Hoàn thiện công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh Công ty TNHH Quang Dũng

được coi là một lợi thế để đưa nền kinh tế nước ta vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN, một xu hướng tất yếu. Nó ngày càng chi phối mạnh mẽ hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng. 1.Sự cần thiếtcủa việc nghiên cứu đề tài: Như vậy một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển nhằm tạo được một vị trí vững chắc trên thị trường thì mục tiêu hàng đầu là phải hoạt động kinh doanh có hiệu quả, mang lại nhiều lợi nhuận. Muốn làm được như vậy buộc mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp nhằm thực hiện được các mục tiêu đã đề ra, và có lẽ công ty TNHH Quang Dũngđã làm được điều đó. Tham gia hoạt động trong lĩnh vực thương mại, các doanh nghiệp thương mại nói chung và công ty TNHH Quang Dũng nói riêng đã trở thành cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, tổ chức công tác lưu thông hàng hoá, đảm bảo tốt mối quan hệ cung cầu. Như vậy quá trình tiêu thụ được coi là khâu mấu chốt trong hoạt động kinh doanh thương mại, việc hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là hết sức cần thiết, đòi hỏi sự chính xác kịp thời. Nó được coi là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp, quyết định đến việc lựa chọn phương án kinh doanh có lợi nhất giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bảo toàn, phát triển vốn, tạo ra những bước phát triển vững chắc trong tương lai. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Với những nhận thức về tầm quan trọng của công tác tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong thực tế, sau khi được trang bị những kiến thức lý luận từ nhà trường qua thời gian tìm hiểu thực tế tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo Thạc sĩ Đặng Ngọc Hùng cũng như sự nhiệt tình giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ trong phòng kế toán chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, em đã chọn đề tài :” Hoàn thiện công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng “ làm đề tài cho bài chuyên đề của mình. 3. Mục tiêu của việc ngiên cứu đề tài : Mục tiêu của việc ngiên cứu đề tài là làm rõ nhưng nguyên tắc tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá giúp Công ty thấy được những mặt đã làm được và những mặt còn hạn chế, qua đó đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác tiêu thu tại doanh nghiệp. 4. Phương pháp nghiên cứu : duy vật biện chứng và duy vật lịch sử kết hợp với các phương pháp tính toán. 5. Những đóng góp chính của việc nghiên cứu đề tài : Giúp cho chúng ta có cái nhìn tổng quát hơn giữa lý thuyết và thực tế trong công việc của công tác kế toán tại các doanh nghiệp qua đó có thể đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác tiêu thụ tại doanh nghiệp. 6. Bố cục của chuyên đề gồm : Ngoài phần Mở đầu và Kết luận chuyên đề gồm 3 chương : Chương I : Lý luận chung về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại . Chương II : Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kế quả tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng . Chương III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng . Do giữa thực tế kinh doanh đôi khi vượt ra khỏi những kiến thức trong nhà trường nên bài chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự quan tâm góp ý kiến của các thầy cô giáo cũng như của các cán bộ trong phòng kế toán công ty TNHH Quang Dũng nhằm hoàn thiện hơn nữa bài viết của mình . Em xin chân thành cảm ơn ! Chương I Lý luận chung về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp thương mại 1.1. Sự cần thiết và ý nghĩa của công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá . 1.1.1. Khái niệm, ý nghĩa, vai trò của công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. 1.1.1.1. Khái niệm. Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông qua quá trình này hàng hoá được đưa từ nơi sản xuất tới nơi tiêu dùng nhờ các phương thức mua bán khác nhau, lúc này giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, hàng hoá chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ (T-H-T’), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra để bù đắp những chi phí đầu tư ban đầu, giúp cho vòng luân chuyển vốn được hoàn thành, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Theo quan điểm của hiệp hội kế toán quốc tế thì tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá sản xuất kinh doanh, là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng và thu được tiền ngay hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán. Tiêu thụ nói chung bao gồm : - Tiêu thụ ra ngoài đơn vị : Là việc bán hàng cho các đơn vị khác hoặc các cá nhân ngoài doanh nghiệp . - Tiêu thụ nội bộ đơn vị : Là việc bán hàng cho các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty … hạch toán toàn ngành. 1.1.1.2. Vai trò, ý nghĩa : Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thoả mãn nhu của thị trường (nhu cầu sản xuất và tiêu dùng) thông qua quá trình bán hàng ( trao đổi) với mục tiêu là lợi nhuận. Như vậy, tiêu thụ hàng hoá ngoài việc thực hiện mục đích đưa hàng hoá đến tay người tiêu dùng, thoả mãn nhu cầu của xã hội còn nhằm mục đích tiêu thụ được khối lượng sản phẩm hàng hoá lớn nhất từ đó sẽ thu được lợi nhuận cao nhất. Vì vậy, việc tiêu thụ hàng hoá không đơn thuần chỉ là đưa hàng hoá đến tay người tiêu dùng mà nó còn bao gồm cả những việc như nghiên cứu thị trường, tập hợp việc tổ chức mua hàng cho tới giai đoạn cuối cùng là xuất bán và thanh toán với khách hàng. Điều đó cho thấy, khái niệm tiêu thụ hàng hoá được dùng trong doanh nghiệp thương mại phản ánh chức năng lưu thông, phân phối hàng hoá giữa các vùng, đáp ứng một cách tốt nhất có thể mọi nhu cầu của thị trường. Thông qua tiêu thụ thì giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, hàng hoá chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ (T-H-T’ ), giúp doanh nghiệp thu hồi vốn được bỏ ra, vòng luân chuyển vốn được hoàn thành, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn nói riêng và hịêu quả sử dụng vốn nói chung. Trong tiêu thụ một phần giá trị mới sáng tạo ra trong sản xuất được thực hiện và biểu hiện dưới hình thức lợi nhuận. Các Mác đã từng nói : “ Lưu thông vừa là tiền đề vừa là kết quả của sản xuất. Công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng. Đối với mỗi doanh nghiệp, nó tính toán và kiểm tra việc sử dụng tài sản, tiền vốn …nhằm cung cấp thông tin đảm bảo việc sử dụng có hiệu qủa nguồn vốn kinh doanh giúp doanh nghiệp tự chủ về tài chính. Tổ chức hợp lý quá trình hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung, yêu cầu của công tác kế toán là “phản ánh trung thực, hợp lý, khách quan, chính xác “ tránh được những sai sót có thể xảy ra nhằm tăng doanh thu, giảm chi phí. Đó được coi là yêu cầu không thể thiếu của các doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh. Vì thế có thể nói tiêu thụ là căn cứ, là cơ sở để xác định kết quả. Còn việc xác định kết quả là mục tiêu cuối cùng để đưa ra các quyết định, các chiến lược, định hướng về tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp. Hay nói cách khác nó còn là khâu quuyết định sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đối với nền kinh tế quốc dân, quá trình tiêu thụ đảm bảo sự cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa các nghành, các vùng, các khu vực góp phần thoả mãn nhu cầu của xã hội. Bên cạnh chức năng cân đối cung cầu thì tiêu thụ còn tạo ra một luồng tiền – hàng luân chuyển một cách liên tục, nhằm thúc đẩy, tạo điều kiện cho các nghành, các khu vực phát triển lớn mạnh, góp phần cùng sự phát triển chung của nền kinh tế. Tạo nguồn thu nhập ổn định cho nền kinh tế quốc dân thông qua nghĩa vụ nộp thuế. 1.1.2. Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. 1.1.2.1. Yêu cầu : Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thì đây được coi là một yêu cầu hết sức quan trọng mà doanh nghiệp cần đảm bảo được như : - Tổ chức chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, tránh bỏ sót ghi chép trùng lắp, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu qủa công tác kế toán. Doanh nghiệp sử dụng hình thức ghi sổ hợp lý sẽ phát huy đựoc những ưu điểm của chúng và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý đơn giản, tiết kiệm . - Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ để kịp thời ghi nhận, phản ánh doanh thu và lập báo cáo bán hàng. Báo cáo thường xuyên, kịp thời tình hình bán hàng, theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng chi tiết cho từng loại hàng, từng hợp đồng kinh tế. - Xác định đúng và tập hợp đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để từ đó phân bổ hợp lý giúp cho công tác xác định kết quả lãi, lỗ một cách hợp lý nhằm tối đa hoá lợi nhuận. Đồng thời phải theo dõi từng phương thức bán hàng, thanh toán để đôn đốc việc thu hồi vốn nhanh và đầy đủ . - Xác định đúng đắn kết quả của từng loại hoạt động kinh doanh, thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận. 1.1.2.2. Nhiệm vụ . Tiêu thụ có ý nghĩa quyết định sự tồn tại, phát triển hay sự diệt vong của doanh nghiệp. Vì thế nhiệm vụ của công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá là phải phản ánh và giám đốc tình hình một cách chặt chẽ như : - Ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ, chi tiết, sự biến động của các loại hàng hoá tiêu thụ ở các trạng thái như : hàng đang đi đường, hàng trong kho, hàng gửi bán …theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại,giá trị. Cũng như lựa chọn được phương pháp tính giá vốn hàng bán một cách hợp lý để đảm bảo độ chính xác cho chỉ tiêu lãi gộp và các báo cáo bán hàng . - Phản ánh chính xác kịp thời khối lượng hàng tiêu thụ, ghi nhận doanh thu bán hàng. Phân bổ chi phí thu mua một cách hợp lý cho khối lượng hàng bán ra trong kỳ. Đồng thời tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ một cách đầy đủ, trung thực, kể cả các khoản bị giảm trừ hay các khoản phải nộp ngân sách nhà nước để công tác xác định kết quả kinh doanh được chính xác. - Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, phản ánh kịp thời các khoản công nợ khách để đảm bảo quá trình thu tiền và trả tiền hàng đầy đủ tránh thất thoát vốn một cách bất hợp lý, đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp . - Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kết toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp . - Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp thúc đẩy quá trình bán hàng. 1.2. Công tác tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá . 1.2.1. Kế toán chi tiết tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại . 1.2.1.1.Căn cứ . Theo chế độ tài chính kế toán hiện hành của Việt Nam việc hạch toán chi tiết tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại được thực hiện dựa trên các căn cứ sau : Tuỳ thuộc loại hình tính chất hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp để xác định đối tượng chi tiết. Tuỳ theo tình hình thực tế của doanh nghiệp và đối tượng hạch toán chi tiết có thể được chia ra từng loại hàng hoá hoặc từng quầy hàng, từng kho hàng . Tuỳ thuộc vào tính trọng yếu của từng loại mặt hàng hay lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp . Tuỳ thuộc vào công tác tổ chức hạch toán kế toán tại mỗi doanh nghiệp . Bên cạnh đó người ta còn căn cứ vào các chứng từ sau : Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Hoá đơn bán hàng. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Hoá đơn thuế giá trị gia tăng. Phiếu xuất kho kiêm hàng gửi bán. Báo cáo bán hàng. Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ. Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi. Thẻ quầy hàng. Giấy nộp tiền. Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày. Các chứng từ khác có liên quan (hoá đơn, chứng từ đặc thù …). 1.2.1.2. Kế toán chi tiết tiêu thụ. Qúa trình ghi sổ chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá được tiến hành đồng thời cả ở kho và ở phòng kế toán. Mọi ngiệp vụ phát sinh đều được lập chứng từ kế toán theo quy định. Chứng từ kế toán phản ánh đầy đủ kịp thời chính xác tình hình nhập xuất hàng hoá và là cơ sở để ghi chép trên thẻ kho và sổ kế toán . Căn cứ vào các báo cáo, báo cáo bán hàng, các chứng từ nhập xuất để ghi vào thẻ kho và bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá. Bởi vậy giữa kho và phòng kế toán người ta có thể sử dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết sau : 1.2.1.2.1. Phương pháp thẻ song song . Sổ sách sử dụng: Thẻ kho, sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Ưu điểm: Đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra, cung cáp thông tin kịp thời cho người quản lý cả về mặt hiện vật và về mặt giá trị. Đồng thời phương pháp này cũng thuận tiện cho việc làm kế toán trên máy vi tính. Nhược điểm: Có sự trùng lặp vè mặt ghi chép giữa kho và phòng kế toán. Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết Sổ tổng hợp Bảng tổng hợpnhập, xuất, tồn nhập xuất tồn Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu. 1.2.1.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển . Sơ đồ l.2. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sổ sách sử dụng: Thẻ kho, sổ đối chiếu luân chuyển. Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép của kế toán vì chỉ ghi vào cuối tháng. Cung cấp thông tin cả về hiện vật cho người quản lý. Nhược điểm: Là việc ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật. Công tác kiểm tra chỉ tiến hành vào cuối tháng nên việc hạch toán và lập báo cáo thường chậm trễ. 1.2.1.2.3. Phương pháp sổ số dư. Sơ đồ 1.3. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư. Bảng kê luỹ kế nhập Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận CT nhập Bảng kê luỹ kế nhập –xuất – tồn Sổ số dư Sổ tổng hợp Phiếu giao nhận CT nhập Bảng kê luỹ kế xuất Phiếu xuất kho Thẻ kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sổ sách sử dụng: Thẻ kho, phiếu giao nhận, chứng từ, bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn, sổ số dư. Ưu điểm: Tăng hiệu qủa công tác kế toán, giảm sự ghi chép trùng lặp giữa kho và kế toán. Nhược điểm: Nếu sử dụng phương pháp này, khi có nhầm lẫn thì rất khó đối chiếu, kiểm tra. 1.2.2. Kế toán tổng hợp tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. 1.2.2.1. Các phương thức tiêu thụ. Các doanh nghiệp thương mại có nhiều hình thức tiêu thụ hàng hoá khác nhau có thể theo phương thức bán buôn, bán lẻ, gửi bán …mỗi phương thức lại có nhiều hình thức khác nhau . 1.2.2.1.2. Bán buôn . Bán buôn là hình thức bán hàng hoá cho mạng lưới bán lẻ, cho sản xuất, cho tiêu dùng và cho các tổ chức kinh tế khác. Hay nói cách khác là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất…để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm: - Đối tượng bán hàng hoá là các doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp sản xuất và các tổ chức kinh tế khác. - Hàng hoá có thể là vật phẩm tiêu dùng hoặc tư liệu sản xuất. - Hàng hoá thường được bán ra theo lô hàng hoặc khối lượng hàng bán ra mỗi lần thường là lớn. - Hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. - Giá bán ra của hàng hoá biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. - Việc thanh toán tiền hàng chủ yếu không dùng tiền mặt mà thông qua ngân hàng và các hình thức thanh toán khác. Các hình thức bán buôn hàng hoá : * Bán buôn qua kho là phương thức bán buôn mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức. - Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. - Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã kí kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó do bên mua qui định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp thương mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua. * Bán buôn không qua kho ( bán buôn vận chuyển thẳng ): theo phương thức này doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Có hai hình thức : + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: theo hình thức này doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho người bán. Sau khi giao, nhận, đại diện bên mua kí nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: theo hình thức này doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ. 1.2.2.1.3. Bán lẻ. Đây được coi là giai đoạn cuối cùng của sự vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hàng hoá được bán trực tiếp cho người tiêu dùng, lúc này hai chức năng của hàng hoá là giá trị và giá trị sử dụng được thể hiện. Nói cách khác đây là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá bán ra đơn chiếc số lượng nhỏ giá bán thường ổn định, thanh toán ngay và hình thức thanh toán thường là tiền mặt lên không lập chứng từ cho từng lần bán. Hàng hoá sau khi bán đã chuyển từ lĩnh vực lưu thông để đi vào lĩnh vực tiêu dùng với giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện. *Các hình thức bán lẻ : - Bán lẻ thu tiền trực tiếp : Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng bán ra trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Khi đó thẻ quầy hàng sẽ được mở cho mỗi mặt hàng, phản ánh cả số lượng, giá trị. Căn cứ vào việc kiểm kê lượng hàng bán ra để lập báo cáo bán hàng, đây là căn cứ để ghi nhận doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp. - Bán lẻ thu tiền tập trung : Khi đó việc thu tiền và bán hàng tách rời nhau. Báo cáo bán hàng do nhân viên bán hàng lập, còn giấy nộp tiền do nhân viên thu ngân lập sau đó nộp lên phòng kế toán. Báo cáo bán hàng được lập căn cứ vào hoá đơn hoặc tích kê giao hàng hoặc kiểm kê hàng tồn cuối ngày để xác định lượng hàng bán ra. Báo cáo bán hàng được coi là căn cứ để hạch toán doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp . - Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy do mình phụ trách. - Hình thức bán trả góp: theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm. Về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. - Hình thức bán hàng tự động: là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng. Sau khi người mua bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua. 1.2.2.1.3. Phương thức gửi hàng đại lý hay ký gửi. Lúc này doanh nghiệp thương mại giao cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Trong nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển thì việc đa dạng hoá các hình thức tiêu thụ giúp các doanh nghiệp có nhiều cơ hội tham gia hoà nhập nền kinh tế quốc tế để chiếm lĩnh thị trường trong nước cũng như thị trường thế giới. Đây được coi là yêu cầu không thể thiếu với sự tồn tại của các doanh nghiệp nói chung và nền kinh tế của cả nước. 1.2.2.2.Các phương thức thanh toán : - Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. - Thanh toán qua ngân hàng. + Thanh toán bằng séc. + Thanh toán bằng thư tín dụng ( LC ) + Thanh toán bù trừ. + Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi … 1.2.3. Một số khái niệm cơ bản và các hình thức tính giá vốn hàng bán . 1.2.3.1 . Một số khái niệm cơ bản . - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hàng hoá là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm khoản phải thu và phí thu thêm ngoài ( nếu có ) . - Giảm giá hàng bán là khoản giảm cho người mua do hàng hoá bán ra của doanh nghiệp kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu. - Gía trị hàng trả lại là giá trị khối lượng hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán do không đảm bảo điều kịên về qui cách, phẩm chất ghi trên hợp đồng kinh tế. - Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán hàng giảm giá niêm yết mua cho khách hàng mua với số lượng lớn - Doanh thu thuần về tiêu thụ là phần chênh lệch giữa tổng doanh thu bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ và các khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại, giá trị hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ, thuế xuất khẩu. - Gía vốn hàng bán là giá vốn của thành phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. - Các khoản thuế phải nộp bao gồm thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. - Lãi gộp là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán. - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. + Chi phí bán hàng là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ bao gồm chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiếp thị quảng cáo … + Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của cả doanh nghiệp như lương, khấu hao … - Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là số chênh lệch về doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng tiêu thụ và chi phí hoạt động tài chính . 1.2.3.2. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán . Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà kế toán sử dụng các phương pháp tính giá thành trị giá hàng xuất kho theo phương pháp thực tế hay theo giá hạch toán . - Tính theo gía thực tế : doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp tính giá đích danh, nhập trước xuất xuất trước, nhập sau xuất trước, bình quân gia quyền ( bình quân tồn đầu kỳ, bình quân từng lần nhập, bình quân cả kỳ dự trữ ). - Tính theo giá hạch toán : chỉ có tác dụng ghi sổ kế toán chứ không có giá trị giao dịch, người ta sử dụng hệ số giá để quy đổi từ giá hạch toán sang giá thực tế. Trong đó: * Phương pháp đơn giá bình quân: theo phương pháp này, giá thực tế của hàng hoá xuất kho trong kì được tính theo công thức: Giá thực tế hàng xuất kho = số lượng hàng xuất kho x Giá đơn vị bình quân. * Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này giả thiết số hàng nào nhập trước sẽ xuất trước, hết số nhập trước mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của hàng mua sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của hàng xuất trước và do vậy giá trị cả hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của hàng mua vào sau cùng trong kỳ. * Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định những hàng mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. * Phương pháp giá thực tế đích danh: phương pháp này còn được gọi là phương pháp trực tiếp, được sử dụng với hàng hoá có giá trị cao và có tính chất tách biệt như vàng bạc, kim loại quý hiếm… Theo phương pháp này, giá bán của lô hàng thực tế là bao nhiêu thì khi xuất bán giá là từng đó. * Phương pháp giá hạch toán: Phương pháp này sử dụng hệ số giá để qui đổi cho số hàng bán ra. 1.3. Kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ. 1.3.1. Tài khoản sử dụng . * TK 511 “Doanh thu bán hàng “, dùng để phản ánh tổng doanh thu về bán hàng thực tế cùng các khoản giảm trừ doanh thu. Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của tài khoản như sau như sau : - Bên nợ : + Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại. + Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế. + Kết chuyển doanh thu về tiêu thụ trong kỳ. - Bên có : phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư và có 4 tiểu khoản sau : + TK5111 : Doanh thu bán hàng hoá. Tài khoản này sử dụng chủ yếu trong doanh nghiệp thương mại. + TK 5112 : Doanh thu bán thành phẩm. Tài khoản này sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp. + TK5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ. Tài khoản này sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp dịch vụ như du lịch, vận tải, bưu điện, du lịch văn hoá… + TK5114 : Doanh thu trợ cấp trợ giá. Tài khoản này được sử dụng chủ yếu để phản ánh khoản nhà nước trợ cấp, trợ giá cho doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của nhà nước. * TK 512 “ Doanh thu bán hàng nội bộ “, dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hóa, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc tổng công ty… Tài khoản này có nội dung tương tự như tài khoản 511 đã được đề cập ở trên, cuối kỳ không có số dư và có 3 tiểu khoản gồm : + TK 5121 : Doanh thu bán hàng hoá. + TK 5122 :Doanh thu bán các thành phẩm. + TK 5123 : Doanh thu cung cấp dịch vụ. * TK521 “Chiết khấu thương mại “: Dùng để phản ánh các khoản chiết khấu thương mại cho người mua và được mở chi tiết cho từng người mua với từng loại hàng bán. Tài khoản này có nội dung ghi chép như sau: - Bên nợ: Tập hợp các khoản chiết khấu thương mại. - Bên có: Kết chuyển chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 - Tài khoản này không có số dư. Các tiểu khoản: + TK 5211: Chiết khấu hàng hoá. + TK 5212: Chiết khấu thành phẩm. + TK 5213: Chiết khấu dịch vụ. * TK531 “ hàng bán bị trả lại “, dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc vi phạm hợp đồng kinh tế … Nội dung ghi chép như sau : - Bên nợ : Tập hợp doanh thu của hàng bán bị trả lại chấp nhận cho người mua trong kỳ ( đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về hàng hoá dịch vụ đã bán ra trong kỳ ) . - Bên có : Kết chuyển số doanh thu . Tài khoản này cuối kỳ không có số dư . * TK 532 “giảm giá hàng bán “, dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng theo thoả thuận. Tài khỏan này không có số dư và có nội dung kết cấu như sau : - Bên nợ : Khoản giảm giá đã chấp nhận cho người mua . - Bên có : Kết chuyển khoản giảm giá sang tài khoản liên quan để xác định doanh thu thuần . * TK 157 “ hàng gửi bán “ , dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hoá chuyển bán gửi đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa xác định là tiêu thụ, chi tiết cho từng loại hàng hoá cho đến khi hàng hoá được chấp nhận thanh toán … có nội dung như sau : - Bên nợ : + Tập hợp trị giá mua thực tế của hàng hoá đã chuyển bán hoặc giao cho bên nhận đại lý, ký gửi . + Gía thành thực tế dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận thanh toán . - Bên có : + Kết chuyển trị giá mua thực tế hàng hoá chuyển bán gửi đại lý, ký gửi và giá thành dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ . + Trị gía mua thực tế hàng hoá không bán được thu hồi ( bị người mua, người nhận đại lý ) . - Số dư bên nợ : Trị giá mua thực tế hàng hoá đã gửi đi chưa được xác định là tiêu thụ . Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ : Bên nợ : Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chưa tiêu thụ cuối kỳ . Bên có : Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chưa tiêu thụ đầu kỳ . Dư có : Phản ánh trị giá mua của hàng gửi bán chưa tiêu thụ . * TK 632 “ giá vốn hàng bán “, dùng để xác định giá vốn hàng bán và dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản này không có số dư và được mở chi tiết cho từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thương vụ … tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin cũng như phương tiện tính toán của từng doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của tài khoản này như sau : - Bên nợ : +Tập hợp trị giá mua của hàng hoá, giá thành thực tế của._. dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ. + Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. - Bên có : + Trị giá mua của hàng bán bị người mua trả lại. + Kết chyển trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ. Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ : Bên nợ :Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ. Bên có : Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. * TK 3331 “ thuế giá trị gia tăng phải nộp “, dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu ra, số thuế giá trị gia tăng phải nộp, số thuế giá trị gia tăng đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách nhà nước. Nội dung ghi chép như sau : - Bên nợ : + Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ . + Số thuế GTGT được giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp . +Số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách nhà nước . + Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại . - Bên có : + Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của số hàng đã tiêu thụ . + Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá dịch vụ dùng để trao đổi biếu tặng, sử dụng nội bộ . + Số thuế GTGT phải nộp cho hoạt động tài . + Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu . - Số dư : + Bên có :Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ . + Bên nợ : Số thuế GTGT nộp thừa vào ngân sách . Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán bán hàng còn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan như: 111,112,138,333,413… 1.3.2. Phương pháp hạch toán (khái quát qua các sơ đồ sau ) : 1.3.2.1. Bán buôn qua kho . Sơ đồ 1.4. Sơ đồ hạch toán tiêu thụ theo phương pháp bán buôn qua kho. TK156 TK632 TK911 TK511 111,112,131 (1) (5) (4) (6) (7) TK157 (2) TK531,532 (3) (8) 3331 (9) ( 1 ) : Gía vốn hàng xuất kho. ( 8 ) : Kết chuyển giảm giá hàng bán. ( 2 ) : Hàng gửi bán. ( 3 ) : Gía vốn hàng gửi bán. ( 4 ) : Kết chuyển giá vốn hàng bán. ( 5 ) : Kết chuyển doanh thu thuần. ( 6 ) : Doanh thu bán hàng. ( 7 ) : Khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. ( 9 ) : thuế GTGT đầu ra. 1.3.2.2. Bán buôn không qua kho. Sơ đồ 1.5. Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ bán buôn không qua kho. TK331 TK157 TK632 TK911 TK511 111,112 (6) (1) (4) (5) TK531,532 ( 8 ) TK133 (9) (2) 3331 (10) (3) ( 1 ) : Mua hàng vận chuyển khách hàng chưa chấp nhận. ( 2 ) : Thuế GTGT đầu vào. ( 3 ) : Mua hàng vận chuyển thẳng khách hàng chấp nhận trả tiền. ( 4 ) : Gía vốn hàng gửi bán. ( 5 ) : Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ. ( 6 ) : Kết chuyển doanh thu thuần. ( 7 ) : Kết chuyển giảm giá hàng bán. ( 8 ) : Doanh thu bán hàng trong kỳ. ( 9 ) : Khách hàng chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền hàng ngay. ( 10 ) : Thuế GTGT đầu ra. 1.3.2.3. Hạch toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. - Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, quầy hàng, kế toán chi tiết kho hàng theo địa điểm luân chuyển nội bộ cửa hàng. Nợ TK 156 : Chi tiết kho, quầy, cửa hàng nhận hàng. Có TK 156 : Kho hàng chính. - Cuối ngày khi nhận được báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và kết chuyển giá vốn. + BT1 : Nợ TK 632 : Gía vốn hàng bán. CóTK 156 : Chi tiết kho quầy hàng. + BT2 :Nợ TK 111,112,131 … :Tổng giá thanh toán. Có TK 511 : Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. - Khi phát sinh thừa, thiếu tiền hàng chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 111 : Số tiền thực nộp. Nợ TK 1381 : Số tiền thiếu chưa rõ nguyên nhân . Có TK 511 : Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra. Có TK 3381 : Số tiền thừa chưa rõ nguyên nhân. 1.3.2.4. Hạch toán tiêu thụ nội bộ. - Khi phát sinh các nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ, kế toán phản ánh như sau : Nợ TK 111, 112 : Số thu được bằng tiền. Nợ TK 136 : Số chưa thu được. Có TK 512 : Doanh thu nội bộ. Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra. - Khi dùng hàng hoá để biếu tặng, quảng cáo, chào hàng hay sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. + BT1 : Nợ TK 632 : Gía vốn hàng bán. Có TK 156 : Trị giá hàng xuất kho. + BT2 : Nợ TK 641, 642 :Sử dụng để bán hàng và quản lý doanh nghiệp Có TK 512 Nợ TK 431 : Tính vào quỹ khen thưởng, phúc lợi. Có TK 512 Có TK 3331 1.3.2.5. Hạch toán các khoản hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. 1.3.2.5.1. Hạch toán các khoản hàng bán bị trả lại. Nếu số hàng đã tiêu thụ trong kỳ bị khách hàng trả lại hoặc từ chối thanh toán do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết như hàng bán kém phẩm chất, không đúng qui cách, chủng loại, mẫu mã, kế toán dùng TK 531 để phản ánh. Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng mà họ đã mua trước đây, kế toán căn cứ vào chứng từ được lập khi khách hàng trả lại hàng để ghi doanh thu và giá vốn hàng bán bị trả lại. - Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 531 : Doanh thu hàng bán bị trả lại. Nợ TK 3331 : Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại. Có TK 111, 112, 131 : Số tiền trả lại cho khách hàng hoặc chấp nhận trừ vào nợ. - Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại. Nợ TK 156 : Ghi tăng hàng hoá. Có TK 632 : Ghi giảm giá vốn. 1.3.2.5.2. Hạch toán giảm giá hàng bán. Các khoản tiền giảm trừ cho khách hàng tính trên giá bán đã thoả thuận vì lý do vi phạm hợp đồng đã ký kết được hạch toán trên TK 532. Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 532 : Giảm giá hàng bán. Nợ TK 3331 : Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tương đương với số giảm gía mà họ được hưởng. Có TK 111, 112, 131 : Số tiền trả ngay hoặc chấp nhận trả. 1.4. Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại. 1.4.1. Tài khoản sử dụng. * TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh “, dùng để xác định kết quả toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của doanh nghiệp. TK này mở chi tiết cho từng hoạt động. TK này không có số dư, nội dung của tài khoản này như sau : - Bên nợ : + Kết chuyển giá vốn hàng hoá, sản phẩm dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. + Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. + Kết chuyển chi phi hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường. + Số lãi trước thuế về hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Bên có : + Kết chuyển doanh thu thuần về số hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. + Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. + Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. * TK 421 “ Lợi nhuận chưa phân phối “, dùng để kết chuyển lãi, lỗ trong kỳ. - Bên nợ : + Số lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ . + Phân phối các khoản lãi. - Bên có : + Số thực lãi về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh. - Dư nợ : Các khoản lỗ chưa xử lý. - Dư có : Số lãi chưa phân phối. * TK 641 “ Chi phí bán hàng “, dùng để phản ánh chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. TK này không có số dư và có nội dung kết cấu như sau : - Bên nợ : + Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. - Bên có : + Các khoản giảm chi phí bán hàng trong kỳ. + Kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Các tiểu khoản : -TK 6411 : Chi phí nhân viên bán hàng. - TK 6412 : Chi phí vật liệu, bao bì. - TK 6413 : Chi phí dụng cụ đồ dùng. - TK 6414 : Chi phí khấu hao tài sản cố định. - TK 6415 : Chi phí bảo hành hàng hoá. - TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài. - TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác. * TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp “. - Bên nợ : Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. - Bên có : + Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. + Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911. TK 642 không có số dư và có các tiểu khoản : - TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý . - TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý. - TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng. - TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ. - TK 6425 : Chi phí thuế, phí và lệ phí. - TK 6426 : Chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ khó đòi. - TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài. - TK 6428 : Chi phí khác bằng tiền. 1.4.2. Phương pháp hạch toán. - Kết chuyển các kkhoản giảm trừ : Nợ TK 511 , 512 Có TK 531 , 532 Nợ TK 511 , 512 Có TK 911 - Kết chuyển giá vốn hàng bán và phân bổ chi phí mua hàng . Nợ TK 632 Có TK 1562 Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp . Nợ TK 911 Có TK 641 , 642 - Xác định kết quả tiêu thụ + Lãi : Nợ TK 911 Có TK 421 + Lỗ : Nợ TK 421 Có TK 911 1.5. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách. Căn cứ vào qui mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào các hình thức tổ chức sổ kế toán, từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một mô hình tổ chức sổ kế toán phù hợp. Tổ chức sổ kế toán thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Theo qui định doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức tổ chức kế toán sau đây: 1.5.1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký – Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ – Có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký – Sổ cái. Trình tự hạch toán được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.4. Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký - sổ cái Sổ (thẻ) Hạch toán chi tiết Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký – Sổ cái Báo cáo kế toán Giải thích sơ đồ: Ghi hàng ngày (hoặc ghi định kỳ). Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. 1.5.2. Hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. Sổ sách trong hình thức này gồm: + Sổ cái. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Bảng cân đối tài khoản. Sơ đồ 1.5. trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Sổ (thẻ) Hạch toán chi tiết Chứng từ gốc (bản tổng hợp chứng từ Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. 1.5.3. Hình thức nhật ký chứng từ. Hình thức này thích hợp vơ doanh nghiệp lớn, có số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình đô nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy. Sổ sách theo hình thức này bao gồm: Sổ Nhật ký – Chứng từ Sổ cái. Bảng kê. Bảng phân bổ. Sổ chi tiết. Sơ đồ 1.6 Trình từ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Bảng kê Bảng phân bổ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Nhật ký – Chứng từ Sổ cái Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. 1.5.4. Hình thức nhật ký chung. Hình thức này phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung ( tổng nhật ký). Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán trong Nhật ký sổ cái được ghi ít nhất cho hai sổ cái của hai tài khoản liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở nhật ký phụ. Cuối tháng hoặc định kỳ, công các số nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc ghi thẳng vào sổ cái. Sơ đồ 1.7 Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung. Sổ thẻ hạch toán chi tiết Chứng từ gốc Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ 5 đến 7 ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. Chương HAI THựC trạng hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty tnhh quang dũng 2.1. đặc điểm tình hình chung của chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát. Trong nền kinh tế thị trường, việc mỗi nhà kinh doanh nhận thấy được nhu cầu của thị trường và khả năng đáp ứng được nhu cầu là điều vô cùng quan trọng. Đây được coi là yếu tố quyết định việc bỏ vốn và huy động vốn để đầu tư vào một lĩnh vực nào đó. Đặc biệt với nền kinh tế nước ta khi tham gia hội nhập kinh tế phát triển theo định hướng CNH-HĐH, thì đây được coi là hướng phát triển ưu tiên của nền kinh tế nước nhà. Mặc dù vậy vai trò của nền nông nghiệp vẫn được khẳng định và nhà nước đã và sẽ vẫn có hướng phát triển ưu tiên nó nhằm phát triển nghành nông nghiệp nói chung và nghành chăn nuôi nói riêng để đáp ứng tốt nhu cầu thực phẩm của người dân cũng như khả năng chế biến xuất khẩu trong tương lai. Nhận thấy được điều đó công ty TNHH Quang Dũng đã thành lập và mở chi nhánh tại miền bắc lấy tên : chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, có trụ sở tại Hà Nội. Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng tại Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập được thành lập theo Quyết định số 01/00 HN-CVQĐ ngày 05/06/2000 do sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, tiến hành hoạt động kinh doanh các nghành nghề sau : - Mua bán lương thực, thức ăn gia súc, nông sản thực phẩm, máy nông nghiệp. - Đại lý ký gửi hàng hoá, dịch vụ thương mại. - Mua bán thiết bị chăn nuôi. Qua quá trình hoạt động kinh doanh, mặc dù mới đi vào hoạt động từ năm 2001 và mặt hàng của họ chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài, nhưng chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng miền bắc đã dần khẳng định được vai trò của mình trong việc phân phối hàng hoá trên thị trường miền bắc, sự mạnh dạn trong đầu tư cũng như khả năng marketing tốt đã đưa mặt hàng của chi nhánh công ty ngày càng tiến gần đến được với những người nông dân Việt Nam với mặt hàng chủ đạo là thức ăn gia súc và họ cũng là đại diện duy nhất tại miền bắc tham gia nhập khẩu thức ăn gia súc từ AGHENTYNA . Sau đây là một vài nét chính về chi nhánh : Thông tin đầy đủ : Tên chi nhánh : Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng (gọi tắt là công ty) Địa chỉ chi nhánh : Phòng A11, tầng 3, khách sạn Horizon, 40 Cát Linh, Quận Đống Đa - Hà Nội. Điện thoại : (04) 7332471, Fax : (04) 7332470. Bảng 2.1. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2001-2002-2003 . Đơn vị tính : Đồng Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 (1) (2) (3) (4) 1. Doanh thu trong đó: doanh thu bán hàng xuất khẩu 167550396875 176676242248 210335679110 2. Các khoản giảm trừ doanh thu. + Giảm giá hàng bán. + Hàng bán bị trả lại. +Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp. 78169101 69815644 8353457 304693383 304693383 72318044 66784844 5533200 3. Doanh thu thuần. 167472227774 176371548865 210263361066 4. Giá vốn hàng bán. 164814230407 170926362319 200456462826 5. Lợi nhuận gộp. 2657997367 5445186546 9806898240 6. Chi phí bán hàng. 4160075662 4560350523 7675260861 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp. 791967031 1122080563 1606195551 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. (2294045326) (237244540) 326751975 9. Thu nhập hoạt động tài chính. 20487487 13974100 23222447 10. Chi phí hoạt động tài chính. 27202 221912300 11. Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính. 20460285 13974100 (198689853) 12. Các khoản thu nhập bất thường. 16082389 2938416 13. Các khoản chi phí bất thường. 1544711 468205 14. Lợi nhuận bất thường. 14537678 2470211 15. Tổng lợi nhuận trước thuế. (2273585041) (208732762) (2033182395) 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng . Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến – chức năng, đứng đầu là trưởng chi nhánh và được khái quát qua sơ đồ sau : Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Phòng chỉ đạo (Trưởng chi nhánh ) Phòng Kinh doanh Phòng kế toán Văn phòng Phòng X-NK Thông qua sơ đồ trên ta có thể thấy được vai trò nhiệm vụ của mỗi phòng ban trong chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng như sau : - Phòng chỉ đạo ( Trưởng chi nhánh ) : Là người lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước tổng công ty về kết quả hoạt động kinh doanh tại chi nhánh cũng như chịu trách nhiệm quản lý điều hành và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động khác của chi nhánh như sử dụng và bảo toàn vốn … - Phòng kế toán : Có nhiệm vụ là thu thập và xử lý thông tin tài chính phát sinh tại doanh nghiệp theo đúng chế độ kế toán nhà nước quy định, từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho các phòng ban, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn cũng như đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ với nhà nước. - Phòng kinh doanh : Thiết lập các chiến lược kinh doanh cho công ty, tìm kiếm nguồn hàng cũng như nơi tiêu thụ hàng hoá. - Phòng xuất nhập khẩu : Công ty được phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng thức ăn gia súc nên phòng có nhiệm vụ lập và triển khai kế hoạch xuất, nhập khẩu nhằm cung ứng hàng hoá đủ để đảm bảo yêu cầu tiêu thụ. - Văn phòng : Chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, các văn bản hợp đồng kinh tế và các giấy tờ …tổ chức các cuộc họp, hội nghị và các phong trào hoạt động tại chi nhánh cũng như tham gia các hoạt động tại tổng công ty lớn. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán . Do đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và công ty sử dụng kế toán máy trong hạch toán kế toán, điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm bớt được số lượng nhân viên kế toán mà nó còn rất phù hợp với bộ máy tổ chức quản lý của chi nhánh. Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để ghi chép các nghiệp vụ, duy trì số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo tài chính. Các nhân viên đều được trang bị máy tính và các máy đều được kết nối với nhau, nhờ vậy mà hiệu quả công việc của các kế toán đã được nâng cao rõ rệt. Mô hình kế toán doanh nghiệp sử dụng là kiểu phân tán . Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Kế toán trưởng ( kế toán tổng hợp ) Kế toán vật tư ,hàng hoá Kế toán thuế Kế toán doanh thu và chi phí Thủ quỹ Kế toán tiền và thanh toán Kế toán TS CĐ Căn cứ vào mô hình kế toán của công ty ta thấy có sự phân công khá rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận trong công việc, mà cụ thể là : - Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) : Chịu trách nhiệm trước trưởng chi nhánh về công tác kế toán của công ty, là người phụ trách việc vào sổ và lập báo cáo quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trưởng chấp hành nghiêm túc các quy định của nhà nước . - Thủ quỹ : làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu chi lập báo cáo quỹ, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc của mình. - Kế toán tiền và thanh toán có nhiệm vụ theo dõi hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với khách hàng, các khoản vay giao dịch với ngân hàng các khoản khác phát sinh thường xuyên, cung cấp thông tin cho kế toán trưởng (kế toán tổng hợp ). - Kế toán doanh thu và chi phí có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ có liên quan đến việc thu mua, tiêu thụ hàng hoá và các khoản chi phí khác. Để từ đó xác định doanh thu thuần và thu nhập thuần từ các hoạt động khác của công ty - Kế toán thuế làm nhiệm vụ theo dõi và tính đúng, đủ, hợp lý số thuế mà doanh nghiệp phải nộp nhằm hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước cung cấp kịp thời số liệu cho kế toán trưởng. - Kế toán TSCĐ theo dõi tình hình biến động của TSCĐ trong doanh nghiệp từ đó có nhiệm vụ phân bổ hợp lý số khấu hao trong kỳ. - Kế toán vật tư, hàng hoá là người theo dõi tổng hợp sự động của hàng hoá trong doanh nghiệp để từ đó lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn, định kỳ cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp. 2.1.3.2. Tổ chức công tác kế toán . * Chế độ kế toán áp dụng : - Công ty áp dụng Hệ thống kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995. - Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tài chính ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Trưởng Bộ tài chính và bao gồm 4 mẫu biểu sau: + Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01 – DN. + Kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02 – DN. + Lưu chuyển tiền tệ, mẫu số B03 – DN. + Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09 – DN. Ngoài ra công ty còn sử dụng báo cáo chi tiết doanh thu và công nợ. Và các thông tư hướng dẫn sửa, đổi bổ sung Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT của bộ tài chính. * Niên độ kế toán . Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12. * Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán, nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác. - Báo cáo tài chính lập trên cơ sở giá gốc. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập báo cáo là đồng Việt Nam. - Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ trong năm được chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá bán do ngân hàng thương mại cổ phần Đông á công bố tại thời điểm phát sinh. * Phương pháp kế toán tài sản cố định - Nguyên tắc đánh giá. +Tài sản cố dịnh được xác định theo nguyên giá “-“ giá trị hao mòn luỹ kế. + Nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và những chi phí có liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào hoạt động. Những chi phí mua sắm, cải tiến và tân trang của tài sản cố định, những chi phí bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa được tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Khi tài sản được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao luỹ kế được xoá sổ và bất kỳ các khoản lỗ lãi nào phát sinh do việc thanh lý đều được tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Phương pháp khấu hao áp dụng. + Tài sản cố định khấu hao theo phươnp pháp đường thẳng để trừ dần nguyên giá tài sản cố định theo thời gian hữu dụng ước tính, phù hợp với hướng dẫn theo quyết định số 166/1999/QĐ/BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. +Tỷ lệ khấu hao hàng năm của các loại tài sản cố định như sau: . Loại tài sản cố định là phương tiện vận tải thì tỷ lệ khấu hao là 10%. . Loại tài sản cố định là thiết bị văn phòng thì tỷ lệ khấu hao là 25%. * Phương pháp kế toán hàng tồn kho. + Nguyên tắc đánh giá: hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. + Giá hàng xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá đơn vị bình Gía thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ quân cả kỳ dự trữ = Lượng thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ * Phương pháp ghi nhận doanh thu và chi phí. - Doanh thu bán hàng đựơc ghi nhận khi hàng hoá đã được xuất kho, phát hành hoá đơn và người mua đã chấp nhận thanh toán không phân biệt đã thu được hay chưa thu được tiền. - Chi phí phát sinh trong kỳ được ghi nhận phù hợp với doanh thu. * Thuế. Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nộp thuế thu nhập theo tỷ lệ 28% trên thu nhập chịu thuế. Các loại thuế phí khác được trích nộp theo qui định hiện hành. * Các phương thức giao hàng. - Giao hàng trực tiếp tại kho. - Khách hàng tự vận chuyển. - Công ty sẽ lo phương tiện vận chuyển đến kho của khách hàng nếu có yêu cầu, đây được coi là phương thức giao hàng chủ yếu tại chi nhánh. * Các phương thức tiêu thụ hàng hoá. - Bán buôn: + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp và theo hình thức chuyển hàng. + Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn gọi là hình thức giao tay ba) và theo hình thức chuyển hàng. - Bán lẻ: + Bán lẻ thu tiền trực tiếp. Hiện nay, công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có hai nhóm khách hàng chính: các chi nhánh của công ty khác và các công ty khác mua hàng hàng qua hợp đồng kinh tế thường là những lô hàng có lớn, có giá trị. Còn khách hàng mua lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng. * Các phương thức thanh toán của công ty rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế. Việc thanh toán có thể được thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định vì thế hình thức thanh toán có thể là trả ngay hay trả chậm. Việc thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc hoặc L/C. Tuy nhiên để tránh tình trạng chiếm dụng vốn công ty luôn giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích mối quan hệ nợ để đưa ra những biện pháp phù hợp cho các khoản nợ của khách hàng. * Hình thức sổ kế toán áp dụng: Công ty lựa chọn hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3. Trình tự hạch toán theo “Nhật ký chung”. Sổ quỹ Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Nhật ký chung Cập nhật vào máy Chứng từ gốc-bảng tổng hợp chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ. Quan hệ đối chiếu. - Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Sau đó căn cứ vào Nhật ký chung kế toán lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh vào sổ nhật ký chung được chuyển vào ít nhất hai sổ cái của hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các sổ nhật ký phụ. Cuối tháng hoặc định kỳ, kế toán cộng số liệu và ghi vào sổ nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái. - Sổ cái trong Nhật ký chung được mở riêng cho từng tài khoản. * Hệ thống sổ kế toán. - Bảng tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản. - Sổ cái các tài khoản. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua. - Sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. - Sổ TSCĐ. - Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay. 2.3. Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng . 2.3.1. Các chứng từ sử dụng và các quy định chung được tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá . * Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho : được lập thành 03 liên, là chứng từ để thủ tho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi công ty và được ký duyệt, đồng thời là phiếu xuất kho. * Hoá đơn bán hàng : là hoá đơn GTGT 3 liên do cục thuế phát hành. Hoá đơn này do phòng kinh doanh lập theo đơn đặt hàng của khách hàng gồm 3 liên: liên 1 lưu tại phòng kinh doanh, liên 2 do người mua giữ dùng làm chứng từ thanh toán ở đơn vị mình, liên 3 giao cho thủ kho xuất hàng và vào sổ cuối ngày rồi chuyển lên cho phòng kế toán vào sổ và lưu giữ, chứng từ hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của người mua hàng, thủ kho, người viết hoá đơn và trưởng chi nhánh (trưởng phòng kinh doanh).Ngoài ra, hoá đơn GTGT này còn được dùng để theo dõi hàng đang đi đường cho lô hàng hoá xuất bán. Bên cạnh đó thì hàng hoá xuất ra khỏi công ty phải tuân thủ một số qui định sau : + Hàng hoá xuất ra khỏi công ty phải có phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt. + Thời gian trả chậm đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàng của công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán … để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra. + Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày, gửi cho kế toán trưởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng. Các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàng ngày được kế toán tiền và thanh toán tập hợp vào sổ sau đó chuyển chứng từ tiền mặt cho thủ quỹ vào sổ kưu giữ, còn chứng từ ngân hàng do kế toán thanh toán giữ. Các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá do kế toán vật tư hàng hoá theo dõi căn cứ trên các phiếu nhập – xuất do thủ kho gửi lên sẽ được ghi vào sổ và lưu giữ, định kỳ kế toán đối chiếu với thủ kho về số lượng hàng hoá nhập – xuất – tồn kho. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về tiền lương của các nhân viên do kế toán tổng hợp tập hợp và lưu giữ. 2.3.2. Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức nhật ký chung tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty được tiến hành theo trình tự sau: - Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào nhật ký bán hàng nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ cái tài khoản 632, 641, 642, 156. - Định kỳ, kế toán lấy số liệu từ nhật ký bán hàng phản ánh vào sổ cái tài khoản 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết tài khoản 632, 511, 131 kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. - Từ sổ cái tài khoản 632, 511, 641, 642, 156 kế toán lập bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cấn đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái tài khoản 632, 511, 641, 642, 156 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết. Sơ đồ 2.4. Quy trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả. Chứng từ gốc Sổ nhật ký chứng từ Sổ chi tiết TK 632, 511, 131 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán Sổ Nhật Ký Bán Hàng Sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ. Quan hệ đối chiếu. Sổ Nhật ký chung 2.3.3. Qui trình hạch toán các nghiệp vụ bán buôn. Hiện công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Qui trình bán hàng diễn ra như sau: - Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và kí kết hợp đồng bán (nếu có). - Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi được kí duyệt của trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hoá đơn GTGT được lập thành ba liên (đặt giấy than viết một lần): + Liên một lưu tại quyển gốc. + Liên hai giao cho khách hàng. + Liên b._.