tiên, là trọng điểm của kinh tế đối ngoại. Các mặt hàng xuất khẩu của Việt Nam cũng đang ngày càng được mở rộng, từ những mặt hàng truyền thống từ lâu đã quen thuộc với bạn hàng quốc tế như dệt may, đồ thủ công mỹ nghệ hay thuỷ hải sản…đến những mặt hàng có hàm lượng kĩ thuật cao hơn như phần mềm điện tử. Trong đó, mặt hàng dệt may đã, đang và sẽ tiếp tục là một trong những mặt hàng xuất khẩu quan trọng bậc nhất của Việt Nam. Nhìn chung tình hình xuất nhập khẩu hàng dệt may Việt Nam vẫn đang diễn biến khá thuận lợi, minh chứng là kim ngạch xuất khẩu không ngừng tăng, uy tín ngày càng cao và thị trường ngày càng được mở rộng…Tuy nhiên bên cạnh đó những hạn chế còn tồn tại của hàng dệt may Việt Nam như chất lượng sản phẩm chưa ổn định, quy mô sản xuất không lớn, vẫn chủ yếu là gia công xuất khẩu lại đang trở thành trở ngại lớn cho hoạt động mở rộng kinh doanh của các doanh nghiệp dệt may Việt Nam, đặc biệt là đối với một thị trường khó tính như Mỹ. Mỹ từ lâu đã là một thị trường lớn, đầy tiềm năng của các mặt hàng xuất khẩu của Việt Nam nhưng đồng thời cũng là thị trường có nhiều trở ngại lớn do hệ thống pháp luật phức tạp, do cạnh tranh gay gắt từ nhiều nhà cung ứng trên thế giới và đặc biệt là do Mỹ ngày càng sử dụng triệt để chính sách bảo hộ sản phẩm trong nước dưới các hình thức thuế chống bán phá giá, yêu cầu kí quỹ, quy định khắt khe về chất lượng sản phẩm…Điều này đã gây ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp dệt may Việt Nam khi tiến hành kinh doanh tại thị trường Mỹ. Vì thế để chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh, từ đó đạt được hiệu quả cao hơn ở lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu hàng dệt may đòi hỏi Đảng và Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp dệt may nói riêng phải có công cụ quản lí kinh tế hữu hiệu hơn, đồng thời phải không ngừng tự hoàn thiện để bắt kịp với những thay đổi và xu hướng mới của thời đại. Và Marketing quốc tế là một công cụ hữu hiệu mà chúng ta cần quan tâm, bên cạnh đó việc đánh giá đúng hiện trạng các hoạt động Marketing quốc tế đối với hàng hoá dệt may Việt Nam xuất khẩu sang thị trường Mỹ là vấn đề vô cùng cấp thiết. Trong thời gian thực tập tại Tổng công ty cổ phần Dệt may Hà Nội, em đã có điều kiện tiếp xúc và tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của Tổng công ty, nhất là về lĩnh vực Marketing quốc tế. Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài: “Marketing quốc tế với việc đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu sang thị trường Mỹ của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội.” nhằm mục đích tìm hiểu sâu hơn về các hoạt động Marketing quốc tế tại các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu cũng như tại Tổng công ty nói riêng, đồng thời khẳng định lại những kiến thức đã được học tại trường Đại học Kinh tế quốc dân cũng như thấy được sự vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Ngoài lời mở đầu, chuyên đề thực tập gồm ba phần như sau: Phần I: Tổng quan về Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội ( Vinatex - Hanosimex ). Phần II:Thực trạng ứng dụng Marketing quốc tế tại Tổng công ty cổ phần Dệt may Hà Nội ( Vinatex - Hanosimex ). Phần III: Một số giải pháp phát triển hoạt động Marketing quốc tế tại Tổng công ty Dệt may Hà Nội ( Vinatex - Hanosimex ). Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình và quý báu của các thầy cô giáo, đặc biệt là thầy giáo TS. Vũ Huy Thông và toàn bộ các cô chú, anh chị trong phòng Xuất nhập khẩu của Tổng công ty đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. PHẦN I TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI 1.1.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI 1.1.1.Quá trình hình thành của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội là một Tổng công ty thành viên lớn trực thuộc Tập đoàn dệt may Việt Nam (Viet Nam Textile & Garment Group- VINATEX). Được chính thức thành lập từ ngày 21/11/1984 với tiền thân là Nhà máy sợi Hà Nội nay đổi tên là Tổng công ty cổ phần Dệt may Hà Nội, và lấy tên giao dịch đối ngoại là : Hanoi Textile-Garment Joint Stock Corporation ( viết tắt là: VINATEX - HANOSIMEX ) 1.1.2.Các giai đoạn phát triển của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Từ khi đi vào hoạt động đến nay trải qua 24 năm, HANOSIMEX đã có 14 thành viên. Bao gồm 2 nhà máy sợi, 3 nhà máy dệt và nhuộm, 1 nhà máy giặt và 8 nhà máy may mặc nằm trên khu đất rộng 24 ha với hơn 6000 công nhân và kĩ sư lành nghề. Nhưng để đạt được những thành công bước đầu này Tổng công ty đã phải trải qua rất nhiều giai đoạn. Giai đoạn 1: từ khi thành lập đến ngày 28/02/2000 Tổng công ty đã trải qua nhiều lần đổi tên như: Vào ngày 30/04/1991: Nhà máy sợi Hà Nội được đổi tên thành Xí nghiệp Liên hợp Sợi - Dệt Kim Hà Nội, tên giao dịch quốc tế là HANOSIMEX . Đến ngày 19/06/1995: Công ty đổi tên từ Xí nghiệp Liên hợp Sợi- Dệt Kim Hà Nội thành công ty Dệt Hà Nội. Và vào ngày 28/02/2000: Một lần nữa công ty được đổi tên thành Công ty Dệt may Hà Nội. Giai đoạn 2: từ năm 2000 đến năm 2005 Đây là giai đoạn tiếp tục phát triển không ngừng trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, chuyển đổi mô hình doanh nghiệp và mở rộng hoạt động kinh doanh. HANOSIMEX là doanh nghiệp Nhà nước lớn hoạt động tại Hà Nội, doanh thu trong giai đoạn 2000-2003 tăng khoảng 20%. Tuy nhiên mức tăng này không kéo theo sư gia tăng lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh bởi hiện tại, Công ty vẫn chỉ hoà vốn. Mặc dù sản lượng tăng, nhưng lợi nhuận thu về từ việc bán hàng lại giảm 14% năm 2002 xuống còn 12% năm 2003. Tỷ suất vốn lưu động trên nguồn vốn kinh doanh (các khoản phải thu và vòng quay hàng tồn kho) vẫn còn cao và cần được cải thiện. Chính vì vậy, các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính cho rằng, tiến hành chuyển HANOSIMEX thành “Công ty mẹ - Công ty con” sẽ giúp Công ty hoạt động độc lập hơn theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, đồng thời cũng là một cách để tách một phần hoạt động chủ chốt (các bộ phận may mặc), là một bước quá độ tiến tới cổ phần hoá và nâng cao các cơ hội thu hút vốn từ bên ngoài… Vì vậy theo Quyết định số 113/2003/QĐ-TTG ngày 09/06/2003 của Thủ tướng Chính Phủ, Công ty Dệt may Hà Nội ( HANOSIMEX ) được phép xây dựng thí điểm theo mô hình “ Công ty mẹ - Công ty con” trực thuộc Tổng công ty Dệt may Việt Nam (VINATEX). Để trở thành công ty mẹ, HANOSIMEX sẽ tiến hành cổ phần hoá các đơn vị trực thuộc cùng với việc mua lại hoặc tiếp nhận các doanh nghiệp Nhà nước khác. Với cách thức triển khai đạt tới quy mô của công ty mẹ, trong tương lai HANOSIMEX sẽ trở thành đơn vị sản xuất kinh doanh chính trong chủ trương xây dựng nhóm ngành dệt kim của Tập đoàn kinh tế VINATEX.     Và phương án để hình thành nên công ty mẹ HANOSIMEX được dự kiến như sau: 4 đơn vị phụ thuộc là Nhà máy Kéo sợi Hà Nội, Nhà máy Dệt kim và nhuộm Hà Nội, Xí nghiệp May số 1,2,3 Hà Nội, hệ thống kho bãi Hà Nội sẽ được sáp nhập vào để hình thành nên công ty mẹ HANOSIMEX . Tiếp đến là thực hiện chuyển Công ty Kéo sợi Vinh thành Công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên, trong đó HANOSIMEX sở hữu 100% vốn đồng thời sáp nhập với Công ty Dệt kim Hoàng Thị Loan, một đơn vị thành viên VINATEX.     Đối với đơn vị phụ thuộc là Công ty Dệt Hà Đông và Nhà máy Dệt vải bò cũng sẽ chuyển thành Công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên do HANOSIMEX sở hữu 100% vốn và di dời đến Khu công nghiệp Phố Nối vào năm 2005. Riêng đơn vị phụ thuộc là Nhà máy May Đông Mỹ, Nhà máy May hàng thời trang và toàn vộ 10 cửa hàng bán lẻ sẽ được chuyển thành công ty cổ phần, trong đó HANOSIMEX sở hữu 51% vốn.     Các đơn vị phụ thuộc còn lại là bộ phận dịch vụ cơ khí và bộ phận sản xuất ống giấy sẽ hợp thành một công ty cổ phần, trong đó HANOSIMEX sở hữu 35% vốn. Thời gian tiến hành được tính đến năm 2005.     Một vấn đề nổi cộm trong phương án sắp xếp giai đoạn này của HANOSIMEX là việc sáp nhập Công ty Dệt kim Hoàng Thị Loan. Qua đánh giá ban đầu, đây là một công ty nhỏ làm ăn thua lỗ với vốn chủ sở hữu âm (ngay cả sau khi thực hiện chuyển nợ thành vốn chủ sở hữu năm 2002). HANOSIMEX là khách hàng và nhà cung cấp lớn nhất hiện nay của Công ty này để sáp nhập. Tuy nhiên, nhiều ý kiến cũng để xuất rằng, chỉ nên sáp nhập những tài sản và nguồn lực phục vụ sản xuất cũng như một số công nợ nhất định của Công ty Dệt kim Hoàng Thị Loan vào HANOSIMEX . Đến năm 2005, tuy vẫn gặp phải nhiều khó khăn, thách thức trong cạnh tranh trên thị trường trong nước, khu vực và trên thế giới nhưng HANOSIMEX đã vượt lên với những con số đầy ngoạn mục : ♦ Tổng doanh thu đạt : 1.430.168 triệu đồng tăng 30,3% so với năm trước ♦ Kim ngạch xuất khẩu đạt : 35,218 triệu USD, tăng hơn năm trước 34,7% ♦ Lợi nhuận đạt : 7.761 triệu đồng ♦ Nộp ngân sách Nhà nước : 6.805 triệu đồng Giai đoạn 3: từ năm 2005 đến nay Tập trung cho việc triển khai thực hiện mô hình “Công ty mẹ - Công ty con” và thực hiện cổ phần hoá Tổng công ty cùng các công ty thành viên. Cụ thể Tổng công ty đã tiến hành thực hiện những công việc sau: Từ năm 2005, HANOSIMEX chính thức chuyển sang hoạt động theo mô hình “Công ty mẹ, công ty con”, và đã xây dựng định hướng phát triển đến năm 2010 và những năm tiếp theo với mục tiêu chủ yếu là đa dạng hoá sản phẩm mẫu mã đẹp, đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, giá bán có khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước, khu vực và thế giới, tiếp tục giữ vững doanh nghiệp mạnh hàng đầu ở Việt Nam về lĩnh vực hàng dệt may. Trên cơ sở đó, Công ty đã tổ chức sắp xếp lại sản xuất hợp lý từ Công ty mẹ đến các Công ty con để khai thác đạt hiệu quả cao mọi nguồn lực hiện có và đầu tư đồng bộ thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến cho tất cả các khâu kéo sợi, dệt nhuộm hoàn tất và may hoàn chỉnh sản phẩm nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành hàng hoá để tăng nhanh năng lực cạnh tranh, khi đất nước hội nhập một cách đầy đủ thị trường quốc tế. Nhưng một bước ngoặt lớn đối với Tổng công ty Dệt may Hà Nội là vào ngày 11/01/2007 Bộ công nghiệp đã có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp Nhà nước từ Tổng công ty Dệt May Hà Nội thành Tổng công ty cổ phần Dệt may Hà Nội, với tên giao dịch đối ngoại là : Hanoi textile- garment joint stock corporation ( viết tắt là : VINATEX - HANOSIMEX) Cùng với đó Tổng công ty cũng tiến hành luôn việc cổ phần hoá các công ty thành viên như : Tổng công ty cũng đã tiến hành sáp nhập Nhà máy sợi Vinh vào Công ty Dệt May Hoàng Thị Loan và Cổ phần hoá doanh nghiệp này, Công ty mẹ giữ vai trò sở hữu Nhà nước chiếm 55% tổng số vốn điều lệ. Tổng công ty tiếp tục tiến hành cổ phần hoá Công ty Dệt Hà Đông và Công ty May Đông Mỹ, trong đó Công ty mẹ chiếm 51-49% tổng số vốn điều lệ. Cùng với đó Tổng công ty đã tiếp nhận, củng cố xong và đang cổ phần hoá Công ty sản xuất, xuất nhập khẩu Hải Phòng; đồng thời mua 30% tổng số cổ phần Công ty Dệt-May Huế. Thêm nữa Tổng công ty cũng đã tổ chức di dời các nhà máy dệt nhuộm hoàn tất vải dệt kim ở nội thành Hà Nội về khu Công nghiệp dệt-may tại Phố Nối (Hưng Yên) đã có đầy đủ cơ sở hạ tầng kỹ thuật xử lý môi trường để đảm bảo phát triển ổn định bền vững lâu dài. Nhà máy này sẽ đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời 2.300 tấn vải dệt kim chất lượng tốt cho 4 xí nghiệp chuyên may quần áo dệt kim phục vụ xuất khẩu là chủ yếu, bao gồm May 1, May 2, May Đông Mỹ và May thời trang với tổng năng lực trên 6,5 triệu sản phẩm/năm. Với hàng loạt hoạt động hiệu quả được thực hiện bài bản công ty đã đạt được những kết quả đáng kể : ♦ Tổng doanh thu đạt : 1.939.755 triệu đồng ♦ Lợi nhuận đạt : 17.000 triệu đồng ♦ Nộp ngân sách Nhà nước : 23.000 triệu đồng. Để hướng vào mục tiêu tiếp tục duy trì sự phát triển với hiệu quả cao của Tổng công ty sau khi cổ phần hoá, Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội đã đưa ra phương án kinh doanh cho toàn bộ Tổng công ty trong giai đoạn tới ( từ 2008-2010) phấn đấu tăng trưởng chung đạt trên 15%/năm, đảm bảo hài hoà lợi ích của Nhà nước, Tổng công ty, cổ đông và người lao động bằng cách: Tổ chức lại sản xuất kinh doanh. Từ năm 2008 đến năm 2010 sẽ lần lượt chuyển các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty sang tổ chức theo mô hình Công ty cổ phần để trở thành công ty liên kết với vốn Nhà nước chiếm không quá 30% vốn điều lệ của Công ty cổ phần đó. Cụ thể là: Công ty cổ phần Dệt kim Phố Nối HANOSIMEX , Công ty cổ phần May HANOSIMEX , Công ty cổ phần Thời trang HANOSIMEX , công ty cổ phần Thương mại HANOSIMEX , Công ty cổ phần đầu tư HANOSIMEX , Công ty cổ phần cơ điện HANOSIMEX , Công ty cổ phần liên doanh đầu tư và kinh doanh Bất động sản. Bên cạnh đó tiếp tục rút kinh nghiệm hoàn thiện cơ chế hoạt động Công ty mẹ- Công ty con đã được xác lập và thí điểm trong v năm qua để tạo ra mối liên kết kinh tế gắn bó lâu dài giữa Tổng công ty mẹ và các Công ty con, Công ty liên kết trong tổ hợp HANOSIMEX với vai trò chi phối của Tổng công ty mẹ (là cổ đông lớn nhất, chi phối về thương hiệu và về thị trường) để quản lý hiệu quả vốn Nhà nước tại từng Công ty cổ phần. Kết hợp với việc khuyến khích và tạo điều kiện để các công ty con, Công ty liên kết phát huy tính tự chủ trong sản xuất kinh doanh để khai thác tìm kiếm thị trường và đầu tư mở rộng, đầu tư chiều sâu, liên kết hợp tác nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ đó tăng cường hợp tác liên kết với các đối tượng trong và ngoài nước để thành lập, mua, thuê doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, đa dạng hoá loại hình kinh doanh, ngành nghề sản xuất kinh doanh để tăng sức cạnh tranh trong quá trình hội nhập. 1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI 1.2.1.Nội dung các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Từ một đơn vị chủ yếu sản xuất mặt hàng sợi cung cấp cho thị trường, sau chặng đường đổi mới, đầu tư phát triển với tinh thần dám nghĩ, dám làm, đến nay, Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội đã tạo dựng được nhiều chủng loại sản phẩm đa dạng, chất lượng cao đáp ứng tốt cho nhu cầu tiêu dùng ở cả trong nước và trên thế giới. Những mặt hàng mà Tổng công ty chuyên sản xuất- kinh doanh- xuất nhập khẩu bao gồm: Các loại nguyên liệu bông, sơ, sợi, vải dệt kim và sản phẩm may mặc dệt kim, vải denim và các sản phẩm may dệt thoi; các loại khăn bông, nguyên phụ liệu, hoá chất (trừ những loại bị Nhà nước cấm kinh doanh), thuốc nhuộm, thiết bị, phụ tùng, động cơ, vật liệu, điện tử, nhựa, cao su, các mặt hàng tiêu dùng khác. Cùng với đó, Tổng công ty còn tiến hành các hoạt động kinh doanh kho vận, vận tải, cho thuê văn phòng, nhà xưởng; kinh doanh cơ sở hạ tầng; kinh doanh nhà hàng, khách sạn; siêu thị; các dịch vụ vui chơi giải trí ( không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát Karaoke, vũ trường). Ngoài ra, HANOSIMEX còn cho hoạt động dịch vụ đào tạo, đào tạo công nhân ngành dệt may, dịch vụ khoa học, công nghệ, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị (chỉ hoạt động sau khi được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép); lắp đặt thiết bị công nghiệp, hệ thống điện lạnh, thiết bị phụ trợ ngành dệt may. Không chỉ dừng lại ở đó, với lộ trình liên tục đầu tư mở rộng sản xuất mặt hàng mới gắn liền với việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm sẽ góp phần giúp Tổng công ty vừa giữ được chữ tín với khách hàng, vừa không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh cho sản phẩm của mình trên tất cả các thị trường mà công ty đang hoạt động. 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội được phép kinh doanh độc lập trong lĩnh vực xuất khẩu hàng dệt may cùng việc nhập khẩu máy móc, nguyên phụ liệu may mặc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ cùng các kế hoạch có liên quan. Tự tạo thêm nguồn vốn, quản lý và khai thác, sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Tuân thủ các chính sách, các chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại. Thực hiện đầy đủ các điều kiện đã được thoả thuận trong hợp đồng kinh tế có liên quan. Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu , mở rộng thị trường quốc tế, thu hút ngoại tệ, đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu. Đào tạo cán bộ có tay nghề cao, đồng thời hờn thành tốt trách nhiệm xã hội đã được phân công. 1.2.3.Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty ♦ Nguồn vốn của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Trong vòng 24 năm hoạt động, HANOSIMEX luôn giữ được nhịp độ tăng trưởng năm sau cao hơn năm trước. Ví dụ tiêu biểu như các chỉ tiêu thực hiện năm 2003 (so với 1994), giá trị tổng sản lượng tăng hơn 8 lần, doanh thu tăng gần 3 lần, kinh phí ngạch xuất khẩu tăng 3,55 lần. Cũng trong năm 2003, lợi nhuận đạt gần 30 tỷ đồng - tỷ suất lợi nhuận trên vốn là 19,36%; trích khấu hao đứng đầu trong các doanh nghiệp của VINATEX (53,8 tỷ đồng). Cũng vì những thành công này của công ty mà nguồn vốn của HANOSIMEX ngày càng được bổ sung không ngừng. Đặc biệt, sau nhiều năm nỗ lực hoạt động đến ngày 11/01/2007 Bộ công nghiệp đã có quyết định chính thức số 04/2007/QĐ-BCN về việc thay đổi cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Dệt may Hà Nội thành Tổng công ty cổ phần Dệt may Hà Nội. Quyết định này đã góp phần mang lại cho Tổng công ty một lượng vốn điều lệ rất lớn, lên tới 205 tỷ đồng. Số vốn này đủ để Công ty duy trì và phát huy tốt khả năng kinh doanh, hoàn thành các chỉ tiêu được giao, đồng thời thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước, góp phần nâng cao đời sống của công nhân viên trong toàn công ty. Không chỉ có vậy, Tổng công ty còn thực hiện bổ sung vốn kinh doanh của mình thông qua các quỹ tích luỹ bảo toàn vốn, quỹ hàng hoá, quỹ khuyến khích phát triển sản xuất, huy động vốn nhà rỗi từ công nhân viên, vay ngân hàng và vay nợ nước ngoài. ♦ Hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật của Tổng công ty Năm 2005, vừa tổ chức lại sản xuất, Tổng công ty vừa đầu tư về chiều sâu thêm 165 tỷ đồng cho các dự án mở rộng nhà máy sợi Hà Nội và đổi mới dây chuyền sản xuất ống giấy. Công ty còn tiến hành mở thêm một xí nghiệp chuyên may hàng dệt kim thời trang với hơn 100 lao động. Ngoài ra, việc hoàn thiện hệ thống mạng máy tính trong toàn Công ty nhằm nâng cao chất lượng xử lý thông tin nhanh, chính xác, hiệu quả trong công tác điều hành sản xuất kinh doanh cũng đã được tiến hành. Cùng với đó là việc thực hiện đổi mới hệ thống công nghệ xử lý nước thải có công suất 1.000m3/ngày để giảm thiểu ô nhiễm môi trường... Tổng công ty cũng đã đầu tư một số tiền đáng kể cho các chương trình tiến bộ kỹ thuật để giảm mức tiêu thụ điện năng, từ đó giảm chi phí sản xuất và góp phần hạ giá thành sản phẩm, giúp tăng cường khả năng cạnh tranh của Tổng công ty trên thị trường. Trong đó đáng kể nhất là chuyển đổi các nồi hơi chạy dầu phải nhập khẩu sang đốt than sẵn có trong nước theo công nghệ cao, không gây ô nhiễm môi trường, lại tiết kiệm được trên 10 tỷ đồng tiền điện; lắp đặt thiết bị mới để nâng cao hiệu suất sử dụng động cơ điện và máy biến áp phân phối điện, giảm được mức tiêu hao điện năng, đồng thời làm lại trần nhà mới cho xí nghiệp sợi, giảm được điện năng điều hoà hệ thống điều hoà không khí và thông gió, tiết kiệm mỗi năm 4-5 tỷ đồng tiền điện. Nhờ liên tục đầu tư mới đồng bộ hoàn chỉnh hệ thống thiết bị, công nghệ tiên tiến, hiện đại, từ chỗ chỉ sản xuất sợi là chủ yếu, đến nay HANOSIMEX đã gắn được kéo sợi với dệt nhuộm hoàn tất các loại vải dệt kim, Denim và may quần áo thành phẩm cho xuất khẩu và nhu cầu trong nước, tạo nên sự tăng trưởng ổn định và bền vững. Công ty đã nghiên cứu dệt thành công và đưa vào sản xuất với số lượng lớn vải dệt kim chất lượng cao có các tính năng kỹ thuật như thấm mồ hôi nhanh, chống nhiễm khuẩn và tia cực tím; vải cào bông dùng may hàng mùa đông đạt yêu cầu của các khách hàng khó tính nhưng có sức mua lớn. Tổng công ty đã xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn kiểm tra vải, chỉ tiêu cơ lý các mặt hàng mới và công nghệ mới kịp thời phục vụ sản xuất sợi Slub, vải Denim đàn hồi; thiết kế các phương án công nghệ phù hợp đối với khăn bông và vải Denim; rút ngắn quy trình nhuộm khăn bông xuống còn một ca; hoàn thiện các định mức kinh tế-kỹ thuật tiên tiến với điều kiện hiện có, đặc biệt là các thiết bị mới đầu tư có công nghệ hiện đại. Và hiện tại HANOSIMEX đang khẩn trương triển khai một số cơ sở dệt may lớn với công nghệ vào loại hiện đại nhất hiện nay của thế giới để tăng khả năng cạnh tranh sau khi đất nước hội nhập một cách đầy đủ thị trường quốc tế. Trong đó, đáng kể nhất là dự án đầu tư nhà máy sản xuất xơ bông nhân tạo (poliexte) có công suất lớn với tổng chi phí dự toán khoảng 50-60 triệu USD, và dự án đầu tư nhà máy sợi mới có công suất 16.000 tấn/năm với tổng số vốn đầu tư hơn 50 triệu USD. Các dự án này dự định chính thức đi vào hoạt động cuối năm 2010 và sau năm 2010. Với việc không ngừng quan tâm và đầu tư cho hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật. Đến nay HANOSIMEX cùng với các trang thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến nhất từ Đức, Ý, Nhật, Bỉ, Mỹ…đã chứng tỏ phần nào về thế mạnh của công ty trong quá trình cạnh tranh đặc biệt là cạnh tranh về chất lượng và giá cả của sản phẩm. ♦ Nguồn nhân lực của Tổng công ty Là một doanh nghiệp lớn với trên 6000 công nhân viên và kĩ sư lành nghề, nên việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ, cũng như chăm lo đến đời sống hằng ngày cho đội ngũ cán bộ, công nhân - nhân tố hàng đầu quyết định mọi thành công của doanh nghiệp, đặc biệt với một doanh nghiệp quy mô lớn có nhiều thiết bị tiên tiến, hiện đại, tự động hoá cao vào loại bậc nhất của VINATEX như HANOSIMEX laị càng được ban lãnh đạo công ty quan tâm hơn. Hiện tại, trong gần 6000 lao động Công ty có 310 cán bộ có trình độ đại học và trên đại học; cao đẳng và trung cấp là 219 người và hơn 5.000 lao động có tay nghề. Chính nhờ xây dựng được một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn sâu, bản lĩnh vững, HANOSIMEX đã giúp đỡ được nhiều doanh nghiệp khó khăn tưởng chừng không vượt qua giai đoạn suy thoái. Tổng công ty đã tiếp nhận, đổi mới quản lý thành công Nhà máy Sợi Vinh, Nhà máy Dệt Hà Đông, đỡ đầu Công ty Dệt kim Hoàng Thị Loan, Dệt Nghệ An, May Nghệ An, giúp Công ty Sợi Trà Lý đào tạo công nhân và đầu tư dây chuyền kéo sợi Trung Quốc. Bảng 1.1.Cơ cấu lao động của Tổng công ty cổ phần Dệt may Hà Nội. STT Phân loại theo trình độ Số lao động Tỷ lệ % 1 Trình độ đại học và trên đại học 310 5,45% 2 Trình độ cao đẳng và trung cấp 219 3,84% 3 Công nhân kỹ thuật 5.162 90,71% Tổng cộng 5.691 100% Bên cạnh việc đào tạo, sử dụng và khai thác có hiệu quả đội ngũ cán bộ, công nhân, Công ty còn có chính sách linh hoạt nhằm cải thiện đời sống cho người lao động. Thu nhập bình quân tăng 2,4 lần trong vòng 10 năm nay đạt mức bình quân là 1,5-1,9 triệu đồng/ tháng. Công ty cũng đã hoàn thành việc chuyển lương từ Nghị định 26 CP sang chế độ lương mới cho cán bộ, công nhân theo đúng quy định và vận dụng nhiều hình thức thưởng ngoài lương, khuyến khích mọi người gắn bó với công ty. Bảng 1.2. Thu nhập bình quân đầu người hàng tháng (Đơn vị tính: 1000vnđ / người / tháng) Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Khu vực Hà Nội 1.700.000 1.850.000 2.450.000 Khu vực Hà Đông 1.520.000 1.600.000 2.300.000 Khu vực Đông Mỹ 1.500.000 1.550.000 1.900.000 Khu vực Hải Phòng - 1.150.000 1.800.000 Nhờ khai thác và phát huy tốt mọi tiềm năng sáng tạo của đội ngũ cán bộ công nhân viên và phát động các phong trào thi đua lao động giỏi, người tốt, việc tốt, hàng năm Công ty có từ 1.800 - 2.000 lao động giỏi, 30 - 40 chiến sỹ thi đua cấp cơ sở và 250 - 350 lao động giỏi cấp công ty. Chăm sóc sức khoẻ, tổ chức khám và chữa bệnh cho người lao động được duy trì đều đặn. Ngoài ra, Công ty còn cải thiện điều kiện và môi trường làm việc với các trang thiết bị văn minh, hiện đại. Công tác an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phòng chống cháy nổ luôn được duy trì tốt và có nề nếp. ♦ Năng lực tổ chức và quản lý của Tổng công ty Là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn, với tiền thân là nhà máy Sợi Hà Nội, sau hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành, HANOSIMEX đã vươn lên thành một công ty đa ngành, đa nghề, với 8 đơn vị thành viên. Hơn nữa, công ty còn luôn giữ vững được vị trí là đơn vị dẫn đầu của Tổng công ty Dệt may Việt Nam về thành tích xuất khẩu. Để đạt được thành công này bộ máy quản lí điều hành của Công ty đã phải đối mặt rất nhiều khó khăn. Nhưng với mô hình quản lý " Công ty mẹ - công ty con" đã giúp ban lãnh đạo giải quyết phần nào những khó khăn đó và trên hết lại tạo ra động lực để mỗi đơn vị thành viên phát huy mạnh mẽ hơn nữa quyền chủ động, năng lực sáng tạo của mình, nhằm xây dựng Tổng công ty ngày càng vững mạnh, năng lực sản xuất kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả cao. Nhận thức được tầm quan trọng của đội ngũ quản lý nên Công ty thường xuyên tiến hành công tác đào tạo mới, đào tạo lại để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn và năng lực quản lý điều hành sản xuất kinh doanh cho đội ngũ cán bộ chủ chốt. Nhằm đảm bảo có đủ đội ngũ cán bộ phù hợp với mô hình quản lý mới, Công ty đã chi một số tiền đáng kể tổ chức tổ chức 54 lớp chuyên đề cho 528 lượt cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và công nhân giỏi đi nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm trong quản lý kinh tế-kỹ thuật, điều hành sản xuất kinh doanh của các đơn vị đầu ngành ở trong nước và một số nước ngoài. Nhờ đó, hiện nay HANOSIMEX đã có đội ngũ cán bộ quản lý giàu kinh nghiệm và có trách nhiệm cao, đủ khả năng tiếp nhận, quản lý, kiểm tra, giám sát việc vận hành hệ thống các thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến. Từ đó mang lại hiệu quả cao trong tiến trình đầu tư phát triển đồng bộ cùng một lúc ở cả các khu vực Hà Nội, Hà Đông, Hải Phòng, Hưng Yên và Nghệ An của Tổng công ty. 1.3. HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA TỔNG CÔNG TY ._.1.3.1.Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Tổng công ty Dệt may Hà Nội được tổ chức theo mô hình “Công ty mẹ- Công ty con” với công ty mẹ là HANOSIMEX cùng các công ty con là: Nhà máy sợi, Các nhà máy may dệt kim, Nhà máy may dệt thoi, Trung tâm dệt kim Phố Nối, Nhà máy dệt vải denim, Trung tâm cơ khí- tự động hoá, Công ty cổ phần dệt Hà Đông, Công ty cổ phần may Đông Mỹ, Công ty dệt may Hoàng Thị Loan, Công ty cổ phần thương mại Hải Phòng HANOSIMEX, Siêu thị Vinatex Hà Đông. Tất cả đều được tổ chức và quản lí theo đúng quy định của Nhà nước lại vừa đảm bảo phù hợp với phương thức hoạt động của Tổng công ty. ♦ Ban giám đốc Tổng giám đốc Điều hành mọi hoạt động của Tổng công ty Phó tổng giám đốc- Điều hành sợi Quản lí, điều hành công tác kĩ thuật, sản xuất, đầu tư và môi trường thuộc lĩnh vực Sợi, hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin. Phó tổng giám đốc- Điều hành dệt nhuộm Quản lí, điều hành công tác kĩ thuật, sản xuất, đầu tư và môi trường thuộc lĩnh vực Dệt nhuộm. Phó tổng giám đốc- Điều hành may kiêm đại diện lãnh đạo phụ trách hệ thống quản lí chất lượng Quản lí, điều hành công tác kĩ thuật, sản xuất, đầu tư và môi trường thuộc lĩnh vực May và Trung tâm đào tạo công nhân may. Thay mặt Tổng giám đốc điều hành việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO-9001:2000. Phó tổng giám đốc- Điều hành công tác xuất nhập khẩu Quản lí, điều hành các công việc liên quan đến lĩnh vực Xuất Nhập khẩu, công tác Hợp tác quốc tế, công tác Mẫu thời trang, hệ thống Kho tàng. Phó tổng giám đốc- Điều hành tiêu thụ nội địa Quản lí, điều hành lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm Dệt may nội địa, hoạt động kinh doanh Siêu thị Tổng hợp; Kiểm tra, đánh giá doanh nghiệp. Phó tổng giám đốc- Điều hành quản trị nguồn nhân lực và hành chính kiêm đại diện lãnh đạo phụ trách hệ thống trách nhiệm xã hội Quản lí, điều hành lĩnh vực lao động tiền lương, chế độ, chính sách, bảo vệ quân sự, đời sống, hành chính. Thay mặt Tổng giám đốc điều hành việc xây dựng và áp dụng hệ thống trách nhiệm xã hội SA8000, WRAP. ♦ Các phòng ban Phòng đầu tư và công nghệ thông tin Giúp Tổng giám đốc thống nhất quản lí hoạt động, vận hành cơ sơ hạ tầng kĩ thuật công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin vào phục vụ công tác quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Tổng công ty; đồng thời tìm kiếm địa điểm và mức độ đầu tư thích hợp với nguồn lực của doanh nghiệp Phòng quản trị hành chính Văn thư lưu trữ, phục vụ, khánh tiết, quản lí đội xe con, công tác bảo vệ công sự và phòng chống cháy nổ. Trung tâm thương mại Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tại thị trường nội địa. Phòng kinh doanh Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác kinh doanh tại thị trường trong nước bao gồm: Tổ chức nghiên cứu đánh giá thị trường, bạn hàng, để tìm kiếm giao dịch với đối tác kinh doanh. Tổ chức đàm phán và làm các thủ tục ký kết hợp đồng buôn bán và triển khai cho các đơn vị liên quan thực hiện Phòng xuất nhập khẩu Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác xuất nhập khẩu bao gồm: Tổ chức nghiên cứu đánh giá thị trường, bạn hàng để tìm kiếm, giao dịch với đối tác xuất khẩu và nhập khẩu. Tổ chức đàm phán và làm các thủ tục ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu và triển khai cho các đơn vị liên quan thực hiện. Phòng kế toán tài chính Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác Kế toán tài chính của công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lí, đúng mục đích, đúng chế độ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty được duy trì liên tục và đạt hiệu quả cao. Phòng quản trị nhân lực Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác quản trị nguồn nhân lực, hành chính quản trị và an ninh an toàn của công ty bao gồm: Tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo nguồn nhân lực, chế độ chính sách đối với người lao động, cổ phần hoá doanh nghiệp. Phòng đời sống Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác quan tâm chăm sóc đến đời sống của đội ngũ cán bộ, công nhân viên của doanh nghiệp như phục vụ ăn uống cho cán bộ công nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty; quản lý cây xanh, vệ sinh mặt bằng toàn công ty. Trung tâm y tế Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu và tổ chức khám sức khoẻ định kì cho người lao động, chịu sự chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ chủa Sở y tế Hà Nội và sự quản lí của ngành, của Trung tâm y tế Tổng công ty Dệt may Việt Nam. Trung tâm thí nghiệm và kiểm tra chất lượng sản phẩm Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác thí nghiệm và kiểm tra chất lượng các loại nguyên liệu bông, xơ, sợi trước khi đưa vào sản xuất; và các loại sản phẩm do Tổng công ty sản xuất theo tiêu chuẩn chất lượng của Tổng công ty đã ban hành. Tham gia xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Nghiên cứu đề ra các biện pháp, sáng kiến nhằm tiếp cận với những phương pháp quản lý chất lượng tiên tiến tác động kịp thời vào sản xuất. Ngoài ra, Tổng công ty còn mới có sự thay đổi cơ cấu bộ máy khi tách phòng Kỹ thuật may thành Phòng điều hành may và Phòng điều hành sợi dệt nhằm phân chia công việc rõ ràng, giúp tập trung và sử dụng nguồn lực hợp lý từ đó thu được kết quả hoạt động cao hơn Tổng công ty Dệt may Hà Nội tổ chức bộ máy quản lí theo mô hình trực tuyến chức năng gồm những phòng ban với những chức năng, chuyên ngành riêng biệt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo ( gồm Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc). Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Tổng công ty là mối quan hệ bình đẳng, hợp tác và cùng giúp đỡ lẫn nhau dựa trên cơ sở là những chức năng, nhiệm vụ đã được giao để cùng thực hiện tốt những nhiệm vụ chung của cả Tổng công ty. Kiểu cơ cấu tổ chức này rất linh hoạt và mang lại hiệu quả cao, phù hợp với hoạt động kinh doanh đa dạng với quy mô lớn của Tổng công ty. Nó vừa phát huy được tính chủ động của từng bộ phận vừa mang tính thống nhất trong hoạt động của toàn bộ Tổng công ty. Phó TGĐ - XNK Phó TGĐ - May Phó TGĐ - Sợi Phó TGĐ - Dệt, nhuộm Tổng giám đốc Phó TGĐ - tiêu thụ nội địa Phó TGĐ - nhân sự Phòng điều hành Sợi-Dệt Trung tâm Đầu tư &CNTT Phòng QTNS Trung tâm Thương Mại Phòng XNK Phòng KTTC Phòng điều hành May Phòng QT - HC Siêu thị Vinatex HĐ T.Tâm TKế thời trang T.Tâm TN & KTCLSP Nhà máy Dệt Denim T.Tâm Y Tế Phòng kinh doanh N/m May 1 Trung tâm Dệt kim PN Nhà máy sợi Phòng KH - VT N/m May 2 Trung tâm Cơ khí TĐH Phòng Đời Sống Chi nhánh HCM N/m May 3 Cty CP Dệt May HTL Cty CP May Đông Mỹ Hanosimex Cty CP Dệt Hà Đông Hanosimex Cty CP TM Hải Phòng Hanosimex May Thời Trang May Hải Phòng Sơ đồ1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy Tổng công ty Dệt may Hà Nội Ghi chú: : Điều hành trực tuyến : Điều hành hệ thống QLCL và Hệ thống TNXH :Tham gia quản lý, điều hành, đại diện vốn Nhà nước hoặc vốn Hanosimex, liên kết kinh doanh 1.3.2.Cơ cấu tổ chức của bộ máy Xuất nhập khẩu Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội (VINATEX – HANOSIMEX) là một công ty có quy mô hoạt động lớn ở cả trong và ngoài nước trải rộng trên nhiều lĩnh vực. Trong đó hoạt động xuất nhập khẩu đóng một vai trò rất quan trọng đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Vì thế việc tổ chức một bộ máy Xuất nhập khẩu phù hợp với bộ máy chung của Tổng công ty để quản lý các hoạt động kinh doanh Xuất nhập khẩu là một đòi hỏi thiết yếu. Trưởng phòng Xuất nhập khẩu Là người có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác Xuất nhập Khẩu, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng công ty. Nhiệm vụ của Trưởng phòng Xuất nhập khẩu là: điều hành toàn bộ hoạt động của phòng theo quy chế của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Công ty, theo luật pháp hiện hành và chức năng, nhiệm vụ được giao. Phụ trách trực tiếp những công việc sau: + Công tác hành chính: tổ chức tiền lương, khen thưởng, quản lí tài liệu, gửi đi, đến. + Công tác xuất khẩu: Xuất khẩu sản phẩm may dệt kim, xuất khẩu vải dệt thoi, hoàn thuế các đơn hàng xuất SXXK, thanh khoản các hợp đồng gia công. + Công tác nhập khẩu: Nhập khẩu nguyên liệu, bông xơ, hoá chất thuốc nhuộm, các dự án đầu tư có liên quan đến công việc của phòng, cân đối tiến độ thanh toán chung + Công tác thị trường Cụ thể như sau: Nghiên cứu đánh giá thị trường, bạn hàng đối với những mặt hàng xuất khẩu và nhập khẩu, báo cáo Tổng Giám đốc những thông tin cần thiết trong việc định hướng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu. Giao dịch, tiếp đón, đàm phán với các đoàn khách nước ngoài liên quan đến chức năng của phòng. Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, trình Tổng Giám đốc kí. Phối kết hợp với các đơn vị trong Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội để triển khai, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các công việc có liên quan. Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách ( kể cả xuất, nhập khẩu uỷ thác cho đơn vị khác), giải quyết kịp thời những thủ tục và những khiếu nại phát sinh. Quản lí, theo dõi, đôn đốc việc hoàn miễn thuế các hợp đồng nhập nguyên phụ liệu sản xuất hàng xuất khẩu, thanh lý các hợp đồng gia công. Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục và phòng ngừa liên quan. Lập báo cáo xuất nhập khẩu Lập danh sách nhà thầu phụ, xem xét quá trình thực hiện và báo cáo lên Tổng Giám đốc quyết định duy trì hay hỷ bỏ nhà thầu phụ đó. Tham gia xây dựng các văn bản thuộc hệ thống quản lí chất lượng, hệ thống trách nhiệm xã hội có liên quan. Tham gia việc đánh giá chất lượng nội bộ trong Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội . Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ, các vấn đề thuộc hệ thống quản lí chất lượng và trách nhiệm xã hội cho cán bộ trong phòng. Thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Tổng Giám đốc. Phó phòng 1 Là người có chức năng tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng, giải quyết các công việc được Tổng Giám đốc và Trưởng phòng phân công, đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao theo đúng quy định của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội và luật pháp hiện hành. Phó phòng 1 có nhiệm vụ phải giải quyết công việc liên quan đến các lĩnh vực được phân công. Trong đó phụ trách trực tiếp các công việc sau: + Công tác xuất khẩu: Xuất khẩu sản phẩm khăn, sản phẩm sợi + Công tác nhập khẩu: Nhập khẩu thiết bị, phụ tùng + Công tác thị trường + Quản lí phòng mẫu + Báo cáo tổng hợp. Cụ thể như sau: Lên kế hoạch thực hiện công việc được phân công và thực hiện kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt. Phân công, kiểm soát công việc và đào tạo nghiệp cụ cho các nhân viên thuộc lĩnh vực phụ trách. Phối hợp với các bộ phận khác trong Phòng và các đơn vị có liên quan để triển khai, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các công việc có liên quan, bảo đảm thực hiện tốt công việc được giao. Nghiên cứu đánh giá thị trường, bạn hàng đối với những mặt hàng Xuất khẩu và Nhập khẩu, Báo cáo Tổng Giám đốc, Trưởng phòng những thông tin cần thiết trong việc định hướng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu. Giao dịch, tiếp đón, đàm phán với các đoàn khách nước ngoài liên quan đến công việc được phân công. Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, trình Tổng Giám đốc kí. Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách ( kể cả xuất, nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị khác), giải quyết kịp thời những thủ tục và những khiếu nại phát sinh. Thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng Kiểm soát toàn bộ hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong phạm vi công việc được phân công. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc và Trưởng phòng. Quyền hạn của Phó phòng 1: + Được quyền kí những văn bản có liên quan đễn công việc được phân công và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản này. + Giải quyết công việc của phòng theo uỷ quyền khi Trưởng phòng đi vắng. + Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công. Phó phòng 2 Là người có chức năng tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng, giải quyết các công việc được Tổng Giám đốc và Trưởng phòng phân công đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao theo đúng quy định của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội và pháp luật hiện hành. Phó phòng 2 có nhiệm vụ giải quyết công việc có liên quan đến các lĩnh vực được phân công. Trực tiếp chịu trách nhiệm các công việc sau: + Công tác thị trường + Xuất khẩu: Sản phẩm may dệt thoi + Tiêu thụ hàng sau xuất khẩu + Hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001-2000, hệ thống trách nhiệm xã hội SA, hệ thống WRAP của phòng. + Hệ thống mạng thông tin nội bộ. Cụ thể là: Lên kế hoạch thực hiện công việc được phân công và thực hiện kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt. Phân công, kiểm soát công việc và đào tạo nghiệp vụ cho các nhân viên thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Phối hợp với các bộ phận khác trong Phòng và các đơn vị có liên quan để triển khai theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các công việc có liên quan, bảo đảm thực hiện tố công việc được giao. Nghiên cứu, đánh giá thị trường, bạn hàng đối với những mặt hàng xuất, nhập khẩu, báo cáo Tổng Giám đốc, Trưởng phòng những thông tin cần thiết trong việc định hướng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu, phân khúc thị trường. Triển khai tìm kiếm khách hàng mới, thị trường mới mở rộng thị trường. Tìm kiếm các sản phẩm mới, các loại vải mới phục vụ sản xuất tại các nhà máy của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Giao dịch, tiếp đón, đàm phán với các đoàn khách nước ngoài liên quan đến công việc được phân công. Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, trình Tổng Giám đốc kí. Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, giải quyết kịp thời những thủ tục và những khiếu nại phát sinh. Thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công cảu Tổng Giám đốc và Trưởng phòng Quyền hạn của Phó phòng 2 được quy định như sau: + Được quyền kí những văn bản có liên quan đến công việc được phân công và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản này. + Giải quyết công việc của phòng theo uỷ quyền khi Trưởng phòng đi vắng. + Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Trưưỏng phòng về nhiệm vụ được phân công. Ngoài ra, nhiệm vụ và chức năng của các nhân viên trong phòng Xuất Nhập khẩu cũng được quy định rõ ràng trong bảng mô tả công việc. Nhóm trưởng Là người có nhiệm vụ: + Có kế hoạch hàng tuần của từng thành viên trong nhóm + Bao quát, điều phối công việc trong nhóm một cách hiệu quả + Chủ động giải quyết các công việc của nhóm trong thẩm quyền. + Đề xuất lãnh đạo phòng những biện pháp nhằm giải quyết công việc của nhóm hiệu quả. + Báo cáo tuần công việc của nhóm + Quản lí ngày công trong nhóm. Cụ thể như sau: Họp nhóm định kì 1 tuần /1 lần vào thời điểm được ấn định, yêu cầu mọi thành viên sắp xếp công việc tham gia và có báo cáo đầy đủ. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của từng thành viên. Yêu cầu thành viên báo cáo khó khăn trong công việc thực hiện nhiệm vụ. Kiểm soát được công việc của mọi thành viên đảm bảo rằng các đơn hàng phụ trách được thực hiện theo đúng quy trình ( xem xét, chào hàng, kí kết, giao hợp đồng và chứng từ cho các đơn vị có liên quan, triển khai sản xuất, kiểm tra L/C, thanh toán…). Nắm được tình hình sản xuất, giao hàng, thanh toán, những vướng mắc có liên quan (mẫu, nguyên phụ liệu, ngày giao hàng, bôk tàu, thông báo giao hàng, chứng từ, tiền về…) Chấm công hàng ngày Báo cáo Trưởng phòng và nhóm khi nghỉ phép/ ốm đau. Người quản lí đơn hàng Là người có nhiệm vụ: + Liên hệ giao dịch với khách hàng để có được đơn hàng theo quy định từng tháng cụ thể của lãnh đạo phòng. + Triển khai thực hiện hợp đồng + Kiểm soát việc thực hiện đơn hàng + Kiểm soát giao hàng + Kiểm soát việc doanh thu tuần/ tháng, thanh toán, tiền về + Hoàn tất bộ hồ sơ miễn thuế chuyển bộ phận miễn thu thuế + Giao chứng từ cần thiết cho các đơn vị liên quan + Giải quyết các khiếu nại và các tồn tại liên quan đơn hàng (nếu có) + Tham dự các cuộc họp hàng tuần và báo cáo theo yêu cầu của trưởng nhóm và lãnh đạo phòng. + Các việc khác theo phân công của nhóm trưởng chính. Cụ thể là: Chủ động liên hệ khách hàng, giải quyết các thông tin trong 1 ngày làm việc; tính giá và kiểm tra với các đơi vị liên quan để đảm bảo tính giá đúng; xem xét đơn hàng, chào hàng - lập báo cáo TGĐ duyệt giá, hợp đồng… TB mẫu, TB sản xuất, giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng – Là đầu mối để xử lí thông tin giữa khách hàng và Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội để các đơn hàng trôi chảy. Lập bảng theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng ( mẫu, nguyên phụ liệu, L/C…) để xác nhận mọi điều kiện cho sản xuất đúng hạn. Bao gồm việc cân đối nguyên phụ liệu và tiến độ giao hàng với các đơn vị có liên quan đảm bảo giao hàng đúng hạn và kiểm soát việc đặt nguyên phụ liệu của các đơn vị; kiểm soát mẫu trước khi gửi đi Cân đối định mức nguyên phụ liệu, đối chiếu định mức thực tế HQ, lập hồ sơ HQ giao hàng, thông báo giao hàng -> giao cán bộ thực hiện giao hàng, thanh toán, kiểm tra đảm bảo hàng được thông quan và lên tàu đúng hạn. Yêu cầu khách hàng mở L/C đúng hạn, kiểm tra tính pháp lí, điều kiện của L/C Liên hệ cán bộ giao hàng và khách hàng đảm bảo tiền về đúng hạn theo quy định của hợp đồng và của L/C Nhận hồ sơ từ cán bộ thanh toán, nhập khẩu và chịu mọi trách nhiệm về hồ sơ miễn thu thuế và chất lượng và thời gian KHTT: Hợp đồng và KTTC: Hợp đồng và TK xuất gốc Báo cáo Trưởng phòng và nhóm trưởng khi nghỉ phép / đau ốm. Người phụ trách nhập khẩu nguyên phụ liệu Là người có nhiệm vụ: + Đặt nguyên phụ liệu theo nhu cầu, duyệt giá, soạn hợp đồng nhập khẩu + Kiểm soát việc thực hiện hợp đồng: xác nhận cho nhà cung cấp chất lượng nguyên phụ liệu yêu cầu và kiểm soát việc giao hàng của nhà cung cấp, bảo đảm nguyên phụ liệu kịp cho sản xuất. + Kiểm soát hồ sơ nhập khẩu nguyên phụ liệu kết hợp cán bộ TTNK đảm bảo hồ sơ miễn thuế đúng quy định. + Báo cáo tình hình nguyên phụ liệu cho người quản lí đơn hàng + Giải quyết các khiếu nại liên quan đến nhập khẩu nguyên phụ liệu + Tham dự các cuộc họp hàng tuần và báo cáo theo yêu cầu của trưởng nhóm và lãnh đạo phòng. + Các công việc khác theo phân công của nhóm trưởng chính. Cụ thể như sau: Nhận nhu cầu của người phụ trách đơn hàng và đặt hàng trong 2 ngày làm việc Đảm bảo thanh toán đúng hạn: kiểm soát tiến độ giao hàng, chất lượng nguyên phụ liệu, số lượng…( book đúng và đủ số lượng theo nhu cầu; yêu cầu khách hàng gửi PI, kiểm tra và kí lãnh đạo công ty; đăng kí định mức nhập; làm thủ tục thanh toán đúng thời hạn); kết hợp với người quản lí đơn hàng đảm bảo giao hàng đúng hạn kịp thời cho sản xuất; book tàu và kiểm soát việc giao hàng của nhà cung cấp (đảm bảo khách giao hàng đúng ngày theo hợp đồng, theo dõi ngày giao hàng, ngày hàng về) Nhắc nhở khách gửi hồ sơ giao hàng ( Invoice, Packinglist, Bill) để làm thủ tục nhập khẩu. Kiểm tra hồ sơ trước khi giao cho cán bộ làm thủ tục nhập ( giao hồ sơ cho cán bộ làm TK: Invoice, P/L tổng và chi tiết, Bill, Giấy báo hàng đến; Giao đủ hồ sơ cho cán bộ làm thủ tục nhập khẩu: Tờ khai gốc, định mức nhập gốc, hồ sơ giao hàng, các giấy tờ giao dịch khác. Đăng kí định mức nhập khảu, giục giấy báo hàng đến, kiểm soát chứng từ giao hàng chuyển cho cán bộ TTNK ( Giao chứng từ giao hàng, phiếu nhập khẩu cho phòng KTTC; đối chiếu hồ sơ nhập khẩu với phòng KTTC Báo cáo Trưởng phòng và nhóm trưởng khi nghỉ phép / đau ốm. Sơ đồ 1.2.Sơ đồ tổ chức phòng Xuất - Nhập khẩu Thị trường Hành chính Dự án đầu tư NK hoá chất thuốc nhuộm NK nguyên liệu bông xơ XK Vải dệt thoi XK SP may dệt kim Mạng thông tin nội bộ Hệ thống ISO,SA,WRAP Tiêu thụ hàng sau XK XK SP May dệt thoi NK Thiết bị, phụ tùng XK Sợi XK Khăn Phó phòng 2 Phó phòng 1 Trưởng phòng PHẦN II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG MARKETING QUỐC TẾ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI 2.1.MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT KHẨU TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI 2.1.1.Quy trình thực hiện hợp đồng Xuất khẩu Với thế mạnh là xuất khẩu hàng hoá và lựa chọn đây là ngành nghề kinh doanh chính, nhất là trong thời gian gần đây khi Việt Nam mở rộng quan hệ kinh tế với thế giới các hoạt động liên quan đến xuất khẩu của doanh nghiệp càng gia tăng đặc biệt là hoạt động xuất khẩu trực tiếp. Do vậy, quy trình để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu trực tiếp thường diễn ra như sau: 2.1.1.1.Nghiên cứu thị trường Ngiên cứu thị trường và tìm hiểu thị trường hiện nay được Tổng công ty khá quan tâm. Nhưng so với quy mô của Tổng công ty thì lượng đầu tư vào bộ phận chuyên nghiên cứu thị trường hiện nay chưa tương xứng. Hiện nay, Tổng công ty mới chỉ có một bộ phận nghiên cứu nhỏ gồm 3 nhân viên lại lấy từ 28 nhân viên của phòng Xuất nhập khẩu; những nhân viên này chịu trách nhiệm tìm hiểu khách hàng mới và nghiên cứu thị trường. Với số nhân viên ít ỏi như vậy nên các hoạt động tiếp thị, phát triển thị trường của Tổng công ty còn rất nhiều hạn chế. Nhóm nghiên cứu này thường thụ động chờ khách hàng đặt hàng chứ chưa chủ động tìm kiếm khách hàng mới, nhưng ban lãnh đạo của Tổng công ty lại không quan tâm lắm đến vấn đề này vì theo họ thì “chỉ cần ngồi không cũng đã làm không hết việc” do lượng khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều nhờ biết đến thương hiệu của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội. Số khách hàng này nếu muốn buôn bán với Tổng công ty thường phải chủ động liên lạc, hoặc thông qua những đối tác quen biết là những Công ty đã có mối quan hệ kinh tế với Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội. 2.1.1.2.Giao dịch Sau khi tìm hiểu và lựa chọn được các khách hàng và mặt hàng kinh doanh, Tổng công ty bắt đầu tiến hành tiếp cận các khách hàng để chuẩn bị giao dịch. Hiện nay, Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội vừa tiến hành chào hàng chủ động vừa chào hàng bị động. Chào hàng chủ động, Tổng công ty thường sử dụng khi tiến hành kinh doanh với những khách hàng quen thuộc, đã xác định được mặt hàng kinh doanh như quần áo dệt kim, mũ, khăn…với đầy đủ nội dung cơ bản của một đơn chào hàng. Trong bản chào hàng thường ghi rõ thời gian hiệu lực khoảng 20-30 ngày kể từ ngày đơn chào hàng được chuyển đi cho bên được chào hàng. Có một số trường hợp đặc biệt, nhất là đối với những sản phẩm mới hoặc sản phẩm có tính cạnh tranh thì Tổng công ty sẽ chào hàng tự do đến rất nhiều khách hàng khác nhau để thuận lợi cho Tổng công ty có sự lựa chọn khách hàng đem lại hiệu quả cao nhất. Sau đây là một mẫu đơn chào hàng của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội thường sử dụng: HANOI TEXTILE – GRAMENT JOINT STOCK CORPORATION ( VINATEX – HANOSIMEX) ADD : NO. I MAIDONG STREET, HOANGMAI DIST, HANOI, VIETNAM TEL : 04-4-8624611 FAX : 04-4-8622334 TO: BIG EYES CO., LTD ADD: 196 Nhan Hoa, My Hao, Hung Yen province, Vietnam TEL : 0321.952759 FAX : 03210952758 Attn : Mr. Toshifumi Yuki/ Ms. Van/ Ms. Khoi Date: 9-Jan-08 Thank you for your interest in our products. We would like to offer you on items as below: Commod Children long sleeved shirts Material : In terlock Ne 40/1 185g/m2 Specifica: As sample sent on Jan 07th, 2008 Quantity : 20.000 Pcs Unit price: USD 1.45/ Pc Shipment conditior FOB Latest ship date: TBA Payment terms : LC at sight Accessories and supplied conditions: Free of charge Packing : Into export carton The valid time of this offer : No later than Jan 14 th, 2008 Looking forwards to having your order soon. Yours truly, Phi Mai Hoa Manager or Ex- Im Dept Chào hàng bị động, Tổng công ty sử dụng khi nhận được bản hỏi giá của khách hàng. Trên cơ sở bản hỏi giá, Tổng công ty sẽ tiến hành xem xét yêu cầu của khách hàng và xin ý kiến lãnh đạo. Khi ban lãnh đạo ra quyết định thì phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm phác thảo bản chào giá và gửi lại qua Fax, Email cho khách hàng. Bản chào giá cung cấp cho khách hàng những thông tin chi tiết cụ thể về hàng hoá, quy cách, phẩm chất, số lượng, bao bì…tất cả những thông tin khách hàng yêu cầu. Sau đó Tổng công ty và khách hàng mới bắt đầu tiến hành thoả thuận về các điều khoản, đặc biệt quan trọng là điều khoản về chất lượng hàng hoá. Hiện nay chất lượng hàng hoá xuất khẩu chủ yếu là dựa vào hàng mẫu, hàng mẫu thường do khách hàng đưa ra, sau đó Tổng công ty tiến hành sản xuất thử theo mẫu đó. Nếu mẫu sản xuất phù hợp với mẫu của khách hàng đưa ra và được khách hàng xác nhận thì sẽ đi đến kí kết hợp đồng giữa hai bên và chất lượng hàng sau này sẽ theo mẫu để làm chuẩn. Còn nếu mẫu không đạt yêu cầu của khách hàng thì có thể huỷ không đi đến giao dịch các điều khoản khác của hợp đồng hoặc Tổng công ty có thể sửa mẫu cho đến khi đạt yêu cầu của khách hàng và đi đến giao dịch các điều khoản tiếp theo của hợp đồng. Khi thoả thuận các điều khoản của hợp đồng nếu hai bên đã thống nhất hoàn toàn với nhau có thể đi đến một hợp đồng thương mại. 2.1.1.3. Đàm phán Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội thường giao dịch với khách hàng chủ yếu qua các phương tiện điện tử như Fax, Email…do vừa không tốn nhiều thời gian, vừa tiết kiệm chi phí. Chỉ khi giao dịch qua các phương tiện này không thể đi đến thoả thuận thì mới tiến hành đàm phán trực tiếp. Do khách hàng đã có quan hệ làm ăn và chi phí đàm phán trực tiếp khá tốn kém cộng với việc số nhân viên có nghiệp vụ đàm phán không nhiều nên đàm phán rất ít xảy ra. Nếu có xảy ra thì chủ yếu là khách hàng đến công ty để tiến hành đàm phán nên đó cũng là hạn chế đối với Tổng công ty. Tuy nhiên trong vài năm gần đây, do công việc làm ăn có nhiều tiến triển nên Tổng công ty cũng có điều kiện cho nhân viên thuộc bộ phận xuất nhập khẩu ra nước ngoài học tập và đàm phán trực tiếp với khách hàng, từ đó tạo ra được một ấn tượng tốt, tạo đà phát triển quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng trong thời gian tới. 2.1.1.4.Ký kết hợp đồng Bên cạnh việc xuất khẩu trực tiếp sang thị trường nước ngoài, Tổng công ty còn làm gia công xuất khẩu, nên trong hợp đồng gia công ngoài những điều khoản cơ bản mà một bản hợp đồng thương mại cần có như: tên hàng, chất liệu, số lượng, đơn giá, trị giá, chất lượng, thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng, bảo hiểm, giải quyết khiếu nại…còn có thêm các điều khoản phụ thường ghi cụ thể trách nhiệm của người mua trong việc cung cấp nguyên phụ liệu. Ví dụ như tại hợp đồng 39/HSM-SBC/02, hợp đồng gia công giữa Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội với công ty Sumikin Bussan Corporation – Japan về mặt hàng áo Polo ngắn và dài tay, điều khoản phụ ghi rõ: Người mua có trách nhiệm cung cấp tất cả các nguyên phụ liệu miễn phí bao gồm mác cỡ, mác giặt, băng dính, mắc dán giấy, mác chính và túi nylon ( 3% hao phí) theo CIF Hải Phòng hoặc CIF Hà Nội. Phụ liệu phải được giao vàongày trước khi giao hàng. Nếu phụ liệu bị gửi muộn ngày giao hàng cũng kéo dài theo. Trong mỗi hợp đồng đều có chữ kí xác nhận của cả hai bên và mỗi bên giữ một bản. 2.1.1.5.Xin giấy phép xuất khẩu Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội phải tiến hành xin giấy phép xuất khẩu cho từng lô hàng tại phòng cấp giấy phép Hà Nội ( Bộ Thương mại). Khi xin giấy phép Tổng công ty phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch, bản sao L/C…Trong thời gian gần đây để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp xuất khẩu, nhất là các doanh nghiệp trong khối dệt may Chính phủ đã có những bước cải tiến về chính sách cũng như các thủ tục để việc xin giấy phép được thực hiện đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều so với trước kia. 2.1.1.6.Chuẩn bị và kiểm tra hàng hoá xuất khẩu Theo những cam kết trong hợp đồng, Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Điều này có nghĩa là Tổng công ty phải lập kế hoạch sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất để đảm bảo được số lượng, chất lượng, chủng loại hàng xuất khẩu và thời hạn giao hàng. Cùng với đó việc kiểm tra hàng hoá xuất khẩu tại cơ sở được Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội tiến hành rất nghiêm túc. Trong Tổng công ty, ngoài những bộ phận thường xuyên giám sát trực tiếp quá trình xuất khẩu của các nhà máy còn có Phòng thí nghiệm và kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành việc kiểm tra này. Ngoài ra, tuỳ từng trường hợp mà hợp đồng có quy định thêm việc kiểm tra ở cửa khẩu của nước nào. Trong một số hợp đồng đã thực hiện Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội đã yêu cầu việc kiểm tra này diễn ra tại cửa khẩu của Việt Nam do tổ chức Vinacontrol thực hiện và có quyết định đối với cả hai bên. Tuy nhiên, đa số khách hàng làm ăn với Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội là khách quen nên việc kiểm tra thường diễn ra ngay tại cơ sở sản xuất và đóng gói dưới sự giám sát của nhân viên được công ty khách hàng cử đến. 2.1.1.7.Thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm hàng hoá Hiện nay, Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội xuất khẩu hàng hoá theo rất nhiều điều kiện như: FOB hoặc CIF... Với điều kiện FOB thì việc thuê phương tiện vận tải thuộc trách nhiệm của người nhập khẩu nên Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội không phải thực hiện nghĩa vụ này. Do đó, việc mua bảo hiểm hàng hoá cũng không thuộc trách nhiệm của Tổng công ty . Với điều kiện CIF, Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội phải tiến hành thuê phương tiện vận tải trực tiếp với các hãng tàu, không qua trung gian. Hiện nay, Tổng công ty chủ yếu thuê tàu của hãng APM ở Hà Nội hoặc chi nhánh của Châu Lục tại Hà Nội hoặc qua hãng tàu hàng hải Việt Nam ở Hải Phòng… Sau đó Tổng công ty sẽ căn cứ vào khối lượng sản phẩm cần xuất khẩu để quyết định loại tàu định thuê, nếu khối lượng nhỏ thuê tàu chợ, khối lượng lớn sẽ thuê tàu chuyến. Còn đối với việc mua bảo hiểm hàng hoá, Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội thường mua tại Công ty bảo hiểm Bảo Việt, hoặc của Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO)…theo điều kiện C cho giá trị bảo hiểm là 110% giá CIF. Trong vài năm gần đây, ngành vận tải và ngành bảo hiểm của Việt Nam nhìn chung phát triển tương đối mạnh nên cũng tạo điều kiện cho các công ty xuất nhập khẩu Việt Nam nói chung và Tổng công ty cổ phần Dệt May ._.