Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Vinacontrol (56 tr)

thời gian thực tập em đã may mắn được sựgiúp đỡ của ban Giám đốc công ty Vinacontrol giúp em thực hiện đề tài thực tập của mình. Qua tình hình thực tế cùng với sự giúp đỡ của các bác các anh các chị kế toán và sự giúp đỡ của cô giáo Trần Thị Hồng Huệ. Em xin chọn đề tài "Kế toán vốn bằng tiền" tại công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu Thương mại Vinacontrol cho chuyên đề thực tập của mình với nội dung như sau: Phần I: Đặc điểm tình hình chung của Công ty Vinacontrol Phần II: Tổ chức công tác vốn bằng tiền tại Công ty Vinacontrol Phần III: Nhận xét đánh giá và kết luận Phần I Đặc điểm tình hình tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của công ty giám định hàng hoá NXK 1.1. Sự ra đời (quá trình hình thành và phát triển của công ty) Công ty giám định hàng hoá XNK VN (Vinacontrol là một công ty độc lập trung lập được được thành lập từ năm 1957 là tổ chức giám định lớn nhất có uy tín hàng đầu ở Việt Nam, Vinacontrol chuyên cung cấp các dịch vụ giám định và các dịch vụ khác liên quan cho khách hàng nội địa và nước ngoài. Vinacontrol có văn phòng ở Hà Nội, một trung tâm tư vấn áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế và năm chi nhánh cùng các chạm ở các cảng chính và các trung tâm thương mại của Việt Nam những nơi hội tụ phần lớn XNK và giao nhận của cả nước Vinacontrol có các phòng thí nghiệm ở văn phòng và các chi nhánh, có khả năng thử nghiệm các loại hàng hoá khác nhau theo tiêu chuẩn Việt Nam và quốc tế (ISO, ASTM, AOAC…) Vinacontrol có đội ngũ cán bộ năng lực bao gồm 600 các Tiến sĩ thạc sĩ, kỹ sư kỹ thuật viên là những giám định viên đã được đào tạo có bề dày kinh nghiệm có trình độ chuyên môn cao. Hơn thếnữa Vinacontrol có nhiều cộng tác viên từ các viện nghiên cứu các trường Đại học của Việt Nam gồm những nhà khoa học luật gia nổi tiếng của Việt Nam làm cố vấn. - Hiện tại Vinacontrol đang duy trì quan hệ hợp tác với nhiều tổ chức giám định trên thế giới. - Với khả năng về vật chất và kỹ thuật không ngừng được nâng cao của mình. Vinacontrol có thể thực hiện nhiều loại hình dịch vụ giám định khác nhau kể cả ở Việt Nam cũng như nước ngoài. - Chứng thư giám định do Vinacontrol cấp mang tính chất trung lập chính xác đáng tin cậy và được dùng làm cơ sở pháp lý để giải quyết các vụ tranh chấp và các giao dịch khác liên quan đến công tác xuất nhập khẩu và và vận tải hàng hoá. - Vinacontrol có khả năng cung cấp các dịch vụ đảm bảo chất lượng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng đồng thời có thể bảo vệ quyền lợi chính dáng của họ. - Bên cạnh dịch vụ giám định hàng hoá và phi hàng hoá, Vinacontrol còn cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000, ISO 14000. SA 800; HACCP… Nhiều doanh nghiệp do Vinacontrol tư vấn trên địa bàn cả nước đã được các tổ chức quốc tế đánh gía công nhận và cấp chứng chỉ ISO 9000, HACCP… - Công ty Vinacontrol là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 515/BTN-TCCB ngày 26/10/1957 của Bộ trưởng Thương nghiệp thành lập cục kiểm nghiệm hàng hoá xuất nhập khẩu Việt Nam. Quyết định số 513/BNGT-TCCB ngày 16/7/1974 của Bộ ngoại thương tách Sở giám định hàng hoá xuất nhập khẩu ra khỏi cục kiểm nghiệm và đổi tên là công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu. Quyết định số 402/KT ĐN-TCCB ngày 12-11-1988 về việc hợp nhất hai tổ chức cục kiểm nghiệmvà công ty giámd dịnh hàng hoá xuất nhập khẩu. Năm 1993 công ty đựơc thành lập lại theo Nghị định số 388 của Chính phủ (thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước quyết định thành lập số 339/TM-TCCB ngày 31-3-1993 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. 1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty Vinacontrol 1.2.1. Chức năng - Công ty Vinacontrol cung cấp các dịch vụ giám định đảm bảo chất lượng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. - Thực hiện các giao dịch liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá trong nước và quốc tế - Tư vấn xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000, HACCP… - Thực hiện các dịch vụ giám định trên mọi lĩnh vực. 1.2.2. Nhiệm vụ - Công ty Vinacontrol: kinh doanh giám định hàng hoá trong thương mại và giao nhận quốc tế đồng thời thực hiện các dịch vụ tư vấn, giám định… theo yêu cầu của khách hàng trong nước và quốc tế. Cụ thể như sau: - Giám định về quy cách phẩm chất, tình trạng số khối lượng bao bì mã hiệu… đối với mọi loại hàng hoá. - Giám định hàng hoá trong quá trình sản xuất giao nhận, bảo quản, vận chuyển xếp dỡ giám sát quá trình lắp ráp thiết bị dây truyền công nghệ giám sát công trình xây dựng, giám sát hoạt động mua bán hàng hoá, kiểm tra chất lượng khối lượng sản phẩm… - Giám sát các phương tiện vận tải containen, các dịch vụ giám định về hàng hải giám định con tàu trước khi sửa chữa, phá dỡ. - Dịch vụ lấy mẫu, phân tích mẫu. - Giám định hàng hoá tổn thất phân bổ tổn thất cho các công ty bảo hiểm trong và ngoài nước. - Các dịch vụ có liên quan (khử trùng, thẩm định giá giám định không phá huỷ, kiểm tra kết cấu hàm các công trình kiểm định thiết bị và thiết bị đo lường, kiểm tra và lập bảng dung tích các loại bồn chứa, sà lan, kiểm tra niêm phong tạp chí, thanh tra các hệ thống quản lý. - Giám định theo yêu cầu của mọi đối tượng để cung cấp chứng từ phục vụ cho công tác quản lý của Nhà nước thuộc các lĩnh vực như: xuất xứ hàng hoá, quản lý chất lượng, an toàn vệ sinh hàng hoá, nghiệm thu quyết toán công trình đầu tư bảo vệ môi trường (giám định về vệ sinh công nghiệp giám định về sử lý nước, rác thải… làm thủ tục hải quan. - Tư vấn xây dựng hệ thống quản lý theo ISO 9001, ISO 2000; ISO 14000; HACCP; TQM… tư vấn về chất lượng hàng hoá, về pháp lý thương mại). - Giám định các dịch vụ theo sự uỷ thác của mọi tổ chức giám định đồng nghiệp trong nước và quốc tế. - Các dịch vụ khác… 1.3. Mạng lưới kinh doanh quy trình công nghệ sản xuất Mạng lưới kinh doanh của công ty Vinacontrol Trụ sở chính 54 Trần Nhân Tông - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội Các văn phòng chức năng Chi nhánh giám định Hà Nội - 96 Phố Yết Kiêu - Hà Nội Trạm giám định Lạng Sơn - Ngã ba Phai Trấn TP Lạng Sơn Tỉnh Lạng Sơn Trạm giám định Vinh - Số 14 Mai Hắc Đế - TP Vinh Tỉnh Nghệ An Chi nhánh giám định Hải Phòng - 56 - 80 Phạm Minh Đức - TP Hải Phòng Chi nhánh giám định Quy Nhơn - 11 Phố Hoàng Long - TP Hạ Long - Quy Nhơn Trạm giám định Cửa Ông - 45 Lý Thường Kiệt Phường Cửa Ông - TX Cẩm Phả - Quảng Ninh Trạm giám định Uông Bí - Tổ 23 Khu 7 Phường Quang Trung - TX Uông Bí - Quảng Ninh Trạm giám định Móng Cái - 24 Chu Văn An, Móng Cái - Quảng Ninh Trạm giám định Hoành Mô - Cửa Khẩu Hoành Mô - Huyện Bình Liêu - Quy Nhơn Chi nhánh Giám định Đà Nẵng Trụ sở 255 - Lê Duẩn - TP Đà Nẵng Trạm giám định Quy Nhơn tại 5 Tăng Bạt Hổ TP Quy Nhơn Chi nhánh giám định TPHCM Trụ sở 80 Bà Huyện Thanh Quan - Quận 3 - TPHCM Trạm giám định Nha Trang 26 Lê Minh - TP Nha Trang - Khánh Hoà Trạm giám định Cần Thơ 31A, B Đường Cách mạng tháng 8 - TP Cần Thơ Trạm giám định Phú Mỹ Thị Trấn Phú Mỹ - Tân Thành - Bà Rịa Vũng Tàu Văn Phòng đại diện tại Vũng Tàu Văn phòng đại diện tại Đắc Lắc 1.4. Tình hình lao động và tổ chức bộ máy của công ty Vinacontrol 1.4.1. Tình hình lao động Công ty Vinacontrol có đội ngũ cán bộ công nhân viên khá đông đảo với trình độ chuyên môn - năng lực cao. Tổng số lao động trực tiếp trong công ty là 600 cán bộ công nhân viên. Trong đó chi nhánh Hà Nội. Một chi nhánh tập trung đông đảo cán bộ công nhân viên với 100 người trong đó có 34 trình độ Đại học, Cao học, và 5 Thạc sĩ, 3 Tiến sĩ còn lại là các kỹ thuật viên là những giám định viên đã được đào tạo có bề dày kinh nghiệm. - Chi nhánh Quảng Ninh có 85 cán bộ công nhân viên. - Chi nhánh Đà Nẵng có 85 người. - Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh bao gồm đông đảo lực lượng cán bộ công nhân viên nhất trong công ty Vinacontrol với 200 thành viên và trung tâm tư vấn áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế 70 người. Lao động trong công ty là những người có nghiệp vụ chuyên môn có khả năng nắm bắt thị trường và là những người đã được đào tạo có trình độ cao với đội ngũ lao động đông đảo có trình độ đã tạo nên vị thế và uy tín lớn cho công ty. Giúp công ty Vinacontrol có được niềm tin từ đối tác khách hàng trong nước. Quốc tế, tiền lương lao động bình quân của công ty 2500 000đ/người/ tháng. 1.4.2. Tổ chức bộ máy công ty Vinacontrol Giám đốc Phó giám đốc (Đại diện lãnh đạo) Phó giám đốc Phòng kỹ thuật tổng hợp Phòng thí nghiệm Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Trạm Lạng Sơn Trạm Vinh Trạm Hoành Mô Trạm Móng Cái Trạm Cửa Ông Trạm Uông Bí Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Quảng Ninh Trạm Quy Nhơn Trạm Nha Trang Trạm Cần Thơ Trạm Phú Mỹ Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh TP HCM Trung tâm tư vấn áp dụng các tiêu chuẩn QT  Tổ chức quản lý có vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển đi lên duy trì và mở rộng quan hệ hợp tác với nhiều tổ chức giám định trên thế giới chính vì vậy công ty đã quan tâm đến công tác quản lý thành lập các ban rõ chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của các ban chi nhánh phù hợp với yêu cầu đặc điểm của công ty. Giám đốc: là người điều hành và chịu trách nhiệm chính trong hoạt động kinh doanh kiểm tra giám định của công ty có quyền quyết định mọi hoạt động trong công ty. Phó giám đốc: Đại diện cho lãnh đạo là người giúp giám đốc đại diện trong quá trình quản lý công ty và gặp gỡ các đối tác khi giám đốc vắng mặt và là người cùng giám đốc bàn bạc đưa ra những quyết định cuối cùng. Phó giám đốc: là người phụ trách mọi hoạt động của công ty cùng giám đốc chỉ đạo mọi công việc trong công ty. Phòng kỹ thuật tổng hợp là phòng có trình độ chuyên môn cao được trang bị những phương tiện máy móc nghiên cứu hiện đại để giám định chính xác theo yêu cầu của đối tác. Tham mưu giúp giám đốc về công tác quản lý kỹ thuật chất lượng sản phẩm chỉ tiêu của sản phẩm đó. Phòng kỹ thuật tổng hợp bao gồm những chuyên gia giỏi, những thạc sĩ, tiến sĩ có kinh nghiệm lâu năm. Phòng tài chính tham mưu giúp cho giám đốc công ty về công việc quản lý tài chính đảm bảo tài chính cho công ty hoạt động, cung cấp vốn, quản lý tài sản vốn và các chỉ tiêu trong công ty đảm bảo đúng chế độ chính sách của Nhà nước, sử dụng vốn có hiệu quả. Chống thất thoát làm ảnh hưởng đến nguồn vốn của công ty. Đây là một phòng ban quan trọng. Phòng hành chính: Thực hiện văn thư hành chính tiếp nhận soạn thảo lưu trữ công văn theo yêu cầu của giám đốc chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên. 1.5. Đặc điểm về vốn kinh doanh Tổng số vốn có: 49.588.208.127 Trong đó: + Vốn của ngân sách Nhà nước 2.190.890.585đ + Vốn tự bổ sung của đơn vị 47.397.317.542đ Cộng: 49.588.208.127đ 1.6. Tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy 1.6.1. Tổ chức công tác kế toán là hình thức nửa tập trung, nửa phân tán 1.6.2. Hình thức kế toán Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung thống nhất đảm bảo tốt sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán tổ chức công tác kế toán tập trung thuận lợi cho việc phân công chuyên môn hoá công việc đối với nhân viên kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện kỹ thuật sử lý thông tin. 1.6.1.2. Hình thức kế toán: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty do đó tổ chức công tác kế toán hạch toán hợp lý có vai trò quan trọng. Công ty áp dụng hình thức kế toán nửa tập trung nửa phân tán. Công ty chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán để thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ được giao đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trực tiếp của giám đốc, trưởng phòng kế toán đến nhân viên đồng thời căn cứ vào loại hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh khối lượng thông tin rấtlớn trong đơn vị bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức trung lập các nhân viên kế toán đều là những nhân viên có trình độ chuyên môn giỏi. Công tác kế toán hiện nay phần lớn được thực hiện trên máy vi tính (kế toán máy). Do sử dụng kế toán máy nên số lượng sổ sách ghi chép của công ty giảm đi nhiều vẫn đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin chính xác đầy đủ kịp thời. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Vinacontrol Trưởng ban Tài chính Phó trưởng phòng Tài chính Chuyên viên Thanh toán Chuyên viên Kế toán Thuỷ Quỹ - Trưởng ban tài chính là người phụ trách chịu trách nhiệm về số liệu chứng từ ghi chép ban đầu trước kế toán trưởng công ty. Phòng Tài chính công ty, giám đốc công ty. Dưới trưởng ban tài chính còn có nhân viên kế toán. Ban Tài chính tham mưu cho giám đốc công ty về các lĩnh vực quản lý tài chính kế toán của công ty mình đảm bảo kế hoạch tài chính cho toàn bộ hoạt động của công ty. Quản lý tài sản vốn và mọi chỉ tiêu trong công ty nhằm đảm bảo đúng chính sách chế độ Nhà nước sử dụng vốn có hiệu quả tổ chức kế hoạch tại công ty theo đúng chế độ quy hoạch của bộ Tài chính chịu trách nhiệm trước Đảng uỷ giám đốc công ty về số liệu thông tin trên báo cáo kế toán trên phạm vi công ty lập và cung cấp kịp thời đầy đủ các báo cáo theo yêu cầu của giám đốc và thanh tra. - Chuyên viên thanh toán theo dõi và phản ánh toàn bộ các khoản thu chi trả nợ khách hàng. Lập kế hoạch trả nợ khách hàng khi đến hạn thanh toán hợp đồng thường xuyên đối chiếu với khách hàng đôn đốc kiểm tra việc thu nợ, phân tích khả năng trả nợ của khách hàng để kịp thời báo cáo các khoản nợ có khả năng khó đòi toàn bộ chứng từ phát sinh về thanh toán đựơc tập hợp và lập chứng từ kế toán cuối tháng. - Bộ phận chuyên viên kế toán chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế của đơn vị vào sổ kế toán. - Phó trưởng phòng tài chính chịu trách nhiệm quản lý tài chính ở các chi nhánh trong công ty (Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh…) lập và cung cấp các báo cáo theo yêu cầu của trưởng phòng tài chính. Thực hiện chế độ hạch toán chung các khoản chi phí của công ty. - Thủ quỹ theo dõi và thực hiện nhập xuất quỹ theo chứng từ thanh toán hợp lệ có đầy đủ chữ ký của giám đốc công ty và trưởng ban người chi người nhận tiền. Thực hiện kiểm tra đối chiếu thường xuyên số tiền mặt hiện còn với sổ kế toán cuối mỗi tháng có biên bản kiểm kê quỹ gửi lên phòng tài chính công ty. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi Phần II Tổ chức công tác kế toán vón bằng tiền tại công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu Việt Nam Vinacontrol 2. Vốn bằng tiền và nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền tại công ty Vinacontrol 2.1. Vốn bằng tiền Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng công ty tài chính và tiền đang chuyển. - Vốn bằng tiền là một bộ phận cấu thành nên Tài sản cố định nó vận động không ngừng phức tạp và có tính luân chuyển cao. - Hàng ngày tại công ty phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền xen kẽ nhau dòng luân chuyển diễn ra liên tục không ngừng vì thế công ty luôn phải dự trữ một số tiền mặt nhất định để đáp ứng kịp thời các nhu cầu chi cần thiết trong các đơn vị sản xuất kinh doanh nói chung và trong công ty Vinacontrol nói riêng thì vốn bằng tiền là một loại TSLĐ cần thiết trong tổng số tài sản lưu động của công ty. 2.1.2. Nội dung của vốn bằng tiền Để thích nghi với nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước phát triển theo định hướng XHCN đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự hạch toán kinh tế lấy thu bù chi và có danh lợi. Muốn vậy công ty phải có 1 số lượng vốn để đáp ứng nhu cầu của thị trường tiền mặt ở nước ta. Do vậy vốn bằng tiền là một số vốn quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Cũng như các doanh nghiệp khác thì vốn bằng tiền trong công ty Vinacontrol bao gồm: +Tiền mặt tại quỹ của công ty + Tiền gửi tại ngân hàng 2.1.3. Vai trò của vốn bằng tiền Hoạt động thu, chi tiền diễn ra thường xuyên liên tục trong một kỳ sản xuất kinh doanh của công ty như chi tiền để mua nguyên vật liệu trả lương hay thu tiền giám định cho các công ty khác. Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nó thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển vòng quay của vốn dùng để sản xuất tăng nhanh không những giúp cho doanh nghiệp đạt hiệu quả kinh tế cao mà còn tiết kiệm được vốn và tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động trog doanh nghiệp 1.4. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền - Ghi chép và phản ánh tình hình thu chi sự biến động của từng loại vốn bằng tiền nhằm quản lý chặt chẽ các loại vốn bằng tiền trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. - Định kỳ và thường xuyên thực hiện việc đối chiếu số liệu trên sổ kế toán số vốn thực tế phát sinh phát hiện chênh lệch thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền để có biện pháp sử lý kịp thời. 1.5. Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền - Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách và quản lý tiền mặt tất cả các cơ quan đều phải chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ thể lệ về quản lý tiền mặt, các chế độ chỉ tiêu về "Tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển". Các doanh nghiệp tổ chức kinh tế các cơ quan không phân biệt thành phần kinh tế kể cả hộ gia đình phải mở tài khoản tại ngân hàng để gửi số tiền nhàn rỗi vào ngân hàng. Mọi khoản thu chi tiền mặt từ bất cứ người nào cũng đều phải nộp hết vào ngân hàng, xa đầu mối giao thông không thuận tiện cho việc giao nộp tiền mặt, các xí nghiệp thuộc ngành ăn uống công cộng. Việc dao dịch giữa các đơn vị có tài khoản ở ngân hàng phải nhất thiết thông qua ngân hàng để thanh toán nghiêm cấm các đơn vị cho thuê mượn tài sản. Tất cả các đơn vị phải đảm bảo thủ tục rút tiền mặt khỏi ngân hàng. Mọi khoản thu chi tiền mặt đều phải có chứng từ gốc để chứng minh tất cả các loại ngoại tệ vàng bạc đá quý đều phải quy đổi ra ngân hàng Việt Nam để ghi chép trên chứng từ sổ sách và báo cáo kế toán đồng thời tổ chức theo dõi chi tiết số lượng nguyên tệ, các loại số lượng trong lượng vàng bạc đá quý, theo từng loại độ tuổi. Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại vốn bằng tiền thường xuyên đối chiếu kiểm tra để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số tiền thực tế của từng loại vốn bằng tiền. 3. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty Vinacontrol 3.1. Công ty quản lý tiền mặt và vai trò của công ty hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 3.1.1. Tiền mặt và nội dung tiền mặt tại công ty Tiền mặt là số tiền hiện có ở quỹ của công ty bao gồm tiền Việt Nam, kể cả ngân phiếu vàng bạc đá quý ngoại tệ do thủ quỹ bảo quản trong két sắt của công ty để phục vụ cho các nhu cầu chi tiêu hàng ngày cho các hoạt động sản xuất kinh doanh để thanh toán tiền hàng, tiền lương cho cán bộ công nhân viên nộp ngân hàng nguồn hình thành là do giám định hàng hoá của các công ty khác, vay ngân hàng về nhập quỹ do rút từ tài khoản tiền gửi ngân hàng hoặc do thu nợ của khách hàng nhận ở các bên tham gia liên doanh. 3.1.2. Công tác quản lý tiền mặt tại công ty Để thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp công ty đã thoả thuận với ngân hàng để lại quỹ của công ty một lượng tiền nhất định nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán nhanh để quản lý tốt tiền mặt của mình công ty tập trung toàn bộ số tiền đó tại két bạc của công ty. Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu - chi tiền mặt giữ gìn và bảo quản đều do thủ quỹ thực hiện và chịu trách nhiệm thủ quỹ của công ty giám đốc chỉ định thủ qũy không được chỉ người khác làm thay không được trực tiếp mua bán vật tư của công ty hay kiểm nghiệm kế toán. Kế toán trưởng thường xuyên kiểm tra quỹ của công ty. Tất cả các khoản thu, chi đều phải có chứng từ hợp lệ thì thủ quỹmới nhập xuất quỹ và gửi lại tất cả các chứng từ đã có chữ ký của người nợ hoặc người lĩnh tiền. Cuối ngày căn cứ vào chứng từ thu - chi thủ quỹ vào sổ quỹ tiền mặt thực tế tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuối ngày trên quỹ. 3.1.3. Nguyên tắc hạch toán tiền mặt Chỉ phản ánh vào chi tiêu nhập xuất quỹ tiền mặt số tiền mặt kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, đá quý thực tế phát sinh khi nhập xuất và tồn quỹ tiền mặt đối với các khoản thu được chuyển qua ngân hàng hoặc trả nợ thì không được ghi vào chỉ tiêu này. - Các khoản tiền vàng bạc kim đá quý do doanh nghiệp hay các cá nhân ký, quỹ các đơn vị thì việc hạch toán và quản lý các chính sách tài sản bằng tiền của đơn vị. Riêng vàng, bạc, kim đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đối số lượng trọng lượng giám định chất lượng sau đó tiến hành niêm phong và có dấu xác nhận của người ký qũy ký cược trên dấu niêm phong. Khi tiến hành nhập - xuất quỹ tiền mặt phải có đầy đủ phiếu thu chi hoặc các chứng từ có liên quan đến việc nhập xuất qũy tiền mặt vàng bạch đá quý phải có đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao người cho phép nhập xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số phương pháp trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập xuất quỹ của cấp có thẩm quyền đính kèm. Kế toán có trách nhiệm mở sổ kế toán để ghi chép hàng ngày liên tục theo thời gian về các khoản thu chi và tồn quỹ tiền mặt. Riêng đối với ngoại tệ là vàng bạc đá quỹ phải mở ra theo dõi chi tiết để xác định tình hình tồn tiền mặt tại mọi thời điểm. 4. Công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty 4.1. Sơ đồ trình tự ghi chép kế toán tiền mặt tại công ty Phiếu thu Sổ chi tiết tiền mặt (kiêm sổ quỹ) Phiếu thu Bảng tổng hợp chứng từ thu chi tiền mặt Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ghi hàng ngày Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền mặt kế toán thanh toán vào sổ chi tiết tiền mặt. Sổ chi tiết tiền mặt được sử dụng làm sổ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào số thực thu thực chi sổ quỹ đó sau đó kế toán thanh toán lập bảng kê tổng hợp chứng từ thu chi tiền mặt khi đã đối chiếu khớp đúng số liệu ghi bên sổ chi tiêu tiền mặt. Cuối tháng kế toán tổng hợp lên chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ cái tài khoản tiền mặt. 4.1.2. Phương pháp kế toán - Chứng từ ban đầu Kế toán sử dụng phiếu thu, phiếu chi và báo cáo quỹ + Phiếu thu là một chứng từ kế toán để xác định số tiền mặt vàng bạc đá quý kim khí quý thực tế nhập quỹ nó còn làm căn cứ để ghi vào sổ quỹ khi thu tiền kế toán ghi sổ kế toán các tài khoản có liên quan cụ thể. Ví dụ 1: Ngày 3/10/2005 thu tạm ứng chi nhánh Hải Phòng số tiền 50.000.000đ kế toán lập phiếu thu Đơn vị: Công ty Vinacontrol Quyển số 34 Mẫu số C21-H Số 196 (QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 11 tháng 11 năm 1996 của Bộ Tài chính Phiếu thu Ngày 03 tháng 10 năm 2005 Nợ TK 111 Có TK 141 Họ tên người nộp: Phạm Đức áng Địa chỉ: 57B Kim Liên Lý do nộp: Thu tạm ứng Số tiền: 50.000.000 (viết bằng chữ năm mươi triệu đồng) Ngày 3 tháng 10 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ, người nộp (ký tên, dóng dấu ) (ký tên ) (ký tên ) (ký tên ) Ví dụ 2: Ngày 6/10/2005 thu tạm ứng chi nhánh Quảng Ninh nộp bảo hiểm xã hội tháng 10 số tiền 30.000.000đ kế toán lập phiếu thu Đơn vị: Công ty Vinacontrol Quyển số 34 Mẫu số C21-H Số 202 (QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 11 tháng 11 năm 1996 của Bộ Tài chính Phiếu thu Ngày 06 tháng 10 năm 2005 Nợ TK 111 Có TK 141 Họ tên người nộp: Chi nhánh Quảng Ninh Địa chỉ: Quảng Ninh Lý do: Nộp BHXH tháng 10 Số tiền: 30.000.000 (viết bằng chữ ba mươi triệu đồng) kèm theo 1 chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) Ba mươi triệu đồng chẵn Ngày 3 tháng 10 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ, người nộp (ký tên, dóng dấu ) (ký tên ) (ký tên ) (ký tên ) Ví dụ 3: Ngày 7/10/2005 thu tạm ứng đi công tác của đồng chí Trần Công Tài số tiền 20.000.000đ kế toán lập phiếu thu Đơn vị: Công ty Vinacontrol Quyển số 34 Mẫu số C21-H Số 204 (QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 11 tháng 11 năm 1996 của Bộ Tài chính Phiếu thu Ngày 07 tháng 10 năm 2005 Nợ TK 111 Có TK 141 Họ tên người nộp: Trần Công Tài Địa chỉ: 102 - Nguyễn Chí Thanh Số tiền: 20.000.000 (viết bằng chữ hai mươi triệu đồng) kèm theo 1 chứng từ gốc. Ngày 7 tháng 10 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ, người nộp (ký tên, dóng dấu ) (ký tên ) (ký tên ) (ký tên ) 4.1.3. Phiếu chi Là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền mặt vàng bạc kim đá quý ngoại tệ thực tế xuất quỹ nó còn làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ quỹ và kế toán ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Cụ thể: Ví dụ 1: Ngày 7/10/2005 bà Lê Thị Tấm rút vốn trách nhiệm số tiền là: 1. 000 000đ kế toán lập phiếu chi Đơn vị: Công ty Vinacontrol Quyển số 34 Mẫu số C22-11 Số 190 (QĐ 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2 tháng 11 năm 1996 của Bộ Tài chính Phiếu chi Ngày 07 tháng 10 năm 2005 Nợ TK 411 Có TK 111 Họ tên người nộp: Lê Thị Tấm Địa chỉ: 117 Lê Duẩn Lý do chi: rút vốn trách nhiệm Số tiền: 1.000.000 (viết bằng chữ một triệu đồng) Ngày 7 tháng 10 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận (ký tên, dóng dấu ) (ký tên ) (ký tên ) (ký tên ) (ký tên ) Ví dụ 2: Ngày 10/10/2005 anh Nguyễn Văn Lý trả vay ngắn hạn ngân hàng số tiền là: 30. 000 000đ kế toán lập phiếu chi Đơn vị: Công ty Vinacontrol Quyển số 34 Mẫu số C22-11 - H Số 184 (QĐ 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2 tháng 11 năm 1996 của Bộ Tài chính Phiếu chi Ngày 10 tháng 10 năm 2005 Nợ TK 311 Có TK 111 Họ tên người nộp: Nguyễn Văn Lý Địa chỉ: 210 Đường Giải Phóng Lý do chi: trả vay NHNH Số tiền: 30.000.000 (viết bằng chữ ba mươi triệu đồng chẵn) Ngày 10 tháng 10 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận (ký tên, dóng dấu ) (ký tên ) (ký tên ) (ký tên ) (ký tên ) Ví dụ 3: Ngày /10/2005 anh Đinh Quốc Chiến trả vay ngắn hạn ngân hàng số tiền là: 25. 000 000đ kế toán lập phiếu chi Đơn vị: Công ty Vinacontrol Quyển số 34 Mẫu số C22 - H Số 210 (QĐ 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2 tháng 11 năm 1996 của Bộ Tài chính Phiếu chi Ngày 10 tháng 10 năm 2005 Nợ TK 333 Có TK 111 Họ tên người nộp: Đinh Quốc Chiến Địa chỉ: 54 Trần Nhân Tông Lý do chi: Nộp thuế GTGT Số tiền: 25.000.000 (viết bằng chữ hai mươi năm triệu đồng chẵn) Ngày 11 tháng 10 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận (ký tên, dóng dấu ) (ký tên ) (ký tên ) (ký tên ) (ký tên ) 1.4. Tài khoản sử dụng Kế toán tiền mặt sử dụng TK 111 "tiền mặt" Công dụng: dùng để phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý - Nội dung kết cấu TK 111 x x x Thu tiền bán hàng nhập quỹ 511, 3331.. - Thu nợ khách hàng 131, 138… - Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt - Vay NH, dài hạn về nhập quỹ tiền mặt 331. - Hoạt động tài chính hoạt động khác 515 -Nhận góp vốn liên doanh 411 - Cuối kỳ kiểm kê quỹ phát hiện thừa 3381 SDCK: phản ánh số tiền mặt hiện còn tại quỹ lúc cuối kỳ - Mua vật tư hàng hoá bằng tiền mặt 1561, 157, 632, mua NVL 152, 153, 1331. - Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản nợ vay 331, 338, 311. - Trích TM gửi vào Nh, trả lương, tạm ứng 112, 334, 141. - Thanh toán các khoản chi phí phát sinh trong kỳ 641, 642, 133.. - Cuối kỳ kiểm kê quỹ phát hiện thiếu 1388, 334, 1381 Các tài khoản cấp II - TK 111 - Tiền mặt Việt Nam - TK 1112 - Ngoại tệ - TK 1113 - vàng bạc đá quý 4.1.5. Các trường hợp kế toán chủ yếu 4.1.6. Kế toán thu tiền mặt Việt Nam - Thu từ hoạt động bán hàng Nợ TK 111 Có TK 511, 512 - Thu của khách hàng thu khác Nợ TK 111 Có TK 131, 136 Có TK 138 - Thulại tiền tạm ứng còn thừa Nợ Tk 111 Có TK 141 - Thu từ hoạt động tài chính hoạt động khác Nợ TK 111 Có TK 515, 711 Có 3331, (nếu có) - Cáckhoản thu khác Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111 Có 112 - Cuối kỳ kiểm kê quỹ phát hiện thừa Nợ TK 111: Chênh lệch Có TK 711: Số thừa doanh nghiệp được hưởng Có TK 3381: Thừa chưa rõ nguyên nhân 4.1.7. Chi quỹ tiền mặt Việt Nam - Mua vật tư hàng hoá bằng tiền mặt Việt Nam Nợ TK 152, 153, 1561: Nhập kho Nợ 151: cuối tháng chưa về nhập kho, đã về nhập kho nhưng chưa kiểm nhận nhập kho Nợ TK 157,632: Gửi bán, bán ngay Nợ TK 1331: VAT tương ứng Có TK 111: Giá thanh toán Trích tiền mặt Việt Nam gửi vào ngân hàng và thanh toán các khoản nợ vay khác. Nợ TK 1121: Gửi ngân hàng Nợ TK 1331, 336, 338: Thanh toán các khoản nợ vay khác Nợ TK 331, 341, 342, 315: Nợ dài hạn đến hạn trả Có TK 111 +Thanh toán các khoản chi phí Nợ TK 1562: Chi phí mua hàng Nợ TK 641, 642: Chi phí bán hàng , quản lý doanh nghiệp Nợ 635, 811: Chi phí hoạt động tài chính, chi phí khác. Có 1111 + Tạm ứng, trả lương cho CBCNV Nợ 141 Nợ 334 Có TK 111 + Cuối kỳ kiểm kê quỹ phát hiện thiếu Nợ TK 811: Doanh nghiệp chịu Nợ 1388, 334:Cá nhân chịu, bồi thường Nợ 1381: Chưa rõ nguyên nhân Có TK 111: Chênh lệch thiếu 4.1.8. Kiểm kê quỹ tiền mặt là tiền ngân hàng Việt Nam - Nếu tiền quỹ thực tế lớn hơn số tiền trên sổ sách kế toán Nợ TK 111: Số chênh lệch kiểm kê thừa Có 3381: Thừa chưa rõ nguyên nhân Có 711: Thừa xung quỹ doanh nghiệp hưởng - Nếu tiền quỹ nhỏ hơn số tiền trên sổ kế toán Nợ TK 1381: Thiếu chưa rõ nguyên nhana Nợ TK 1388, 334: Cá nhân bồi thường Nợ TK 811: Thiếu doanh nghiệp phải chịu Có TK 111 Ví dụ: Tháng 10/2005 số dư đầu tháng 10 là 82.000.000đ trong tháng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tăng tiền mặt NV1: Theo phiếu thu 194 thu từ việc thanh lý tài sản cố định bằng tiền mặt số tiền trên 7.000.000 kế toán định khoản Nợ TK 111: 7.000.000 Có 711: 7.000.000 NV2: Ngày 3 tháng 10 năm 2005 chi nhánh Quảng Ninh nộp tiền bán máy kiểm tra thực phẩm số tiền: 55.000.000đ (VAT 10%) Phiếu thu số 197 kế toán định khoản. Nợ TK 111: 55.000.000 Có TK 511: 50.000.000 Có TK 3331: 5.000.000 NV3: Ngày 6 tháng 10 Bà Nguyễn Thị Nhiệm góp vốn trách nhiệm 2.000.000đ Phiếu thu số 198 kế toán định khoản Nợ TK 111: 2.000.000 Có TK 411: 2.000.000 NV4: Phòng nhân sự chi nhánh Hải Phòng nộp BHXH tháng 10 số tiền là: 300.000đ. Phiếu thu 202 ngày 7 tháng 10 kế toán định khoản. Nợ TK 111: 300.000 Có 334: 300 000 NV5: Ngày 17 tháng 10 năm 2005. Thu tạm ứng đi công tác của anh Nguyễn Văn Dương số tiền là: 20.000.0000 Phiếu thu số 202 kế toán định khoản. Nợ TK 111: 20.000.000 ._.