Hoàn thiện kế toán hàng hoá tiêu thụ và xác định kết quả

PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Khang Vinh: Công ty Cổ phần Khang Vinh được thành lập vào ngày 01/01/2001 theo giấy phép số 0102004713 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp và chính thức đi vào hoạt động ngày15/01/2001. Công ty đặt trụ sở giao dịch tại: 10/19/381 – Đường Nguyễn khang - Quận Cầu Giấy - Hà Nội. Công ty Cổ phần Khang Vinh là một đơn vị kinh doanh có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại các ngân hàng trong nước. Khi thành lập Công ty có số vốn điều lệ : 1.200.000.000, do 3 thành viên sáng lập ( Trong đó số vốn được góp theo tỷ lệ: 50: 25: 25; Theo sự thống nhất của các thành viên góp vốn nhất trí bổ nhiệm ông Nguyễn Việt Hà là chủ tịch HĐQT làm Giám đốc điều hành công ty). Khi mới đi vào hoạt đông chỉ có 8 CBNV nhưng đến nay số lượng CBNV đã có tới 12 người. Trong cơ chế thị trường diễn ra sự cạnh tranh ngày một gay gắt giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Sự cạnh tranh khắc nghiệt ấy đã sàng lọc và tích tụ lại những doanh nghiệp có uy tín, nhạy bén, biết chủ động chuyển đổi phương thức kinh doanh kịp thời, có tiềm lực về vốn, có đội ngũ cán bộ quản lý giỏi thì mới có thể trụ vững trên thị trường. Với sự quyết tâm vươn lên để tự khẳng định mình cùng với sự nổ lực của Ban Giám đốc và đội ngũ nhân viên còn trẻ, năng động công ty đã thu được những kết quả đáng kể; các chỉ tiêu tổng doanh thu, lương bình quân tăng lên rất nhiều được thể hiện qua bảng tổng hợp sau: Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Tỷ lệ tăng Doanh số 7.550.640.000 9.050.320.000 19,86% Thu nhập bình quân đầu người 2.000.000 2.200.000 10% Lợi Nhuận Sau thuế 115.140.000 135.225.000 17,4% Cho đến nay, trải qua 5 năm thành lập từ một công ty non trẻ nay công ty đã đi vào hoạt động ổn định hơn và ngày càng đạt hiệu quả cao, công ty đã khẳng định được uy thế của mình trên thị trường. 1.2. Nhiệm vụ của công ty Cổ Phần Khang Vinh: a. Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của công ty: - Nhiệm vụ chính của Công ty Cổ Phần Khang Vinh là phải quản lý, huy động và sử dụng nguồn vốn cho hoạt động đầu tư nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa. - Mở rộng thị trường kinh doanh, phát huy vai trò kinh doanh thương mại ở các tỉnh phía bắc. - Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và chăm sóc khách hàng, hoàn thành chỉ tiêu nộp Ngân sách Nhà nước và tăng trưởng vốn, không ngừng nâng cao thu nhập cho người lao động . b. Nội dung hoạt động của công ty - Buôn bán gạch, thiết bị vệ sinh - Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá - Liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để mở rộng kinh doanh theo đăng ký kinh doanh. 2. Tổ chức bộ máy của công ty: Bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Khang Vinh được tổ chức theo hình thức tập trung, mọi hoạt động kinh doanh đều chịu sự điều hành của Ban Giám đốc, các đơn vị trong công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tổ chức bộ máy của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: gi¸m ®èc phã gi¸m ®èc phßng tæ chøc hµnh chÝnh phßng kinh doanh phßng kÕ to¸n * Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: - Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân và là người có quyền cao nhất, quyết định và chỉ đạo các hoạt động của công ty và trực tiếp chịu trách nhiệm trước công ty và trước pháp luật về công tác điều hành, thực hiện các chính sách, chế độ của Nhà nước. - Phó giám đốc: Tham mưu cho Giám đốc, thúc đẩy hoạt động kinh doanh, thu thập và cung cấp thông tin đầy đủ về hoạt động kinh doanh giúp Giám đốc có quyết định sáng suốt nhằm lãnh đạo tốt công ty. Bên cạnh đó Phó giám đốc còn chịu trách nhiệm tổ chức cán bộ lao động sản xuất và hành chính quản trị của công ty. - Phòng kinh doanh : Hiện nay phòng kinh doanh có 4 người, mỗi người đều phát huy được vai trò của mình. Phòng kinh doanh đảm nhiệm việc thực hiện tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu thụ, tham mưu cho ban lãnh đạo về phương hướng kinh doanh của từng mặt hàng, theo dõi tình hình mua hàng hoá ..., quản lý hàng hoá và thành phẩm tồn kho. - Phòng kế toán : Phòng kế toán có 3 người, trong đó gồm một kế toán trưởng và 2 kế toán viên. Phòng kế toán đảm nhận chức năng chỉ đạo hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán trong toàn bộ công ty theo đúng pháp luật quy định của nhà nước, phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức hạch toán thống kê các phân ngành để cung cấp thông tin kinh tế chính xác, kịp thời và đầy đủ chính xác cho ban quản lý. - Phòng tổ chức hành chính : Phòng tổ chức hành chính có 3 người, Có nhiệm vụ sắp xếp và quản lý có hiệu quả lực lượng lao động của công ty. Nghiên cứu xây dựng các phương án nhằm thực hiện việc trả lương, phân phối tiền lương tiền thưởng hợp lý trình Giám đốc. Tổng hợp các hoạt động phục vụ cho việc điều hành trực tiếp của Giám đốc công ty. 3. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê trong pham vi của công ty. ở phòng kế toán mọi nhân viên kế toán đều đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Bộ máy kế toán được tổ chức bố trí 3 nhân viên có trình độ đại học, cao đẳng nắm vững nghiệp vụ chuyên môn. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n kho KÕ to¸n tæng hîp * Nhiệm vụ chủ yếu của từng kế toán tại công ty: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, thống kê trong công ty Cổ Phần Khang Vinh, làm tham mưu cho Phó giám đốc, Giám đốc về hoạt động kinh doanh tài chính, tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ toàn công ty. - Kế toán kho : Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ cụ thể liên quan đến nhập , xuất tồn, báo cáo tồn kho, hạch toán doanh thu, công nợ với khách hàng. - Kế toán tổng hợp : Tổng hợp doanh thu, chi phí, kê khai theo dõi thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình thanh toán với các nhà cung cấp. 3.1. Các đặc điểm chủ yếu tổ chức kế toán tại công ty Cổ Phần Khang Vinh: a. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hiện nay có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho đó là : Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Tại công ty Cổ Phần Khang Vinh áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất , tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư , hàng hoá so sánh đối chiếu hàng tồn kho trên sổ kế toán. b. Phương pháp tính thuế GTGT: Luật thuế GTGT được quốc hội khoá IX thông qua có hiệu lực thi hành ngày 01/01/1999 thay cho luật thuế doanh thu và ngày 26/06/2003 chủ tịch nước Trần Đức Lương đã ký lệnh công bố sữa đổi, bổ sung một số điều của luật thuế GTGT, đã được quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XI, kỳ họp thứ 3, thông qua ngày 17/06/2003 . Công ty đã áp dụng luật thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. c. Niên độ kế toán của công ty : - Niên độ kế toán là 1 năm ( Từ 01/01/N đến 31/12/N ) - Chế độ kế toán áp dụng là hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành. 3.2. Tổ chức kế toán tại công ty Cổ Phần Khang Vinh: Công ty xây dựng mô hình kế toán tập trung( hay còn gọi là kế toán một cấp). Công ty hạch toán độc lập và chỉ mở một sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán của công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán như từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. * Hình thức và trình tự ghi sổ kế toán: a. Hình thức ghi sổ kế toán: Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hình thức này phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ như công ty Cổ Phần Khang Vinh - Một công ty có số lượng nghiệp vụ khá nhiều . b. Sơ đồ, trình tự ghi sổ: ( Theo hình thức Chứng từ ghi sổ ) Chøng tõ gèc Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ quü B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Chøng tõ ghi sæ B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả các chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư của từng tài khoản trên sổ cái . Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng để lập "Bảng cân đối phát sinh ". Đối với các tài khoản phải mở sổ , thẻ kế toán chi tiết thì cuối tháng tiến hành cộng sổ lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của tài khoản đó. Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính . Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản trên bảng cân đối, số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ . Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các Tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng Tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng Tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. 4. Những khó khăn, thuận lợi của đơn vị ảnh hưởng đến công tác kế toán . 4.1 Những thuận lợi ảnh hưởng đến công tác kế toán: Công ty mới chỉ đi vào hoạt động được 5 năm nhưng công ty cũng đã tạo được uy thế của mình trên thị trường. Giá bán của công ty thường thấp hơn so với giá của các công ty khác nên số lượng của các mặt hàng bán ra nhiều dẫn đến doanh thu cao, tăng lợi nhuận đồng thời tăng thu nhập cho Cán bộ công nhân viên. Công ty Khang Vinh là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập. Bộ máy quản lý mang tính tập trung nên ban lãnh đạo công ty luôn nắm rõ thực trạng hoạt động kinh tế, tài chính của công ty và ra quyết định kinh doanh một cách nhanh chóng kịp thời, nên công việc của kế toán cũng phải đáp ứng kịp thời nhanh chóng và đầy đủ, chính xác các thông tin lên quan cho ban lãnh đạo. 4.2. Những khó khăn ảnh hưởng đến công tác kế toán: a. ảnh hưởng đến vốn bằng tiền: Công ty Cổ Phần Khang Vinh là loại hình công ty thương mại dịch vụ, do vậy cùng với việc tăng doanh thu thì doanh số bán chịu cũng tăng khiến cho công ty bị chiếm dụng một khoản vốn nhất định ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty, có những khoản nợ đến hạn nhưng không được thanh toán gây khó khăn cho việc thu hồi vốn. b. ảnh hưởng đến công việc hạch toán của kế toán trong công tác theo dõi hàng hoá: Hoạt động chính của công ty là cung cấp các loại gạch lát nền , ốp tường, gạch lát cầu thang, và thiết bị vệ sinh theo nhu cầu của khách hàng. Do thị hiếu của khách hàng khác nhau nên sẽ phải có nhiều loại mẫu mã khác nhau, việc phát sinh ra ra nhiều loại mẫu mã đã gây khó khăn cho việc quản lý hàng hoá, khiến cho việc mở sổ sách kế toán phức tạp và gặp khó khăn trong việc hạch toán giá vốn hàng lúc xuất kho. Do công ty phải giao tận tay sản phẩm cho khách hàng làm tốn chi phí trong quá trình vận chuyển ảnh hưởng đến giá thành. Lượng hàng hoá bán ra phụ thuộc vào từng thời điểm và từng mùa. Có những thời điểm hàng hoá bán ra không nhiều nhưng có những thời điểm thì hàng cung cấp cho khách hàng không kịp. Do giá bán của công ty thấp hơn so với các công ty khác nên lượng hàng mà công ty bán ra bao giờ cũng nhiều hơn. c. ảnh hưởng đến tài sản cố định: Công ty gặp phải trở ngại lớn là công ty phải thuê nhà để phục vụ kinh doanh, việc này không mang tính ổn định, bên cạnh đó do là tài sản đi thuê nên công ty không được phép trích khấu hao tài sản. d. ảnh hưởng đến việc chi trả tiền lương cho cán bộ nhân viên: Do Công ty trả lương cho người lao động theo lương thời gian làm việc và lương kinh doanh, do phần lương kinh doanh phụ thuộc vào doanh số bán ra. Công ty chuyên kinh doanh gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh, các loại mặt hàng này bán ra phụ thuộc hoàn toàn vào từng thời điểm, vào mùa nắng và mùa khô người dân và các công ty xây nhà nhiều nên số lượng bán ra nhiều, doanh số lớn tiền lương kinh doanh của cán bộ công nhân viên tăng lên nhiều hơn. Vào những mùa khác số lượng hàng bán ra ít hơn nên lương kinh doanh của nhân viên cũng thấp hơn. e. ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ: Do công ty không theo dõi trực tiếp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ sách một cách trực tiếp mà tính trực tiếp vào chi phí . Thường chi phí này được tính vào một lần chứ không tiến hành phân bổ nên việc mở sổ sách theo dõi chi phí đơn giản hơn nhưng gặp phải trở ngại là có những tháng lượng chi phí này khá lớn dẫn đến trong tháng công ty làm ăn bị lỗ. Điều này làm sai lệch bản chất của nó. PHẦN II Thùc tr¹ng c«ng t¸c “KÕ TO¸N HµNG HO¸ TIªU THô Vµ X¸C ®ÞNH KÕT QU¶” T¹I C«NG TY Cæ PHÇn KHANG VINH Những đặc điểm của công ty liên quan đến công tác kế toán “ Hàng hoá tiêu thụ, xác định kết quả ”: a. Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá: Phản ánh chính xác, trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động cả về số lượng, chất lượng và giá thực tế của hàng hoá thu mua, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua , cũng như kế hoạch về chi phí thu mua trong kỳ Tính toán chính xác kịp thời giá thực tế(giá gốc) của hàng hoá xuất bán trong kỳ làm cơ sở cho việc xác định kết quả tiêu thụ được chính xác. Xác định đúng đắn số lượng và giá trị (giá gốc) hàng hoá tồn kho. Qua đó, kiểm tra tình hình chấp hành định mức dự trữ và tình hình thực hiện các thủ tục nhập kho, xuất kho hàng hoá, phát hiện nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý các trường hợp thừa, thiếu, ứ đọng, mất phẩm chất, hạn chế các thiệt hại có thể xẩy ra . b. Tính giá hàng hoá: Tính giá hàng hoá về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của hàng hoá, theo quy định hàng hoá được tính theo giá thực tế(giá gốc), tức là hàng hoá khi nhập kho hay xuất kho đều được phản ánh trên sổ sách theo giá gốc. Do công ty mua hàng về bán lại, và tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của hàng hoá được tính như sau: Giá thực tế ghi sổ = giá mua trên hoá đơn( không bao gồm thuế) – các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng + các chi phí gia công, hoàn thiện trước khi xuất dùng, xuất bán + các loại thuế không được hoàn lại nếu có(Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì, chi phí thuê kho bãi......) Để xác định được giá thực tế ghi sổ của hàng hoá xuất kho trong kỳ Công ty áp dụng “ Phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ ” Giá thực tế từng loại xuất kho = Số lượng từng loại xuất kho x Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá nhập trong kỳ Lượng thực tế tồn đầu kỳ + Lượng nhập trong kỳ c. Ý nghĩa và nhiệm vụ tiêu thụ hàng hoá. Công ty luôn xác định trong nền kinh tế thị trường hiện nay khi sản xuất đã phát triển thì vấn đề tiêu thụ sản phẩm hàng hoá là rất quan trọng.Từ đó công ty có thể xác định được đúng đắn những nguyên nhân, tìm ra biện pháp tích cực nhằm đạt được khối lượng hàng hoá tiêu thụ ngày một nhiều, mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó nhiệm vụ đặt ra với công ty khi xác định tình hình tiêu thụ bao gồm : - Công ty cần đánh giá đúng tình hình tiêu thụ về mặt số lượng, chất lượng và mặt hàng , đánh giá đúng, kịp thời. - Tìm ra những nguyên nhân và xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tình hình tiêu thụ. - Đề ra các biện pháp nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hoá, tăng số lượng tiêu thụ cả về mặt số lượng và chất lượng d. Phương thức bán hàng công ty áp dụng: Hiện nay công ty bán hàng theo 2 phương thức đó là bán buôn và bán lẻ. Ngoài ra công ty còn áp dụng phương thức nhận ký gửi, doanh thu của các sản phẩm này chính là các khoản hoa hồng được hưởng mà công ty không phải tính và nộp thuế GTGT cho các mặt hàng này e. Các phương thức thanh toán Công ty áp dụng. Hiện nay Công ty đang chỉ áp dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt và bán hàng thu tiền ngay, nếu khách hàng chưa thanh toán hết thì Công ty cho nợ ít. Tuy nhiên số tiền nợ đó không được theo dõi trên sổ chi tiết TK 131. Doanh thu bán hàng của Công ty chủ yếu là doanh thu từ việc bán các loại hàng hoá như: Gạch ốp, lát nền, lát cầu thang…và các thiết bị vệ sinh. - Thời điểm xác định doanh thu là hàng hoá được người bán chuyển giao quyền sở hữu cho người mua, người mua chấp nhận thanh toán. - Doanh thu bán hàng là nguồn thu chủ yếu trong thu nhập từ hoạt đông kinh doanh. Doanh thu bán hàng được xác định theo chứng từ sau: Doanh thu bán hàng = Khối lượng hàng hoá, thành phẩm đã xác định là tiêu thụ x Giá bán đơn vị - Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng là giá không bao gồm thuế. Kể cả các khoản phụ thu nếu có. f. Phân loại hàng hoá: Dựa vào các đặc điểm chung, phân loại hàng hoá theo tong nhóm hàng hoá tại Công ty được phân thành 4 nhóm chính: Nhóm 1: Gạch ốp lát Nhóm 2: Gạch viên Nhóm 3: Đá lát cầu thang Nhóm 4: Thiết bị vệ sinh Trong mỗi nhóm có rất nhiều chủng loại Trong nhóm gạch ốp lát: được phân thành loại gạch có các kích cỡ khác nhau. h. Phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá. - Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này kế toán chi tiết hàng hoá được tiến hành như sau. ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình Nhập – Xuất – Tồn hàng hoá về mặt số lượng. - Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết hàng hoá để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm theo từng loại hàng hoá tương ứng với thẻ kho mỏ ở kho. g. Để phản ánh tình hình hàng hoá quá trình tiêu thụ và xác định kết quả. Kế toán sử dụng các TK sau: TK 156, 133, 111, 511, 333, 641, 642, 632, 911,421… 2. Kế toán “ Hàng hoá tiêu thụ và xác định kết quả ”tại Công ty Cổ phần Khang Vinh: 2.1. kÕ to¸n nghiÖp vô nhËp hµng ho¸. 2.1.1. Tµi kho¶n sö dông: TK 156: Hµng ho¸: Tµi kho¶n nµy ®­îc sö dông ®Ó theo dâi gi¸ trÞ hµng ho¸ nhËp xuÊt trong kú vµ hiÖn cßn cuèi kú. Tµi kho¶n 156 cã kÕt cÊu nh­ sau: Bªn Nî: Ph¶n ¸nh gi¸ gèc hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®· mua vµo nhËp trong kú. Bªn Cã : Ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng ho¸ b¸n trong kú D­ Nî: Ph¶n ¸nh gi¸ gèc cña hµng ho¸ hiÖn cßn cuèi kú. 2.1.2. Chøng tõ sö dông: - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Thẻ kho - Sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá - Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn 2.1.3. Quy trình luân chuyển chứng từ. Hằng ngày sau khi nhận được hoá đơn bán hàng liên 2 ( trường hợp hàng và hoá đơn cùng về ) hoặc căn cứ vào số lượng hàng nhập ở kho . kế toán lập phiếu nhập kho . Căn cứ vào số lượng và đơn giá trên phiếu nhập kho kế toán vào sổ chi tiết hàng hoá , đồng thời cũng căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi số lượng hàng nhập vào thẻ kho . Số lượng hàng nhập vào thẻ kho được dùng để đối chiếu với số lượng nhập trong kỳ ở trên sổ chi tiết TK 156. 2.1.4. Nội dung chi tiết: Hoá đơn GTGT: a. Tác dụng: Là hoá đơn sử dụng cho các tổ chức cá nhân tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Được dùng để làm cơ sở ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, đối với đơn vị bán cơ sở lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền và ghi sổ kế toán đối với đơn vị mua. b. Cơ sở lập: HĐGTGT do người bán hàng lặp khi bán hàng và cung ứng lao vụ, dịch vụ thu tiền. Mỗi hoá đơn được lặp cho những hàng hoá, dịch vụ có cùng thuế suất. c. Kết cấu và phương pháp ghi: - Trước tiên ghi rõ tên, địa chỉ, mã số tổ chức, cá nhân bán hàng và mua hàng, hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản… - Cột A, B ghi STT, tên hàng hoá dịch vụ cung ứng thu tiền. - Cột C: ghi mã số của từng loại mặt hàng VD: Hoá đơn GTGT số 127632 của công nhân Công ty gạch ĐTMT viết cho. Công ty mua hàng là: Công ty Cổ phần Khang Vinh Có MST: 0101220322 Hình thức thanh toán: Trả chậm Căn cứ vào từng loại mặt hàng, mã số và đơn vị tính để ghi vào các cột của dòng tương ứng. VD: STT1 Tiền hàng hoá, dịch vụ: gạch men 25 x 40 m T920 thường L1 Có MS: SMB1, đơn vị tính: thùng * Cột 2, 3, 4: lần lượt ghi, sản lượng, đơn giá, thành tiền. - Cột 2, 3 căn cứ vào số lượng khách mua và đơn giá bán để ghi vào: Cột (4) = (2) x (3) VD: gạch 25 x 40: có số lượng: 5.500 thùng ĐG: 61.700 đ/ thùng => ST( cột 4) = 5.500 x 61.700 = 339.350đ - Các dòng còn thừa phía dưới các cột A, B, C, 1, 2, 3, 4 được gạch bỏ trống. - Dòng cộng tiền hàng, ghi số tiền cộng ở cột 4. * Dòng thuế suất GTGT: ghi thuế suất của hàng hoá dịch vụ theo luật thuế. * Dòng tiền thuế ghi số thuế của số hàng hoá dịch vụ ghi trong hoá đơn. Số tiền này được tính = Cộng tiền hàng x Thuế suất % GTGT Dòng tổng cộng tiền thanh toán: ghi bằng số tiền hàng cộng tiền thuế GTGT - Dòng tiền viết bằng chữ ghi bằng chữ số tiền tổng cộng tiền thanh toán VD: Số tiền dòng cộng trong hoá đơn 27632 là: 5.269.050 Thuế 10% -> Tiền thuế : 5.269.050 x 10% = 526.905 Dòng tổng cộng tiền thanh toán Số tiền bằng chữ: Năm triệu bảy trăm chín năm ngàn, chín trăm năm mươi lăm đồng. - Hoá đơn này lập làm 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) * Liên 1 lưu ở cuống: liên 2 giao cho người mua, và liên 3 để người bán làm chứng từ thu tiền hoặc cuối ngày kèm theo tiền mặt séc, nộp cho kế toán để làm thủ tục nhập quỹ và ghi sổ kế toán có liên quan. Hoá đơn (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng Ngày…..tháng….năm… Theo công văn số 5084 TCT/AC Ngày 17/12/2001 của Tổng Cục Thuế Ký hiệu: AC/2004T – HN Số: 027632 Đơn vị bán hàng: CN Công ty đồng tâm miền trung tại Hà Nội Địa chỉ: 44 Liễu Giai, P. Cống Vị, Q. Ba Đình, Hà Nội Số tài khoản:……… Điện thoại: 04.7626350 MS:………... Tên khách hàng: Công ty Khang Vinh Đơn vị: Công ty Cổ phần Khang Vinh MKH:……… Địa chỉ: Số 10/19/381- Nguyễn Khang – Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: 04 – 5566686 Số tài khoản:………………........ Hình thức thanh toán: Trả chậm MS thuế: 0101220322 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 4 = 2 x 3 1 Gạch men 25 x 40 MT 920 thường - L1 SMB1 Thùng 5.500 61.700 339.350 2 Gạch men 25 x 40 MT 920 thường - L1 SMB1 Thùng 5.500 61.700 339.350 3 Gạch men 25 x 25 MT – L1 TM1 Thùng 3.500 61.700 215.950 4 Gạch men viền trang trí – L1 SMB3 Thùng 3.000 34.000 102.000 5 Granite GODAKLAK – L1 SGĐGO Thùng 26.000 83.200 2.163.200 6 Gạch men 3 x 25 VN – L1 TMA5 Thùng 2.000 57.000 114.000 7 Gạch men 30 x 30 thường – L1 TMC1 Thùng 20.000 57.200 1.144.000 8 Gạch men 30 x 30 MT 920 MS 2H – L1 SMCH Thùng 16.000 53.200 851.200 Cộng tiền hàng: 5.269.050 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 526.905 Tổng cộng tiền thanh toán: 5.795.955 Số tiền viết bằng chữ: (Năm triệu bảy trăm chín mươi lăm nghìn, chín trăm năm mươi lăm ®ång.) Người mua hàng Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) 2.1.5. Phiếu nhập kho a. Tác dụng: Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. b. Cơ sở lập: Căn cứ vào hoá đơn mua vào và các chứng từ liên quan đến lượng hàng hoá, bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập. Người nhập mang phiếu đến kho để nhập hàng hoá. c. Kết cấu và phương pháp ghi: - Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập ngày…tháng….năm nhập phiếu, họ tên người nhận vật tư và sản phẩm hàng hoá nữa, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho và tên kho nhập. - Cột A, B, C, D lần lượt ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu quy cách, mã số và đơn vị tính của đơn vị sản phẩm hàng hoá. - Cột 1: ghi số lượng theo hoá đơn hoặc theo lệnh nhập. - Cột 2: Ghi số lượng thực nhập vào kho, dựa vào số lượng hàng hoá thực tế khi nhập tại kho để thủ kho ghi vào cột này. - Cột 3: Ghi đơn giá của hàng nhập - Cột 4: Ghi số tiền của hàng hoá được nhập Cột 4 = cột 2 x cột 3 ký hiệu (4) = (2) x (3) Cột 3 và 4 do kế toán ghi vào tính ra số tiền sau khi hàng đã nhập xong. Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại hàng hoá nhập công 1 phiếu nhập kho, sau khi nhập xong thủ kho ghi ngày…tháng…năm nhập kho và cùng người nhập và hướng vào phiếu. VD: Phiếu nhập kho số 05 lập ngày 3/1/06 Dựa theo hoá đơn số 27632 ngày 3/1/06 của Công ty gạch Đồng Tâm miền Trung. Nhập tại kho 141 Hoàng Quốc Việt có: - Số thứ tự 1 gạch 25 x 40 ĐVT: thùng, có số lượng thực nhập (cột 2): 11,0, đơn giá (cột 3) 617.000đ thành tiền (cột lẻ) = 11,0 x 61.700 = 678.700đ; Tổng số tiền ở dòng cộng = Tổng (cột 4) = 5.269.050 Đơn vị:………… Địa chỉ:………… Phiếu nhập kho Ngày 03 tháng 01 năm 2006 Theo QĐ: 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ tài chính Nợ: 156 Số: 05 Có: 331 Họ, tên người giao hàng: Công ty gạch ĐTMT Nhập theo: HĐ số 27632 ngày 03 tháng 01 năm 2006 Nhập tại kho: 141 – HQV – HN Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Gạch 25 x 40 Thùng 11,0 61.700 678.700 2 Gạch 25 x 25 Thùng 3,5 61.700 215.950 3 Gạch 8 x 25 Thùng 3,0 34.000 102.000 4 Grarite 40 x 40 Thùng 26,0 83.200 2.163.200 5 Gạch 8 x 25 Thùng 2,0 57.000 114.000 6 Gạch 30 x 30 Thùng 20,0 57.200 1.144.000 7 Gạch 30 x 30 Thùng 16,0 53.200 831.200 Cộng: 5.269.050 Cộng thành tiền (bằng chữ)……………………………………………… Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2 KÕ toán nghiệp vụ xuất hàng hoá. Do Công ty CP khang Vinh tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, vì vậy phải đến cuối tháng kế toán mới tập hợp và tính được đơn giá xuất trong kỳ. 2.2.1. Tài khoản sử dụng. Tương tự như kế toán mua hàng ở kế toán bán hàng cũng sử dụng TK 156 ngoài ra còn có thể sử dụng TK 157 “Hàng gửi bán”. Tài khoản 157 “ Hàng gửi bán” : Tài khoản này được sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận hay ký gửi, đại lý. ( Giá trị sản phẩm hàng hoá ghi ở TK này là giá gốc). TK 157 có kết cấu như sau : Bên Nợ: Phản ánh giá gốc sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp đã chuyển đi cho khách hàng hay chuyển đi giao cho cơ sở nhận làm đại lý, ký gửi. Bên có : Kết chuyển giá gốc sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ vào giá vốn hàng bán và giá gốc sản phẩm, hàng hoá không bán được đã thu hồi. Dư Nợ: Phản ánh giá gốc của sản phẩm, hàng hoá còn đang gửi bán, chưa bán được. 2.2.2. Chøng tõ sö dông: - Hoá đơn GTGT ( b¸n ra liªn 3) - Phiếu xuÊt kho - Thẻ kho - Sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá - Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn 2.2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ. Hằng ngày căn cứ vào HĐ GTGT bán ra ( liên 3 ) kế toán lập phiếu xuất kho nhưng chỉ ghi cột số lượng thực xuất , đến cuối tháng tính được đơn giá xuất kho mới ghi vào phiếu xuất kho lúc này phiếu xuất kho mới được dùng để vào sổ chi tiết hàng hoá phần cột xuất . 2.2.4. Nội dung chi tiết Hóa đơn GTGT bán ra Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 1: Lưu Ngày 25 tháng 01 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT – 3LL KD/2004B 0059852 Đơn vị bán hàng: Công ty CP Khang Vinh Địa chỉ: 10/19/381 NguyÔn Khang – CÇu giÊy- Hà Nội. Số tài khoản:…….. Điện thoại: 04.5566686 MS:………… Họ và tên người mua hàng: Anh Kiên Tên đơn vị:……………………………………………………………… ĐÞa chØ : Tân Xuân – Xuân Đỉnh – Hà Nội Số tài khoản: …………………………………………………………… Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B 1 2 3 4 = 2 x 3 Gạch 5 x 23 Thùng 11 62.000 682.000 Gạch 8 x 20 Thùng 32,2 32.000 1.030.400 Gạch 8 x 20 Thùng 37,1 42.000 1.558.200 Gạch 20 x 25 Thùng 25 50.000 1.250.000 Gạch 20 x 25 Thùng 222,65 57.000 12.691.050 Gạch 25 x 40 Thùng 8,7 72.000 626.400 Granite 40 x 40 Thùng 3,908 71.000 277.468 Granite 40 x 40 Thùng 09 142.000 1.278.000 Granite 40 x 40 Thùng 3,833 158.000 605.614 Granite 40 x 40 Thùng 04 160.000 640.000 Cộng tiền hàng: 20.639.132 Thuế 2.063.913 22.703.045 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu, bảy trăm linh ba ngàn, không trăm bốn mươi lăm đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.2.5. Phiếu xuất kho a. Tác dụng: Phiếu xuất kho nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hoá xuất kho của đơn vị làm căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, nhằm xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho đồng thời làm căn cứ cho kế toán ghi các sổ liên quan. b. Cơ sở lập: Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng mà bộ phận kinh doanh Công ty lập phiếu xuất kho, sau khi lập xong phụ trách bộ phận, phụ trách cung ứng ký vào rồi giao cho người cầm xuống kho để lĩnh. c. Kết cấu và phương pháp ghi: Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ hàng hoá cùng một kho, dùng một đối tượng. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ, tên địa chỉ của đơn vị hoặc người nhận hàng, ghi số phiếu xuất và ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất và kho xuất hàng hoá. - Cột A, B, C,D: ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách đơn vị tính và mã số của hàng hoá. - Cột 1: ghi số lượng hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người sử dụng - Cột 2: thủ khi ghi số lượng thực tế xuất. - Cột 3, 4: kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền của từng hàng hoá xuất kho. Cột 4 = cột 2 x cột 3 Ví dụ: Phiếu xuất kho số 24 lập ngày 25/1/06 Xuất cho anh Kiên, kho xuất: 141 Hoàng Quốc Việt – Hà Nội. Có: Cột A: cột số thứ tự (1) Cột B: Tên hàng hoá, gạch 3 x 23 Cột C: Mã số Cột D: Đơn vị tính là thùng Cột 1: ghi số lượng yêu cầu Cột 2: ghi số lượng thực xuất (ở đây là) 110 Dòng cộng: ghi tổng số tiền của hàng hoá thực tế đã xuất kho. Sau khi xuất xong thủ kho ký xác nhận vào phiếu. Và giữ lại một liên để ghi thẻ kho sau đó mới chuyển cho kế toán để kế toán ghi sổ kế toán. Đơn vị:………… Địa chỉ:………… Phiếu xuất kho Ngày 25 tháng 01 năm 2006 Theo QĐ: 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ tài chính Nợ: 6321 Số: 24 Có: 156 - Họ, tên người giao hàng: Anh Kiên Địa chỉ (bộ phận) - Lý do xuất kho: Xuất hàng bán - Xuất tại kho: 141 – HQV - HN Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chøng tõ Thùc xuÊt A._.