Hoàn thiện công tác Kế toán tiền lương và các khoản trích phải nộp theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng Công trình Thủy 1

hu nhập chủ yếu của người lao động, do đó phải đảm bảo bù đắp sức lao động mà họ đã bỏ ra và đáp ứng được nhu cầu cần thiết yếu của họ. Vì vậy đối với mỗi doanh nghiệp, lựa chọn hình thức trả lương nào cho phù hợp, để thỏa mãn lợi ích người lao động và thực sự là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích, tăng năng suất lao động là hết sức quan trọng. Tùy theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà tổ chức hạch toán tiền lương cho hợp lý, đảm bảo tính khoa học và tuân thủ đúng những chuẩn mực của kế toán tiền lương, đảm bảo thực hiện đúng đắn chế độ tiền lương và quyền lợi cho người lao động, đặc biệt là phải đảm bảo tính đúng, tính đủ chi phí tiền lương và các khoản trích nộpt heo lương cho người lao động trong doanh nghiệp. Xét trong mối quan hệ với giá thành sản phẩm, tiền lương là một bộ phận ban trọng của chi phí sản xuất. Vì vậy, việc thanh toán, phân bổ hợp lý tiền lương vào giá thành sản phẩm, tính đủ và thanh toán kịp thời tiên lương cho mọi người lao động sẽ góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng năng suất lao động, tăng tích lũy và cải thiện đời sống người lao động. Tiền lương là một trong những “đòn bẩy kinh tế” quan trọng. Xã hội không ngừng phát triển nhu cầu của con người không ngừng tăng lên đòi hỏi chính sách tiền lương cũng phải có những đổi mới cho phù hợp. Đây là vấn đề Nhà nước luôn luôn quan tâm, bởi nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động, đến sự phân phối thu nhập trong xã hội. Gắn chặt với tiền lương là các khoản trích phải nộp theo lương gồm BHXH, BHYT, KPCĐ nó có liên quan đến mọi người lao động trong doanh nghiệp. Công ty Tư vấn Xây dựng Công trình Thủy 1 với nhiệm vụ bảo toàn và phát triển nguồn vốn do Ngân sách Nhà nước cấp cũng như nguồn vốn chủ quản, đồng thời hoạt động có hiệu quả, nâng cao chất lượng đời sống cho người lao động và hoàn thành nghĩa vụ đóng góp với Nhà nước nên việc tổ chức công tác kế toán tiền lương phù hợp, hạch toán đúng, đủ và thanh toán kịp thời có một ý nghĩa to lớn về mặt kinh tế xã hội cũng như về mặt chính trị. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, với sự giúp đỡ của các cán bộ phòng Tài chính - Kế toán của Công ty Tư vấn Xây dựng Công trình Thủy 1, cùng với sự hướng dẫn chu đáo của cô giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Đông, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích phải nộp theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng Công trình Thủy 1” để viết chuyên đề thực tập. Chuyên đề thực tập ngoài lời mở đầu và kết luận gồm có các nội dung sau: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích phải nộp theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích phải nộp theo lương ở Công ty Tư vấn Xây dựng Công trình Thủy 1. Chương 3: Hoàn thiện công tác hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích phải nộp theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng Công trình Thủy 1. Chương 1 Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích phải nộp theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có ba yếu tố cơ bản: Tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động. Trong đó lao động là yếu tố có tích chất quyết định. Mặt khác tiền lương lại là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hóa. Do vậy để hiểu rõ hơn về vấn đề lao động, tiền lương trong cơ chế thị trường ta sẽ đi nghiên cứu mục 1.1. Cơ chế thị trường và vấn đề lao động, tiền lương trong cơ chế thị trường. Cơ chế thị trường và sự tác động tới vấn đề lao động tiền lương và các Quỹ liên quan đến người lao động . Hiện nay đất nước ta đang thực hiện chủ trương phát triển nền kinh tế nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường, có sự quản lý của Nhà nước. Từ đó, nhu cầu lao động là rất lớn song vấn đề đặt ra là trình độ và tay nghề của người lao động phải được nâng cao để đáp ứng được yêu cầu công việc. Đó cũng là môi trường tốt cho người lao động phát huy và đóng góp tài năng, sức lao động của mình vào công cuộc xây dựng, phát triển đất nước. Hơn nữa, Việt Nam ta đang đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa nên vấn đề chăm lo, bồi dưỡng, đào tạo và phát huy nhân tố con người, nhân tố lao động được đặt lên hàng đầu. Con người giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong việc dựng xây đất nước vì thế con người vừa được coi là mục tiêu, vừa là động lực của sự phát triển. Do vậy, đất nước phát triển nghĩa là đời sống của con người, của người lao động phải được cải thiện, nâng cao. Vì vậy, thù lao tức tiền lương của người lao động cũng phải được trả thỏa đáng với sức lao động họ bỏ ra. Dưới tác động của các quy luật thị trường và yêu cầu của ngành nghề sản xuất kinh doanh nhiều loại hình lao động đã ra đời và song song tồn tại như lao động chân tay, lao động trí óc, lao động trực tiếp, lao động gián tiếp... Để đảm bảo công bằng xã hội cho mỗi loại hình lao động, Nhà nước đã ban hành hệ thống chế độ chính sách tiền lương áp dụng cho mọi người lao động làm việc trong các thành phần kinh tế quốc dân. Các vấn đề cụ thể về lao động, tiền lương và các khoản trích phải nộp theo lương sẽ được trình bày ở các phần sau. Lao động, tiền lương và các khoản trích phải nộp theo lương. Lao động là hoạt động chân tay và hoạt động trí óc của con người nhằm biến đổi các vật thể tự nhiên thành những vật phẩm cần thiết để thoả mãn nhu cầu của xã hội. Trong một chế độ xã hội, việc sáng tạo ra của cải vật chất không thể tách rời khỏi lao động, lao động là tiền đề, là điều kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội. Xã hội càng phát triển tích chất quyết định của lao động con người đối với quá trình tạo ra của cải vật chất cho xã hội càng biểu hiện rõ rệt. Để bảo đảm tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất, trước hết phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Tiền lương (tiền công) là phần phù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp hay người sử dụng sức lao động trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc họ làm, đồng thời chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế trong đó có quy luật cung cầu. Về bản chất tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động. Trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hóa và tiền tệ, tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Mặt khác, tiền lương là đòn bẩy kinh tế quan trọng để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác tiền lương là một nhân tố thúc đẩy tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ngoà i tiền lương mà người lao động được hưởng theo số lượng và chất lượng lao động của mình, họ còn được hương các khoản tiền thưởng theo quy định của đơn vị như thưởng do có các phát minh, sáng kiến độc đáo, thưởng do thi đua, do tăng năng suất lao động và các khoản tiền thưởng khác. Trường hợp người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức hay tử tuất... sẽ được hưởng các chính sách đãi ngộ thỏa đáng từ doanh nghiệp. Đó chính là các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo lương mà người lao động được hưởng. Trong cơ chế mới, cũng như toàn bộ các loại giá cả khác trên thị trường, tiền lương của người lao động ở khu vực sản xuất kinh doanh do thị trường quyết định và phụ thuộc vào hiệu quả sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Nhưng dưới sự quản lý vĩ mô của Nhà nước thì buộc các doanh nghiệp phải bảo đảm cho người lao động có thu nhập thấp nhất bằng mức lương tối thiểu do Nhà nước ban hành để người lao động có thể ăn, ở, sinh hoạt và học tập ở mức cần thiết. Đó là một số các quan điểm, các vấn đề xung quanh lao động, tiền lương. Nhưng việc hạch toán lao động, tiền lương không phải đơn giản. Vậy công tác hạch toán kế toán lao động, tiền lương phải đảm bảo được giải quyết được những nhiệm vụ gì? Nhiệm vụ hạch toán kế toán lao động tiền lương trong các doanh nghiệp sản xuất. Để thực hiện chức năng của kế toán trong việc điều hành quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Kế toán lao động tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cần thực hiện những nhiệm vụ sau: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Tính toán các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình thanh toán các khoản trên cho người lao động. Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ. Tình hình sử dụng Quỹ tiền lương, Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích theo lương và chi phí sản xuất kinh doanh. Đồng thời hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ, đúng đắn chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương BHXH, BHYT. Mở sổ kế toán và hạch toán lao động tiền lương, tiền lương và các khoản khác đúng chế độ, đúng phương pháp kế toán. Lập các báo cáo về lao động tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, Quỹ tiền lương, Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động. Đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, chế độ sử dụng chi tiêu KPCĐ, chế độ phân phối theo lao động. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải đặc biệt chú ý đến công tác hạch toán ban đầu các chỉ tiêu lao động vì khâu công việc này có ảnh hưởng rất lớn đến tính đúng đắn chuẩn xác của công tác kế toán tiền lương. Lao động sản xuất kinh doanh và hạch toán ban đầu các chỉ tiêu lao động. 1.2.1 Lao động và các chỉ tiêu hạch toán. Muốn thành công trong kinh doanh, mỗi doanh nghiệp không chỉ cần có vốn mà còn phải có đội ngũ lao động tốt, cùng cách quản lý khoa học. Như vậy, nhân tố con người, nhân tố lao động mang tính chất quyết định rất lớn đối với sự thành bại của một doanh nghiệp. Cho nên vấn đề hạch toán lao động về các chỉ tiêu: số lượng, thời gian cũng như kết quả lao động phải được đưa lên hàng đầu, và tiến hành nghiêm túc, chính xác, kịp thời mới có thể khuyến khích được người lao động làm việc có trách nhiệm và hiệu quả. Để quản lý lao động về mặt số lượng, các doanh nghiệp sử dụng sổ Danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương (hay phòng nhân chính) lập (lập chung cho toàn doanh nghiệp và riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ và sử dụng lao động trong doanh nghiệp. Hơn nữa doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người, để quản lý nhân sự cả về số lượng, và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ với lao động. Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng có liên quan là bảng chấm công, nó được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ việc của mỗi người lao động và tính lương cho từng tổ, đội, bộ phận sản xuất vào cuối tháng và do tổ trưởng trực tiếp theo dõi và ghi chép. Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau tùy theo từng loại hình và đặc điểm sản xuất ở mỗi doanh nghiệp. Những chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như: tên công nhân, tên công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn và chất lượng công việc hoàn thành... Đó chính là các báo cáo về kết quả lao động như “Phiếu giao, nhận sản phẩm”, “Hợp đồng giao khoán”, “Phiếu báo làm thêm giờ”, “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”, “Bảng kê sản lượng từng người”... Chứng từ hạch toán lao động phải được ký, xác nhận và được lãnh đạo duyệt y. Sau đó được chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng hoặc kế toán để tổng hợp kết quả lao động từng đơn vị, rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận, tính lương, tính thưởng. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp để ghi vào sổ kế toán. Để tổng hợp kết quả lao động, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho các bộ phận quản lý có liên quan. Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ này để tổng hợp kết quả lao động chung toàn doanh nghiệp. Các chỉ tiêu hạch toán lao động này có ý nghĩa rất lớn đối với việc quản lý lao động, quản lý nhân công trong mỗi doanh nghiệp. Để phục vụ nhạy bén việc chỉ đạo và quản lý lao động cần phải sử dụng các loại hạch toán khác nhau. Hạch toán thống kế và hạch toán nghiệp vụ các chỉ tiêu lao động. *Hạch toán thống kê: Tại các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán chi phí về lao động là một bộ phận công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh, bởi vì cách trả thù lao lao động thường không thống nhất giữa các bộ phận, các đơn vị, các thời kỳ kinh doanh... Việc hạch toán chính xác chi phí về lao động có vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm. Đồng thời nó còn là căn cứ để xác định các khoản phải nộp cho Ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Vì thế, để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản lý về vấn đề lao động, người ta đã đưa phương pháp phân tổ thống kê kết hợp với phương pháp số tuyệt đối, số tương đối cũng như số bình quân vào sử dụng. Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại, phân tổ thống kê, tức là sắp xếp lao động vào các nhóm khác theo những đặc trưng nhất định để tiện theo dõi thời gian, số lượng, kết quả lao động của họ . Ví dụ như phân tổ theo tiêu thức: lao động nam hay nữ, lao động dài hạn hay ngắn hạn, lao động trực tiếp sản xuất hay gián tiếp, lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến hay bán hàng hoặc quản lý. Mỗi tiêu thức, cách thức phân tổ đều có những tác dụng riêng đối với việc sắp xếp cơ cấu lao động, tổ chức, bố trí lao động trong doanh nghiệp. Thông thường khi tiến hành hạch toán thống kê lao động người ta thường sử dụng độc lập các phương pháp khoa học để thu được những kết quả mong muốn khi nghiên cứu mặt nào đó của vấn đề lao động. Đồng thời mỗi phương pháp lại có những ưu nhược điểm riêng: phương pháp số tuyệt đối phản ánh chính xác về mặt số lượng lao động nhưng lại không giữ được bí mật con số. Phương pháp số tương đối phản ánh được mối tương quan, sự biến động của lao động, giữ được bí mật số liệu nhưng mức độ chính xác không cao. Phương pháp số bình quân phản ánh mức độ trung bình về mặt lượng của tiền lương. Chỉ cần một trị số nhưng có thể đại diện cho nhiều giá trị khác nhau về lao động ... Đôi khi chỉ sử dụng một phương pháp để nghiên cứu các vấn đề kinh tế nói chung cũng như vấn đề lao động tiền lương nói riêng sẽ không mang lại kết quả chính xác. Mà phải sử dụng kết hợp các phương pháp mới thu được cái nhìn tổng quát và đánh giá được đúng lượng và chất của hiện tượng. Trong quản lý hạch toán, các chỉ tiêu lao động, ngoài hạch toán thống kê người ta còn sử dụng hạch toán nghiệp vụ *Hạch toán nghiệp vụ: Hạch toán nghiệp vụ tức là sự quan sát, phản ánh và giám đốc trực tiếp từng chỉ tiêu lao động một cách thường xuyên và kịp thời. Loại hạch toán này đem lại những thông tin nhanh chóng, kịp thời cho các nhà quản trị về số lượng, thời gian và hiệu quả lao động của công nhân viên. Song có điều thông tin đưa ra chỉ là những thông tin thu thập ban đầu, chưa qua quá trình tổng hợp, chọn lọc nào, lại do yêu cầu thông tin nhanh nên độ tin cậy không cao và không phản ánh được quá trình vận động của các chỉ tiêu nghiên cứu. Kết quả thu được từ hai loại hạch toán trên sẽ là cơ sở để xác định mức lương trả cho từng công nhân là bao nhiêu và trả như thế nào cho hợp lý. Vấn đề đặt ra là việc ghi chép, phản ánh tình hình và sự biến động về lao động tiền lương được biểu hiện dưới dạng tiền tệ, được tiến hành ra sao? Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng một lực lượng lao động nhất định tùy theo quy mô và yêu cầu sản xuất cụ thể, chi phí về tiền lương là một trong những yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh cơ bản của doanh nghiệp. Do đó công tác kế toán tiền lương và các khoản trích phải nộp theo lương được đặc biệt quan tâm. Kế toán tiền lương và các thu nhập khác phải trả người lao động Các hình thức trả tiền lương Các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau của nền kinh tế thị trường sử dụng nhiều loại hình lao động khác nhau. Tính chất, vai trò của từng loại lao động đối với mỗi quá trình sản xuất kinh doanh cũng khác nhau. Vì thế mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức trả lương cho người lao động sao cho hợp lý, phù hợp với đặc điểm công nghệ và trình độ quản lý của mình. Hiện nay, việc trả lương trong các doanh nghiệp được thực hiện theo luật lao động và theo Nghị định NĐ 197 CP ngày 31-12-1994 của Thủ tướng Chính phủ. Hướng dẫn thi hành cụ thể được quy định tại điều 58 Bộ luật Lao động nước ta. Các doanh nghiệp có thể áp dụng 3 hình thức trả lương sau: Hình thức trả lương theo thời gian. Hình thức trả lương theo sản phẩm Hình thức trả lương khoán *Hình thức trả lương theo thời gian Theo hình thức này cơ sở để tính lương trả cho người lao động là thời gian lao động thực tế, cấp bậc công việc và thang lương của người lao động. Tiền lương theo thời gian có thể thực hiện tính theo tháng, tuần, ngày hoặc giờ làm việc của người lao động tùy thuộc yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động cuả doanh nghiệp. Công thức tính: .Mức lương tháng = Mức lương cơ bản * (Hệ số lương + Tổng hệ số các khoản phụ cấp) Mức lương tháng * 12 tháng .Mức lương tuần = Số tuần làm việc theo chế độ Mức lương tháng .Mức lương ngày = Số ngày làm việc theo chế độ Mức lương ngày .Mức lương giờ = Số giờ làm việc theo chế độ Hình thức trả lương theo thời gian có nhược điểm là không phát huy đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì nó không xét đến thái độ lao động, chưa chú ý đến kết quả và chất lượng công tác thực tế của người lao động. *Hình thức trả lương theo sản phẩm Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau như : + Trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế. Công thức: .Tiền lương được lĩnh = Số lượng sản phẩm, công việc hoàn thành * Đơn giá tiền lương +Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp: .Tiền lương được lĩnh = Tiền lương của bộ phận trực tiếp * Tỷ lệ lương gián tiếp + Trả lương theo sản phẩm có thưởng: ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế người lao động còn được hửơng một khoản tiền thưởng theo qui định của đơn vị. +Tiền lương trả theo sản phẩm luỹ tiến là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với khoản tiền thưởng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất sản phẩm . Hình thức trả lương theo sản phẩm đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng với chất lượng lao động, động viên người lao động sáng tạo, hăng say trong công việc. *Hình thức trả lương khoán Căn cứ vào khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành đến giai đoạn cuối và đơn giá tiền lương áp dụng cho những công việc cần phải hoàn thành trong một thời gian nhất định nhằm khuyến khích lao động, cải tiến kỹ thuật, tăng năng suất lao động. Cách tính lương này là tiến bộ nhất vì nó gắn trách nhiệm của cá nhân hoặc tập thể người lao động với chính SP mà họ làm ra. Có hai phương pháp khoán đó là khoán công việc và khoán quỹ lương. Điều kiện để sử dụng phương pháp này mà không gây ra hiện tượng làm bừa, làm ẩu thì công tác kiểm nghiệp chất lượng sản phẩm trước khi giao nhận phải được coi trọng, thực hiện chặt chẽ. Thông thường ở một doanh nghiệp thì các phần việc phát sinh đa dạng với quy mô lớn nhỏ khác nhau, nên các hình thức trả lương được các doanh nghiệp áp dụng linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh cụ thể để có được tính kinh tế cao nhất. Kế toán tiền lương và các khoản thu nhập khác phải trả người lao động. Hạch toán kế toán phải trả người lao động sử dụng tài khoản 334 (TK 334). Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân và những người lao động đã ký hợp đồng với doanh nghiệp về tiền lương, tiền công... tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân và người lao động. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334 - Phải trả người lao động Nợ Tk 334 Có SDĐK(nếu có): phản ảnh số tiền lương và các khoản khác trả thừa cho CBCNV hiện có lúc đầu kỳ PS giảm: phản ánh + Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, ăn trưa và các khoản trả ứng trước cho người lao động. + Các khoản khấu trừ vào lương của công nhân SDCK( nếu có): phản ánh số tiền lương đã trả thừa cho CNV lúc cuối kỳ SDĐK: phản ánh các khoản tiền lương và các khoản khác phải trả 1 người lao động lúc đầu kỳ PS tăng: phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản ăn ca, phụ cấp , trợ cấp và các khoản khác phải trả cho CBCNV trong kỳ SDCK: Phản ánh các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương còn phải trả cho người lao động lúc cuối kỳ Đối với các doanh nghiệp xây lắp, TK 334 có 2 TK cấp 2: TK 3341: Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho công nhân viên thuộc biên chế của doanh nghiệp. TK 3342: Phải trả lao động thuê ngoài: Phản ánh các khoản phải trả cho các lao động thuê ngoài không thuộc biên chế của doanh nghiệp xây lắp. *Phương pháp hạch toán phải trả người lao động Mỗi nghiệp vụ kế toán tiền lương phát sinh đều được hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời. Tính tiền lương; tiền công và phụ cấp phải trả cho người lao động ghi: Nợ TK 241 Nợ TK 154 Nợ TK 642 Có TK 334 Tính tiền lương phải trả cho người lao động ghi: Nợ TK 415, 4311, 4312 Có TK 334 Các khoản bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn...) phải trả cho người lao động ghi: Nợ TK 338 Có TK 334 Tính các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của người lao động như tiền tạm ứng, BHYT, tiền bồi thường... ghi: Nợ TK 334 Có TK 141 Có TK 138 Có TK 338 Xác định số tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp lương, tiền ăn ca, thưởng... tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ở các bộ phận, đơn vị, đối tượng sử dụng lao động kế toán ghi: Nợ TK 622 Nợ TK 623 (6231) Nợ TK 627 (6271) Nợ TK 641 (6411) Nợ TK 642 (6421) Có TK 334 Riêng tiền ăn ca công nhân xây lắp trong các Doanh nghiệp xây lắp không tính vào TK 622 như các doanh nghiệp khác mà tính vào TK 627 (6271) Trong các Doanh nghiệp xây lắp, trường hợp có sử dụng lao động thuê ngoài không thuộc biên chế của Doanh nghiệp xây lắp, kế toán ghi: Nợ TK 622, 623 Có TK 334 (3342) Tính thuế thu nhập của người lao động phải nộp cho Nhà nước (khi doanh nghiệp nộp thay cho người lao động) ghi: Nợ TK 334 Có TK 333 Khi thanh toán các khoản phải trả cho người lao động ghi: Nợ TK 334 Có TK 111, 112 Tất cả các khoản thu nhập trên của người lao động sẽ được doanh nghiệp trích từ quỹ tiền lương ra để trả. *Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của Doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương, bao gồm cả tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp, tiền lương chính, tiền lương phụ, tiền lương trả cho người lao động khi đi học, nghỉ phép… theo chế độ. Quỹ tiền lương phải luôn được quản lý chặt chẽ để đảm bảo sử dụng có hiệu quả. Bên cạnh các khoản tiền lương được hưởng người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp BHXH, BHYT, KPCĐ. Kế toán các khoản trích phải nộp theo lương. Các khoản trích phải nộp theo lương bao gồm các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ. Các khoản này được trích ra trên cơ sở tiền lương cơ bản. Việc chi trả sẽ do các Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ đảm nhiệm. Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ *Quỹ BHXH. Người lao động khi gặp khó khăn, bất lợi như đau ốm, thai sản, hưu trí hay tai nạn sẽ được cấp BHXH tính trên cơ sở số lượng, chất lượng lao động và thời gian mà họ đã cống hiến cho xã hội trước đó. Tại doanh nghiệp Quỹ BHXH được tạo ra để thanh toán các khoản BHXH cho người lao động. Quỹ được thành lập bằng cách trích theo tỷ lệ phần trăm trên tiền lương phải trả cho công nhân viên chức để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và khấu trừ vào tiền lương công nhân. Theo quy định hiện nay thì tỷ lệ này là 20% trong đó tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 15% và khấu trừ 5% vào tiền lương của công nhân. Mức BHXH tính vào chí phí SXKD được quy định: 10% doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan quản lý để chi cho 2 nội dung: hưu trí và tử tuất, còn 5% được dùng để chi cho 3 nội dung: ốm đau, thai sản và tai nạn lao động. Phần khấu trừ 5% vào lương của người lao động được Doanh nghiệp nộp hộ lên cơ quan quản lý (Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội). Quỹ BHXH hoạt động nhằm bảo đảm cho người lao động được hưởng thụ các chính sách xã hội, đồng thời góp phần bồi dưỡng và phát triển lực lượng lao động. * Quỹ BHYT. Quỹ BHYT là một hình thức bảo hiểm dựa trên phương thức tái phân phối thu nhập tiền tệ, nhằm tập trung nguồn lực tài chính cộng đồng để chăm sóc sức khoẻ cho mọi người. Vì vậy BHYT thực chất là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm, giúp họ trang trải một phần nào chi phí khám chữa bệnh và thuốc men khi đau ốm. Số tiền đó được trích ra từ Quỹ BHYT. Theo quy định hiện nay BHYT được trích theo tỷ lệ 3% trên lương phải thanh toán cho công nhân. Trong đó tính vào chi phí sản xuất kinh doanh là 2% và khấu trừ vào tiền lương công nhân là 1%. Nay theo quy chế mới BHYT được chuyển sang BHXH và chịu sự quản lý của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. * Quỹ KPCĐ Người lao động để bảo vệ quyền lợi của mình trước giới chủ, họ lập ra tổ chức Công đoàn. Tổ chức này chuyên trách việc đại diện cho người lao động thương thuyết với giới chủ đòi quyền lợi cho công nhân và giải quyết các tranh chấp bất công giữa chủ và công nhân. Nguồn kinh phí cho các hoạt động của tổ chức này lấy từ quỹ KPCĐ. Theo quy định hiện hành tỷ lệ trích KPCĐ là 2% trên tổng quỹ tiền lương phải trả cho người lao động và người sử dụng lao động phải chịu khảo chi phí này.2% này cũng được tính vào chiphí kinh doanh . Trong đó 1% dành cho họat động công đoàn cơ sở và 1% cho hoạt động của công đoàn cấp trên. Tóm lại các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ hoạt động đều có tác dụng chung là hỗ trợ cho hoạt động kinh tế và đời sống người lao động, đáp ứng các nhu cầu của sản xuất và đời sống, góp phần thực hiện các chính sách kinh tế - xã hội, thúc đẩy việc nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Vậy hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cũng phải được đặc biệt chú trọng để đảm bảo được quyền lợi cho người lao động. Hạch toán kế toán các khoản trích phải nộp theo lương Kế toán sử dụng TK 338 để hạch toán các khoản phải nộp theo lương. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK334-Phải trả, phải nộp khác NO TK334 CO +Số dư đầu kỳ: - Phản ánh số nộp thừa, trả thừa hiện có lúc đầu kỳ. +Phát sinh trong kỳ: - Phản ánh số tiền phải trả khác đã trả cho CNV - KPCĐ đã chi tại đơn vị - Số BHYT, BHXH, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý, đã đóng các quỹ BHYT, BHXH, KPCĐ - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào tài khoản có liên quan theo qui định - Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ - Các khoản đã trả, đã nộp khác +Số dư cuối kỳ: -Phản ánh số trả thừa, vượt chi chưa được thanh toán cuối kỳ +Số dư đầu kỳ: -Phản ánh số phải nộp khác hiện có lúc đầu kỳ. + Phát sinh trong kỳ: -Trích BHYT, BHXH, KPCĐ theo tỷ lệ qui định - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. -Doanh thu nhận trước - Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ. -Các khoản phải nộp, phải trả khác. +Số dư cuối kỳ: -Phản ánh số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị thừa chờ xử lý lúc cuối kỳ. +TK 338 được chi tiết thành 6 TK cấp 2 : . TK 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết . TK 3382 : KPCĐ . TK 3383 : BHXH . TK 3384 : BHYT . TK 3387 : Doanh thu nhận trước . TK 3388 : Phải trả, phải nộp khác *Phương pháp hạch toán các khoản trích nộp theo lương - Căn cứ vào tiền lương phải trả cho công nhân viên tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ở các bộ phận, các đối tượng và tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định, kế toán tính số BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp, phải trả ghi: Nợ TK 622 Nợ TK 627 (6271) Nợ TK 641 (6411) Nợ TK 642 (6421) Nợ TK 334,241 Có TK 338 -Đối với các Doanh nghiệp Xây lắp khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân xây lắp không tính vào TK 622, của công nhân điều khiển máy thi công và phục vụ máy thi công không được tính vào Tài khoản 632, mà được tính hết vào Tài khoản 627 (6271). Nhưng chỉ không tính vào Tài khoản 622 khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân xây lắp trong DNXL, còn khi DNXL có các hoạt động SXSP công nghiệp hoặc hoạt động cung cấp dịch vụ thì vẫn tính các khoản trên vào TK 622 như các ngành khác. - Tính BHXH phải trả thay lương cho công nhân viên Nợ TK 338 (3383) Có TK 334 - Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho các cơ quan quản lý hoặc khi chi trả BHXH, KPCĐ tại đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 338 ( 3382, 3383, 3384) Có TK 111, 112 - Khấu trừ 6% tiền lương của CNV, khoản nộp hộ BHXH, BHYT cho họ ghi: Nợ TK 334 Có TK 338 - Khoản BHXH, doanh nghiệp đã chi theo chế độ được cơ quan BHXH hoàn lại khi thực hiện kế toàn ghi: Nợ TK 111,112. Có TK 338 *) Sơ đồ hạch toán kế toán các khoản trích phải nộp theo kỳ: TK 334 TK 338 (2,3,4) TK 622, 623, 627, 641, 642 BHXH phải trả thay Trích BHXH, BHYT,KPCĐ cho CNV tính vào chi phí SXKD TK 334 TK 111, 112 Khấu trừ vào lương CNV Nộp (chi) BHXH, BHYT, KPCĐ theo khoản nộp hộ BHXH, BHYT đúng quy định TK 111,112 Nhận khoản hoàn trả Của cơ quan BHXH về khoản doanh nghiệp đã chi TK 6271 BHXH,._. BHYT, KPCĐ tính theo lương của CNXL, CN điều khiển máy thi công và phục vụ MTC Như vậy, có thể nói việc hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích phải nộp theo lương là một công việc hết sức quan trọng, đòi hỏi tính chính xác cao vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến người động . Yêu cầu của viêc hạch toán kế toán là vậy còn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán tài chính được tiến hành như thế nào? Tổ chức hệ thống sổ kế toán tiền lương Việc tổ chức hạch toán và ghi sổ các nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương là phụ thuộc vào hình thức ghi sổ mà doanh nghiệp chọn. Theo qui định hiện hành, có 4 hình thức sổ kế toán đang được áp dụng thống nhất tại các doanh nghiệp. - Nhật ký - chứng từ - Nhật ký chung - Chứng từ ghi sổ Mỗi hình thức sổ kế toán có một đăc điểm riêng. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động qui mô, tính chất SXKD của đơn vị mình để lựa chọn hình thức phù hợp. * Nếu Doanh nghiệp lựa chọn áp dụng hình thức sổ Nhật ký - chứng từ thì đặc điểm hạch toán kế toán theo hình thức này như sau: Hình thức sổ kế toán này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên nó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với kế toán bằng máy. Trong hình thức kế toán này, kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự sổ ghi phân loại theo hệ thông các nghiệp vụ kinh tế cùng loại để ghi vào một sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - chứng từ. Thực tế có thể kết hợp một phần kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp ngay trong sổ Nhật ký - chứng từ nhưng xu hướng chung là vẫn tách rời kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng là Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết. Sơ đồ số 3 Sơ đồ trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Nhật ký – chứng từ Báo cáo quỹ hàng ngày Số kế toán chi tiết Bảng chi tiết số phát sinh Sổ cái Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Các bảng kê, bảng phân bổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Kiểm tra, đối chiếu số lượng cuối kỳ *Nếu Doanh nghiệp lựa chọn áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung thì đặc điểm hạch toán kế toán theo hình thức này như sau: Hình thức Nhật ký chung có thể thích hợp với mọi doanh nghiệp. Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào hai sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký chung và Sổ Cái. Việc ghi chép kế toán tổng hợp được tách rời với ghi chép chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết. Để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán các doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung bắt buộc phải lập Bảng cân đối tài khoản và các Bảng chi tiết số phát sinh. Sơ đồ số 4 Sơ đồ trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Nhật ký đặc biệt Báo cáo quỹ hàng ngày Sổ kế toán chi tiết Bảng chi tiết số phát sinh Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ ngắn hạn Ghi cuối kỳ Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối kỳ *Nếu Doanh nghiệp lựa chọn áp dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ thì đặc điểm hạch toán kế toán theo hình thức này như sau: Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ thích hợp với mọi loại hình Doanh nghiệp, thuận tiện cho việc áp dụng các phần mềm kế toán. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện kế toán thủ công. Trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian được tách rời với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái. Cán bộ kế toán phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập Chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này việc ghi chép kế toán tổng hợp cũng được tách rời với ghi chép kế toán chi tiết đẻ ghi vào hai loại sổ kế toán: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết. Cán bộ kế toán phải lập bảng cân đối tài khoản đẻ kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp. Hiện nay chỉ các đơn vị sự nghiệp và các tổ chức kinh tế, cá nhân và tập thể, các đơn vị nhỏ sử dụng ít Tài khoản cấp 1 mới sử dụng hình thức kế toán này. Sơ đồ số 5 Sơ đồ trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ ghi sổ Báo cáo quỹ hàng ngày Sổ kế toán chi tiết Bảng chi tiết số phát sinh Sổ Đăng ký CTGS Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ (3 đến 5 ngày) Ghi cuối kỳ Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối kỳ * Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để ghi vào Sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký – sổ cái. Trong hình thức này người ta tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp và việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai sổ kế toán: sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết. Sơ đồ số Sơ đồ trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ kế toán chi tiết Các bảng kê, bảng phân bổ Báo cáo quỹ hàng ngày Nhật ký sổ cái Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ ngắn hạn Ghi cuối kỳ Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối kỳ Nói chung mỗi hình thức sổ kế toán là một sự kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý kinh doanh. Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng không nằm ngoài mục tiêu trên. Trên đây là phần lý luận về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiêp sản xuất nói chung. Việc lựa chọn cách thức tổ chức kế toán tiền lương ở mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau vì nó phụ thuộc vào ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, phạm vi, quy mô, đặc điểm, tính chất của hoạt động của từng đơn vị. Vậy thực tế Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 đã hạch toán lao động, tiền lương và các khoản tính phải nộp theo lương ra sao? Chương II Thực trạng hạch toán lao động, tiền lương và các khoản trích phải nộp theo lương ở công ty tư vấn xây dựng công trình thuỷ I Lao động là một thành phần không thể thiếu cho sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Đồng thời là yếu tố quyết định sự vững mạnh của các tổ chức kinh tế nói chung và Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 nói riêng. Do đó việc hạch toán lao động, tiền lương cũng được công ty rất quan tâm chú trọng. 2.1 Khái quát chung về công ty 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 là doanh nghiệp thành lập theo Quyết định số 620/QĐ/TCCB- LĐ do Bộ Giao thông vận tải ban hành ngày 05/04/1993. Với tiền thân là công ty khảo sát thiết kế đường thuỷ 1 ra đời năm 1985, Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 đã trải qua 17 mùa xuân xây dựng và phát triển. Những năm qua công ty đã không ngừng nỗ lực phấn đấu và luôn giữ vị thế quan trọng trong ngành xây dựng đường thuỷ Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 là một doanh nghiệp nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có điều lệ tổ chức và hoạt động riêng bộ máy quản lý, điều hành, có con dấu riêng và có tài khoản tại ngân hàng. Hiện nay Công ty có trụ sở chính nằm trên đường Phạm Văn Đồng – Từ Liêm – Hà Nôi và chi nhánh chính đặt tại C8 An Lộc, đường nguyễn Oanh - Gò Vấp - TP.HCM. Dưới sự lãnh đạo tài tình của ban lãnh đạo công ty, cộng với năng lực và nhiệt tình của đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ sư cũng như công nhân kỹ thuật lành nghề, kết hợp sự trợ giúp đắc lực của máy móc, trang thiết bị hiện đại, công ty đã lớn mạnh không ngừng. Quy mô hoạt động của công ty luôn được mở rộng, cụ thể là các chỉ tiêu về vốn, giá trị sản lượng kinh doanh, số lượng lao động, tài sản và lợi nhuận năm sau thường cao hơn năm trước. Công ty có được những thành tích trên vì đã có những chính sách hợp lý dành cho người lao động nên đã khuyến khích được họ.Công ty luôn chú trọng tạo công ăn việc làm, tăng thu nhập cho người lao động, cải thiện chất lượng đời sống cho CBCNV. Sau đây là bảng số liệu thể hiện khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua một số năm gần đây Bảng số 1 Bảng hoạt động kinh doanh của Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 (phương pháp so sánh liên hoàn) Chỉ tiêu Đơn vị Số tuyệt đối Số so sánh (%) Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 (Năm 2000/Năm 1999)*100 (Năm 2001/năm 2000)*100 I Chỉ tiêu qui mô 2. Gía trị sản lượng *. GTSL tư vấn thiết kế * .GTSL thi công XD trđ 32540 51185 57259 157,299 111,867 trđ 6850 7780 10518 113,577 135,192 trđ 25690 43405 46714 168,957 107,685 3. Doanh thu trđ 30287 50179 50396 165,678 100,432 4. Lãi thực hiện trđ 500 700 1300 140 185,714 5. Nộp ngân sách trđ 150 210 390 140 185,714 6. Tài sản trđ 29137 29672 44230 101,836 149,063 7. Số lượng LĐ 207 284 396 137,198 139,436 8. Thu nhập BQ 1ng/ th 1000đ 1200 1250 1400 104,167 112 II. Chỉ tiêu hiệu quả 1. lợi nhuận/ vốn lần 0,0105 0,0135 0,0178 128,571 131,852 2. lợi nhuận/ doanh thu lần 0,0165 0,014 0,0258 84,848 184,286 Nhìn vào bảng số liệu ta thấy tình hình SXKD của công ty là tương đối tốt. Giá trị của hầu hết các chỉ tiêu hạch toán năm sau đều cao hơn năm trước cả về số tuyệt đối và số tương đối. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 trực thuộc Tổng công ty xây dựng đường Thuỷ. Nên nó cũng chịu sự quản lý, chỉ đạo và phân công, phân nhiệm lĩnh vực sản xuất từ Tổng công ty. Hiện nay công ty đang thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính của mình trên các lĩnh vực: Lập các dự án đầu tư, khảo sát thiết kế công trình đường thuỷ và công trình đường bộ. Thẩm định dự án đầu tư, thiết kế, tổng dự đoán công trình cảng đường thuỷ và công trình cầu đường bộ. Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn, đấu thầu thiết kế, quản lý dự án, xây lắp các công trình cảng đường thuỷ, cầu đường bộ. Kiểm định chất lượng công trình xây dựng, giám sát kỹ thuật xây dựng công trình đường thuỷ, đường bộ. Xây dựng công trình giao thông không do công ty thiết kế (trừ các gói thầu thực hiện theo loại hợp đồng chìa khoá trao tay) Kinh doanh vật liệu xây dựng và các dịch vụ khác. Để có thể hoàn thành tất cả các chức năng nhiệm vụ SXKD được giao, Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 phải biết phát huy tối đa các nguồn lực của mình. Trong đó nguồn lực lao động là một yếu tố có vị trí then chốt. Với chức năng nhiệm vụ SXKD thì việc tổ chức SXKD ở Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 diễn ra như trên liệu có phù hợp? Công nghệ SXKD và tổ chức SXKD *) Đặc điểm công nghệ SXKD Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, nhiệm vụ chủ yếu là tư vấn thiết kế và xây dựng mới, nâng cấp, cải tạo…. các công trình thuỷ. Do đó sản phẩm của công ty có đặc điểm của sản phẩm xây lắp: là sản phẩm có quy mô vừa và lớn, sản xuất mang tính chất đơn chiếc và trải qua nhiều giai đoạn thi công khác nhau. Mỗi sản phẩm, công trình, hạng mục công trình đều có dự án thiết kế xây dựng riêng và thi công ở các địa điểm khác nhau nhưng cùng có chung một quy trình sản xuất: Khảo sát thiết kế Giải phóng mặt bằng Thi công nền móng Thi công phần thô Thi công bề mặt và hoàn thiện Đó là quy trình sản xuất hỗn hợp và thi công bằng lao đông vừa thi công bằng máy móc. Do đó điều phối lao động phải được thực hiện một cách khoa học mới đảm bảo được sự tiêu hao chi phí lao động hợp lý. *) Đặc điểm tổ chức SXKD Vì đặc điểm của qui trình công nghệ phức tạp và chức năng hoạt động đa dạng, phạm vi hoạt động lại tương đối rộng nên công ty phải tổ chức phân bố các nguồn lực một cách hợp lý mới đảm bảo được chất lượng hoạt động kinh doanh. Trên thực tế Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 đã xây dựng hai cơ sở sản xuất lớn: một là trụ sở chính ở Hà nội và một chi nhánh ở TP. HCM. Ngoài ra công ty còn có các tổ đội khảo sát, thi công công trường đặt ở nhiều nơi trên toàn quốc. Từ cách tổ chức SXKD như vậy, để đạt hiệu quả lao động tốt thì Công ty phải có sự sắp xếp số lượng và chất lượng lao động ở từng bộ phận thật sát hợp. Đặc điểm quy trình công nghệ và đặc điểm tổ chức SXKD quyết định cơ cấu của bộ máy quản lý công ty . Cơ cấu bộ máy của công ty Do tính chất, quy mô, đặc điểm của các hoạt động kinh doanh cũng như việc tổ chức SXKD là cơ sở thiết lập qui mô quan hệ tài chính. Quy mô quan hệ tài chính lại là căn cứ quyết định cách thức tổ chức quản lý.Trên cơ sở đó Bộ máy quản lý của Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 chia thành hai cấp: Cấp toàn công ty và cấp chi nhánh. Bộ máy quản lý cấp công ty đứng đầu là Giám đốc và 3 Phó Giám đốc giúp việc chịu trách nhiệm về toàn bộ các mảng hoạt động của công ty trước Tổng công ty xây dựng đường thuỷ. Bộ máy quản lý cấp chi nhánh (ở TPHCM) có trách nhiện điều hành hoạt động của chi nhánh và chịu trách nhiệm chỉ đạo của cập quản lý toàn công ty. Và đứng đầu chi nhánh là Giám đốc chi nhánh và 2 PGĐ giúp việc. Ngoài ra ở 2 cấp quản lý của công ty còn có các phòng ban chức năng giúp việc như: Phòng hành chính, Phòng tài chính kế toán, Phòng kế hoạch, Phòng quản lý thi công và Phòng kỹ thuật cùng các Tổ khảo sát thi công XL. Cơ cấu quản lý của công ty được chia làm hai cấp nên việc bố trí cán bộ công nhân viên cũng phải hợp lý phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng cấp mới đạt kết quả kinh doanh khả dĩ. Cơ cấu bộ máy quản lý công ty được mô hình hoá qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 6 Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 Phòng kỹ thuật Phòng nhân chính Ban Giám đốc Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 Phòng TC- kế toán Phòng kế hoạch Phòng quản lý thi công Phòng nhân chính Ban giám đốc chi nhánh TP. HCM Các tổ, đội khảo sát thi công kỹ thuật Phòng quản lý thi công Phòng kỹ thuật Phòng TC-KT Phòng kế hoạch Các tổ, đội khảo sát thi công kỹ thuật Bộ phận tài chính kế toán là một công cụ quản lý đắc lực của Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1, do đó công tác tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán được công ty hết sức quan tâm. Tổ chức bộ máy kế toán và tố chức công tác kế toán. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý và phù hơp với đặc điểm tổ chức SXKD bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Bộ máy kế toán của Công ty được sắp xếp theo mô hình sau: Sơ đồ số7 Mô hình bộ máy kế toán của công ty Thủ quỹ Kế toán trưởng Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 Phó phòng KT kiêm tài chính ngân hàng Kế toán công nợ, TSCĐ KT thanh toán tạm ứng, lãi vay KT tiền lương, BHXH và thuế Kế toán trưởng chi nhánh tại TPHCM Các nhân viên hạch toán kế toán ở các công trường Thủ quỹ KT tiền lương, BHXH và Kế toán công nợ, TSCĐ Kế toán công nợ Mỗi cán bộ kế toán được giao đảm nhiệm các phần công việc kế toán phù hợp với chuyên môn, khả năng và trình độ của mình. Tổ chức sắp xếp đúng người đúng việc nên hiệu quả làm việc của Phòng tài chính- kế toán rất đáng khích lệ. Cùng với việc nâng cao tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học thì chất lượng của việc tổ chức công tác kế toán cũng rất được quan tâm. Hiện nay tổ chức công tác kế toán tại công ty được tiến hành phù hợp với đặc điểm của Doanh nghiệp Xây lắp. Công ty Tư vấn XDCT Thủy1đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số: 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính. áp dụng hệ thống chứng từ và báo cáo theo qui định và hướng dẫn chung của Bộ Tài chính. Ngoài ra để phù hợp với đặc điểm hoạt động và thuận tiện cho việc ứng dụng chương trình kế toán máy (AC soft 2000), Công ty đã sử dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi sổ theo trình tự sau: Sơ đồ số 8 Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ ngắn Ghi cuối kỳ Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối kỳ Qua tìm hiểu tình hình chung của công ty, có thể thấy vấn đề về lao động, quản lý lao động là vấn đề thu được sự quan tâm lớn của Ban lãnh đạo Công ty . 2.2 Hạch toán lao động về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động Hạch toán lao động và các chỉ tiêu số lượng, thời gian và kết quả có ý nghĩa rất lớn đối với việc theo dõi đánh giá và quản lý tình hình biến đong cũng như hiệu quả làm việc của mỗi CBCNV. Lao động trong Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 với lĩnh vực hoạt động đa dạng, phong phú, địa bàn hoạt động rộng rãi, do đó lượng CBCNV cũng không phải là nhỏ, việc quản lý lao động không hề đơn giản. Mỗi lĩnh vực SXKD cần có những cán bộ chuyên môn, chuyên trách đảm nhiệm. Để có thể thực hiện tốt chức năng lập dự án đầu tư, dự toán công trình hay xây dựng công trình giao thông yêu cầu mỗi khâu phải có lao động có trình độ thích ứng với công việc. Mỗi người chỉ thực hiện một công việc. Vì vậy việc bố trí lao động trong công ty phải hợp lý và khoa học thì kết quả lao động sẽ khả quan. Nhưng ngược lại thì hậu quả khó lường, chất lượng công việc sẽ rất thấp. Hơn nữa Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 lại có cả chi nhánh ở TP.HCM, ở miền Trung, và nhiều công trường thi công ở rải rác khắp nơi trên toàn quốc. Việc sắp xếp điều phối công nhân trong biên chế của công ty đã phức tạp. ngoài ra. Việc thi công các công trình thường cần số lượng công nhân phổ thông thuê ngoài làm theo thời vụ, điều này cũng gây không ít khó khăn cho công tác quản lý lao động của công ty. Hiện nay trong biên chế của Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 có xấp xỉ 400 CBCNV với trình độ cấp bậc, chức vụ chuyên môn khác nhau. Họ là những người đã tốt nghiệp đại học, trên đại học hay cao đẳng, trung cấp hoặc công nhân kỹ thuật và hiện đang là Giám đốc, trưởng phòng hay lái xe, tạp vụ…Dù đang công tác, làm việc tại bất kỳ bộ phận nào, vị trí nào nhưng tất cả đều đang cùng chung sức, cùng phấn đấu để nâng cao tay nghề và xây dựng, phát triển công ty ngày càng vững mạnh. Trình độ học vấn và tay nghề CNV cũng như số lượng lao động trong công ty được thể hiện qua bảng số liệu sau: Bảng số 2 Bảng số liệu về trình độ học vấn và tay nghề của cán bộ công nhân viên Trình độ học vấn, tay nghề Số lượng(người) Tỷ lệ (%) Trên đại học 3 0,76 Đại học 153 38,65 Trung cấp 35 8,83 Công nhân KT bậc 3 trở lên 161 40,66 Công nhân KT dưới bậc 3 24 6,06 Tạp vụ, lái xe, bảo vệ 7 1,77 Lao động phổ thông 13 3,38 Tổng số 369 100 Từ số liệu trên cho thấy, số công nhân kỹ thuật có tay nghề từ bậc 3 trở lên chiếm tỷ lệ phần trăm cao nhất trong tổng số CBCNV 40,66%, nếu chỉ tính trong tổng số công nhân thì tỷ lệ này chiếm tới 81,31%. Đây là tỷ lệ rất cao, điều này đảm chất lượng của công trình do công ty thi công cũng như chất lượng của đội ngũ công nhân của công ty. Trong khi đó, số lao động phổ thông của công ty chỉ là 13 người chiếm 3,28% trong tổng số CBCNV của công ty hay chiếm 6,57% trong tổng số công nhân. số công nhân kỹ thuật dưới bậc 3 chiếm 6,06% trong tổng số CBCNV trong công ty và chiếm 12,12% trong tổng số công nhân của công ty. Theo số liệu trên cho thấy mặc dù số cán bộ có trình độ đại học chiếm tỷ lệ khá cao 38,645 tương đương với 153 người. Nhưng số cán bộ có trình độ trên đại học chỉ chiếm 0,76% hay 3 người. Con số này là quá nhỏ so với một công ty có số lượng CBCNV lớn như Công ty tư vấn XDCT thuỷ 1. Tuy nhiên, xét một cách tổng quát, từ số liệu trên cho thấy công ty có đội ngũ cán bộ, kỹ sư và công nhân có trình độ và kinh nghiệm khá cao điều này là nền tảng cơ bản tạo nên sự lớn mạnh của công ty. song vấn đề quản lý lao động và lập ra các chính sách, các chế độ lao động, tiền lương thật sự không đơn giản. 2.2.2 Yêu cầu quản lý lao động và các chế độ chính sách lao động, tiền lương. Lao động là nhân tố không thể thiếu trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Quản lý lao động có ý nghĩa rất lớn đối với việc điều tiết các nguồn lực của doanh nghiệp. Với năm chức năng: dự báo, tổ chức, phối hợp, chỉ huy và kiểm tra công tác quản lý lao động, quản lý nhân sự có vai trò quyết định sự tồn tại, và phát triển của mỗi tổ chức nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Trong công ty tư vấn xây dựng công trình thuỷ một vấn đề quản lý lao động được đặt lên hàng đầu. Và nó thuộc trọng trách của Phòng nhân chính. Phòng nhân chính sẽ quản lý nhân sự về tất cả các mặt: từ khâu tuyển chọn nhân sự, tổ chức sắp xếp, tạo động lực lao động, kiểm tra đánh giá kết quả lao động đồng thời quản lý sự biến động về nhân sự trong công ty. Đó là một công việc hoàn toàn không dễ dàng. Tuyển chọn lao động là quá trình thu hút và lựa chọn người lao động. Quá trình tuyển chọn nhân sự được thực hiện qua nhiều bước từ thông báo tuyển chọn, nhận hồ sơ dự tuyển, phỏng vấn, đến lựa chọn ứng cử viên. Công việc này cũng không đơn giản vì trong biết bao người đến thi tuyển, có nhiều người có năng lực, nhiệt tình lại thích ứng với công việc, thật khó để lựa chọn xem ai là người thích hợp nhất. Để làm tốt được công việc này đòi hỏi các nhà tuyển dụng của công ty phải rất nhạy cảm và biết cách nhìn người thật tinh tế. Sau khi tuyển chọn được nhân viên mới, cán bộ Phòng nhân chính sẽ tổ chức sắp xếp việc làm phù lợp cho họ. Tại công ty tư vấn xây dựng công trình Thuỷ 1, mỗi phòng ban chức năng hoạt động lại cần những cán bộ công nhân viên có trình độ, kỹ năng tay nghề lao động và kinh nghiệm làm việc khác nhau theo đó mà công tác bố trí, điều chuyển công nhân viên phải sát hợp với tình hình thực tế. Việc quản lý lao động, quản lý nhân sự tại chỗ đã rất khó khăn, nhưng việc nắm bắt thông tin từ những cán bộ công nhân viên ở xa trụ sở chính và việc truyền tải các quyết định qủan lý tới họ còn khó khăn hơn nữa. Quy mô hoạt động của mỗi chi nhánh, mỗi công trường khác nhau, địa bàn hoạt động khác nhau nên việc sắp xếp lao động cũng có sự khác biệt. Hơn nữa tại các công trường còn thường xuyên phải tuyển thêm công nhân phổ thông làm theo thời vụ cũng gây không ít khó khăn cho cán bộ quản lý nhân sự, nếu các kỹ sư phụ trách công trình không kịp thời báo cáo lại cho phòng nhân chính của công ty. Bởi vì Phòng quản lý không thể luôn luôn trực tiếp ở tại công trường để theo dõi vấn đề này. Công việc vất vả song yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý lao động lại không nhỏ: các cán bộ quản lý phải làm thế nào để người lao động, yêu nghề và đạt năng suất lao đông cao, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để có kết quả như ý trong quản lý lao đông mỗi nhà quản lý phải tạo được động lực để thúc đẩy cấp dưới làm việc tốt hơn, khuyến khích họ đạt đến mục tiêu nhất định. Hiện nay công ty đang áp dụng chính sách trả lương dựa theo hiệu quả làm việc, làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít, không làm không hưởng. Công ty sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công việc của công nhân viên đẻ đánh giá đúng năng lực của họ, từ đó có các quyết định thay đổi,thuyên chuyển công tác hơp lý hơn. Bên cạnh đó đối với các công nhân ở công trường công ty thực hiện chính sách tiền lương khoán. Mức lương khoán sẽ được căn cứ vào khối lượng công việc và tiến độ thi công công trình. Việc giao khoán này được thực hiện thông qua Bản giao khoán công việc hay Hợp đồng giao khoán. Cùng với việc tính toán tiền lương phải trả cho công nhân viên một cách công bằng, chính xác, để khuyến khích người công nhân Công ty còn có các chính sách thưởng, kỷ luật. Khi người lao động có những sáng kiến độc đáo làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, hay họ có thành tích trong lao động... họ sẽ được nhận các khoản tiền thưởng tương ứng. Ngoài chính sách lương và thưởng toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty còn được cấp tiền ăn ca với mức 4000 đồng/ người /ngày và được hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế. Hàng năm, công nhân viên đươc khám chữa bệnh ở cơ sở y tế nơi làm việc, khi ốm đau có giấy chứng nhận của bác sỹ thì sẽ được nghỉ để chữa bệnh và công ty sẽ vẫn chi trả toàn bộ lương cho người lao động đó. Bên cạnh đó, cán bộ công nhân viên trong công ty còn được nhận các khoản trợ cấp, phụ cấp như trợ cấp đắt đỏ, trợ cấp khu vực, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp độc hại, phụ cấp học nghề... Trường hợp người lao động bị tai nạn lao động hay mắc bệnh nghề nghiệp công ty cũng có những chính sách thoả đáng: trả 100% lương cho họ trong quá trình chữa trị bệnh. Nếu không may người đó bị tử vong ngoài tiền tổ chức tang lễ, tử tuất công ty còn trả cho gia đình người quá cố 24 tháng lương (lương tối thiểu theo quy định của Chính phủ) được trích từ Quỹ bảo hiểm và Quỹ phúc lợi của công ty. Công nhân viên của công ty, hàng năm đều được đi nghỉ mát, nghỉ phép. Nếu là cán bộ công nhân viên nữ công ty cũng có chính sách phù hợp cho chị em như chế độ sinh đẻ, nuôi con thơ... Cán bộ công nhân viên đã có đóng góp cho công ty thì khi về hưu, mất sức lao động đều được công ty đãi ngộ thoả đáng. Ngày nay khi khoa học công nghệ đang phát triển đòi hỏi cán bộ công nhân viên phải có tay nghề cao. Đối với ngành xây dựng thì các công trình xây dựng yêu cầu chất lượng ngày càng cao đòi hỏi kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của các kỹ sư thiết kế, dự toán công trình càng phải vững vàng. Nắm bắt được yêu cầu đó, cán bộ lãnh đạo và quản lý công ty luôn tạo điều kiện để cấp dưới của mình có điều kiện học tập nâng cao trình độ. Nếu kỹ sư, công nhân nào có nguyện vọng muốn tham gia các khoá đào tạo nâng cao kiến thức đều được công ty ủng hộ, giúp đỡ trong quá trình theo học. Hàng năm, công ty còn tổ chức các lớp học nâng cao tay nghề và thi nâng bậc thợ cho công nhân kỹ thuật. Mặc dù hết sức tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên phát huy năng lực của mình và dù trong ba năm trở lại đây, ở Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 không xảy ra một vụ vi phạm kỷ luật nào, song để quản lý nhân sự chặt chẽ hơn, công ty vẫn cần có những văn bản quy định về các hình thức kỷ luật đối với lao động. Khung kỷ luật có từ thấp đến cao, tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của sự vi phạm có thể là cảnh cáo, phạt tiền, đình chỉ công tác và cao nhất có thể bị thôi việc.Tuy nhiên trong điều lệ của công ty có ghi rõ, trước khi có các quyết định kỷ luật đến với cán bộ công nhân viên, ban lãnh đạo phải có sự điều tra, xem xét hoàn cảnh và động cơ của người vi phạm nếu là không nguy hiểm đối với sự ổn định của công ty thì chỉ cảnh cáo bằng lời nhẹ nhàng, tránh đưa ra tập thể để cảnh cáo, nhằm tôn trọng người lao động. Ban lãnh đạo và quản lý của công ty không mấy khi phải sử dụng đến các hình thức kỷ luật trên để xử phạt nhân viên của mình, nhưng toàn bộ công nhân viên trong công ty đều nghiêm túc thực hiện tốt các quy định của công ty. Điều này cho thấy cách quản lý nhân sự ở công ty đã đạt được những kết quả khá tốt. Để đạt được những kết quả đó thì ngay từ khâu hạch toán ban đầu phải rất chính xác và cẩn thận, vì nó có liên quan chặt chẽ đến kết quả hạch toán lao động cuối cùng. 2.2.3 Hạch toán ban đầu các chỉ tiêu lao động. Hạch toán ban đầu các chỉ tiêu lao động là bước khởi đầu của quá trình hạch toán lao động tiền lương nhưng lại mang tính chất quyết định tính đúng đắn của cả quá trình hạch toán. Vì vậy, khâu công việc này phải được quan tâm đặc biệt. Hạch toán các chỉ tiêu lao động bao gồm chỉ tiêu về số lượng, thời gian và kết quả. 2.2.3.1 Hạch toán ban đầu về chỉ tiêu số lượng lao động ở công ty Chỉ tiêu số lượng lao động của công ty được Phòng nhân chính quản lý, theo dõi, ghi chép trên các sổ sách lao động. Căn cứ vào số lao động hiện có của công ty bao gồm cả số lao động dài hạn và tạm thời, cả lực lượng lao động trực tiếp và gián tiếp, cả lao động ở bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất kinh doanh, Phòng nhân chính lập ra các Sổ danh sách lao động cho từng khu vực ( văn phòng công ty, chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh, công trường xây dựng cảng Vũng áng, công trình Tam Điệp, xí nghiệp kinh doanh vật tư...) tương ứng với các bảng thanh toán lương sẽ được lập cho mỗi nhóm nhân viên ở mỗi khu vực. Cơ sở để ghi Sổ danh sách lao động là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc...Mọi biến động về lao động đều được ghi chép vào Sổ danh sách lao động để làm căn cứ cho việc tính lương và các chế độ khác cho người lao động.  Mẫu số 1 Văn phòng công ty Công ty Tư vấn XDCT Thuỷ1 danh sách lao động Lập ngày 30/ 6/ 2001 TT Họ và Tên Hệ số cấp bậc Ghi chú 1 Ngô Quý Thục 6,52 2 Phạm Tiến Dũng 5,72 ... 8 9 10 11 Hồ Đức Sinh 3,48 12 Nguyễn Mạnh ứng 2,50 13 Nguyễn Văn Kiên 2,74 Kèm theo 13 Hợp đồng lao động Người lập biểu Giám đốc (Ký tên) (Ký tên) Trong trường hợp nhân viên hưởng lương khoán không tham gia đóng BHXH, BHYT thì sẽ không được theo dõi theo hệ số cấp bậc mà ở cột đó sẽ ghi "HĐ" nghĩa là lương khoán theo hợp đồng. Mẫu số 2 Công trường XD Công ty Tư Vấn XDCT Thuỷ1 cảng Vũng áng danh sách lao động Lập ngày 30/6/2001 TT Họ và tên Hệ số cấp bậc Ghi chú 1 Nguyễn Phú Xuân 5,72 2 Đỗ Hải Long 2,55 3 Hồ Ngọc Quân HĐ Khoán lương 4 Nguyễn Văn Mỹ HĐ Khoán lương Kèm theo 4 hợp đồng lao động. Người lập biểu Giám đốc (Ký tên) (Ký tên) 2.2.3.2 Hạch toán ban đầu chỉ tiêu thời gian lao động tại công ty. Viêc hạch toán về thời gian lao động của CBCNV trong côngty được tiến hành ở từng bộ phận cụ thể: Tại bộ phận văn phòng, các trưởng phòng xẽ trực tiếp theo dõi thời gian làm việc của từng cán bộ công nhân viên trong phòng qua bảng châm công (Mẫu số 01- LĐTL) ở mỗi tổ đội khảo sát, thi công xây dựng hay ở các công trường có sự phân nhóm công nhân làm việc theo yêu cầu công việc cụ thể được công ty giao ở từng công trình. Mỗi nhóm chỉ ra một ._.