Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà Nội

hiểu rủi ro nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Để đạt được thành công trên thương trường trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt đòi hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra - kiểm soát nói riêng cần phải hết sức coi trọng. Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp nói chung và các công ty cổ phần (CTCP) nói riêng - mô hình doanh nghiệp phổ biến nhất trong nền kinh tế hội nhập. Cổ phần hoá là tạo ra loại hình doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu, trong đó có đông đảo người lao động và các nhà đầu tư ngoài xã hội tham gia nhằm tạo động lực cho sự phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. CTCP là hình thức doanh nghiệp mà chủ sở hữu thực sự của công ty là các cổ đông và số lượng cổ đông tham gia góp vốn vào công ty là không hạn chế. Trong CTCP, hội đồng quản trị (HĐQT) do đại hội cổ đông bầu ra, chính là những người đại diện cho chủ sở hữu tại công ty thực hiện công tác quản trị công ty; còn ban (tổng) giám đốc và kế toán trưởng chính là những người trực tiếp thực hiện công tác quản lý và điều hành công ty. Do đặc thù của CTCP là luôn có sự tách biệt giữa công tác quản trị và công tác điều hành; tách biệt giữa việc sở hữu công ty và việc vận hành công ty nên công ty rất cần một hệ thống kiểm soát được xây dựng và tuân thủ một cách chặt chẽ, thống nhất từ trên xuống dưới để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, một thực trạng khá phổ biến hiện nay tại Việt Nam là phương pháp quản lý của nhiều CTCP chưa thật hợp lý, hệ thống kiểm tra, giám sát trong công ty còn lỏng lẻo và chưa thực sự được tuân thủ nghiêm chỉnh. Có những công ty chưa tách bạch giữa công tác quản trị, công tác điều hành và công tác kiểm soát nên sự kiểm tra giám sát hầu như không thực hiện được hoặc việc thực hiện chỉ mang tính chất lấy lệ, hình thức; có những công ty thì việc kiểm tra, giám sát bị xem nhẹ, toàn bộ công việc phụ thuộc quá nhiều vào năng lực chuyên môn cũng như đạo đức và tính chủ quan của các cá nhân. Một hệ thống kiểm tra giám sát yếu kém như vậy sẽ rất dễ gây ra hiện tượng sai sót và gian lận trong công ty. Là một sinh viên Chuyên ngành kế toán - kiểm toán, tôi đặc biệt quan tâm đến các vấn đề về xây dựng, hoàn thiện hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. Thực tế khảo sát một số CTCP trên địa bàn Thành phố Hà Nội tôi đã có cơ hội tìm hiểu sâu thêm về thực trạng hệ thống KSNB hiện nay tại các công ty này, bên cạnh những mặt đạt được, còn một số mặt hạn chế mà theo tôi cần phải cải thiện để có thể đảm bảo được tính bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt động của CTCP. Từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ để có cơ hội bày tỏ quan điểm của bản thân và góp phần đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống KSNB trong các CTCP. Kết cấu luận văn gồm 3 phần lớn: Chương 1. Tổng quan chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần; Chương 2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà nội; Chương 3. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà nội. Nội dung nghiên cứu của Đề tài: Khái quát hoá những vấn đề cơ bản về hệ thống KSNB Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại các CTCP trên địa bàn Thành phố Hà nội thông qua kết quả khảo sát tại một số CTCP trên địa bàn Thành phố. Đưa ra một số giải pháp và đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại các CTCP trên địa bàn Thành phố Hà nội. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu hệ thống KSNB tại doanh nghiệp hoạt động theo mô hình CTCP. Về phạm vi nghiên cứu Với số lượng CTCP ngày càng gia tăng như hiện nay, tác giả tiến hành nghiên cứu trực tiếp tại hai CTCP bao gồm CTCP Xà phòng Hà nội (HASO) đại diện cho doanh nghiệp Nhà nước chuyển sang CTCP, là doanh nghiệp sản xuất và CTCP Đầu tư tài chính Bất động sản TÔGI (TOGI) đại diện cho doanh nghiệp tư nhân cổ phần hóa và có quy mô vốn tương đối lớn. Bên cạnh đó, tác giả đã tiến hành gửi phiếu điều tra tới 50 CTCP có quy mô vừa và lớn trên địa bàn Thành phố Hà nội và nhận được 15 phiếu trả lời, đạt 30%. Mẫu phiếu điều tra và tóm lược kết quả điều tra được trình ở phụ lục, qua đó rút ra những vấn đề còn tồn tại và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các CTCP. Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng các phương pháp: phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp điều tra, chọn mẫu; phương pháp so sánh; phương pháp phân tích, đánh giá; phương pháp quy nạp; phương pháp phỏng vấn, đặt câu hỏi ... để thực hiện công việc nghiên cứu. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn Luận văn thực hiện công việc tổng kết và hệ thống hoá cơ sở lý luận về hệ thống KSNB trong mô hình CTCP; Trên cơ sở nghiên cứu hệ thống KSNB áp dụng cho các CTCP, luận văn đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB, tăng cường công tác quản lý tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các CTCP trong giai đoạn hiện nay. CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN 1.1.1. Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý Trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực đã xác định để đạt mục tiêu đã đề ra. Chủ thể quản lý ở đây chính là bộ máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị. Đối tượng quản lý chính là con người và sự vật, hiện tượng diễn ra trong đơn vị. Đối tượng quản lý có nhiều đặc tính khác nhau do đó trong quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn đề phức tạp ở mức độ khác nhau. Mục tiêu quản lý của đơn vị là sau một quá trình quản lý có thể đo lường và lượng hóa được kết quả mà đơn vị phải hướng tới trong một thời gian nhất định. Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 khâu chính: khâu định hướng và khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định. Ở mỗi khâu, chức năng kiểm soát luôn được đề cao bởi nó cho biết mức độ sát thực của quản lý. Để đạt được kế hoạch đã đề ra, khâu tổ chức thực hiện cần phải được coi trọng trong toàn bộ quá trình quản lý. Tổ chức thực hiện ở đây bao gồm: từ việc áp dụng những chủ trương, trình tự đã được định hướng tới việc sử dụng hiệu quả những nguồn lực đã có. Trong khâu này người quản lý phải vận dụng các kỹ năng điều hành của mình để quản lý, chỉ đạo phối hợp các bộ phận. Kết quả hoàn thành được báo cáo và so sánh với các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch. Từ kết quả này, người quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và điều hành các hoạt động một cách phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề ra một cách tốt nhất. Ở khâu định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu đồng thời kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu đó, xây dựng các chương trình, kế hoạch,… Sau khi các chương trình kế hoạch đã được kiểm soát thì có thể đưa ra các quyết định cụ thể để thực hiện. Ở khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định cần kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến và kết quả của các quá trình để điều hòa các mối quan hệ, điều chỉnh các mục tiêu nhằm đạt kết quả tối ưu. Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch. Quy trình này bao gồm 3 bước khác nhau: đo lường thành quả lao động, so sánh thành quả thực tế với một chuẩn mực nào đó và có hành động để chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuẩn mực không phù hợp. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt động được hoàn tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Theo định nghĩa này, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâu của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý. Vì vậy có thể hiểu kiểm soát là một chức năng của quản lý. Tuy nhiên, chức năng này cũng thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa cũng như những điều kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể. Một cách tổng quát, kiểm soát có thể được phân thành kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát. Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, các quy chế kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý. Kiểm soát trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản: kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ. Kiểm soát hành vi là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Đây là biện pháp tương đối hiệu quả nhằm phát hiện và ngăn chặn các gian lận, sai sót. Một hệ thống kiểm soát hành vi hữu hiệu sẽ giúp cho toàn bộ công việc kiểm soát được giảm nhẹ một cách đáng kể. Kiểm soát xử lý là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay những công việc mà nhờ chúng các giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp và báo cáo. Trong trường hợp thông tin được xử lý bằng hệ thống máy tính thì kiểm soát xử lý được thực hiện thông qua chức năng xử lý bằng điện toán. Kiểm soát bảo vệ là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị. Các trọng điểm nhằm vào mục đích này bao gồm: Một là: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là phân định trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận trực tiếp của người không có trách nhiệm với tài sản và sổ sách của đơn vị khi chưa được phép của người quản lý. Chẳng hạn ban hành và thực hiện quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy vi tính. Hai là: Hệ thống an toàn. Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo động, báo cháy, cài đặt mã truy cập thông tin… Bà là: Kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ ba Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường tin học hóa quản lý ở mức độ cao thì kiểm soát tổng quát thuộc chức năng của phòng điện toán. Muốn đánh giá kiểm soát trong trường hợp này phải sử dụng các chuyên gia am hiểu về máy tính. Như vậy, qua nghiên cứu lý luận về kiểm soát trong quản lý có thể thấy kiểm soát là một chức năng của quản lý, gắn liền với quản lý, ở đâu có quản lý ở đó có kiểm soát. Xã hội càng phát triển cao thì vai trò của quản lý càng lớn, nội dung quản lý càng phức tạp, do đó công tác quản lý càng đòi hỏi những công việc hết sức phức tạp đòi hỏi người quản lý không chỉ có đủ kiến thức, kỹ năng bản lĩnh mà phải năng động, nhạy bén, am hiểu tình hình thực tế để có những quyết định phù hợp lên đối tượng quản lý nhằm mục tiêu đã đề ra. 1.1.2. Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) Theo quan niệm của IFAC thì “Hệ thống KSNB là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm bốn (4) mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động”. Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị. Bảo vệ tài sản của đơn vị Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vô hình và các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… của doanh nghiệp. Bảo đảm độ tin cậy của thông tin Thông tin muốn nói ở đây chủ yếu là thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp. Thông tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi đó là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác, tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức. Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp – nguyên nhân gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA) Theo Viện kế toán viên công chứng (IACPA) (Mỹ), KSNB được định nghĩa như sau: “KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra”. Theo quan niêm này thì hệ thống KSNB cũng có xu hướng thiên về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên đoàn kế toán quốc tế. Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Theo VSA 400 Hệ thống KSNB được định nghĩa như sau: “Hệ thống KSNB là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”. Trong đó: Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập Báo cáo tài chính. Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên hội đồng quản trị (HĐQT), Ban Giám đốc đối với hệ thống KSNB trong đơn vị. Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Theo quan niệm này thì hệ thống KSNB được mô tả theo con mắt của các kiểm toán viên độc lập bên ngoài doanh nghiệp và nó cũng hướng đến phục vụ các mục tiêu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị. Tóm lại, “Hệ thống KSNB là hệ thống các cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp được cụ thể bằng các quy chế quản lý do Ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho doanh nghiệp không đạt được mục tiêu của mình” Qua các định nghĩa đã nêu cho thấy KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính kế toán mà còn có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau như hành chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ của tất cả thành viên trong tổ chức. KSNB được phân biệt thành hai dạng là kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý. KSNB về kế toán là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà Ban Giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập trung vào các hệ thống cung cấp số liệu cho việc đưa ra quyết định như: hệ thống sổ sách kế toán, Báo cáo tài chính cùng các phương tiện sử dụng để xác định, định lượng phân loại thông tin. Mục tiêu của KSNB về kế toán là đảm bảo tin cậy, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ nhằm đưa ra các biện pháp bảo vệ tài sản và thẩm tra sự tồn tại của tài sản đó. KSNB về quản lý là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà Ban Giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm: - Đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật và các quy định hiện hành, từ đó tránh các sai phạm do thiếu tuân thủ. - Đề ra những chuẩn mực điều hành rõ ràng để định hướng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả. - Xây dựng các mục tiêu và mục đích cho các hoạt động hoặc chương trình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và hướng tới các kết quả hoạt động chương trình mong muốn. Đồng thời tìm ra những chính sách và thủ tục tốt hơn, hoàn thiện hơn và từ đó đề ra những mục tiêu cao hơn. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát quản lý bao gồm đảm bảo chắc chắn rằng nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết mà họ phải thực hiện để đạt được mục tiêu đó; thông qua kết quả công việc đến từng bộ phận trong tổ chức; hệ thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết định quản trị nội bộ và xúc tiến việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức. Để đạt được các mục tiêu tổ chức, KSNB về quản lý phải phù hợp với cơ cấu tổ chức của đơn vị: một số công ty có thể tổ chức theo chức năng như sản xuất, bán hàng và dịch vụ; còn một số công ty khác thì tổ chức theo khu vực có trách nhiệm tạo ra lợi nhuận theo từng sản phẩm hoặc theo từng vùng. Nội dung chủ yếu của mỗi hoạt động kiểm soát quản lý cũng tùy thuộc vào loại hình hoạt động. Với hoạt động kinh doanh thì mục tiêu là lợi nhuận nên kiểm soát sẽ hướng tới việc xem xét hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên. Với hoạt động sự nghiệp thì mục tiêu hoạt động lại là thực hiện tốt các nhiệm vụ về xã hội, về quản lý với chi phí hợp lý nên kiểm soát thường xem xét tính tuân thủ và hiệu năng của quản lý. Kiểm soát quản lý phù hợp với các loại kiểm soát các hoạt động nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng kỹ thuật… Như vậy, kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý có vai trò như nhau và luôn hỗ trợ cho nhau. Tuy nhiên, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của thông tin kế toán hơn là kiểm soát quản lý. Kiểm soát quản lý gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm xuất phát để thành lập kiểm soát kế toán. 1.1.3. Vai trò chủ yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ Từ những khái niệm nêu trên về hệ thống KSNB đã phần nào giúp chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp nói chung và CTCP nói riêng. Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho công ty nhiều lợi ích: Thứ nhất là giúp Ban lãnh đạo công ty giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất là về con người và tài sản; Thứ hai là giúp Ban lãnh đạo công ty giảm tải trọng những công việc, sự vụ hàng ngày và để chỉ tập trung vào vấn đề chiến lược; Thứ ba là giúp Ban lãnh đạo công ty chuyên nghiệp hoá công tác quản lý điều hành, cụ thể như công ty được quản lý một cách khoa học, chứ không phải thuần túy bằng cảm tính (kinh nghiệm và trực giác). Bên cạnh đó, công ty được quản lý bằng cơ chế và quy chế chứ không phải thuần túy dựa vào lòng tin. Thông thường, khi công ty càng phát triển thì hệ thống KSNB càng có điều kiện phát huy hiệu quả và lợi ích mang lại cho công ty cũng trở nên to lớn hơn. Đối với những CTCP, đặc biệt là CTCP đại chúng, nơi có sự tách biệt lớn giữa quản trị và điều hành, một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần minh bạch hóa, nâng cao hiệu quả hoạt động, qua đó tạo dựng lòng tin của cổ đông đối với công ty. Do vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát đang là vấn đề cần được quan tâm hàng đầu của nhiều công ty, đặc biệt là các CTCP. Để thực hiện thành công các biện pháp KSNB đòi hỏi các CTCP cần tuân thủ chín nguyên tắc chung: Thứ nhất là một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng; Thứ hai là quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty; Thứ ba là các hoạt động rủi ro được phân tích rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau; Thứ tư là tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp; Thứ năm là mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống KSNB; Thứ sáu là trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng; Thứ bảy là định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập; Thứ tám là mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản; Cuối cùng là định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB. Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội qui chính sách và nỗ lực của mỗi thành viên trong công ty để đảm bảo cho công ty đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra. 1.2. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, các CTCP cần xây dựng và thường xuyên củng cố, nâng cao chất lượng cho hệ thống KSNB. Việc xây dựng và củng cố này cần bao quát được bốn yếu tố chính: Môi trường kiểm soát; hệ thống kế toán; các thủ tục kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ. 1.2.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý CTCP. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại CTCP đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về KSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên trong CTCP. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Đặc thù về quản lý Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động CTCP của nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong CTCP. Bởi vì chính sách nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại CTCP. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong CTCP sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ CTCP. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của CTCP. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của CTCP sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống. Thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Thứ nhất là thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của CTCP, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. Thứ hai là thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. Thứ ba là đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Chính sách nhân sự Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của CTCP. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB. Ngược lại, mặc dù CTCP có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả. Tóm lại, với những lý do trên, các nhà quản lý CTCP cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trong trong quá trình kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Ban kiểm soát Ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của CTCP như thành viên của HĐQT nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty; Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ; Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính; Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban Giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục KSNB. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước, ... 1.2.2. Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của CTCP bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của doanh nghiệp. Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Mục tiêu tính có thật: Yêu cầu các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ pháp lý để tránh trường hợp ghi những nghiệp vụ giả không tồn tại. Căn cứ đó là những chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà nước. Mục tiêu sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi thực hiện. Sự phê chuẩn này là của những người có thẩm quyền trong đơn vị nhằm đảm bảo không có sự lừa đảo, tham ô, chiếm đoạt tài sản đơn vị. Mục tiêu tính đầy đủ: Các nghiệp vụ hiện có phải được ghi sổ đầy đủ, không được loại bỏ, dấu bớt, để ngoài sổ sách. Mục tiêu sự đánh giá: Các nghiệp vụ phải được đánh giá đúng đắn, không để xảy ra sai phạm trong tính toán và áp dụng chế độ kế toán. Mục tiêu sự phận loại: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn theo cơ cấu tài khoản của đơn vị và được ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách có liên quan. Mục tiêu về tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc đảm bảo sự chính xác của Báo cáo tài chính Mục tiêu về quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ kinh tế phải ghi đúng đắn vào sổ phụ và tổng hợp chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho nhà quản trị để ra những quyết định kinh doanh hợp lý. Nó là một hệ thống con của hệ thống thông tin có vai trò trung tâm và ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các hệ thống con khác. Vì vậy, có thể khẳng định hệ thống kế toán là một mắt xích quan trọng trong hệ thống KSNB. 1.2.3. Các thủ tục kiểm soát Nhà quản lý của CTCP thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện các mục tiêu cụ thể của công ty. Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau ở nghiệp vụ khác nhau, những đơn vị khác nhau. Nguyên tắc cơ bản để xây dựng các thủ tục kiểm soát là: Nguyên tắc phân công phân nhiệm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện bằng việc không cho phép một cá nhân, một bộ phận nào thực hiện toàn bộ các khâu của một công việc. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tác này yêu cầu phải có sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như sau: Một là cách ly bảo quản tài sản với kế toán: Việc làm này nhằm tránh rủi ro xảy ra là nhân viên kiêm cả hai chức năng này sẽ bán tài sản và sửa lại sổ sách làm lợi cá nhân. Hai là tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và ghi sổ sách Ba là tách biệt giữa trách nhiệm xét duyệt và ghi sổ Bốn là tách biệt giữa chức năng kế toán và tài chính Năm là tách biệt giữa chức năng thực hiện và kiểm soát Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Cá._. nhân hoặc nhóm người được ủy quyền phê chuẩn phải có vị trí tương xứng với bản chất và ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loai: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ. Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. 1.2.4. Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ (KTNB) là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. - Theo các chuẩn mực thực hành KTNB do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”. Mục tiêu của KTNB là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả. - Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), “Kiểm toán nội bộ một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, các chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và KSNB”. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của CTCP, bộ phận KTNB cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của CTCP, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB. Bộ phận KTNB hữu hiệu sẽ giúp CTCP có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong CTCP, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận KTNB chỉ phát huy tác dụng nếu: Thứ nhất về tổ chức, bộ phận KTNB phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Thứ hai về nhân sự, bộ phận KTNB phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành. 1.3. NHỮNG HẠN CHẾ CỐ HỮU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Một hệ thống KSNB hoàn hảo ngăn ngừa mọi hậu quả xấu có thể xảy ra là điều phi thực tế. Thực tế cho thấy ta chỉ có thể tổ chức một hệ thống KSNB sao cho đảm bảo hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi. Điều này xuất phát từ những nguyên nhân sau: Chi phí hợp lý: Đa số những nhà quản lý sẽ không muốn thực hiện thủ tục kiểm soát mà chi phí lớn hơn lợi ích nó mang lại. Vì vậy họ có khuynh hướng triển khai một hệ thống kiểm soát cung cấp sự đảm bảo hợp lý hơn là sự đảm bảo tuyệt đối. Sự giới hạn cố hữu: Cho dù hệ thống do con người thiết kế ra là lý tưởng nó vẫn phụ thuộc vào khả năng và tính độc lập của người sử dụng nó. Cụ thể nêu ra những giới hạn sau: Sự thông đồng: Vì những chính sách, thủ tục nâng cao hiệu quả KSNB dựa trên sự phân chia trách nhiệm và bất kiêm nhiệm nên kiểm soát sẽ bị phá vỡ nếu xảy ra sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau. Lạm dụng quyền quản lý: Hệ thống KSNB do nhà quản lý thiết lập và điều hành nên nó chỉ có tác dụng kiểm soát ở cấp thấp thường không có hiệu quả ở cấp cao nếu nhà quản lý có ý định gian lận. Hầu hết các biện pháp kiểm soát đều tập trung vào những sai phạm dự kiến nên khó phát hiện những sai phạm đột xuất, bất thường. Sai phạm có thể xảy ra nếu nhân viên thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán hoặc hiểu sai các chỉ thị của cấp trên. Các thủ tục, chính sách kiểm soát có thể bị lỗi thời trong điều kiện thực tế đã thay đổi. Trên cơ sở nắm bắt được đặc điểm và nguyên nhân của từng hạn chế, nhà quản lý có thể có biện pháp thích hợp để kiểm soát hạn chế này ở mức độ tối thiểu nhằm phát huy tối đa tác dụng của hệ thống KSNB trong tổ chức. 1.4. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ YÊU CẦU, MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN 1.4.1. Đặc điểm chung về công ty cổ phần 1.4.1.1. Khái niệm về công ty cổ phần Theo điều 77 Luật Doanh nghiệp 2005 của Quốc hội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2005, CTCP được định nghĩa như sau: Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó: Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần; Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa; Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp; Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 81 và khoản 5 Điều 84 của Luật này. CTCP có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. CTCP có quyền phát hành chứng khoán các loại để huy động vốn. Bộ máy tổ chức quản lý CTCP bao gồm: Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ công ty quy định, trong đó có việc thông qua các Báo cáo tài chính hàng năm và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo. Đại hội đồng cổ đông sẽ bầu ra HĐQT và Ban kiểm soát của công ty. Hội đồng quản trị : Là cơ quan quản lý có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. HĐQT có trách nhiệm bổ nhiệm và giám sát giám đốc và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do luật pháp và điều lệ công ty, các quy chế nội bộ của công ty và Nghị quyết đại hội đồng cổ đông quy định. Ban kiểm soát : Là cơ quan trực thuộc đại hội đồng cổ đông, do đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, Báo cáo tài chính của công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Ban Giám đốc. Ban Giám đốc: Ban Giám đốc của công ty gồm có giám đốc, các phó giám đốc điều hành. Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và điều lệ của công ty. 1.4.1.2. Đặc trưng và tính ưu việt của công ty cổ phần Khả năng hoạt động của CTCP rất rộng, trong hầu hết lĩnh vực, ngành nghề. Mỗi cổ đông của CTCP tùy theo khả năng có thể góp một hoặc nhiều cổ phần. Điều này tạo ra khả năng huy động nguồn vốn nhanh, với khối lượng lớn trong xã hội thông qua phát hành cổ phiếu. Đây là đặc điểm riêng có của CTCP. Vốn cổ phần được tự do chuyển nhượng, thừa kế, chuyển đổi theo quy định của pháp luật và điều lệ của công ty. Vì vậy phạm vi đối tượng được tham gia CTCP là rất rộng, ngay cả cán bộ công chức cũng có quyền mua cổ phiếu của CTCP. Chế độ trách nhiệm của CTCP là chế độ trách nhiệm hữu hạn, các cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn góp nên mức độ rủi ro của các cổ đông không cao. Vì vậy mà CTCP có những ưu điểm nổi trội sau: CTCP có khả năng huy động vốn nhanh chóng, kịp thời với quy mô lớn đáp ứng cho nhu cầu mở rộng sản xuất, kinh doanh. Người mua cổ phần không có quyền rút vốn ở công ty mà chỉ chuyển nhượng cổ phiếu trên thị trường chứng khoán, do vậy số vốn được bảo toàn, CTCP sẽ đảm bảo được tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Vốn đầu tư có thể được chuyển dịch giữa các nhà đầu tư trong và ngoài doanh nghiệp, tính chất xã hội hoá vốn hoạt động kinh doanh rất cao, tạo ra khả năng sử dụng vốn linh hoạt, có hiệu quả. Bên cạnh đó CTCP có quan hệ trực tiếp tới sự phát triển tín dụng, ngân hàng. Sự phát triển CTCP là biểu hiện của sự phát triển đầy đủ của chế độ tín dụng, có nghĩa là tiền vốn của các nhà đầu tư được lưu thông liên tục trong mạng lưới nền kinh tế, ví như huyết quản của một cơ thể sống . Phương thức quản lý CTCP tạo ra sự ràng buộc và giám sát lẫn nhau giữa đại hội đồng cổ đông, HĐQT, Ban kiểm soát và Ban Giám đốc điều hành. Đây là phương thức quản lý chặt chẽ. CTCP được phát hành cổ phiếu, trái phiếu và thường là do nhiều cá nhân, tổ chức nắm giữ. Mặt khác, các cổ phiếu có thể chuyển nhượng, người đầu tư có thể mua cổ phiếu của nhiều công ty khác nhau, nhiều lĩnh vực khác nhau do vậy sự rủi ro được phân tán, giảm bớt tổn thất cho nhà đầu tư. CTCP với cơ chế phân tán rủi ro trong kinh doanh sẽ hạn chế một cách hiệu quả những tác động tiêu cực về kinh tế - xã hội khi công ty rơi vào tình trạng phá sản. Tuy nhiên, CTCP vẫn còn những mặt trái của nó, thể hiện trên các điểm: Việc thành lập CTCP phức tạp hơn các loại hình công ty khác do bị ràng buộc chặt chẽ bởi các quy định của pháp luật, đặc biệt là về chế độ quản lý, chế độ tài chính kế toán. Sau khi đã được thành lập thì việc hoạt động của CTCP để đảm bảo phát triển và tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật cũng là một bài toán khó. Mặc dù các cổ đông đều có quyền và nghĩa vụ đối với hoạt động của công ty, nhưng các cổ đông lớn vẫn có điều kiện để thao túng hoạt động cũng như chiến lược phát triển của công ty. Mức độ can thiệp vào hoạt động kinh doanh tùy thuộc vào số cổ phiếu mà cổ đông nắm giữ, do đó người nắm giữ nhiều cổ phiếu sẽ có quyền quyết định. Việc quản lý điều hành CTCP rất phức tạp do số lượng cổ đông rất lớn, có thể dẫn đến tình trạng các nhóm cổ đông đối kháng nhau về lợi ích. Để hạn chế được những khiếm khuyết trên cũng như phát huy được ưu thế của CTCP thì cơ cấu tổ chức của công ty phải thực sự chặt chẽ và đủ mạnh. Một trong những yếu tố cơ bản xác định cơ cấu công ty đã đủ mạnh và hiệu quả hay chưa chính là hệ thống KSNB của công ty. 1.4.2. Mục tiêu, yêu cầu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần KSNB là một chức năng thường xuyên trong công ty và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của công ty: Mục tiêu thứ nhất là bảo vệ tài sản của công ty Khối lượng tài sản CTCP rất lớn và thuộc sở hữu của rất nhiều cổ đông – là tài sản chung. Tuy vậy các cổ đông lại không trực tiếp quản lý tài sản và nắm rõ được đặc điểm tài sản của công ty. Do đó bảo vệ tài sản của công ty là một việc làm tất yếu. Mục tiêu thứ hai là đảm bảo độ tin cậy của các thông tin Một đặc trưng nổi bật của CTCP đó là sự tách biệt rõ ràng giữa quyền sở hữu, quyền quản lý và quyền kiểm soát. Các chủ sở hữu công ty chỉ nắm được tình hình của công ty gián tiếp thông qua các Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Mặt khác, số lượng cổ đông nhỏ lẻ là rất lớn, danh tính lại thay đổi thường xuyên do đặc điểm dễ chuyển giao quyền sở hữu. Do vậy CTCP phải công bố công khai, minh bạch và trung thực kết quả hoạt động của công ty cho các cổ đông bên ngoài, phục vụ cho họ trong việc ra các quyết định kịp thời. Chính vì vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. Đây là một mục tiêu vô cùng quan trọng, có tính chất sống còn đối với CTCP trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay. Mục tiêu thứ ba là tuân thủ pháp luật và các quy định, chính sách, chế độ, thể lệ, quy tắc của công ty Một trong những lý do để tồn tại hệ thống KSNB trong công ty là nhằm đảm bảo công ty hoạt động đúng quy định của pháp luật, cũng như phát triển theo đúng hướng công ty đã đề ra trong điều lệ, quy định của công ty. Cụ thể hệ thống KSNB cần: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của công ty; Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của công ty; Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Mục tiêu thứ tư là đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý. CTCP có khả năng huy động vốn với quy mô lớn trong thời gian ngắn, số lượng người sở hữu trong công ty là không giới hạn và luôn luôn biến động. Khác với các doanh nghiệp khác ví dụ như đối với doanh nghiệp Nhà nước việc lãi lỗ của doanh nghiệp hoàn toàn do Nhà nước chịu nhưng trong CTCP việc lãi lỗ ảnh hưởng đến quyền lợi của từng cá nhân, từng cổ đông, có tầm ảnh hưởng rộng khắp thậm chí toàn xã hội. Do đó yêu cầu kiểm soát rất cao đòi hỏi các quá trình kiểm soát trong công ty phải được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực của công ty. Điều này được thể hiện ở chỗ ngoài nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát các hoạt động của công ty, hệ thống KSNB cần chỉ ra được những mặt còn tồn tại của công ty và đưa ra được các giải pháp khắc phục để nâng cao hiệu quả. Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI VÀ CHỌN MẪU ĐIỀU TRA 2.1.1. Đặc điểm của công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà Nội Hà Nội là trung tâm của vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc đồng thời là trung tâm kinh tế lớn thứ hai cả nước (chỉ sau TP Hồ Chí Minh). Với những lợi thế về nhiều mặt như kết cấu hạ tầng tương đối tốt, tập trung nguồn nhân lực với chất lượng tương đối cao, thu hút được nguồn lực đầu tư cả trong và ngoài nước lớn v.v... nên trong những năm qua Hà Nội đã đạt được thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực kinh tế- xã hội. Trong giai đoạn 2002- 2007, tốc độ tăng trưởng GDP của Hà Nội đạt trung bình 10,12%/năm. Hà Nội là một trong những địa phương đóng góp lớn vào sự tăng trưởng chung của cả nước: “với 3,7% dân số và 0,3% diện tích đất liền so với cả nước, năm 2007, Hà Nội đã đóng góp trên 8% GDP, trên 10% giá trị sản xuất công nghiệp, trên 8% kim ngạch xuất khẩu, khoảng 13,8% tổng thu NSNN” [3]. Để đạt những thành tựu nêu trên không thể không kể đến sự đóng góp lớn của các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thủ đô, trong đó có số lượng không nhỏ các CTCP. Theo số liệu điều tra doanh nghiệp của Cục thống kê Thành phố Hà Nội, cho thấy cùng với sự phát triển kinh tế xã hội của thủ đô, số lượng các CTCP đã gia tăng nhanh chóng: nếu như năm 2005 con số này mới chỉ dừng lại ở 4718 công ty thì đến năm 2007 đã là 9067 công ty (tăng gần gấp đôi so với năm 2005). Điều đó cho thấy loại hình CTCP đang ngày càng phát triển trên địa bàn Hà nội. Hiện nay, các CTCP trên địa bàn Thành phố Hà Nội đang phát triển hết sức mạnh mẽ, tập trung vào một số ngành như: thương mại chiếm khoảng 37% có tỷ trọng lớn nhất; kế đó là ngành xây dựng (chiếm khoảng 18%); công nghiệp ( chiếm 11%); vận tải (chiếm 7%); ngành nông lâm thủy sản không đáng kể chỉ (chiếm gần 1%); các ngành kinh tế khác như đầu tư tài chính, ngân hàng, bảo hiểm …(chiếm 26%). Cơ cấu các CTCP phân chia theo ngành nghề cụ thể như sau: Bảng 2.1 Biến động của công ty cổ phần tại Hà nội theo ngành nghề kinh doanh Nguồn số liệu: Cục thống kê Thành phố Hà nội Những con số trên đây đã phần nào phản ánh được sự phát triển đa dạng của các CTCP, phù hợp với xu thế phát triển kinh tế xã hội của Thủ đô. Mặc dù đang phát triển ngày càng nhanh về số lượng tuy nhiên, trên thực tế hầu hết các CTCP trên địa bàn Hà Nội là các công ty có quy mô nhỏ, vốn điều lệ của các công ty này đa phần từ 50 tỷ đồng trở xuống, chiếm tới hơn 96%, các công ty có vốn từ 50 đến 200 tỷ đồng chiếm gần 3%, còn các công ty có quy mô vốn lớn hơn 200 tỷ đồng chỉ chiếm gần 1%. Bảng 2.2 Biến động của công ty cổ phần tại Hà nội theo quy mô vốn Nguồn số liệu: Cục thống kê Thành phố Hà nội Đi đôi với sự gia tăng về số lượng các CTCP trên địa bàn Thành phố Hà nội, đó là sự tăng trưởng về chất lượng, được phản ánh qua các chỉ tiêu kết quả kinh doanh và mức nộp ngân sách Nhà nước của các CTCP trong 3 năm gần đây. Bảng 2.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần tại Hà nội Nguồn số liệu: Cục thống kê Thành phố Hà nội Qua số liệu của Cục thống kê Thành phố Hà nội cho thấy doanh thu thuần mỗi năm tăng thêm xấp xỉ 50% so với năm trước; nếu năm 2005 doanh thu thuần đạt 81.335 tỷ đồng, thì sang năm 2006 đạt tới 123.537 tỷ đồng, và đến năm 2007 đã tăng lên 183.951 tỷ đồng. Doanh thu tăng kéo theo lợi nhuận trước thuế tăng, năm 2007 lợi nhuận trước thuế của các CTCP tăng đột biến lên đến 4 lần so với năm 2005. Với kết quả kinh doanh đạt được các CTCP trên địa bàn Hà Nội đã đóng góp đáng kể vào Ngân sách Nhà nước. Trong năm 2007 mức đóng góp là 8.212 tỷ đồng mức cao nhất trong vòng 3 năm trở lại đây. 2.1.2 Chọn mẫu điều tra Theo số liệu của Cục thống kê Thành phố Hà Nội thì tính đến hết năm 2007, trên địa bàn Thành phố Hà Nội có tổng cộng 9.067 CTCP lớn nhỏ đang hoạt động trên khắp các lĩnh vực. Như vậy số lượng CTCP của Hà Nội là tương đối lớn tuy nhiên đại đa số là những công ty có quy mô nhỏ và chưa có hệ thống KSNB. Vì vậy, theo nội dung cũng như phạm vi của đề tài, tôi tiến hành nghiên cứu trực tiếp tại hai CTCP bao gồm CTCP Xà phòng Hà nội (HASO) trực thuộc Tổng công ty hóa chất Việt Nam, tiền thân là công ty Nhà nước cổ phần hóa chuyển hình thức hoạt động sang CTCP, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất (sản xuất, kinh doanh chất tẩy rửa) trực tiếp sản xuất ra vật chất phục vụ xã hội và CTCP Đầu tư tài chính Bất động sản TÔGI (TÔGI) ngay từ khi thành lập đã được thành lập và hoạt động dưới hình thức CTCP, tập trung kinh doanh chủ yếu vào lĩnh vực tài chính và đầu tư tài chính vốn (đầu tư chứng khoán, đầu tư kinh doanh bất động sản,...) thuộc thượng tầng xã hội mà không thực hiện công việc sản xuất trực tiếp. Bên cạnh đó, tôi đã tiến hành gửi phiếu điều tra tới 50 CTCP có quy mô vừa và lớn (có vốn điều lệ trên 50 tỷ đồng) trên địa bàn Thành phố Hà nội và nhận được 15 phiếu trả lời. Trong đó, có 03 công ty thuộc lĩnh vực sản xuất; có 04 công ty thuộc lĩnh vực thương mại dịch vụ; có 04 công ty thuộc lĩnh vực xây dựng; 01 công ty thuộc lĩnh vực đầu tư tài chính; 02 công ty thuộc lĩnh vực công nghiệp; và 01 công ty thuộc lĩnh vực nông lâm thủy sản. Đây là những công ty có quy mô vừa, độc lập trong công tác tài chính kế toán, hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau, điều này sẽ mang lại cái nhìn phong phú và tổng quan hơn về hệ thống KSNB của các CTCP trên địa bàn Thành phố Hà nội. Để bài viết dễ theo dõi, sau đây tôi xin trình bày theo hình thức bám sát vào từng yếu tố của hệ thống KSNB, áp dụng vào thực tế tại 02 công ty mà tôi thực hiện nghiên cứu và các CTCP nằm trong diện khảo sát. 2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI. 2.2.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố mang tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Môi trường kiểm soát được thể hiện qua các nội dung cơ bản sau: Một là đặc thù quản lý Đặc thù quản lý đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động công ty của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức kiểm tra, kiểm soát trong công ty. Đối với HASO Có thể nói một trong những ưu điểm nổi trội của HASO là hiện nay toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của Công ty đều được thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000. Nhờ vậy mà toàn bộ quá trình sản xuất của Công ty đảm bảo được kiểm soát từ trên xuống dưới. Cơ cấu tổ chức của Công ty được xây dựng định hướng theo ISO, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng, nhờ vậy mà từ cán bộ đến nhân viên đều hiểu rõ công việc, quyền hạn và nghĩa vụ của mình. Bên cạnh đó Công ty cũng xây dựng một hệ thống các nội quy, quy chế tương đối hoàn thiện, rõ ràng, dễ hiểu và dễ thực hiện do đó tạo điều kiện để tất cả cán bộ công nhân viên trong Công ty thực hiện triệt để và nghiêm túc, làm gia tăng hiệu quả công việc cũng như tăng cường hiệu quả cho công tác KSNB. Việc xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO và việc ban hành hệ thống các nội quy, quy chế thể hiện ý thức và trách nhiệm của Ban Giám đốc cũng như đội ngũ quản lý Công ty về tầm quan trọng và sự cần thiết của hệ thống KSNB trong Công ty. HASO tiền thân là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam. Sau khi chuyển đổi sang hoạt động dưới hình thức CTCP cho đến nay, vốn Nhà nước tại Công ty vẫn chiếm 80% vốn điều lệ và đến thời điểm hiện nay, các chức vụ quan trọng trong Công ty đều do Tổng Công ty bổ nhiệm. Hiện nay, Giám đốc Công ty kiêm giữ chức vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT), đồng thời là đại diện phần vốn của Tổng Công ty tại Công ty. Lợi ích của việc này là mọi sự chỉ đạo, ý chí của Tổng Công ty đều dễ được quán triệt và thực hiện một cách nhanh chóng và dễ thống nhất về mặt ý chí. Tuy nhiên, cũng chính vì vậy mà hầu hết các hoạt động của Công ty đều chịu sự chi phối của Tổng Công ty, điều này đôi khi làm hạn chế tính chủ động, sáng tạo của Ban lãnh đạo Công ty cũng như hạn chế cơ hội tham gia, đóng góp ý kiến của các cổ đông khác. Điều này không thật sự tốt cho sự phát triển về lâu dài của một CTCP. Hơn nữa, Công ty lại chỉ có 01 Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật, chính vì vậy hầu hết các vấn đề đều tập trung giải quyết bởi Giám đốc, như vậy các quyết định đưa ra có thể mang nhiều tính chủ quan của Giám đốc mà thiếu đi sự đóng góp ý kiến nhất là sự kiểm tra giám sát của các thành viên khác trong ban quản lý. Đối với TÔGI Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính và đầu tư tài chính là chủ yếu, một lĩnh vực hết sức nhạy cảm và nhiều rủi ro, đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế thế giới và nền kinh tế trong nước đang đứng trước rất nhiều thử thách như hiện nay, TÔGI luôn đề cao phương châm “bảo toàn và phát triển nguồn vốn” coi “đầu tư an toàn” là mục tiêu cao nhất sau đó là “phát triển hiệu quả nguồn vốn”. Ý thức được những rủi ro và thách thức của hoạt động tài chính và đầu tư tài chính và với quan điểm như vậy nên TÔGI đã và đang đưa ra nhiều biện pháp hạn chế rủi ro trong hoạt động đầu tư, có thể nói Ban lãnh đạo TÔGI rất thận trọng với các loại rủi ro đầu tư tài chính, không ngừng cải tiến, xây dựng, triển khai nhiều biện pháp để ngăn ngừa, hạn chế, xử lý các loại rủi ro trong hoạt động đầu tư nhằm bảo đảm hoạt động đầu tư luôn an toàn và hiệu quả. Chính vì vậy, Ban lãnh đạo Công ty rất coi trọng việc xây dựng một hệ thống KSNB tốt đảm bảo phòng ngừa những rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động đầu tư và mục tiêu lợi nhuận của công ty. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo Công ty rất quan tâm đến việc tạo dựng văn hóa Công ty, tạo dựng niềm tin, tinh thần luôn gắn bó với Công ty của toàn bộ cán bộ công nhân viên Công ty khiến họ làm việc nghiêm túc, khẩn trương, chuyên nghiệp, chấp hành nội quy, quy định của Công ty. Là Công ty hoạt động trong lĩnh vực đầu tư tài chính với cơ cấu gọn nhẹ, không nhiều cổ đông nên việc triển khai hệ thống KSNB có nhiều thuận lợi. Tuy nhiên, cũng chính vì số lượng cổ đông nhỏ, lại cộng với việc Ban quản trị là những cá nhân rất giỏi về chuyên môn nghiệp vụ nên đôi khi quyền lợi của cổ đông, nhất là các cổ đông thiểu số rất khó được đảm bảo. Việc xây dựng và thực thi hệ thống KSNB phụ thuộc rất nhiều và ý chí và đạo đức của Ban quản trị, nên việc xây dựng như thế nào và thực hiện đến đâu rất khó để các cổ đông khác và nhà đầu tư nắm rõ được. Đối với các CTCP nằm trong diện khảo sát khác Mỗi công ty xây dựng chiến lược phát triển và triết lý kinh doanh khác nhau song đều hướng tới mục tiêu phát triển bền vững, phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro; do đó tất cả mọi hoạt động Công ty luôn theo đuổi mục đích này. Việc xây dựng một hệ thống KSNB vững mạnh nhằm mục tiêu hạn chế rủi ro cho Công ty. Với quan điểm như vậy nên Ban lãnh đạo các công ty nhận thức rõ tầm quan trọng, sự cần thiết và những lợi ích của hệ thống KSNB mang lại. Ý chí của các nhà quản lý ảnh hưởng lớn đến quan niệm, ý thức trách nhiệm của mỗi cán bộ, nhân viên trong việc chấp hành kỷ luật cũng như tuân thủ quy trình KSNB. Chính vì vậy, các nhà quản lý của các công ty cần phải lựa chọn kỹ càng cả về mặt năng lực chuyên môn cũng như phẩm chất đạo đức. Kết quả điều tra thực tế tại 15 CTCP cho thấy Ban lãnh đạo của các công ty này đã bước đầu nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB. Tuy nhiên, trong bối cảnh chung của nền kinh tế đất nước, khi mà hình thức CTCP mới thật sự đi vào đời sống kinh tế xã hội chưa lâu thì việc vận hành để công ty hoạt động sao cho hiệu quả, phát huy được hết ưu điểm của hình thức CTCP đồng thời hạn chế được hết những nhược điểm của hình thức công ty này là một nhiệm vụ hết sức lớn lao và khó khăn đặt ra cho các nhà quản trị cũng như ban điều hành của từng doanh nghiệp. Trong bối cảnh còn nhiều điều mới mẻ và khó khăn như vậy, để ý thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB và xây dựng được một hệ thống KSNB tốt đã là công việc khó khăn, để thực thi và phát huy hiệu quả của hệ thống đó lại càng khó hơn nữa. Chính vì vậy, trên thực tế, mặc dù ở các mức độ khác nhau, các nhà quản trị và ban điều hành của các CTCP đã ý thức được vai trò cũng như lợi ích của công tác KSNB nhưng số lượng các công ty thật sự nhận thức được một cách sâu sắc và vận hành có hiệu quả thì còn tương đối hạn chế. Hai là cơ cấu tổ chức công ty Cơ cấu tổ chức được xây dựng một cách hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ công ty. Đối với HASO Cơ cấu tổ chức của công ty thể hiện qua sơ đồ sau Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần Xà phòng Hà nội Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Tài chính - Kế toán Phòng Kế hoạch - thị trường Phòng Tổ chức-Hành chính Phòng Kỹ thuật - Dự án Phân xưởng Xà phòng thơm Phân xưởng Tẩy rửa Phân xưởng Bao bì nhựa Phân xưởng Cơ điện Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty, toàn quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty và có nhiệm vụ: thông qua Điều lệ, phương hướng hoạt động kinh doanh của Công ty; bầu, bãi nhiệm HĐQT và Ban kiểm soát; các nhiệm vụ khác do Điều lệ Công ty quy định. Hội đồng quản trị: Trách nhiệm và quyền hạn của HĐQT được quy định cụ thể tại điều 18, chương VII, mục “Hội đồng quản trị”, bản “Điều lệ Công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội”. Ban kiểm soát: Trách nhiệm và quyền hạn của Ban kiểm soát quy định cụ thể tại điều 26, chương X “Ban kiểm soát” bản “Điều lệ Công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội” Ban Giám đốc: Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty; điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao; tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT; tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty; kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của Công ty; quyết định nguồn lực cần thiết để duy trì hệ thống chất lượng; điều hành các cuộc xem xét của lãnh đạo về hệ thống chất lượng; phân công chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho các trưởng bộ phận. Phó Giám đốc kỹ thuật phụ trách khối kỹ thuật & khối sản xuất; phụ trách chung các vấn đề liên quan đến an toàn, sức khỏe và môi trường; phụ trách việc thực hiện các chương trình đào tạo và công tác sáng kiến cải tiến kỹ thuật; chỉ đạo thực hiện các kế hoạch hàng năm về sản lượng, trang bị kỹ thuật, đào tạo kỹ thuật cho công nhân, đổi mới sản phẩm để phát triển sản xuất, giám sát việc tiêu hao định mức tại các phân xưởng; lập chính sách và mục tiêu chất lượng; đề xuất nguồn lực cần thiết để duy trì và giám sát hệ thống chất lượng; điều hành các cuộc xem xét của lãnh đạo về hệ thống chất lượng (khi được Giám đốc ủy quyền); đại diện lãnh đạo về chất lượng của Công ty. Phòng Tổ chức - Hành chính: Có chức năng, nhiệm vụ xác định các yêu cầu trình độ chuyên môn cho cán bộ nhân viên; tổ chức sử dụng lao động khoa học, hợp lý; xác định và xây dựng các tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, chuyên môn, nghiệp vụ; lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động đào tạo cán bộ công nhân viên; tổ chức và quản lý công tác hành chính; thực hiện việc bảo vệ tài sản của công ty, bảo đảm an ninh chính trị, phòng chống cháy nổ; bảo quản, sử dụng tốt các trang thiết bị được cấp; quản lý lao động đang làm việc tại công ty và điều động lao động làm việc tại công ty, đáp ứng với yêu cầu của sản xuất - kinh doanh; xác định nhu cầu và tuyển dụng lao động bổ sung nguồn lực phục vụ sản xuất kinh doanh. Phòng Kế hoạch - Thị trường: Có chức năng, nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, ngắn hạn; giao kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất của các phân xưởng; xác định các yêu cầu của khách hàng, đầu mối xem xét các yêu cầu đối với sản phẩm; thông tin liên lạc với khách hàng, tham gia tiếp nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng; đánh giá sự thoả mãn của khách hàng; quản lý kho tàng và phương tiện vận chuyển; thực hiện kiểm kê, lưu giữ, bảo quản xuất nhập nguyên liệu vật tư; làm thủ tục cần thiết để xuất nhập khẩu sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu của công ty; lập hợp đồng và theo dõi việc thực hiện hợp đồng; làm thủ tục giao hàng cho khách; tham gia xử lý khiếu nại của khách hàng và đánh giá sự thoả mãn của khách hàng; tham gia kiểm soát sản phẩm do khách hàng cung cấp; bán hàng, tiếp thị, thu hồi công nợ. Phòng Tài chính - Kế toán: Có chức năng, nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản._. dựng các mục tiêu kiểm toán và phạm vi công việc Thứ hai là thu thập thông tin cơ bản về các hoạt động sẽ được kiểm toán Thứ ba là xác định những nguồn cần thiết để thực hiện cuộc kiểm toán Thứ tư là liên hệ với những người cần biết về cuộc kiểm toán Thứ năm là khi thích hợp thực hiện một cuộc khảo sát tại chỗ để làm quen với những hoạt động và những công việc kiểm soát sẽ được kiểm toán, để xác định những lĩnh vực trọng điểm kiểm toán và mời những bộ phận được kiểm toán nhận xét và kiến nghị Thứ sáu là viết chương trình kiểm toán Thứ bảy là xác định kết quả kiểm toán sẽ được thông báo như thế nào ?, khi nào ?, và cho những ai ? Thứ tám là nhận được sự phê duyệt kế hoạch kiểm toán Công việc tiếp theo kiểm toán viên nội bộ phải thực hiện đó là kiểm toán viên nội bộ phải thu thập, phân tích, giải thích và chọn lọc thông tin để xác minh kết quả kiểm toán. Quá trình kiểm tra và đánh giá thông tin như sau: Thông tin phải được thu thập về tất cả các vấn đề liên quan đến mục tiêu kiểm toán và phạm vi công việc; Thông tin phải đầy đủ, cơ yếu, thích hợp và hữu ích để tạo ra cơ sở vững chắc cho những phát hiện và kiến nghị kiểm toán; Các thủ tục kiểm toán, kể cả phương pháp trắc nghiệm và chọn mẫu được sử dụng, phải được lựa chọn trước, có thể áp dụng ở đâu, được mở rộng, hoặc được thay đổi như thế nào nếu hoàn cảnh cho phép; Quá trình thu thập, phân tích, giải thích và lập thành tài liệu các thông tin phải được giám sát để đưa ra khẳng định hợp lý rằng tính khách quan của kiểm toán viên được giữ vững và đáp ứng được các mục tiêu kiểm toán; Hồ sơ kiểm toán là những văn bản kiểm toán phải do kiểm toán viên soạn thảo và được lãnh đạo của bộ phận kiểm toán nội bộ xem xét. Hồ sơ kiểm toán đó phải ghi chép thông tin nhận được, các phân tích đã thực hiện và phải xác nhận cơ sở hình thành các phát hiện và kiến nghị cần được báo cáo. Tiếp đến kiểm toán viên nội bộ phải báo cáo kết quả công việc kiểm toán của họ. Một báo cáo được soạn và ký tên phải được đưa ra sau khi hoàn thành công việc thẩm tra về kiểm toán. Kiểm toán viên nội bộ phải trao đổi ý kiến về những kết luận và kiến nghị với Ban Giám đốc hữu quan trước khi đưa ra các báo cáo cuối cùng. Báo cáo này phải thể hiện được tính khách quan, rõ ràng, súc tích, có tính xây dựng và kịp thời. Báo cáo phải trình bày mục đích, phạm vi và kết quả của cuộc kiểm toán ; và ở phần thích hợp báo cáo phải bày tỏ ý kiến của kiểm toán viên. Mặt khác, báo cáo phải có những kiến nghị đề ra những cải tiến có thể, công nhận kết quả đạt được và đưa ra hành động khắc phục… Năm là quản lý bộ phận kiểm toán nội bộ: Người phụ trách KTNB phải quản lý đúng đắn bộ phận KTNB. Người phụ trách KTNB chịu trách nhiệm quản lý tốt bộ phận mình sao cho: Thứ nhất là công việc kiểm toán đạt được mục đích và trách nhiệm đã được Ban Giám đốc thông qua và HĐQT phê duyệt; Thứ hai là các nguồn lực của bộ phận KTNB được sử dụng tối đa và có hiệu quả; Thứ ba là công việc kiểm toán phù hợp với các chuẩn mực hành nghề KTNB. 3.3.8. Một số kiến nghị 3.3.8.1. Kiến nghị với Bộ Tài chính Việc xây dựng bộ phận KTNB vẫn còn nhiều mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các CTCP nói riêng. Những quy định pháp lý chính thức đánh dấu sự ra đời của hoạt động KTNB trong các doanh nghiệp Nhà nước được ban hành trong quy chế KTNB theo Quyết định số 832-TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997. Ngày 16 tháng 04 năm 1998, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 52/1998-TT/BTC hướng dẫn tổ chức bộ máy KTNB ở các doanh nghiệp Nhà nước. Nhưng do bất cập trong quy định nên Thông tư này đã được thay thế bằng Thông tư 171/1998-TT/BTC ngày 22/12/1998 của Bộ Tài chính. Theo chuẩn mực kiểm toán số 610 – Sử dụng tư liệu của kiểm toán nội bộ – ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Như vậy, Bộ Tài chính mới ban hành thông tư hướng dẫn tổ chức bộ máy KTNB trong các doanh nghiệp Nhà nước, mà chưa có đối với mô hình CTCP. Do đó, Bộ Tài chính cần tạo dựng đầy đủ và hoàn thiện khung pháp lý cho việc xây dựng bộ máy KTNB trong mô hình CTCP - một mô hình doanh nghiệp có một số đặc điểm khác biệt nhiều so với doanh nghiệp Nhà nước. 3.3.8.2. Kiến nghị với các công ty cổ phần Về phía lãnh đạo của các công ty đặc biệt là lãnh đạo cấp cao nhất phải thể hiện sự quyết tâm trong việc thiết lập và duy trì một hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu trong công ty. Đây là điều kiện hết sức quan trọng, các giải pháp có được thực hiện hay không và thực hiện có hiệu quả hay không là tùy thuộc vào sự quyết tâm của các cấp lãnh đạo trong các công ty. Sự quyết tâm của cấp lãnh đạo thể hiện trên nhiều phương diện, cụ thể như sau: Chỉ đạo cho các bộ phận liên quan rà soát, sửa đổi bổ sung hoàn thiện hệ thống quy chế KSNB trong công ty. Sẵn sàng thay đổi và đón nhận cái mới, cái tích cực Coi con người là trung tâm của sự phát triển, có sự thay đổi cơ bản trong cách dùng người đặc biệt là những người trẻ, tài năng và tâm huyết. Ngoài ra, các công ty cần thực hiện tốt công tác tuyên truyền, giáo dục ý thức của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Chính những người thực thi các chính sách, các giải pháp về hoàn thiện hệ thống KSNB phải hiểu về hệ thống KSNB, phải nhận thức được vai trò, tác dụng của nó đối với công tác quản lý tài chính của công ty. Có như vậy, các giải pháp hoàn thiện mới thực sự đi vào thực tiễn, được những người thực hiện hưởng ứng và ủng hộ. Từ đó mới phát huy được tác dụng đối với công tác quản lý tài chính cũng như hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Về phía các cổ đông để tăng cường việc giám sát về tình hình tài chính doanh nghiệp, các cổ đông cần chủ động hơn nữa quyền kiểm soát của mình. Các cổ đông cần tập hợp với nhau để tạo nên sức mạnh có ảnh hưởng đến công ty trong việc giám sát HĐQT và Ban Giám đốc điều hành để phát hiện những hành vi không đúng, khiếu nại cảnh báo đến Ban kiểm soát. Trách nhiệm và áp lực từ các cổ đông là rất quan trọng đối với thái độ ứng xử của Ban lãnh đạo các công ty và HĐQT. KẾT LUẬN Nền kinh tế nước ta với xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng mở ra cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội mới nhưng đồng thời cũng đặt ra những thách thức không nhỏ. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt các doanh nghiệp phải tự vươn lên bằng chính sức lực của bản thân mình, KSNB giúp cho các nhà quản trị có đầy đủ các thông tin chính xác về tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình mà từ đó ra các quyết định quản lý, đảm bảo kinh doanh một cách có lãi và phát triển bền vững. Chính vì vậy, việc xây dựng và không ngừng hoàn thiện hệ thống KSNB trở thành một yêu cầu cấp thiết, mang tính thời sự đối với các doanh nghiệp nói chung và các CTCP nói riêng. Các công ty cần hiểu biết rõ về hệ thống KSNB và vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với đặc điểm công ty. Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà Nội” đã trình bày ở trên mong muốn sẽ đóng góp thêm một cách nhìn nhận đánh giá về Hệ thống KSNB trong các CTCP. Trong khuôn khổ luận văn, tác giả chỉ tập trung đi vào những vấn đề chủ yếu sau đây: Luận văn khái quát những vấn đề chung về hệ thống KSNB trong CTCP Luận văn phân tích thực trạng và đánh giá hệ thống KSNB tại 17 CTCP đồng thời khái quát hóa hệ thống KSNB trong mô hình CTCP trên địa bàn Hà Nội. Trên cơ sở lý luận về hệ thống KSNB và thực trạng hệ thống KSNB trong CTCP trên địa bàn Thành phố Hà Nội, luận văn đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB trong CTCP trên địa bàn Thành phố Hà Nội. Với những vấn đề đã được nghiên cứu trong luận văn, tác giả hy vọng sẽ góp phần làm sáng tỏ thêm cơ sở thực tiễn cho việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB trong điều kiện cạnh tranh, hội nhập. Trong quá trình thực hiện, được sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Lê Thị Hòa, sự giúp đỡ của các đồng nghiệp, bạn bè và người thân, với sự nỗ lực của bản thân, Luận văn này là công trình nghiên cứu cụ thể và là tâm huyết của tác giả trong quá trình đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB tại các CTCP trên địa bàn Thành phố Hà Nội. Tuy nhiên, Luận văn khó tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô giáo, đồng nghiệp, bạn bè và độc giả để bài viết của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cám ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Alvin A.Arens James K.Loebbecke (2000), Kiểm toán (Bản dịch), NXB Thống kê. 2. Bộ Tài chính (2001), Quyết định 143/2001/QĐ-BTC ban hành và công bố chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, Trang Web của Bộ Tài chính. 3. Lưu Tiền Hải (2008), “Nâng cao chất lượng tăng trưởng kinh tế của Hà Nội xứng tầm vị thế Thủ đô”, Trang tin điện tử Trung tâm Thông tin và Dự báo Kinh tế - Xã hội Quốc gia- Bộ KH và ĐT, News&cat =12&nid=4237. 4. Khoa Kế toán – Đại học Kinh tế Quốc dân (2001), Kiểm toán tài chính, NXB Tài chính. 5. Khoa Kế toán – Đại học Kinh tế Quốc dân (2001), Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính. 6. TS. Nguyễn Viết Lợi – THS. Đậu Ngọc Châu (2007), Giáo trình Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính. 7. PTS. Nguyễn Minh Phương (1998), Giáo trình kế toán quản trị, NXB Giáo dục. 8. Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2005), Luật doanh nghiệp, Trang Web của Bộ Kế hoạch – Đầu tư. 9. GS.TS. Nguyễn Quang Quynh - TS. Ngô Trí Tuệ (2006), Giáo trình kiểm toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. 10. Victor Z.Brink and Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại (Bản dịch), NXB Tài chính. 11. Website: Diễn đàn kế toán, kiểm toán. 12. Website: Mekong Capital, “Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ”. PHỤ LỤC 01 PHIẾU ĐIỀU TRA Trong quá trình tiến hành nghiên cứu đề tài, tác giả đã xây dựng “Phiếu thu thập ý kiến” nhằm tổng hợp những thông tin về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà Nội. Nội dung như sau: Hà nội, ngày ….. tháng …. năm 2008 Kính gửi: Công ty cổ phần ………… Được sự đồng ý của Ban Giám hiệu trường Đại học Kinh tế quốc dân về việc thực hiện đề tài Luận văn Thạc sỹ kinh tế: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà nội” tôi đã thiết kế phiếu thu thập ý kiến và gửi tới Quý Công ty nhằm tổng hợp những thông tin thực tế về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần trên địa bàn Hà nội. Khi trả lời các câu hỏi, đề nghị Đánh dấu “۷” vào câu trả lời lựa chọn (có thể có nhiều lựa chọn) Bổ sung ý kiến vào phần “ý kiến khác” (nếu có) Tôi xin đảm bảo rằng mọi dữ liệu được cung cấp sẽ không được sử dụng vào bất kỳ mục đích nào ngoài việc tổng hợp thông tin thực tế cho Luận văn của mình. Xin chân thành cám ơn sự hợp tác của Quý công ty! Địa chỉ liên hệ: Lê Thị Luyến - Số 110 Lương Yên - Hai Bà Trưng - Hà Nội Số điện thoại: 0912644840 PHIẾU THU THẬP Ý KIẾN (Về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà nội) Chức vụ của người trả lời: Ngày thành lập công ty : Vốn điều lệ công ty: : Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty : Ban lãnh đạo công ty coi việc thiết lập hệ thống KSNB như thế nào? ڤRất quan trọng ڤKhông quan trọng ڤTương đối quan trọng ڤÝ kiến khác: ………………………. Thành viên ban kiểm soát trong công ty giữ vị trí kiêm nhiệm ڤ100% kiêm nhiệm ڤHoàn toàn không kiêm nhiệm ڤCó một số ít kiêm nhiệm Công ty hiện đã có bộ phận kiểm toán nội bộ chưa? ڤĐã có ڤChưa có Công ty có kế hoạch xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ cho riêng công ty không (trong trường hợp chưa có) ڤChưa có kế hoạch ڤĐang trong quá trình triển khai ڤĐã có kế hoạch nhưng chưa thực hiện ڤÝ kiến khác: Hiện nay các phòng ban trong công ty đã được tách bạch về chức năng và quyền hạn chưa? ڤĐã được tách bạch hoàn toàn ڤCòn một số chức năng vẫn chồng chéo ڤChức năng của nhiều phòng ban vẫn còn chồng chéo ڤÝ kiến khác: Cơ cấu tổ chức của công ty có cho phép hay tạo điều kiện để các phòng ban kiểm tra chéo lẫn nhau không? ڤCó ڤKhông Toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty có được đào tạo thường xuyên để nâng cao trình độ không ڤCó ڤKhông ڤÝ kiến khác: Nhân sự được sử dụng ở các vị trí trong công ty có được làm việc theo đúng chuyên môn đã được đào tạo không? ڤ> 50% được làm việc theo đúng chuyên ngành đào tạo ڤ> 75% được làm việc theo đúng chuyên ngành đào tạo ڤ> 90% được làm việc theo đúng chuyên ngành đào tạo ڤÝ kiến khác: Ban lãnh đạo công ty có được lấy kiến tín nhiệm thường xuyên hay định kỳ không? ڤThường xuyên ڤĐịnh kỳ ڤKhông bao giờ Hệ thống cán bộ hiện nay của công ty đã được bố trí hợp lý hay chưa? ڤRất hợp lý ڤChưa hợp lý ڤTương đối hợp lý ڤÝ kiến khác: ……………………… Công ty có thường xuyên thực hiện xây dựng kế hoạch cho hoạt động của công ty không? ڤKhông xây dựng ڤĐược xây dựng thường xuyên ڤĐôi khi được xây dựng Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch theo đánh giá của công ty ڤRất quan trọng ڤChỉ là hình thức ڤÍt quan trọng ڤÝ kiến khác : ……………………… Kết quả thực hiện thực tế so với kế hoạch xây dựng ڤKhác biệt lớn ڤKhông có sự khác biệt ڤÍt khác biệt Việc thực hiện kế hoạch trong công ty có được theo dõi, kiểm tra thường xuyên không? ڤThường xuyên được kiểm tra sát sao ڤChỉ định kỳ kiểm tra ڤKhông được kiểm tra, giám sát Mức độ am hiểu lĩnh vực tài chính, kế toán của các thành viên ban kiểm soát ڤChuyên sâu ڤSơ qua ڤKhái quát ڤKhông biết gì Năng lực, trình độ của các thành viên Ban kiểm soát ڤTrên đại học ڤCao đẳng ڤĐại học ڤTrung cấp Công ty có xây dựng quy trình công việc cụ thể cho từng hoạt động của công ty không? ڤ100% công việc đều được xây dựng quy trình thực hiện ڤKhông hề có quy trình công việc ڤChỉ có một số công việc được xây dựng quy trình Quy trình công việc được xây dựng có được áp dụng một cách chặt chẽ không ڤÁp dụng rất chặt chẽ ڤLúc có lúc không ڤKhông được áp dụng Quy trình công việc có được có được phố biến và quán triệt tới toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty không? ڤLuôn được phố biến và quán triệt ngay từ khi mới vào làm ڤCó người được phố biến có người không ڤÝ kiến khác: Chính sách tiền lương, thu nhập của công ty được người lao động đánh giá như thế nào? ڤRất hài lòng ڤKhông hài lòng ڤTương đối hài lòng ڤÝ kiến khác: Việc thực hiện đúng theo quy trình công việc có được giám sát chặt chẽ không? ڤLuôn được giám sát chặt chẽ ڤKhông giám sát thường xuyên ڤĐược giám sát một cách tương đối Đánh giá chính sách tuyển dụng lao động như thế nào? ڤĐáp ứng yêu cầu ڤKhông cụ thể, rõ ràng ڤKhông có ڤÝ kiến khác: Công ty có áp dụng cơ chế thuê tuyển Giám đốc và kế toán trưởng không? ڤCó ڤKhông Các cán bộ chủ chốt trong công ty có phải là thành viên trong một gia đình không? ڤCó Ảnh hưởng lớn đến sự minh bạch trong công ty Không ảnh hưởng nhiều đến sự minh bạch trong công ty ڤKhông Nguyên tắc ủy quyền trong công ty có được đảm bảo nghiêm ngặt không? ڤLuôn đươc tuân thủ nghiêm ngặt ڤKhông được tuân thủ nghiêm ngặt ڤĐôi khi có những ngoại lệ ڤÝ kiến khác: Các kiến nghị của KTNB có được công khai hay không và có được thực hiện không? ڤCó ڤKhông Vai trò của bộ phận kiểm toán nội bộ theo đánh giá của công ty ڤRất quan trọng ڤKhông cần thiết/ chưa cần thiết ڤÍt quan trọng ڤÝ kiến khác: Bộ phận kiểm toán nội bộ công ty trực thuộc ڤHội đồng quản trị ڤBan Giám đốc Kiểm toán viên nội bộ có quan hệ ruột thịt với các thành viên ban giám đốc, hoặc nhân viên phòng kế toán không? ڤCó ڤKhông Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ ڤHiệu quả ڤKhông hiệu quả ڤÍt hiệu quả ڤÝ kiến khác: Công ty có tiến hành lập các báo cáo quản trị phục vụ cho công tác quản lý ڤCó ڤKhông Việc luân chuyển chứng từ kế toán có được thực hiện một cách nhanh chóng và khoa học không? ڤCó ڤKhông Việc lập báo cáo tài chính có đúng theo quy định không? ڤCó ڤKhông Nhân viên kế toán có được mang sổ sách chứng từ kế toán về nhà không? ڤCó ڤKhông Tỷ lệ nợ phải thu khó đòi chiếm bao nhiêu % trong tổng công nợ phải thu ڤ3% đến 4% ڤNhỏ hơn 2% ڤTỷ lệ khác ڤKhông biết chính xác Nhân viên phòng kế toán có thay đổi thường xuyên không? ڤCó ڤKhông Kế toán trưởng có nắm giữ nhiều cổ phiếu của công ty hay không? ڤCó ڤKhông Nhân viên kế toán có chịu áp lực nào từ phía ban giám đốc khi lập báo cáo tài chính không? ڤCó ڤKhông Chứng từ kế toán có đầy đủ nội dung theo quy định không? Nếu có chứng từ điện tử thì có mã khoá không? ڤCó ڤKhông Các chữ ký trên chứng từ, sổ sách kế toán có đủ dấu, chữ ký do người có thẩm quyền, hay người được uỷ quyền ký không? ڤCó ڤKhông Các chính sách kế toán có nhất quán giữa các năm không? Nếu có thay đổi thì có giải trình và hợp lý không? ڤCó ڤKhông Hệ thống tài khoản kế toán công ty sử dụng có phù hợp với quy định của Bộ tài chính không? ڤCó ڤKhông Các sổ sách, chứng từ kế toán có được đánh số liên tiếp không? ڤCó ڤKhông Công việc thủ quỹ và kế toán có do một người đảm nhận không? ڤCó ڤKhông Hàng tháng kế toán tiền mặt có đối chiếu với thủ quỹ không? ڤCó ڤKhông Việc kiểm kê quỹ tiền mặt có được thực hiện thường xuyên không? ڤCó ڤKhông Các khoản tiền thu về có được gửi ngay vào ngân hàng không? ڤCó ڤKhông Việc đối chiếu với ngân hàng có được thực hiện hàng tháng, hàng quý không? ڤCó ڤKhông Các khoản tiền ngoại tệ có được theo dõi riêng không? ڤCó ڤKhông Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được ghi chép dựa trên chứng từ không? ڤCó ڤKhông Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được ghi sổ đúng kỳ không? ڤCó ڤKhông Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu, phải trả của khách hàng không? ڤCó ڤKhông Có đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng không? ڤCó ڤKhông Những người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu có được tham gia giao hàng không? ڤCó ڤKhông Công ty có tiến hành lập dự phòng cho những khoản phải thu khó đòi không? ڤCó ڤKhông Cuối kỳ các khoản công nợ có gốc ngoại tệ có được đánh giá lại theo tỷ giá không? ڤCó ڤKhông Công ty có thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo đúng quy định không? ڤCó ڤKhông Bảo vệ công ty có ký xác nhận trên những phiếu nhập hàng và hoá đơn giao hàng không? ڤCó ڤKhông Địa điểm bố trí kho của công ty có an toàn không? ڤCó ڤKhông Hệ thống thẻ kho có được duy trì không? ڤCó ڤKhông Công ty có thực hiện phân loại những khoản mục hàng tồn kho chậm luân chuyển, hư hỏng và lỗi thời không? và có để chúng riêng ra không? ڤCó ڤKhông Công ty có tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho? ڤCó ڤKhông Các phiếu nhập, xuất kho có được ghi sổ kế toán kịp thời không? ڤCó ڤKhông Việc xác định giá trị hàng tồn kho có nhất quán với các năm trước không? ڤCó ڤKhông Công ty có thực hiện kiểm kê tài sản cố định theo quy định không? ڤCó ڤKhông Công ty có mang tài sản cố định đi thế chấp để vay vốn không? ڤCó ڤKhông Công ty có theo doi riêng những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý không? ڤCó ڤKhông Hệ thống thẻ TSCĐ có được duy trì không? ڤCó ڤKhông Ngoài kế toán, công ty có phận nào theo dõi và quản lý danh mục TSCĐ không? ڤCó ڤKhông Khấu hao TSCĐ có được tính theo quy định hiện hành không? ڤCó ڤKhông Việc tính khấu hao TSCĐ có nhất quán với các năm trước không? ڤCó ڤKhông Các thủ tục thanh lý TSCĐ có đúng theo quy trình không? ڤCó ڤKhông Công ty có mua các loại bảo hiểm cho các TSCĐ cần bảo hiểm không? ڤCó ڤKhông PHỤ LỤC 02 TỔNG HỢP KẾT QUẢ PHIẾU ĐIỀU TRA Ban lãnh đạo công ty coi việc thiết lập hệ thống KSNB như thế nào? 93% Rất quan trọng 0% Không quan trọng 7% Tương đối quan trọng 0%Ý kiến khác: Thành viên Ban kiểm soát trong công ty giữ vị trí kiêm nhiệm 73% 100% kiêm nhiệm 7% Hoàn toàn không kiêm nhiệm 20% Có một số ít kiêm nhiệm Công ty hiện đã có bộ phận kiểm toán nội bộ chưa? 7% Đã có 93% Chưa có Công ty có kế hoạch xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ cho riêng công ty không (trong trường hợp chưa có) 67% Chưa có kế hoạch 13% Đang trong quá trình triển khai 20% Đã có kế hoạch nhưng chưa thực hiện 0% Ý kiến khác Hiện nay các phòng ban trong công ty đã được tách bạch về chức năng và quyền hạn chưa? 13% Đã được tách bạch hoàn toàn 67% Còn một số chức năng vẫn chồng chéo 20% Chức năng của nhiều phòng ban vẫn còn chồng chéo 0% Ý kiến khác Cơ cấu tổ chức của công ty có cho phép hay tạo điều kiện để các phòng ban kiểm tra chéo lẫn nhau không? 73% Có 27% Không Toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty có được đào tạo thường xuyên để nâng cao trình độ không 53% Có 47% Không 0% Ý kiến khác Nhân sự được sử dụng ở các vị trí trong công ty có được làm việc theo đúng chuyên môn đã được đào tạo không? 0% > 50% được làm việc theo đúng chuyên ngành đào tạo 80% > 75% được làm việc theo đúng chuyên ngành đào tạo 20% > 90% được làm việc theo đúng chuyên ngành đào tạo 0% Ý kiến khác Ban lãnh đạo công ty có được lấy kiến tín nhiệm thường xuyên hay định kỳ không? 7% Thường xuyên 20% Định kỳ 73% Không bao giờ Hệ thống cán bộ hiện nay của công ty đã được bố trí hợp lý hay chưa? 0% Rất hợp lý 27% Chưa hợp lý 73% Tương đối hợp lý 0% Ý kiến khác: Công ty có thường xuyên thực hiện xây dựng kế hoạch cho hoạt động của công ty không? 0% Không xây dựng 93% Được xây dựng thường xuyên 7% Đôi khi được xây dựng Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch theo đánh giá của công ty 27% Rất quan trọng 66% Chỉ là hình thức 7% Ít quan trọng 0% Ý kiến khác : Các kế hoạch của Công ty bao gồm những kế hoạch gì? Kế hoạch tài chính Kế hoạch tiêu thụ Kế hoạch nhân sự Kế hoạch đầu tư .... Kết quả thực hiện thực tế so với kế hoạch xây dựng 60% Khác biệt lớn 7% Không có sự khác biệt 33% Ít khác biệt Việc thực hiện kế hoạch trong công ty có được theo dõi, kiểm tra thường xuyên không? 13% Thường xuyên được kiểm tra sát sao 74% Chỉ định kỳ kiểm tra 13% Không được kiểm tra, giám sát Mức độ am hiểu lĩnh vực tài chính, kế toán của các thành viên Ban kiểm soát 34% Chuyên sâu 0% Sơ qua 66% Khái quát 0% Không biết gì Năng lực, trình độ của các thành viên Ban kiểm soát 7% Trên đại học 20% Cao đẳng 73% Đại học 0% Trung cấp Công ty có xây dựng quy trình công việc cụ thể cho từng hoạt động của công ty không? 7% 100% công việc đều được xây dựng quy trình thực hiện 13% Không hề có quy trình công việc 80% Chỉ có một số công việc được xây dựng quy trình Quy trình công việc được xây dựng có được áp dụng một cách chặt chẽ không 13% Áp dụng rất chặt chẽ 74% Lúc có lúc không 13% Không được áp dụng Quy trình công việc có được có được phố biến và quán triệt tới toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty không? 27% Luôn được phố biến và quán triệt ngay từ khi mới vào làm 73% Có người được phố biến có người không 0% Ý kiến khác Chính sách tiền lương, thu nhập của công ty được người lao động đánh giá như thế nào? 13% Rất hài lòng 13% Không hài lòng 74% Tương đối hài lòng 0% Ý kiến khác: Việc thực hiện đúng theo quy trình công việc có được giám sát chặt chẽ không? 33% Luôn được giám sát chặt chẽ 0% Không giám sát thường xuyên 67% Được giám sát một cách tương đối Đánh giá chính sách tuyển dụng lao động như thế nào? 60% Đáp ứng yêu cầu 40% Không cụ thể, rõ ràng 0% Không có 0% Ý kiến khác Công ty có áp dụng cơ chế thuê tuyển Giám đốc và kế toán trưởng không? 13% Có 87% Không Các cán bộ chủ chốt trong công ty có phải là thành viên trong một gia đình không? 13% Có Ảnh hưởng lớn đến sự minh bạch trong công ty Không ảnh hưởng nhiều đến sự minh bạch trong công ty 87% Không Nguyên tắc ủy quyền trong công ty có được đảm bảo nghiêm ngặt không? 13% Luôn được tuân thủ nghiêm ngặt 0% Không được tuân thủ nghiêm ngặt 87% Đôi khi có những ngoại lệ 0% Ý kiến khác Các kiến nghị của KTNB có được công khai hay không và có được thực hiện không? 0% Có 100% Không Vai trò của bộ phận kiểm toán nội bộ theo đánh giá của công ty 7% Rất quan trọng 93% Không cần thiết/ chưa cần thiết 0% Ít quan trọng 0% Ý kiến khác Bộ phận kiểm toán nội bộ công ty trực thuộc □Hội đồng quản trị □Ban Giám đốc Kiểm toán viên nội bộ có quan hệ ruột thịt với các thành viên Ban Giám đốc, hoặc nhân viên phòng kế toán không? □Có □Không Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ 0% Hiệu quả 0% Không hiệu quả 100% Ít hiệu quả 0% Ý kiến khác Công ty có tiến hành lập các báo cáo quản trị phục vụ cho công tác quản lý 27% Có 73% Không Việc luân chuyển chứng từ kế toán có được thực hiện một cách nhanh chóng và khoa học không? 87% Có 13% Không Việc lập Báo cáo tài chính có đúng theo quy định không? 100% Có 0 % Không Nhân viên kế toán có được mang sổ sách chứng từ kế toán về nhà không? 0% Có 100% Không Tỷ lệ nợ phải thu khó đòi chiếm bao nhiêu % trong tổng công nợ phải thu 86% (3% đến 4%) 7% Nhỏ hơn 2% 0% Tỷ lệ khác 7% Không biết chính xác Nhân viên phòng kế toán có thay đổi thường xuyên không? 0% Có 100% Không Kế toán trưởng có nắm giữ nhiều cổ phiếu của công ty hay không? 27% Có 73% Không Nhân viên kế toán có chịu áp lực nào từ phía Ban Giám đốc khi lập Báo cáo tài chính không? 73% Có 27% Không Chứng từ kế toán có đầy đủ nội dung theo quy định không? Nếu có chứng từ điện tử thì có mã khoá không? 100% Có 0% Không Các chữ ký trên chứng từ, sổ sách kế toán có đủ dấu, chữ ký do người có thẩm quyền, hay người được uỷ quyền ký không? 100% Có 0% Không Các chính sách kế toán có nhất quán giữa các năm không? Nếu có thay đổi thì có giải trình và hợp lý không? 100% Có 0% Không Hệ thống tài khoản kế toán công ty sử dụng có phù hợp với quy định của Bộ tài chính không? 100% Có 0% Không Các sổ sách, chứng từ kế toán có được đánh số liên tiếp không? 100% Có 0% Không Công việc thủ quỹ và kế toán có do một người đảm nhận không? 7% Có 93% Không Hàng tháng kế toán tiền mặt có đối chiếu với thủ quỹ không? 100% Có 0% Không Việc kiểm kê quỹ tiền mặt có được thực hiện thường xuyên không? 100% Có 0% Không Các khoản tiền thu về có được gửi ngay vào ngân hàng không? 87% Có 13% Không Việc đối chiếu với ngân hàng có được thực hiện hàng tháng, hàng quý không? 100% Có 0% Không Các khoản tiền ngoại tệ có được theo dõi riêng không? 100% Có 0% Không Các nghiệp vụ kinh tế p hát sinh có được ghi chép dựa trên chứng từ không? 100% Có 0% Không Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được ghi sổ đúng kỳ không? 93% Có 7% Không Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu, phải trả của khách hàng không? 100% Có 0% Không Có đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng không? 53% Có 47% Không Những người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu có được tham gia giao hàng không? 13% Có 87% Không Công ty có tiến hành lập dự phòng cho những khoản phải thu khó đòi không? 7% Có 93% Không Cuối kỳ các khoản công nợ có gốc ngoại tệ có được đánh giá lại theo tỷ giá không? 73% Có 27% Không Công ty có thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo đúng quy định không? 100% Có 0% Không Bảo vệ công ty có ký xác nhận trên những phiếu nhập hàng và hoá đơn giao hàng không? 80% Có 20% Không Địa điểm bố trí kho của công ty có an toàn không? 80% Có 20% Không Hệ thống thẻ kho có được duy trì không? 93% Có 7% Không Công ty có thực hiện phân loại những khoản mục hàng tồn kho chậm luân chuyển, hư hỏng và lỗi thời không? và có để chúng riêng ra không? 13% Có 87% Không Công ty có tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho? 7% Có 93% Không Các phiếu nhập, xuất kho có được ghi sổ kế toán kịp thời không? 87% Có 13% Không Việc xác định giá trị hàng tồn kho có nhất quán với các năm trước không? 100% Có 0% Không Công ty có thực hiện kiểm kê tài sản cố định theo quy định không? 100% Có 0% Không Công ty có mang tài sản cố định đi thế chấp để vay vốn không? 67% Có 34% Không Công ty có theo dõi riêng những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý không? 73% Có 27% Không Hệ thống thẻ TSCĐ có được duy trì không? 100% Có 0% Không Ngoài kế toán, công ty có phận nào theo dõi và quản lý danh mục TSCĐ không? 0% Có 100% Không Khấu hao TSCĐ có được tính theo quy định hiện hành không? 100% Có 0% Không Việc tính khấu hao TSCĐ có nhất quán với các năm trước không? 100% Có 0% Không Các thủ tục thanh lý TSCĐ có đúng theo quy trình không? 100% Có 0% Không Công ty có mua các loại bảo hiểm cho các TSCĐ cần bảo hiểm không? 100% Có 0% Không PHỤ LỤC 03 DANH SÁCH CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN HÀNH KHẢO SÁT STT Tên Công ty 1 Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội 2 Công ty Cổ phần Đầu tư Tài chính Bất động sản TÔGI 3 Công ty Cổ phần Kết cấu thép và Xây lắp Công nghiệp Hà Nội 4 Công ty Cổ phần Đầu tư Tài chính Việt Nam 5 Công ty Cổ phần Kỹ thương CSC 6 Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp AB 7 Công ty Cổ phần Hóa chất và Công nghệ nước Quốc tế 8 Công ty Cổ phần Thương Mại và Đầu tư Xây dựng Việt Tín 9 Công ty Cổ phần Công nghệ Viteq Việt Nam 10 Công ty Cổ phần Thép Thuận Phát 11 Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Công trình ngầm Việt Nam 12 Công ty Cổ phần Kartenex 13 Công ty Cổ phần Bảo hộ lao động 14 Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương Mại Việt Trung 15 Công ty Cổ phần Kim loại Vĩnh Bảo 16 Công ty Cổ phần Thương Mại Điện lạnh Á Châu 17 Công ty Cổ phần Nhà Khung thép và Thiết bị Công nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ STT Tên bảng biểu, sơ đồ Trang 1 Bảng 2.1: Biến động của công ty cổ phần tại Hà Nội theo ngành nghề kinh doanh 25 2 Bảng 2.2: Biến động của công ty cổ phần tại Hà Nội theo quy mô vốn 25 3 Bảng 2.3: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần tại Hà Nội 26 4 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội 30 5 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần Đầu tư tài chính bất động sản Tôgi 34 6 Sơ đồ 2.3: Quy trình kiểm soát bán hàng thu tiền tại Công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội 55 7 Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội 58 8 Sơ đồ 2.5: Quy trình kiểm soát hoạt động gia công tại Công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội 61 9 Sơ đồ 2.6: Quy trình kiểm soát đầu tư dự án tại Công ty cổ phần đầu tư tài chính bất động sản Tôgi 64 MỤC LỤC Trang DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CTCP Công ty cổ phần HASO Công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội HĐQT Hội đồng quản trị KSNB Kiểm soát nội bộ KTNB Kiểm toán nội bộ TCKT Tài chính kế toán TNHH Trách nhiệm hữu hạn TÔGI Công ty cổ phần Đầu tư tài chính Bất động sản Tôgi TSCĐ Tài sản cố định WTO Tổ chức Thương Mại Thế Giới ._.