Kế toán tiêu thụ & xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Cổ phần Gas Petrolimex

t nam đã gia nhập các điều ước quốc tế, trở thành thành viên của các tổ chức chính thức WB, IMF, ADB, ASEAN, tham gia AFTA, CEPT, APEC. Từ năm 2007 trở thành thành viên thứ 150 của WTO. Là thành viên chính thức của liên đoàn kế toán thế giới (IFAC), liên đoàn kế toán các nước ASEAN (AFA). Cam kết việc minh bạch hoá về cung cấp dịch vụ kế toán, kiểm toán, tuân thủ chuẩn mực quốc tế. Nước ta cũng đang tiến tới hoàn thiện dần hệ thống kế toán, kiểm toán để vừa phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của Việt nam, vừa có thể đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế hoá. Những điều này đã phần nào khẳng định vai trò, vị trí quan trọng của kế toán trong mỗi doanh nghiệp. Kế toán dường như đã trở thành một công cụ rất đắc lực của các doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Đặc biệt trong xu hướng mà nền kinh tế đang có những biến chuyển mạnh mẽ, doanh nghiệp nào không đủ sức cạnh tranh sẽ không thể đứng vững được trong nền kinh tế thị trường đầy biến động. Tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả chính là khâu cuối cùng của mỗi doanh nghiệp. Nó cũng là khâu có tính chất quyết định trong quy trình hạch toán kế toán ở các đơn vị đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại, bởi kết quả của khâu này phản ánh toàn bộ nỗ lực của cả một kỳ kế toán. Kết quả kinh doanh của mỗi doanh nghiệp cũng đồng thời được phản ánh từ khâu cuối này. Trong quá trình thực tập ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex, em càng nhận thấy rõ hơn tầm quan trọng của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Có rất nhiều vấn đề được đặt ra từ mọi góc độ của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex. Nghiên cứu vấn đề này sẽ giúp em có cái nhìn tỷ mỷ, cặn kẽ hơn về từng khía cạnh. Chính vì thế đề tài mà em lựa chọn để viết chuyên đề là “ Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex”. Chuyên đề của em được chia làm 3 phần như sau : Chương I : Tổng quan về Công ty cổ phần Gas Petrolimex Chương II : Thực tế tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex Chương III : Phương hướng hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex Em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG I CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TRONG CÁC ĐƠN VỊ KINH DOANH THƯƠNG MẠI 1.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý về công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong các đơn vị kinh doanh thương mại . 1.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại Khi thế giới bước vào xu thế toàn cầu hóa, khi nền kinh tế phát triển mạnh mẽ hay khi số lượng sản phẩm làm ra ngày một đa dạng, phong phú … thì việc lưu thông, phân phối hàng hóa lại càng trở nên cần thiết. Không thể chỉ có sản xuất mà không có tiêu dùng, lại với trình độ chuyên môn hóa như ngày nay khi giai đoạn sản xuất và giai đoạn phân phối gần như đều đã được thực hiện độc lập thì vai trò của các đơn vị kinh doanh thương mại càng không thể thiếu. Những đơn vị này chính là những mắt xích vô cùng quan trọng để nền kinh tế thị trường có thể vận hành được ở mức cân bằng cần thiết. Các đơn vị kinh doanh thương mại được định nghĩa là : Các đơn vị thực hiện chức năng lưu thông và phân phối hàng hóa trên thị trường, có thể trong từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau. Thông qua những đơn vị này, hàng hóa sẽ được lưu chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Việc kinh doanh, buôn bán diễn ra trong phạm vi một quốc gia còn được gọi là Nội thương. Khi nó liên quan đến nhiều quốc gia còn gọi là Ngoại thương Với mỗi một đơn vị kinh doanh thương mại ta sẽ thấy có những nét riêng biệt nhất định, tuy vậy chúng vẫn có những đặc trưng cơ bản, chủ yếu. Cụ thể : - Việc lưu thông hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại được chia làm 2 giai đoạn : Giai đoạn mua hàng : Đây là giai đoạn đầu của quá trình lưu chuyển hàng hóa. Giai đoạn này sẽ cho chúng ta thấy về quan hệ trao đổi và quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa được thực hiện. Vốn của doanh nghiệp lúc này được chuyển đổi từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa, đồng thời với đó quyền sở hữu của doanh nghiệp cũng được chuyển đổi từ tiền tệ sang hàng hóa. Những hàng hóa này mua về sẽ không qua giai đoạn chế biến (tức không hề làm thay đổi hình thái vật chất), chỉ dự trữ và sau đó sẽ được tiêu thụ luôn Giai đoạn bán hàng : Đây là giai đoạn thứ 2 hay cũng là giai đoạn cuối cùng trong khâu lưu thông hàng hóa của đơn vị kinh doanh thương mại. Với giai đoạn này, giá trị hàng hóa và giá trị sử dụng của hàng hóa sẽ được thực hiện. Vốn của doanh nghiệp lại được chuyển từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ và quyền sở hữu của doanh nghiệp cũng chuyển từ hàng hóa sang tiền tệ. Các giai đoạn này sẽ được lặp đi lặp lại trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp nhưng với quy mô hầu như ngày một lớn hơn. - Đối tượng kinh doanh chủ yếu của các đơn vị kinh doanh thương mại gồm 3 ngành hàng chính là : Hàng vật tư, thiết bị Hàng công nghệ thực phẩm tiêu dùng Hàng lương thực, thực phẩm - Phương thức bán hàng mà các đơn vị này áp dụng có thể là theo phương thức bán buôn hoặc bán lẻ, tùy theo từng trường hợp. - Các đơn vị có thể thực hiện việc tiêu thụ hàng hóa của mình thông qua các gian hàng, cửa hàng, các trạm hay các chi nhánh … 1.1.2. Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại 1.1.2.1. Khái niệm, ý nghĩa của tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại Quá trình tuần hoàn của các đơn vị kinh doanh thương mại là …T-H-T’ … (Tiền – Hàng – Tiền, T ≠T’), do vậy thay đổi hình thái vật chất hàng hóa không phải là mục đích của các đơn vị này, mà làm thế nào để thu đựơc lợi ích kinh tế lớn nhất, để T’> T và qua đó doanh nghiệp có thể trang trải hết những chi phí đã bỏ ra và vẫn có lợi nhuận, đó mới chính là mục đích của các đơn vị kinh doanh thương mại. Điều này chỉ xảy ra khi hàng hóa mua về đã được tiêu thụ. Tiêu thụ hàng hóa là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa, đồng thời chuyển hóa vốn doanh nghiệp từ hình thái hiện vật (hàng hóa) sang hình thái giá trị (tiền tệ) và kết thúc một vòng luân chuyển vốn. Để giúp cho các doanh nghiệp nói chung và các đơn vị kinh doanh thương mại nói riêng có thể xác định được chính xác khi nào thì hàng hóa được tiêu thụ, chuẩn mực kế toán Việt nam số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” và các chuẩn mực kế toán khác có liên quan (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính) đã đưa ra 5 điều kiện để một khoản doanh thu bán hàng được ghi nhận : - Doanh nghiệp đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa - Doanh thu đã được xác định tương đối chắc chắn - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng Tiêu thụ hàng hóa là khâu có ý nghĩa quyết định đối với các đơn vị thương mại, chỉ khi khâu này được hoàn tất, mục đích của doanh nghiệp mới được thực hiện. Nỗ lực cả một kỳ kinh doanh của doanh nghiệp đều được phản ánh qua giai đoạn này. Khi hàng hóa được tiêu thụ cũng là lúc T ban đầu đã thành T’, và doanh nghiệp có thể dùng chính số tiền thu lại được này để bù đắp số chi phí đã bỏ ra, tiếp tục đầu tư và mở rộng kinh doanh, duy trì các hoạt động kinh doanh cũng như các hoạt động trong doanh nghiệp, và cứ như thế chu kỳ tuần hoàn lại tiếp diễn. Nếu tiêu thụ hàng hóa được doanh nghiệp tổ chức một cách chặt chẽ và khoa học, hiệu quả sử dụng vốn cũng như tài sản sẽ được nâng cao, thời gian cho một vòng luân chuyển vốn sẽ ngắn lại, đẩy nhanh hiệu quả kinh doanh, đem lại nhiều lợi ích kinh tế hơn cho các doanh nghiệp. Điều này cũng sẽ đồng nghĩa với việc đẩy nhanh tốc độ phát triển của cả nền kinh tế. Tất cả những điều này đòi hỏi các doanh nghiệp cần có những chính sách rất cụ thể từ cơ chế giá, các phương thức thanh toán, phương thức bán hàng hay cả những chính sách quảng cáo, tiếp thị sản phẩm … để khâu tiêu thụ hàng hóa phát huy được hết hiệu quả của nó. 1.1.2.2. Các phương thức tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại Khi nền kinh tế thị trường càng phát triển, sự cạnh tranh càng diễn ra gay gắt. Để tồn tại và phát triển tất yếu các doanh nghiệp nói chung và các đơn vị kinh doanh thương mại nói riêng buộc phải có những chính sách rất cụ thể trong việc tiêu thụ hàng hóa để thu hút khách hàng. Có thể lựa chọn chính xác những phương thức bán hàng phù hợp với điều kiện, lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh trong rất nhiều những phương thức bán hàng phổ biến tại Việt nam cũng là một cách để doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ của doanh nghiệp mình và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Các phương thức bao gồm : Phương thức bán buôn hàng hóa : Trong trường hợp này hầu như hàng hóa chưa được đến tay người dùng, nó mới chỉ đang ở giai đoạn lưu thông. Số hàng hóa này được mua về có thể được làm đầu vào cho một quá trình sản xuất hoặc lại có thể tiếp tục đem bán luôn. Bán buôn hàng hóa thường được thực hiện với số lượng lớn, giá bán khá biến động phụ thuộc rất nhiều vào số lượng và phương thức thanh toán. Bán buôn hàng hóa được chia làm 2 khâu : Bán buôn hàng hóa qua kho : Trong trường hợp các đơn vị kinh doanh thương mại mua hàng hóa dự trữ tại kho của đơn vị, khi có khách hàng cần mua, đơn vị sẽ xuất hàng cho khách hàng từ số hàng đó. Bán buôn qua kho được thực hiện với 2 hình thức : Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : Theo hình thức này bên mua sẽ đến tận kho của doanh nghiệp để nhận hàng. Sau khi khách hàng đã nhận đủ số hàng và thanh toán luôn hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hóa của doanh nghiệp được coi là tiêu thụ Bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán hàng hóa : Lúc này căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết giữa 2 bên hoặc theo các đơn đặt hàng, hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được chở đến tận địa điểm giao nhận hoặc đến kho của người mua. Hàng hóa khi đó vẫn chưa được coi là tiêu thụ, quyền sở hữu vẫn thuộc về doanh nghiệp, chỉ đến khi bên mua nhận đủ số hàng, đối chiếu theo đúng hợp đồng hay các giấy tờ đã ký kết, chấp nhận thanh toán hoặc xin nợ lại, doanh thu của doanh nghiệp mới được ghi nhận. Bán buôn vận chuyển thẳng : Hàng hóa không được đưa qua kho của doanh nghiệp, mà được chuyển bán thẳng cho bên cần mua. Bán buôn vận chuyển thẳng có thể chia làm 2 hình thức : Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : Theo hình thức này, doanh nghiệp sẽ mua hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp, sau đó đem chính số hàng ấy bán luôn cho khách hàng của mình mà không đưa về kho của doanh nghiệp. Khi khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán thì doanh thu của doanh nghiệp đã chính thức được ghi nhận. Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán : Các đơn vị kinh doanh thương mại khi ấy không tham gia vào quá trình mua hàng và bán hàng mà chỉ làm trung gian cho bên bán và bên mua để hưởng hoa hông từ việc môi giới. Phương thức bán lẻ hàng hóa : Là phương thức mà hàng hóa được bán ra là để phục vụ mục đích tiêu dùng, có thể là tiêu dùng của những người tiêu dùng hoặc tiêu dùng nội bộ trong các doanh nghiệp, các đơn vị …Hàng hóa lúc này không còn ở giai đoạn lưu thông nữa, mà đã sang giai đoạn tiêu dùng. Hàng hóa được bán ra với số lượng ít, giá bán thường ổn định. Phương thức này được thực hiện dưới các hình thức : Bán lẻ thu tiền tập trung : Tại điểm bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ không làm nhiệm vụ thu tiền, mà có những nhân viên khác đứng ra thu tiền của khách và viết hóa đơn cho khách hàng về số hàng mà họ đã nhận được từ nhân viên bán hàng. Trong trường hợp này, chức năng bán hàng và chức năng thu tiền được thực hiện một cách độc lập, không kiêm nhiệm. Cuối mỗi ca, hàng hóa trong quầy sẽ được kiểm tra đối chiếu lại với số tiền thu được và các hóa đơn. Kế toán bán hàng sẽ nhận lại các chứng từ này để làm căn cứ ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh hoặc đối chiếu lại với những số liệu được gửi về từ quầy hàng thông qua mạng máy tính. Bán lẻ thu tiền trực tiếp : Với hình thức này nhân viên bán hàng cũng đồng thời kiêm nhiệm luôn việc thu tiền sau khi đã giao hàng cho khách. Cuối mỗi ca, nhân viên này sẽ có nhiệm vụ kiểm kê lại số hàng hóa, số tiền thu được và lập báo cáo bán hàng, báo cáo tiền hàng và gửi cho kế toán để ghi sổ kế toán. Bán lẻ tự phục vụ : Đây là hình thức rất được ưa chuộng ở các nước phát triển và nó cũng đang được phổ biến rộng rãi tại Việt nam. Hình thức này tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái và cũng rất thuận tiện. Khách hàng có thể tự do lựa chọn những mặt hàng cần thiết, các đơn vị chỉ bố trí những giám sát viên hay những nhân viên để giám sát, tư vấn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Sau đó họ sẽ thanh toán tiền tại các điểm thu tiền. Nhân viên thu tiền căn cứ vào số hàng hóa khách hàng mua để viết hóa đơn và thu tiền. Bán hàng tự động : Hình thức này còn khá mới lạ tại Việt nam vì khách hàng vẫn quen với những phương thức mua hàng truyền thống, mặt khác Bán hàng tự động cũng đòi hỏi việc trang bị và quản lý các thiết bị tự động, điều này gây ra những trở ngại nhất định đối với các đơn vị thương mại khi muốn áp dụng hình thức này cho quá trình kinh doanh của mình. Với bán hàng tự động khách hàng chỉ cần bỏ tiền vào máy và họ sẽ nhận được những hàng hóa cần mua từ thiết bị tự động. Bán hàng trả góp : Khách hàng sẽ thanh toán tiền cho những hàng hóa mà họ đã mua trong nhiều lần. Khi đó, ngoài doanh thu được ghi nhận, doanh nghiệp còn được ghi nhận thêm một khoản lãi do khách hàng thanh toán chậm. Hình thức gửi hàng đại lý : Hàng hóa của đơn vị kinh doanh thương mại đem giao cho các cơ sở đại lý, để các cơ sở này trực tiếp bán hàng hóa. Hàng hóa lúc này vẫn thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp, đến khi số hàng này được khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán thì các đơn vị mới được phép ghi nhận doanh thu. Sau đó công ty sẽ trích một phần hoa hồng từ số tiền thu được cho các cơ sỏ đại lý. Một số hình thức khác, ngoài những hình thức trên vẫn được coi là tiêu thụ:: - Hàng đổi hàng : Đem hàng hóa của đơn vị mình để đổi lấy hàng hóa từ các đơn vị khác. Hàng đem đổi và hàng nhận về có thể là tương tự hoặc không tương tự. - Xuất dùng trong nội bộ đơn vị kinh doanh thương mại để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, khuyến mại, biếu, tặng, quảng cáo, chào hàng … hay để thanh toán lương, thưởng … cho các cán bộ, công nhân viên trong đơn vị 1.1.2.3. Xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại Kết quả tiêu thụ hàng hóa chính là kết quả của khâu tiêu thụ hàng hóa. Đối với các đơn vị kinh doanh thương mại kết quả tiêu thụ hàng hóa là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả hoạt động lưu chuyển hàng hóa của đơn vị và là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp và phần mà doanh nghiệp sẽ nhận được sau kỳ kinh doanh. Kết quả tiêu thụ hàng hóa được đo bằng số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Có thể khái quát mối quan hệ đó bằng sơ đồ sau : LN sau thuế Thuế TNDN LN từ hoạt động tiêu thụ CPBH và CPQLDN LN gộp GVHB Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ Các khoản giảm trừ DT Doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ SƠ ĐỒ 1.1 Xác định kết quả tiêu thụ không được thực hiện thường xuyên, thường chỉ 1 tháng, 1 quý hoặc 1 năm mới thực hiện 1 lần nhưng nó lại có ý nghĩa rất quan trọng đối với các đơn vị kinh doanh thương mại. Chỉ khi xác định được chỉ tiêu này doanh nghiệp mới có thể đánh giá được hiệu quả kinh doanh trong kỳ, xem xét được mối quan hệ giữa kết quả thu được và chi phí đã bỏ ra, từ đó doanh nghiệp có thể phân tích, đánh giá được các chỉ tiêu cần thiết, so sánh kết quả đạt được và kế hoạch đã đặt ra để có những hiệu chỉnh kịp thời nhằm nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp từ đó nâng cao được hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở các kỳ kinh doanh tiếp theo. 1.1.3. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong các đơn vị kinh doanh thương mại Tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa có vai trò vô cùng quan trọng trong các đơn vị kinh doanh thương mại. Do đó những chính sách hay yêu cầu quản lý đối với khâu này cần phải được thực hiện một cách khoa học, chặt chẽ, cụ thể và phải thật sự có hiệu quả. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải đảm bảo được các yêu cầu quản lý : - Thường xuyên đánh giá được tình hình tiêu thụ cả về số lượng, chất lượng. chủng loại, mặt hàng kinh doanh hay khả năng cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh từ đó đơn vị có thể đưa ra các kế hoạch tiêu thụ cụ thể để quản lý - Xây dựng các chính sách rõ ràng để kiểm soát các hoạt động liên quan đến tiêu thụ như các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán … - Thường xuyên đánh giá tình hình và phân tích các chỉ tiêu liên quan đến tình hình tiêu thụ, so sánh kế hoạch đã đề ra với thực tế đã đạt được, so sánh giữa các kỳ với nhau hay so sánh các những chỉ tiêu của doanh nghiệp với chỉ tiêu chung của ngành hàng …nếu có những chỉ tiêu thay đổi bất thường, dù theo hướng tiêu cực hay tích cực đều cần xác định nguyên nhân và đề ra hướng giải quyết. - Các biện pháp liên quan đến việc đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ như quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị hay những ưu đãi liên quan đến các khoản giảm giá cho khách hàng , chiết khấu thanh toán … phải luôn được chú trọng và cũng phải đặt trong những quy định cụ thể để chúng có thể phát huy được những tác dụng cần thiết. Ngoài những yêu cầu quản lý chung về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở trên, bộ phận kế toán của khâu này cũng có những nhiệm vụ riêng cần thực hiện để đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý và yêu cầu cung cấp thông tin cho cả trong và ngoài công ty : - Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ mọi khoản doanh thu được ghi nhận về : giá bán, doanh thu, số lượng bán ra, thuế giá trị gia tăng đầu ra, tổng giá thanh toán…Việc ghi chép này có thể được chi tiết theo từng đối tượng quản lý, tùy thuộc yêu cầu quản lý của công ty như cho từng khách hàng, từng mặt hàng … - Xác định chính xác được giá vốn của lô hàng đã bán ra dựa vào giá mua thực tế và việc phân bổ các chi phí thu mua cho lượng hàng ấy. - Thường xuyên, kiểm tra tình hình công nợ để quản lý tiền hàng, kết hợp với kế toán công nợ để đôn đốc tình hình thu hồi nợ, đặc biệt đối với những khách hàng đã quá thời hạn thanh toán ghi trong hợp đồng nhưng vẫn chưa thanh toán … - Tập hợp đầy đủ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh - Cung cấp những thông tin cần thiết và tham mưu cho ban lãnh đạo để đưa ra được những chính sách hữu ích cho toàn doanh nghiệp . 1.2. Tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại 1.2.1. Tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại 1.2.1.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ * Chứng từ sử dụng Chứng từ là một căn cứ rất quan trọng đối với quá trình ghi nhận doanh thu của các đơn vị kinh doanh thương mại. Toàn bộ các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng, đơn giá, số tiền hàng thu được … đều được phản ánh trên đó, điều này đòi hỏi các đơn vị kinh doanh thương mại cần có những biện pháp quản lý khoa học và hợp lý để việc ghi chép, phản ánh là đầy đủ, chính xác. Tùy vào phương pháp tính thuế của từng đơn vị sẽ có những mẫu hóa đơn khác nhau được áp dụng : - Đối với đơn vị kinh doanh thương mại tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, 2 mẫu hóa đơn được sử dụng là: + Hóa đơn giá trị gia tăng mẫu 01 – GTKT/3LL : Hóa đơn này được các đơn vị kinh doanh thương mại sử dụng khi lượng hàng bán ra lớn (bán buôn) + Hóa đơn giá trị gia tăng mẫu 01 – GTKT/3LL : Hóa đơn này được các đơn vị kinh doanh thương mại sử dụng khi bán hàng với khối lượng nhỏ (bán lẻ) - Đối với các đơn vị kinh doanh thương mại tính và nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, các mẫu hóa đơn được sử dụng là : + Hóa đơn bán hàng mẫu 02 – GTTT/3LL : Áp dụng khi lượng hàng của đơn vị bán ra với khối lượng lớn + Hóa đơn bán hàng mẫu 02 – GTTT/3LL : Áp dụng khi lượng hàng của đơn vị bán ra với khối lượng nhỏ Ngoài các hóa đơn giá trị gia tăng thường xuyên được sử dụng như trên, trong quá trình hạch toán kế toán của mình kế tóan còn sử dụng thêm một số chứng từ để bổ trợ và có thể được dùng trong một số trường hợp như : Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Bảng kê mua hàng, các chứng từ liên quan đến thuế, phí, lệ phí và các Giấy báo có, Giấy báo nợ … * Quá trình luân chuyển chứng từ Từ những căn cứ đã có như các hợp đồng kinh tế được ký kết giữa 2 bên, các đơn đặt hàng của khách hàng … Phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn giá trị gia tăng). Hóa đơn được lập làm 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 : lưu, liên 2 : giao cho khách hàng, liên 3 : dùng cho nội bộ làm căn cứ để ghi sổ kế toán và thu tiền khách hàng. Sau đó số hóa đơn này sẽ được chuyển lên cho thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt. Thủ kho sẽ căn cứ vào các hóa đơn đã được ký duyệt tiến hành xuất hàng, lập phiếu xuất kho và ghi thẻ kho cho số hàng xuất.Tiếp đó, những chứng từ này được chuyển lên cho kế toán bán hàng để ghi nhận doanh thu và giá vốn. Cuối mỗi kỳ toàn bộ số chứng từ này sẽ được đưa vào lưu trữ theo quy định * Tài khoản sử dụng Tài khoản 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu bán sản phẩm hàng hóa, bất động sản đầu tư, dịch vụ, tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia, các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Kết cấu và nội dung phản ánh : Bên Nợ : - Số thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và được xác định là đã bán trong kỳ - Số thuế giá trị gia tăng phải nộp của doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp - Doanh thu hàng bán bị trả lại, Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ - Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Bên Có : Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ trong kỳ kế toán Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ Tài khoản 511 được chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2 : + Tài khoản 5111 : Doanh thu bán hàng hóa + Tài khoản 5112 : Doanh thu bán các thành phẩm + Tài khoản 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ + Tài khoản 5114 : Doanh thu trợ cấp, trợ giá + Tài khoản 5117 : Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư Tài khoản 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp Kết cấu và nội dung phản ánh Bên Nợ : - Trị giá hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận trên khối lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán nội bộ kết chuyển cuối kỳ kế toán - Số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp của sản phẩm, HH, dịch vụ đã bán nội bộ - Số thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp của sô sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ nội bộ - Kết chuyển doanh thu bán hàng nội bộ thuần vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Bên Có : Tổng số doanh thu bán hàng nội bộ của đơn vị thực hiện trong kỳ kế toán Tài khoản 512 không có số dư cuối kỳ Tài khoản 512 có 3 tài khoản cấp 2 : + Tài khoản 5121 : Doanh thu bán hàng hóa + Tài khoản 5122 : Doanh thu bán các thành phẩm + Tài khoản 5123 : Doanh thu cung cấp dịch vụ Tài khoản 3387 : Doanh thu chưa thực hiện Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu chưa thực hiện trong kỳ kế toán Kết cấu và nội dung phản ánh : Bên Nợ : Doanh thu chưa thực hiện tính cho từng kỳ kế toán Bên Có : Doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ Số dư bên có : Doanh thu chưa thực hiện ở thời điểm cuối kỳ kế toán * Phương pháp hạch toán Doanh thu - Đối với các phương thức bán buôn hàng hóa, sơ đồ hạch toán sẽ là : TK 511 TK 3331 TK 111,112,331,... TK 641 (1a) (1b) (2) SƠ ĐỒ 1.2 (1a), (1b) : Ghi nhận doanh thu bán hàng đối với đơn vị tính thuế GTGT lần lượt theo phương pháp trực tiếp và phương pháp khấu trừ (2) : Chi phí môi giới bán hàng + Đối với các phương thức bán buôn là : Bán buôn qua kho theo hình thức hàng gửi bán; bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp; bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán có các nghiệp vụ là (1a), (1b) + Đối với phương thức bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán, có các nghiệp vụ là (1a), (1b), (2). - Đối với các phương thức bán lẻ hàng hóa + Bán lẻ tại các cửa hàng : Có các nghiệp vụ (1a), (1b) giống như trường hợp bán buôn hàng hóa ở trên + Bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp Định kỳ, k/c doanh thu là lãi cho từng kỳ Lãi trả góp hoặc lãi trả chậm phải thu Tổng số tiền còn phải thu khách hàng TK 131 TK 111, 112 Doanh thu bán hàng (ghi theo giá bán thu tiền ngay) TK 511 Số tiền đã thu của khách Thuế GTGT đầu ra TK 3331 TK 515 TK 3387 SƠ ĐỒ 1.3 + Bán hàng theo hình thức đại lý, ký gửi ] Hạch toán ở đơn vị giao đại lý (chủ hàng) : Hàng xuất giao đại lý là hàng gửi bán. Khi hàng giao đại lý bán được thì đơn vị chủ hàng phải trả cho đơn vị nhận đại lý một tỷ lệ hoa hồng nhất định tính trên giá của lô hàng đã bán. Trường hợp này các nghiệp vụ hạch toán bao gồm (1a), (1b) giống phương thức bán buôn hàng hóa ở trên ] Hạch toán ở đơn vị nhận đại lý (nhận hàng để bán) : Đơn vị nhận đại lý phải có trách nhiệm kê khai, nộp thuế cho lô hàng bán được và thuế GTGT phải nộp của tiền hoa hồng nhận được. Sơ đồ hach toán doanh thu trường hợp này cụ thể như sau : Khi xuất hàng để bán Khi nhận hàng để bán TK 003 TK 003 TK 3331 TK 331 (1) (2) (4) (3) TK 111,112,131,… SƠ ĐỒ 1.4 (1), (2) : Hoa hồng bán hàng đại lý được hưởng lần lượt đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và phương pháp khấu trừ (3) : Tiền hàng đại lý phải trả cho chủ hàng (4) : Khi trả tiền đại lý cho chủ hàng - Kế toán các trường hợp khác được coi là tiêu thụ + Trường hợp hàng đổi hàng Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Số tiền thừa khi đổi hàng Số tiền thiếu khi đổi hàng Doanh thu HH đem đi trao đổi TK 131 TK 511 TK 3331 TK 152, 153, 211, 156 TK 1331 TK 111,112 Giá trị hàng nhận về SƠ ĐỒ 1.5 Tổng giá thành thực tế Thuế GTGT phải nộp Sử dụng SP trả lương công nhân viên SP sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh (Giá thành thực tế ) SP để khuyến mại, chào hàng, quảng cáo, tặng cho khách hàng trong hội nghị khách hàng …(Giá thành thực tế ) TK 334,431 TK 641 TK 641 TK 621,627,641,642,… TK 3331 TK 512 + Trường hợp xuất để tiêu thụ nội bộ hoặc tiêu dùng nội bộ : thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ, công nhân viên trong đơn vị, xuất hàng để biếu tặng, quảng cáo, chào hàng, khuyến mại, phục vụ cho hoạt động kinh doanh … SƠ ĐỒ 1.6 1.2.1.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu * Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm : Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Tài khoản 521 : Chiết khấu thương mại Tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua đã mua hàng với khối lượng lớn. Khoản này được ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết mua, bán hàng Kết cấu và nội dung phản ánh : Bên Nợ : Số chiết khấu thương mại (CKTM) đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng Bên Có : Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác đinh doanh thu thuần của kỳ báo cáo Tài khoản 521 không có số dư cuối kỳ * Phương pháp hạch toán TK521 (Đơn vị áp dụng phương pháp khấu trừ) TK511 TK 111,112,131,… 111,112,131 (4) (2) (1) TK333(33311) (3) SƠ ĐỒ 1.7 (1) : Số tiền CKTM cho người mua (2) : Doanh thu không có thuế giá trị gia tăng (3) : Thuế giá trị gia tăng đầu ra (nếu có) (4) : Cuối kỳ kết chuyển CKTM sang tài khoản “Doanh thu bán hàng” Tài khoản 531 : Hàng bán bị trả lại Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của của số SP, HH bị khách hàng trả lại. Chỉ phản ánh vào TK này giá trị của số hàng đã bán bị trả lại (tính theo đơn giá bán ghi trên hóa đơn) và số lượng hàng bán bị trả lại. Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại đều được hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng. Kết cấu và nội dung phản ánh : Bên Nợ : Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính vào khoản phải thu của khách hàng về số sản phẩm, hàng hóa đã bán Bên Có : Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại vào bên nợ tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần trong báo cáo Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ TK111,112 TK641 (6) TK 111,112,131,… TK531 TK511,512 TK333(33311) (2) (1) (3) (5) (4) * Phương pháp hạch toán SƠ ĐỒ 1.8 (1) : Doanh thu hàng bán bị trả lại (cả thuế GTGT) của đơn vị áp dụng phương pháp trực tiếp (2) : Hàng bán bị trả lại (đơn vị áp dụng phương pháp khấu trừ) (3) : Doanh thu hàng bán bị trả lại (Không thuế giá trị gia tăng ) (4) : Thuế giá trị gia tăng (5) : Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ (6) : Chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán. Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá sau khi đã bán hàng và đã phát hành hóa đơn (giảm giá ngoài hóa đơn) do hàng kem, mất phẩm chất, hay không đúng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng … Kết cấu và nội dung phản ánh._. : Bên Nợ : Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận cho người mua hàng do hàng bán kém, mất phẩm chất, sai quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế Bên Có : Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán sang tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Tài khoản 532 không có số dư cuối kỳ * Phương pháp kế toán. TK111,112,131,… TK532 TK511,512 TK333(33311) (2) (1) (3) (5) (4) SƠ ĐỒ 1.9 (1) : Doanh thu do giảm giá hàng bán (có cả thuế GTGT) của đơn vị áp dụng phương pháp trực tiếp (2) : Giảm giá hàng bán (đơn vị áp dụng phương pháp khấu trừ) (3) : Doanh thu (Không thuế giá trị gia tăng ) (4) : Thuế giá trị gia tăng (5) : Cuối kỳ, kết chuyển tổng số giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ (6) : Chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại 1.2.1.3. Kế toán giá vốn hàng bán * Phương pháp xác định giá vốn hàng bán Mỗi đơn vị kinh doanh thương mại có thể lựa chọn nhiều phương pháp khác nhau để tính giá xuất kho cho hàng bán của mình nhưng lựa chọn phương pháp nào cũng phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán (năm tài chính). Ta có : Giá vốn của HH tiêu thụ trong kỳ = Giá mua thực tế của HH xuất bán + Chi phí thu mua phân bổ cho HH tiêu thụ trong kỳ Trong đó : Chi phí thu mua phân bổ cho HH tiêu thụ trong kỳ = Chi phí thu mua của HH tồn ĐK và PS trong kỳ x Tổng tiêu thức phân bổ của HH tiêu thụ trong kỳ Tổng tiêu thức phân bổ của HH tiêu thụ trong kỳ và tồn CK Hàng hóa tồn đầu kỳ bao gồm cả HH tồn kho, tồn quầy, tồn nơi gửi bán và giao đại ở các đại lý … Giá mua thực tế của HH xuất bán được tính theo các phương pháp sau (cụ thể có 6 phương pháp) : - 1- Phương pháp giá đơn vị bình quân (bình quân gia quyền) Giá mua thực tế HH xuất bán = Số lượng HH xuất bán x Giá đơn vị bình quân của một đơn vị HH Trong đó : Giá đơn vị bình quân có thể được tính bằng 1 trong 3 cách sau : Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (Bình quân cuối kỳ) = Giá thực tế HH tồn kho ĐK + giá thực tế HH nhập kho trong kỳ Số lượng HH tồn kho ĐK + số lượng HH nhập kho trong kỳ Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế HH tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng HH tồn kho sau mỗi lần nhập Giá đơn vị bình quân CK trước (ĐK này) = Giá thực tế HH tồn kho CK trước (ĐK này) Số lượng HH tồn kho CK trước (ĐK này) Phương pháp này có ưu, nhược điểm và tính ứng dụng như sau : Ưu điểm : Có thể ghi chép kịp thời đơn giá của HH xuất kho Nhược điểm : Không chính xác vì không đáp ứng được sự biến động của giá cả Ứng dụng : Phương pháp này thường được áp dụng trong trường hợp giá cả ít biến động - 2- Phương pháp giá thực tế đích danh Phương pháp này phải theo dõi giá nhập của từng lô hàng, khi xuất lô hàng nào sẽ lấy giá nhập của lô hàng đó để tính. Ưu điểm của phương pháp này là việc tính giá hàng hóa được kịp thời, tuy nhiên để làm theo được phương pháp đòi hỏi hệ thống kho bãi của doanh nghiệp phải cho phép bảo quản từng lô hàng - 3- Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước (FIFO) Phương pháp này giả định rằng lô hàng nào nhập vào kho trước sẽ đem xuất bán trước, do đó khi tính giá của hàng hóa xuất kho tính giá của lô hàng nhập trước rồi mới đến lô hàng nhập sau Với phương pháp này kế toán có thể xác định giá vốn hàng xuất kho một cách kịp thời. Nhưng nếu làm theo phương pháp này, việc hạch toán sẽ tốn khá nhiều công sức vì cần phải hạch toán chi tiết hàng hóa tồn kho theo từng loại, mặt khác phương pháp này còn khiến đơn vị không đáp ứng được với những thay đổi về giá cả trên thị trường. - 4 – Phương pháp giá nhập sau, xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định rằng lô hàng nào nhập vào kho sau sẽ được đem tính trước, do đó khi tính giá hàng hóa xuất kho sẽ tính hết giá của lô hàng nhập sau rồi mới đến giá của lô hàng nhập trước. Cách tính giá của phương pháp này ngược với cách tính giá của phương pháp FIFO do vậy nó khắc phục được nhược điểm về tính phản ứng kịp thời trong phương pháp FIFO. Tuy vậy đối với những đơn vị kinh doanh thương mại mà hàng hóa không thể dự trữ được lâu thì áp dụng phương pháp này sẽ gây ra những khó khăn nhất định - 5- Phương pháp trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Khi các đơn vị kinh doanh thương mại, kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa giá trị nhỏ, lại được xuất thường xuyên, việc kiểm kê tính giá cho từng lần nhập, xuất sẽ mất rất nhiều công sức và gây tốn kém, đơn vị có thể áp dụng phương pháp này Cách tính là : Giá mua thực tế HH xuất bán trong kỳ = Giá thực tế HH tồn kho CK + Giá thực tế hàng hóa nhập kho trong kỳ - Giá thực tế HH tồn kho CK Trong đó : Giá thực tế HH tồn kho CK = Số lượng HH tồn kho CK x Đơn giá nhập thực tế lần cuối - 6- Phương pháp giá hạch toán (phương pháp hệ số giá) Giá hạch toán là giá tạm định nhưng được giữ ổn định trong cả kỳ kế toán. Phương pháp này thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hóa, giá cả thị trường của các loại hàng hóa thường xuyên biến động, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên. Theo phương pháp giá hạch toán, tất cả các nghiệp vụ xuất hàng hóa đều được kế toán ghi theo giá hạch toán : Giá hạch toán của HH xuất kho trong kỳ = Số lượng HH xuất kho x Đơn giá hạch toán Cuối tháng, tính hệ số giá của HH và tiến hành điều chỉnh giá hach toán về giá thực tế : Giá mua thực tế HH xuất bán trong kỳ = Giá hạch toán HH xuất kho trong kỳ x Hệ số giá HH Trong đó : Hệ số giá HH = Giá thực tế HH tồn kho ĐK + giá thực tế HH nhập kho trong kỳ Giá hạch toán HH tồn kho ĐK + giá hạch toán HH nhập kho trong kỳ * Tài khoản sử dụng Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận, nhập kho Tài khoản 156 – Hàng hóa Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản. Tài khoản 156 có 3 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 1561 : Giá mua hàng hóa Tài khoản 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa Tài khoản 1567 : Hàng hóa bất động sản Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ. Ngoài ra, TK này còn dùng để phản ánh chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư như : Chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí nghiệp vụ cho thuê bất động sản đầu tư theo phương thức cho thuê hoạt động (trường hợp phát sinh không lớn), chi phí nhượng bán, thanh lý bất động sản đầu tư … Kết cấu và nội dung phản ánh: Bên Nợ : - Giá vốn hàng bán tiêu thụ trong kỳ - Các khoản ghi tăng giá vốn theo quy định Bên Có : - Trị giá thực tế thành phẩm tiêu thụ bị trả lại - Các khoản ghi giảm giá vốn hàng bán theo quy định - Kết chuyển giá vốn thành phẩm tiêu thụ trong kỳ TK 611 – Mua hàng Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu (NVL) , công cụ, dụng cụ (CCDC), hàng hóa (HH), mua vào nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ Tài khoản này được dùng cho phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của thành phẩm trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho ĐK, CK thông qua việc kiểm kê để có thể xác định lượng hàng tồn kho qua đó xác định lượng hàng đã xuất bán. Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng với các doanh nghiệp có nhiều loại SP, HH giá trị thấp với nhiều mẫu mã khác nhau và được xuất thường xuyên. Kết cấu và nội dung phản ánh Bên Nợ :- K/c giá gốc hàng hóa, NVL, CCDC tồn kho ĐK ( theo kết quả kiểm kê) - Giá gốc HH, NVL, CCDC mua vào trong kỳ, hàng bán bị trả lại … Bên Có : - K/c giá gốc HH, NVL, CCDC tồn kho CK (theo kết quả kiểm kê) - Giá gốc HH, NVL, CCDC xuất sử dụng trong kỳ hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ) - Giá gốc NVL, CCDC, HH mua vào trả lại cho người mua hoặc được giảm giá . TK 611 không có số dư cuối kỳ TK 611 có 2 tài khoản cấp 2 : TK 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu TK 6112 – Mua hàng hóa * Phương pháp hạch toán - Đối với các doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp Kê khai thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho, sơ đồ hạch toán sẽ là : Giá mua HH (Phương thức gửi bán) bán) ))bán Cuối kỳ phân bổ CPBH cho số hàng bán được TK1562 Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp HH mua về chuyển đi gửi bán ngay Giá mua HH (Phương thức gửi) ))bán Giá mua HH của số hàng gửi bán, bán được Giá mua HH - Phương thức bán hàng qua kho TK1561 TK157 TK111,122,331 TK111,112 TK133 HH mua về đem tiêu thụ ngay TK632 SƠ ĐỒ 1.10 - Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp Kiểm kê định kỳ dể theo dõi hàng tồn kho (HTK), sơ đồ hạch toán sẽ là (6) (8) (7) (5) (3) (2) (1) TK151,156,157 TK111,112,331,… TK631 TK133 TK111,112,331,… TK611 TK133 TK632 TK911 (4) SƠ ĐỒ 1.11 (1), (6) : K/c trị giá HTK đầu kỳ, cuối kỳ sang TK 611 (2), (3) : HH mua vào trong kỳ, HH gia công, sơ chế nhập lại kho (4) : Giá vốn của hàng bán bị trả lại trong kỳ nhập lại kho (5) : CKTM, giảm giá, hàng mua trả lại người bán (7) : Giá vốn của hàng bán tiêu thụ trong kỳ (ghi 1 lần vào cuối kỳ) (8) : K/c giá vốn hàng bán cuối kỳ 1.2.2. Tổ chức kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa 1.2.2.1. Kế toán chi phí bán hàng * Tài khoản được các đơn vị kinh doanh thương mại sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng là tài khoản 641 – Chi phí bán hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong qua trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Kết cấu và nội dung phản ánh : Bên Nợ : Các chi phí liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ Bên Có : Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 6411 : Chi phí nhân viên Tài khoản 6412 : Chi phí vật liệu, bao bì Tài khoản 6413 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng Tài khoản 6414 : Chi phí khấu hao tài sản cố định Tài khoản 6415 : Chi phí bảo hành Tài khoản 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài Tài khoản 6418 : Chi phí bằng tiền khác Trình tự hạch toán của tài khoản này là : TK641 TK133 TK111,112 TK111,112,152 TK111,112,152, … (1) TK334,338 (8) (2) TK 911 TK214 (9) (3) TK142,242,335 TK352 (4) (10) TK512 (5) TK333(33311) TK111,112,141… TK133 (6) (7) SƠ ĐỒ 1.12 (1) : Chi phí vật liệu, dụng cụ (2): Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương (3) : Chi phí khấu hao tài sản cố định (4):Chi phí phân bổ dần, chi phí trích trước (5) : Thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ (6) : Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác (7) : Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ ( nếu được tính vào CPBH) (8) :Các khoản thu giảm chi (9): Kết chuyển chi phí bán hàng (10) : Hoàn nhập dự phòng phải trả về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa 1.2.2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp * Tài khoản được sử dụng để hạch toán Chi phí quản lý doanh nghiệp là tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản : Bên Nợ : - Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ - Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết) - Dự phòng trợ cấp mất việc làm Bên Có : - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết) - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh ” Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 6421 : Chi phí nhân viên quản lý Tài khoản 6422 : Chi phí vật liệu quản lý Tài khoản 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng Tài khoản 6424 : Chi phí khấu hao tài sản cố định Tài khoản 6425 : Thuế, phí và lệ phí Tài khoản 6426 : Chi phí dự phòng Tài khoản 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài Tài khoản 6428 : Chi phí bằng tiền khác Tài khoản này có trình tự hạch toán là : TK111,112,152, … TK334,338 TK214 TK142,242,335 TK336 TK333 TK911 TK139 (1) (10) (3) (6) (8) (2) (11) (12) (4) (13) TK133 TK111,112,141,… (5) (7) TK133 TK642 TK111,112,152… TK139 TK352 (9) SƠ ĐỒ 1.13 (1) : Chi phí vật liệu, dụng cụ (2) : Chi phí lương, tiền công, phụ cấp, tiền ăn ca, các khoản trích theo lương (3) : Chi phí khấu hao tài sản cố định (4) : Chi phí phân bổ dần, chi phí trích trước (5) : Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (nếu được tính vào CPQLDN) (6) : Chi phí cấp dưới phải nộp cấp trên theo quy định (7) : Dự phòng phải thu khó đòi (8) : Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác (9) : Thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp ngân sách nhà nước (10) : Các khoản thu giảm chi (11) : Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (12) : Hoàn nhập số chênh lệch giữa sô dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước chưa sử dụng hết lớn hơn số phải trích lập năm nay (13) : Hoàn nhập dự phòng phải trả 1.2.2.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ * Xác định kết quả tiêu thụ là bước cuối trong hoạt động kinh doanh trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp. Nó thường được thực hiện vào cuối mỗi kỳ kế toán, thường là cuối mỗi năm. Kết quả đó sẽ được xác định theo công thức là : Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn hàng bán Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận gộp về bán và cung cấp dịch vụ + Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí họat động tài chính - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Trong đó : Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu ở đây bao gồm : - Các khoản giảm trừ doanh thu : Giảm giá hàng bán (TK532), Hàng bán bị trả lại (TK531), Chiết khấu thương mại (TK521). - Các khoản thuế : Thuế tiêu thụ đặc biệt (với những mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt); thuế xuất nhập khẩu (thuế đánh vào hàng nhập khẩu); thuế giá trị gia tăng (áp dung cho các đơn vị tính thếu giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp) * Tài khoản sử dụng xác định kết quả là TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản này dùng để xác định và phản ánh kết quả họat động kinh doanh và hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán là năm . Nó bao gồm cả kết quả họat động sản xuất kinh doanh, kết quả họat động tài chính và kết quả khác. Khi hạch toán tài khoản này cần chú ý một số điểm sau : - Tài khoản này cần phải phản ánh đầy đủ, chính xác các kết quả họat động kinh doanh của kỳ kế toán theo đúng quy định của chính sách tài chính hiện hành. - Việc hạch toán cần phải được tiến hành chi tiết cho từng loại họat động (hoạt động sản xuất, kinh doanh, thương mại ,dịch vụ, hoạt động tài chính…). - Các khoản doanh thu và thu nhập được kết chuyển vào tài khoản này là doanh thu thuần và thu nhập thuần. Kết cấu và nội dung phản ánh : Bên Nợ : - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và dịch vụ đã bán - Chi phí hoạt động tài chính, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí khác - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển lãi Bên Có : - Doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và dịch vụ đã bán trong kỳ - Doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác và khoản ghi giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - Kết chuyển lỗ Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ TK632 TK511, 512 TK911 * Phương pháp hạch toán 632 TK635 TK641 TK642 TK515 TK421 (1) (2) (3) (4) (6) (7a) (7b) (5) SƠ ĐỒ 1.14 (1) : Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ (2) : Kết chuyển chi phí tài chính trong kỳ (3). (4) : Kết chuyển CPBH, CPQLDN trong kỳ (5) :Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (6) : Kết chuyển doanh thu thuần của hoạt động tài chính trong kỳ (7a), (7b) : Lỗ, lãi từ hoạt động kinh doanh 1.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở các đơn vị kinh doanh thương mại Mỗi doanh nghiệp tùy theo đặc điểm kinh doanh của mình mà có những cách ghi sổ khác nhau. Dưới đây là nguyên tắc ghi sổ cùng ưu, nhược điểm của mỗi hình thức để các đơn kinh doanh thương mại có thể cân nhắc lựa chọn phương pháp nào là phù hợp nhất cho đơn vị mình. Riêng hình thức Nhật ký chứng từ e sẽ trình bày thêm về cách hạch toán để tiện so sánh, đối chiếu với phần sau (Chương II) 1.2.3.1. Hình thức Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng cơ bản : Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ này là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Sổ sách sử dụng đối với hình thức này là : - Nhật ký – Sổ cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Ưu điểm : Mẫu sổ đơn giản, dễ dàng để ghi chép cũng như kiểm tra, đối chiếu Hạn chế : Hình thức này thường chỉ áp dụng được đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Đối với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, hình thức này rất khó áp dụng vì sổ phải mở rộng, khó phân công lao động kế toán. 1.2.3.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản : Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm : + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ + Ghi theo nội dung kinh tế của sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm và phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Sổ sách sử dụng : - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Ưu điểm : Đơn giản, dễ sử dụng, rất thuận tiện cho việc chuyên môn hóa cao, đảm bảo được quan hệ đối chiếu, kiểm tra, thích hợp khi làm trên kế toán máy Hạn chế : Ghi chép dễ trùng lặp, nếu là kế toán thủ công thì rất dễ nhầm lẫn 1.2.3.3. Hình thức Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản : Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kinh tế) của nghiệp vụ đó. Sau đó sẽ lấy số liệu ở đó để tổng hợp vào Sổ cái theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sổ sách sử dụng - Sổ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt - Sổ cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Ưu điểm : Hình thức này đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho kế toán máy Hạn chế : Việc phản ánh chưa đa dạng dưới nhiều góc độ 1.2.3.4. Hình thức Nhật ký – Chứng từ Đặc trưng cơ bản : Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các TK đối ứng Nợ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo TK) Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý tài kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính Hình thức sổ sử dụng : - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Ưu điểm : Tránh được việc ghi chép trùng lặp, dễ phân công lao động kế toán. Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều. Hạn chế : Kết cấu sổ phức tạp, đòi hỏi trình độ chuyên môn cao Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ (Đối với trường hợp tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ) : Sổ chi tiết TK131 Bảng kê 8 Bảng kê 9 Bảng kê 10 Bảng kê 5, 6 Chứng từ gốc Bảng kê 11 Bảng tổng hợp DT -GV SCT tiêu thụ NK – CT số 8 Sổ cái Báo cáo tài chính SƠ ĐỒ 1.15 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3. Kinh nghiệm hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở một số nước trên thế giới 1.3.1. Chuẩn mực kế toán quốc tế về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa Cùng với quá trình cải cách và đổi mới cơ chế quản lý tài chính, hệ thống kế toán ở Việt nam đã được đổi mới và cải cách khá tích cực theo hướng phù hợp với cơ chế quản lý tài chính trong nền kinh tế thị trường, mở cửa, hội nhập hiện nay. Tuy vậy cũng phải nhận thấy so với các quốc gia trên thế giới thì hệ thống kế toán, kiểm toán ở nước ta còn khá non trẻ do đó nghiên cứu chuẩn mực quốc tế cũng là một việc làm rất cần thiết đối với hầu khắp các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn. * Chuẩn mực kế toán quốc tế về doanh thu (IAS 18) Phạm vi áp dụng IAS quy định việc hạch toán doanh thu có được từ : - Bán hàng - Cung cấp dịch vụ - Cho người khác sử dụng tài sản của doanh nghiệp mang lại lãi, tiền bản quyền và cổ tức Về hạch toán kế toán - Doanh thu cần được tính theo giá trị hợp lý của khoản tiền nhận được + Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán được giảm để xác định giá trị hợp lý. Tuy nhiên chiết khấu thanh toán không được tính giảm vào doanh thu + Khi dòng tiền chưa thu được ngay (như cấp tín dụng phi lãi suất), lúc đó sẽ hình thành một giao dịch cấp vốn. Lãi suất ngầm định phải được tính toán. Số chênh lệch giữa giá trị hợp lý và giá trị danh nghĩa được ghi nhận riêng và công bố là lãi suất + Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa và dịch vụ khác có tính chất và giá trị tương tự thì không có khoản ghi nhận doanh thu nào cả + Khi hàng hóa, dịch vụ được cung cấp để đổi lấy những hàng hóa, dịch vụ không tương tự thì doanh thu được tính theo giá trị hợp lý của hàng hóa và dịch vụ nhận được - Quy tắc nhận biết các giao dịch tạo doanh thu như sau : + Khi giá bán của một sản phẩm bao gồm một khoản dịch vụ kèm theo sau đó thì khoản này sẽ được tính vào kỳ thực hiện dịch vụ + Khi một doanh nghiệp bán hàng hóa và ký tiếp ngay một hợp đồng mua lại hàng hóa đó vào một ngày khác sau đó, ảnh hưởng trực tiếp của giao dịch bị loại trừ và hai giao dịch được thực hiện như một. - Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi : + Những rủi ro và lợi ích quan trọng gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa đựơc chuyển sang cho người mua + Doanh nghiệp không tiếp tục tham gia quản lý quyền sở hữu cũng không kiểm soát hàng bán ra + Giá trị doanh thu có thể được tính toán một cách đáng tin cậy + Doanh nghiệp có khả năng là sẽ thu đựơc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng + Chi phí liên quan đến giao dịch có thể được tính toán một cách đáng tin cậy 1.3.2. Kinh nghiệm của một số nước trên thế giới Chuẩn mực kế toán quốc tế được xem như một quy ước có tính chất lý thuyết chung cho toàn thế giới, tuy vậy áp dụng như thế nào còn phụ thuộc nhiều vào đặc điểm riêng của mỗi quốc gia. Các doanh nghiệp ngoài nghiên cứu kỹ các chuẩn mực quốc tế còn cần phải học tập những kinh nghiệm cụ thể của những quốc gia đã đi trước – những nước giàu kinh nghiệm như Mỹ , Pháp … * Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở Pháp - Đặc điểm kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Pháp + Giá bán HH được xác định là giá bán thực tế (giá bán thực tế là giá bán trên hóa đơn trừ đicác khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu chấp nhận cho người mua) + Giá bán được xác định là thu nhập không bao gồm các khoản thuế GTGT thu hộ nhà nước. Kế toán chỉ áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Nếu có chiết khấu chấp nhận cho người mua thì chiết khấu được hạch toán vào chi phí tài chính + Chứng từ sử dụng là hóa đơn báo đòi Thương phiếu là công cụ được sử dụng rất phổ biến ở Pháp và một số nước trên thế giới. Nó là chứng chỉ có giá trị ghi nhận lệnh yêu cầu thanh toán hoặc cam kết thanh toán một số tiền xác định trong một khoảng thời gian đã được quy định. Các tài khoản kế toán của Pháp cũng được mã hóa bằng những chữ số. Tuy nhiên về cơ bản việc hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được thể hiện như dưới 2 sơ đồ dưới đây : TK “Tiền mặt, TGNH, khách hàng” (3) TK “Bán SP, HH” TK “Thuế GTGT thu hộ nhà nước” TK “CK đã chấp thuận ” (1) (4) (5) (6) (7) TK “Giảm giá, bớt giá, hồi khấu chấp thuận” SƠ ĐỒ 1.16 (1) : Doanh thu bán hàng (không có thuế GTGT) (2) : Thuế GTGT thu hộ nhà nước (3) : Bán hàng có chiết khấu (CK) ghi luôn trên hóa đơn (4) : Chiết khấu xảy ra sau khi bán hàng (5) : Khách hàng trả lại hàng (6) : Giảm giá, bớt giá, hồi khấu chấp thuận cho người mua (7) : Kết chuyển giảm giá, bớt giá, hồi khấu chấp thuận cho người mua sang TK “Bán SP, HH” K/c chi phí khấu hao,dự phòng thuộc hoạt động bán hàng K/c chi phí khấu hao,dự phòng thuộc hoạt động bán hàng TK “Giá vốn hàng bán” TK “XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ” TK “Bán SP, HH” TK “Chi phí khấu hao, dự phòng” TK “Hoàn nhập khấu hao, dự phòng” TK “XĐKQ trước thuế” TK “XĐKQ trước thuế” K/c giá vốn hàng bán K/c Lãi về tiêu thụ K/c doanh thu về tiêu thụ K/c Lỗ về tiêu thụ SƠ ĐỒ 1.17 * Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở Mỹ Về hệ thống kế toán, Mỹ và Việt Nam có rất nhiều điểm tương đồng, điều này tạo ra rất nhiều thuận lợi cho việc nghiên cứu cũng như giao lưu, hợp tác làm ăn giữa hai nước. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn có những điểm rất khác biệt giữa việc hạch toán kế toán ở hai nước. Cụ thể : - Mỹ không áp dụng thuế GTGT, việc phản ánh trên sổ sách khá đơn giản. - Kế toán Mỹ không sử dụng mã hiệu cho các tài khoản của mình mà sử dụng ngay tên theo nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. - Hình thức sổ mà kế toán Mỹ áp dụng chỉ có một hình thức duy nhất là hình thức Nhật ký chung - Doanh thu tính gộp chỉ là doanh thu bằng tiền và doanh thu trả chậm trong vòng 1 năm. Doanh thu tính gộp bao gồm doanh thu, giảm giá hàng bán và doanh thu bị chiết khấu. Doanh thu bị chiết khấu là khoản tiền trả cho khách hàng khi họ thanh toán tiền nợ trả chậm sớm hơn so với kỳ hạn. Việc xác định kết quả tiêu thụ ở Mỹ được thực hiện theo sơ đồ sau : TK “Chi phí” TK “TỔNG HỢP THU NHẬP” Khóa sổ các TK chi phí Khóa sổ các TK doanh thu Chênh lệch Doanh thu > Chi phí Chênh lệch Doanh thu < Chi phí TK “Doanh thu” TK “Lãi lưu giữ” SƠ ĐỒ 1.18 * Kinh nghiệm rút ra từ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của một số nước trên thế giới Những điểm khác nhau trong kế toán tiêu thụ chủ yếu là do trình độ phát triển và đặc thù riêng của mỗi nước. Chuẩn mực kế toán ở Việt nam (VAS 14) nhìn chung về cơ bản đã thống nhất với chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS 18),đảm bảo được yêu cầu cung cấp thông tin và yêu cầu quản lý tiêu thụ, tuy nhiên do còn đang trong quá trình hoàn thiện nên kế toán của nước ta vẫn không tránh khỏi những tồn tại, hạn chế cần khắc phục. Chính thế, dựa vào hệ thống kế toán của các nước đã đi trước chúng ta có thể chắt lọc ra những mặt tích cực phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh để vận dụng. Kế toán Mỹ chỉ sử dụng duy nhất một hình thức sổ là sổ Nhật ký chung, rất đơn giản, vẫn đảm bảo tính chặt chẽ, chính xác của số liệu, thông tin kế toán. Hình thức này lại rất thuận tiện khi áp dụng kế toán máy. Doanh nghiệp Việt nam có thể nghiên cứu và áp dụng theo? Khi hệ thống ngân hàng phát triển như hiện nay, các doanh nghiệp của Việt nam cần sử dụng linh hoạt hơn nữa các công cụ thanh toán phổ biến trên thế giới để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho việc thanh toán như bằng thẻ tín dụng, thương phiếu … CHƯƠNG II KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 2.1. Tổng quan về Công ty Công ty cổ phần Gas Petrolimex 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex Công ty Cổ phần Gas Petrolimex là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh Gas hoá lỏng tại Việt nam, được thành lập theo quyết định số 1653 -1998/QĐ/BTM ngày 25/12/1998 của Bộ Thương mại với tên gọi ban đầu là Công ty Gas Petrolimex thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt nam. Đến năm 1999 công ty chính thức đi vào hoạt động với tư cách là một doanh nghiệp nhà nước với đầy đủ tư cách pháp nhân và với số vốn điều lệ ban đầu khoảng hơn 150 tỷ đồng. Nhưng sau vài năm hoạt động, do không ngừng lớn mạnh mà công ty đã tạo ra cho mình một thế đứng vững chắc trong lĩnh vực kinh doanh Gas hoá lỏng trên thị trường Việt nam. Ngoài trụ sở chính của công ty đặt tại số 775 đường Giải phóng, công ty còn có thêm 4 chi nhánh lớn đặt tại TP Hồ Chí Minh, TP Hải phòng, TP Đà nẵng, TP Cần thơ, và cả một mạng lưới phân phối rộng khắp trên cả nước với rất nhiều các Đại lý, Tổng đại lý khác. Đến năm 2004 trên đà phát triển và cũng do yêu cầu của nền kinh tế thị trường, yêu cầu hội nhập, mở cửa của các nước trong khu vực và các nước trên toàn thế giới mà công ty đã quyết định tiến hành cổ phần hoá theo quyết định số 1669-2003/QĐ/BTM và đổi tên công ty thành Công ty Cổ phần Gas Petrolimex và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 14/01/2004. Theo đó bộ máy tổ chức cũng đựơc chuyển đổi sang một mô hình mới là mô hình công ty mẹ - công ty con. Việc chuyển đổi này đánh dấu một bước đi quan trọng của công ty, mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng đồng thời là những thách thức mới của công ty trong quá trình phát triển và hội nhập với toàn thế giới. Cho đến nay ngoài Văn phòng Công ty trực tiếp kinh doanh tại khu vực phía Bắc, Công ty còn có thêm 5 công ty con đặt tại các TP lớn là TP Hồ Chí Minh, Hải phòng, Đà nẵng, Cần Thơ và 1 công ty liên kết đặt tại TP Hồ Chí Minh. Số vốn điều lệ của công ty cho đến 9 tháng đầu năm 2007 là 250 tỷ đồng, số vốn công ty góp cho c._.họ tên) (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.47 CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 3.1. Đánh giá thực trạng công tác quản lý và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. 3.1.1. Ưu điểm Mặc dù có địa bàn hoạt động trải rộng khắp cả nước, với rất nhiều các đơn vị trực thuộc, các Đại lý, Tổng đại lý, các công ty con, các công ty liên doanh, liên kết … song những hoạt động của công ty vẫn diễn ra rất thống nhất và nhịp nhàng. Đó là nhờ mô hình quản lý Trực tuyến - Chức năng đang được áp dụng tại công ty hiện nay. Qua đó, một mặt công ty có thể tạo ra được sự phối hợp ăn ý và cần thiết giữa mình với các đơn vị trực thuộc, mặt khác vẫn tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc chủ động trong hoạt động kinh doanh. Đây là một mô hình khá hợp lý, thích hợp cho việc quản lý khi mà các bộ phận, các đơn vị trong một công ty có sự cách trở về địa lý. Xét riêng bộ phận kế toán của công ty, nhờ không ngừng hoàn thiện bản thân, . liên tục cập nhật các chế độ, chính sách tài chính kế toán mới nhất, sau đó được áp dụng một cách phù hợp và khá linh hoạt, đồng thời lại có sự trợ giúp của những phần mềm kế toán hiện đại, bộ phận này đã đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, chính xác và kịp thời, do đó đã đáp ứng đựơc những yêu cầu về quản lý của toàn công ty. * Về bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty đựơc tổ chức theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán, nhờ vậy một mặt đảm bảo được cho sự vận hành một cách đồng bộ giữa các bộ phận, phòng ban, mặt khác vẫn đảm bảo tính chủ động cho các đơn vị trực thuộc trong qúa trình hoạt động. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức trong Bộ máy đều là những người tâm huyết nhiệt tình, trình độ nghiệp vụ vững vàng, cộng thêm sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban chức năng trong công ty do đó tạo ra nhiều thuận lợi cho bộ phận kế toán trong quá trình thu thập, xử lý dữ liệu hay lên kế hoạch, và triển khai các quyết định liên quan đến tài chính … Một hệ thống máy tính được nối mạng, phần mềm Gas Accounting Solution cùng một hệ thống cơ sở vật chất hiện đại, đã đảm bảo cho các thông tin được xử lý một cách khoa học, góp phần không nhỏ hoàn thiện Bộ máy kế toán. * Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng hoàn toàn phù hợp với các quy định của Nhà nước cả về mẫu mã, cách lập và cách quản lý chứng từ. Mọi chúng từ được sử dụng trong công ty đều đúng mục đích và chức năng kinh doanh của công ty. Ngay cả những chứng từ được sử dụng cho mục đích quản trị riêng của đơn vị cũng được thiết kế trên cơ sở những quy định hiện hành của nhà nứơc nhưng được vận dụng một cách linh hoạt để phù hợp với những yêu cầu đặc thù của từng đơn vị. Quá trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban và giữa các phần hành kế toán được thiết kế một cách rất khoa học, quá trình luân chuyển diễn ra liên tục, kịp thời, các phần việc được phối hợp một cách ăn ý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ trách nhiệm của từng cán bộ tham gia quá trình luân chuyển. Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ được công ty hoàn toàn áp dụng theo những quy định của nhà nước. Trách nhiệm được phân cụ thể đến từng thành viên kế toán trong công ty. Nhờ vậy việc quản lý và tra cứu trở lên dễ dàng hơn rất nhiều. * Về hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản của công ty được thiết kế khá đa dạng và đầy đủ dựa trên các tài khoản theo quy định của hệ thống kế toán hiện hành. Các tài khoản được chi tiết đến tài khoản cấp 5, do đó có thể đáp ứng được đặc thù loại hình kinh doanh của đơn vị. Bên cạnh đó hệ thống mã ( mã khách, mã phí, mã hàng …) được công ty xây dựng một cách chi tiết đã cung cấp thêm rất nhiều các thông tin quan trọng phục vụ cho quá trình quản trị của đơn vị. * Vê hệ thống sổ sách kế toán Hình thức sổ mà công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký - Chứng từ . Đây là hình thức theo dõi và cung cấp đầy đủ nhất các thông tin kế toán tài chính. Hình thức này hoàn toàn phù hợp với loại hình và mặt hàng mà công ty đang kinh doanh. Đặc biệt nhờ có sự trợ giúp của phần mềm Gas Acounting Solution, hình thức này càng phát huy rõ những ưu điểm của nó. Mặt khác qua đó, khối lượng công việc cũng giảm thiểu đáng kể, tiết kiệm thời gian, chi phí cho công tác kế toán ở đơn vị. * Về hệ thống báo cáo kế toán Khai thác tối đa tính ưu việt của phần mềm máy tính, ngoài hệ thống báo cáo tài chính lập theo quy định của Nhà nước (bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính), công ty còn thiết kế thêm cả một hệ thống các báo cáo để có thể phục vụ một cách tốt nhất cho công tác quản lý và các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp (như các Báo cáo kiểm kê, Báo cáo quản trị …) Đối với kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa : Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của một đơn vị kinh doanh thương mại, là khâu đóng vai trò rất quan trọng vì nó phản ánh rõ nhất toàn bộ nỗ lực mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong cả kỳ kinh doanh. Xác định rõ đựơc tầm quan trọng đó, khâu này đã được công ty thiết kế, tổ chức hoàn toàn khoa học. Phần công việc kế toán đó được riêng một nhân viên kế toán có kinh nghiệm đảm nhiệm để thuận tiện nhất cho việc theo dõi, đối chiếu. Ngoài ra kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa còn nhận được sự hỗ trợ rất đắc lực từ các phần, bộ phận khác để công việc luôn hoàn thành đúng kế hoạch, đáp ứng kịp thời những yêu cầu cần kíp thông tin của Ban quản lý và công khai thông tin sau mỗi kỳ quy định. Khi cần, thông qua hệ thống chương trình phần mềm kế toán, theo những tiêu thức đã lựa chọn, công ty có thể nhanh chóng lấy được những sổ sách hay những báo cáo cần thiết. Đưa những quy định, nguyên tắc chung áp dụng riêng cho phần hành mình đảm nhiệm chính vì thế ngoài nắm vững những chính sách và chế độ kế toán chung, liên tục cập nhật những sửa đổi bổ sung, những chính sách kế toán mới được ban hành, những nhân viên kế toán làm về phần hành này còn có yêu cầu phải sáng tạo, tìm tòi để vận dụng vào thực tế một cách tốt nhất. Những đòi hỏi đó đã hoàn toàn đựơc đáp ứng bởi những phát kiến từ những người có kinh nghiệm trong bộ phận và sự hỗ trợ đắc lực từ những bộ phận khác nhau trong công ty. Cũng để phù hợp nhất với đặc thù về ngành nghề kinh doanh của mình, khi mà số lượng các giao dịch, các mặt hàng kinh doanh, số lượng khách hàng đều là những con số khổng lồ, công ty đã xây dựng riêng cho mình các hệ thống mã (mã hàng, mã khách, mã giao dịch …) để thuận tiện cho công tác tra cứu, kiểm tra, quản lý …Mỗi phương thức bán hàng cũng được công ty đặt những mã riêng, để dễ dàng hơn trong việc nhận biết giữa các phương thức ấy với nhau. 3.1.2. Những hạn chế còn tồn tại Bên cạnh những gì đã làm được, công tác kế toán nói chung, đặc biệt xét riêng kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ vẫn còn một số những tồn tại cần giải quyết * Về hệ thống chứng từ kế toán Riêng ở phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, mỗi lần xuất hàng, lượng hàng xuất ra là rất lớn nhưng sau mỗi lần xuất, công ty không lập ngay Phiếu xuất kho mà lại đợi đến tận cuối tháng mới lập cả vào một lần dựa vào các Phiếu cân kiêm biên bản giao nhận đã lập theo từng lần. Khi không trực tiếp lập các phiếu xuất cho từng lần xuất như vậy có thể làm ảnh hưởng đến tính cập nhật và tính chính xác của các thông tin kế toán cần quản lý. * Về hệ thống tài khoản kế toán Có một số tài khoản kế toán quan trọng nhưng không đựơc công ty sử dụng chủ yếu trong quá trình hạch toán hoặc lại được thay thế bằng một tài khoản khác. Cụ thể như sau : -- Trong quá trình thu mua hàng hoá, mọi chi phí thu mua phát sinh công ty không tập hợp trên tài khoản 1562 để phân bổ vào cuối kỳ mà ghi nhận ngay vào chi phí bán hàng (TK 641). Điều này sẽ dẫn đến việc phản ánh Giá vốn không chính xác, gây khó khăn hơn cho việc quản lý. Mặt khác khi công ty áp dụng cách thức này để hạch toán là đã vi phạm nguyên tắc phù hợp. -- Tài khoản 136 (Phải thu nội bộ) cũng không được công ty sử dụng trong quá trình hạch toán nội bộ. Công ty chỉ sử dụng duy nhất tài khoản 336 (Phải trả nội bộ) để theo dõi quan hệ này. Khi có nghiệp vụ khó bù trừ, việc chỉ sử dụng một tài khoản như này có thể sẽ gây khó khăn cho việc hạch toán và quản lý. -- Khi xuất hàng cho các khách hàng công nghiệp, nếu sử dụng thêm tài khoản 157 (Hàng gửi bán) để hạch toán thì vịêc hạch toán sẽ chính xác và kịp thời hơn nhưng thực tế công ty không sử dụng tài khoản này mà hạch toán gộp vào tài khoản 156 (Hàng hoá). -- Khi giá cả các mặt hàng kinh doanh thường xuyên biến động, sử dụng những tài khoản Dự phòng là cách tốt nhất để phòng ngừa rủi ro nhưng trên thực tế công ty đã không sử dụng một số những khoản dự phòng trong đó có cả Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK159). Khi có những biến cố xảy ra điều này có thể sẽ gây ra những ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty. -- Việc chiết khấu thương mại sẽ là thường xuyên đối với một doanh nghiệp mà khối lượng hàng hoá giao dịch lớn, hàng hoá bán buôn là chủ yếu. Tuy nhiên tài khoản 521( Chiết khấu thương mại) không đựơc công ty sử dụng mà cả chiết khấu và giảm giá đều được trừ trực tiếp qua giá bán để ghi nhận doanh thu (tức trừ trực tiếp vào tài khoản 511) theo mức đã được chiết khấu. * Về nguyên tắc hạch toán hạch toán một số nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. -- Nghiệp vụ bán buôn cho khách hàng công nghiệp : Theo phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, hàng hoá sẽ được xuất cho khách hàng rất nhiều lần trong tháng, tuỳ theo nhu cầu của khách hàng. Tất cả số hàng xuất này vẫn được công ty theo dõi trực tiếp theo dõi trên tài khoản 156, chỉ thay đổi mã kho từ kho xuất sang kho xe. Đến cuối mỗi tháng, công ty sẽ lập một Phiếu xuất kho và một Hoá đơn giá trị gia tăng cho số hàng đã xuất theo những Biên bản kiểm nhận do khách hàng gửi tới. Những hàng hoá lúc này mới chính thức được coi là tiêu thụ và được ghi giảm trên tài khoản 156. Trong quá trình hạch toán, công ty đã không chuyển ngay số hàng xuất sang tài khoản 157, điều này sẽ làm cho quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá bị chậm hơn so với thực tế, không phản ánh đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ, ảnh hưởng đến tình hình thực tế của hàng tồn kho. -- Nghiệp vụ bán hàng cho các chi nhánh : Về thực chất số hàng này không qua kho công ty mà được chuyển ngay từ nhà cung cấp cho các chi nhánh. Chính vì vậy nghiệp vụ này có thể được hạch toán như một nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng. Tuy nhiên theo cách hạch toán của mình công ty còn đưa từ tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường) sang tài khoản 15651 (giả định kho chuyển thẳng). Khi nhận được thông báo đã nhận được hàng từ các chi nhánh, công ty vừa phải ghi nhận giá vốn của lô hàng, lại đồng thời phải ghi giảm tài khoản 15651 (ở kho chuyển thẳng). Cách làm này có thể sẽ làm phức tạp hơn quy trình hạch toán. -- Nghiệp vụ hàng đổi hàng : Theo đúng quy định thì những nghiệp vụ liên quan đến hàng đổi hàng không được phép ghi nhận doanh thu. Nhưng trên thực tế khi xuất hàng cho hãng khác vay, công ty vẫn ghi nhận đó là doanh thu. Điều này sẽ phản ánh sai lệch khá nhiều doanh thu thực tế mà công ty thu được trong quá trình bán hàng trong một thời điểm nhất định, nếu việc cho vay và trả lại không trong cùng một năm, nó còn có thể ảnh hưởng đến Doanh thu, Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả kinh doanh, từ đó ảnh hưởng đến việc phân tích các tỷ suất… - Nghiệp vụ xuất hàng khuyến mại : Khi các nghiệp vụ này phát sinh, công ty cần hạch toán qua tài khoản 512 (Doanh thu nội bộ) để ghi tăng doanh thu nội bộ. Nhưng thực tế với nghiệp vụ này, công ty đã ghi nhận luôn vào tài khoản 641 (Chi phí bán hàng), ghi tăng chi phí bán hàng và ghi giảm hàng hoá ở tài khoản 156. Việc hạch toán như vậy đã làm ảnh hưởng đến cả tính trọn vẹn và tính chính xác của các nghiệp vụ, doanh thu nội bộ sẽ không được phản ánh đầy đủ,… * Về sổ sách kế toán Phần mềm kế toán Gas Acounting Solution là một phần mềm kế toán được công ty đặt hàng và nó được thiết kế riêng cho công ty chính vì thế những tiện ích và sự phù hợp của nó đối đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp là điều không cần bàn đến. Tuy nhiên phần mềm này mới được công ty đưa vào sử dụng để thay thế phần mềm Fast Acounting từ năm 2006. Do đó phần mềm mới này gần như vẫn đang trong quá trình thử nghiệm. Những sổ sách được thiết kế trong đó vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, chính vì vậy sẽ rất khó để tránh khỏi tất cả mọi bất cập. Cụ thể một số sổ sách còn bị thiết kế trùng lặp, những thông tin ở sổ này đã đựơc cập nhật toàn bộ qua một sổ khác nhưng phần mềm vẫn giữ nguyên cả hai sổ ,còn có những sổ sách thông tin không được đưa lên đầy đủ . Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến quy trình quản lý, sổ sách rườm rà hơn, thiếu thông tin …Dẫn chứng là : - Hai sổ là Sổ Tổng hợp phát sinh của một tài khoản và Sổ Tổng hợp tài khoản chữ T. SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 511151- Doanh thu bán Gas, bếp và phụ kiện Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 72.926.256.054 Dư cuối kỳ 72.926.256.054 STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Phải thu tiền HH, DV- TĐL thành viên 15.111.954.729 131111 2 Phải thu tiền HH, DV- TĐL, ĐL ngoài ngành 1.031.049.686 131121 … … … … … Tổng phát sinh 72.926.256.054 BIỂU SỐ 2.48 SỔ TỔNG HỢP PHÁT SINH MỘT TÀI KHOẢN Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản: 511151- Doanh thu bán Gas trong nước Được in theo mẫu : 1 – Theo tài khoản đối ứng STT Diễn giải PS Nợ PS Có TK đối ứng 1 Phải thu tiền HH, DV- TĐL thành viên 15.111.954.729 131111 2 Phải thu tiền HH, DV- TĐL, ĐL ngoài ngành 1.031.049.686 131121 … … … … … Tổng phát sinh 72.926.256.054 BIỂU SỐ 2.49 - Ở Bảng kê chi tiết xuất hàng , cột tiền vốn không được kế toán sử dụng trong quá trình hạch toán mà lại để đến Bảng kê xuất hàng theo nhóm mặt hàng mới xác định cột tiền vốn ( ở cột 5 – Thành tiền – Phần thống kê ). Như vậy thông tin không đựợc lên đầy đủ sẽ gây khó khăn cho trong quá trình quản lý và đối chiếu. Ngoài ra có một số các mẫu sổ, tên được đặt chưa chuẩn theo đúng chế độ. Đặc biệt là các Nhật kí chứng từ. Theo chế độ, tài khoản 131 được mở theo Nhật ký chứng từ số 8 nhưng theo thiết kế trong phần mềm tài khoản này lại được mở theo Nhật ký chứng từ số 10. Có những bảng kê không được sử dụng trong quá trình hạch toán:Bảng kê số 9 3.2 Sự cần thiết và các nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. Không có một bộ máy kế toán nào là hoàn hảo cả, dù hoàn thiện đến đâu vẫn có những hạn chế nhất định. Hạn chế này có thể do cả nguyên nhân chủ quan và khách quan gây ra. Đặc biệt khi hệ thống kế toán ở Việt nam còn khá non trẻ so với các quốc gia trên thế giới, để có ngay một hệ thống kế toán hoàn chỉnh, hoàn toàn có hiệu lực là điều không thể, vì thế bản thân các chế độ, chính sách này cũng thường xuyên cần có các sửa đổi, bổ sung. Đồng thời để các điều chỉnh này phù hợp với đặc thù kinh doanh riêng của từng đơn vị buộc phải có những khoảng thời gian nhất định. Do vậy để phản ánh chính xác, kịp thời tất cả các thông tin cho Ban Giám Đốc, điều tất nhiên là Bộ máy kế toán luôn phải tự hoàn thiện mình. Đây là yêu cầu tất yếu khách quan phù hợp với yêu cầu quản lý và sự phát triển chung của doanh nghiệp, nhất là với thời kỳ hội nhập, mở cửa như hiện nay. Tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một phần hành vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong các doanh nghiệp thương mại. Vì thế hoàn thiện công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là điều cần thiết trong mỗi doanh nghiệp đặc biệt đối với một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ ở khâu này là khá lớn và hầu như đều là các nghiệp vụ quan trọng, các phương thức bán hàng lại đa dạng, sẽ có rất nhiều vấn đề khác nhau cần bàn đến. Mặt khác, ta cũng biết, ngoài những thành tựu mà công ty đã đạt đựơc cũng có những hạn chế nhất định còn tồn tại mà công ty cần khắc phục từng bước để hiệu quả công việc đạt được là cao nhất.Việc hoàn thiện trong những trường hợp này lại càng bức thiết hơn. Với xu thế hiện nay, doanh nghiệp nào không thay đổi, không tự hoàn thiện mình sẽ khó có thể đứng vững trên thương trường. Chính vì thế hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng và hoàn thiện bộ máy kế toán nói chung chính là cách để doanh nghiệp tự làm mới mình, hoàn thiện mình để tự khẳng định mình và có những bước tiến xa hơn nữa. 3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex Để quá trình hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong đơn vị đạt kết quả cao nhất, trong quá trình hoàn thiện nhất thiết phải nắm rõ một số nguyên tắc cơ bản sau : Nguyên tắc tuân thủ : Quá trình hoàn thiện phải đảm bảo hoàn toàn việc tuân thủ các quy định, các thủ tục của Nhà nước, các chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành ,các nguyên tắc chung do Bộ tài chính ban hành. Đây là những văn bản có tính chất bắt buộc và doanh nghiệp không được phép thay đổi. Nguyên tắc phù hợp : Việc hoàn thiện đòi hỏi phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Hoàn thiện tuân thủ nguyên tắc tuân thủ, tuy nhiên không phải là cứng nhắc, doanh nghiệp vẫn có thể vận dụng những chính sách ấy một cách sáng tạo, linh hoạt sao cho một mặt, không trái với các quy định pháp luật, nhưng mặt khác, vẫn phải đảm bảo phản ánh chính xác, tạo sự thuận tiện trong quá trình áp dụng và phù hợp với điều kiện có sở vật chất trong đơn vị cũng như trình độ của Bộ máy kế toán. Nguyên tắc hiệu quả : Sản phẩm cuối cùng của kế toán chính là các thông tin tài chính. Sau mỗi bước hoàn thiện, yêu cầu về hiệu quả đạt được ở việc cung cấp thông tin sẽ phải cao hơn trước. Ngoài ra hoàn thiện cũng phải đảm bảo cả nguyên tắc tiết kiệm (kết quả mang lại phải lớn hơn chi phí bỏ ra), nguyên tắc khả thi (việc hoàn thiện đó có thể áp dụng được vào trong thực tế), nguyên tắc đồng bộ (việc hoàn thiện phải được đặt trong mối quan hệ với các phần hành, nghiệp vụ kế toán khác)… Đó chính là những nguyên tắc cơ bản trong quá trình hoàn thiện, doanh nghiệp cần phải nắm rõ để không áp dụng sai mà vẫn đạt được hiệu quả. 3.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng đòi hỏi phải trải qua từng bước nhất định, cần có những khoảng thời gian để chuẩn bị bởi điều này đòi hỏi nhiều yếu tố như điều kiện cơ sở vật chất, tiềm lực kinh tế, hay cả sự cố gắng, nỗ lực, đoàn kết của cả một tập thể, …Từ những ý kiến xây dựng hay những biện pháp được đưa ra cho đến khi hoàn thiện những giải pháp đó là cả một quá trình lâu dài và sẽ gặp rất nhiều khó khăn chưa kể đến những yếu tố khách quan liên tục tác động. Tuy nhiên hoàn thiện lại là yếu tố tất yếu nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vì thế em muốn đưa ra một số ý kiến như sau : * Về hoàn thiện hệ thống chứng từ sử dụng tại công ty Đê đảm bảo tính chính xác và kịp thời, trong quá trình xuất hàng cho mỗi khách hàng công nghiệp công ty có thể viết riêng một Phiếu xuất kho để ghi nhận luôn số hàng gửi bán cho từng lần xuất. Cuối tháng sẽ căn cứ cả vào các phiếu này để xác định tổng số hàng đã được tiêu thụ trong kỳ. * Về hoàn thiện hệ thống tài khoản ở công ty. Để có thể phản ánh đầy đủ nhất các thông tin về kế toán cũng như tuân thủ chặt chẽ theo các quy định của nhà nước, trong quá trinh hạch toán công ty cần cân nhắc và đưa thêm vào các tài khoản : Tài khoản 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá Khi sử dụng tài khoản này công ty sẽ tách bạch đựơc rõ hơn các chi phí đã thu mua, việc xem xét, quản lý, phân bổ chi phí thu mua sẽ hữu hiệu hơn. Khi có một mặt hàng nào đó, hoặc một phương thức nào đó mà chi phí thu mua lại cao hơn ngưỡng quy định, công ty có thể dựa vào đó để có những điều chỉnh kịp thời, để đồng vốn trong kinh doanh luôn đạt đựơc hiệu quả cao nhất. Tài khoản 157 : Hàng gửi bán Ở phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, công ty có thể sử dụng thêm tài khoản 157 (Hàng gửi bán) để hạch toán riêng cho mỗi lần xuất bán. Nếu sử dụng tài khoản 157 trong phương thức này tình hình thực tế tồn kho ở công ty sẽ được phản ánh chính xác theo mỗi lần nhập xuất mà không cần đợi đến cuối tháng, khi tổng hợp lại mới biết kết quả cụ thể như theo cách hạch toán công ty đang sử dụng. Tài khoản 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Thực chất giá LPG trên thế giới liên tục tăng, và tăng nhanh, tuy vậy công ty vẫn nên sử dụng tài khoản này để khi rủi ro xảy ra không làm ảnh hưởng nhiều đến những chính sách mà công ty đã xây dựng như chính sách giá cả … Tài khoản 136 : Phải thu nội bộ Để phản ánh rõ hơn quan hệ giữa công ty với các chi nhánh, công ty nên đưa tài khoản này vào sử dụng. Vì trong một số trường hợp có những nghiệp vụ rất khó để bù trừ. Tài khoản 521 : Chiết khấu thương mại Tài khoản Chiết khấu thương mại cũng nên được công ty đưa vào sử dụng vì số hàng bán ra của công ty là rất lớn, đặc biệt là khối lượng hàng hoá bán buôn, điều này kéo theo những khoản chiết khấu là không nhỏ. Nếu công ty hạch toán riêng những khoản này theo một tài khoản thì việc hạch toán như vậy sẽ hoàn toàn hợp lý, lại thuận lợi cho việc so sánh và điều chỉnh giữa các kỳ kinh doanh. * Hoàn thiện phương phương hạch toán ở công ty Đối với một số nghiệp vụ -- Đối với nghiệp vụ bán buôn cho khách hàng công nghiệp Trường hợp này công ty có thể sử dụng thêm tài khoản 157 để thuận tiện hơn cho việc hạch toán. BT1 : Sau mỗi lần xuất hàng Nợ TK 157 Có TK 15651 BT2 : Cuối tháng khi phát hành Hoá đơn giá trị gia tăng, tiếp tục phản ánh doanh thu và giá vốn. Doanh thu : Nợ TK 13113 Có TK 51115 Có TK 3331 Giá vốn : Nợ TK 632115 Có TK157 -- Đối với nghiệp vụ bán hàng cho các chi nhánh: Để đỡ phức tạp hơn cho quá trinh hạch toán, công ty có thể hạch toán luôn như sau : BT1 : Phản ánh Giá vốn Nợ TK 632115 Có TK 151 BT2 : Phản ánh doanh thu Nợ TK 136 Có TK 512215 Có TK 3331 -- Đối với nghiệp vụ hàng đổi hàng. Ở nghiệp vụ này công ty nên chấp hành theo những quy định, chuẩn mực đã đề ra để hạch toán đúng theo quy định. Mặc dù khi hàng đựơc cho vay, rồi trả lại, dù hạch toán theo cách nào giá trị thu được cũng là không đổi nhưng để phản ánh đúng bản chất, việc hạch toán có thể dựa theo các nghiệp vụ sau : BT1 : Khi xuất hàng cho vay Nợ TK 1388 Có TK 15615 BT2 : Khi được trả lại hàng vay Nợ TK 15615 Có TK 1388 Đối với một số cách hạch toán -- Phân bổ chi phí vào Giá vốn hàng bán Thay vì tính tất cả chi phí mua hàng vào tài khoản 641 (Chi phí bán hàng), công ty có thể đưa số chi phí đó vào tài khoản 1562 (Chi phí mua hàng) và sau đó tiến hành phân bổ số chi phí đó theo quy định. + Cách phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ = Chi phí thu mua ĐK + PS trong kỳ x Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ Trị giá mua HTK cuối kỳ + Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ bao gồm tổng trị giá hàng hoá trên các tài khoản TK 151,TK 156,TK 157 (Hàng mua đang đi đường + Hàng hoá còn lại trong kho + Hàng gửi bán) + Cách hạch toán chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Nợ TK 632 Có TK 1562 --Lập dự phòng Khi có các bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho, công ty có thể thực hiện việc lập dự phòng. + Cách lập dự phòng Mức DP cần lập cho giảm giá HTK = SL HTK bị giảm giá tại thời điểm lập BCTC x (giá gốc đơn vị của HTK ghi trên sổ KT - Giá trị thuần đơn vị của HTK tại thời điểm lập BCTC) + Cách hạch toán - Cuối niên độ kế toán (cuối quý), xác định mức DP giảm giá hàng tồn kho cần lập lần đầu: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho -Niên độ kế toán sau hoăc quý sau xác định mức dự phòng cần lập. Nếu mức DP cần lập của kì kế toán này lớn hơn mức dự phòng đã lập của kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì phải lập bổ sung số thiếu: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu mức DP cần lập của kì kế toán này nhỏ hơn mức dự phòng đã lập của kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì hoàn nhập số chênh lệch : Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 : Giá vốn hàng bán * Hoàn thiện hệ thống sổ sách ở công ty. Hiện nay phần lớn sổ sách ở công ty liên quan đến quá trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đều được thiết kế trên phần mềm kế toán của công ty. Vì thế hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán của công ty cũng đồng nghĩa với việc hoàn thiện phần mềm kế toán Gas Accounting Solution. Công ty sử dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ nên lượng sổ sách là rất lớn. Để tiện nhất cho quá trình quản lý, khi thiết kế phần mềm công ty cần đặc biệt lưu ý đến những thông tin hay những sổ sách trùng lặp để yêu cầu bên thiết kế, quản lý phần mềm xem xét, đưa ra cách giải quyết. Do những nhà thiết kế phần mềm là những người không chuyên sâu nhiều đến lĩnh vực kế toán và cũng không có quá trình lâu dài làm việc trên phần mềm này như các nhân viên kế toán của công ty, do vậy phần mềm mà họ thiết kế ra có thể có những phần chưa thực sự phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty hoặc cũng có thể quá cồng kềnh hay trùng lặp… Trong trường hợp này công ty có thể cử ra một nhân viên kế toán tổng hợp có kinh nghiệm, am hiểu ngành nghề trợ giúp cho bên thiết kế để có được một phần mềm hoàn thiện nhất, nhất là trong giai đoạn đầu khi phần mềm mới được đưa vào sử dụng. Bên cạnh việc giảm bớt một số những sổ sách không cần thiết cho quá trình quản lý, công ty cũng nên xem xét để đưa thêm vào một số sổ sách trong quy trình hạch toán để phát huy tối đa hiệu quả của hình thức Nhật ký - Chứng từ . BẢNG KÊ SỐ 9 Tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá Tháng … năm STT Chỉ tiêu TK 156 – Hàng hoá Giá hạch toán Giá thực tế A B 1 2 1 2 3 4 … 5 6 7 8 I. Số dư đầu tháng II. Số phát sinh trong tháng Từ NKCT số … Từ NKCT số … … III. Cộng (I) và (II) IV. Hệ số chênh lệch V. Xuất trong tháng VI. Tồn kho cuối tháng (III-V) BIỂU SỐ 2.50 Đồng thời trong quá trình hạch toán kế toán cần chú ý đưa đầy đủ thông tin quản lý cho mỗi mẫu sổ để hiệu quả quản lý là tối ưu nhất. KẾT LUẬN Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một khâu vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Công ty cổ phần Gas Petrolimex cũng không nằm ngoài số đó, điều đặc biệt hơn đây lại là một công ty lớn, số lượng giao dịch là những con số khổng lồ, những vấn đề phát sinh là không hề nhỏ hay đơn giản. Với tính chất và tầm quan trọng như vậy, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá càng cần phải được quan tâm, đòi hỏi công ty phải có những chiến lựơc, quyết sách phù hợp trong quá trình hạch toán để có thể phát huy được vai trò thực sự của khâu này trong mắt xích chung của cả quá trình. Hoàn thiện và từng bước hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng và cả bộ máy kế toán nói chung cũng là một cách để các doanh nghiệp duy trì và có thể đứng vững được trên thương trường đặc biệt trong xu thế hội nhập hiện nay, “không thay đổi đồng là nghĩa với chậm phát triển”. Trong một thời gian không lâu thực tập ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex, tìm hiểu tình hình thực tế kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty, dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo TS Trần Thị Nam Thanh và của các cô, chú anh, chị tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex, em đã thu nhận thêm được một số những kiến thức rất bổ ích, bổ trợ thêm rất nhiều cho những lý thuyết đã được học ở Nhà trường. Qua đó em cũng đã tìm ra được những định hướng quan trọng để phát triển và hoàn thiện luận văn tốt nghiệp của mình. Trong quá trình thực hiện luận văn, mặc dù đã có những cố gắng để nghiên cứu, tìm hiểu đề tài nhưng do còn có những hạn chế về trình độ, kinh nghiệm… nên bài làm của em sẽ không thể tránh được các sai sót. Rất mong nhận được sự đóng góp của cô và những người quan tâm đến đề tài để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TNDN : Thu nhập doanh nghiệp Đ/CP : Đồng/ cổ phiếu TK : Tài khoản PS : Phát sinh ĐK, CK : Đầu kì, cuối kỳ XD : Xây dựng SXKD : Sản xuất kinh doanh DT , GVHB ,LN : Doanh thu, Giá vốn hàng bán, Lợi nhuận GG, CKTM,… : Giảm giá, chiết khấu thương mại,… ĐL, TĐL : Đại lý, Tổng đại lý PTNB : Phải trả nội bộ GTGT, VAT : Giá trị gia tăng, Thuế giá trị gia tăng HH, DV : Hàng hoá, Dịch vụ NKCT, CT : Nhật ký chứng từ, Chứng từ DP : Dự phòng HTK : Hàng tồn kho SL : Số lượng BCTC : Báo cáo tài chính CN : Công nghiệp TSCĐ, CCDC :Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ TT : Thanh toán VP, CH, Cty : Văn phòng, Cửa hàng, Công ty KH : Khấu hao VKT : Vật kiến trúc … PTKH : Phải thu khách hàng C/phí : Chi phí, S/chữa : Sữa chữa … DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Lý thuyết thực hành Kế toán tài chính - Tác giả: PGS.TS. Nguyễn Văn Công 2. Các tài liệu của Công ty cổ phần Gas Petrolimex ( Số 175- Đường Giải Phóng – Hà nội) 3. Chế độ kế toán doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QDD-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính) 4. Các chuẩn mực kế toán quốc tế (International Accounting Standards) xuất bản bởi Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia 5. Luận văn tốt nghiệp các khoá trước và một số tài liệu trên thư viện trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân. 6. Các trang web về kế toán như : Tapchiketoan.com, … MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ._.