Hoàn thiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 tại Công ty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp

triển theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá, cơ chế thị trường đã tạo ra sự phân cực giữa các doanh nghiệp và cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp chỉ có một sự lựa chọn duy nhất là phải sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng tốt và có giá cả phù hợp. Nhưng bên cạnh đó thì khó khăn lớn nhất đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là vấn đề vốn cho đầu tư cơ sở vật chất và cải tiên hệ thống quản lý của mình. Công ty cổ phần xây dựng công nghiệp bước vào thị trường xây dựng từ năm 1960. Từ những ngày đầu thành lập Công ty đã coi việc liên tục cải tiến và nâng cao chất lượng các công trình thi công là tôn chỉ hàng đầu của mình. Với chủ trương “Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng là tấm giấy thông hành để sản phẩm và dịch vụ của công ty có thể cạnh tranh trên thị trường” một trong những chiến lược của công ty là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 vào hệ thống quản lý của công ty. Từ năm 2003 cho đến nay hệ thống đã vận hành tốt nhưng luôn luôn cần phải được cải tiến để nâng cao hiệu quả áp dụng.. Trong thời gian thực tập tại Công ty, qua khảo sát và tìm hiểu em đã có được nhiều nhận thức mới về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001- 2000 trên thực tế đã được áp dụng tại công ty. Cùng với những kiến thức đã tích lũy ở nhà trường Đại học Kinh tế Quốc dân đồng thời dưới sự hướng dẫn của cô giáo TS Đỗ Hải Hà cũng như sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú,anh chị trong công ty em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 tại Công ty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp” để viết chuyên đề tốt nghiệp cho mình. Chuyên đề này sẽ đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích thực trạng quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001- 2000 tại công ty. Từ đó, đề suất một số giải pháp đối với công ty nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng vào thực tế. Chuyên đề sử dungj phương pháp duy vật lịch sử, duy vật biện chứng kết hợp với phương pháp so sánh thống kê, phân tích tổng hợp trên cơ sở các số liệu về tình hình thực hiện ISO 9001-2000 tại công ty giai đoạn 2003-2008. Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề thực tập này được chia làm 3 phần chính: Phần I: Cơ sở lý luận Phần II: Thực trạng việc áp dụng hệt thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 tại Công ty cổ phần xây dựng công nghiệp Phần III: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng ISO 9001-2000 tại công ty cổ phần công nghiệp Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS.Đỗ Hải Hà và các cô chú trong Công ty đã tận tình hướng dẫn em trong suốt thời gian qua và tạo điều kiện để em hoàn thành bài viết này. CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN Một số khái niệm cơ bản Chất lượng Khái niệm chất lượng sản phẩm đã xuất hiện từ lâu, ngày nay được sử dụng phổ biến và rất thông dụng hàng ngày trong cuộc sống cũng như trong sách báo. Bất cứ ở đâu hay trong tài liệu nào, chúng ta đều thấy xuất hiện thuật ngữ chất lượng. Tuy nhiên, hiểu thế nào là chất lượng sản phẩm lại là vấn đề không đơn giản. Chất lượng sản phẩm là một phạm trù rất rộng và phức tạp, phản ánh tổng hợp các nội dung kỹ thuật, kinh tế và xã hội.Do tính phức tạp đó nên hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về chất lượng sản phẩm. Đứng trên những góc độ khác nhau và tùy theo mục tiêu nhất nhiệm vụ sản xuất- kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể đưa ra những quan niệm về chất lượng xuất phát từ người sản xuất, người tiêu dùng, từ sản phẩm hay từ đòi hỏi của thị trường. Quan niệm siêu việt cho rằng chất lượng là sự tuyệt vời và hoàn hảo nhất của sản phẩm. Khi nói đến sản phẩm có chất lượng, ví dụ nói về ô tô người ta nghĩ đến ngay tới những hãng xe nổi tiếng như Roll Roice, Mecxedec…Quan niệm này mang tính triết học, trừu tượng, chất lượng không thể xác định một cách chinh xác nên nó chỉ có ý nghĩa đơn thuần trong nghiên cứu. Theo quan niệm của các nhà sản xuất thì chất lượng là sự hoàn hảo và phù hợp của một sản phẩm với một tập hợp các yêu cầu hoặc tiêu chuẩn, quy cách đã xác định trước. Định nghĩa này cụ thể, mang tính thực tế cao, đảm bảo nhằm mục đích sản xuất ra những sản phẩm đạt yêu cầu đã đề ra từ trước, tạo cơ sở thực tiễn cho các hoạt động điều chỉnh các chỉ tiêu chất lượng. Chẳng hạn, chất lượng được định nghĩa là tổng hợp những tính chất đặc trưng của sản phẩm thể hiện mức độ thỏa mãn những yêu cầu định trước cho nó trong điều kiện kinh tế xã hội nhất định1 Nguyễn Đình Phan. Giáo trình quản trị chất lượng – 2003 (Tr 9- Tr 11) . Theo tính chất công nghẹ của sản xuất: Chất lượng sản phẩm là tổng hợp những đặc tính bên trong của sản phẩm có thể đo được hoặc so sánh được, phản ánh giá trị sử dụng và chức năng của sản phẩm đó đáp ứng cho những nhu cầu cho trước trong những điều kiện xác định về kinh tế - xã hội. Theo hướng phục vụ khách hàng: Chất lượng sản phẩm chính là mức độ thỏa mãn nhu cầu hay là sự phù hợp với những đòi hỏi của người tiêu dùng. Theo quan điểm hướng theo các cam kết của người sản xuất: Chất lượng là tổng thể các chỉ tiêu, những đặc tính của sản phẩm thể hiện được sự thỏa mãn nhu cầu trong điều kiện tiêu dùng xác định, phù hợp với công dụng của sản phẩm mà người tiêu dùng mong muốn. Theo quan niệm thị trường, chất lượng là sự kết hợp giữa các đặc tính của sản phẩm thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng trong giới hạn chi phí nhất định. Từ điển tiếng Việt phổ thông thì cho: Chất lượng là tổng thể những tính chất, thuộc tính của sự vật (sự việc)… làm cho sự vật (sự việc) này phân biệt với sự vật (sự việc) khác. Còn Từ điển Oxford pocket Dictionary lại cho: Chất lượng là mức hoàn thiện, là đặc trưng so sánh hay đặc trưng tuyệt đối, dấu hiệu đặc thù, các dữ kiện, các thông số cơ bản. G.Taguli chuyên gia chất lượng cơ khí của Nhật Bản cho chất lượng sản phẩm là sự mất mát cho xã hội từ khi sản phẩm được chuyển đổi đi (khỏi nơi tạo ra để đưa ra xã hội sử dụng). Theo tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa ở Pháp NFX 50 – 109: Chất lượng là tiềm năng của một sản phẩm hay dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Theo chuyên gia chất lượng người Nhật Karatsu Hafime: Chất lượng là khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng với chi phí thấp nhất. Theo TCVN ISO 8402: Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể (đối tượng) tạo cho thực thể (đối tượng) đó khả năng thỏa mãn những nhu cầu đã nêu ra hoặc nhu cầu tiềm ẩn. Đối với các quyết định, chất lượng được hiểu là tính hiệu quả, tính khoa học và tính hiện thực mà quyết định đem lại cho nhà quản lý và cho những ai bị nó tác động. Từ những điểm hội tụ chung của các cách hiểu không giống nhau, có thể đưa ra định nghĩa sau về chất lượng sản phẩm: Chất lượng sản phẩm là các bthuộc tính có giá trị của sản phẩm mà nhờ đó sản phẩm được ưa thích, đắt giá và ngược lại Với cách hiểu như trên, các thuộc tính của sản phẩm phải là các thuộc tính có giá trị theo nghĩa: Sản phẩm phải có ích cho người sử dụng nó, đó là khả năng cung cấp và làm thỏa mãn nhu cầu cho người cần đến sản phẩm (tính tinh tế của sản phẩm, tính hữu dụng, tiện lợi trong sử dụng, độ bền, hình dáng, hàm lượng tri thức kết tinh trong sản phẩm v.v…). Sản phẩm phải là loại khan hiếm, nghĩa là nó không dễ có được. Tính khan hiếm được xét trong không gian và theo thời gian với nghĩa tương đối. Chẳng hạn khi quan hệ cung cầu có lợi thế nghiêng về phía cung, lúc mà người mua bị lệ thuộc tương đối vào người bán. Sản phẩm phải là loại có nhu cầu của người tiêu dùng, nó được nhiều người sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp mong đợi. Ví dụ, một chính sách đúng của Nhà nước sẽ đem lại nhiều lợi ích, may mắn cho công dân. Sản phẩm phải có khả năng chuyển giao được, tức là nó phải mang tính chuyển đổi được về mặt pháp lý và hiện thực. Chẳng hạn một chiếc ô tô lúc chưa bán nó thuộc sở hữu của người có nó, nhưng sau khi bán nó trở thành vật sở hữu của người mua nó. Còn tay nghề, kinh nghiệm của một ông vua nấu ăn thì lại không thể chuyển giao được, theo nghĩa người mua chỉ cần bỏ tiền ra mua tay nghề, kinh nghiệm của ông vua bếp thì ngay lập tức người mua có luôn tay nghề, kinh nghiệm mà ông vua bếp có. Sản phẩm phải đắt giá, nghĩa là nó phải có giá trị cao hơn hẳn so với các sản phẩm tương tự cùng loại. Chẳng hạn một chiến lược phát triển đất nước đúng đắn (tức có giá trị) sẽ đem lại giàu có, phúc phận cho công dân; ngược lại là sự lãng phí, đổ vỡ, thậm chí sự giảm sút lòng tin của công dân v.v… Sự đắt giá của sản phẩm có tính tương đối, theo nghĩa: Thứ nhất, đó là sản phẩm mà người sử dụng sản phẩm phải có khả năng sử dụng được nó; Thứ hai, sự đắt giá chỉ mang tính thời điểm, tính lịch sử nhất định, theo nghĩa là lúc này nó rất quý nhưng sau này khi xã hội phát triển, biến đổi thì nó không còn đắt giá như trước nữa2 Giáo trình khoa học quản lý - Đoàn Thị Thu Hà - Nguyễn Thị Ngọc Huyền - 2002 (Tr 422 – tr 423) . Quản lý chất lượng Chất lượng không tự nhiên sinh ra, nó là kết quả của sự tác động hàng loạt yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn đạt được chất lượng mong muốn cần phải quản lý một cách đúng đắn các yếu tố này. Quản lý chất lượng là một khía cạnh của chức năng quản lý để xác định và thực hiện chính sách chất lượng. Hoạt động quản lý trong lĩnh vực chất lượng được gọi là hoạt động quản lý chất lượng. Hiện nay đang tồn tại quan điểm khác nhau về quản lý chất lượng Có người cho rằng quản lý chất lượng là một hệ thống các hoạt động thống nhất có hiệu quả của các cán bộ khác nhau trong hệ thống chịu trách nhiệm triển khai các thông số chất lượng, duy trì chất lượng đã đạt được và nâng cao mức chất lượng thỏa mãn hoàn toàn nhu cầu của người sử dụng “sản phẩm” của hệ thống làm ra (gọi chung là khách hàng). Có người thì cho quản lý chất lượng (trong hoạt động sản xuất kinh doanh) là hệ thống các biện pháp công nghệ sản xuất tạo điều kiện sản xuất kinh tế nhất, la những sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng thỏa mãn yêu cầu của người tiêu dùng với chi phí thấp nhất. Có người lại quan niệm quản lý chất lượng là cách quản lý luôn luôn biết tìm ra các vấn đề phải giải quyết của hệ thống và các cách tốt nhất để xử lý thành công chúng. Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) thì cho quản lý chất lượng là một tập hợp những hoạt động của chức năng quản lý chung nhằm xác định chính sách chất lượng, mục đích, trách nhiệm và thực hiện chúng bằng những phương tiện như lập kế hoạch, điều khiển chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống chất lượng. Theo GOST , quản lý chất lượng là xây dựng, đảm bảo và duy trì mức chất lượng tất yếu của sàn phẩm thiết kế, chế tạo, lưu thông và tiêu dùng. Điều này được thực hiện bằng cách kiểm tra chất lượng có hệ thống, cũng như những tác động hướng đích tới các nhân tố và điều kiện ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. A.G.Roberton, một chuyên gia người Anh về chất lượng cho rằng: Quản lý chất lượng được xác định như là một hệ thống quản trị nhằm xây dựng chương trình và phối hợp các cố gắng của những đơn vị khác nhau để duy trì và tăng cường chất lượng trong các tổ chức thiết kế, sản xuất sao cho đảm bảo nền sản xuất có hiệu quả nhất, đổng thời cho phép thỏa mãn đầy đủ các yêu cầu của người tiêu dùng. A.V.Feigenbaum, nhà khoa học người Mỹ cho rằng: Quản lý chất lượng là một hệ thống hoạt động thống nhất có hiệu quả của những bộ phận khác nhau trong một tổ chức ( một đơn vị kinh tế) chịu trách nhiệm triển khai các tham số chất lượng, duy trì mức chất lượng đã đạt được và nâng cao nó để đảm bảo sản xuất và tiêu dùng sản phẩm một cách kinh tế nhất, thỏa mãn nhu cầu của tiêu dùng. Trong các tiêu chuẩn công nghiệp Nhật Bản (JIS) xác định: Quản lý chất lượng là hệ thống các phương pháp sản xuất tạo điều kiện sản xuất tiết kiệm những hàng hóa có chất lượng cao hoặc đưa ra những dịch vụ có chất lượng thỏa mãn yêu cầu của người tiêu dùng. Giáo sư, Tiến sĩ Kaoru Ishikawa, một chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực quản lý chất lượng của Nhật Bản đưa ra định nghĩa quản lý chất lượng có nghĩa là: Nghiên cứu triển khai, thiết kế, sản xuất và bảo dưỡng một số sản phẩm có chất lượn, kinh tế nhất, có ích cho người tiêu dùng và bao giờ cũng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Philip Crosby, một chuyên gia người Mỹ về chất lượng định nghĩa quản lý chất lượng: là một phương tiện có tính chất hệ thống đảm bảo việc tôn trộng tổng thể tất cả các thành phần của một kế hoạch hành động3 Nguyễn Đình Phan. Giáo trình quản trị chất lượng - 2003 . Từ những điểm chung của các định nghĩa không giống nhau ở trên có thể hiểu: Quản lý chất lượng là việc ấn định đúng đắn các mục tiêu phát triển bền vững của hệ thống, đề ra nhiệm vụ phải làm cho hệ thống trong từng thời kỳ và tìm ra con đường đạt tới các mục tiêu một cách có hiệu quả nhất. Mục tiêu của quản lý chất lượng trong các hệ thống là đảm bảo mục tiêu chất lượng sản phẩm với chi phí tối ưu. Đó là sự kết hợp giữa nâng cao những đặc tính hữu ích của sản phẩm đồng thời với giảm chi phí và khai thác mọi tiềm năng để mở rộng hoạt động của hệ thống. Thực hiện tốt công tác quản lý chất lượng sẽ giúp các hệ thống phản ứng nhanh với môi trường, góp phần giảm thiểu tối đa chi phí tạo ra sản phẩm của hệ thống Tóm lại: (Theo tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO 9000): Quản lý chất lượng là một hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm mục đích đề ra chính sách , mục tiêu, trách nhiệm và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống chất lượng. Vai trò của quản lý chất lượng Quản lý chất lượng không chỉ là một bộ phận hữu cơ của quản lý kinh tế mà quan trọng hơn nó là bộ phận hợp thành của quản trị kinh doanh. Khi nền kinh tế và sản xuất - kinh doanh phát triển thì quản trị chất lượng càng đóng vai trò quan trọng và trở thành nhiệm vụ cơ bản không thể thiếu được của doanh nghiệp và xã hội. Tầm quan trọng của quản lý chất lượng được quyết định bởi: Vị trí của công tác quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh. Bởi vì theo quan điểm hiện đại thì quản lý chất lượng chính là quản lý có chất lượng, là quản lý toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm đối với phát triển kinh tế, đời sống của người dân và sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. + Với nền kinh tế quốc dân, đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm sẽ tiết kiệm được lao động xã hội do sử dụng hợp lý, tiết kiệm tài nguyên, sức lao động, công cụ lao động, tiền vốn…Nâng cao chất lượng có ý nghĩa tương tự như tăng sản lượng mà lại tiết kiệm được lao động. Trên ý nghĩa đó nâng cao chất lượng cũng có ý nghĩa là tăng năng suất. Nâng cao chất lượng sản phẩm là tư liệu sản xuất có ý nghĩa quan trọng tới năng suất xã hội, thực hiện tiến bộ khoa học - công nghệ, tiết kiệm. Nâng cao chất lượng sản phẩm là tư liệu tiêu dùng có quan hệ trực tiếp tới đời sống và sự tín nhiệm, lòng tin của khách hàng. Chất lượng sản phẩm xuất khẩu tác động mạnh mẽ tới hoàn thiện cơ cấu và tăng kim nghạch xuất khẩu, thực hiện chiến lược hướng vào xuất khẩu. + Với người tiêu dùng, đảm bảo và nâng cao chất lượng sẽ thỏa mãn được các yêu cầu của người tiêu dùng, sẽ tiết kiệm cho người tiêu dùng và góp phần cải thiện nâng cao chất lượng cuộc sống. Đảm bảo và nâng cao chất lượng sẽ tạo ra lòng tin và tạo ra sự ủng hộ của người tiêu dùng với người sản xuất do đó sẽ góp phần phát triển sản xuất – kinh doanh. Trong cơ chế thị trường, doanh nghiệp phải cạnh tranh gay gắt. Khả năng cạnh tranh của một doanh nghiệp được quyết định do các yếu tố sau: Cơ cấu mặt hàng của doanh nghiệp có phù hợp với yêu cầu của thị trường hay không? Chất lượng sản phẩm dịch vụ như thế nào? Giá cả của sản phẩm dịch vụ cao hay thấp? Thời gian giao hàng nhanh hay chậm? Khi đời sống của người dân được nâng cao lên và sức mua của họ được nâng cao, tiến bộ khoa học – công nghệ được tăng cường thì chất lượng snar phẩm là yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh. Sản phẩm có khả năng cạnh tranh mới bán được, doanh nghiệp mới có lợi nhuận và mới tiếp tục sản xuất - kinh doanh. Do vậy, chất lượng sản phẩm là vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Tầm quan trọng của quản lý chất lượng ngày càng được nâng lên, do đó phải không ngừng nâng cao trình độ quản lý chất lượng và đổi mới không ngừng công tác quản lý chất lượng. Nó là trách nhiệm của các cấp quản lý, trước hết là của doanh nghiệp, mà người chịu trách nhiệm chính là giám đốc doanh nghiệp. Nội dung của quản lý chất lượng Thực chất của hoạt động quản lý chất lượng là một tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý như hoạch định, tổ chức, kiểm soát, điều chỉnh và chất lượng của đội ngũ cán bộ quản lý. Nói một cách khác quản lý chất lượng chính là chất lượng của công tác quản lý. Chỉ khi nào toàn bộ những yếu tố về kinh tế, xã hội, công nghệ và tổ chức của hệ thống được xem xét đầy đủ trong mối quan hệ ràng buộc hữu cơ với nhau mới có cơ sở để nói rằng chất lượng sản phẩm sẽ được đảm bảo. Những nguyên tắc của quản lý chất lượng4 Nguyễn Đình Phan. Giáo trình quản trị chất lượng - 2003 *Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng Trong cơ chế thị trường, khách hàng là người chấp nhận và tiêu thụ sản phẩm. Khách hàng đề ra các yêu cầu về sản phẩm, chất lượng và giá cả sản phẩm. Để tồn tại và phát triển thì sảm phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra phải tiêu thụ được và phải có lãi. Do đó, quản lý chất lượng hướng vào khách hàng và nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Các hoạt động điều tra nghiên cứu thị trường, nhu cầu khách hàng, xây dựng và thực hiện chính sách chất lượng, thiết kế sản phẩm, sản xuất, kiểm tra, dịch vụ sau khi bán hàng đều phải lấy việc phục vụ, đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng làm mục tiêu. Chất lượng định hướng bởi khách hàng là một yếu tố chiến lược, dẫn tới khả năng cạnh tranh chiếm lĩnh thị trường, duy trì và thu hút khách hàng. Nó đòi hỏi phải luôn nhạy cảm đối với khách hàng mới, những yêu cầu thị trường và đánh giá những yếu tố dẫn tới sự thỏa mãn khách hàng. Nó cũng đòi hỏi ý thức phát triển công nghệ, khả năng đáp ứng mau lẹ và linh hoạt các yêu cầu của thị trường, giảm sai lỗi và những khuyết tật của khiếu nại của khách hàng. * Nguyên tắc 2: Coi trọng con người trong quản lý chất lượng Con người giữ vị trí quan trọng hàng đầu trong quá trình hình thành, đảm bảo, nâng cao chất lượng sản phẩm. Vì vậy, trong công tác quản lý chất lượng cần áp dụng những biện pháp và phương pháp thích hợp để huy động hết nguồn lực, tài năng của con người ở mọi cấp, mọi nghành vào việc đảm bảo và nâng cao chất lượng. Những người lãnh đạo phải xây dựng được chính sách chất lượng cho doanh nghiệp và phải thiết lập được sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích, chính sách và môi trường nội boojtrong doanh nghiệp. Họ phải lôi cuốn, huy động sử dụng có hiệu quả mọi người vào việc đạt được mục tiêu vì chất lượng doanh nghiệp. Hoạt động chất lượng của doanh nghiệp sẽ không có kết quả và hiệu quả nếu không có sự liên kết triệt để của lãnh đạo với cán bộ, công nhân viên của doanh nghiệp. Những người quản lý trung gian là lực lượng quan trọng trong thực hiện mục tiêu, chính sách chất lượng của doanh nghiệp. Họ có quan hệ với thị trường, khách hàng và trực tiếp quan hệ với công nhân. Họ chỉ đạo đôn đốc người công nhân thực hiện nhiệm vụ đảm bảo và nâng cao chất lượng. Công nhân là người trực tiếp thực hiện các yêu cầu về đảm bảo và nâng cao chất lượng. Họ được trao quyền, có trách nhiệm thực hiện các yêu cầu về đảm bảo, cải tiến chất lượng và chủ động sáng tạo đề xuất các kiến nghị về đảm bảo nâng cao chất lượng. *Nguyên tắc 3: Thực hiện toàn diện và đồng bộ Chất lượng sản phẩm là kết quả tổng hợp của các lĩnh vực kinh tế, tổ chức, kỹ thuật, xã hội…liên quan đến các hoạt động như nghiên cứu thị trường, xây dựng chính sách chất lượng, thiết kế, chế tạo, kiểm tra, dịch vụ sau khi bán hàng. Nó cũng là kết quả của những cố gắng, nỗ lực chung của các nghành, các cấp và các địa phương và từng con người. Do vậy, đòi hỏi phải đảm bảo tính toàn diện và sự đồng bộ trong các mặt hoạt động liên quan đến đảm bảo và nâng cao chất lượng. Nếu chỉ phiến diện trong giải quyết vấn đề sẽ không bao giờ đạt được kết quả mong muốn. *Nguyên tắc 4: Thực hiện đồng thời với các yêu cầu đảm bảo và cải tiến chất lượng Theo TCVN thì đảm bảo chất lượng là toàn bộ các hoạt động có kế hoạch và hệ thống, được tiến hành trong hệ thống chất lượng và được chứng minh là đủ mức cần thiết để tạo sự tin tưởng thỏa đáng, rằng thực tế sẽ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và cải tiến chất lượng; là nhưng hoạt động được tiến hành trong toàn bộ tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động và quá trình để tạo thêm lợi ích cho cả tổ chức và khách hàng của tổ chức đó. Như vậy, cải tiến chất lượng có nghĩa là nỗ lực không ngừng nhằm không những duy trì mà còn nâng cao hơn nữa chất lượng. Đảm bào và nâng cao chất lượng là hai vấn đề có liên quan mật thiết với nhau. Đảm bảo chất lượng bao hàm việc duy trì và cải tiến để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Cải tiến chất lượng bao hàm việc đảm bảo chất lượng và nâng cao hiệu quả, hiệu suất của chất lượng nhằm thỏa mãn tốt hơn nhu cầu khách hàng. Đảm bảo và cải tiến chất lượng là sự phát triển liên tục, không ngừng của công tác quản lý chất lượng. Muốn tồn tại và phát triển trong cạnh tranh, doanh nghiệp phải đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng không ngừng. *Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo quá trình Trên thực tế đang diễn ra 2 cách quản trị liên quan đến quản lý chất lượng Một là, quản trị theo quá trình, theo cách này cần quản trị chất lượng ở mọi khâu kiên quan tới việc hình thành chất lượng đó là các khâu từ nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thiết kế sản xuất, dịch vụ sau bán hàng. Hai là, quản trị theo mục tiêu tài chính, theo cách này, doanh nghiệp chỉ chú ý tới lợi nhuận, coi nó là mục tiêu cuối cùng và trong quản trị chất lượng thì quá chú trọng đến khâu kiểm tra kết quả cuối cùng đó là kiểm tra chất lượng sản phẩm Để phòng ngừa là chính, ngăn chặn kịp thời các nguyên nhân gây ra chất lượng kém, giảm đáng kể chi phí kiểm tra và sai sót trong khâu kiểm tra va phát huy nội lực, cần thực hiện quản lý chất lượng theo quá trình. *Nguyên tắc 6: Nguyên tắc kiểm tra Kiểm tra là một khâu rất quan trọng trong bất kỳ một hệ thống quản lý nào. Nếu làm việc mà không kiểm tra thì không biết công việc được tiến hành đến đâu, kết quả ra sao. Không có kiểm tra sẽ không có hoàn thiện, không có đi lên. Trong quản lý chất lượng cũng vậy, kiểm tra nhằm mục đích hạn chế và ngăn chặn những sai sót tìm những biện pháp khắc phục khâu yếu, phát huy cái mạnh, để đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm ngày một hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu của thị trường. Các hoạt động chính của hệ thống quản lý chất lượng Các tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng trong lĩnh vực hạt nhân hay quân sự đã đưa ra một khuôn mẫu cho mô hình được phát triển sau này. Các hoạt động chính của hệ thống quản lý chất lượng điển hình thường bao gồm: Chương trình Tổ chức Kiểm soát thiết kế Kiểm soát tài liệu tuyển dụng Hướng dẫn, thủ tục và bản vẽ Kiểm soát tài liệu Kiểm soát nguyên liệu, thiết bị và dịch vụ mua vào Nhận biết và kiểm soát nguyên liệu cấu kiện Kiểm soát các quá trình đặc biẹt Kiểm tra Kiểm soát hoạt động thử nghiệm Kiểm soát thiết bị kiểm tra, thử nghiệm Xếp dỡ, lưu kho và chuyên giao Trạng thái kiểm tra, thử nghiệm và vận hành Đối tượng không phù hợp Hành động khắc phục Hồ sơ đảm bảo chất lượng Đánh giá Những yêu cầu này liên quan đến các hoạt động quản lý và không liên quan đến các yêu cầu kỹ thuật cụ thể của thiết kế và chế tạo. Các khía cạnh kỹ thuật sẽ được đề cập tương ứng trong các tiêu chuẩn hay quy định kỹ thuật có liên quan. Nội dung của công tác quản lý chất lượng bao gồm5 Giáo trình khoa học quản lý - Đoàn Thị Thu Hà - Nguyễn Thị Ngọc Huyền - 2002 (tr.429 đến tr.432) : 4.2.1. Hoạch định chất lượng (Plan): Đây là giai đoạn đầu tiên của quản lý chất lượng nhằm hình thành chiến lược chất lượng của hệ thống. Hoạch định chất lượng chính xác, đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo. Nó cho phép xác định mục tiêu, phương hướng phát triển chất lượng cho cả hệ thống theo một hướng thống nhất, bao gồm: + Xác định mục tiêu chất lượng tổng quát và chính sách chất lượng mà hệ thống theo đuổi. + Xác định đối tác mà hệ thống phải làm việc, đó là chủ thể sẽ tiêu dùng hoặc sử dụng sản phẩm mà hệ thống tạo ra. + Xác định nhu cầu và đặc điểm nhu cầu của đối tác. + Phát triển các đặc điểm thỏa mãn nhu cầu của đối tác. + Phát triển quá trình có khả năng tạo ra những đặc điểm của sản phẩm. + Xác định trách nhiệm của từng phân hệ, từng bộ phận của hệ thống với chất lượng sản phẩm và chuyển giao các kết quả hoạch định cho các phân hệ và các bộ phận này. Tổ chức thực hiện (Do): Đây là quá trình điều khiển các hoạt động tác nghiệp thông qua các hoạt động, kỹ thuật, phương pháp cụ thể nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm theo đúng những yêu cầu, kế hoạch đã hoạch định. Tổ chức thực hiện có ý nghĩa quyết định đến việc biến các kế hoạch chất lượng thành hiện thực,nó được thực hiện theo các bước sau: Đảm bảo mọi người, mọi bộ phận, mọi phân hệ trong hệ thống phải nhận thức một cách đầy đủ các mục tiêu, các kế hoạch phải thực hiện của mình và ý thức được sự cần thiết của chúng. Giải thích cho mọi người trong hệ thống biết chính xác những nhiệm vụ kế hoạch chất lượng cụ thể cần thiết phải thực hiện. Tổ chức những chương trình đào tạo và giáo dục cung cấp những kiến thức kinh nghiệm cần thiết đối với việc thực hiện kế hoạch. Cung cấp đầy đủ các nguồn lực ỏ những nơi và lúc cần, thiết kế những phương tiện kỹ thuật dùng để kiểm soát chất lượng Kiểm tra (Check): Kiểm tra chất lượng là hoạt động theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những trục trặc khuyết tật của quá trình, của sản phẩm và dịch vụ được tiến hành trong mọi khâu xuyên suốt đời sống của sản phẩm. Mục đích kiểm tra không phải là tập trung vào việc phát hiện sản phẩm hỏng mà là phát hiện những trục trặc, khuyết tật của quá trình, của sản phẩm và dịch vụ được tiến hành trong mọi khâu, mọi công đoạn, mọi quá trình, tìm kiếm những nguyên nhân gây ra trục trặc, khuyết tật đó để có những biện pháp ngăn chặn kịp thời. Những nhiệm vụ chủ yếu của kiểm soát chất lượng là: Đánh giá tình hình thực hiện chất lượng và xác định mức độ chất lượng đạt được trong thực tế của hệ thống. So sánh chất lượng thực tế với kế hoạch để phát hiện ra cái sai lệch và đánh giá cái sai lệch đó trên phương tiện kinh tế, kỹ thuật và xã hội. Phân tích các thông tin về chất lượng làm cơ sở cho cải tiến và khuyến khích cải tiến chất lượng. Tiến hành các hoạt động cần thiết nhằm khắc phục những sai lệch, đảm bảo thực hiện đúng những yêu cầu ban đầu hoặc thay đổi dự kiến. Sauk hi kiểm tra cần rút ra kết luận về hai vấn đề cơ bản sau: Mức độ tuân thủ nghiêm túc kế hoạch đặt ra. Tính chính xác đầy đủ và khả thi của bản thân kế hoạch. Nếu một trong hai điều kiện trên không thỏa mãn cần phải xác định rõ nguyên nhân để đưa ra những hoạt động điều chỉnh khác nhau cho thích hợp. Thông thường có hai loại kiểm tra, đó là kiểm tra định kỳ và kiểm tra cuối năm bằng nhiều phương pháp như: phương pháp thử nghiệm, phương pháp cảm quan, phương pháp dùng thử, phương pháp chuyên gia, phương pháp thống kê. Hoạt động điều chỉnh và cải tiến (Action): Hoạt động điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống có khả năng thực hiện được những tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đồng thời cũng là hoạt động đưa chất lượng sản phẩm thích ứng với tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách những mong muốn của đối tác và thực tế chất lượng đạt được, thỏa mãn nhu cầu của đối tác ở mức cao hơn. Các bước công việc điều chỉnh và cải tiến chủ yếu bao gồm: Xác định những đòi hỏi cụ thể về cải tiến chất lượng từ đó xây dựng các dự án cải tiến chất lượng. Cung cấp các nguồn lực cần thiết như tài chính, kỹ thuật lao động. Động viên, đào tạo và khuyến khích các quá trình thực hiện dự án cải tiến chất lượng. Khi chỉ tiêu không đạt được, cần phân tích xác định sai sót ở khâu nào để tiến hành các hoạt động điều chỉnh. Điều chỉnh thực chất đó là quá trình cải tiến chất lượng cho phù hợp với điều kiện môi trường kinh doanh mới của hệ thống. Quá trình cải tiến thực hiện theo các hướng chủ yếu sau: Thay đổi quá trình làm giảm khuyết tật. Thực hiện công nghệ mới. Phát triển sản phẩm mới, đa dạng hóa sản phẩm. Một số hệ thống quản lý chất lượng Quản lý chất lượng toàn diện TQM Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM được nảy sinh từ các nước phương Tây với tên tuổi của Deming, Crosby và Juran. Mục tiêu của TQM là cải tiến chất lượng sản phẩm và thỏa mãn khách hàng ở mức tốt nhất cho phép. Đặc điểm nổi bật của TQM so với các phương pháp quản lý chất lượng trước đây là nó cung cấp một hệ thống toàn dienj cho công tác quản lý và cải tiến mọi khía cạnh có liên quan đến chất lượng và huy động sự tham gia của mọi bộ phận và mọi cá nhân để đạt được mục tiêu chất lượng đã đề ra. Các đặc điểm của TQM trong quá trình triển khai thực tế hiện nay tại các công tuy có thể được tóm tắt như sau: Chất lượng định hướng bởi khách hàng Vai trò lãnh đạo trong công ty Cải tiến chất lượng liên tục Tính nhất thể và tính hệ thống Sự tham gia của mọi cấp, mọi bộ phận, mọi nhân viên Coi trọng con người Sử dụng các phương pháp tư duy khoa học Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành năm 1987 Quản lý chất lượng ISO 9000 là coi trọng việc xây dựng và thực hiện tiêu chuẩn nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng. ISO 9000 là một bộ phận hợp thành của TQM. ISO 9000 và TQM là hai hệ thống quản lý chất lượng về thực chất cùng áp dụng phương pháp quản lý chất lượng toàn diện. Một doanh nghiệp có thêt áp dụng hoặc ISO 9000 hoặc TQM hoặc cả hai hệ thống tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Một công ty nếu không có áp lực của sự sống còn là phải áp dụng ISO 9000 thì họ có thể không cần áp dụng. Nhưng TQM thì lại khác, đó là phương pháp quản trị hằng ngày để không ngừng cải tiến chất lượng mà bất cứ công ty nào cũng cần và có thể áp dụng. Nếu doanh nghiệp đã được chứng nhận ISO 9000 rồi thì lại càng thuận lợi cho áp dụng TQM.6 ThS Hồ Thêm: Cẩm nang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 . Nhà xuất bản Trẻ - 2004 Hệ thống quản lý chất lư._.ợng ISO 9001- 2000 Nội dung của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 lần đầu tiên được ban hành vào năm 1987. Lần sửa đổi thứ nhất được diễn ra vào năm 1994 và phiên bản này sẽ có giá trị đến năm 2003 (tồn tại song song với phiên bản mới). Lần sửa đổi tháng 12/2000, với lần sửa đổi này ra đời phiên bản ISO 9000:2000. Phiên bản ISO 9000:2000 có nhiều thay đổi về cấu trúc và nội dung tiêu chuẩn so với phiên bản cũ, nhưng sự thay đổi này không trở ngại cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000. Phiên bản ISO 9000:2000 có tác động tích cực hơn tới hoạt động quản lý chất lượng tại mỗi doanh nghiệp. Thay vì tồn tại nhiều tiêu chuẩn, phiên bản mới (ISO 9000:2000) chỉ còn 3 tiêu chuẩn: ISO 9000, hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và thuật ngữ ISO 9001, hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu ISO 9004, hệ thống quản lý chất lượng – hướng dẫn cải tiến hiệu quả hoạt động. Như vậy, sau tiêu chuẩn của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã được cơ cấu lại ISO 9001:2000. ISO 8402 về thuật ngữ và định nghĩa nay được đề cập cùng với các nguyên tắc cơ bản trong ISO 9000:2000. ISO 9004 cũng được điều chỉnh lại và trở thành cặp đồng nhất với ISO 9001 nhằm hướng dẫn tổ chức cải tiến để vượt qua những yêu cầu cơ bản của ISO 9001. Về cấu trúc, từ 20 yêu cầu theo phiên bản cũ nay được tổ chức lại theo cách tiếp cận quá trình và phân nhóm theo các hoạt động của tổ chức thành 5 phần chính: Các yêu cầu chung của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) gồm các yêu cầu về hệ thống văn bản, tài liệu và hồ sơ. Trách nhiệm lãnh đạo – trách nhiệm của lãnh đạo cao cấp đối với HTQLCL, gồm cam kết của lãnh đạo, định hướng vào khách hàng, hoạch định chất lượng và thông tin nội bộ. Quản lý nguồn lực – gồm các yêu cầu về cung cấp nguồn lực cẩn thiết cho HTQLCL, trong đó có các yêu cầu về đào tạo. Tạo sản phẩm – gồm các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ trong đó có việc xem xét hợp đồng. mua hàng, thiết kế, sản xuất, đo lường và hiệu chuẩn. Đo lường, phân tích và cải tiến – gồm các yêu cầu cho hoạt động đo lường, trong đó có việc đo lường sự thỏa mãn khách hàng, phân tích dữ liệu và cải tiến liên tục. Nhìn chung, các yêu cầu theo tiêu chuẩn mới đi theo chiều hướng tích cực hơn cho các tổ chức/ doanh nghiệp. Thay vì phải xây dựng một hệ thống văn bản cho cả 20 yêu cầu của tiêu chuẩn cũ mà đôi khi trở nên quan liêu và phức tạp cho các hoạt động thì theo tiêu chuẩn mới, chỉ còn 6 quy trình cần được văn bản hóa ( Kiểm tra tài liệu; kiểm soát hồ sơ chất lượng; đánh giá chất lượng nội bộ; kiểm soát sản phẩm không phù hợp; hành động khắc phục; hành động phòng ngừa) và 21 hồ sơ chất lượng. Ngoài ra, tổ chức có thể xác định những văn bản khác cần thiết cho tổ chức hoạt động hiệu quả. Việc xác định này có thể dựa trên quy mô của tổ chức, lĩnh vực hoạt động, tính phức tạp của các quá trình cũng như mối tương quan giữa chúng và năng lực của nhân viên. Chính tính mềm dẻo, linh hoạt này mà các tổ chức cần phải hết sức thận trọng trong việc xác định tính cần thiết của việc xây dựng hệ thống văn bản vì đây cũng là một điểm mà bên đánh giá thứ 3 có thể hỏi bằng chứng trong việc kiểm soát có hiệu quả các quá trình và hệ thống, đặc biệt với những hoạt động mà thiếu vắng các quy trình bằng văn bản có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới năng lực kiểm soát của hệ thống. Như vậy, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 :2000 có một số thay đổi chủ yếu so với ISO 9000 – 1994: Tiêu chuẩn mới chú trọng hơn vào việc tăng cường hiệu quả của hệ thống quản lý nhằm đáp ứng và vượt quá sự mong đợi của khách hàng bằng việc không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm thay vì chỉ chú trọng vào việc đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn trước đây. Coi trọng cải tiến liên tục. Đây là yêu cầu mang tính thực tế vì môi trường luôn luôn thay đổi, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, nếu doanh nghiệp không cải tiến liên tục sẽ không có chỗ đứng trên thị trường. Đề cao sự thỏa mãn khách hàng: Khách hàng là người quyết định, khách hàng ngày nay có sự lựa chọn rộng rãi hơn, có yêu cầu ngày càng cao hơn, vì thế đề cao “sự thỏa mãn khách hàng” phải là một trong những tiêu chí quan trọng. Tiếp tục đề cao vai trò của lãnh đạo, đặc biệt qua các yêu cầu cải tiến liên tục trên các lĩnh vực, đề cao yêu cầu pháp lý liên quan đến hoạt động của tổ chức. Xác định việc xây dựng và lượng hóa các mục tiêu chất lượng đối với các bộ phận trong quản lý.7 GS. TS Nguyễn Đình Phan: Giáo trình quản trị chất lượng. Nhà xuất bản Hà Nội - 2003 2. Tình hình triển khai ISO 9000 trên thế giới và ở Việt Nam. Ngay sau khi ra đời, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã được các quốc gia hưởng ứng mạnh mẽ. Hiếm có tiêu chuẩn nào của ISO lại được áp dụng rộng rãi và thống nhất về nhiều phương diện như bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Ngày nay, ISO 9000 đã được chấp nhận như là tiêu chuẩn quốc gia của hàng trăm nước trên thế giới và đã được công nhận là một trong các yếu tố vô cùng quan trọng để duy trì khă năng cạnh tranh của mỗi nước. Vì thế, số lượng công ty áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trên thế giới ngày càng nhiều. Các cuộc điều tra cho thấy, trong năm 2005, số chứng nhận ISO 9000 tăng mạnh so với các năm trước. Đến nay, số lượng chứng nhận ISO 9000 trên thế giới là gần 1 triệu; số lượng quốc gia có tổ chức/ công ty được chứng nhận ISO 9000 tăng lên 160 nước. So sánh về khu vực thì Châu Âu dẫn đầu về số lượng chứng nhận ISO 9000. Năm 2005 có hơn 30.000 chứng chỉ mới cho các nước Châu Âu, trong đó có 3 quốc gia Italia, Tây Ban Nha, CH Sec đã chiếm tới 20.000. Tổng cộng đến năm 2005 Châu Âu đã có 310.212 chứng nhận, chiếm tỷ trọng 53,87% tổng số chứng nhận toàn cầu. Tuy nhiên, so với tỷ trọng 83,07% mà Châu Âu chiếm lĩnh được trong mấy năm trước đó thì thấy rằng khoảng cách giữa Châu Âu và các nước khu vực ngày càng thu hẹp. Điển hình là khu vực Viễn Đông, hiện nay đang đứng vị trí thứ 2 với tỷ trọng 50,05% ( Năm 2002 chỉ là 10,46%) và Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc là những quốc gia đóng góp nhiều nhất trong số lượng chứng chỉ này. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đến Việt Nam từ năm 1990, tuy nhiên do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan như nền kinh tế đang chuyển đổi, công nghệ còn thấp, trình độ còn hạn chế…, nên việc xây dựng và áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 tại các doanh nghiệp chỉ thực sự trở thành một phong trào mạnh mẽ bắt đầu từ năm 1996 sau hội nghị chất lượng Việt Nam năm 1995 và những thách thức, đòi hỏi của sự hội nhập thực sự với khu vực và thế giới. Nước ta chấp nhận hoàn toàn tiêu chuẩn ISO 9000 thành tiêu chuẩn Việt Nam. Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng đã biên soạn và phổ biến các tài liệu về ISO 9000, hướng dẫn, giáo trình các phiên bản phần mềm ứng dụng, các quy định về chứng nhận sự phù hợp, chương trình chứng nhận. Theo các đánh giá của chuyên gia Tổng cục Tiêu chuẩn Đo Lường – Chất lượng thì phần lớn các doanh nghiệp đã ý thức hiệu quả từ việc áp dụng hệ thống ISO cũng như các hệ thống khác như TQM, SA 8000, HACCP…, nhưng lại tập chung vào các doanh nghiệp có tiềm lực mạnh và hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu. Cho tới nay, con số 718 doanh nghiệp được nhận chứng chỉ ISO 9000 và 32 doanh nghiệp được cấp chứng nhận ISO 14000 vẫn còn quá ít so với khoảng 100.000 doanh nghiệp cả nước. Việc áp dụng ISO 9000 hay các hệ thống quản lý khác của các doanh nghiệp Việt Nam còn mang tính thụ động. Hầu hết các doanh nghiệp áp dụng ISO và các hệ thống quản lý khác đều là các doanh nghiệp xuất khẩu. Việc này nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường xuất khẩu, sau khi doanh nghiệp đã tiếp cận hoặc muốn mở rộng thị trường. Chẳng hạn, sau khi hiệp định thương mại Việt – Mỹ có hiệu lực, các doanh nghiệp dệt may mới cuống cuồng áp dụng tiêu chuẩn SA 8000 về trách nhiệm xã hội trong khi lẽ ra việc đó phải được chuẩn bị ngay trong quá trình đàm phán Hiệp định và hoàn tất ngay khi hiệp định có hiệu lực. Theo nhận định của các chuyên gia, chừng nào doanh nghiệp còn dựa vào hàng rào thuế quan để cạnh tranh thì họ chưa ý thức được tính cấp bách của việc nâng cao chất lượng hàng hóa, hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, nếu như thời điểm hội nhập hoàn toàn vào khu vực mậu dịch tự do ASEAN ( AFTA) hay tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), các doanh nghiệp Việt Nam mới bắt tay xây dựng, áp dụng các hệ thống quản lý thì quá muộn và sẽ mất đi cơ hội mà hội nhập mang lại. So với yêu cầu đặt ra trong quá trình hội nhập mang lại. So với yêu cầu đặt ra trong quá trình hội nhập thì việc áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng chuyên nghành khác ở nước ta còn quá chậm. Ví dụ - Nghành Dược đặt kế hoạch tới năm 2005 tất cả các doanh nghiệp phải đạt tiêu chuẩn GMP (Hệ thống quản lý chất lượng trong lĩnh vực thực phẩm và y tế) trong khi cánh cửa AFTA đã chuẩn bị mở. Bảng 8: Tình hình áp dụng ISO 9000 các nước trên thế giới. STT Năm Số chứng chỉ Quốc Gia 1 2000 408631 158 2 2001 510616 161 3 2002 561747 159 4 2003 612880 186 5 2004 685121 157 6 2005 736252 189 (Nguồn: Tạp chí đo lường chất lượng) Bảng 9: Tình hình áp dụng ISO 9000 tại Việt Nam TT Năm Số chứng chỉ TT Năm Số chứng chỉ 1 2000 315 4 2003 1108 2 2001 600 5 2004 1500 3 2002 979 6 2005 1.680 (Nguồn: Tạp chí đo lường chất lượng) Nhìn chung các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức rõ kết quả do áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO mang lại, nhưng do nhiều lý do khác nhau làm cản trở sự ra nhập của chúng ta vào trào lưu thế giới. Đó có thể là nhận thức, quan điểm của nhà lãnh đạo các doanh nghiệp, khó khăn trong thay đổi tập quán quản trị, quá trình hiểu và xây dựng ISO 9000…Cái đó chúng ta không bàn bạc ở đây mà chúng ta phải nhận thấy rằng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là rất quan trọng tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp hay của quốc gia trong quá trình hội nhập thế giới. Chúng ta phải nhìn thấy tương lai và khắc phục những hạn chế của chính mình. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2000 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP 1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp 1.1. Giới thiệu về công ty Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp Đơn vị quản lý: Sở xây dựng Hà Nội Tổng số cán bộ công nhân viên: 450 người Trụ sở chính: 166 phố Hồng Mai – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội Tel: : 8634656- 8634657 Lĩnh vực kinh doanh: Víi giÊy phÐp kinh doanh sè 108083 ngµy 17 th¸ng 4 n¨m 1993 cña träng tµi kinh tÕ Thµnh phè Hµ néi vµ chøng chØ hµnh nghÒ x©y dùng sè 277BXD/CSXD ngµy 12 th¸ng 07 n¨m 1997 do Bé x©y dùng cÊp, lÜnh vùc kinh doanh cña Công ty bao gồm: X©y dùng c¸c c«ng tr×nh ®Æc biÖt nh­ chèng phãng x¹, chèng ¨n mßn, si l«, bunke, vá máng, èng khãi, lß h¬i, bÓ ngÇm, th¸p n­íc… NhËn x©y dùng c¸c c¬ së kü thuËt h¹ tÇng trong c¸c khu chÕ xuÊt, d©n c­, thµnh phè, c¸c c«ng tr×nh l©m nghiÖp, thuû lîi, giao th«ng, th­¬ng nghiÖp, thÓ dôc thÓ thao vµ vui ch¬i gi¶i trÝ trªn ®Þa bµn trong n­íc vµ ngoµi n­íc, ®¸p øng tèi ®a yªu cÇu cña kh¸ch hµng. NhËn s¶n xuÊt vµ gia c«ng c¸c lo¹i kÕt cÊu thÐp, bª t«ng cèt thÐp, cöa gç vµ vËt liÖu hoµn thiÖn. NhËn cung øng c¸c lo¹i vËt liÖu x©y dùng, trang trÝ néi thÊt. Cho thuª c¸c lo¹i m¸y mãc, thiÕt bÞ c¬ giíi vµ c¸c ph­¬ng tiÖn vËn t¶i. NhËn liªn doanh, liªn kÕt víi c¸c tæ chøc kinh tÕ trong vµ ngoµi n­íc ®Ó ®Çu t­ vµ x©y dùng c«ng tr×nh, lµm tæng thÇu vµ gi¶i quyÕt mäi thñ tôc x©y dùng c¬ b¶n tõ A ®Õn Z. C«ng ty thùc hiÖn tr¸ch nhiÖm b¶o hµnh c«ng tr×nh theo chÕ ®é hiÖn hµnh. C«ng ty x©y dùng c«ng nghiÖp ®· thùc hiÖn rÊt tèt c¸c ho¹t ®éng cña m×nh trong ph¹m vi ®­îc phÐp theo giÊy ®¨ng ký kinh doanh. Vµ còng chÝnh v× vËy mµ cho ®Õn ngµy 04/06/2001 C«ng ty x©y dùng c«ng nghiÖp l¹i ®­îc Uû ban nh©n d©n Thµnh phè Hµ néi quyÕt ®Þnh vÒ viÖc bæ sung nhiÖm vô cho C«ng ty theo quyÕt ®Þnh sè 3147/Q§ - UB cho phÐp kinh doanh thªm mét sè lÜnh vùc sau : - X©y dùng, l¾p ®Æt c¸c c«ng tr×nh : Giao th«ng, l©m nghiÖp, thuû lîi, th­¬ng nghiÖp, thÓ dôc thÓ thao vµ vui ch¬i gi¶i trÝ. - Kinh doanh nhËp khÈu m¸y mãc, thiÕt bÞ vµ vËt t­ ®Ó phôc vô chuyªn ngµnh x©y dùng, thÓ dôc thÓ thao vµ vui ch¬i gi¶i trÝ. - T­ vÊn cho c¸c chñ ®Çu t­ trong vµ ngoµi n­íc vÒ lÜnh vùc : LËp dù ¸n, qu¶n lý vµ tæ chøc thùc hiÖn dù ¸n. - Kinh doanh kho b·i ( Trong ph¹m vi ®Êt cña C«ng ty ®ang qu¶n lý ), ®¹i lý kinh doanh vËt liÖu x©y dùng. Quá trình hình thành và phát triển của công ty C«ng ty cæ phÇn x©y dùng c«ng nghiÖp ®· khëi ®Çu tõ c«ng tr­êng 105 trùc thuéc Côc x©y dùng Hµ néi theo quyÕt ®Þnh ngµy 15 th¸ng 01 n¨m 1960 víi sè CBCNV chØ cã 300 ng­êi. Nh­ng víi sù quyÕt t©m v­ît bËc cña toµn thÓ CBCNV trong ®¬n vÞ, c«ng tr­êng ®· tõng b­íc ®i lªn cïng n¨m th¸ng oanh liÖt nh­ng còng ®Çy tù hµo cña ®Êt n­íc ViÖt nam nãi chung vµ cña thñ ®« Hµ néi nãi riªng. §­îc sù quan t©m cña c¸c ®ång chÝ l·nh ®¹o Côc x©y dùng Hµ néi vµ víi sù phÊn ®Êu hÕt m×nh cña toµn thÓ anh chÞ Ðm trong ®¬n vÞ, c«ng tr­êng 105 ®· thµnh lËp c«ng ty x©y dùng sè 2 vµo n¨m 1970, vµ sau ®ã lµ c«ng ty x©y dùng sè 5 theo quyÕt ®Þnh sè 25UB/XDCN vµo ngµy 06 th¸ng 02 n¨m 1970 cña Uû ban hµnh chÝnh Hµ néi. Vµ ®Õn n¨m 1972 ®· s¸t nhËp cïng víi c«ng tr­êng 108 vµ 1 bé phËn cña c«ng tr­êng 5 thuéc c«ng ty 104 thµnh lËp lªn c«ng ty x©y l¾p c«ng nghiÖp theo quyÕt ®Þnh sè 127/TCCQ ngµy 21 th¸ng 01 n¨m 1972 cña Uû ban hµnh chÝnh Thµnh phè Hµ néi. Vµ ®Ó lµm tèt c«ng t¸c chuyªn m«n trong ngµnh x©y dùng, vµo th¸ng 10 n¨m 1972 C«ng ty x©y l¾p c«ng ngiÖp ®· ®­îc t¸ch bé phËn l¾p m¸y vµ ®iÖn n­íc cña c«ng ty ®Ó thµnh lËp c«ng ty ®iÖn n­íc l¾p m¸y vµ chÝnh thøc ®æi tªn lµ C«ng ty x©y dùng c«ng nghiÖp theo quyÕt ®Þnh sè 1016/Q§-TCCQ vµo ngµy 28 th¸ng 10 n¨m 1972 cña uû ban hµnh chÝnh Hµ néi. C¨n cø quyÕt ®Þnh sè 617/Q§UB ngµy 13 th¸ng 02 n¨m 1993 cña UBND Thµnh phè Hµ néi cho phÐp ®­îc thµnh lËp C«ng ty x©y dùng c«ng nghiÖp thùc thuéc Së x©y dùng Hµ néi. Vµ nã ®­îc gi÷ nguyªn tªn gäi cho ®Õn ngµy 1/8/2007. Trô së c«ng ty ®ãng t¹i sè 166 Phè Hång Mai – QuËn Hai Bµ Tr­ng – Hµ néi. Ngµy 02/8/2007, UBND Thµnh phè Hµ Néi ®· cã quyÕt ®Þnh sè 3081/Q§-UBND vÒ viÖc chuyÓn doanh nghiÖp Nhµ n­íc C«ng ty X©y dùng C«ng nghiÖp thµnh C«ng ty Cæ phÇn X©y dùng C«ng nghiÖp. GiÊy chøng nhËn ®¨ng ký kinh doanh C«ng ty cæ phÇn sè 0103018906 do Së KÕ ho¹ch §Çu t­ thµnh phè Hµ Néi cÊp ngµy 08/08/2007. M· sè thuÕ : 0100105599 Vèn ®iÒu lÖ : 38 tû ®ång VN S¬ ®å tæ chøc c«ng ty cæ phÇn x©y dùng c«ng nghiÖp XN XD1 Ban gi¸m ®èc Phòng KHKT Phòng dự án Dù ¸n Phòng TCKT Phòng TCQTHC BQL toà nhà 71 NCT 71 NCT XN XD2 XN XD3 XN XD4 XN XD5 XN XD6 XN XD7 Đội TCCG & XD Đội điên Nước §¹i héi ®ång cæ ®«ng Héi ®ång qu¶n trÞ Ban kiÓm so¸t 2. Quá trình triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 tại Công ty Lãnh đạo Công ty cổ phần xây dựng Công nghiệp đã quyết tâm theo đuổi đến cùng xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 là mô hình phù hợp với đơn vị thi công xây lắp vì xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến nhất trong bối cảnh cạnh tranh quốc tế gia tăng là để tất cả các thành viên trong Công ty đều nhận thức được rằng ở bất kỳ công trình xây dựng nào cũng làm theo các quy trình, hướng dẫn theo một chuẩn mực bắt buộc. Đối với Công ty thì việc đánh giá chất lượng chủ yếu dựa vào các hồ sơ lưu trữ trong quá trình thi công như các biên bản nghiệm thu, công tác đất, công tác cốp pha, bê tông, xây trát… dựa vào các chứng chỉ văn bản mẫu thí nghiệm các tính chất cơ lý của vật liệu. Khi kiểm soát quá trình thi công để nghiệm thu thường dùng các chỉ tiêu kỹ thuật trong các tiêu chuẩn quy phạm kỹ thuật mà khách hàng đòi hỏi như trong hợp đồng đã ký kết để so sánh sai số giữa thực tế với thiết kế cũng như yêu cầu của chủ đầu tư. Quá trình áp dụng ISO 9001:2000 là quá trình phức tạp phải trải qua nhiều giai đoạn đòi hỏi sự quyết tâm nỗ lực của toàn thể nhân viên. Quá trình áp dụng ISO 9001: 2000 ở Công ty cổ phần và đầu tư xây dựng số 4 được tiến hành như sau: Bước 1: Chuẩn bị tiến hành áp dụng Cam kết của lãnh đạo: Ban lãnh đạo Công ty sớm nhận thấy được ý nghĩa to lớn của việc áp dụng ISO 9001: 2000 vào hoạt động quản lý chất lượng của Công ty nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng các công trình thi công, từ đó nâng cao sức cạnh tranh trong việc duy trì phát triển Công ty. Sau khi xem xét Bộ tiêu chuẩn, lãnh đạo Công ty xác định phạm vi áp dụng là cho toàn bộ Công ty, và ban lãnh đạo đã cùng nhau công bố chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và trình bày cam kết của mình trước toàn thể các cán bộ công nhân viên trong toàn thể Công ty. Chuyên gia tư vấn: Công ty sau khi đã xem xét các tổ chức có khả năng tư vấn cho việc áp dụng thành công ISO 9001: 2000, Công ty đã lựa chọn và ký hợp đồng với trung tâm Năng suất Việt Nam làm nhà tư vấn. Các chuyên gia của trung tâm sẽ hướng dẫn, đào tạo và trợ giúp áp dụng ISO 9001: 2000 đúng như mong muốn của ban lãnh đạo của Công ty. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo đã giải thích cho tư vấn về phạm vi, mục đích kinh doanh khách hàng và cán bộ công nhân viên trong Công ty tiến hành áp dụng các văn bản dưới sự hướng dẫn của ban tư vấn. Khâu này đòi hỏi ban lãnh đạo phải có sự lựa chọn kỹ càng nhằm đạt được kết quả mong muốn đồng thời giảm được một số chi phí phát sinh không cần thiết. Bước 2: Bắt đầu chương trình nhận thức ISO trong Công ty. Thực hiện chương trình nhận thức ISO để truyền đạt cho nhân viên mục tiêu hệ thống chất lượng ISO 9001: 2000, những lợi ích mà nó mang lại cho nhân viên, khách hàng của Công ty, nó hoạt động như thế nào trong lĩnh vực xây dựng, vai trò và trách nhiệm của các chương trình trong hệ thống đối với các phòng ban. Bên cạnh đó các nhà cung cấp vật liệu cũng tham gia vào chương trình này. Công ty có thể thuê chuyên gia tư vấn hay là do lực lượng nhân viên để nói chuyện với các nhân viên ở các cấp điều hành. Bước 3: Đào tạo Vì Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên chương trình đào tạo phải được cấu trúc theo từng loại đối tượng nhân viên. Ban lãnh đạo của Công ty phải chú ý đào tạo bao quát được các khái niệm cơ bản của hệ thống chất lượng và ảnh hưởng chung của chúng đến mục đích chiến lược của tổ chức, các quá trình được thay đổi, và có thể có các quan hệ văn hoá trong công việc của hệ thống. Ban đầu việc tiếp cận những kiến thức về quản lý chất lượng của các cán bộ công nhân viên trong Công ty còn khó khăn nên các chuyên gia tư vấn hay ban lãnh đạo cũng phải đào tạo cho họ cách viết sổ tay chât lượng, thủ tục và chỉ dẫn công việc, nguyên tắc đánh giá, kỹ thuật quản lý thi công, thủ tục thử nghiệm để việc đào tạo có kết quả cao. Bước 4: Tổ chức áp dụng văn bản của hệ thống quản lý chất lượng Ban lãnh đạo Công ty cùng với tổ chức tư vấn hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện các quy trình thủ tục đã viết ra. Phân rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong việc sử dụng, bảo quản tài liệu và thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà mình đã mô tả. Tổ chức theo dõi kiểm tra việc thực hiện hệ thống để đảm bảo sổ tay chất lượng, các quy trình , hướng dẫn công việc được tuân thủ. Tuy nhiên,Công ty có thành lập phòng ISO nên bước đầu các hệ thống văn bản hệ thống quản lý chất lượng được giao cho các bộ phận, phòng ban khác phụ trách quản lý. Bước 5: Đánh giá hệ thống * Đào tạo chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ Sau khi hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 tiến hành được một thời gian ngắn ( trong vòng khoảng 1 tháng), thì Công ty tiến hành đánh giá nội bộ để xem xét sự phù hợp và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Trung tâm tư vấn sẽ giúp Công ty tiến hành đào tạo về đánh giá chất lượng nội bộ, đảm bảo cho cán bộ chủ chốt của Công ty có đủ năng lực và số lượng để tự đánh giá hệ thống quản lý chất lượng nội bộ và hệ thống xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống chất lượng. Thông qua khoá học, các chuyên gia được học cách đánh giá chất lượng, sự cần thiết và mục đích của đánh giá chất lượng nội bộ, các kỹ thuật đánh giá, cách thức tìm kiếm điểm không phù hợp và phân loại chúng, cách điều hành quá trình đánh giá… Nhờ vậy mà Công ty có được đội ngũ có thể độc lập tiến hành đánh giá về hệ thống chất lượng của mình. * Tiến hành đánh giá Đánh giá chất lượng nộ bộ để xem hệ thống quản lý chất lượng có được tuân thủ và thực hiện có hiệu quả hay không, khi thực hiện, hệ thống có mang tính đảm bảo không từ đó đề ra các biện pháp khắc phục, phòng ngừa và cải tiến cần thiết để nâng cao hiệu quả của hệ thống chất lượng, đem lại lợi ích cho Công ty. Công cuộc đánh giá sẽ bắt đầu bằng việc lập kế hoạch đánh giá, bao gồm xác định mục tiêu, phạm vi, các tài liệu, thời gian, địa điểm, nhân lực và sự cần thiết tham gia hợp tác của cán bộ công nhân viên từ các bộ phận, cá nhân liên quan tới kế hoạch đánh giá và xác nhận sự nhất trí của các bộ phận, cá nhân này. Sau khi lập kế hoạch, các cán bộ đánh giá sẽ nghiên cứu tài liệu, sổ tay chất lượng, quy trình và thủ tục chất lượng để hiểu sâu sắc về hệ thống chất lượng của Công ty. Đồng thời xem xét các thủ tục, quy trình của hệ thống chất lượng liên quan tới bộ phận được đánh giá. Mỗi một cuộc đánh giá chất lượng nội bộ của Chi nhánh được thực hiện bắt đầu với họp khai mạc trong đó có sự tham gia của nhóm đánh giá, đại diện các bộ phận được đánh giá. Trưởng nhóm đánh giá trình bày kế hoạch đánh giá và giải thích cách thức tiến hành đánh giá, các tài liệu với các thành viên của đoàn đánh giá, đại diện các bộ phận được đánh giá và người liên quan. Khi tiến hành đánh giá, các bộ phận đánh giá so sánh hệ thống chất lượng đang tồn tại với các yêu cầu của ISO 9001: 2000 để thấy được thực hiện có đúng đắn hay không và có hiệu quả thế nào. Sơ đồ : Thủ tục đánh giá chất lượng nội bộ của Công ty cổ phần xây dựng công nghiệp Lập kế hoạch đánh giá Thành lập đoàn đánh giá Phê duyệt lập chương trình đánh giá Thông báo cho các đơn vị không có Đại diện lãnh đạo Đại diện lãnh đạo Giám đốc Đoàn đánh giá Trưởng đoàn đánh giá Đại diện lãnh đạo Lập báo cáo đánh giá Theo dõi các hoạt động tiếp theo Lưu hồ sơ Đơn vị được đánh giá đại diện lãnh đạo Trưởng đoàn đánh giá lập các dạnh mục kiểm tra tiến hành đánh giá Cán bộ đánh giá Đoàn đánh giá 3.Tình hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại Công ty 3.1. Bộ máy tổ chức quản lý chất lượng tại Công ty Để tiện cho công tác quản lý chất lượng, Công ty đã thành lập một phòng ISO. Các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 được giao cho phòng ban này phụ trách. Sơ đồ : Bộ máy quản lý chất lượng của Công ty Giám đốc Công ty Đại diện lãnh đạo Phòng kỹ thuật, phụ trách thi công Phòng kế toán tổng hợp, phụ trách cung ứng Phòng thi công, phụ trách về hoạt động thi công Các phân xưởng sản xuất Các chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản lý chất lượng như sau : Giám đốc Công ty có quyền hạn như sau : Phải xem xét chính sách chất lượng của Công ty theo định kỳ đồng thời hỗ trợ trong việc thiết lập hệ thống chất lượng nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho hệ thống, từ đó thoã mãn nhu cầu của khách hàng và yêu cầu công việc của mình. Phải lưu giữ hồ sơ và ngày giờ xem xét cùng các hoạt động và mục đích thực hiện. Đồng thời, giám đốc phê duyệt các kế hoạch bảo dưỡng, sữa chữa các loại công cụ, máy móc thiết bị được sử dụng trong Công ty theo định kỳ. Ngoài ra, giám đốc có trách nhiệm phê duyệt và chấp nhận nguồn cung ứng nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Xem xét và quyết định ngừng quá trình sản xuất theo đề nghị của quản đốc phân xưởng khi có sự không phù hợp lớn xảy ra gây ảnh hưởng đến tiến độ thi công các công trình hoặc chất lượng của các công trình thi công. * Trưởng phòng thi công có trách nhiệm và quyền hạn như sau: - Điều hành và phân công công việc chuyên môn trong phòng, duy trì kỷ luật nội quy của phòng, chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động của phòng. - Kiểm tra, đánh giá, và kết luận việc thi công về các lĩnh vực: chất lượng, tiến độ, biện pháp thi công, biện pháp an toàn lao động, quy phạm xây dựng đối với các công trình thi công do các đội trực thuộc Công ty trực tiếp thi công. - Xây dựng kế hoạch phát triển kỹ thuật. - Tham gia việc thảo các điều kiện chỉ dẫn và hướng dẫn kỹ thuật, lập các dự thảo tiêu chuẩn nhà nước về quy phạm kỹ thuật xây dựng. *Trưởng phòng kỹ thuật có trách nhiệm và quyền hạn như sau: Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng và trình giám đốc Công ty phê duyệt Giám sát thực hiện bảo dưỡng, sữa chữa máy móc thiết bị sử dụng trong Công ty mình. Giám sát và theo dõi quá trình sản xuất Phân công lao động phù họp để đáp ứng nhu cầu sản xuất từ đó đưa ra các chỉ tiêu tay nghề. Xác định nhu cầu, lập kế hoạch và trực tiếp đào tạo tay nghề cho công nhân. Giám sát việc thực hiện đúng các nội quy sản xuất, nội quy an toàn, p hòng cháy chữa cháy. Phối hợp với các nhân viên phòng kỹ thuật để đề ra và thực hiện các biện pháp xử lý, khắc phục và phòng ngừa trong quá trình sản xuất Phân công, đôn đốc các tổ viên tổ kỹ thuật thực hiện tốt phần việc được giao. Giám sát về mặt kỹ thuật trong các công đoạn sản xuất. Giám sát thực hiện đúng quy trình công nghệ, đảm bảo các chỉ tiêu chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu đã quy định. Hệ thống văn bản tài liệu chất lượng 3.2.1. Cấu trúc của hệ thống tài liệu theo ISO 9000 : 2000 Hệ thống tài liệu rất quan trọng đối với Công ty, chúng giúp người quản lý hiểu được những gì đang xảy ra và chất lượng thực hiện của chúng, qua đó có thể đo lường, theo dõi được hiệu năng của quá trình hiện tại, những gì cần có cải tiến và kết quả của những cải tiến đã đạt được. Đồng thời duy trì những cải tiến nhận được nhờ các quy tắc điều hành được tiêu chuẩn hoá dưới dạng tài liệu. ISO 9001:2000 bắt buộc Công ty phải có một hệ thống được lập thành văn bản. Tuy nhiên, số lượng các văn bản bắt buộc phải xây dựng đã được cắt giảm đáng kể so với yêu cầu trong phiên bản 1994. Các tài liệu bắt buộc phải tồn tại không phụ thuộc vào loại hình và quy mô tổ chức cũng như đặc thù của sản phẩm, dịch vụ, bao gồm: Sổ tay chất lượng Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng Các thủ tục bằng văn bản quy định cách thức: + Kiểm soát tài liệu + Kiểm soát hồ sơ + Đánh giá nội bộ + Kiểm soát sản phẩm không phù hợp + Hành động khắc phục + Hành động phòng ngừa Việc tồn tại các tài liệu khác trong hệ thống là hoàn toàn do tổ chức quyết định căn cứ vào nhu cầu hoạch định, vận hành và kiểm soát một cách hiệu lực các quá trình. Các văn bản của hệ thống quản lý chất lượng phụ thuộc vào: Quy mô của tổ chức và loại hình hoạt động Sự phức tạp và tương tác giữa các quá trình Năng lực của cán bộ thực hiện Các đặc điểm đặc thù khác của tổ chức Tiêu chuẩn cũng cho phép tổ chức linh hoạt lựa chọn cho việc quản lý chất lượng của mình, các bước tuần tự được kiểm soát bằng máy tính, danh mục kiểm tra, biểu đồ, hình ảnh hay đoạn phim… 3.2.2. Hệ thống văn bản tài liệu của Công ty Công ty nêu rõ quá trình của hệ thống quản lý chất lượng, xác định mối tương tác giữa chúng, xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo việc áp dụng chúng có hiệu quả, chuẩn bị các nguồn lực để thực hiện, đo lường giám sát và phân tích các quá trình này, kịp thời đề ra các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến để đạt được các kết quả dự kiến, không ngừng nâng cao hiệu quả quá trình và hệ thống. Biện pháp thực hiện: + Xác định các quá trình của hệ thống chất lượng, trình tự và mối tương tác trong việc áp dụng kiểm soát và hoàn thiện chúng + Tiến trình xây dựng các công trình và cung ứng sản phẩm ra thị trường Trình tự mối tương tác giữa các quá trình, nguồn lực để thực hiện, phương pháp, chuẩn mực để đo lường kiểm soát, thông tin cần thu thập, phân tích được thể hiện rõ trong các tài liệu, bằng sư viện dẫn hoặc tham chiếu giữa các văn bản của hệ thống chất lượng trong quá trình tương ứng. Công ty áp dụng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000:2000, của luật pháp và của Công ty có hiệu lực va hiệu quả nhằm mục đích đảm bảo chất lượng cho mọi sản phẩm của công ty. Hệ thống chất lượng được mô tả chi tiết bằng văn bản có sự kiểm soát chặt chẽ và hiệu chỉnh kịp thời để thực hiện. Hệ thống tài liệu của Công ty bắt đầu là chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng. Một số doanh nghiệp khác, đây là một loại tài liệu độc lập, không nằm trong các loại tài liệu khác. Đối với Công ty chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng đưa vào trong sổ tay chất lượng. Sổ tay chất lượng bao trùm toàn bộ hệ thống phân cấp tài liệu, nhằm tóm tắt hay đưa ra một cách nhìn tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng trong Công ty. Sổ tay chất lượng nêu định hướng chung và các công việc được thực hiện tương ứng với từng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Dưới sổ tay chất lượng là các tài liệu thủ tục, quy trình chung, bản hướng dẫn công việc. Công ty vẫn đảm bảo 6 quy trình bắt buộc là: quy trình kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, kiểm soát sản phẩm không phù hợp, hành động khắc phục, đánh giá chất lượng nội bộ. Ngoài ra Công ty còn có các quy trình khác như quy trình đánh giá người cung ứng, mua hàng, tổ chức đào tạo, kiểm tra và hiệu chuẩn thiết bị, xác định nguồn gốc các sản phẩm. Các quy trình bắt buộc hay tự nguyện áp dụng được thực hiện tại Công ty nhìn chung là đúng yêu cầu. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế như quy trình mua nguyên vật liệu, phương pháp kiểm tra nguyên vật liệu sử dụng phương pháp cảm quan là chủ yếu nên độ chính xác chưa cao. Việc kiểm soát tài liệu chưa được thông suốt do hệ thống ISO chưa được giao cho nhiều bộ phận khác nhau phụ trách. Một loại tài liệu đặc biệt là hồ sơ chất lượng, hồ sơ chất lượng là kết quả của các hoạt động được ghi lại, ví dụ như các mẫu biểu hay phiếu hạng mục kiểm tra đã được điền đầy đủ thông tin, các báo cáo, biển bản họp. Hồ sơ chất lượng cung cấp các bằng chứng khách quan về hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000. Các tài liệu của ISO 9001: 2000 nêu trên được giao cho Trưởng các phòng ban quản lý trong phạm vi bộ phận mình, đảm bảo mọi tài liệu cần thiết đều sẵn có tại mọi thời điểm và chỉ những tài liệu được phê duyệt mới được sử dụng. Các tài liệu sao chụp đều được đóng dấu “ tài liệu được kiểm soát” lên trang bìa. Công ty cũng thực hiện tốt khâu kiểm soát. Hồ sơ chất lượng được._.