Hoàn thiện Kế toán chi phí sản Xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại xí nghiệp xây lắp Điện – Công ty Điện Lực I

sao phải quản lý vốn tốt, có hiệu quả đồng thời khắc phục được tình trạng thất thoát lãng phí trong quá trình sản xuất, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Để đạt được yêu cầu đó, các doanh nghiệp luôn xác định hạch toán chi phí và tính giá thành là khâu trung tâm của công tác kế toán, do đó đòi hỏi công tác kế toán phải tổ chức sao cho khoa học, kịp thời, đúng đối tượng theo chế độ quy định nhằm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết đồng thời đưa ra các biện pháp, phương hướng hoàn thiện để nâng cao vai trò quản lý chi phí và tính giá thành, thực hiện tốt chức năng “ là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý ” của kế toán. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp xây lắp Điện – Công ty Điện Lực I, được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Trần Đức Vinh và các cán bộ Phòng Tài vụ của xí nghiệp, em đã đi sâu vào nghiên cứu công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm và chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại xí nghiệp xây lắp Điện – Công Ty Điện Lực I” Nội dung chuyên đề gồm 2 phần: Phần 1: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp xây lắp Điện - Công ty Điện lực I. Phần 2: Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp xây lắp Điện - Công ty Điện lực I Phần 1 Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây lắp điện 1.1 Những đặc đIểm kinh tế - kỹ thuật của Xí nghiệp xây lắp đIện - công ty điện lực i ảnh hưởng đến kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp xây lắp điện Xí nghiệp xây lắp Điện là doanh nghiệp nhà nước chuyên ngành về xây dựng các công trình đường dây, trạm biến áp, trực thuộc Công ty Điện Lực I (Tổng công ty Điện Lực Việt Nam), được thành lập theo Quyết định số 523 NL/TCCB-LĐ ngày 23 tháng 10 năm 1992 của Bộ Năng lượng trên cơ sở sáp nhập hai xí nghiệp là: Xí nghiệp xây lắp Điện và Xí nghiệp lắp điện hạ thế trực thuộc Sở Điện lực Hà Nội. Trụ sở giao dịch chính của xí nghiệp đặt tại số 1-3 An Dương - Quận Tây Hồ - Hà Nội. Xí nghiệp Xây lắp điện là đơn vị có tư cách pháp nhân không đầy đủ, được mở tài khoản, được sử dụng con dấu riêng để quan hệ giao dịch với các đơn vị trong và ngoài ngành. Xí nghiệp xây lắp Điện là một doanh nghiệp có qui mô nhỏ, bắt đầu đi vào hoạt động năm 1992 với số vốn kinh doanh là 2.119 triệu đồng (Trong đó: vốn lưu động là 1.519 triệu đồng, vốn cố định là 600 triệu đồng) Bảng số 1: Một số kết quả hoạt động trong 3 năm 2000, 2001, 2002 của xí nghiệp Đơn vị tính: Đồng 1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp Xí nghiệp thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng trong quản lý, điều hành mọi hoạt động của Xí nghiệp trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của cán bộ công nhân viên Xí nghiệp. Để thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao, Giám đốc Xí nghiệp tổ chức các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong các lĩnh vực công tác. Xí nghiệp sử dụng mô hình quản lí là mô hình trực tuyến. Trong Xí nghiệp, các phòng ban chức năng, các đội xây lắp và các phân xưởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng chịu sự quản lý của Giám đốc- người chịu mọi trách nhiệm trước cấp trên và cơ quan Nhà Nước về hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Xí nghiệp được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp xây lắp Điện Đội xây dựng 1 Giám đốc Đội xây dựng 2 Phòng hành chính Xưởng cơ khí Phòng kế hoạch Phòng tổ chức Phòng tài vụ Ban máy tính cntt P.giám đốc xdcb-hc p.giám đốc kế hoạch sx đội điện 1 đội điện 2 đội điện 3 đội điện 4 đội điện 5 đội điện 6 đội điện 8 đội điện 7 đội điện 9 đội điện 10 đội điện 11 đội điện 12 đội điện 14 đội điện 15 p. kỹ thuật p.vật tư B.an toàn p.giám đốc kỹ thuật : Chỉ đạo : Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Giám đốc Là người đứng đầu Xí nghiệp, đại diện cho cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp. Giám đốc có nhiệm vụ bao quát chung mọi hoạt động và phụ trách tất cả các phòng ban trong xí nghiệp. Bên cạnh đó, Giám đốc còn có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quyết định của Công ty, Bộ, Ngành liên quan, xây dựng các qui chế nội bộ Xí nghiệp. Phó giám đốc + Phó Giám đốc kỹ thuật: Phụ trách các phòng Kỹ thuật, Ban an toàn - Bảo hiểm lao động, Ban máy tính công nghệ thông tin, các đội xây lắp điện. + Phó giám đốc Hành chính - Xây dựng cơ bản: Phụ trách phòng hành chính quản trị, các đội xây dựng. + Phó giám đốc Kế hoạch sản xuất: Phụ trách phòng Kế hoạch, Xưởng cơ khí. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng Xí nghiệp gồm có 407 cán bộ CNV trong đó nhân viên quản lý là 48 người được phân công vào các phòng ban theo trình độ chuyên môn và năng lực một cách hợp lý. Trong qúa trình hoạt động các phòng ban phối hợp với nhau thực hiện các chức năng nhiệm vụ một cách hiệu quả. + Phòng Hành chính: Là phòng có nghiệp vụ, chức năng thực hiện công tác tổng hợp hành chính, quản trị, văn thư bảo mật, tuyên truyền, lưu trữ trong xí nghiệp. + Phòng Kế hoạch: có chức năng chỉ đạo, chỉ huy tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: Kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch về công tác tài chính, lao động tiền lương. + Phòng Kĩ thuật: Có chức năng thực hiện công tác quản lí xây dựng công trình của xí nghiệp. + Phòng Tổ chức lao động tiền lương: là phòng nghiệp vụ, có chức năng quản lí công tác bộ máy, quản lí cán bộ, quản lí công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công tác thi đua khen thưởng, công tác lao động tiền lương và thực hiện các chế độ chính sách về lao động tiền lương. + Phòng Tài vụ: có nhiệm vụ hạch toán kế toán thống kê, kiểm tra phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Xí nghiệp. + Phòng Vật tư: Có chức năng quản lí, tổ chức cung ứng vật tư thiết bị, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả các vật tư thiết bị của Xí nghiệp. + Ban An toàn (Ký hiệu: Ban AT) Là bộ phận chuyên môn, có chức năng tổ chức, thực hiện, kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị, quy trình, quy phạm Kỹ thuật an toàn - an toàn lao động của Nhà Nước, của ngành Điện và của Công ty Điện lực I trong Xí nghiệp. + Ban Máy tính và công nghệ thông tin (Kí hiệu: ban MT và CNTT). Là bộ phận chuyên môn, có chức năng quản lí hoạt động của hệ thống máy tính toàn xí nghiệp và phát triển công nghệ thông tin ứng dụng trong sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. + Các đội Xây lắp điện, Xưởng cơ khí, Đội xây dựng ( gọi chung là Đội) Tổ chức thi công các công trình xây lắp điện, xây dựng kiến trúc, sản xuất các cấu kiện, chế tạo các sản phẩm cơ khí đảm bảo đúng thiết kế, chất lượng, hiệu quả theo kế hoạch Xí Nghiệp đề ra. 1.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Xây lắp điện - Các đội xây lắp điện: do đặc tính của công tác xây lắp, Xí nghiệp tổ chức thành 17 đội, mỗi đội có từ 15 đên 30 người, bao gồm một đội trưởng, một đội phó, một kĩ thuật viên, một nhân viên kinh tế và các công nhân. - Các đội phụ trợ Các đội phụ trợ bao gồm: - Đội xe: Có nhiệm vụ vận chuyển vật tư, thiết bị đến chân công trình, xe cẩu dùng để cẩu cáp và dựng cột điện... Cơ cấu của đội xe bao gồm: Tổ trưởng, nhân viên kinh tế, các lái xe, lái phụ và tổ sửa chữa. - Xưởng cơ khí: chuyên gia công chế biến xà sắt, hộp bảo vệ công tơ, hòm compozit phục vụ cho các công trình điện trong xí nghiệp và các đơn vị trong ngành... Cơ cấu của xưởng gồm có: Một quản đốc, một nhân viên kinh tế, công nhân cơ khí bậc cao và thợ lành nghề. - Đội xây dựng: chuyên xây vỏ trạm, đúc cột điện loại nhỏ, xây dựng các nhà trạm điện, làm các bảng, ván, cốt pha... Đội gồm có: một đội trưởng, một nhân viên kĩ thuật, một nhân viên kinh tế, các công nhân bậc cao, thợ mộc, thợ xây. * Các bước công việc trong thi công xây lắp công trình của Xí nghiệp Để thực hiện và hoàn thành một công trình xây lắp cần phải trải qua các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị Sau khi ký kết hợp đồng với bên A, phòng kế hoạch lập dự toán, bảng phân giao vật tư và giao nhiệm vụ cho đội điện... thi công bằng lệnh điều động. Tiếp đó tổ chức giao tuyến và giải phóng mặt bằng thi công. Phòng Kỹ thuật chuẩn bị tài liệu thiết kế giao cho đơn vị thi công và giao bản vẽ gia công cơ khí cho đội thi công. Đơn vị thi công lập tiến độ thi công, thống kê những vật tư đội tự khai thác, nắm bắt tình hình địa bàn thi công, liên hệ với chính quyền địa phương, công an để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thi công. Phòng vật tư căn cứ vào bảng phân giao vật tư, tuỳ theo tiến độ thi công phòng vật tư xuất kho các loại vật tư xí nghiệp có, đối với những loại mặt hàng không có trong kho của xí nghiệp, phòng vật tư sẽ tìm nguồn hàng cung cấp cho đội thi công theo đúng chủng loại. - Phòng tài vụ: Căn cứ bảng dự toán, bảng phân giao vật tư phòng tài vụ chuẩn bị kinh phí tạm ứng cho đội thi công theo từng khoản mục: Vật liệu (phần đội thi công lo), nhân công, chi phí chung. Mở chi tiết theo dõi các khoản phát sinh liên quan đến công trình: Sổ chi tiết giá thành (154), Sổ theo dõi công nợ (141, 131, 331). - Đơn vị thi công: Giao nhận tuyến chuẩn bị tập kết công nhân, chuẩn bị lán, trại, kho, bãi tập kết vật tư, lập kế hoạch tiến độ thi công, phân công công việc cụ thể từng nhóm, cá nhân. Quán triệt vấn đề kỹ thuật an toàn lao động trong thi công. Nhân viên kinh tế căn cứ dự toán làm giấy tạm ứng chuẩn bị kinh phí cho việc thi công. Bước 2: Thực hiện Đơn vị thi công căn cứ tiến độ thi công làm phiếu lĩnh vật tư (nhu cầu vật tư đến đâu viết phiếu lĩnh đến đó). Đơn vị phải thực hiện đúng tiến độ quy trình kỹ thuật cũng như bản vẽ thiết kế trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc phát sinh phải phản ánh ngay về xí nghiệp. Tuỳ theo công việc cụ thể các phòng giải quyết theo chức năng của mình. Trong trường hợp phát sinh về khối lượng, thay đổi về thiết kế, quy cách chủng loại vật tư... Đơn vị phản ánh về xí nghiệp, các phòng kế hoạch, vật tư, kỹ thuật sẽ có trách nhiệm giải quyết những vướng mắc của đơn vị thi công. Hàng ngày đội phải ghi nhật kí công trình về khối lượng công việc cũng như số lượng vật tư đã sử dụng trong ngày và đội trưởng phải báo cáo giám đốc về tình hình thực hiện tiến độ thi công, khối lượng công việc hoàn thành, những đề nghị (nếu cần) hoặc những biện pháp dẩy mạnh tiến độ thi công công trình, những sáng kiến cải tiến kỹ thuật làm giảm mức tiêu hao sức lao động cũng như vật tư mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình. Phòng kỹ thuật cử cán bộ giám sát công trình, quản lí tiến độ, chất lượng công trình cán bộ kỹ thuật có quyền tạm dừng thi công đối với những hạng mục kém chất lượng và cử cán bộ an toàn kỹ thuật kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện an toàn và bảo hộ lao động trên công trình. Phòng vật tư căn cứ dự toán, nhu cầu thiết bị vật tư (phần Xí nghiệp cấp) cấp phát vật tư một cách nhanh, gọn, đúng chủng loại. Phòng tài vụ căn cứ giấy xin tạm ứng của đội thi công (tạm ứng theo khối lượng công việc thực hiện), phòng kế toán đối chiếu với dự toán, bảng phân giao vật tư. Bước 3: Kết thú Khi công trình hoàn thành đơn vị thi công phải lập hồ sơ nghiệm thu công trình theo quy định, đối chiếu vật tư (theo mẫu). Xác nhận vật tư thu hồi, bản vẽ hoàn công gửi phòng kỹ thuật để kiểm tra trình giám đốc phối hợp với các phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch nghiệm thu nội bộ. Nếu không có sai sót, không phải sửa chữa, phòng kế hoạch đăng kí mời bên A nghiệm thu công trình. Phòng tài vụ nhận đầy đủ hồ sơ quyết toán công trình: đề án thiết kế, dự toán, bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu bàn giao công trình, bản đối chiếu vật tư, biên bản giải trình phát sinh khối lượng vật tư nhân công, Căn cứ hồ sơ quyết toán duyệt khối lượng vật tư nhân công cho đơn vị thi công. Việc bảo vệ quyết toán với bên A do xí nghiệp chịu trách nhiệm 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán của Xí nghiệp 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, Xí nghiệp Xây lắp điện cũng ngày càng phát triển. Việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lí nói chung, bộ máy kế toán nói riêng của Xí nghiệp là một quyết định cần thiết và hoàn toàn đúng đắn, góp phần tạo nên những thành công mà Xí nghiệp đã gặt hái được trong những năm qua. Trên cơ sở các phần hành, khối lượng công tác kế toán và để phù hợp với qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với khả năng và trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán đồng thời để xây dựng bộ máy kế toán tinh giản nhưng đầy đủ về số lượng, chất lượng Xí nghiệp Xây lắp điện đã tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến, tức là hoạt động theo phương thức trực tiếp, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp là mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán trong Xí nghiệp đều được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. ở các bộ phận trực thuộc như các đội xây lắp, kho, phân xưởng không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ, tập hợp chi phí của công trình và chuyển về phòng kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của xí nghiệp bao gồm 11 người (chưa kể các nhân viên kinh tế tại các đơn vị trực thuộc) tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp xây lắp điện Kế toán truởng Nhân viên kinh tế cácđơn vị trực thuộc Kế toán tiền lương giá thànhh Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán tscđ Kế toán thanh toán khác Kế toán thuế GTGT Kế toán tổng hợp Kế toán quyết toán công trình Thủ quĩ Trong bộ máy kế toán, các nhân viên kế toán có mối liên hệ chặt chẽ, qua lại với nhau, nhờ đó làm tăng tính hiệu quả các hoạt động của guồng máy kế toán. Mỗi nhân viên đều được định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể: Kế toán trưởng Là người giúp việc trong lĩnh vực kế toán tài chính cho giám đốc, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc xí nghiệp và chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng công ty. Kế toán trưởng có chức năng tổ chức, đôn đốc, kiểm tra công tác kế toán đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của xí nghiệp. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội Có nhiệm vụ ghi chép kịp thời, chính xác số liệu, số ngày làm việc…lập bảng chấm công, bảng thanh toán lương, BHXH… Căn cứ vào các chúng từ đó phân bổ các khoản chi phí tiền lương và BHXH cho từng công trình, hạng mục công trình. Kế toán giá thành Do đặc tính sản xuất kinh doanh của đơn vị xây lắp có chu kì dài cho nên công việc chủ yếu của kế toán giá thành là tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và tập hợp chi phí chi tiết theo từng hạng mục công trình. Kế toán tài sản cố định Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng tài sản cố định trong toàn Xí nghiệp, đồng thời kế toán phần hành này cũng có nhiệm vụ tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ qui định. Kế toán tạm ứng Do dặc thù của Xây lắp, các công trình thường có thời gian thi công dài cho nên toàn bộ chi phí thi công cho công trình được tạm ứng làm nhiều đợt. Vì vậy, kế toán tạm ứng mở sổ theo dõi chi tiết cho từng công trình, từng đội thi công, đôn đốc các đội thi công hoàn trả chứng từ phục vụ cho việc kê khai thuế và quyết toán sau này. Kế toán thanh toán với khách hàng Do khối lượng khách hàng của xí nghiệp lớn, quan hệ giao dịch nhiều nên kế toán phần hành này có nhiệm vụ theo dõi chi tiết từng khách hàng, các khoản phải thu khách hàng tương ứng với từng loại thời hạn thanh toán. Kế toán thanh toán khác (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…) Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, tập hợp và trình kế toán trưởng duyệt, Giám đốc kí chứng từ gốc sau đó viết phiếu thu, chi, Séc đối với từng nghiệp vụ liên quan. Kế toán vật liệu Có nhiệm vụ ghi chép , tính toán đầy đủ, trung thực số lượng, chất lượng và đơn giá thực tế của vật tư nhập, xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu, phân bổ hợp lý giá trị sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí, giá thành, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để xí nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại xảy ra. Kế toán thuế GTGT Có nhiệm vụ theo dõi số thuế GTGT phát sinh, lập và gửi cho cơ quan thuế tờ khai tính thuế GTGT từng tháng kèm theo bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra theo mẫu quy định (Mẫu số 01/GTGT, mẫu số 02/GTGT, mẫu số 03/GTGT). Thời gian gửi tờ khai của táng cho cơ quan thuế chậm nhất là mười ngày đầu của tháng tiếp theo. Kế toán tổng hợp Nhiệm vụ cơ bản của kế toán tổng hợp là thực hiện công tác kế toán cuối kỳ. Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán tổng hợp phải lập và gửi sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành, lập các báo cáo cho xí nghiệp theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất. Thủ quỹ Có nhiệm vụ quản lí tiền mặt, thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng và Giám đốc kí duyệt. Kế toán thanh quyết toán các công trình Có nhiệm vụ thanh quyết toán các công trình khi công trình đã hoàn thành dựa trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ đã được tập hợp ở phần giá thành. Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị trực thuộc Có nhiệm vụ theo dõi sát sao vấn đề tài chính của các công trình do đội thi công đó phụ trách. Đồng thời, phải trực tiếp tập hợp tất cả các hoá đơn chứng từ liên quan đến từng công trình do đội phụ trách và gửi lên phòng kế toán để kế toán giá thành làm chi phí cho từng công trình phát sinh và có thể theo dõi được tiến độ thi công công trình. 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Để tạo cơ sở pháp lý và hạch toán đầy đủ, Xí nghiệp sử dụng một hệ thống chứng từ tương đối nhiều và luân chuyển chặt chẽ, nhanh chóng. - Phần lao động tiền lương có các chứng từ : Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Hợp đồng thuê ngoài nhân công... - Phần hàng tồn kho có các chứng từ: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê vật tư... - Phần mua hàng thanh toán có các chứng từ: Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn giá trị giá tăng, Hoá đơn cước vận chuyển... - Phần tiền tệ có các chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng... - Phần tài sản cố định có các chứng từ: Biên bản giao nhận tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định... Do việc chuyên môn hoá trong công tác kế toán cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp đã vận dụng hình thức sổ Nhật kí - Chứng từ. Các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết của xí nghiệp bao gồm: - Nhật kí chứng từ Số 1, Số 2, Số 4, Số 5, Số 7, Số 8, Số 9, Số 10. - Bảng kê (BK): BK1, BK2, BK3, BK4, BK6, BK11. - Sổ chi tiết (SCT): SCT1, SCT 2, SCT 3, SCT 4, SCT 5, SCT 6. - Các bảng phân bổ (BPB): BPB 1, BPB 2, BPB 3. - Sổ Cái các tài khoản xí nghiệp sử dụng. Quy trình ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Xây lắp điện được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Xây lắp điện Sổ chi tiết CPSXKD Chứng từ chi phí Sổ cái TK 154 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp cPSXKD Sổ chi phí SXKD Nhật ký chứng từ số 7 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Báo cáo tài chính Xí nghiệp lập các báo cáo (các báo cáo được lập hàng quý) theo qui định bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Nơi gửi là Công ty Điện lực I, Cục thuế, cơ quan Kiểm toán, Ngân hàng. Xí nghiệp không lập các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ. 1.3 Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tạI xí nghiệp xây lắp đIện 1.3.1. Đối tượng, phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XDCB, xí nghiệp xây lắp Điện có những căn cứ riêng để xác địng đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất. Đặc điểm tổ chức sản xuất: Sản xuất theo đơn đặt hàng và khoán cho các đội. Yêu cầu quản lý: Báo cáo định kỳ chi phí sản xuất và giá thành của từng công trình, hạng mục công trình cho Công ty. Xí nghiệp xác định đối tượng tập hợp chi phí là những công trình riêng biệt, đồng thời tập hợp chi phí theo từng đội. Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất cũng theo từng đội thi công và theo từng công trình. Các chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng nào thì tập hợp trực tiếp cho đối tượng đó. Với hàng tồn kho, Xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán, kết hợp với kiểm kê định kì để kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn vật tư. Cách kết hợp như vậy cho phép theo dõi thường xuyên tình hình nhập xuất tồn các loại nguyên vật liệu, xác định ngay phần mất mát, thiếu hụt để truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời, đồng thời xác định nhanh chóng giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ và đánh giá được công tác quản lí tại kho. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm, quy mô của xí nghiệp và đảm bảo quản lí chặt chẽ vật tư. 1.3.2 Kế toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp Xây lắp điện 1.3.2.1. Tài khoản sử dụng Tại xí nghiệp xây lắp Điện, để hạch toán chi phí sản xuất kế toán không sử dụng các tài khoản 621, 622, 623 mà tập hợp thẳng toàn bộ chi phí phát sinh vào TK 154. TK 154 được sử dụng để tập hợp chi phí riêng cho từng công trình, từng đội. Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan: TK 111, 112, 141, 152, 331…để hạch toán. 1.3.2.2. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Trong ngành xây dựng cơ bản, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đóng vai trò quan trọng, nó là yếu tố chính để tạo ra sản phẩm vì vậy khoản mục chi phí này thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí và ảnh hưởng lớn tới giá thành. ở xí nghiệp, nguyên vật liệu được sử dụng đa dạng về chủng loại và nguồn cung cấp. Các nguồn cung cấp vật liệu của xí nghiệp bao gồm: + Vật liệu mua ngoài Đây là nguồn cung cấp chủ yếu của Xí nghiệp. Do đặc thù của ngành xây lắp điện là thi công ở địa bàn rộng khắp các tỉnh nên để tạo thuận lợi và đáp ứng kịp thời việc cung ứng vật liệu ngoài những vật tư chính do xí nghiệp mua đưa tới chân công trình còn lại xí nghiệp giao cho đội tự tìm các nguồn vật liệu bên ngoài trên cơ sở định mức đã đặt ra. Căn cứ vào bảng phân giao vật tư, đội thi công làm giấy tạm ứng tiền. Trong đó có các khoản mục vật tư (phần đội tự lo), nhân công và chi phí khác. Đội tiến hành mua vật liệu và tập hợp chứng từ về phòng kế toán làm căn cứ kê khai thuế và thanh toán khi công trình hoàn thành. Hoá đơn (GTGT) Mã số: 01/GTKT-3LL Ngày 9 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hoàng Sơn Địa chỉ: 155-Trung Liệt-Đống Đa-Hà Nội Mã số thuế: 0100367481 Tên người mua hàng: Anh Dũng Đơn vị: Xí nghiệp xây lắp Điện - Công ty Điện Lực I Địa chỉ: Số 3 An Dương-Tây Hồ - Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền Mặt Mã số Thuế: 01001004170331 Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chống sét van Bộ 10 940.000 9.400.000 Cộng tiền hàng: 9.400.000 Thuế suất: 5% Tiền thuế GTGT 470.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 9.870.000 Khi vật tư mua về chưa có nhu cầu sử dụng ngay sẽ được làm thủ tục nhập kho của xí nghiệp. Sau đó, căn cứ vào nhu cầu sử dụng, phòng vật tư sẽ lập “Phiếu xuất kho” vật tư hoặc “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” sử dụng cho việc thi công công trình. “Phiếu xuất kho” được lập theo mẫu sau: Phiếu xuất kho Ngày 19 tháng 12 năm 2002 Tên người nhận hàng: Đội Điện 10 Lý do xuất kho: SCL Quý I/2002 Điện Lực Bắc Ninh Xuất tại kho: Xí nghiệp Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền DâyAC-185 Mét 200 200 102.025,8 20.405.160 Cộng 20.405.160 Ngày 19 tháng 12 năm 2002 Kế toán trưởng Phòng vật tư Người nhận Thủ kho Cuối tháng, căn cứ phiếu xuất kho kế toán vật liệu tập hợp và lên bảng phân bổ nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC) lao động. Bảng phân bổ NVL, CCDC được lập theo mẫu sau: Bảng số 2: Bảng phân bổ NVL, CCDC Tháng 12 năm 2002 Đơn vị :Đồng Số TT Ghi Có các TK Đối tượng sử dụng (Ghi Nợ các TK) Tài khoản 152 Tài khoản 153 Số phiếu I 154: Sản xuất kinh doanh Đội 1 CQT Thị trấn Quốc Oai-Hà Tây 2.989.203 Đội 3 Công ty phân đạm Bắc Giang 14.449.605 Đội 4 Mở rộng TBA 110KV Núi một Thanh Hoá 82.827.727 Đội 5 Đường dây 35KV 2*3200KVA-35/10KV Hải Thịnh- Hải Hởu 93.048.492 Đội 8 ĐZ 35 KV tuyến Mục sơn- T. Hoá 7.346.807 Đội 10 Cải tạo lưới Điện khu Vệ A5 3.894.546 SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh 20.405.160 Đội 11 ĐZ 0.4 TBA Ngân Sơn 35.545.626 … …. … II 142: BHLĐ + dụng cụ lao động III 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Cộng 697.289.871 Kế toán trưởng Người lập + Vật liệu mua ngoài xuất thẳng đến công trình Trường hợp vật tư mua ngoài không nhập kho xuất thẳng đến công trình. Có một số vật liệu như: Cột điện, máy biến áp khi mua được chuyển đến công trình không qua kho xí nghiệp. Kế toán vật tư căn cứ hoá đơn lập bảng kê xuất thẳng nguyên vật liệu chi tiết cho từng công trình. Bảng số 3: Bảng kê xuất thẳng nguyên vật liệu Tháng 12 năm 2002 Đơn vị: Đồng Đơn vị Tên công trình Số phiếu Số tiền Đội 1 TBA Xí nghiệp gỗ Hải DươNg 3 15.327.274 Đội 2 CSL ĐZ 0,4 KV TBA Gia Sàng 3 CNĐ Thành phố Thái Nguyên 1 22.518.727 Đội 4 ĐZ 35 KV lộ 375 trạm 110 KV Núi I-T Hoá 10 193.329.309 TBA 35/10 KV Hợp bình Hoa Lư- N. Bình 3 36.800.000 Đội 7 CQT Khu Chiềng Sinh Sơn La 3 74.529.523 Đội 10 CQT Khu Trần Phú 7 Hà ĐôNg Hà Tây 1 8.100.000 SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh 1 26.156.240 … …. Tổng 541.650.825 Trường hợp vật liệu sử dụng không hết, nhập trả kho, kế toán căn cứ bảng kê nhập trả kho để ghi giảm giá thành cho công trình Bảng số 4: Bảng kê nvl nhập lại kho Tháng 12 năm 2002 Đơn vị: Đồng Đơn vị Tên công trình Số phiếu Số tiền Đội 2 CQT Trung Môn T.Quang 3 22.989.000 Đội 4 Đường dây 171 Ninh Bình- Thanh Hoá 3 9.792.965 Đội 10 SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh 1 4.325.160 Tổng 37.107.125 + Vật liệu tự sản xuất Ngoài hai nguồn cung cấp vật liệu trên, Xí nghiệp còn có một nguồn vật liệu tự sản xuất. Nguồn vật liệu này do đội phụ trợ sản xuất thực hiện, và bao gồm: hộp công tơ, xà đỡ phục vụ cho thi công. Khi xuất vật liệu gia công cơ khí cho các công trình, căn cứ vào phiếu xuất kế toán ghi chi cho đối tượng chịu chi phí như sau: Nợ TK 154 (1541-SXKD chính chi tiết cho từng công trình) Có TK 154 CK (1542- SXKD phụ ghi cho phân xưởng cơ khí) Do các nghiệp vụ phát sinh ít đối với từng công trình nên hàng tháng kế toán giá thành mới tiến hành vào sổ. Căn cứ để ghi sổ chi tiết chi phí là bảng phân bổ NVL, bảng kê xuất thẳng NVL và bảng vật liệu nhập lại kho. Sổ chi tiết chi phí sản xuất là căn cứ để ghi sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Bảng số 6: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Tài khoản 154 – CPSXKD chính Tháng 12 năm 2002 Đơn vị tính: Đồng STT Diễn Giải TKĐƯ Tổng số Đội … Đội 10 Đội… Số dư đầu tháng 17.440.087.484 770.562.477 Nhật ký chứng từ số 1 111 129.849.084 - …. ……. Vật liệu xuất thẳNg 141 541.650.825 54.296.450 Vật liệu xuất kho 152 697.289.871 36.048.821 Ca xe phục vụ 154VT 23.857.250 4.960.795 ….. …… Cộng PS Nợ 1.958.596.955 148.916.334 Cộng PS Có 1.161.219.390 175.919.443 Số dư cuối tháNg 18.237.465.049 743.559.368 Kế toán trưởng Người lập Căn cứ vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh, hàng tháng kế toán tổng hợp sẽ vào Nhật ký chứng từ số 7. Bảng số 7: Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 12 năm 2002 (Trích) Đơn vị: Đồng Ghi CóTK Ghi Nợ TK 111 141 152 154 … Cộng 154 129.849.084 541.650.825 697.289.871 ……. 1.958.596.955 642 112.146.948 152 37.107.125 37.107.125 911 715.684.765 715.684.765 …. …… …… Cộng 129.849.084 541.650.825 697.289.871 1.161.219.390 3.824.529.973 Kế toán trưởng Người lập Trên cơ sở Nhật ký chứng từ số 7, kế toán sẽ vào sổ cái TK 154. Bảng số 8: Sổ Cái Tài Khoản: 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Trích) Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ Có 45.820.520.848 Ghi Nợ TK 154 Ghi Có các TK Tháng 1 … Tháng 12 Cộng TK 111 123.233.475 129.849.084 1.793.686.436 TK 141 2.920.645.580 541.650.825 20.355.452.757 TK 152 1.489.111.085 697.289.871 12.054.690.047 ……. ……… …. …… …….. Cộng PS Nợ 48.608.329.457 1.958.596.955 164.677.873.884 Cộng PS Có 42.896.208.245 1.161.219.390 158.770.570.114 Dư cuối tháNg 51.532.642.060 18.237.465.049 18.237.465.049 Kế toán truởng Người lập 1.2.2.3. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công là một khoản mục chi phí quan trọng và chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong tổng giá thành công trình. Tại xí nghiệp xây lắp Điện, khoản mục chi phí này thường chiếm từ 8% đến 12% trong tổng giá thành công trình. Lao động tại xí nghiệp gồm hai nguồn: Lao động trong xí nghiệp và lao động thuê ngoài. Lao động trong xí nghiệp Đây là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong khoản mục chi phí nhân công. Để hạch toán khoản mục chi phí nhân công, kế toán căn cứ “Bảng chấm công”. Trên cơ sở bảng chấm công kế toán tiền lương tính tiền lương phải trả cho người lao động. Tiền lương được tính căn cứ vào số ngày công thực tế, mức lương cơ bản, hệ số lương. Trong đó, hệ số lương đối với mỗi lao động phụ thuộc vào trình độ tay nghề và thâm niên lao động. Tiền lương theo thời gian được tính theo phương thức sau: Tiền lương phải trả trong tháng = Số ngày làm việc trong tháNg x Hệ số lương X Đơn giá 1 ngày công Bảng chấm công do nhân viên kinh tế của đội lập và được lập tại công trường theo mẫu sau: Đơn vị: XNXL Điện Bộ phận: Đội điện 10 Bảng số 9: Bảng chấm công Tháng 12 năm 2002 STT Họ và tên Cấp bậc Ngàytrong tháng 1 2 … 30 Quy ra công Số công hưởng Số công hưởng Lương TG BHXH 1 Nguyễn Đức Thành + + … … 33 ……. 2 Nguyễn Quốc Hưng + + … … 26 ……. 3 Đặng Đức Mạnh + + … … 25 …….. ... …………… … … … … …… ……. Cộng Đội trưởng ._.