Khóa luận Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hitec Huế

óa: 2015 – 2019 Giáo viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Quốc Tú Huế, tháng 12 năm 2018 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế iii MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN ................................................................................................................1 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................................2 DANH MỤC BẢNG BIỂU.............................................................................................3 DANH MỤC SƠ ĐỒ.......................................................................................................4 PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ ...............................................................................................5 I.1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................................5 I.2. Mục tiêu nghiên cứu ...............................................................................................6 I.3. Đối tượng nghiên cứu .............................................................................................6 I.4. Phạm vi nghiên cứu.................................................................................................6 I.5. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................................6 I.6. Kết cấu đề tài ...........................................................................................................7 PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU.............................................8 CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP .........................................................................................................8 1.1 Các khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ............................8 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát..........................................................................................8 1.1.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ................................................................8 1.1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ....................................................9 1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ..............................................9 1.2.1 Môi trường kiểm soát ...........................................................................................10 1.2.2 Đánh giá rủi ro .....................................................................................................12 1.2.3 Hoạt động kiểm soát .............................................................................................13 1.2.5 Giám sát................................................................................................................19 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế iv 1.3. Các loại kiểm soát .................................................................................................19 1.3.1 Phân loại theo mục tiêu ........................................................................................19 1.3.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát.........................................................................20 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ..............................................................................................22 CHƯƠNG 2 -THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSNB TẠI CÔNG TY TNHH HITEC HUẾ.................................................................................................................23 2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Hitec Huế ................................................23 2.1.1 Thông tin về công ty.............................................................................................23 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty ....................................................................24 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Công ty......................................................25 2.1.5 Tình hình nguồn lực của Công ty trong 2 năm 2016-2017. .................................28 2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty ...................................................................32 2.2.Thực trạng công tác KSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế................................36 2.2.1. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ.......................................36 2.2.2. Các loại kiểm soát ...............................................................................................39 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ..............................................................................................52 CHƯƠNG 3 – MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁCKIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH HITEC HUẾ ........................53 3.1. Giải pháp hoàn thiện các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ.53 3.1.1 Môi trường kiểm soát ...........................................................................................53 3.1.2 Đánh giá rủi ro .....................................................................................................54 3.1.3 Các hoạt động kiểm soát ......................................................................................55 3.1.4 Thông tin và truyền thông.....................................................................................55 3.2. Giải pháp hoàn thiện các loại kiểm soát.............................................................56 Trư ờng Đa ̣i o ̣c K inh tế H uế v3.2.1 Kiểm soát phòng ngừa ..........................................................................................56 3.2.2 Kiểm soát phát hiện ..............................................................................................69 3.2.3 Kiểm soát bù đắp ..................................................................................................72 PHẦN III – KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ................................................................73 III.1. Kết luận...............................................................................................................73 III.2. Kiến nghị.............................................................................................................74 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................75 PHỤ LỤC .....................................................................................................................76 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 1 LỜI CÁM ƠN Qua hơn 3 năm học tập tại trường và sau hơn 3 tháng thực tập tại công ty TNHH Hitec Huế đến nay em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.Để có được kết quả này, ngoài nỗ lực của bản thân, em đã nhận được rất nhiều sự động viên, giúp đỡ quý giá và đáng trân trọng. Đầu tiên, em xin gửi bày tỏ lòng biết ơn cùng sự tri ân sâu sắc đến các thầy cô trường Đại học Kinh tế Huế - những người đã luôn tâm huyết với nghề để truyền đạt cho em vốn kiến thức và kinh nghiệm vô cùng quý báu trong suốt thời gian em học tập ở đây. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThS. Nguyễn Quốc Tú. Thầy là người giúp đỡ, hướng dẫn và giúp em tìm ra hướng đi cho bài luận tốt nghiệp của mình. Em cũng xin cảm ơn Ban Giám đốc, các anh chị trong phòng Kế toán và các phòng ban khác của công ty Hitec Huế đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo mọi điều kiện cho em trong thời gian thực tập tại đơn vị, tạo mọi điều kiện cho quá trình thu thập thông tin nghiên cứu cũng như chia sẻ về những kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm tích lũy được để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình một cách trọn vẹn nhất. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, những người đã luôn ở bên cạnh, động viên, chia sẻ và giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện khóa luận tốt nghiệp này. Do lượng kiến thức và kinh nghiệm tích lũy cũng chưa được nhiều cộng với thời gian và mức độ nghiên cứu chưa sâu nên khóa luận của em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong sẽ nhận được sự chỉ dẫn, góp ý từ phíaquý thầy cô và từ phía quý công ty để nâng cao giá trị của đề tài. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Bảo Ngọc Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 2 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BCTC Báo cáo tài chính BGĐ Ban giám đốc BHXH Bảo hiểm xã hội BKS Ban kiểm soát CCDC Công cụ dụng cụ COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission DN Doanh nghiệp GTGT Giá trị gia tăng HTK Hàng tồn kho HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB Kiểm soát nội bộ NCC Nhà cung cấp NVL Nguyên vật liệu TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định VN Việt Nam Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 3 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 – Tình hình lao động của Công ty trong 2 năm 2016-2017.................28 Bảng 2.2 – Tình hình tài sản và nguồn vốn Công ty qua 2 năm 2016-2017.......29 Bảng 2.3 – Tình hình kết quả kinh doanh Công ty qua 2 năm 2016-2017 .........31 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 4 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Hitec ........................26 Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ tổ chức phòng kế toán của Công ty.........................................33 Sơ đồ 2.3 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy ..........................34 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 5 PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ I.1. Lý do chọn đề tài Trên thế giới, KSNB đã có mặt từ rất lâu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tại các nước phương Tây, sau các cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, các nhà quản lý kinh tế trên thế giới đã đánh giá lại các mô hình và thấy được vai trò của KSNB là hết sức quan trọng trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của các DN.. Các công ty đã chủ động hơn trong việc xác định rủi ro, nhất là những rủi ro trọng yếu có thể tác động xấu đến hệ thống kinh doanh của họ. Trong xu thế hội nhập kinh tế ngày nay, cạnh tranh và rủi ro ngày càng gia tăng ảnh hưởng lớn đến khả năng đạt được các mục tiêu của các DN. Các doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn đã bắt đầu chú trọng xây dựng hệ thống KSNB cho đơn vị của mình. Việc xây dựng và áp dụng KSNB có hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng bởi lẽ một hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đạt được các mục tiêu hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh của đơn vị. Tuy nhiên, trên thực tế, tồn tại rất nhiều những doanh nghiệp nhỏ không chú trọng vấn đề xây dựng hệ thống KSNB cho đơn vị mình. Phương pháp quản lý của nhiều công ty còn quá lỏng lẻo và đa phần đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận. Nhiều công ty không xây dựng hoặc có xây dựng nhưng không áp dụng các biện pháp KSNB trong doanh nghiệp của mình. Điều này khiến cho các công ty nhỏ vốn đã hạn chế về mặt cạnh tranh lại phải đối mặt với nhiều hơn những rủi ro đe dọa đến hoạt động và phát triển của bản thân DN. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Hitec Huế, qua quá trình tìm hiểu tôi nhận thức được rõ hơn tầm quan trọng và tính cấp thiết của hệ thống KSNB đối với hoạt động kinh doanh của DN, do đótôi đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hitec Huế” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 6 I.2. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài gồm có 3 mục tiêu chính: - Thứ nhất: Khái quát những cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộtrong DN. - Thứ hai: Tìm hiểu và phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hitec Huế. - Thứ ba: Đề xuất những giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hitec Huế I.3. Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu những vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hitec Huế. I.4. Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: đề tài nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hitec Huế. - Về không gian: đề tài tập trung nghiên cứu tại trụ sở của công ty, thông qua các chứng từ và số liệu có liên quan cùng những quy định, quy chế tại công ty TNHH Hitec Huế. - Về thời gian: đề tài nghiên cứu dựa trên các số liệu và chứng từ được thu thập được phản ánh tình hình hoạt động của công ty trong giai đoạn 2 năm gần nhất 2016- 2017. I.5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin, số liệu: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để tổng hợp lý luận và lý thuyết cơ bản từ nhiều nguồn khác nhau để tìm hiểu thực trạng công ty từ đó có những đánh giá hiệu quả về công tác KSNB tại công ty; Trư ờng Đ ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 7 + Phương pháp quan sát: Đến đơn vị thực tập, quan sát quá trình luân chuyển chứng từ cũng như quá trình các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hệ thống KSNB của nhân viên Phòng Kế toán là chủ yếu và các bộ phận khác; + Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Đối tượng phỏng vấn là những nhân viên làm việc tại Phòng Kế toán, Phòng kỹ thuật, Phòng kinh doanh, các phòng có liên quan và Ban giám đốc để tìm hiểu khối lượng công việc và vai trò của mỗi cá nhân trong từng chức năng của đề tài nghiên cứu; + Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập các dữ liệu được Công ty cung cấp như báo cáo tài chính các năm, các sổ sách, báo cáo, chứng từ... liên quan đến đề tài nghiên cứu. - Phương pháp xử lý so liệu: + Phương pháp đối chiếu, so sánh: Để tìm ra những điểm khác biệt giữa lý thuyết và thực tế trong hoạt động KSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế; + Phương pháp phân tích, đánh giá: từ các thông tin thu thập được tiến hành phân tích đánh giá công tác KSNB tại Công ty từ đó đưa ra nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán KSNB tại đơn vị; + Thực hiện tính toán, xử lý số liệu và phần tích các số liệu trên báo cáo tài chính bằng phần mềm Microsoft Excel. I.6. Kết cấu đề tài Đề tài gồm 3 phần: - Phần I: Đặt vấn đề. - Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu. Chương 1: Cơ sở lý luận về xây dựng hệ thốngKSNB tại DN; Chương 2: Thực trạng công tácKSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế; Chương 3: Một số giải pháp và đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lượng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế. - Phần III: Kết luận và kiến nghị. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 8 PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát Từ hàng nghìn năm nay, kiểm soát đã hiện diện và ngày càng được đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh tế của các DN. Kiểm soát cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, trong tổ chức cũng như trong toàn xã hội. Nguyễn Thị Phương Hoa (2011) đã khái niệm về kiểm soát như sau: “Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả”. 1.1.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Định nghĩa: Theo COSO 2013 thì “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: + Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính + Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động + Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định.” Ở định nghĩa trên ta cần biết 4 vấn đề: - KSNB là một quá trình, bởi: Hệ thống KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp. - KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: Vì KSNB không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập, mà phải bao gồm cả yếu tố con người (Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhân viên của tổ chức). Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát, thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 9 - Đảm bảo hợp lý hay không thể yêu cầu tuyệt đối thực hiện được các mục tiêu đối với KSNB mà chỉ có thể yêu cầu cung cấp một sự đảm bảo hợp lí trong việc thực hiện mục tiêu. Nguyên nhân là do luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người khi vận hành hệ thống kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu; hoặc sự thông đồng của các cá nhân; sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí thiết lập nên hệ thống KSNB. - Các mục tiêu: Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới (mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị). Có thể chia các mục tiêu mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. + Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp. + Nhóm mục tiêu về tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ theo luật và quy định. Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính; nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý. 1.1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo VSA 400 (2001) thì “HTKSNB được hiểu là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiếm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”. 1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ năm thành phần cơ bản sau và chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau: Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 10 - Môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro. - Các hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông. - Giám sát. 1.2.1 Môi trường kiểm soát Thông thường khi công ty phát triển càng lớn thì người chủ doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểm soát các rủi ro và gian lận. Vì vậy thái độ và ý thức kiểm soát của người quản lý ảnh hưởng rất nhiều vào sự kiểm soát của đơn vị. Nếu nhà quản lý cấp cao nhận thức kiểm soát là vấn đề quan trọng, thì các nhân viên khác cũng hết sức tôn trọng các quy trình kiểm soát. Ngược lại, nếu nhà quản lý không thực sự chú tâm vào vấn đề kiểm soát trong đơn vị thì chắc chắn hệ thống kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi. Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản lý đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, cũng như tính đồng bộ trong các hoạt động kiểm soát của các phòng ban. Để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp cần tìm hiểu các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát: - Triết lý quản lý và phong cách điều hành. - Cơ cấu tổ chức. - Phương pháp ủy quyền. - Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. - Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên. - Chính sách nhân sự. - Sự trung thực và các giá trị đạo đức. 1.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 11 Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý về việc giám sát các rủi ro trong kinh doanh; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính và cả thái độ của họ đối với việc lập báo cáo tài chính và các phương pháp kế toán, sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. 1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức Là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được mục tiêu của đơn vị. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát tất cả các hoạt động của đơn vị. 1.2.1.3 Phương pháp ủy quyền Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị. Cần có văn bản ủy quyền để giúp cho công việc tiến hành dễ dàng và tránh sự lạm quyền. 1.2.1.4 Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm soát giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính. Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý. 1.2.1.5 Trình độ và phẩm chất của cán bộ nhân viên Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu nếu nhân viên ở mọi cấp đảm bảo về kiến thức và kỹ năng cần thiết. Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao. Một khía cạnh cũng không Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 12 kém phần quan trọng là phẩm chất của người nhân viên. Khi thiếu yếu tố này, các thủ tục dù chặt chẽ đến đâu cũng không thực hiện được trong thực tế. 1.2.1.6 Các chính sách về nguồn nhân lực Là các chính sách về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên. Chính sách nhân sự ảnh hưởng quyết định đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát. 1.2.1.7 Sự trung thực và các giá trị đạo đức Để tạo được ý thức này trong đơn vị, các nhà quản lý cao cấp cần xây dựng, ban hành và phổ biến rộng rãi các hướng dẫn về chuẩn mực đạo đức để có thể hướng dẫn hoặc ngăn chặn nhân viên không tham gia vào các hoạt động được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn đạt hiệu quả, nhà quản lý cấp cao phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các giá trị đạo đức. Ngoài ra cũng cần loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viên đến sai phạm. Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một môi trường kiểm soát yếu kém không thể nào tạo được các thủ tục kiểm soát hữu hiệu. Ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiếu sót của thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát chính là điều kiện cần cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. 1.2.2 Đánh giá rủi ro Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro. Vì vậy các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho các mục tiêu của doanh nghiệp không thực hiện được. Việc đánh giá và nhận dạng các rủi ro tạo cơ sở để xác định các giải pháp xử lý rủi ro. Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp. Kinh doanh là chấp nhận rủi ro. Rủi ro càng cao thì lợi nhuận càng lớn. Trong thực tế không thể nào loại bỏ hết tất cả các rủi ro. Vấn đề là nhà quản lý quyết định mức rủi ro nào chấp nhận được và quản lý chúng như thế nào. Để làm được điều này người quản lý cần phải: Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 13 - Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, phải thiết lập mục tiêu riêng của từng hoạt động để đạt được mục tiêu chung của đơn vị. Việc xác định mục tiêu rất quan trọng trong việc đánh giá rủi ro vì một sự kiện chỉ là rủi ro khi nó gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức. Có những sự kiện là rủi ro đối với tổ chức này nhưng lại là cơ hội đối với tổ chức khác. - Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục tiêu không thể thực hiện: + Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (chính trị, thay đổi môi trường pháp lý, thị trường tiền tệ, sự cạnh tranh, sự tiến bộ kỹ thuật, các chính sách nhà nước) và từ trong nội bộ của doanh nghiệp (những thay đổi trong quy chế, chính sách mở rộng thị trường, chính sách đổi mới kỹ thuật, sự sắp xếp lại tổ chức của đơn vị, thiếu nhân sự chủ chốt, áp dụng nguyên tắc kế toán mới). + Quá trình đánh giá rủi ro cần thực hiện qua các giai đoạn: xác định đối tượng, tiếp đến xác định các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối tượng, và cuối cùng nhận diện rủi ro. + Các phương pháp đánh giá rủi ro: Đánh giá hoạt động đã qua thông qua các bằng chứng có giá trị (chứng từ, thông tin). Đánh giá tác động tiềm tàng gây ra bởi các tác nhân đang tồn tại và sẽ phát triển trong tương lai. + Từ kết quả đánh giá rủi ro, các biện pháp quản lý rủi ro mà doanh nghiệp có thể áp dụng: Tránh rủi ro bằng cách không tiến hành một số hoạt động. Chuyển giao các rủi ro như mua bảo hiểm, góp vốn liên doanh Giảm rủi ro bằng cách thiết lập hoặc tăng cường các hoạt động kiểm soát nội bộ nhằm giảm khả năng xuất hiện hoặc sự tác động của rủi ro xuống còn mức có thể thực hiện được. 1.2.3 Hoạt động kiểm soát rươ ̀ng Đ ại h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 14 Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu của đơn vị có liên quan đến hệ thống kế toán: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ. - Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động. - Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin. - Kiểm tra độc lập. - Phân tích rà soát. 1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ Được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Yêu cầu của nguyên tắc này là không để cho một bộ phận hay cá nhân nào tham gia vào giải quyết toàn bộ nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến lúc kết thúc. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của tất cả các nhân viên được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau. Mục tiêu của thủ tục này là phát hiện ra các sai sót cũng như các hành vi gian lận. Đồng thời không một cá nhân nào được thực hiện nhiều hơn một trong bốn chức năng sau đây: phê duyệt, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản. Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa các chức năng: - Chức năng kế toán với chức năng hoạt động: bộ phận thực hiện các nghiệp vụ không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể thổi phồng kết quả. - Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì có thể tham ô tài sản và che giấu bằng cách sửa chữa lại sổ sách. Trư ờ g Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 15 - Người xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: người phê duyệt tài sản không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản. Ngoài ra trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót. Tuy nhiên cần chú ý rằng việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng. 1.2.3.2 Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm. Khi bất kỳ ai trong công ty cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hổn độn sẽ xảy ra ngay. Có hai mức độ ủy quyền: - Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách. Các ví dụ về ủy quyền chung như hạn mức bán chịu, bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn kho tối thiểu - Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ riêng biệt. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp. Ví dụ khoản bán chịu trên hạn mức tín dụng, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản Ủy quyền cụ thể thường áp dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh. 1.2.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin Hoạt động này được thực hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin của đơn vị. Bởi vì thông tin thực chất cũng là một dạng tài sản. Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai mục đích. Chỉ những người ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị. Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng nhà kho an toàn, tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và tổ chức kiểm kê định kỳ nhằm hạn chế việc tiếp cận đối với chúng. Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ. Để thông tin kế toán đáng tin cậy và không bị tiết lộ cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn các nghiệp vụ và Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 16 phân quyền các mức độ truy cập thông tin của từng bộ phận và từng cá nhân. Để thực hiện kiểm soát tốt quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo: - Các chứng từ phải được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết. - Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt. - Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dể hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau. - Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời. Nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải quy định thời gian xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo. - Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguy... bài toán nan giải. Ngoài ra do cơ cấu trong doanh nghiệp nhỏ, nên việc phân chia trách nhiệm và hoạt động kiểm soát chưa được chú trọng. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm bị vi phạm nghiêm trọng. Hệ lụy sai sót, gian lận, biển thủ xảy ra là điều tất yếu. 2.2.1.3 Các hoạt động kiểm soát Như trên đã nêu, các rủi ro bên ngoài doanh nghiệp như khả năng cạnh tranh thấp, nguồn vốn tài trợ eo hẹp, hạn chế về thông tin và tiến bộ khoa học công nghệ luôn là yếu tố làm cho doanh nghiệp không đạt được các mục tiêu mong muốn. Về công tác kiểm tra kiểm soát, doanh nghiệp được khảo sát chưa có quy trình hướng dẫn cụ thể các hoạt động tại công ty, hoặc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ hay ban kiểm soát có tính độc lập và khách quan trong hoạt động. Nên việc kiểm soát lẫn nhau hay kiểm tra độc lập là không có. 2.2.1.4 Thông tin và truyền thông Hiện nay, công ty đang sử dụng máy tính cho công tác kế toán và quản lý. Việc quản lý thông tin trong đơn vị thể hiện qua các nội dung sau: - Chứng từ kế toán: về mặt chất lượng vẫn còn tồn tại nhiều chứng từ không đủ điều kiện theo quy định vẫn được duyệt chi: mua các vật liệu sửa chữa văn phòng như Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 38 sơn, đinh ốc vít và một số vật tư mua lẻ tại các cửa hàng nhỏ đa số chỉ là bảng kê thông thường mà không có hóa đơn đỏ. Về mặt lưu giữ chứng từ, công ty lưu giữ chưa có hệ thống và sắp xếp chưa thực sự có khoa học, không đảm bảo cho việc tìm kiếm về sau. - Sổ sách kế toán: công tymở sổ, ghi chép đúng với chế độ kế toán do nhà nước ban hành. Do đã ứng dụng tin học trong công tác kế toán nên số liệu thường chính xác. Các thông tin nội bộ được chuyển đúng đối tượng và ban lãnh đạo có kiểm soát các thông tin trao đổi với bên ngoài. - Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị: báo cáo tài chính được thực hiện theo đúng biểu mẫu và thời hạn do phải nộp cho các cơ quan chức năng. Riêng báo cáo quản trị ngoài báo cáo lãi lổ từng tháng nhằm phục vụ cho việc phân tích, quản lý tài chính, công ty chưa thực hiện được,các báo cáo khác như báo cáo hiệu quả của từng bộ phận, lập bảng dự toán ngân sách cho từng thời kỳ cũng chưa được công ty thực hiện. 2.2.1.5 Giám sát Do chưa có sự kiểm tra kiểm soát một cách độc lập, cũng như công ty chưa sử dụng chức năng kiểm soát nội bộ, nên việc giám sát được thực hiện theo cách tự phát và không hệ thống. *Nhận xét những tồn tại yếu kém, nguyên nhân của tồn tại đó và kết luận về các thành phần của hệ thống kiểm soát tại công ty TNHH Hitec Huế: Từ thực tiễn của công ty ta có thể thấy rõ những mặt hạn chế của các thành phần cấu tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ ở đây: + Môi trường kiểm soát yếu kém: Là do đội ngũ nhân viên có trình độ và năng lực chưa cao, các giá trị đạo đức chưa được truyền bá rộng rãi trong công ty. Bản thân nhà quản lý chưa được qua các trường lớp nghiệp vụ về kiểm soát. Công tác đào tạo lại không được quy hoạch cụ thể căn cứ vào nhu cầu thực tế. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 39 Các nhà quản lý chưa tính đến những yếu tố rất dễ xảy ra, do vậy không quan tâm đến hậu quả to lớn mà nó gây ra về các kiểm soát trong công ty. + Hoạt động kiểm soát: Đối với các rủi ro từ môi trường bên ngoài: nhà quản lý của doanh nghiệp vẫn còn lúng túng chưa chủ động tìm kiếm các giải pháp, mà vẫn dựa vào các chính sách khuyến khích phát triển của nhà nước là chủ yếu. Đối với các rủi ro từ môi trường bên trong doanh: doanh nghiệp chưa chú trọng đến tính khách quan, trung thực của thông tin qua các hoạt động kiểm soát, từ đó không tổ chức các hoạt động kiểm soát. + Thông tin và truyền thông: Các chứng từ thanh toán không đúng quy định là do thủ tục kiểm soát ở khâu này chưa hiệu quả, do các nhân viên mua hàng chia nhỏ số tiền cho mỗi lần mua (dưới 100.000 đồng), người thực hiện dễ dãi, nể nang. Việc lưu giữ chưa khoa học là do diện tích dùng làm kho cất giữ chứng từ nhỏ hẹp, cần có nhiều kệ để kê các thùng đựng chứng từ, các thùng đựng chứng từ cần dán nhãn ghi rõ loại chứng từ, tháng năm và giao trách nhiệm cụ thể cho nhân viên làm việc này. Về báo cáo quản trị: do công ty chưa tổ chức hệ thống ghi chép kịp thời, cũng như sự hạn chế trình độ của nhân viên nên chưa thực hiện được hệ thống báo cáo này. -Kết luận: Qua kết quả quan sát và phỏng vấn thực tế các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát tại công ty TNHH Hitec Huế, ta có được cái nhìn khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp này. Phần tiếp theo sẽ đi sâu phân tích các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập tại đơn vị này theo từng chu trình hoạt động. Từ đó sẽ đưa ra các nhận xét, đánh giá tính hiệu quả hay các yếu kém của nó để có những giải pháp cụ thể cho từng thủ tục kiểm soát. 2.2.2. Các loại kiểm soát Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 40 2.2.2.1. Kiểm soát phòng ngừa Công ty chưa thiết lập quy trình cụ thể cho từng chu trình hoạt động. Các hoạt động được thực hiện mang tính chất tự phát và theo sự điều hành của trưởng phòng và Giám đốc. Do không có quy trình các bước thực hiện được ban hành và áp dụng chặt chẽ nên các thủ tục kiểm soát phòng ngừa chưa phát huy tác dụng. Quản lý mua hàng Khi có yêu cầu về hàng hóa dịch vụ, để thuận tiện và nhanh chóng nhân viên thu mua thường gọi điện thoại để đặt hàng. Việc đặt hàng qua điện thoại rất dễ xảy ra tình trạng Nhà cung cấp không giao đủ số lượng, giao nhầm chủng loại, chất lượng và thời hạn giao hàng thường bị trễ. Sau đó bộ phận mua hàng mới tiến hành làm đơn đặt hàng. Việc mua hàng khi không có sự xét duyệt trước của Ban giám đốc, trong thời điểm hàng hóa và giá cả không ổn định dễ xảy ra tình trạng người quản lý và nhân viên mua hàng lạm dụng quyền hạn để thủ lợi (trong việc duyệt giá mua, số lượng mua hàng... ). Ban giám đốc phê duyệt đơn đặt hàng sau khi hàng hóa được mua, rất dễ xảy ra tình trạng giá thanh toán cao hơn giá thực phải trả. Ví dụ như Nhà cung cấp thông báo tăng giá đồng loạt các mặt hàng, nhân viên phòng thu mua đặt hàng trước ngày này, giá cả vẫn áp dụng mức giá cũ. Đến khi làm đơn đặt hàng sau ngày tăng giá, giá trên đơn đặt hàng được áp dụng mức giá mới. Nếu có sự thông đồng giữa Nhà cung cấp và nhân viên thu mua, thất thoát xảy ra là điều khó tránh khỏi. Ngoài ra do không có thủ tục đánh giá lựa chọn Nhà cung cấp, nên thường xảy ra tình trạng hàng hóa nhập kho không đúng chất lượng. Việc phải đổi hàng, trả hàng làm lãng phí thời gian sản xuất kinh doanh, tăng chí phí chờ đợi trong sản xuất, thậm chí phải đền hợp đồng cho khách hàng do không giao hàng đúng thời hạn. Quản lý việc bán hàng Trư ờng Đa ̣i o ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 41 Áp lực về doanh số và mục tiêu kinh doanh của năm đã làm cho đội ngũ nhân viên bán hàng của công ty luôn muốn nhận đơn đặt hàng của khách hàng càng nhiều càng tốt mà không chú ý đến năng lực đáp ứng của công ty. Ngoài ra để đạt được doanh số trong kỳ, nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng với những điều khoản và điều kiện từ khách hàng không được phê duyệt. Hoặc để đẩy doanh số bán hàng bộ phận bán hàng chấp nhận cấp nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức. Công ty chưa có quy trình nghiệp vụ bán hàng cũng như chưa đào tạo bài bản kỹ năng bán hàng cho nhân viên. Việc tiếp xúc khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tư vấn khách hàng vẫn còn mang tính tự phát của mỗi cá nhân. Nếu công tác này được chú trọng sẽ tăng giá trị cũng như doanh thu của doanh nghiệp. Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức nhân sự Quy chế tuyển dụng là phòng nhân sự ưu tiên con em của Ban giám đốc, công nhân viên đang làm việc cho công ty hoặc người quen biết. Nếu không có sẽ xem xét hồ sơ của ứng viên trên các mạng tuyển dụng. Nếu hồ sơ nào đáp ứng yêu cầu công việc thì trình Giám đốc phê duyệt. Quy chế này tạo ra được mặt tích cực đã tạo sự an tâm cho nhân viên trong công việc. Nhưng công ty chưa có quy định cụ thể trong nhiều trường hợp có nhiều người cùng đáp ứng yêu cầu thì ai sẽ được nhận. Việc nhận người quen vào làm việc bỏ qua các bước kiểm tra, sát hạch về năng lực, trình độ và kinh nghiệm làm việc dẫn đến việc nhận người thiếu năng lực, không được đào tạo. Ngoài ra việc tuyển dụng người quen vô tình đã tạo ra sự nể nang lẫn nhau trong công việc hay tạo thành các nhóm người thông đồng, bảo vệ những hành vi sai trái cho nhau, làm vô hiệu hóa các thủ tục kiểm soát phòng ngừa của công ty. Thêm vào đó việc quản trị nhân sự lạc hậu chủ yếu do ý muốn chủ quan của Cán bộ lãnh đạo tuyển dụng mà không hợp lý hoặc có vụ lợi cá nhân. Việc bố trí nhân sự không phù hợp với năng lực của từng nhân viên dẫn đến giảm lợi thế cạnh tranh bền Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 42 vững của doanh nghiệp, năng suất bị hạ thấp và không phát huy được năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên. Quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính Công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý cho toàn bộ hoạt động của tất cả các phòng ban, từ đầu vào cho đến đầu ra. Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán cho việc hạch toán và lập các báo cáo kế toán. Phần mềm kế toán được thiết kế và viết theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Số liệu kế toán được lưu trên máy chủ với các quy định: - Kế toán trưởng lập danh sách nhân viên cần sử dụng phần hành nào trong phần mềm để bộ phận tin học tạo danh mục người sử dụng. Người quản trị mạng, kế toán trưởng và kế toán tổng hợp được vào tất cả các phần hành của kế toán. Riêng người quản trị mạng biết tất cả các mật khẩu của những người sử dụng. - Mỗi người sử dụng phải tự tạo cho mình một mật mã để đăng nhập vào danh mục của mình theo các nguyên tắc mà bộ phận tin học đã đưa ra, khi vào sử dụng phải khai báo tên và mật mã này, nếu khai báo không đúng thì không vào được chương trình. - Mỗi một danh mục sử dụng chỉ được phép vào các phân hệ mà người này được phép sử dụng do phòng ban yêu cầu và đã được quản trị cài đặt từ trước. Để đảm bảo an toàn cho một số phân hệ quan trọng chỉ có những mật khẩu riêng của người quản lý cấp cao mới vào được. Việc quản lý chương trình nghiêm ngặt chỉ được áp dụng cho thông tin của kế toán, còn thông tin của các phòng ban khác chưa được bảo vệ chặt chẽ. Ví dụ như thông tin về doanh số bán hàng của phòng kinh doanh tiếp thị, kế hoạch sản xuất, bảng xây dựng các bậc lương và bảng lương của phòng nhân sựcác bảng biểu, báo cáo của phòng ban này chủ yếu được cập nhật và tạo trên file excel. Cách làm này có ưu điểm là gọn nhẹ về thiết bị, chương trình được xây dựng đơn giản, không tốn nhiều công sức thiết kế. Tuy nhiên giới hạn của nó là độ an toàn và tính bảo mật của thông tin thấp. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 43 Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định Hàng tồn kho và tài sản cố định chiếm một tỷ trọng lớn, số lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn, và được cất trữ, sử dụng ở nhiều nơi. Việc xác nhận tình trạng của loại tài sản này là việc khó khăn nên dễ xảy ra các gian lận và sai sót. Tại công ty Hitec Huế, hàng tồn kho được lưu trữ tại kho bãi theo quy định của công ty. Công ty có cả kế toán kho và thủ kho nhưng kế toán kho chủ yếu cập nhật và hạch toán chứng từ, từ thủ kho chuyển lên, dẫn đến tình trạng nhập xuất nhầm số lượng và nhầm mã hàng vẫn xảy ra nhưng không phát hiện kịp thời. Ngoài ra do công tác quản lý kho không được quy định chặt chẽ nên phần lớn việc sắp xếp kho tùy thuộc vào thủ kho. Dẫn đến tình trạng hàng hư để lẫn lộn trong hàng tốt, không có sơ đồ kho, không tuân thủ phương pháp nhập trước xuất trước, không treo thẻ kho, không dán tên, mã hàng để nhận dạng từng loại, từng lô hàng hóa vật tư. Công cụ dụng cụ xuất cho các bộ phận chưa được mở sổ theo dõi dẫn đến mất mát, sử dụng sai mục đích. Tài sản cố định phân bố rải rác ở nhiều nơi trong công ty nhưng không được dán nhãn tên, mã để nhận dạng. Danh sách tài sản được theo dõi ở phòng kế toán, việc ghi nhận tài sản cố định được hạch toán tuân theo chuẩn mực kế toán. Quản lý công nợ Việc quản lý công nợ bán hàng tại công ty được thực hiện theo các quy định: - Bán hàng cho các công ty: việc cấp hạn mức tín dụng chỉ dựa trên hợp đồng được ký kết giữa hai bên và sự tin tưởng nhau qua quá trình hợp tác. Các đơn vị làm ăn với công ty càng lâu dài thì mức độ tín nhiệm càng cao. Chính sách này trong thực tế đã đơn giản hóa các thủ tục nên việc buôn bán diễn ra nhanh chóng với số lượng nhiều. Tuy nhiên có nhiều công ty lợi dụng sự tín nhiệm để chiếm đoạt tiền nợ - Bán hàng cho đại lý: hạn mức tín dụng được cấp dựa vào khoản đặt cọc hay ký quỹ và số dư nợ phải thấp hơn hoặc bằng khoản đặt cọc. Đối với các đại lý lớn mà công Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 44 ty có chiến lược phát triển, hạn mức tín dụng có thể vượt nhiều lần so với khoản đặt cọc. Do đó công ty tăng cường kiểm soát bằng cách cử nhân viên bán hàng luân phiên xuống đại lý để giúp bán hàng và tổng kết lượng hàng bán ra để kịp thời thu tiền. Với cách quản lý này là khá an toàn. Tuy nhiên do công ty này chưa làm bảng phân tích tuổi nợ cho từng đối tượng nên việc nhắc và hối nợ vẫn chưa thực hiện triệt để. - Ngoài ra công nợ tạm ứng của nhân viên cũng chiếm một lượng khá lớn. Theo chính sách của công ty nhân viên muốn tạm ứng khoản mới thì phải hoàn ứng khoản trước đó. Thực tế thủ tục này đã không được chấp hành triệt để do nhiều lý do khách quan và chủ quan. Nếu tiếp tục ứng tiền thì số dư khó mà giảm xuống.Có nhiều trường hợp nhân viên đã nghỉ việc nhưng số dư tiền tạm ứng vẫn chưa tất toán hết. Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Tiền là một loại tài sản rất nhạy cảm và khả năng mất mát rất cao, ý thức được điều này, các nhà quản lý luôn quan tâm đến việc kiểm soát nó. Việc quản lý tiền tại công ty được thực hiện theo các quy định: - Quy định số tiền mặt tồn tại quỹ thường nhỏ hơn mười triệu đồng (10.000.000VNĐ). Nếu vào chiều hôm trước thu được tiền của khách hàng với số lớn hơn tồn quỹ cho phép, mà đã quá giờ giao dịch ngân hàng, thì sáng hôm sau phải nộp ngay số tiền vượt trội vào ngân hàng. - Quy định thu tiền tại đại lý: công ty thỏa thuận với các đại lý là nhân viên bán hàng sẽ đi thu tiền kèm theo giấy giới thiệu của công ty.Việc này đã tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng. - Công ty và ngân hàng quy định: khi rút tiền hoặc chuyển tiền cho khách hàng phải có chữ ký của người chủ tài khoản và chứng từ đó (Ủy nhiệm chi, Séc) phải được đóng dấu đỏ của công ty. Tuy nhiên các cuốn Séc thường được cất giữ ở phòng kế toán và việc rút tiền mặt thường do thủ quỹ hoặc nhân viên kế toán thực hiện. Nếu có thông đồng với nhau thì rất dễ giả chữ ký của Giám đốc để rút tiền từ ngân hàng. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H ế Khóa luận tốt nghiệp 45 Kiểm soát chi phí Hiện nay, vấn đề kiểm soát chi phí chủ yếu mà công ty đang tiến hành là cắt giảm chi phí: cắt giảm chi phí lương, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phítuy nhiên, cuối cùng hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi và vấp phải sự phản ứng của nhân viên. Trong công ty, Ban giám đốc thường nhầm lẫn việc kiểm soát chi phí là cắt giảm chi phí và lúng túng trong xây dựng ý thức tự nguyện tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến hệ quả là doanh nghiệp thường loay hoay tốn thời gian giải quyết chi phí phát sinh ngoài ý muốn và tốn nhiều chi phí để duy trì bộ máy hoạt động không hiệu quả. 2.2.2.2 Kiểm soát phát hiện Quản lý mua hàng Tại công ty, các thủ tục được để phát hiện những gian lận và sai sót bao gồm: - Kiểm soát khâu nhận vật tư hàng hóa và kiểm nghiệm: Khi hàng về đến kho nhân viên mua hàng thông báo cho thủ kho, để sắp xếp kho bãi; và thông báo cho nhân viên phòng kỹ thuật để kiểm nghiệm chất lượng hàng nhập kho. Nhân viên kiểm tra chất lượng chọn mẫu vật tư để kiểm tra, nếu đạt sẽ làm biên bản nghiệm thu và bàn giao cho thủ kho 1 liên và lưu 1 liên. Sau đó thủ kho kiểm đếm số lượng hàng hóa, ký nhận lên phiếu giao hàng hóa và nhận lại 1 liên từ người giao hàng để làm cơ sở đối chiếu. - Kiểm soát khâu ghi nhận khoản nợ phải trả người bán: Bộ chứng từ nhập kho được thủ kho chuyển cho kế toán kho, kế toán kho sẽ đối chiếu phiếu giao hàng với đơn đặt hàng. Nếu đạt sẽ làm phiếu nhập kho và ghi nhận khoản nợ phải trả cho người bán. Kế toán kho sau khi làm phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho 1 liên để theo dõi và đối chiếu. - Kiểm soát khâu thanh toán tiền mua hàng: kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn đỏ từ nhà cung cấp để lên kế hoạch thanh toán. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 46 Do đặc thù của công ty là ít người cho nên người quản lý kho cũng là người cập nhật việc nhập xuất hàng hóa trong kho. Kết hợp các thủ tục trên cho thấy rất dễ xảy ra tình trạng câu kết giữa nhà cung cấp với người quản lý kho, nhà cung cấp bán hàng chất lượng không đủ tiêu chuẩn. Trên thực tế cho thấy tại công ty có những vật tư tồn kho lâu ngày, không sử dụng được do chất lượng không đáp ứng tiêu chuẩn. Mặc dù lô hàng nào cũng có kiểm nghiệm. Vì khi kiểm tra chất lượng nhân viên kiểm nghiệm chỉ chọn mẫu, nếu nhà cung cấp đã cố ý để những vật tư hàng hóa đạt chất lượng lên trên và những hàng hóa kém chất lượng ở dưới. Chỉ cần nhân viên kiểm nghiệm xác nhận trên mẫu, có thể công ty sẽ phải trả tiền cho những lô hàng kém chất lượng. Quản lý bán hàng Mỗi khi có quyết định tăng hoặc giảm giá bán, công ty thường thông báo và ra quyết định giá bán lẻ cho các cửa hàng và đại lý. Các cửa hàng và đại lý bắt buộc phải báo cáo ngay số lượng đã bán mà chưa lập bảng kê về phòng kinh doanh để nộp tiền về cho công ty theo giá cũ. Số lượng hàng hóa bán ra là do nhân viên của từng đại lý kê khai. Phòng kinh doanh căn cứ vào số bán ra trên các báo cáo này để lập bảng kê. Phòng kế toán căn cứ vào số liệu này để xuất hóa đơn và thu tiền. Tuy nhiên theo cách này phòng kinh doanh chỉ có số liệu thống kê riêng biệt số bán theo giá cũ chứ không thể kiểm tra được tính đầy đủ của số liệu báo cáo nếu như có việc ghi thiếu số bán ra. Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức nhân sự Về việc đào tạo: Tại công ty rất ít khi thực hiện những chương trình đào tạo quản lý bài bản như thuê giảng viên đào tạo cho nhân viên, cho nhân viên theo học các khóa đào tạo bên ngoài. Việc đào tạo chủ yếu là trong nội bộ công ty như nhân viên cũ hướng dẫn cho nhân viên mới, hay các chương trình đào tạo hội nhập. Do chưa có những chính sách giữ chân nhân viên thích đáng và các ràng buộc cụ thể, nên xảy ra trường hợp nhân viên sau khi được đào tạo kinh nghiệm đã không tiếp tục gắn bó với công ty. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 47 Chính sách đãi ngộ và lương thưởng: lương trả cho lao động là căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc được giao và mức thưởng căn cứ vào kết quả đánh giá công việc và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên việc đánh giá kết quả công việc của nhân viên để xét tăng lương, thưởng hàng năm lại tùy thuộc nhiều vào yếu tố chủ quan của người quản lý mà công ty không kiểm soát được, trong khi việc phản ánh trực tiếp của nhân viên không được công khai do họ ngại va chạm với cấp quản lý. Ngoài ra chính sách tăng lương hàng năm của công ty cũng làm cho một số nhân viên tăng sức ỳ trong công việc, họ không phấn đấu làm việc mà chỉ chờ đến kỳ để được tăng lương. Quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính Phần mềm kế toán của công ty có ghi nhận mã số máy sử dụng, ngày sử dụng trên từng mẫu tin trong các dữ liệu được tạo mới hoặc dữ liệu sữa chữa. Các tập tin được lưu trên máy chủ, dữ liệu sau khi lưu chỉ có kế toán trưởng mới được phân quyền vào chỉnh sửa. Với cách tổ chức như vậy đảm bảo kiểm soát được trách nhiệm của từng người cập nhật dữ liệu và lưu lại các dấu vết kiểm soát. Tuy nhiên người quản trị mạng biết được tất cả các mật khẩu, nếu người này dùng mật khẩu của người khác để vào chương trình làm ảnh hưởng tới số liệu. Nếu không phát hiện được sẽ gây hoang mang cho người trực tiếp tạo ra dữ liệu kế toán. Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định Hạch toán giá trị hàng tồn kho: hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp giá gốc. Trong trường hợp giá cả có biến động lớn thì giá trị hàng tồn kho vẫn không được điều chỉnh. Do đó giá trị hàng tồn kho chưa được phản ánh chính xác trong trường hợp này. Việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế của hàng tồn kho rất ít khi thực hiện. Do đó nếu thủ kho cố tình kê khống số lượng thì đến kỳ kiểm kê mới phát hiện được. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 48 Mua sắm tài sản cố định, công cụ dụng cụ, trang thiết bị: các thủ tục thanh toán và quản lý trong việc mua sắm các loại tài sản này đã không thể phát hiện được nếu như có gian lận và sai sót là do: - Bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm việc nghiệm thu và quản lý. Khi có nhu cầu mua bộ phận kinh doanh sẽ khảo sát thị trường và lấy bảng báo giá của nhà cung cấp. Khi được Ban giám đốc ký duyệt sẽ tiến hành mua hàng. Nếu có sự thông đồng giữa hai bộ phận này thì gian lận khó có thể phát hiện được. - Khi có đầy đủ chứng từ, bộ phận kế toán sẽ tiến hành thanh toán. Theo quy trình này phòng kế toán cũng chỉ kiểm soát được bộ chứng từ có hợp lệ hay không, chứ không thể nào kiểm soát được chất lượng của tài sản đó có đúng với giá trị hay không. Việc phát hiện ra tài sản có đúng với chất lượng được mua hay không phải chờ một khoảng thời gian dài khi sử dụng. Việc này chỉ có thể phát hiện nếu phòng kế toán có thủ tục theo dõi chi phí sữa chữa cho từng loại tài sản riêng biệt hoặc cho đến khi loại tài sản này không còn sử dụng được trước thời hạn. Quản lý công nợ Hàng hóa ký gửi tại đại lý, định kỳ nhân viên bán hàng đi xuống đại lý để ghi nhận doanh thu và thu tiền. Dựa trên báo cáo doanh thu của nhân viên bán hàng, bộ phận kế toán lập phiếu thu và hạch toán giảm công nợ cho đại lý. Thủ tục này cũng chỉ mang tính chất ghi nhận chứ chưa kiểm soát được tính đầy đủ. Nếu như có sự thông đồng giữa đại lý và nhân viên bán hàng, công ty sẽ không kiểm soát được số vốn bị chiếm dụng khi người này cố tình lập báo cáo doanh số thấp hơn số thực. Kiểm soát chi phí Chi phí vận chuyển, bốc xếp: Định kỳ chủ phương tiện lập bản kê thanh toán, chuyển cho phòng kinh doanh ký xác nhận. Bảng thanh toán này được kế toán kiểm tra sự chính xác về mặt số liệu cũng như chứng từ hóa đơn kèm theo. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 49 Tuy nhiên với chi phí bốc xếp thường do các tổ chức cá nhân thực hiện nên việc thanh toán thường chỉ là các bảng kê chứ không có hóa đơn đỏ, ngoài ra giá cả bốc xếp lại tùy thuộc vào khối lượng của từng loại hàng hóa và khoảng cách vận chuyển. Cho nên việc kiểm soát tính chính xác của chi phí này cũng có những khó khăn. Nếu nhân viên phòng kinh doanh thông đồng với các cá nhân thì việc chi khống tiền là điều khó tránh khỏi 2.2.2.3. Kiểm soát bù đắp Quản lý mua hàng và bán hàng Tại công ty, các thủ tục kiểm soát phòng ngừa và phát hiện chưa phát huy tác dụng, vẫn còn nhiều yếu kém. Công ty cũng đưa ra quy định và chế tài về xử lý nhân viên vi phạm làm cho tiến độ, chất lượng, số lượng không đúng kế hoạch để bổ sung cho các thủ tục trên. Tuy nhiên quy định này vẫn chưa khắc phục được tình trạng như đã nêu vì việc xử lý chỉ xảy ra khi phát hiện có sai phạm nghiêm trọng. Trong khi đó việc kiểm tra không được tiến hành thường xuyên và các biện pháp thực hiện để tìm ra nguyên nhân không mấy hiệu quả. Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức nhân sự Đối với các nhân viên được công ty cử đi học, khi kết thúc khóa học phải nộp các chứng nhận hay bằng cấp về phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ bổ sung hồ sơ cũng như sắp xếp lại bậc lương. Với cách làm như vậy cũng chỉ nâng cao được trình độ của nhân viên chứ chưa nâng cao được năng lực đáp ứng cho nhu cầu công việc của công ty. * Nhận xét về những tồn tại yếu kém, nguyên nhân của những tồn tại đó của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Hitec Huế: Qua những phân tích về thực trạng cơ cấu kiểm soát của đơn vị, trong một số quy trình, công đoạn công ty cũng đã có những thủ tục kiểm tra, kiểm soát khá chặt chẽ và có hiệu quả cao trong quá trình điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên hệ Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 50 thống kiểm soát nội bộ của công ty vẫn còn những hạn chế nhất định là do nó chưa được tổ chức thành một hệ thống, cụ thể các hạn chế là: - Quản lý mua hàng: chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, giá cả của hàng hóa chưa được kiểm soát chặt chẽ là do chưa có kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể, rõ ràng đã phát sinh tình trạng khi cần gấp hàng hóa vật tư, Ban giám đốc chấp nhận việc mua hàng mà không có sự xét duyệt. Việc làm này đã tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận thu mua, mua hàng kém chất lượng, gian lận giá cả và thời gian cung cấp hàng không đúng. - Quản lý bán hàng: + Áp lực về doanh số và công ty không dự báo kế hoạch sản xuất chính xác trong thực tế, đã tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kinh doanh nhận những đơn hàng mà kho không đủ khả năng đáp ứng. Cộng thêm chính sách bán hàng chưa được tạo lập cụ thể cho từng thời điểm, từng khu vực đã làm động lực cho nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức tín dụng cho các đối tượng chưa được xét duyệt. + Quy trình bán hàng và kỹ năng bán hàng của đội ngũ nhân viên bán hàng vẫn còn nhiều hạn chế và mang tính tự phát. + Cơ chế giá trong nhiều thời điểm còn nhiều kẽ hở, các thủ tục kiểm soát thực tế trong trường hợp giá cả biến động ở các đại lý chỉ mới thu thập được thông tin về số lượng hàng đã bán chứ chưa kiểm soát được độ chính xác của báo cáo đó. - Công tác tổ chức nhân sự: + Chính sách tuyển dụng ưu tiên người nhà Ban giám đốc, người quen biết, con em trong công ty bỏ qua các quy định về sát hạch năng lực, trình độ, tay nghề đã tạo điều kiện cho các nhóm thế lực trong công ty phát triển. Các nhóm người này sẵn sàng thông đồng, bao che cho nhau làm vô hiệu hóa hệ thống kiểm soát nội bộ. + Quản trị nhân sự lạc hậu và quá trình này diễn ra theo ý muốn chủ quan của cán bộ tuyển dụng. Điều này làm tăng tính xung đột trong công ty, giảm lợi thế cạnh tranh bền vững, năng suất thấp, không phát huy được năng lực của đội ngũ nhân viên. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 51 + Chính sách lương thưởng, đãi ngộ nhân viên chưa thỏa đáng. - Bảo quản thông tin trên mạng máy vi tính + Tại công ty, chương trình quản lý dữ liệu kế toán đã tạo ra được các thủ tục kiểm soát khá nghiêm ngặt, tuy nhiên với các dữ liệu của phòng ban khác vẫn chưa thật sự an toàn. + Quản trị viên là người biết tất cả mật khẩu của mọi người điều này làm khó kiểm soát dữ liệu khi gặp sự cố. - Quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định + Kế toán kho và thủ kho ít thực hiện việc đối chiếu số liệu. + Quản lý và sắp xếp kho chưa khoa học dẫn đến thất thoát hàng tồn kho. + Chưa điều chỉnh giá trị hàng tồn kho khi giá cả biến động mạnh. + Không mở sổ theo dõi công cụ dụng cụ xuất sử dụng nên làm mất mát và sử dụng sai mục đích. - Quản lý công nợ + Bán hàng dựa trên sự tin tưởng trong khoảng thời gian dài mà không có sự kiểm tra tạo điều kiện thuận lợi cho công ty khác chiếm đoạt tài sản. + Cấp hạn mức tín dụng quá nhiều cho những đại lý cần phát triển nhưng không có biện pháp hối nợ, nhắc nợ thường xuyên đã làm cho một lượng vốn bị chiếm dụng. + Thủ tục ghi giảm công nợ chủ yếu dựa vào báo cáo bán hàng của nhân viên kinh doanh, thủ tục này chưa phát hiện được tính đầy đủ của báo cáo này. + Các biện pháp kiểm soát trong việc tạm ứng nhân viên đã có chưa được thực hiện nghiêm túc. Nhiều nhân viên đã cố tình chiếm dụng tiền của công ty. - Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 52 + Tổ chức nhân viên đi thu tiền tại các đại lý đã hình thành những điều kiện thuận lợi cho biển thủ tiền và giảm tính an toàn của tiền. + Rút Séc do nhân viên thực hiện mà không có sự giám sát của chủ doanh nghiệp tạo cơ hội cho việc biển thủ tiền. - Quản lý chi phí + Hiện nay tại các công ty thường nhầm lẫn việc kiểm soát chi phi là cắt giảm chi phí. Việc làm này đã không mang lại hiệu quả như mong muốn. + Các công ty chưa có thủ tục kiểm soát tốt đối với chi phí hoa hồng, môi giới. Tạo điều kiện cho nhân viên được giao nhiệm vụ tư túi riêng khoản này và còn gây thiệt hại cho công ty. + Đối với chi phí bốc xếp chưa có quy định cụ thể, dễ xảy ra việc chi khống. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Thông qua việc mô tả những nét đặc trưng nhất về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty TNHH Hitec Huế, và phân tích những điểm còn khiếm khuyết của hệ thống. Điều này cho thấy rõ việc xây dựng thêm hoặc chấn chỉnh một số thủ tục để hệ thống kiểm soát có thể phát huy tác dụng là nhu cầu thiết yếu. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 53 CHƯƠNG 3 – MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁCKIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH HITEC HUẾ 3.1. Giải pháp hoàn thiện các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 3.1.1 Môi trường kiểm soát Để có được một môi trường kiểm soát tốt người đứng đầu phải chú tâm thật sự vào vấn đề kiểm soát. Nếu đã xác định được điều này, công ty cần xây dựng lại một cơ cấu tổ chức với những bộ phận có chức năng và quyền hạn cụ thể. Người đứng đầu doanh nghiệp cần ban hành những văn bản quy định quá trình hoạt động cụ thể. Các văn bản này quy định chức năng của từng phòng ban và mối quan hệ của các phòng ban. Sau đó, các phòng ban sẽ quy định chức năng của từng nhân viên thông qua bảng mô tả công việc. Tiếp theo là sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý, phải mạnh dạn thay thế những người không đủ điều kiện về năng lực, phẩm chất đạo đức. Cần rà soát, bố trí lại nhân viên của các phòng ban. Phải truyền đạt rộng rãi các quy trình đã soạn thảo ở trên cho tất cả nhâ...tuyển dụng tiếp nhận, sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên. - Lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ biết. - Sử dụng bảng mô tả công việc. - Kiểm tra kinh nghiệm và năng lực chuyên môn của ứng viên thông qua bài kiểm tra và bằng cấp của ứng viên. - Chọn những ứng viên có kinh nghiệp và năng lực chuyên môn phù hợp với công việc. Tiến hành phỏng vấn ứng viên thông qua bảng câu hỏi kiểm tra tâm lý. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 64 - Những hồ sơ ứng viên đạt trình Giám đốc ký duyệt. - Ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới. - Lập chương trình hội nhập cho nhân viên mới. - Đăng ký lao động theo các quy định của luật pháp và các cơ quan chức năng. Xây dựng chế độ đãi ngộ và lương thưởng Xây dựng chế độ đãi ngộ và lương thưởng cho công ty cần chú ý tới các điểm sau nhằm đạt được mục tiêu sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp: - Lương thưởng trả cho lao động cạnh tranh so với thị trường. - Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc. - Mức lương dựa vào năng lực yêu cầu đối với từng vị trí. - Đảm bảo việc thực hiện thống nhất các quy định về tiền lương, thưởng do công ty ban hành. - Rà soát đề nghị và thực hiện việc nâng lương, nâng bậc cho người lao động Theo quy định (Theo dõi tiến độ, thông báo cho trưởng bộ phận,tiến hành các thủ tục cần thiết). - Áp dụng các chính sách khuyến khích nhân viên làm việc (tổ chức đi du lịch, thưởng sáng kiến). Xây dựng chính sách đào tạo và phát triển nhân sự - Phòng nhân sự cần căn cứ vào mục tiêu phát triển và tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp để lập ngân sách hàng năm cho hoạt động đào tạo. - Đồng thời khuyến khích nhân viên tự cập nhật những kiến thức mới để cải tiến công việc thông qua các cuộc thi nâng cao tay nghề nhằm nâng cao năng suất cho công ty. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 65 - Xây dựng môi trường văn hóa mọi người cùng chia sẻ, học hỏi những kiến thức và kinh nghiệm quý báu lẫn nhau nhằm giúp mọi cá nhân hoàn thành tốt công việc được giao. Đánh giá nhân sự - Hàng năm cần tổ chức đánh giá nhân sự được thực hiện bởi người quản lý trực tiếp. - Đánh giá nhân sự cần dựa theo các tiêu chí hay thang điểm cụ thể tránh việc đánh giá theo ý kiến chủ quan của người quản lý trực tiếp. Phòng nhân sự cần chủ trì việc đánh giá nhân sự được thực hiện công bằng và khách quan. 3.2.1.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý các thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính Ủy quyền tiếp cận các thông tin của công ty Phần mềm được được thiết kế mà chỉ có những người được trao quyền mới có thể tiếp cận được dữ liệu. Công ty nên ghi rõ quy định này bằng văn bản và việc này được kiểm soát bởi quản lý IT hoặc người có thẩm quyền. Bảo vệ cơ sở dữ liệu Các tập tin cần được lập bản sao dự phòng. Các bản sao dự phòng được cất ở những chỗ an toàn khác nhau. Nhằm tránh hư hỏng, hỏa hoạn, mất cắp, phá hoại sẽ mất tất cả thông tin. Các dữ liệu nên được lưu giữ ở máy chủ trung tâm hoặc hệ thống lưu giữ mạng. Máy chủ cần được bảo quan ở nơi an toàn và hạn chế người tiếp cận. Bảo quản hệ thống máy tính Công ty nên cài các phần mềm diệt virus trên hệ thống máy tính và mặc định khoảng thời gian quét virus và cập nhật tự động phần mềm này. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 66 Công ty nên quy định nhân viên không được tự cài đặt các phần mềm mà không có phê duyệt bằng văn bản của bộ phận IT và cấp quản lý. Chỉ có bộ phận IT mới có quyền cài đặt các phần mềm vào các máy tính. Cần thiết kế và cài đặt bức tường lửa cho hệ thống máy tính phù hợp nếu có kết nối Internet. 3.2.1.5 Giải pháp cho quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định Quản lý hàng tồn kho - Cần tách biệt chức năng kế toán hàng tồn kho, chức năng giữ hàng tồn kho (Thủ kho) và chức năng mua hàng. Nên quy định thủ tục đối chiếu giữa số lượng thực tế hàng trong kho với ghi nhận trong sổ sách kế toán. - Thủ kho chỉ nhận hàng khi số hàng đó phù hợp với đơn đặt hàng. Biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự từ trước và được ký nhận giữa 2 bên (thủ kho và nhà cung cấp) khi nhận hàng. - Biên bản nhận hàng sau khi đã được xác nhận cần gửi 1 liên cho nhân viên kế toán kho làm căn cứ hoạch toán; và 1 liên nhân viên mua hàng làm bằng chứng cho việc mua hàng đã hoàn thành. - Hàng xuất ra khỏi kho chỉ khi có sự xét duyệt của người có thẩm quyền và quy định này phải được thể hiện bằng văn bản. - Cần có sơ đồ kho theo dõi vị trí hàng hóa có trong kho. Phải tuân thủ quy tắc nhập trước xuất trước hạn chế hàng quá hạn sử dụng. - Hàng tồn kho phải được dán nhãn và theo dõi ở quy mô lô hàng nhỏ nhất có thể được. - Hàng hư, kém chất lượng cần để ra một khu vực riêng và tiến hành thanh lý khi có thể được. Tr ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 67 - Cần lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy ở khu vực kho và đảm bảo hệ thống này vẫn hoạt động khi cúp điện. - Hàng tồn kho được cất giữ nơi an toàn và chỉ có những người có liên quan mới được tiếp cận khu vực kho. - Hàng tháng công ty nên tiến hành kiểm kê, đối chiếu số liệu sổ kho và sổ sách kế toán. Phải tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý nếu có khoản chênh lệch. Quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ - Phòng kế toán mở sổ phụ ghi chi tiết từng hạn mục tài sản cố định và công cụ dụng cụ: nguyên giá, giá trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế, mã số, bộ phận sử dụng, ngày mua, thời hạn thanh lý, nhà cung cấp, chi phí sửa chữa của tài sản đó. - Hàng năm cần kiểm kê và đối chiếu số lượng thực tế với số lượng đang theo dõi trên sổ sách. - Nên gửi cho phòng hành chính và bộ phận sử dụng các chứng từ liên quan đến tài sản nhằm lên kế hoạch bảo dưỡng bảo trì kịp thời. - Đối với tài sản tự chế tạo cần có hệ thống cập nhật bản đăng ký tài sản kịp thời thông qua các bộ phận liên quan và phòng kế toán. - Cần tách biệt chức năng mua sắm tài sản cố định với chức năng nghiệm thu và sử dụng chúng. Bộ phận kỹ thuật chỉ nên đưa các thông số kỹ thuật về tài sản cần mua, bộ phận thu mua sẽ tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành các thủ tục mua hàng cần thiết. 3.2.1.6 Giải pháp cho quản lý công nợ - Trong thực tế kinh doanh các công ty tín nhiệm nhau qua quá trình hợp tác lâu dài là điều phải có. Tuy nhiên các công ty chỉ có thể xem xét việc thanh toán đúng hạn trong quá khứ của đối tác như là một trong những tiêu chí đánh giá khả năng thanh toán. Ngoài ra phải thường xuyên tìm hiểu tình hình tài chính của đối tác để có phương hướng phù hợp và kịp thời. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 68 - Việc cấp hạn mức tín dụng cho các đại lý cần phát triển phải có các thủ tục kiểm soát hợp lý hơn: Phòng kế toán lập bảng phân tích tuổi nợ và thường xuyên xem xét số dư. Các thông tin này sẽ là căn cứ để ra quyết định trong việc xét duyệt có cho mua nợ tiếp tục hay không, đồng thời đôn đốc việc thu nợ tới hạn. - Đối với tiền tạm ứng nhân viên, Phòng kế toán cần nghiêm chỉnh thực hiện theo chính sách công ty đã đề ra. Ngoài ra công ty nên có biện pháp là không giao nhiệm vụ cho nhân viên không thực hiện đúng chính sách công ty và không cho tạm ứng bất kỳ khoản nào kể cả lương trong một khoảng thời gian cố định. - Đối với việc thu tiền tại đại lý cần triển khai các thủ tục: + Hàng tháng phòng kinh doanh phải nộp về công ty biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng. + Có sự kiểm tra đột xuất về hàng hóa công ty ở các đại lý để xác định tính trung thực số liệu do nhân viên bán hàng cung cấp. 3.2.1.7 Giải pháp trong kiểm soát tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Để giảm rủi ro trong việc nhân viên đi thu tiền tại các đại lý nên thực hiện các biện pháp sau: + Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản. Nên chọn ngân hàng có chi nhánh ở tất cả các huyện để khách hàng có thể chuyển tiền dễ dàng. + Giấy nộp tiền vào ngân hàng thay cho phiếu thu. Khi tiền chuyển vào tài khoản của công ty, giấy báo có của ngân hàng là chứng từ để ghi giảm công nợ. - Công ty nên tiến hành kiểm kê độc lập về tiền mặt tại quỹ so với số tiền trên sổ sách của thủ quỹ. - Sử dụng máy phát hành hóa đơn tại các điểm bán hàng, các máy này cần đảm bảo in ra phiếu thu cho khách hàng và bản ghi nội dung về giao dịch trên tập tin máy tính được khóa trong máy. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 69 - Cần phải tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán tiền vào sổ sách. - Cần kiểm tra và đối chiếu độc lập số dư tài khoản tiền gửi với sổ phụ ngân hàng. Và có biện pháp xử lý chính xác khi có sự chênh lệch. - Cần đăng ký dịch vụ xác nhận qua điện thoại hoặc qua mạng Internet của Giám đốc khi có nghiệp vụ rút tiền với ngân hàng. 3.2.1.8 Giải pháp trong kiểm soát chi phí - Công ty cần lập bảng dự toán ngân sách cũng như các báo cáo hiệu quả hoạt động của từng bộ phận để cắt giảm các khoản chi phí vượt quá định mức cũng như chi phí không mang lại hiệu quả. - Công ty nên áp dụng chính sách cần có ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập mỗi khi mua hàng đột xuất hay mỗi khoản mua trên một mức nào đó. - Định kỳ tổ chức đánh giá lại các nhà cung cấp truyền thống và nên xem xét tham khảo và tìm kiếm các nhà cung cấp mới. - Cần ghi nhận các thông tin phản hồi của các bộ phận đề nghị mua hàng về chất lượng, số lượng, thời gian cung cấp hàng, thời gian sử dụng hàng hóa. 3.2.2 Kiểm soát phát hiện 3.2.2.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng - Cần có hệ thống báo cáo đối với hàng hư nhập lại kho. Phân tích nguyên nhân hàng hư: do người sử dụng làm hư hay do hàng không đúng yêu cầu chất lượng. Sau đó kiểm tra nguồn gốc của số hàng hư này nhằm xác định nhân viên nào phụ trách mua hàng và nhà cung cấp nào, để có biện pháp xử lý thích hợp. - Phân tích vòng quay hàng tồn kho nhằm phát hiện những vật tư, hàng hóa nào lưu kho quá lâu. Từ đó xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp. Trư ờ g Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 70 - Tạo hệ thống phản hồi thông tin từ các bộ phận yêu cầu vật tư về quá trình mua hàng của phòng thu mua. - Đột xuất kiểm tra độc lập ngẫu nhiên hoặc chọn những lô hàng có giá trị lớn, về giá cả, số lượng, chất lượng khi nhập kho. - Khi thanh toán phòng kế toán phải có đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ và biên bản đối chiếu có xác nhận của nhà cung cấp. 3.2.2.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng - Định kỳ đối chiếu hóa đơn bán hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và tổ chức kiểm kê định kỳ chặt chẽ, giúp phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không ghi nhận doanh thu. Việc phát hiện này sẽ làm giảm động lực nhân viên cố tình chiếm dụng vốn của công ty . - Định kỳ đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của bộ phận kinh doanh. - Xem xét kỹ báo cáo số dư phải thu quá hạn. - Mỗi khi công ty có kế hoạch tăng giá bán, phòng kinh doanh và phòng kế toán cần phối hợp, cử nhân viên giám sát việc xuất nhập và tiến hành kiểm kê hàng tồn kho. Nhằm xác nhận số lượng trung thực của thông tin đã khai báo. 3.2.2.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự - Tới kỳ xét duyệt tăng lương cho nhân viên, các trưởng bộ phận lập danh sách. Cần tổ chức đối chiếu danh sách này với danh sách phòng nhân sự đang theo dõi. - Thực hiện đánh giá năng lực của nhân viên ở từng khâu, từng công việc và mức độ phát triển cũng như khả năng gắn bó lâu dài với công ty. Từ đó phân loại và đưa ra nhận xét về sự thiếu hụt về nhân sự. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng bộ phận phù hợp với tốc độ phát triển của công ty. Việc xét chọn người cần công khai và dân chủ. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 71 3.2.2.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý các thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính - Đối với hệ thống mạng cần duy trì nhật ký ghi người sử dụng máy tính và chương trình phần mềm. Những người sử dụng không được có chức năng vào xem, xóa, sửa sổ này, chỉ có nhân viên bộ phận IT được giao nhiệm vụ, mới vào được chức năng này. Định kỳ công ty nên kiểm tra độc lập về sổ ghi này để xác định những người sử dụng không được phép. - Đối với các tập tin được làm trên những mảng riêng biệt nên giao trách nhiệm quản lý thông tin cho từng người trong bộ phận. Nếu thông tin bị mất hay truyền ra ngoài thì người đó sẽ chịu trách nhiệm. 3.2.2.5 Giải pháp cho quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định - Cần cử giám sát kiểm kê chọn mẫu đột xuất hàng hóa, tài sản cố định và công cụ theo hai cách: chọn những hàng hóa, tài sản hiện có và đối chiếu với mã hàng đó, mã tài sản đó có được ghi nhận trong sổ sách kế toán hay không; chọn những mã hàng, mã tài sản có trên sổ sách kế toán và yêu cầu thủ kho, bộ phận quản lý tài sản, kiểm kê loại hàng đó để xác nhận các loại hàng hóa, tài sản là có thực. 3.2.2.6 Giải pháp trong kiểm soát chi phí - Công ty thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí để có cách ứng xử thích hợp với nhân viên về việc kiểm soát chi phí, cũng như đưa ra các chế độ thưởng phát hợp lý. - Nên cung cấp thông tin về chi phí với từ ngữ dễ hiểu và được nêu lên tại nơi phát sinh chi phí và ngay khi chi phí sắp phát sinh. - Cung cấp thông tin về ý kiến đóng góp tiết kiệm chi phí của nhân viên cho doanh nghiệp. Đồng thời thống kê giá trị chi phí tiết kiệm được của nhân viên để cho thấy rằng công ty ghi nhận những nổ lực của họ và họ tiếp tục nhiệt tình quan tâm đến việc kiểm soát chi phí của công ty. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H ế Khóa luận tốt nghiệp 72 3.2.3 Kiểm soát bù đắp 3.2.3.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng - Có quy định cụ thể để xử lý thích đáng trong trường hợp bộ phận thu mua không hoàn thành nhiệm vụ. - Tạo lập hệ thống nhà cung cấp truyền thống và gửi tới họ thông điệp giá trị đạo đức của công ty là nhân viên không được nhận hoa hồng dưới bất kỳ hình thức nào, nếu nhà cung cấp nào vi phạm nguyên tắc này thì công ty sẽ chấm dứt việc mua hàng. 3.2.3.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng - Huấn luyện cho nhân viên bán hàng các quy tắc khi tiếp xúc với khách hàng. Sử dụng các câu khẩu hiệu phù hợp trong việc bán hàng để nhắc nhở nhân viên bán hàng phải hành xử thích hợp khi tiếp xúc những khách hàng khó tính. - Việc bán hàng, thu tiền giao cho một nhân viên nên giao luôn cho họ trách nhiệm bảo quản tiền hàng. Để bảo đảm tiền hàng không bị biển thủ công ty nên buộc họ phải thế chấp tài sản và có chế độ chiết khấu rõ ràng. 3.2.3.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự Đưa ra quy định quản lý chặt chẽ đối với chi phí cho nhân viên đi học. Công ty chỉ thanh toán học phí với các khóa học mà công ty quy hoạch trước và nhân viên phải hoàn thành đúng thời hạn. Các trường hợp nhân viên học xong phải gửi bằng cấp liên quan về công ty để công ty sắp xếp bố trí lại công việc cho phù hợp. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Trên cơ sở nguyên cứu cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và phân tích thực trạng tại công ty TNHH Hitec Huế, tôi đã đưa ra các giải pháp cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro hiện hữu cũng như các rủi ro tiềm tàng. Hy vọng qua việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty sẽ hoàn thiện và thực hiện được các biện pháp kiểm soát đáp ứng được các mục tiêu phát triển công ty đã đề ra. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 73 PHẦN III – KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ III.1. Kết luận Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập như hiện nay, vấn đề cải thiện công tác KSNB cần được các nhà quản lý quan tâm và chú trọng hàng đầu, đặc biệt là KSNB chu trình HTK. Công ty TNHH Hitec Huế cũng không phải là ngoại lệ, cần phải thiết lập được một công tácKSNB tốt cho chu trình HTK góp phần giảm thiểu rủi ro và mang lại hiệu quả to lớn cho Công ty. Với hơn 3 tháng thực tập tại Công ty, vận dụng kiến thức đã học cộng với sự giúp đỡ tận tình từ các anh chị phòng Kế toán, khóa luận đã hoàn thành các kết quả sau: - Thứ nhất, trình bày cơ sở lý luận về HTKSNB – phân loại, mục tiêu, vai trò, các yếu tố cấu thành trong HTKSNB... và những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB chu trình HTK trong DN nói chung, làm cơ sở đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp cải thiện công tácKSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế. - Thứ hai, tìm hiểu nghiên cứu về thực trạng các yếu tố môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả của công tácKSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế, qua đó đánh giá những ưu nhược điểm của công tácKSNB tại đơn vị. - Thứ ba, đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát, cải thiện hệ thống KSNB tại đơn vị. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, tôi đã đưa ra những đánh giá và giải pháp cho hệ thống KSNB của công ty TNHH Hitec Huế. Tuy nhiên, vì giới hạn về thời gian cũng như kiến thức chuyên môn nên khóa luận còn nhiều thiếu sót. Mong nhận được sự góp ý từ quý thầy cô và các bạn. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 74 III.2. Kiến nghị Đối với Nhà nước:cần hoàn thiện hơn nữa hệ thống luật pháp, chuẩn mực, thông tư, quy định liên quan đến kế toán và kiểm toán để hỗ trợ cho DN trong công tác quản lý và KSNB. Giúp DN hiểu rõ và ý thức về tầm quan trọng và cấp bách của việc xây dựng HTKSNB hữu hiệu và hiệu quả, nhất là những công ty có quy mô vừa và nhỏ. Đối với Nhà trường:cần đề nghị cán bộ giảng dạy thường xuyên cập nhật các hệ thống chuẩn mực, thông tư...để thay đổi bài giảng giúp sinh viên nắm được kiến thức mới một cách kịp thời. Bên cạnh đó, Nhà trường nên cùng với các công ty, tổ chức các buổi thực tế đan xen trong các môn học để có thể áp dụng một cách tốt nhất những kiến thức đã được học ở nhà trường. Từ đó nâng cao chất lượng đầu ra cũng như trình độ chuyên môn của sinh viên nhà trường. Đối với Công ty: cần quan tâm hơn nữa đến các hoạt động kiểm soát của mình,làm cơ sở xây dựng công tác KSNB hữu hiệu và hiệu quả. Từ đó có các chiến lược và hướng đi đúng đắn giúp DN ngày càng phát triển vững mạnh. Trau dồi những kiến thức chuyên môn về xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả phù hợp với tình hình công ty. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, trường Đại học Kinh Tế TP.HCM, Kiểm soát nội bộ (xuất bản lần thứ ba), NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, 2016. Bộ Tài chính (2001), Chuẩn mực số 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (ban hành theo quyết định QĐ 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/ 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). Kimhoakt50a (2011), Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, wattpad.com Nguyễn Thị Phương Hoa (2011), Giáo trình kiểm soát quản lý, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. Phạm Thị Thục Uyên (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tăng Đánh giá công táckiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế, Khoa Kế toán – Kiểm toán, . Thang Vn (2016), Trình bày HTKSNB và đánh giá HTKSNB trong BCTC, academia.edu. Các Website: https://www.slideshare.net Trư ờn Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 76 PHỤ LỤC Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Hitec Huế VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU CÓ KHÔNG A.Câu hỏi tổng quát 1. Công ty có sơ đồ tổ chức toàn công ty không? x 2. Công ty có sơ đồ tổ chức cho từng phòng ban không? x 3. Công ty có bảng mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí không? x 4. Ban lãnh đạo có quan tâm đến việc thiết lập và việc thực hiện các nghiệp vụ theo quy trình đã được thiết lập? x 5. Ban lãnh đạo có thường xuyên đề cập đến vấn đề giá trị đạo đức trước toàn thể nhân viên không? x 6. Các giá trị đạo đức có được ban hành chính thức bằng văn bản nhằm hướng dẫn cho nhân viên thực hiện không? x 7. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh có được thực hiện theo quy trình đã được phê duyệt trước không? x 8. Tất cả nhân viên có hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong tổ chức không? x 9. Tất cả các bút toán trong sổ sách kế toán có được hoạch toán theo đúng trên chứng từ hợp lệ? x 10. Có tồn tại những chứng từ thanh toán không phù hợp với chế độ kế toán do nhà nước ban hành không? x 11. Các chứng từ có được sắp xếp, lưu trữ khoa học, dễ dàng truy cập khi cần thiết không? x 12. Nhân viên ở tất cả các vị trí có đủ kinh nghiệm và kiến thức để thực hiện công việc không? x 13. Ban kiểm soát và Hội đồng quản trị có tham gia vào hoạt động kiểm soát của công ty không? x 14. Sổ sách kế toán và báo cáo tài chính có được ghi chép và lập theo đúng chế độ kế toán do nhà nước ban hành không? x 15. Công ty có lập các báo cáo quản trị khác, ngoài báo cáo lãi lổ không? x Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 77 16. Bộ phận kế toán có được phân quyền giám sát các thủ tục kiểm soát của các phòng ban khác thông qua chức năng kiểm tra không ? x B. Câu hỏi về quy trình kiểm soát I. Quy trình mua hàng 1. Công ty có thiết lập và đang áp dụng quy trình mua hàng không? x 2. Đơn đặt hàng có được lập, xét duyệt và gửi cho nhà cung cấp trước khi tiến hành việc mua không? x 3. Đơn đặt hàng có được đánh số liên tục và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng không? x 4. Nhà cung cấp có ký xác nhận (chấp nhận các điều khoản giao hàng, quy cách, chất lượng của hàng hóa) lên trên đơn đặt hàng không? x 5. Các liên của đơn đặt hàng có chuyển đến bộ phận nhận hàng, phòng kế toán, và bộ phận kiểm tra chất lượng của hàng hóa không? x 6. Thông tin thay đổi giá của nhà cung cấp có được cập nhật vào dữ liệu của bộ phận mua hàng không? x 7. Công ty có thiết lập các thủ tục lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp không? x 8. Công ty có lập dự toán ngân sách, kế hoạch mua hàng và đơn đặt hàng được lập dựa trên các dữ liệu này không? x 9. Công ty có ghi nhận các ý kiến phản hồi từ bộ phận đề nghị mua hàng hay của khách hàng về hoạt động mua hàng hay chất lượng của hàng hóa không? x II. Quy trình bán hàng và giao hàng 1. Công ty có thiết lập và đang áp dụng quy trình bán hàng và giao hàng không? x 2. Công ty có định kỳ tổ chức huấn luyện nghiệp vụ bán hàng cho nhân viên kinh doanh tiếp thị không? x 3. Nhân viên bán hàng có nhận được sự phê duyệt của bộ phận quản lý hàng tồn kho trước khi cam kết về lịch giao hàng? x Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 78 4. Đơn đặt hàng có được làm trên mẫu và mẫu này có được đánh số trước không? x 5. Đơn đặt hàng có được chuyển cho bộ phận kế toán và bộ phận kho vận không? x 6. Đơn đặt hàng có được phê duyệt bởi bộ phận độc lập không? x 7. Có xét duyệt tín dụng đối với khách hàng khi bán chịu không? x 8. Công ty có quy định bằng văn bản hạn mức bán chịu cho khách hàng không? x 9. Phiếu giao hàng có được lập dựa trên đơn đặt hàng và có số tham chiếu đến đơn đặt hàng, đã được phê duyệt không? x 10. Trước khi vận chuyển hàng hóa, phiếu giao hàng có được kiểm tra với phiếu đóng gói không? x 11. Phiếu giao hàng có được khách hàng ký xác nhận và chuyển về cho bộ phận kế toán không? x 12. Bảng liệt kê giá bán sản phẩm có được cập nhật kịp thời và chuyển đến các bộ phận liên quan không? x 13. Hóa đơn có được lập trên cơ sở các phiếu giao hàng và có các thủ tục kiểm tra nhằm đảm bảo tất cả hàng hóa đã giao được lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu không? x 14. Nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt có được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh không? x 15. Công ty có sự kiểm tra độc lập (đột xuất hoặc định kỳ) việc ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt không? x III. Quy trình tổ chức nhân sự 1. Công ty có thiết lập và đang áp dụng quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự không? x 2. Công ty có ưu tiên tuyển dụng nguồn nhân sự từ người quen biết trước không? x 3. Công ty có các chương trình đào tạo nội bộ không? x 4. Công ty có dành ngân sách đào tạo bên ngoài cho từng phòng ban và từng vị trí không? x Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 79 5. Công ty có xây dựng bảng tiêu chí đánh giá nhân sự (năng lực, tinh thần làm việc, thái độ đối với đồng nghiệp) trong thời gian thử việc cũng như trong quá trình làm việc không? x 6. Công ty có xây dựng mức lương cho từng vị trí có cạnh tranh với thị trường không? x 7. Công ty có quy chế khuyến khích các sáng kiến đóng góp từ nhân viên không? x 8. Công ty có đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên không? x 9. Quy chế khen thưởng, nâng bậc lương cũng như kỹ luật có được ghi rõ trong thỏa ước lao động tập thể và có được thực hiện đúng như thỏa ước không? x 10. Công ty có xây dựng môi trường văn hóa mọi người cùng chia sẽ kinh nghiệm làm việc cũng như giúp đỡ nhau hoàn thành tốt công tác không? x IV. Quy trình quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính 1. Công ty có thiết lập và đang áp dụng quy trình quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính không? x 2. Công ty có sử dụng một phần mềm quản lý chung cho toàn bộ hoạt động của tất cả các phòng ban, từ đầu vào cho đến đầu ra không? x 3. Dữ liệu đầu vào trên chứng từ có được kiểm soát chặt chẽ không? x 4. Công ty có ban hành văn bản những quy định bảo mật dữ liệu hệ thống thông tin không? x 5. Nhân viên vận hành có bị hạn chế quyền truy cập vào toàn bộ hệ thống thông tin không? x 6. Khi truy cập vào hệ thống thông tin có cần sử dụng mật khẩu hay các chương trình nhận diện không? x 7. Máy chủ có lưu lại bằng chứng về cập nhật, chỉnh sửa, xóa dữ liệu trên hệ thống máy tính không? x 8. Nhân viên có được tự ý cài đặt các phần mềm vào máy tính của công ty không? x Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 80 IV. Quy trình kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định. 1. Công ty có thiết lập và đang áp dụng quy trình kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định không? x 2. Các phiếu nhập kho, xuất kho có được đánh số liên tục không? x 3. Khi nhập hàng thủ kho, bộ phận kiểm tra chất lượng hàng có căn cứ, đối chiếu với đơn đặt hàng không? x 4. Kế toán kho có kiêm nhiệm thủ kho không? x 5. Phiếu xuất kho có được lập dựa trên phiếu yêu cầu xuất hàng không? x 6. Hàng hóa đem ra ngoài công ty có được duyệt bởi cấp có thẩm quyền không? x 7. Xử lý hàng tồn kho quá hạn, hàng hư hỏng, kém chất lượng có được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền không? x 8. Có thiết kế sơ đồ kho nhằm theo dõi từng lô hàng để đảm bảo nguyên tắc nhập trước xuất trước không? x 9. Hàng hóa có được cất giữ nơi an toàn không? x 10. Có hệ thống báo cháy và chữa cháy trong kho không? x 11. Có treo thẻ kho để nhận dạng tên, mã hàng tồn kho cho mỗi loại có trong kho không? x 12. Thủ kho và kế toán kho có thường xuyên đối chiếu số liệu không? x 13. Định kỳ hàng tháng có tổ chức kiểm kê hàng tồn kho không? x 14. Kết quả kiểm kê có được thông báo bằng văn bản chính thức cho cấp có thẩm quyền không? x 15. Có mở sổ theo dõi công cụ dụng cụ của các bộ phận sử dụng không? x 16. Các hóa đơn nhận được có đối chiếu với phiếu nhập kho và đơn đặt hàng không? x 7. Có định kỳ phân tích vòng quay hàng tồn kho không? x 18. Bộ phận quản lý tài sản có kiêm việc mua sắm tài sản không? x Trư ờng Đa ̣i o ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 81 19. Định kỳ đối chiếu danh sách TSCĐ giữa bộ phận kỹ thuật và kế toán không? x 20. TSCĐ có được dán tên, mã để nhận dạng và có kế hoạch bảo trì không? x 21. Có mở sổ cập nhật, theo dõi chi phí sữa chữa, bảo trì cho từng loại tài sản không? x V. Quản lý công nợ 1. Công ty có định kỳ đối chiếu khoản phải thu với giá trị xuất hàng tồn kho trong kỳ không? x 2. Các hóa đơn có được ghi chép đầy đủ trong sổ doanh thu và số tổng cộng có được cập nhật tương ứng vào sổ cái doanh thu, sổ phải thu khách hàng không? x 3. Tất cả hàng bán trả lại đều có chứng từ chứng thực không? x 4. Nợ phải thu của từng khách hàng trên sổ chi tiết công nợ có được đối chiếu với bảng kê nợ phải thu của phòng kinh doanh tiếp thị và bảng đối chiếu này có được sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền không? x 5. Có định kỳ lập bảng phân tích tuổi nợ và bảng này có được xem xét bởi người có thẩm quyền không? x 6. Định kỳ có đối chiếu và ký xác nhận số dư nợ phải thu với khách hàng không? x 7. Công ty có cử nhân viên xuống đại lý hoặc cửa hàng để kiểm tra lượng hàng bán ra để kịp thời thu tiền không? x 8. Các khoản tạm ứng có được thường xuyên được thực hiện theo nguyên tắc phải hoàn ứng khoản cũ rồi mới được ứng khoản mới không? x VI. Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 1. Tiền mặt có được cất giữ nơi an toàn và độc lập bởi thủ quỹ không? x 2. Phiếu thu, phiếu chi có được đánh số liên tục không? x 3. Sau khi thu tiền hay chi tiền thủ quỹ có đóng dấu “Đã thu tiền” hay “Đã chi tiền” lên phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn không? x 4. Định kỳ kế toán thanh toán và thủ quỹ có đối chiếu số liệu không? x Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 82 5. Tiền mặt tại quỹ có được kiểm kê độc lập định kỳ không? x 6. Tiền mặt có được kiểm kê đột xuất không? x 7. Tất cả các nghiệp vụ thu, chi có được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền không? x 8. Công ty có quy định hạn mức duyệt chi tiền mặt cho các cấp có thẩm quyền không? x 9. Công ty có quy định mức tồn quỹ tối đa và tối thiểu hay không? x 10. Hàng tháng kế toán ngân hàng có đối chiếu số liệu với sổ phụ ngân hàng không? x 11. Chủ tài khoản có đăng ký dịch vụ xác nhận các khoản rút sec của công ty qua điện thoại hay qua mạng internet không? x VII. Kiểm soát chi phí 1. Ban lãnh đạo có thực hiện việc cắt giảm chi phí không? x 2. Ban giám đốc có biện pháp nhằm khuyến khích nhân viện tự nguyện tiết kiệm chi phí không? x 3. Công ty có lập bảng đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban nhằm đánh giá hiệu quả của chi phí không? x 4. Công ty có lập bảng dự toán ngân sách không? x 5. Công ty có định kỳ đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí kế hoạch không? x 6. Công ty có định kỳ đối chiếu chi phí thực tế phát sinh giữa kỳ này với kỳ trước không? x Trư ờng Đa ̣i o ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp 83 XÁC NHẬN CỦA GVHD Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế