Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ô tô V75 - Bộ Ngoại giao

gân sách. Kế hoạch này gắn bó hàng ngày với mỗi cán bộ công nhân viên và thể hiện một cách chi tiết nhất những hoạt động của doanh nghiệp. Kế hoạch ngân sách góp phần định hướng và đảm bảo cho các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp được lập, thực hiện và đạt đến các mục tiêu mong muốn. Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích, V75 cũng như nhiều doanh nghiệp khác phải quan tâm nhiều đến vấn đề ngân sách của mình. Tuy nhiên, công tác lập và kiểm soát ngân sách tại xí nghiệp hiện nay nặng về hình thức. Các dự báo doanh thu hay chi phí được làm một cách sơ sài. Riêng phần báo cáo ngân sách chỉ có báo cáo kết quả kinh doanh mà không có báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán dự báo. Công tác kiểm soát ngân sách chỉ được tiến hành khi có yêu cầu của cấp trên, và thường được gắn với việc đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh cuối năm. Ngoài ra, người lập kế hoạch ngân sách mới chỉ dừng lại ở việc đưa ra các con số mà không có kế hoạch hành động đi kèm. Công tác lập kế hoạch ngân sách cũng chưa có sự tham gia một cách tích cực của mọi người một phần vì họ chưa thấy được ích lợi và tầm quan trọng của nó. Chính vì những lí do nêu trên, tôi quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao”. Bằng những kiến thức đã học và tìm hiểu kinh nghiệm thực tế, đề tài mong muốn đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Với phạm vi nghiên cứu của đề tài, chuyên đề sẽ tập trung trả lời các câu hỏi như: - Hạn chế của công tác xây dựng ngân sách tại V75 hiện nay như thế nào? - Khả năng đổi mới và giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp? Ngoài lời mở đầu và lời kết luận chuyên đề sẽ bao gồm ba chương: Chương I: Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Chương II: Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Chương III: Một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Gắn kế hoạch hành động và kế hoạch ngân sách là một đề tài mới, có rất ít tài liệu nghiên cứu đi trước, xong đây lại là một xu thế tất yếu để biến các kế hoạch thành hiện thực và gắn bó trách nhiệm của người quản lí cao hơn với kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Do còn chưa có nhiều kinh nghiệm cũng như hạn chế về trình độ, nên bài viết không tránh khỏi sai sót. Tôi rất kính mong nhận được những ý kiến đóng góp để bài viết hoàn thiện hơn. Qua đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy giáo -Th.S Vũ Cương- giảng viên khoa Kế hoạch và Phát triển- trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, cùng các anh chị trong phòng Kế toán-Thống kê- tài chính, cũng như các anh chị trong Xí nghiệp ôtô V75 đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện chuyên đề này. Chương I Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ I. Tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ 1.Một số khái niệm 1.1. Dịch vụ vận tải đường bộ Các doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh có thể lựa chọn hàng hoá hoặc dịch vụ làm phương tiện của mình. Tuy nhiên, khái niệm về dịch vụ thực ra vẫn chưa được định nghĩa một cách thống nhất, mà thường được hiểu là những hoạt động hỗ trợ cho việc kinh doanh hàng hóa. Theo giáo trình: “ Kế toán cho các ngành dịch vụ” định nghĩa: Kinh doanh dịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đời sống cho dân cư cũng như những nhu cầu của sản xuất kinh doanh toàn xã hội. Theo GS.TS Nguyễn Thị Mơ- trong cuốn sách “ Lựa chọn bước đi và giải pháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ – thương mại ”- NXB Lí luận chính trị – 2005, định nghĩa: Dịch vụ là hoạt động của con người được kết thành các loại sản phẩm vô hình và không thể cầm nắm được. Tóm lại, hoạt động dịch vụ rất đa dạng, bao gồm các hoạt động kinh doanh: bưu điện, vận tải, du lịch, may đo, sửa chữa, dịch vụ khoa học kĩ thuật, dịch vụ tư vấn, dịch vụ công cộng, vui chơi, giải trí, chụp ảnh, cho thuê đồ dùng, cắt tóc, giặt là… Căn cứ vào tính chất của dịch vụ người ta có thể chia thành 2 loại dịch vụ: + Dịch vụ có tính chất sản xuất: bao gồm dịch vụ vận tải, bưu điện, may đo, sửa chữa… + Dịch vụ có tính chất không sản xuất: hướng dẫn du lịch, giặt là, chụp ảnh… Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp mà dịch vụ có thể có vai trò khác nhau. Với một doanh nghiệp hoạt động bán hàng hoá là chủ yếu thì dịch vụ là hoạt động hỗ trợ. Còn với các doanh nghiệp dịch vụ thì ngược lại dịch vụ chính là hoạt động mang lại lợi nhuận chính cho công ty. Trong ngành dịch vụ, vận tải đường bộ là một bộ phận không thể tách rời. Dịch vụ vận tải đường bộ là một bộ phận của hệ thống dịch vụ có tính chất sản xuất. Dịch vụ vận tải có thể chia ra thành nhiều loại hình như dịch vụ vận tải đường thuỷ, đường hàng không, đường sắt… Dịch vụ vận tải là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có nhu cầu chủ yếu là vận chuyển hàng hoá và vận chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác. Dịch vụ vận tải đường bộ theo phân loại của WTO bao gồm: + Vận tải hành khách + Vận tải hàng hóa + Cho thuê xe cùng người lái + Bảo dưỡng sửa chữa thiết bị vận tải + Các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đường bộ Doanh nghiệp dịch vụ vận tải là chủ thể kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ trên thị trường nhằm làm tăng giá trị của chủ sở hữu. Tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ, hoạt động dịch vụ là hoạt động chính, chi phối toàn bộ mọi hoạt động khác của doanh nghiệp. 1.2. Ngân sách trong doanh nghiệp. Khi nói đến ngân sách người ta thường nghĩ đến những khoản tiền, và thường nghĩ đến ngân sách nhà nước. Ngân sách trong doanh nghiệp là một thuật ngữ được gắn với ngân sách nhà nước cấp hay quản lí ngân sách của nhà nước tại các doanh nghiệp. Nhưng thực tế thì ngân sách là một cụm từ có ý nghĩa khác hẳn và được sử dụng rộng rãi để biểu thị những kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai, không chỉ của nhà nước mà cho cả các doanh nghiệp thậm chí là ngân sách của gia đình, ngân sách của cá nhân. Ngân sách, đơn giản được định nghĩa là: Theo “ Managing budgets, 2000 Dorling Kindersley Limited” –NXB Trẻ – 2004: ngân sách là một bản những kế hoạch tài chính được chuẩn bị trước 1 khoảng thời gian cụ thể thường là một năm. Còn theo “ Giáo trình kế hoạch kinh doanh” : ngân sách là kế hoạch được mô tả bằng các thuật ngữ tài chính và được hoạch định trong một thời gian nhất định nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra Người ta thường nghĩ ngân sách chỉ bao gồm những khoản thu- chi dự kiến( tài khoản lãi lỗ), cho thấy lợi nhuận mỗi đơn vị trong công ty được kì vọng sẽ đạt được và tổng chi tiêu được phép có. Tuy nhiên, ngân sách cũng nên bao gồm những kế hoạch về tài sản có, tài khoản nợ( dự toán bảng cân đối kế toán) cũng như ước lượng về các khoản thu chi tiền mặt( dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ). Ngân sách không chỉ quan tâm đến khía cạnh tài chính, cho dù đây là mặt quan trọng mà nó còn gắn nguồn lực với các kế hoạch sản xuất, cung cấp dịch vụ… đảm bảo cho các mục tiêu của kế hoạch sản xuất kinh doanh trở nên khả thi. Ngân sách ở bất cứ cấp độ nào cũng rất quan trọng. ở tầm vĩ mô ngân sách đã khẳng định vị thế của mình khi nó luôn được xem xét rất thận trọng trong các kì họp quan trọng của Chính Phủ. Một bản ngân sách không hợp lí có thể là nguyên nhân dẫn đến những bất đồng lớn và lãng phí lớn trong quá trình thực hiện các mục tiêu. Còn ở cấp độ các doanh nghiệp ngân sách cũng không hề mất đi vị trí của nó. Đó chính là những hành động trong tương lai của doanh nghiệp. Vì thế một ngân sách tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng con đường đã lựa chọn của mình. 2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ và ảnh hưởng của nó đến kế hoạch ngân sách. Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ quản lí quá trình hoạt động kinh doanh theo nhiều khâu khác nhau như: giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hoá hoặc hành khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch điều vận. Chính vì thế kế hoạch ngân sách gắn với những hợp đồng, những kế hoạch điều vận. Ngân sách bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá ở đây chính là ngân sách cung cấp dịch vụ. Ngân sách giành cho việc kí kết hợp đồng là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Có hợp đồng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động. Thứ hai, kế hoạch tác nghiệp vận tải được thực hiện cụ thể, chi tiết cho từng ngày, từng giờ. Người điều hành phương tiện và phương tiện chủ yếu hoạt động ở bên ngoài doanh nghiệp. Đặc điểm này chi phối rất lớn đến thời gian của các kế hoạch ngân sách hay kì ngân sách. Kế hoạch sẽ được lập thành nhiều kì điều hành trong một năm sao cho thật linh hoạt. Ngoài ra ngân sách lao động, tiền lương cần phải được thiết lập theo hướng khuyến khích sự tìm kiếm hợp đồng vận chuyển của các lái xe. Sản phẩm vận tải là sản phẩm không có hình thái hiện vật, đơn vị tính sản phẩm là tấn, km vận tải hoặc người, km vận chuyển hàng hoá, sản lượng bảo dưỡng sửa chữa, ngày doanh vận. Nên trong các ngân sách doanh thu hay chi phí điều quan trọng là phải xác định được, không phải là sản lượng bán hàng mà là sản lượng vận tải và sản lượng sửa chữa. Đây chính là công việc đầu tiên và quan trọng nhất khi lập kế hoạch ngân sách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Một đặc điểm quan trọng của dịch vụ vận tải đường bộ là quá trình sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời nên trong doanh nghiệp không có kế hoạch dự trữ sản phẩm hay chuyển sản phẩm sản xuất từ thời kì này sang tiêu dùng ở thời kì khác. Như vậy, doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ có những đặc điểm rất riêng chi phối rất nhiều đến hệ thống kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp. Để có một kế hoạch hoàn thiện thì các yếu tố này cần phải được xem xét một cách thật thận trọng. 3. Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ và mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp. 3.1. Qui trình Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ cũng như các doanh nghiệp khác luôn luôn cần một kế hoạch ngân sách thật chính xác. Hoạch định ngân sách là một việc rất quan trọng và không thể chấp nhận sai sót. Ngân sách cần được thiết lập có độ chính xác cao ngay từ lần đầu tiên. Để làm được việc này doanh nghiệp nên theo một qui trình chặt chẽ: Hình 1: Qui trình kế hoạch ngân sách doanh nghiệp. Soạn thảo Chuẩn bị Kiểm soát - Xác định mục tiêu chung của công ty - Chuẩn hoá ngân sách - Đánh giá hệ thống - Phân tích sự khác biệt giữa thực tế và dự toán - Theo dõi sự khác biệt và phân tích sai số -dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm - Thu thập thông tin, chuẩn bị dự toán ngân sách đầu tiên - Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích - Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền mặt từ BCĐKT và BClãi lỗ - Xem lại qui trình hoạch định ngân sáchvà chuẩn bị ngân sách tổng thể Nguồn: Sách “ Quản lí ngân sách” – Lê Tuyên (dịch)- NXB Trẻ- 2004 Qui trình trên không đảm bảo thành công nhưng chất lượng của công tác hoạch định ngân sách sẽ được cải thiện rất nhiều. Ba nhiệm vụ( chuẩn bị, soạn thảo, kiểm soát ) trong qui trình là khác nhau nhưng quan trọng như nhau. Nghiên cứu cho thấy, hầu hết những ngân sách không đạt được mục tiêu đều do không có kế hoạch tốt hoặc không được theo dõi. Các công ty thường nhảy ngay vào soạn thảo ngân sách mà không suy nghĩ hay chuẩn bị, không kiểm soát về sau trong chu kì hoạch định ngân sách, Đầu tiên để có được những thông tin cần thiết doanh nghiệp phải có những bước chuẩn bị thật tốt. Chuẩn bị cho ngân sách càng tốt thì công ty càng gặp ít khó khăn sau này. Qui luật Pareto: 80% kết quả đạt được chỉ cần với 20% công sức nhưng nếu không chuẩn bị chu đáo, 20% kết quả còn lại sẽ lấy đi 80% công sức bỏ ra. Công ty phải xác định ngay từ đầu, đâu là mục tiêu chính cần theo đuổi. Là tăng sản lượng vận tải? tăng sản lượng sửa chữa? tăng doanh thu? giảm chi phí? quảng bá thương hiệu? hay gắn kết các hoạt động của các phòng ban trong công ty?... Việc xác định những mục tiêu, chính là cách lên kế hoạch cho tương lai mà không mâu thuẫn với mục tiêu mà công ty đang theo đuổi. Hay nói một cách khác sau khi xây dựng kế hoạch kinh doanh công ty mới dự toán ngân sách cho các kế hoạch ấy. Chuẩn hoá ngân sách cũng là một công việc có ý nghĩa. Doanh nghiệp nên thiết lập Ban ngân sách để phối hợp giải quyết những vấn đề gặp phải giữa các phòng ban với nhau, và xây dựng các biểu mẫu ngân sách. Công việc này sẽ giúp cho công tác hoạch định thật thống nhất và nhanh chóng hơn. Đánh giá lại hệ thống là công việc các nhân viên trong toàn công ty cùng nhau xem xét, kết hợp với nhau xem có theo một chuẩn chung hay không. Công việc này không hề đơn giản nếu như mọi cá nhân chỉ khư khư giữ lấy cái tôi của mình. Tuy nhiên, một ngân sách chỉ thực sự phát huy được hiệu quả nếu chúng ta tiến hành kiểm soát nó. Kiểm soát và xây dựng kế hoạch luôn luôn phải đi cùng với nhau. Các bản kế hoạch được xây dựng không chỉ được xây dựng để tính đến các kết quả trong tương lai mà quan trọng hơn là phải dùng để kiểm soát. Kiểm soát nên được tiến hành thường xuyên theo những kì điều hành ngắn được cho là phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp: có thể theo tháng hoặc theo quí. Công việc này do chính những người thực hiện kế hoạch làm và gửi các báo cáo sai số của mình lên Ban ngân sách. Công việc kiểm soát sẽ được giảm nhẹ nếu đảm bảo đủ hai yêu cầu sau: Thứ nhất, công tác kiểm soát thường xuyên có chất lượng tốt do mỗi cán bộ phụ trách tiếp tục thực hiện mà không cần phải báo cáo lên cấp trên. Thứ hai, đối với mỗi cán bộ phụ trách, bắt buộc phải tính đến các chênh lệch, vào bất kì lúc nào mà anh ta cho là quan trọng. Để theo dõi thật chặt chẽ ngân sách, doanh nghiệp cần phải theo 4 bước của qui trình sau đây: Lâp/điều chỉnh ngân sách Hình 2: Qui trình kiểm soát ngân sách So sánh kết quả thực tế với ngân sách Có biện pháp kiểm soát nếu cần thiết Ghi nhận kết quả thực tế Nguồn: Sách “Quản lí ngân sách”- NXB Trẻ - 2004 * So sánh kết quả thực tế với kế hoạch ngân sách So sánh kết quả thực tế với ngân sách là công việc cần làm đầu tiên khi tiến hành kiểm soát. Các dự báo ngân sách được thiết lập cho năm ngân sách và được chia thành các thời kì tương ứng với kì hạn kiểm soát dự tính. Mục đích của việc so sánh này là nhằm phát hiện ra những chênh lệch. Công ty có thể thiết lập các báo cáo sai số để dễ dàng báo cáo với các cán bộ cấp trên. Nhưng câu hỏi đặt ra ở đây là những số liệu dùng để so sánh? Giả sử chúng ta tiến hành kiểm soát cho quí II, sau khi đã tiến hành kiểm soát cho quí I, như vậy số liệu là của cả hai quí hay của một quí? Thường thì chúng ta có thể tiến hành so sánh dữ liệu kiểm soát với dữ liệu dự báo, tuy nhiên cần phải vượt qua mức độ kiểm soát này vì hai lí do: Từ kì này qua kỳ khác có sự kết chuyển có thể do đơn hàng chậm, phân chia các chi phí…điều này làm cho khi cộng nhiều kì vào với nhau con số mới thật có ý nghĩa, và mới dễ phân tích nếu có chênh lệch Thứ hai, ngân sách được lập cho một năm và phân chia thành nhiều kì khác nhau. Số liệu của cả năm mới là số mục tiêu chính. Vì thế, khi tiến hành kiểm soát tại một kì nào đó nên cộng số liệu của các kì trước đó và tiến hành lượng hoá lại toàn bộ năm ngân sách theo các kết quả đã thực hiện. Theo cách đó chúng ta có thể đối chiếu năm ngân sách mà không sợ tiến triển thuận lợi hoặc bất lợi của kì này hay kì khác đánh lừa chúng ta về kết quả cuối cùng. *Kiểm soát nên được tiến hành với 3 công việc chính: +Kiểm tra số liệu của kì vừa qua +Cộng dồn số liệu của các kì đã qua từ khi bắt đầu năm ngân sách + ước lượng lại toàn bộ năm ngân sách theo những thay đổi phát sinh tại kì kiểm soát thấy có ảnh hưởng trong tương lai. * Phân tích các chênh lệch Sau khi đã có những báo cáo sai số chúng ta tiến hành phân tích chúng. Cần phải tìm hiểu kĩ càng những sai lệch, xem đó là sai số do lập ngân sách hay sai số do không đo lường trước được. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta phải phân tích tất cả các sai lệch. Chúng ta có hai cách để đo lường các chênh lệch: theo ngoại lệ hoặc linh hoạt. ** Kiểm soát theo ngoại lệ: là cách chỉ trình bày và giải thích các chênh lệch có ý nghĩa nhất giữa thực tế và dự báo. Chênh lệch có thể được đo lường theo số lượng tuyệt đối hoặc theo giá trị tương đối. Thường thì cách này dựa vào kinh nghiệm của những người kiểm soát ngân sách. Họ có thể biết chênh lệch nào là đáng cần phải đem ra phân tích khi qua một ngưỡng nào đó. Điều này xem ra là khó khăn đối với những doanh nghiệp mới áp dụng việc kiểm soát ngân sách nhưng thường thì chỉ sau đó một thời gian ngắn họ có thể tự tin tìm ra điểm chênh lệch có ý nghĩa nhất và đặt ra được ngưỡng chênh lệch. Tuy nhiên, kiểm soát linh hoạt sẽ giúp ích rất nhiều trong giai đoạn đầu này. ** Kiểm soát linh hoạt Kiểm soát linh hoạt là cách đo lường thực sự, không dừng lại ở việc xem xét đơn thuần các chênh lệch mà phải đặt chúng trong mối quan hệ có ảnh hưởng với nhtheer‡ Ví dụ Bảng 1: Ví dụ về kiểm soát linh hoạt Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch số tuyệt đối số tương đối(%) Sản lượng vận tải 12000 12500 500 4.2 Giá cung cấp dịch vụ 3600 2500 -1100 -30.6 Chi phí 200000 250000 50000 25.0 Như vậy, chi phí đã tăng lên đến 25%, điều này là ngưỡng đáng phải quan tâm. Tuy nhiên, nếu để phân tích chi phi một mình như vậy thực sự là không có ý nghĩa chút nào bởi vì chi phí tăng lên, nhưng giá cung cấp dịch vụ và sản lượng vận tải đã tăng lên. Nhưng sự giảm của giá cung cấp dịch vụ( giả thiết ở đây công ty tính tất cả chi phí vào giá) còn phụ thuộc vào tỉ lệ chi phí cố định được phân bổ trong tổng chi phí… Tóm lại, điều quan trọng trong việc phân tích các sai lệch là phải quan tâm tìm hiểu thật kĩ nguyên nhân gây ra chênh lệch ấy. * Xác nhận các kết quả Sau khi phân tích các chênh lệch, chúng ta đã có thể phân loại ra được chênh lệch nào là do dự toán ngân sách, chênh lệch nào không thể đo lường trước được. Doanh nghiệp phải xác nhận các kết quả đó và tiến hành bước tiếp theo. * Có biện pháp điều chỉnh ( nếu cần) Mọi thứ đều có nguyên nhân của nó. Nhưng nguyên nhân quan trọng mới là điều cơ bản. Nếu lỗi là do dự toán thì nguyên nhân có thể là do chưa nghiên cứu kĩ các lượng đã dự toán, không hiểu rõ những gì chi phối tài chính của một doanh nghiệp, hoặc chưa kiểm tra hết số liệu …Giải pháp cho vấn đề này khi doanh thu thấp và chi phí cao là đảo ngược tình thế. Với doanh thu thấp có phải là giá quá cao hay không, chi phí cho nhân viên qua thấp hay không…Với mỗi khoản mục chúng ta phải xem xét cả lượng, thời gian. Sau khi đã xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp cần phải cân nhắc xem có thể điều chỉnh được chênh lệch đó trong ngân sách sắp tới hay không. Nếu nguyên nhân do lỗi dự toán thì chúng ta cần phải tiến hành dự toán lại. Còn nếu là do khách quan thì có thể tìm phương án khác không. Ví dụ giá nhiên liệu quá cao ảnh hưởng đến chi phí thì doanh nghiệp có thể tìm kiếm hay thay thế nguồn nhiên liệu nào khác rẻ hay không… Tóm lại, kiểm soát ngân sách là một công việc vô cùng quan trọng. Quan trọng không chỉ vì chúng ta có thể kiểm soát chính xác ngân sách của doanh nghiệp mà bởi kinh nghiệm chúng ta thu được trong việc dự báo ngân sách tiếp theo và chúng ta đang ngày càng hiểu sâu sắc hơn về thị trường, về công ty qua việc tìm ra nguyên nhân của nó. Bước còn lại là xây dựng kế hoạch của qui trình kế hoạch ngân sách sẽ được trình bày chi tiết hơn trong các phần sau, sau khi xem xét vai trò của kế hoạch ngân sách trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. 3.2. Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp. Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp vô cùng rộng. Nếu phân theo thời gian chúng ta có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Còn phân theo nội dung, tính chất của kế hoạch có kế hoạch chiến lược và kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến lược được soạn thảo cho thời gian dài, tuy nhiên nó không đồng nghĩa với kế hoạch dài hạn. Kế hoạch chiến lược có thể chỉ trong một thời gian ngắn, miễn là doanh nghiệp sử dụng nó như là hành động tổng thể để phát triển doanh nghiệp: thay đổi, cải thiện hay củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình. Để thực hiện được những chiến lược đó, kế hoạch phải được cụ thể hoá bằng hệ thống các kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến thuật bao gồm: kế hoạch cung cấp dịch vụ, kế hoạch đầu tư phương tiện mới, kế hoạch mua sắm xăng dầu, thiết bị, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing. Kế hoạch chiến thuật có thể hiểu như kế hoạch tác nghiệp. kế hoạch đầu tư Hình 3: Mối quan hệ của kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Kế hoạch cung cấp dịch vụ Kế hoạch Marketing Kế hoạch tài chính( ngân sách) Kế hoạch nhân sự Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát triển- Trường ĐHKTQDHN Sau khi các kế hoạch được xây dựng xong, công việc tiếp theo là lượng hoá chúng dưới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm phương tiện vận tải, chi phí cung cấp dịch vụ, nhu cầu vốn, chi phí kí kết hợp đồng vận tải…Đây chính là công việc của kế hoạch ngân sách. Ngoài ngân sách chung, mỗi bộ phận hay chương trình của doanh nghiệp cũng cần soạn lập ngân sách riêng của mình. Như vậy, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành công của kế hoạch. Kế hoạch marketing sẽ là trung tâm và cơ sở của mọi kế hoạch tác nghiệp. Ngân sách trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch chức năng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến của kế hoạch. Các ngân sách không được thực hiện hoặc thực hiện không hiệu quả sẽ dẫn đến sự đổ vỡ của các kế hoạch khác trong doanh nghiệp. Tất cả điều này cuối cùng làm cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp không được thực hiện. Do vậy, việc kiểm soát ngân sách đóng vai trò hết sức quan trọng không những trong quá trình hoạch định ngân sách của doanh nghiệp mà còn trong việc tổ chức thực hiện chiến lược phát triển trong dài hạn. Chính vì thế, ngân sách có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. 4. Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Ngân sách là yếu tố quan trọng để lên kế hoạch và kiểm soát công việc kinh doanh. Nó giúp phối hợp hoạt động của các nhà quản lí, các nhà lãnh đạo, với các phòng ban khác nhau mà vẫn bảo đảm cam kết đạt được kết quả. Ngân sách cũng cho phép doanh nghiệp được chi bao nhiêu cho công ty của mình và đưa ra các chỉ tiêu về doanh thu. Hãy tưởng tượng rằng tại công ty không có một kế hoạch ngân sách nào. Vậy công ty ấy đang chi bao nhiêu tiền cho hoạt động của mình so với mục tiêu mà họ đã đặt ra là tối thiểu hoá chi phí chẳng hạn. Có thể nhìn thấy ngay rằng công ty không có một căn cứ nào để đánh gía những gì họ đang làm và họ đang không có một định hướng nào cho việc chi tiêu ấy. Hành động ấy giống như là đang đi trên đường mà không biết đích đến. Điều này thật sự rất nguy hiểm. Vì thế, ngân sách thật hữu dụng khi trở thành một trong những căn cứ quan trọng, đáng tin cậy để phân tích kết quả kinh doanh bằng cách theo dõi hoạt động thực tế, so sánh nó với kế hoạch. Ngân sách chính là nguồn thông tin quan trọng để công ty có thể theo dõi tình hình phát triển và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh đã thống nhất dựa trên hoạt động thực tế. Tuy các hệ thống ngân sách tại các công ty lớn phổ biến hơn, nhưng ở các công ty nhỏ công tác dự toán ngân sách cũng không kém phần hữu dụng. Ngân sách sẽ giúp các cá nhân trong công ty nhận rõ trách nhiệm và quyền lợi của họ trong sự phát triển của công ty bằng việc tự họ là những người lập ra. Ngân sách thể hiện khả năng của người chuẩn bị. Vai trò của kế hoạch ngân sách có thể tóm tắt trong bảng sau Bảng 2: Tóm tắt vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp Vai trò Mô tả Hoạch định Hoạch định hoạt động công ty một cách logic và có hệ thống, gắn liền với chiến lược kinh doanh dài hạn Điều phối Điều phối hoạt động và đảm bảo sự nhất quán của các phòng ban trong công ty Thông tin Truyền đạt dễ dàng hơn các mục tiêu, cơ hội, và những kế hoạch kinh doanh đến các trưởng phòng ban. Khích lệ Khích lệ các nhà quản lí đạt được mục tiêu của cá nhân và mục tiêu của công ty Kiểm soát Kiểm soát các hoạt động thông qua đối chiếu với kế hoạch ban đầu, điều chỉnh những chỗ cần thiết. Đánh giá Cung cấp khuôn khổ để đánh giá hiệu quả của những nhà quản lí trong việc đạt được mục tiêu của phòng ban và của cá nhân. Nguồn: Sách “ Quản lí kinh tế”-Lý Tuyên ( Dịch)-NXB Trẻ-2004 Trên đây là những vấn đề có tính chất tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Trong phần tiếp theo của chuyên đề sẽ tiếp tục đề cập một cách chi tiết hơn các bước còn lại của qui trình hoạch định ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. II. Lí luận về xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ 1. Vị trí và yêu cầu 1.1. Vị trí Cũng như một ngôi nhà khi bạn tiến hành xây dựng nó thì kết quả cuối cùng phải là xuất hiện của một ngôi nhà. Công việc hoạch định ngân sách cũng vậy. Nếu doanh nghiệp xây dựng kế hoạch ngân sách thì kết quả cuối cùng phải là sự xuất hiện của một bản kế hoạch ngân sách. Muốn làm được điều ấy, doanh nghiệp phải tiến hành xây dựng nó. Xây dựng chính là bước tiếp theo của qui trình hoạch định ngân sách. Thiếu nó, ngân sách sẽ không thể được thiết lập và điều này cũng đồng nghĩa với việc bước tiếp theo là kiểm soát ngân sách cũng không thể xảy ra. Xây dựng ngân sách là bước quan trọng nhưng không có nghĩa đây là bước chính để hình thành nên kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp không nên coi qui trình hoạch định ngân sách chỉ có xây dựng kế hoạch mà thôi. Muốn hoạch định tốt cần phải theo đúng qui trình như đã đề cập ở phần trên. Vậy những gì cần phải có và đạt đến trong bước tiếp theo này? 1.2. Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Thứ nhất, phải xây dựng kế hoạch ngân sách một cách liên tục. Yêu cầu này là rất quan trọng. Bởi vì tương lai không có gì là chắc chắn, nên ngân sách phải được xây dựng thường xuyên để phản ánh những thay đổi của môi trường kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ yêu cầu này càng quan trọng hơn. Ngành dịch vụ vận tải như trên đã phân tích đòi hỏi kế hoạch tác nghiệp phải được lập một cách liên tục, vì thế ngân sách cần được soạn thảo với kì ngân sách ngắn có thể là cho từng quí, từng tháng, từng tuần, thậm chí là từng ngày. Có như vậy mới phản ánh kịp thời những thay đổi hàng ngày tại doanh nghiệp khi đơn đặt hàng hay hợp đồng vận tải có khoảng thời gian ngắn. Mặt khác doanh nghiệp kinh doanh vận tải cũng là doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng chịu sự thay đổi liên tục của giá cả thị trường đầu vào như xăng dầu, giá các loại phương tiện, giá của các đối thủ cạnh tranh nên những thay đổi này chỉ có thể được thể hiện trong các kế hoạch ngân sách được lập một cách thường xuyên. Thứ hai, xây dựng ngân sách liên tục nhưng không có nghĩa là nóng vội. Ngân sách cần được xây dựng sau khi đã chuẩn bị những thông tin cần thiết. Ngân sách đòi hỏi phải xây dựng sau khi đã suy nghĩ kĩ càng. Bản kế hoạch ngân sách sau khi xây dựng nên cần phải có tính thực tế. Thứ ba, khi xây dựng cần sự tham gia của mọi người. Đây dường như được xem là yêu cầu thật dễ dàng vì bản thân việc hoạch định ngân sách không phải trách nhiệm của riêng ai. Thế nhưng, thường thì tại các doanh nghiệp công việc này do các trưởng phòng, các lãnh đạo làm. Điều này làm cho ngân sách không phát huy hết được vai trò quần chúng của nó. Kế hoạch ngân sách được xây dựng nên, phải là kết quả của mọi người. Bởi chính họ mới là người trực tiếp tiếp xúc với công việc và hiểu những gì đang thực sự diễn ra, những chi phí nào họ cần để nâng cao khả năng phục vụ dịch vụ…Có như vậy mới tăng tính cam kết trong việc thực hiện của nhân viên và phát huy việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo và cấp dưới của mình. Kế hoạch ngân sách phải là kế hoạch hành động chung cho toàn bộ doanh nghiệp. Thứ tư, kế hoạch ngân sách cần được xây dựng kèm với kế hoạch hành động. Việc xây dựng kế hoạch hành động cho ngân sách thường được bỏ qua vì các cán bộ cho rằng nó quá “ lằng nhằng”. Tuy nhiên, hiệu quả của kế hoạch ngân sách sẽ hơn rất nhiều nếu bên cạnh đó là một kế hoạch cho những khoản chi và cách thức để có được một doanh thu ấy. Kế hoạch hành động thực sự hữu dụng khi xây dựng kế hoạch đầu tư đối với các doanh nghiệp nhà nước mà vốn đầu tư chính được cung cấp bởi cơ quan cấp trên. Có được những hành động cho đầu tư sẽ thuyết phục hơn những nhà đầu tư. Yêu cầu cuối cùng là ngân sách phải được lập theo hướng chấp nhận linh hoạt. Có nghĩa là ngân sách nên được thiết lập với nhiều phương án, kịch bản khác nhau để đề phòng những trường hợp khác nhau có thể xảy ra. Yêu cầu này không hề dễ dàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể làm nếu cố gắng dự báo tốt những thay đổi trong tương lai sau khi đã có những thông tin tốt về thị trường. 2. Phương pháp xây dựng Dự báo những gì diễn ra trong tương lai là một trong những ảnh hưởng đến chất lượng của xây dựng kế hoạch ngân sách. Nhưng phương pháp xây dựng cũng quyết định ngân sách của một doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ , các phương pháp sau có thể dùng để xây dựng. 2.1. Phương pháp từ dưới lên. Theo phương pháp này cán bộ lập kế hoạch ngân sách trình bày các đề xuất cho cấp trên, trên cơ sở chương trình hoạt động đã định. Sau khi xem xét và điều chỉnh, nếu là doanh nghiệp lớn thì có thể theo nhiều cấp độ, các đề xuất này sẽ được tổng hợp và tạo thành ngân sách chung của doanh nghiệp. Sử dụng phương pháp này có ưu điểm là cán bộ lập kế hoạch có thể tự do bày tỏ ý kiến của mình. Ngân sách là của chính họ, nếu được duyệt sẽ là cam kết mà họ thực hiện, như vậy phát huy tính trách nhiệm trong các kế hoạch ngân sách. Tuy nhiên, phương pháp này không thường xuyên được sử dụng. Bởi vì: Cấp trên sẽ không ._.dễ dàng gì khi phê duyệt một ngân sách không phải do họ định hướng xây dựng. Là những người chịu trách nhiệm định hướng cho toàn bộ doanh nghiệp, cấp trên sẽ không chấp nhận nếu các bản ngân sách không được giải trình một cách sâu sắc. Và ngân sách được phê duyệt không hẳn là ngân sách thể hiện định hướng quan trọng cho toàn bộ doanh nghiệp. Mặt khác, ngân sách do cán bộ cấp dưới lập có xu hướng tư duy bằng phép cộng. Họ sẽ thiết lập một báo cáo ngân sách theo hướng cộng vào năm trước một tỉ lệ nào đó, thường là tỉ lệ lạm phát mà họ dự kiến mà không tính đến các yếu tố khác như sự thay đổi công nghệ hay tăng năng suất lao động. Việc xét duyệt ngân sách sẽ mất nhiều thời gian do cấp trên có thể chưa đồng ý với những đề xuất. Điều này dễ gây chán nản đối với người xây dựng và họ có xu hướng tăng các dự toán chi phí, và giảm các dự toán doanh thu. Cho phép tạo ra một “ khoảng cách an toàn” cho những lần chỉnh sửa tiếp theo. Phương pháp này thường được áp dụng khi cấp trên tuyệt đối tin tưởng vào cấp dưới, hoặc doanh nghiệp đang phải đương đầu với nguy cơ suy giảm lợi nhuận hoặc tăng trưởng, hoặc cũng có thể là do sự tăng lên của giá thành. 2.2. Phương pháp từ trên xuống. Đây là phương pháp trái ngược với phương pháp ở trên. Theo phương pháp này từ các lựa chọn đã thực hiện và trên cơ sở chương trình hành động đã thông qua, cấp trên sẽ định ra cho mỗi bản ngân sách một giới hạn, phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó cán bộ cơ sở sẽ thiết lập các ngân sách hành động cho phép tuân thủ các định hướng này, thậm chí có thể làm tốt hơn, và trình bày các bản ngân sách theo yêu cầu của cấp trên. Phương pháp này cho phép đồng thời đảm bảo một sự liên kết về tổng thể các ngân sách, định hướng công việc của các cán bộ theo mục tiêu của doanh nghiệp, tránh hiện tượng tính quá cao chi phí và quá thấp doanh thu nhờ việc tính toán cẩn trọng hơn. Đây cũng là tiêu chuẩn để đánh giá thành tích của cán bộ xây dựng. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những hạn chế như giảm sự sáng tạo của cán bộ xây dựng, và không hứng thú thực hiện kế hoạch do họ không được xây dựng theo ý mình. Mặt khác những ấn định mục tiêu của cấp trên có thể chưa hợp lí do họ chưa hiểu hết tình hình thực tế, nên hiệu quả của các bản kế hoạch có thể không cao. 2.3. Phương pháp qua lại Chính vì những hạn chế của hai phương pháp trên mà phương pháp này nên được áp dụng. Đây là phương pháp kết hợp cả hai phương pháp trên. Theo đó các lựa chọn tổng quát sẽ được thực hiện ở cấp độ tổng thể, phần cần thực hiện ở cấp dưới sẽ được ước lượng và giao cho các cấp dưới dạng khung ngân sách, nhằm định hướng công việc lập ngân sách. Trên cơ sở các chương trình đã thông qua, và các định hướng đã nắm được, cấp dưới sẽ thiết lập các kế hoạch hành động bằng với việc tìm kiếm các giải pháp tiên phong cho phép thực hiện các mục tiêu tham vọng, và lượng hoá các kế hoạch này để trình cấp trên xem xét. Cấp trên sẽ xem xét và thảo luận các đề xuất này, so sánh chúng với khung ngân sách và có thể chấp nhận một số chênh lệch nếu nó được giải trình một cách hợp lí. Sử dụng phương pháp này tận dụng được ưu điểm của việc định hướng tập trung các công việc và sự sáng tạo của các cán bộ xây dựng, nhằm đưa ra một ngân sách vừa năng động, vừa thực tế và hợp lí, mà theo đó việc thực hiện sẽ do các cán bộ đảm nhiệm với tinh thần hợp tác. Phương pháp đúng đóng góp lớn vào sự thành công của ngân sách doanh nghiệp nhưng xây dựng theo đúng qui trình sẽ là cách đạt được ngân sách mong muốn một cách khoa học nhất 3. Qui trình xây dựng Hình 4: Qui trình xây dựng kế họạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Ngân sách cung cấp dịch vụ Ngân sách chi phí nguyên vật liệu Ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ Ngân sách chi phí lao động Ngân sách cung cấp dịch vụ và quản lí Ngân sách giá cung cấp dịch vụ Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Bảng cân đối kế toán Ngân sách đầu tư Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát triển- Trường ĐHKTQDHN Công việc xây dựng kế hoạch ngân sách sẽ được bắt đầu với việc xây dựng kế hoạch ngân sách cung cấp dịch vụ. 3.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ ( Ngân sách thu) Hình 5: Qui trình xác định ngân sách cung cấp dịch vụ. Sản lượng vận tải, sản lượng BD- SC Ngân sách cung cấp dịch vụ Doanh thu cung cấp dịch vụ Giá cung cấp dịch vụ Nguồn: Người viết tự xây dựng 3.1.1. Nội dung Thực chất ngân sách cung cấp dịch vụ là việc dự toán doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ, trên cơ sở dự báo sản lượng vận tải, sản lượng bảo dưỡng – sửa chữa… và giá cung cấp dịch vụ. Ngân sách cung cấp dịch vụ được xác định dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngân sách cung cấp dịch vụ được biểu thị cả về mặt số lượng và giá trị, kèm theo kế hoạch hành động cụ thể. + Số lượng: sản lượng vận tải, sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng… + Giá trị: Doanh thu cung cấp dịch vụ + Kế hoạch hành động: cách thức tiến hành để đạt mục tiêu 3.1.2.Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ. a. ý nghĩa. Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ là công việc quan trọng vì hầu hết các ngân sách sau này đều phải dựa vào đó. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá thì ngân sách doanh thu bán hàng là ngân sách quan trọng bậc nhất. Còn đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ, ngân sách doanh thu quan trọng nhất là dự toán sản lượng vận tải, sản lượng sửa chữa – bảo dưỡng. b. Yêu cầu. Doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ nên được phân chia thành các mục nhỏ, có thể theo phân khúc thị trường, loại hình phục vụ, vị trí địa lí thì công việc dự toán sẽ chi tiết và dễ dàng hơn. Nếu phân chia theo loại hình dịch vụ phục vụ, thì dịch vụ vận tải sẽ được phân thành: + Doanh thu từ hoạt động vận tải hành khách + Doanh thu từ hoạt động vận tải hàng hóa + Doanh thu từ việc cho thuê xe và người lái + Doanh thu từ việc sửa chữa bảo dưỡng + Doanh thu từ các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đường bộ Trong đó, có thể chi tiết theo đối tượng khách hàng hoặc theo thị trường… Ngoài ra, điều quan trọng là phải có phương pháp dự toán doanh thu thật chính xác. Phương pháp đúng sẽ quyết định đến thành công của một bản ngân sách. Và thời gian nhận được doanh thu cũng là một việc không thể bỏ qua. Công việc quan trọng là phải kiểm soát được dòng tiền mặt. Hầu hết các công ty có thể kinh doanh có lãi nhưng lại không có tiền mặt- dòng máu của kinh doanh tại những thời điểm cần thiết. Thường thì chi phí phải thanh toán trước khi nhận được doanh thu, đặc biệt trong những giai đoạn tăng trưởng, vì thế cần phải biết thời gian thu được tiền. Có thể dự toán được điều này thông qua phòng kế toán xác định xu hướng thanh toán trước đây và thông qua phòng kinh doanh để biết được tình hình tài chính của từng khách hàng, cũng như khả năng thanh toán của họ. Nhưng trước tiên để có được một ngân sách doanh thu tốt hãy bắt đầu từ việc xác định sản lượng vận tải trong tương lai. 3.1.2.1. Dự báo sản lượng vận tải, sản lượng sửa chữa – bảo dưỡng. ** Dự báo sản lượng vận tải a. ý nghĩa. Dự báo sản lượng vận tải là công việc đặc trưng nhất và quan trọng nhất trong công tác xây dựng kế hoạch doanh thu nói riêng và ngân sách toàn doanh nghiệp nói chung trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Những doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ khác với các doanh nghiệp hàng hoá, họ nhận doanh thu từ việc vận tải hành khách và hàng hoá, dựa trên phương tiện của họ hoặc cho thuê người lái… b. Phương pháp dự báo Để dự báo sản lượng vận tải có rất nhiều phương pháp khác nhau. Nhưng để có được một phương pháp chuẩn là điều không hề dễ dàng. Mỗi doanh nghiệp nên tuỳ theo tình hình của mình lựa chọn cho mình một hoặc kết hợp các phương pháp. b1. Phương pháp dựa trên sản lượng bình quân. Đây là phương pháp về thực chất là dựa trên khả năng của doanh nghiệp. Trên cơ sở xác định tổng số phương tiện hiện có và kế hoạch đầu tư, thay mới, hoặc thanh lí trong tương lai để xác định số phương tiện kì kế hoạch. Sau khi có được tổng số phương tiện có ở kì kế hoạch, nhân với sản lượng bình quân mà mác xe có thể vận tải trong một tháng để tính ra tổng sản lượng vận tải của toàn bộ doanh nghiệp trong kì kế hoạch. + Công thức: Lchạy = Tổng AKHI x Lchgi x 12 Tổng AKHI = Tổng AC + Ađt – Atl Lchgi = Avdi x Lni Trong đó: Lchạy : Tổng km sản lượng Tổng AKHI: Tổng số xe tham gia kì kế hoạch Lchgi : sản lượng bình quân của mác xe i Tổng Ac : Số xe hịên có Atl : Số xe sẽ thanh lí trong năm tới Ađt : số xe sẽ đầu tư trong kì tới * Ưu điểm: của phương pháp là khá dễ dàng tính toán. Số liệu chỉ cần có kế hoạch đầu tư và sản lượng vận tải bình quân trong một tháng của từng loại mác xe. * Nhược điểm: Tuy nhiên, đây là phương pháp mà sản lượng bình quân của mác xe có thể được xác định không chính xác nếu xe đó đã bị hư hỏng không có khả năng vận tải đáp ứng mức bình quân. Hơn nữa, kế hoạch được xây dựng dựa trên kế hoạch đầu tư. Làm như vậy là ngược bởi thường thì người ta phải dựa trên những nhu cầu dự báo trong tương lai của khách hàng để xây dựng kế hoạch đầu tư. Đây chính là lí do làm cho doanh nghiệp bị động khi phương tiện không đáp ứng được nhu cầu khách hàng, vì thế không khai thác cơ hội của chính mình. b2. Phương pháp dựa trên đánh giá của khách hàng Phương pháp sử dựng thông tin từ các cuộc nghiên cứu, thu thập thông tin về nhu cầu của khách hàng hiện tại và cả trong tương lai. Qua đó doanh nghiệp ước lượng sản lượng vận tải cho kì kế hoạch. * Ưu điểm Nếu thông tin được thu thập chính xác thì đây là phương pháp đáng tin cậy nhất Phương pháp này có thể áp dụng trong những doanh nghiệp mà khách hàng là truyền thống và doanh nghiệp độc quyền trong việc cung cấp dịch vụ, hoặc thị trường tương đối nhỏ. * Nhược điểm: Đòi hỏi sự chuyên nghiệp trong việc thu thập thông tin và có mối quan hệ tốt với những người cung cấp thông tin. Việc làm này cũng đòi hỏi cho phí không nhỏ, và tốn kém thời gian trong quá trình thu thập thông tin. b3. Phương pháp dựa trên việc tính toán các số liệu trong quá khứ Phương pháp này dựa trên số liệu về sản lượng vận tải trong quá khứ. Bằng các phương pháp định lượng (phương pháp trung bình động, phương pháp san mũ giản đơn, phương pháp Brown...)và các mô phỏng để xác định sản lượng cho tương lai. * Ưu điểm Phương pháp thực sự dễ tính toán khi chuỗi số liệu của doanh nghiệp có sự biến động theo thời gian Có thể sử dụng dễ dàng với máy tính * Nhược điểm Đòi hỏi lưu trữ một cách có hệ thống các dữ liệu quá khứ. Kết quả dự báo chỉ có ý nghĩa trong ngắn hạn. ** Dự toán sản lượng sửa chữa – bảo dưỡng. Bảo dưỡng- sửa chữa là hoạt động thường bị nhầm lẫn với việc tính nó vào chi phí bảo dưỡng- sửa chữa. Bởi vì các doanh nghiệp cần phải bảo trì phương tiện của mình. Nên đây là một chi phí cũng khá lớn. Tuy nhiên với doanh nghiệp hoạt động sửa chữa- bảo dưỡng là một hoạt động cung cấp dịch vụ thì đó chính là doanh thu. Cách tính có thể dựa theo nhiều phương pháp khác nhau, tương tự như việc dự tính sản lượng vận tải, trừ dự tính theo sản lượng bình quân. Phương pháp đó có thể là dựa trên đánh giá của khách hàng, dựa trên số liệu quá khứ hoặc dựa trên đánh giá của những nhà quản lí… Tuy nhiên, khi một doanh nghiệp có doanh thu chủ yếu từ việc sửa chữa- bảo dưỡng cho chính những phương tiện của mình thì việc dự báo khá là đơn giản sau khi đã có sản lượng vận tải. Doanh nghiệp chỉ cần căn cứ vào kế hoạch vận tải, và chế độ bảo dưỡng kĩ thuật của từng mác xe, tiến hành tính toán cho từng loại( phương pháp này chính là phương pháp định mức) Còn việc sửa chữa- bảo dưỡng cho khách hàng ngoài công ty sẽ dựa trên việc theo dõi các số liệu hàng năm. Theo nhà chế tạo, cấp sửa chữa- bảo dưỡng có thể căn cứ vào số km hoạt động hoặc thời gian sử dụng, tiêu chuẩn nào đến trước thì làm theo tiêu chuẩn đó trước + Đối với xe sử dụng nhiên liệu là xăng thì cấp sửa chữa- bảo dưỡng là: Theo km: 10.000 Theo thời gian: 6 tháng + Đối với xe sử dụng nhiên liệu là diezen: Theo km: 5000 Theo thời gian: 6 tháng Cứ sau 1000 km tiến hành một lần sửa chữa nhỏ, 3 lần sửa chữa nhỏ được tính thành 1BD2. Cứ sau thời gian vận hành phương tiện đạt tới 150.000 km được tiến hành sửa chữa lớn. Một lần sửa chữa lớn được tính thành 10BD2 Còn nếu tính theo giờ công theo chế độ của công nhân xưởng sửa chữa của xí nghiệp thì + 1năm có 2078h/tháng x12tháng = 24936 h =8312BD2 + Cấp bảo dưỡng: xe từ 4 đến 15 chỗ: 30h/1cấp = 1BD2 xe 24 đến 30 chỗ: 45h/1 cấp = 1.5BD2 xe trên 30 chỗ: 150h/1cấp = 5BD2 Sửa chữa nhỏ: 10 h/1lần Sửa chữa lớn: 300h/1lần = 10 BD2 Tổng hợp tất cả các BD2 nhân với đơn giá một BD2 sẽ ra được doanh thu từ sửa chữa- bảo dưỡng. Giá một BD2 là giá được xác định tuỳ theo dự báo về giá cả cung cấp dịch vụ. 3.1.2.2. Dự báo giá cả cung cấp dịch vụ Dự toán giá cả cung cấp dịch vụ là một trong những yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành dịch vụ vận tải đường bộ. Giá cả được coi là chìa khoá thành công đầu tiên, đứng trên cả thương hiệu và chất lượng phục vụ. Đó là lí do tại sao mà ngày càng nhiều các doanh nghiệp vận tải của Việt Nam, đặc biệt là taxi cạnh tranh nhau bằng cách đưa ra những mức giá rất hấp dẫn, giống như sự mọc lên rất nhiều hãng hàng không giá rẻ hiện nay. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lựa chọn kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ nhằm vào khách hàng sang trọng, cần thương hiệu mạnh thì giá cao lại là một trong những cách thức thể hiện khả năng của khách hàng. Vì thế, giá cả đối với doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ, được lựa chọn chủ yếu vào mục tiêu mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Nếu doanh nghiệp muốn thắng ở phân khúc thị trường phổ biến với những khách hàng có nhu cầu đơn giản là đi lại thì giá cạnh tranh là một mức giá cần phải tính đến. Mức giá này sẽ được xây dựng dựa trên việc đưa tất cả các chi phí vào giá, nhưng vẫn đảm bảo cạnh tranh được với đối thủ. Để tạo được mức giá này, ngân sách chi phí được dự toán là rất quan trọng. Ngân sách phải đảm bảo tối thiểu hoá chi phí để xác định một mức giá thấp nhất mà doanh nghiệp có thể. Tuy nhiên, tại một doanh nghiệp mà mục tiêu đặt ra là chiếm lĩnh phân khúc thị trường của những khách hàng có nhu cầu cao về mác xe, về thương hiệu mạnh … thì mức giá không cần tính đến việc tối thiểu hoá chi phí. ở đây giá cả lại không thành vấn đề miễn là doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu về chất lượng và mong muốn khẳng định vị thế của khách hàng. 3.1.3. Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình Sau khi đã dự toán xong sản lượng vận tải, sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng, giá cả cung cấp dịch vụ và doanh thu từ các hoạt động dịch vụ khác, tổng hợp lại doanh nghiệp sẽ có được ngân sách cung cấp dịch vụ: Bảng 3: Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình Khoản mục Số lượng Đơn giá Doanh thu Vận tải 1000 km 7500 7500000 Sửa chữa- bảo dưỡng 100BD2 1000000 1000000000 Cung cấp lái xe 5000000 Tổng 1012500000 Nguồn: Tác giả tập hợp 3.2. Ngân sách chi phí lao động Ngân sách chi phí lao động bao gồm ngân sách chi phí lao động trực tiếp và ngân sách lao động gián tiếp. Để xác định được chi phí lao động, doanh nghiệp cần phải xác định được số lao động kì kế hoạch, và mức tiền lương ứng với từng loại lao động. a. Phân loại lao động Lao động trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ được chia thành: + Lao động là công nhân lái xe + Lao động là công nhân sửa chữa + Lao động để cho thuê + Lao động phục vụ chung b. Phương pháp xác định Tùy theo loại hình và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp: phương pháp khối lượng công tác kì kế hoạch, hay phương pháp định mức tổng hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm vận tải, hay phương pháp định biên. ở đây xin được phép giới thiệu phương pháp định biên và phương pháp định mức hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm: *Phương pháp tính số công nhân theo phương pháp định biên: Công thức: Nld = Ni x Akh Trong đó: Nld: Số công nhân lái xe kì kế hoạch. Ni: Hệ số sử dụng lao động cho từng mác xe. Akh: Số xe tham gia kì kế hoạch. Sử dụng phương pháp này có ưu điểm là dễ tính toán và được xác định dựa trên kế hoạch sản lượng vận tải. Tuy nhiên, con số hệ số sử dụng lao động cho từng mác xe là con số cần được xác định một cách chính xác. *Phương pháp định mức hao phí lao động cho một đơn vị sản lượng vận tải: Công thức: Nld = (Dt xNi)/Qt Trong đó: Nld: Số lao động cần thiết kì kế hoạch Dt: Định mức giờ công cho một đơn vị sản lượng vận tải Qt: Số giờ công làm việc của một lao động trong một năm Sau khi dự tính được số lao động cho toàn kì kế hoạch, trên cở sở mức lương mà doanh nghiệp dự tính chi trả cho từng lao động theo từng loại, tổng hợp lại sẽ thiết lập được ngân sách chi phí lao động. 3.3. Các ngân sách khác và phương pháp dự toán Các ngân sách khác ở đây bao gồm ngân sách chi phí nguyên vật liệu, ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí quản lí… 3.3.1. Phương pháp dự toán Đây là những ngân sách mà doanh nghiệp có thể dự tính theo nhiều phương pháp khác nhau: a. Phương pháp đầu ra/đầu vào Trên cơ sở những gì tạo ra, doanh nghiệp phải xác định thực hiện như thế nào, quyết định cần có những nguồn lực nào để thực hiện tạo ra được những đầu ra đó. Thông thường dễ mắc sai lầm là làm ngược qui trình này Đây là kết quả cần đạt được Đây là nguồn lực cần thiết Đây là cách để thực hiện Hoạch định đúng cách Đây là kết quả đạt được Đây sẽ là những điều sẽ làm với những gì đang có Đây là cái đang có Hoạch định sai cách b. Phương pháp “ Cộng vào kì trước” Phương pháp này xem xét việc chi tiêu của năm trước sau đó cộng vào theo một tỉ lệ nào đó. Tỉ lệ này được tính toán dựa trên những dự báo về tỉ lệ lạm phát hoặc tỉ lệ chịu sự thay đổi theo doanh thu trên cơ sở tính toán các số liệu trong quá khứ. Ví dụ:Bảng 4: Ví dụ cho phương pháp “ Cộng vào kì trước” Dự toán chi tiêu Chỉ tiêu Kì trước Thay đổi Năm nay Lương 20000 6% 21200 Điện 15000 2% 15300 Điện thoại 10000 5% 10500 Giấy 400 10% 440 Tạp chí 10 -2% 9.8 Bút, mực 5 3% 5.15 Thuê thiết bị 500 -10% 450 Sửa chữa 250 -5% 237.5 …. … Tổng 46165 48142.45 Nguồn: Người viết tự biên soạn Nhược điểm của phương pháp là các con số của kì trước có thể không chính xác. Hoặc có thể bỏ sót những chi phí tiềm ẩn. Tuy nhiên, đây vẫn là cách hoạch định đơn giản và thông dụng nhất do các nhân viên không muốn phức tạp hóa công việc của họ c. Phương pháp zero Phương pháp này là phương pháp dự tính chi phí trên cơ sở đặt nó với sự thay đổi của doanh thu, giả thiết tất cả đều bắt đầu từ điểm ban đầu ( zero) Phương pháp này đòi hỏi phải có lí do cho mọi chi phí Thích hợp nhất với những chi phí hỗ trợ và toàn quyền quyết định như chi phí tiếp thị. Phương pháp này có nhiều ưu điểm nhưng không được áp dụng một cách rộng rãi vì phải lên kế hoạch thật chi tiết nên công việc hơi nặng nề 3.3.2. Các ngân sách khác 3.3.2.1. Ngân sách chi phí nguyên vật liệu Mục đích: Xác định chi phí nguyên vật liệu để xác định số lượng nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động dịch vụ Nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động dịch vụ vận tải bao gồm: +Nhiên liệu: xăng, dầu +Săm lốp + Vật tư tổng hợp Ngân sách này có thể xác định theo phương pháp cộng thêm vào kì trước, vì đây là những chi phí có thể xác định theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng loại xe và giá cả thị trường. 3.3.2.2. Ngân sách chi phí dịch vụ Ngân sách chi phí dịch vụ là những chi phí liên quan đến việc đưa sản phẩm dịch vụ ra thị trường. Ngân sách này bao gồm: + Tiền chi trả cho các hợp đồng cung cấp dịch vụ + Chi phí vận chuyển + Chi phí quảng cáo, tiếp thị + Chi phí cho các đại diện thương mại + Chi phí khác Ngân sách chi phí dịch vụ thường được dự toán theo phương pháp zero vì thực tế những chi phí này do chính những người cung cấp dịch vụ đề ra trong tương lai, ít chịu ảnh hưởng từ bên ngoài. Để thật chính xác trong dự toán ngân sách này doanh nghiệp phải lên kế hoạch thật chi tiết chi phí cho từng hoạt động. 3.3.2.3. Ngân sách quản lí Ngân sách quản lí xác định các chi phí quản lí và hành chính cần thiết để quản lí một doanh nghiệp dịch vụ vận tải Ngân sách quản lí bao gồm: + Tiền lương nhân viên hành chính và cán bộ quản lí +Chi phí đi công tác + Chi phí cho phòng cháy chữa cháy và bảo vệ + Khấu hao thiết bị văn phòng + Khấu hao xe, phương tiện đi lại + Chi phí sữa chữa các nhà và thiết bị văn phòng + Chi phí đào tạo, huấn luyện cán bộ + Chi phí duy trì và dịch vụ vận tải + Thuế giá trị gia tăng được đưa vào giá cả cung cấp dịch vụ + Các chi phí khác Chi phí quản lí là chi phí được coi là cố định có điều kiện, bởi vì chi phí này không thay đổi trong kì ngân sách mặc dù khối lượng cung cấp dịch vụ thay đổi. Trên thực tế, chi phí này thay đổi theo qui mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó phương pháp sử dụng thích hợp để dự toán là phương pháp “ cộng thêm vào kì trước” 3.2.3.4. Ngân sách đầu tư Lập ngân sách vốn đầu tư thực chất là lập kế hoạch và quản lí các hoạt động đầu tư dài hạn trong doanh nghiệp. Hay ngân sách đầu tư là một bản trình bày các kế hoạch gia tăng hay cắt giảm máy móc, thiết bị, các dạng tài sản cố định khác của doanh nghiệp. Chi phí dự toán vốn đầu tư rất quan trọng đối với tương lai của một doanh nghiệp. Chi phí này thường diễn ra sớm và nếu không được kiểm soát, nó có thể gây ra hiệu ứng “domino” cho tất cả các công việc còn lại. Doanh nghiệp có thể mất những khoản tiền mặt rất lớn mà lẽ ra có thể giúp doanh nghiệp trụ vững mà nguyên nhân chủ yếu là do mua sắm lãng phí. Các công ty thường xây dựng những qui trình rất phức tạp và vòng vèo trong việc xét duyệt vốn đầu tư. Để có được một ngân sách đầu tư phê duyệt, các cán bộ xây dựng nên phải rất thận trọng. Trước tiên hãy chứng minh bằng ngôn ngữ tài chính chi bao nhiêu vốn cho nó, sau đó chứng minh tính khả thi bằng các chỉ tiêu như: lợi nhuận trên vốn đầu tư, thời gian thu hồi vốn…, các chỉ tiêu này phải tính đến giá trị tương lai cuả tiền. Đối với các doanh nghiệp cần nguồn vốn đầu tư từ cấp trên, ngân sách đầu tư lại càng quan trọng. Việc cấp trên có phê duyệt hay không phụ thuộc rất nhiều vào những luận chứng trong ngân sách đầu tư. 3.4 Dự báo các ngân sách tài chính. Ngân sách tài chính bao gồm: + Ngân sách thu và chi ( Dự báo kết quả kinh doanh) + Dự báo báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Dự báo bảng cân đối kế toán 3.4.1. Các khái niệm 3.4.1.1.Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo Báo cáo kết quả kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kì nhất định. Báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp những thông tin tổng hợp về vốn, lao động, kĩ thuật và trình độ quản lí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo kết quả kinh doanh bao gồm kết quả kinh doanh từ hoạt động kinh doanh, kết quả kinh doanh từ hoạt động tài chính và kết quả từ các hoạt động khác. Trong báo cáo kết quả kinh doanh dự toán dự toán các chỉ tiêu kế hoạch. Một phần lớn các chỉ tiêu này được lấy từ các ngân sách cung cấp dịch vụ, ngân sách giá cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí quản lí… Ví dụ Bảng 5: Báo cáo kết quả kinh doanh của Timberland. Đơn vị: Triệu $ Chỉ tiêu 1992 1993 Doanh thu thuần 291.4 418.9 Giá vốn hàng bán 483.5 266.2 Lãi gộp 107.9 152.7 Chi phí bán hàng 57.1 82.6 Chi phí quản lí 24.2 29 Khấu hao tài sản cố định vô hình 0.7 0.8 Tổng chi phí hoạt động 82.0 112.4 Lợi nhuận trước thuế và lãi vay 25.9 40.3 Chi phí lãi vay 5.5 6.3 Chi phí khác 1.3 0.0 Tổng chi phí khác 6.8 6.3 Lợi nhuận trước thuế 19.1 34.0 Thuế thu nhập công ty 6.1 11.6 Lợi nhuận ròng 13.0 22.4 Nguồn: sách “ Phân tích quản trị tài chính” –Nguyễn Tấn Bình- NXB ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh. 3.4.1.2.Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền trong kì của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính. Mục đích của việc lập báo cáo là nhằm trình bày cho người sử dụng biết tiền tệ được sinh ra: bằng cách nào và doanh nghiệp đã sử dụng chúng như thế nào trong kì báo cáo. Người sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và dự toán các mặt chính sau: Dự đoán lượng tiền mang lại từ hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp thông qua xem xét việc thu và chi tiền trong quá khứ. Đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp Chỉ ra mối quan hệ giữa lãi, lỗ ròng và luồng tiền tệ bởi vì doanh nghiệp sẽ không thu được lợi nhuận nếu hoạt động kinh doanh của họ thiếu tiền. Xác định những nhu cầu tài chính cần thiết trong tương lai của doanh nghiệp như nhu cầu đầu tư TSCĐ, đầu tư nghiên cứu sản phẩm mới, đánh giá khả năng sinh lợi. Ví dụ: Bảng 6: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của công ty Timberland năm 1993( đơn vị: triệu$ I. Lưu chuyển tiền tệ từ hoạt động kinh doanh Lãi ròng 22.4 Thuế thu nhập ưu đãi chậm nộp 1.5 Khấu hao tài sản cố định 10.3 Các khoản phải thu -39.5 Hàng hoá tồn kho -41.6 Chi phí trả trước -3.2 Các khoản phải trả người bán 18.5 Chi phí phải trả 5.1 Thuế thu nhập phải trả -0.3 Lưu chuyển tiền tệ ròng từ hoạt động kinh doanh -26.8 II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư Tăng trong tài sản cố định -21.6 Tăng trong tài sản cố định khác -2.2 Lưu chuyển tiền tệ ròng từ hoạt động kinh doanh 23.8 III. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính Các khoản vay ngẵn hạn 3.2 Các khoản vay dài hạn 50 Thanh toán nợ dài hạn đến hạn trả và các khoản cho thuê tài chính -2.6 Phát hành cổ phiếu thường 1 Lợi ích từ thuế do kế hoạch lựa chọn cổ phiếu 1 Mua lại cổ phiếu công ty -0.1 Lưu chuyển tiền tệ ròng từ hoạt động tài chính 52.5 ảnh hưởng đến tồn quĩ tiền mặt từ sự thay đổi tỉ giá hối đoái 0.1 Tổng cộng lưu chuyển tiền tệ 2 Tồn quĩ tiền mặt đầu năm 1.2 Tồn quĩ tiền mặt cuối năm 3.2 Nguồn: sách “ Phân tích quản trị tài chính” –Nguyễn Tấn Bình- NXB ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh. 3.4.1.3.Bảng cân đối kế toán dự toán Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính phản ánh một cách tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản. Về bản chất, bảng cân đối kế toán là một bảng cân đối tổng hợp giữa tài sản với vốn chủ sở hữu và công nợ phải trả. Dự báo bảng cân đối kế toán là dự báo tình hình về tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp. Dự báo dựa trên cơ sở bảng cân đối đầu kì kế hoạch và những thay đổi trong từng tài khoản của bảng cân đối. Để xác định những thay đổi trong các tài khoản của bảng cân đối thông thươngf người ta sử dụng các thông tin từ báo cáo kết quả kinh doanh dự báo và báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo. Ví dụ: Bảng 7: Bảng cân đối kế toán của công ty A năm 2002,2003 Tài sản 2002 2003 Nguồn vốn 2002 2003 Tiền mặt 10 80 Các khoản phải trả 60 30 Các khoản phải thu 375 315 Các khoản phải nộp 140 130 Hàng tồn kho 615 415 Nợ ngắn hạn 110 60 Tài sản lưu động 1000 810 Tổng nợ ngắn hạn 310 220 Tài sản cố định 1000 870 Vay dài hạn 754 580 Cổ phiếu ưu tiên 40 40 Cổ phiếu phổ thông 130 130 Lợi nhuận để lại 766 710 Vốn chủ sở hữu 896 840 2000 1680 2000 1680 Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh- Khoa KH & PT- trường ĐHKTQDHN 3.4.2. Sử dụng mô hình để dự báo Mô hình được thiết lập để tiện cho việc xây dựng các ngân sách tài chính dự báo. Mỗi một doanh nghiệp tuỳ theo tình hình, đặc điểm của mình có thể xây dựng với những chỉ tiêu, biến số khác nhau. Các bước tính toán bao gồm: - Dự báo doanh thu. Công việc này sẽ vẫn do người sử dụng mô hình dự toán như trong dự toán ngân sách cung cấp dịch vụ - Xác định các khoản mục trong các báo cáo năm trước thay đổi theo doanh thu và không thay đổi theo doanh thu - Đưa các khoản mục đã tính toán vào trong các báo cáo. Các công thức được thiết lập sẵn sẽ tính ra các giá trị của các khoản mục còn lại trên các báo cáo. Báo cáo kết quả kinh doanh sẽ được tính ra đầu tiên. Lúc này trên bảng cân đối kế toán sẽ xuất hiện chênh lệch giữa phần tài sản và phần nguồn vốn. Chênh lệch này phát sinh từ việc doanh thu tăng khiến các phần tài sản tương ứng tăng theo và làm tổng tài sản tăng cao hơn nguồn vốn. Do vậy, người sử dụng mô hình sẽ lựa chọn nguồn vốn cần tăng để tài trợ cho lượng tài sản mới tăng thêm. - Căn cứ vào các dự án đầu tư dài hạn khác chưa tác động đến doanh thu theo kế hoạch đã đề ra, người sử dụng tiếp tục thêm vào các khoản mục trong phần tài sản tương ứng với phần tăng tài sản dự tính tăng từ dự án, và phần nguồn vốn tương ứng với phần tài trợ đã xác định. - Xác định các tỉ lệ theo mục tiêu, chính sách hay những biến động không thay đổi nhiều qua các năm của doanh nghiệp: tỉ lệ khấu hao, tỉ lệ trả lãi vay, tỉ lệ hàng tồn kho… - Thiết lập các công thức tính toán và cho chạy mô hình trên bảng tính Excel. Chi tiết về mô hình được trình bày trong Phụ lục 1 ở cuối bài viết. 4. Phê duyệt và tổng hợp ngân sách Công việc dự toán đã xong, đây là bước cuối cùng trong các bước xây dựng kế hoạch ngân sách. Các phòng ban sẽ tập hợp ngân sách đã dự toán lên Ban ngân sách. Ban ngân sách bao gồm chủ yếu những người lãnh đạo công ty, sẽ xem xét, thảo luận, chỉnh sửa. Sau đó ngân sách được thống nhất và trở thành ngân sách chung toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu hoạch định ngân sách chỉ dừng lại ở việc phê duyệt thì thực sự ngân sách đó không có ý nghĩa. Các bản kế hoạch ngân sách chỉ hữu dụng khi nó được kiểm soát thực hiện. Trên đây, là những nét chung nhất về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Sau đây bài viết sẽ đi sâu tìm hiểu công việc hoạch định ngân sách tại một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ có thật- Xí nghiệp ôtô V75 –Bộ Ngoại giao Chương II Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao I. Đặc điểm và tình hình chung về xí nghiệp ôtô V75. 1. Giới thiệu chung về xí nghiệp. 1.1. Lịch sử hình thành ở bất kì nước nào và bất cứ thời kì nào, ngoại giao luôn là một vấn đề quan trọng của quốc gia. Tuỳ và._.c biểu mẫu thống nhất cho việc lập các ngân sách, kiểm tra ngân sách. Những biểu mẫu này sẽ bao gồm những chỉ tiêu mà doanh nghiệp hay gặp phải và tổ chức thu thập thông tin thực tế từ những số liệu kế toán trong quá khứ làm cơ sở cho những dự báo trong tương lai. Xí nghiệp cũng nên xây dựng đầy đủ các báo cáo ngân sách: bảng cân đối kế toán dự báo và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các kế hoạch ngân sách nên được chia thành các kì ngân sách ngắn hơn: có thể theo quí hoặc theo tháng. Thứ ba, phương pháp dùng để dự báo cần phải rõ ràng và thích hợp. Thực tế đã chứng minh rằng phương pháp dự báo rất quan trọng. Lựa chọn được phương pháp thích hợp sẽ tăng độ chính xác của những dự báo và giảm nhẹ rất nhiều việc chỉnh sửa khi kiểm soát sau này. Nếu hệ thống thông tin thu thập tốt thì xí nghiệp nên lập kế hoạch vận tải dựa trên những thông tin về các hội nghị phục vụ để từ đó thiết lập ngân sách cho thích hợp. Để làm được điều này xí nghiệp nên tổ chức một bộ phận chuyên thu thập thông tin và có kế hoạch trước đó càng sớm càng tốt. Các dự toán ngân sách chi phí nhìn chung tại xí nghiệp đều hợp lí, tuy nhiên để nâng cao hoạt động của xí nghiệp thì những dự báo này phải thể hiện được việc khuyến khích, hỗ trợ tăng sản lượng vận tải, tăng doanh thu. Thứ tư, xí nghiệp nên sử dụng mô hình để dự báo cho những báo cáo ngân sách. Mô hình sẽ giảm nhẹ đáng kể việc tính toán và cho kết quả khá chính xác. Việc xây dựng mô hình sẽ giúp ích rất nhiều cho xí nghiệp khi xí nghiệp tiến hành kiểm soát và xây dựng ngân sách cho các kì tiếp theo. Báo cáo ngân sách sẽ được đầy đủ và chi tiết hơn chứ không chỉ bao gồm những chỉ tiêu đơn giản như trước nữa, mà việc xây dựng cũng không tốn quá nhiều thời gian. 1.2. Giải pháp về mặt tổ chức Cần phải tổ chức tốt công tác xây dựng kế hoạch ngân sách. Bởi vì xí nghiệp có nhiều phòng ban và kiêm nhiệm nhiều chức năng mà công tác xây dựng kế hoạch cần sự tham gia của mọi người. Công tác kế hoạch ngân sách không phải công việc của riêng một phòng ban nào. Và hầu như các kế hoạch khác nhau đều bắt đầu từ việc xác định kế hoạch vận tải. Vì thế, việc dự tính sản lượng vận tải phải chính xác ngay từ đầu để làm cơ sở cho các bản kế hoạch ngân sách sau đó. Những cán bộ trong quá trình xây dựng kế hoạch sản lượng vận tải phải hoàn thành việc dự toán một cách nhanh nhất cho việc thực hiện dự tính những kế hoạch khác đảm bảo đúng tiến độ. Cần phải tạo một cơ chế hợp lí để mọi người cùng tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch. Và thật sự cần thiết nếu công ty có những kế hoạch dài hạn hơn, những chiến lược cho một tương lai khi doanh nghiệp công ích bị xoá bỏ. Với những phương tiện cao, những mác xe chất lượng và đặc biệt là thương hiệu Chính phủ, thực sự V75 có thể làm được nhiều điều hơn bây giờ. Tổ chức một định hướng có những đột phá không phải là không làm đúng theo qui định của Nhà nước mà là cùng với Nhà nước phát triển để thể hiện năng lực thực sự của một doanh nghiệp Nhà nước. Việc có được những tổ chức về mặt định hướng là yếu tố làm cho các bản ngân sách thực sự phát huy vai trò của nó và thể hiện được đầy đủ những gì mà người xây dựng muốn với đứa con đẻ của mình. Xí nghiệp cũng nên có một Ban ngân sách riêng. Bởi việc hoạch định ngân sách không chỉ dừng lại ở việc xây dựng và phê duyệt tại Ban kế hoạch vào mỗi kì kế hoạch mà phải tiến hành kiểm soát hàng kì hành động ngân sách. Nên việc có một Ban ngân sách để xem xét việc báo cáo các sai lệch cũng như các phương án điều chỉnh của các cán bộ phòng ban một cách thống nhất và đảm bảo đúng định hướng. Khi xí nghiệp đã tiến hành kiểm soát và đã có kinh nghiệm thì Ban không cần làm việc thường xuyên như lúc đầu. Lúc này các cán bộ phòng ban đã có nhiều kinh nghiệm và không cần thiết phải trình tất cả các báo cáo lên cấp trên như trước nữa. 1.3. Giải pháp về mặt năng lực Bên cạnh đó xí nghiệp cũng nên bồi dưỡng chuyên môn về hoạch định ngân sách cho các cán bộ xây dựng kế hoạch. Phải làm thế nào để mọi người có con mắt khác hẳn về hoạch định ngân sách. Họ không còn nghĩ lập ngân sách chỉ là để đối phó mà quan trọng hơn là họ đang làm cho chính sự phát triển của doanh nghiệp và đồng lương của mình. Để làm được điều này công ty có thể áp dụng một số giải pháp như: thực hiện đào tạo định kì về nghiệp vụ nhằm củng cố trình độ chuyên môn, hoặc khuyến khích nhân viên tham gia các khoá học công tác kế hoạch trong các doanh nghiệp tại các trường đại học lớn trong và ngoài nước; tổ chức cập nhật những thông tin mới, những qui định mới để làm cơ sở cho việc hoạch định; công ty cũng có thể chú trọng đến việc đánh giá trình độ và chất lượng của từng nhân viên, trên cơ sở đó bố trí đúng người đúng việc… 2. Đề xuất tiến hành kiểm soát thực hiện ngân sách Đây chính là giải pháp quan trọng để làm cho kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp được xây dựng có ý nghĩa hơn. Thông quan kiểm soát, ngân sách sẽ dần dần bộc lộ những ưu và khuyết điểm của mình để từ đó có những điều chỉnh hợp lí giúp tăng cường quản lí trong xí nghiệp. Để minh hoạ những công việc cần phải thiết lập, người viết xin phép được tiến hành kiểm soát ngân sách cho Quí I, 2005, trên cơ sở kế hoạch ngân sách được trình bày trong chương II. Công việc kiểm soát sẽ được bắt đầu bằng việc kiểm soát các báo cáo ngân sách bởi vì đây là kết quả cho biết một cách tổng thể của doanh nghiệp và từ đó có thể tìm ra được nguyên nhân qua việc thực hiện kiểm tra các ngân sách khác. Bảng 18: Báo cáo kết quả kinh doanh QuíI/2005 Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Th/kh 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2342676560 2419277997 1.033 2. Giá vốn hàng bán 2083411032 2659848883 1.277 3. Lợi nhuận gộp 185140528 -240570886 -1.299 4. Doanh thu hoạt động tài chính 25000000 20606027 0.824 5. Chi phí tài chính 1000000 6. Chi phí bán hàng 2925105 7. Chi phí quản lí 278762000 311448165 1.117 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh -77546577 -531413024 6.853 9. Thu nhập khác 440000000 592857145 1.347 10. Chi phí khác 250000000 11. Lợi nhuận khác 150000000 592857145 3.952 12. Tổng lợi nhuận trước thuế 72453423 61444121 0.848 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 23185095 17204354 0.742 14. Lợi nhuận sau thuế 49268328 44239767 0.898 Nhận xét một cách tổng quát phần lớn các con số thực hiện đều vượt con số dự toán trừ lợi nhuận. Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận lại giảm. Sự không hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận đề ra đã làm cho lợi nhuận của toàn năm bị thay đổi đi rât nhiều( giả thiết kì tiếp theo diễn biến như kế hoạch) chỉ còn lại lợi nhuận là 126 triệu thay vì 130 triệu như kế hoạch đề ra (xem bảng dưới) Bảng 19:Báo cáo KQKD được lập theo số liệu kiểm tra cuối Quí I Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo 1. DT bán hàng và CCDV 2419277997 2464776560 2493376560 2419676560 9720506240 2. Giá vốn hàng bán 2659848883 2263157837 2289418357 2221747017 9434172095 3. Lợi nhuận gộp -240570886 201618723 203958203 197929543 286334145 4. Doanh thu hđ tài chính 20606027 1000000 0 10000000 31606027 5. Chi phí tài chính 1500000 1000000 1000000 3500000 6. Chi phí bán hàng 3450687 3490727 3387547 10328962 7. Chi phí quản lí 311448165 257410000 253195000 263867000 1085920165 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD -531413024 -59741965 -53727525 -60325005 -781808955 9. Thu nhập khác 592857145 300000000 250000000 300000000 1442857145 10. Chi phí khác 156000000 200000000 200000000 556000000 11. Lợi nhuận khác 592857145 144000000 50000000 100000000 886857145 12. Tổng lợi nhuận trước thuế 61444121 84258035 -3727525 39674995 105048190 13. Thuế TN DN phải nộp 17204354 26962571 0 12695999 55670116 14. Lợi nhuận sau thuế 44239767 57295464 -3727525 26978997 125979511 Nguyên nhân gây ra hiện tượng này là do giá vốn hàng bán đã tăng đột biến 27% và chi phí quản lí cũng tăng:11.7%. Đây là những ngưỡng rất đáng được quan tâm. Vậy nguyên nhân gây ra tình trạng chi phí vượt quá này là do đâu? Câu trả lời có thể có hai phương án: một là do chúng ta đã dự toán sai, hoặc chi tiêu quá đà. Để tìm lời giải đáp này chúng ta phải lần lượt xem lại các chi phí từ chi phí nguyên vật liệu, đến chi phí quản lí. Kế toán sẽ giúp chúng ta kiểm tra lại các con số này. Và nguyên nhân đã được tìm ra là do chúng ta đã không tính đến việc chi tiêu trong quí này. Đó là do quí I là quí có Tết Âm lịch và những chi tiêu quản lí chung đã vượt quá ngưỡng cho phép. Lỗi này thực sự thuộc về người dự toán. Cần phải coi đó là kinh nghiệm cho các lần hoạch định sau. Để trong các quí tiếp theo của kì ngân sách không bị phá hỏng kế hoạch cần phải chi tiêu thật tiết kiệm thì mới có thể hoàn thành kế hoạch đề ra. Sau đó chúng ta tiến hành kiểm soát luồng tiền trong công ty đã được lưu chuyển như thế nào bằng việc kiểm tra báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo: Bảng 20: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Quí I/2005 Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện th/kh 1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh Lợi nhuận trớc thuế 72453423 61444121 0.848 Khấu hao TSCĐ(KH) 400000000 1090843466 2.727 Thu nhập do đánh giá lại TS và chênh lệch tỉ giá 500000 7636 0.015 Lãi lỗ trớc khi thay đổi trong TSLD và nợ ngắn hạn 1672953423 1152295223 0.689 Tăng các khoản phải thu 787068711 876710069 1.114 tăng các khoản phải trả 94373547 45854637 0.486 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh (L1) 791511165.1 2074859929 2.621 2. Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư Tiền thu do bán tài sản cố đinh (BTSCĐ) 500000000 183190000 0.366 Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ) 0 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư(L2) 500000000 183190000 0.366 3. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG) 20000000 33282033 1.664 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính(L3) 20000000 33282033 1.664 Lưu chuyển tiền thuần trong kì(L) 1311511165 228398732 Tiền tồn đầu kì(Lk-1) 3027578752 3305471845 1.092 Tiền tồn cuối kì(Lk) 4339089917 3533870577 0.814 Như vậy việc không hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận ở trên đã phần nào ảnh hưởng đến kế hoạch lưu chuyển tiền tệ. ở đây có rất nhiều chỉ tiêu không được hoàn thành. Xem xét chúng ta thấy một số khoản mục thực sự do lỗi dự toán như trích khấu hao. Còn các chỉ tiêu khác như thu nhập do đánh giá lại tài sản và chênh lệch tỉ giá, lưu chuyển tiền do bán TSCĐ cũng quá cao so với thực tế. Lỗi này người sử dụng mô hình cần phải coi đó như là kinh nghiệm để có thể chỉnh sửa tiếp tục với các kì ngân sách sau. Một số chỉ tiêu không đúng với kế hoạch như tăng các khoản phải thu, tăng các khoản phải trả … là nguyên nhân không thuộc lỗi do dự toán tuy nhiên cần phải tiến hành điều chỉnh kịp thời bằng các hành động như thu hồi các khoản phải thu của khách hàng và đặc biệt là với cán bộ công nhân viên. Riêng các khoản phải trả không trả được như đúng kế hoạch cần phải có phương án để có thể nhanh chóng trả cho họ không để tiền tiêu dùng quá nhiều vào việc khác. .. Bảng 21: Bảng cân đối kế toán kế hoạch và thực hiện quí I/2005. Kì trước Kế hoạch Thực hiện th/kh A. Tài sản(TS) 16206468562 17179993652 16596839702 0.966 1. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn(TSLD) 4402094066 5775619184 5688405040 0.985 1.1. Tiền (Ti) 3027578752 4339089917 3305471845 0.762 1.2. Các khoản phải thu(PT) 75973334 863042045 952683403 1.104 1.3. Hàng tồn kho(tk) 1140492030 247855180 1045854342 4.220 1.4. Tài sản lưu động khác(TSLDK) 158049950 325632041.8 384395450 1.180 2. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 11804374496 11404374468 10908434662 0.957 2.1. Tài sản cố định(TSCD) 11804374496 11404374468 10908434662 0.957 Nguyên gia(NG) 41357799258 41357799258 40547155570 0.980 Giá trị hao mòn luỹ kế(HMLK) -29553424790 -29953424790 -29638720908 0.989 B.Nguồn vốn(NV) 16206468562 17179993652 16596842702 0.966 1. Nợ phải trả(NPT) 252811119 347184666 298668756 0.860 1.1. Nợ ngắn hạn(NNH) 252811119 347184666 298665756 0.860 Các khoản phải trả(PTr) 252811119 347184666 0.000 2. Nguồn vốn chủ sở hữu 15953657443 16832808986 15998173946 0.950 2.1.Nguồn vôn - quĩ 15823763099 15873531427 15868101502 1.000 Vốn kinh doanh 16440020013 16440020013 16440020013 1.000 Quĩ đầu tư phát triển Chênh lệch đánh giá lại tài sản và tỉ giá -718229275 -717729275 -717721639 1.000 Lợi nhuận chưa chia 101972361 151240689 146212128 0.967 2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác 129894344 959277559 130163444 0.136 Quĩ khen thưởng phúc lợi -10574905 818808310 -10305805 -0.013 Nguồn kinh phí đã hình thành Tscđ 140469249 140469249 140469249 1.000 Các chỉ tiêu trong các báo cáo ngân sách ở trên đã làm ảnh hưởng rất lớn đến việc không hoàn thành các chỉ tiêu trong báo cáo này. Tổng tài sản, nguồn vốn thực sự của xí nghiệp đến thời điểm này là thấp hơn so với kế hoạch đã đề ra vì thế cần phải xem xét các nguyên nhân để đề ra biện pháp điều chỉnh kịp thời. Chúng ta sẽ không tiến hành kiểm soát các chỉ tiêu mà chỉ tìm ra những khác biệt cơ bản, những ngưỡng đáng quan tâm để tiến hành phân tích, tìm ra nguyên nhân sửa chữa. ở bảng cân đối này chúng ta có thể nhìn rõ hơn những thay đổi do tăng các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc tiến hành phân tích các tỉ số tài chính sẽ cho chúng ta những cái nhìn sâu sắc hơn. Sau khi đã phân tích xong những nguyên nhân và tìm ra các biện pháp người viết xin phép được tiến hành lên kế hoạch cho các kì còn lại. Bên cạnh những số liệu cần phải có kế hoạch hành động đi kèm. Bởi vì không thể vì không hoàn thành kế hoạch trong quí I mà chúng ta phải hạ thấp những chỉ tiêu chính để phá hỏng kế hoạch ban đầu, quan trọng là tìm ra các giải pháp để thực hiện làm sao cho đạt những chỉ tiêu đó cho kì ngân sách tiếp theo. Ví dụ: Kế hoạch hành động cho việc giảm chi phí quản lí và giảm các khoản phải thu, các khoản phải trả: * Kế hoạch hành động cho việc giảm chi phí quản lí *1: Mục tiêu: Giảm chi phí quản lí trong các quí còn lại để bảo đảm ngân sách quản lí của toàn năm (1053234000 đồng) *2: Kế hoạch hành động + Tăng cường trách nhiệm quản lí chi phí quản lí với kế toán trưởng + Giảm các chi phí quản lí không cần thiết như chi phí hội nghị, chi phí tầu xe, chi phí lưu kho… và cố gắng tiết kiệm các chi phí khác: điện, nước…. + Với những chi phí không thể cắt giảm được và phụ thuộc vào thị trường như chi phí: sách báo, văn phòng phẩm… có thể tìm kiếm nguồn khác rẻ hơn, hoặc cố gắng thương lượng với nhà cung cấp để giảm thiểu chi phí có thể được ( Kế hoạch này được thực hiện trong các quí còn lại. và cần thiết có sự tham gia của mọi nhân viên trong xí nghiệp, đặc biệt là các nhà quản lí) *Kế hoạch hành động cho việc giảm các khoản phải trả *1: Mục tiêu: Tiến hành thanh toán các khoản nợ để đảm bảo hoàn thành kế hoạch thanh toán các khoản nợ của toàn năm *2: Kế hoạch hành động + Liệt kê, sắp xếp các khoản nợ + Với những khoản nợ có thể trì hoãn được, tiến hành thương lượng với chủ nợ để giảm việc chi trả. + Nhanh chóng thanh toán với những khoản phải trả đã đến hạn để đảm bảo uy tín của doanh nghiệp + Tìm kiếm những bạn hàng mới có thể cho xí nghiệp thanh toán chậm hơn đồng thời tăng cường mối quan hệ thật tốt với các bạn hàng truyền thống có quyền lực đàm phán lớn hơn. + Giao trách nhiệm quản lí các khoản phải trả này với phòng kế toán … ( Kế hoạch trên được thực hiện trong các quí còn lại, trong đó trách nhiệm lớn nhất thuộc về phòng kế toán) * Kế hoạch hành động để tăng các khoản phải thu *1: Mục tiêu: Tăng cường thu các khoản phải thu đã không hoàn thành trong quí I, để hoàn thành kế hoạch thu của toàn năm đảm bảo lượng doanh thu như mong muốn. *2: Kế hoạch hành động + Tăng cường trách nhiệm thu với các nhân viên trực tiếp tham gia cung cấp dịch vụ + Tìm hiểu thông tin về khách hàng về thời gian họ thanh toán để dự tính trước những hành động của họ( bằng cách kiểm tra các thông tin về thanh toán trong quá khứ hoặc thu thập thông tin từ bên ngoài qua các nguồn có thể) + áp dụng chiết khấu thanh toán với những khoản thanh toán trị giá trên 2000000 trong tuần đầu tiên. + áp dụng hình thức thưởng với những nhân viên có biện pháp để thu được những nguồn thu lớn còn tồn đọng trong quí I. Mức thưởng theo phần trăm thu là 1% ( các biện pháp này sẽ bắt đầu được thực hiện trong quí tới, và đòi hỏi sự tham gia của tất cả các nhân viên, phương tiện dùng là những phương tiện sẵn có trong xí nghiệp) Tóm lại có rất nhiều cách để tiến hành điều chỉnh cho một bản kế hoạch. Bên cạnh việc chấp nhận việc không hoàn thành kế hoạch đề ra từ quí một, xí nghiệp có thể dự toán lại trên cơ sở làm cả công việc của kì trước không hoàn thành trong kì thứ hai. Sau đây là nội dung của các kế hoạch còn lại trên cơ sở kiểm soát ngân sách của quí I: Các chỉ tiêu do lỗi dự toán sẽ được dự toán lại: Khấu hao, doanh thu bán TSCD, thu nhập do đánh giá lại TS và chênh lệch tỉ giá… Các chỉ tiêu không do lỗi dự toán cùng với kế hoạch hành động ở trên sẽ được dự tính trên cơ sở thực tế có tính đến việc thực hiện đảm bảo hoàn thành kế hoạch. Bảng 22: Các báo cáo ngân sách dự toán sau khi điều chỉnh Quí I Quí II Quí III Quí IV Cả năm Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo 1. DT bán hàng và CCDV 2419277997 2464776560 2493376560 2419676560 9720506240 2. Giá vốn hàng bán 2659848883 2263157837 2289418357 2221747017 9434172095 3. Lợi nhuận gộp -240570886 201618723 203958203 197929543 286334145 4. Doanh thu hđ tài chính 20606027 1000000 0 10000000 31606027 5. Chi phí tài chính 1500000 1000000 1000000 3500000 6. Chi phí bán hàng 3450687 3490727 3387547 10328962 7. Chi phí quản lí 311448165 224723835 253195000 263867000 1053234000 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD -531413024 -27055800 -53727525 -60325005 -749122790 9. Thu nhập khác 592857145 220000000 250000000 300000000 1362857145 10. Chi phí khác 100000000 200000000 200000000 500000000 11. Lợi nhuận khác 592857145 120000000 50000000 100000000 862857145 12. Tổng lợi nhuận trớc thuế 61444121 92944200 -3727525 39674995 113734355 13. ThuếTN DN phải nộp 17204354 29742144 -1192808 12695999 58449689 14. Lợi nhuận sau thuế 44239767 63202056 -2534717 26978997 131886103 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo 1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh Lợi nhuận trớc thuế 61444121 92944200 -3727525 39674995 113734355 Khấu hao TSCĐ(KH) 1090843466 400000000 400000000 400000000 1600000000 Thu nhập đánh giá lại TS và CLTG 7636 7636 7636 7636 30544 Lãi lỗ trớc khi thay đổi TSLD và nnh 1152295223 492951836 396280111 439682631 1713764899 Tăng các khoản phải thu 876710069 -44659718 10536240 -27151080 2689625654 tăng các khoản phải trả 45854637 66611130 4238520 -10922340 1081982959 L chuyển tiền thuần từ hđkd 2074859929 471000425 381505351 477756051 -2057843713 2. L chuyển tiền thuần từ hđ ĐT Tiền thu do bán tài sản cố đinh 183190000 0 100000000 0 283190000 Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ) 0 L chuyển tiền thuần từ hđ ĐT 183190000 0 100000000 0 283190000 3. L chuyển tiền từ hđ tài chính Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG) 33282033 20000000 20000000 20000000 93282033 Lưu chuyển tiền thuần từ HDTC 33282033 20000000 20000000 20000000 93282033 L chuyển tiền thuần trong kì(L) 228398732 491000425 501505351 497756051 -1681371680 Tiền tồn đầu kì(Lk-1) 3305471845 3533870577 4024871002 4526376353 5024132404 Tiền tồn cuối kì(Lk) 3533870577 4024871002 4526376353 5024132404 3342760724 Bảng cân đối kế toán dự báo Kì trước A. Tài sản(TS) 16206468562 16596839702 16044706650 16163749522 16216312733 17411809812 1. TSLD và đầu tư ngắn hạn 4402094066 5688405040 5536271988 6055314860 6507878071 9303375150 1.1. Tiền (Ti) 3027578752 3305471845 4024871002 4526376353 5024132404 3342760724 1.2. Các khoản phải thu(PT) 75973334 952683403 908023685 918559925 891408845 3581034499 1.3. Hàng tồn kho(tk) 1140492030 1045854342 260773360 263799240 256001780 1028429560 1.4. Tài sản lu đoọng khác 158049950 384395450 342603941.8 346579341.8 336335041.8 1351150367 2. TSCD và ĐTdài hạn 11804374496 10908434662 10508434662 10108434662 9708434662 8108434662 2.1. Tài sản cố định(TSCD) 11804374496 10908434662 10508434662 10108434662 9708434662 8108434662 Nguyên gia(NG) 41357799258 40547155570 40547155570 40547155570 40547155570 40547155570 Giá trị hao mòn luỹ kế -29553424790 -29638720908 -30038720908 -30438720908 -30838720908 -32438720908 B.Nguồn vốn(NV) 16206468562 16596842702 16044706650 16163749522 16216312733 17411809812 1. Nợ phải trả(NPT) 252811119 298668756 365279886 369518406 358596066 1440579025 1.1. Nợ ngắn hạn(NNH) 252811119 298665756 365279886 369518406 358596066 1440579025 Các khoản phải trả(PTr) 252811119 365279886 369518406 358596066 1440579025 2. Nguồn vốn chủ sở hữu 15953657443 15998173946 15679426764 15794231115 15857716667 15971230788 2.1.Nguồn vôn - quĩ 15823763099 15868101502 15931720194 15929193114 15956179746 16088096394 Vốn kinh doanh 16440020013 16440020013 16440020013 16440020013 16440020013 16440020013 Quĩ đầu t phát triển CL đánh giá lại tài sản và tỉ giá -718229275 -717721639 -717714003 -717706367 -717698731 -717668187 Lợi nhuận cha chia 101972361 146212128 209414184 206879468 233858464 365744568 2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác 129894344 130163444 -252293430 -134961998 -98463080 -116865606 Quĩ khen thởn phúc lợi -10574905 -10305805 -392762679 -275431247 -238932329 -257334855 Nguồn KP đã hình thành Tscđ 140469249 140469249 140469249 140469249 140469249 140469249 Qua kiểm soát ở trên cho thấy, sử dụng mô hình rất tiện lợi, dễ dàng cho việc kiểm tra và điều chỉnh để đạt được kế hoạch đề ra ban đầu cùng với những kế hoạch hành động kịp thời. Như vậy, ích lợi từ việc kiểm soát thực hiện ngân sách là rất lớn. Tuy nhiên, để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75, cần phải kết hợp với các biện pháp nêu ở trên, nhưng cũng không thể không nhắc tới những kiến nghị đối với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. III. Kiến nghị 1. Về chính sách đối với các doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích. Nhà nước nên thống nhất trong việc qui định hình thức kinh doanh của doanh nghiệp trong việc vận tải phục vụ đưa đón ngoại giao nhà nước nói riêng và doanh nghiệp hoạt động công ích nói chung. Dù tồn tại dưới hình thức nào đi chăng nữa thì nhiệm vụ chính của doanh nghiệp vẫn là phục vụ đưa đón các lãnh đạo cấp cao. Tuy nhiên sự ổn định của những văn bản qui định sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc thể hiện những định hướng kinh doanh lâu dài. Để kế hoạch ngân sách có được một mục tiêu rõ ràng và đột phá hơn. Chất lượng của kế hoạch ngân sách sẽ được cải thiện đáng kể. 2. Về phía Bộ Ngoại Giao Bộ Ngoại Giao là Bộ chủ quản của xí nghiệp. Trong những năm qua xí nghiệp đã có được sự chỉ đạo khá là sát sao của Bộ. Tuy nhiên để công tác kế hoạch ngân sách được hoàn thiện hơn nữa, Bộ nên có định hướng cho doanh nghiệp trong việc thấy được ích lợi thực sự của nó. Đồng thời Bộ cũng là nơi cung cấp những thông tin chính xác nhất về những hội nghị sắp tới diễn ra. Vì thế Bộ nên thông tin nhanh chóng và kịp thời để tiện cho việc lên kế hoạch chuẩn bị điều vận. Giá cước của Bộ phê chuẩn hiện nay so với mức tăng nhanh chóng của giá nhiên liệu, và giá cả thị trường dịch vụ vận tải đường bộ là thấp. Vì thế đề nghị Bộ tính toán lại giá cước để doanh nghiệp có thể bù đắp sự thay đổi của thị trường. Ngoài ra, các phương tiện của xí nghiệp một số có thời gian sử dụng đã lâu nhưng không được thay mới. Nếu được sự phê chuẩn của Bộ sẽ là cơ sở để xí nghiệp hoàn thành kế hoạch ngân sách đề ra. Vì hầu hết các bản kế hoạch đều dựa trên việc xác định hướng đầu tư mới phương tiện thiết bị( ngân sách đầu tư) Trên đây, người viết vừa trình bày xong một số giải pháp để có thể hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại xí nghiệp ôtô V75. Để các giải pháp phát huy vai trò của nó đòi hỏi sự phối hợp một cách chặt chẽ và sâu sát với nhau. Kết luận Như vậy kế hoạch ngân sách giữ vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ nói chung và với Xí nghiệp ôtô V75 nói riêng. Hoạch định ngân sách phải được tiến hành cùng với kiểm soát ngân sách thì mới tăng việc hữu dụng của kế hoạch. Thực tế tại xí nghiệp cho thấy, kế hoạch ngân sách mới chỉ dừng lại ở việc lập một cách hình thức mà chưa tiến hành kiểm soát. Bài viết đã tiến hành chứng minh, lí giải những cái đã được và chưa được trong công tác hoạch định của xí nghiệp. Qua đó tìm ra nguyên nhân và mạnh dạn đưa ra kế hoạch ngân sách năm 2005, đồng thời tiến hành kiểm soát cho quí đầu. Để có thể hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại xí nghiệp, những giải pháp đưa ra trong chương III là những giải pháp hợp lí, mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất những kiến nghị cũng cần phải được thực hiện. Câu trả lời thuộc về các nhà quản lí nhà nước. Do người viết còn thiếu kinh nghiệm cả lí luận lẫn thực tế nên chuyên đề không tránh khỏi những sai sót và việc diễn giải một số vấn đề còn chưa đầy đủ và cặn kẽ. Vì vậy, rất kính mong thầy giáo hướng dẫn và các anh chị trong Xí nghiệp giúp đỡ sửa chữa để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy giáo Th.S Vũ Cương cùng tập thể các bác, các chú, các anh chị trong Xí nghiệp ôtô V75 đã nhiệt tình giúp đỡ để tôi hoàn thành chuyên đề này. Phụ lục Phụ lục 1: Mô hình tính toán báo cáo ngân sách tài chính Chỉ tiêu Phương trình ( tính cho kì kế hoạch ) Diễn giải Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ DT Lây từ ngân sách doanh thu 2. Giá vốn hàng bán GV = a1* DT a1: tỉ lệ giá vốn/doanh thu 3. Lợi nhuận gộp LNG = DT - GV Quan hệ kế toán 4. Doanh thu hoạt động tài chính DTTC Do người sử dụng MH xác định 5. Chi phí tài chính CFTC Do người sử dụng MH xác định 6. Chi phí bán hàng CFBH = a2 * DT a2: tỉ lệ CFBH /DT 7. Chi phí quản lí CFQL = a3 * DT Lấy từ ngân sách chi phí quản lí 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh LNKD = LG +DTTC - CFTC -CFBH -CFQL 9. Thu nhập khác TNK Do người sử dụng MH xác định 10. Chi phí khác CFK Do người sử dụng MH xác định 11. Lợi nhuận khác LNK = TNK - CFK Quan hệ kế toán 12. Tổng lợi nhuận trớc thuế LNTT = LNKD + LNK Quan hệ kế toán 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp TTNDN = a4* LNTT a4: Tỉ lệ thuể thu nhập DN 14. Lợi nhuận sau thuế LNST = LNTT - TTNDN Quan hệ kế toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo 1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh Lợi nhuận trớc thuế LNST lấy từ báo cáo KQKD ở trên Khấu hao TSCĐ(KH) KH = tỉ lệ khấu hao*TSCD Do người sử dụng MH xác định Lãi lỗ do đánh giá lại TS và CL tỉ giá CLTG Do người sử dụng MH xác định Lãi lỗ trớc khi thay đổi trong TSLD và NNH TĐ TSLD = LNST + KH +(-) CLTG Quan hệ kế toán Tăng (giảm)các khoản phải thu TPT = PT (n) - PT (n-1) Quan hệ kế toán Tăng (giảm)các khoản phải trả TTr = PTr (n) - PTr (n-1) Quan hệ kế toán Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động KD L1= TĐTSLĐ - TPT - TPTr Quan hệ kế toán 2. Lưu chuyển tiền thuần từ hđ đầu t Tiền thu do bán tài sản cố đinh (BTSCĐ) BTSCĐ Ngân sách thanh lí nhợng bán Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ) MTSCĐ Ngân sách đầu tư Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt độngDT L2 = BTSCĐ - MTSCĐ Quan hệ kế toán 3. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG) LTG Do người sử dụng MH xác định Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt dộng TC L3 = LTG Quan hệ kế toán Lu chuyển tiền thuần trong kì(L) L = L1- L2 + L3 Quan hệ kế toán Tiền tồn đầu kì) L (n-1) Bảng cân đối kế toán Tiền tồn cuối kì Lk =L + L ( n -1) Quan hệ kế toán Bảng cân đối kế toán dự báo A. Tài sản(TS) 1. Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn TSLD = Ti + PT + Tk + TSLDK 1.1. Tiền (Ti) Ti = Lk Quan hệ kế toán 1.2. Các khoản phải thu(PT) PT = a6 * DT a6: Tỉ lệ PT / DT 1.3. Hàng tồn kho(tk) Tk = a7* DT a7: Tỉ lệ tồn kho/ DT 1.4. Tài sản lưu động khác TSLDK = a7* Dt a8: tài sản lưu động khác/ DT 2. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn Quan hệ kế toán 2.1. Tài sản cố định TSCD = NG - HMLK Quan hệ kế toán Nguyên gia(NG) NG = NG(n-1) + MTSCĐ Quan hệ kế toán Giá trị hao mòn luỹ kế HMLK = HMLK( n-1) + KH Quan hệ kế toán B.Nguồn vốn(NV) NV = NPT + VCSH Quan hệ kế toán 1. Nợ phải trả(NPT) NPT = NNH + NDH + NK Quan hệ kế toán 1.1. Nợ ngắn hạn(NNH) NNH= Vnh + PTr Quan hệ kế toán Vay ngắn hạn Vnh = a5* DT a9: Tỉ lệ vay ngắn han/DT Các khoản phải trả(PTr) Ptr = a6 * DT a10: Tỉ lệ phải trả/ DT 2. Nguồn vốn chủ sở hữu VCSH=NVQ+KP 2.1.Nguồn vôn - quĩ NVQ=VKD+QDTPT+CLTG+LNCC Quan hệ kế toán Vốn kinh doanh VKD Do người sử dụng MH xác định Quĩ đầu tư phát triển QĐTPT Do người sử dụng MH xác định Chênh lệch đánh giá lại tài sản và tỉ giá CLTG Do người sử dụng MH xác định Lợi nhuận chưa chia LNCC = LNCC(n-1)+LNST Quan hệ kế toán 2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác KP=QKTPL+PPHTTS Quĩ khen thởng phúc lợi QKTPL Do người sử dụng MH xác định Nguồn kinh phí đã hình thành Tscđ KPHTTS Do người sử dụng MH xác định ( Một số chỉ tiêu trong mô hình được gộp lại cho tiện việc tính toán) Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình: “ Kế hoạch kinh doanh”- Khoa KT & PT - ĐHKTQD Hà Nội. Giáo trình: “ Quản trị tài chính ”- Khoa NH & Tài chính - ĐHKTQD Hà Nội Giáo trình: “ Kế toán cho các ngành dịch vụ” – Khoa Kế toán – Kiểm toán -ĐHKTQD Hà Nội Sách: “ Quản lí ngân sách” – Lý Tuyên ( dịch)- NXB Trẻ- 2004. Sách: “ Phân tích quản trị tài chính” –Nguyễn Tấn Bình- NXB ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh Sách “ Lựa chọn bước đi và giải pháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ – thương mại ”- Nguyễn Thị Mơ - NXB Lí luận chính trị – 2005 Sách: “ Kiểm soát và lựa chọn chiến lược”- Bùi Đức Tuân- NXB Thống kê-2005. Sách: “ Quản trị doanh nghiệp”-Khoa Quản trị kinh doanh- trường ĐHKTQD Hà Nội Tài liệu có liên quan tại Xí nghiệp ôtô V75 ._.