Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam

đến giá thành sản phẩm. Do đó, quản lý khoản mục chi phí nguyên vật liệu góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp luôn luôn được các doanh nghiệp quan tâm. Do đặc điểm của công nghệ sản xuất của Công ty Phương Nam nên tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành tương đối lớn, vì vậy một trong những biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm là giảm tối đa chi phí về nguyên vật liệu. Để vừa giảm chi phí về nguyên vật liệu lại vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm, công ty luôn phải thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản và sử dụng. Công cụ đắc lực nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ chức hạch toán khoa học, hợp lý sẽ đưa ra được những thông tin kinh tế kịp thời, chính xác giúp cho bộ phận quản lý có những quyết định đúng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất đạt hiệu quả cao. Xuất phát từ vấn đề lý luận và yêu cầu thực tiễn đặt ra, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam", nhằm mục đích vận dụng lý luận để tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu trong đơn vị sản xuất, tìm ra những ưu, nhược điểm trong công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu, để từ đó rút ra kinh nghiệm học tập và đề xuất một số ý kiến với mong muốn là hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty Phương Nam . Kết cấu của luận văn gồm: *Phần I: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất *Phần II: Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam . * Phần III: Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam . Do thời gian ngắn và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên việc nghiên cứu và xây dựng đề tài này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ kế toán của công ty để luận văn này được hoàn chỉnh hơn. Hà Nội, ngày 26 tháng 05 năm 2003 Sinh viên Vũ Thị Phương Thảo Phần I Những vấn đề lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. I.sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1-Đặc điểm của nguyên vật liệu Vật liệu tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới. Chúng rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản xuất, vật liệu không ngừng chuyển hóa, biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị. -Về mặt hiện vật: Nó chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất và được chuyển hóa toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. -Về mặt giá trị: Thông thường nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp rất phong phú về chủng loại đa dạng về số lượng, tồn tại dưới nhiều trạng thái khác nhau, phức tạp về đặc tính lý, hóa học nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh. Do những đặc điểm trên của vật liệu nên cần phải tăng cường công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu, đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cũng như sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2- Vai trò của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm , là đối tượng lao động quan trọng cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Có thể nói, trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu giống như cơm ăn, nước uống giống cho sự sống con người. Với vai trò như vậy, trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ tổng chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm, là bộ phận dự trữ quan trọng của doanh nghiệp. Do vậy, có thể nói vật liệu không chỉ quyết định về mặt số lượng của sản phẩm mà còn quyết định về mặt chất lượng của sản phẩm. Nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đúng yêu cầu về mặt chất lượng, phục vụ đắc lực nhu cầu ngày càng cao của xã hội. 1.2.Yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Trên cơ sở vai trò và đặc điểm của vật liệu như trên, một vấn đề của đặt ra là phải quản lý vật liệu như thế nào để đảm bảo cho qúa trình sản xuất của doanh nghiệp được diễn ra một cách thường xuyên và liên tục vừa có hiệu quả cao vừa đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm. Do vật liệu xuất hiện ở mọi khâu của quá trình sản xuất, nên muốn thực hiện được yêu cầu đặt ra thì phải tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu kể từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng. Cụ thể như sau : +Đối với khâu thu mua: Mỗi một loại vật có những đặc tính hoá lý, công dụng, tỷ lệ phần trăm tham gia vào sản phẩm khác nhau nên khi mua phải nhận đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ chho phép hao hụt trong định mức, nhất là cần quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. Tổ chức công tác ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình thu mua nguyên vật liệu. + Đối với khâu bảo quản: Tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng đặc tính hóa, lí ra các khu riêng, tránh việc lẫn lộn làm ảnh hưởng đến chế độ bảo quản với từng loại vật liệu, để tránh hư hỏng, mất mát. thực hiện đúng công tác kiểm tra, bảo vệ kho bãi nhằm đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu. Đồng thời cần tổ chức hệ thống kho bãi khoa học , hợp lí tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập, xuất, kiểm tra nguyên vật liệu. +Đối với khâu sử dụng: Tập hợp và phản ánh đầy đầy đủ, chính xác số lượng, giá trị vật liệu xuất kho, vật liệu thực tế tiêu hao trong sản xuất phân bổ cho các đối tượng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao sử dụng vật liệu, sao cho hợp lý và tiết kiệm nhất. Cần sử dụng cho hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán để hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích lũy cho doanh nghiệp. + Đối với khâu dự trữ: Xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu hợp lý để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh bình thường, không bị ngừng trệ gián đoạn do việc không cung cấp kịp thời, hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 1.3..Nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.3.1- Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Từ yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật liệu, Đảng và nhà nước ta đã có nhiều chính sách chế độ về quản lý vật tư ở tất cả các khâu và xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu như sau: Một là : Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu , tính giá thực tế của vật liệu đã thu mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn … nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, kiểm tra các đơn vị hạch toán phụ thuộc, các bộ phận. Thực hiện đầy đủ các bộ phận ghi chép ban đầu về vật liệu, mở các sổ (thẻ) kế toán vật liệu để thực hiện việc hạch toán vật liệu đúng chế độ, tạo điều kiện cho công tác chỉ đạo trong phạm vi toàn doanh nghiệp. Hai là: Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, kiểm tra tình hình nhập, xuất vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý các hiện tượng thừa thiếu, ứ đọng, mất mát, kém phẩm chất của nguyên vật liệu. Tính toán chính xác số lượng, giá trị thực tế của nguyên vật liệu đưa vào sử dụng và số lượng đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. Ba là: Tham gia kiểm kê vật liệu, đánh giá vật liệu theo chế độ của nhà nước quy định, lập báo cáo về vật tư, tiến hành phân tích kinh tế về tình hình thu mua, dự trữ bảo quản, và sử dụng vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm và hạ thấp chi phí nguyên vật liệu. 1.3.2. Nội dung tổ chức kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất Để thực hiện tốt yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán đặt ra, đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu phải bao gồm những nội dung sau: Thứ nhất là: Phân loại và lập danh điểm vật liệu. Thứ hai là: Xây dựng nội quy, quy chế bảo quản và sử dụng vật tư. Doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu . Trong kho phải trang bị đầy đủ phương tiện dụng cụ cân, đong, đo, đếm vật tư. Vật tư trong kho phải được sắp xếp gọn gàng, đúng kỹ thuật và thuận lợi cho việc nhập kho vật tư, xuất kho vật tư. Về nhân sự cần phải có một số nhân viên bảo vệ, thủ kho hạch toán tốt ban đầu ở kho. Thứ ba là: Xây dựng định mức vật tư cần thiết: Các định mức vật tư tối đa, tối thiểu, các định mức sử dụng vật tư cũng như định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển, bảo quản. Thứ tư là: Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm vận dụng các chứng từ cho hợp lý, khoa học. Thư năm là: Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán tổng hợp một cách thích hợp và khoa học. Thứ sáu là: Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật liệu, cũng như các báo cáo về tình hình nhập- xuất -tồn kho vật liệu. Thứ bảy là: Tổ chức phân tích tình hình vật liệu và những thông tin kinh tế cần thiết. II. phân loại và đánh giá nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 2.1.Phân loại nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng khối lượng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ nhiều loại và mỗi loại có vai trò công dụng, đặc điểm khác nhau. Để quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ từng loại vật liệu cho kế toán quản trị, cần thiết phải phân loại vật liệu. Yêu cầu của phân loại vật liệu là phải khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp và đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Có nhiều cách thức khác nhau để phân chia nguyên vật liệu thành những loại khác nhau, có tính chất và quy cách, mẫu mã khác nhau. 2.1.1.Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh” +Nguyên vật liệu chính: (gồm cả bán thành phẩm mua ngoài )là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất chính của sản phẩm sau quá trình gia công chế biến. +Nguyên vật liệu phụ: Là các nguyên vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, chỉ kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thành tính năng và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh hoạt động bình thường (VD: thuốc nhuộm, hương liệu, chất phụ gia…) +Nhiên liệu: Là những loại vật liệu dùng để cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được diễn ra bình thường (VD: than, xăng, dầu ) +Phụ tùng thay thế: Là những loại vật liệu sử dụng cho công tác sửa chữa thay thế các phụ tùng, máy móc thiết bị hư hỏng. +Vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu sử dụng cho hoạt động XDCB hoặc tái tạo TSCĐ ( VD: vật kết cấu, khí cụ…) +Phế liệu:Là loại vật liệu loại ra thu được trong quá trình sản xuất sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định, có thể sử dụng hoặc bán ngoài (VD: phôi bào…) Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm. Việc phân chia này sẽ giúp kế tóan tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng trong việc quản lý, hạch toán nguyên vật liệu ngoài ra còn giúp các doanh nghiệp nhận biết được nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để đưa ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng hiệu quả các loại vật liệu. 2.1.2- Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn nhập * Vật liệu mua ngoài : Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. Mua ngoài là phương thức cung ứng chủ yếu của các doanh nghiệp. * Vật liệu tự sản xuất chế biến : Là những vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê gia công để sử dụng sản xuất cho giai đoạn sau. * Vật liệu thu hồi từ nguồn khác: Là vật liệu vốn góp liên doanh hoặc biếu tặng, cáp phát. * Phế liệu thu hồi : Là những loại vật liệu thải ra khỏi quá trình sản xuất, có thể được tái tạo sử dụng hoặc đem bán. * Vật liệu dùng cho sản xuất: Là những loại vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm, thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các loại vật liệu. * Vật liệu dùng cho phục vụ phân xưởng: Là những loại vật dùng cho quản lý phân xưởng. * Vật liệu dùng cho bộ máy bán hàng: Là những loại vật liệu dùng cho công tác bán hàng, thường chiếm tỷ trọng tương đối nhỏ. Chủ yếu là những loại vật liệu sử dụng cho nâng cấp TSCĐ tại bộ phận. * Vật liệu dùng cho bộ phận quản lý : Là những loại vật liệu dùng cho công tác quản lý, chiếm tỷ trọng nhỏ trong cơ cấu vật liệu và cũng dùng chủ yếu cho nâng cấp TSCĐ. 2.2.Tính giá nguyên vật liệu. Tính giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu trong nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu được tính theo giá thực tế. Tùy theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà giá thực tế có thể có thuế GTGT ( nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ) hay không có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ). 2.2.1 -Đối với vật liệu nhập kho Trong doanh nghiệp vật liệu có thể nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá vốn thực tế của vật liệu cũng được tính khác nhau. + Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí thu mua - Các khoản giảm giá được hưởng Các khoản chi phí thu mua thực tế bao gồm: chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ do bên mua chịu, chi phí bảo quản kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hóa hao hụt trong định mức, công tác phí của người đi mua. Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hóa đơn là giá không thuế. Còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua ghi trên hóa đơn là giá đã bao gồm cả thuế GTGT. +Đối với vật liệu tự chế: Giá thực tế của vật liệu = Giá vật liệu xuất tự chế + Chi phí chế biến + Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Giá thực tế vật liệu = Giá trị vật liệu xuất chế biến + Chi phí gia công thuê ngoài + Chi phí khác liên quan + Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh : Giá thực tế là giá đã thỏa thuận giữa các bên ghi trong văn bản do hội đồng liên doanh quy định. + Đối với vật liệu do cấp trên cấp : Giá thực tế là giá đã ghi sổ của đơn vị cấp cộng với các chi phí liên quan ( nếu có ). + Đối với các vật liệu được tặng thưởng : Giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường tương đương + Đối với phế liệu : Giá thực tế là giá ước tính thực tế có thể sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu. 2.2.2- Đối với vật liệu xuất kho. Khi xuất kho vật liệu, tùy theo cơ cấu chủng loại trong doanh nghiệp cũng như trình độ nghiệp vụ của kế toán và yêu cầu hạch toán mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá vật liệu xuất kho theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải trình rõ ràng : Phương pháp giá đơn vị bình quân : Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá bình quân (Bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ) Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Giá đơn vị bình quân x Số lượng vật liệu xuất trong kỳ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Ưu điểm : Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ đơn giản dễ làm Nhược điểm : Độ chính xác không cao, công việc dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung. Phương pháp này áp dụng với các đơn vị mà công tác quản lý và sử dụng vật liệu không nhiều, ít danh điểm vật liệu. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ ( hoặc tồn cuối kỳ trước) Lượng thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) Ưu điểm : Đơn giản, tính ngay được tổng giá trị vật liệu xuất kho, công việc đồng đều trong tháng, phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ Nhược điểm :Trong trường hợp có ảnh hưởng của lạm phát hoặc thiểu phát giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ sẽ không chính xác. Phương pháp này chỉ áp dụng khi mặt bằng giá ổn định Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế VL tồn trước khi nhập + Giá thực tế VL nhập Lượng VL tồn trước khi nhập + Lượng vật liệu nhập Ưu điểm : P hương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm :Tốn công sức vì tính toán nhiều lần. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất Phương pháp giá thực tế đích danh Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập kho cho đến lúc xuất kho (trừ trường hợp điều chỉnh ). Khi xuất kho vật liệu nào thì căn cứ vào số lượng và đơn giá nhập kho thực tế của vật liệu đó để tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Ưu điểm : Phương pháp này theo dõi được chính xác giá lúc nhập và lúc xuất kho, và theo dõi được quá trình bảo quản. Nhược điểm : Đòi hỏi công tác bảo quản vật tư phải được kiểm soát chặt chẽ, hạch toán vật liệu rất phức tạp, chi tiết. Phương pháp này được áp dụng khi có ít mặt hàng, các loại vật liệu có trị giá cao, các loại vật liệu có tính tách biệ , tần xuất nhập hàng đều . Phương pháp nhập trước , xuất trước (FIFO) : Phương pháp FIFO dựa theo khái niệm “ dòng vận động của hàng hóa’’. Theo phương pháp này, trước hết ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết : Số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước. Xuất hết số lần nhập trước rồi mới đến lần nhập sau theo giá thực tế từng lô hàng xuất. Như vậy cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu xuất trước và do vậy trị gía thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của số vật liệu các lần nhập kho sau cùng. Ưu điểm : Phương pháp này luôn cập nhật được thông tin về tình hình nhập xuất nguyên vật liệu trong kỳ một cách chính xác, rất thích hợp trong điều kiện giá cả ổn định và có xu hướng giảm. Nhược điểm : không thích hợp trong điều kiện có lạm phát và phải tính riêng cho từng danh điểm vật liệu. Phương pháp này áp dụng tại các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất ít Phương pháp nhập sau, xuất trước ( LIFO) Phương pháp này giả định lần mua mới nhất của vật liệu sẽ được xuất trước tiên và do đó vật tư tồn kho sẽ là của lần nhập đầu tiên. Ưu điểm : luôn cập nhật một cách khá chính xác về giá trị nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu, rất thích hợp trong điều kiện xảy ra thiểu phát. Nhược điểm : Phải tính theo từng danh điểm vật liệu . Phương pháp này áp dụng tại các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, tần xuất nhập xuất vật liệu thấp. Phương pháp giá hạch toán Giá hạch toán dùng để hạch toán tình hình nhập xuất vật liệu khi chưa tính được giá thực tế xuất kho.Giá hạch toán do doanh nghiệp tính cho từng danh điểm vật tư và được sử dụng ổn định trong thời gian nhất định. Như vậy, cuối kỳ kế toán, kế toán phải tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế của vật liệu xuất kho, từ đó ghi vào sổ hạch toán tổng hợp và báo cáo tài chính. Giá hạch toán vật liệu = Số lượng vật liệu x Đơn giá hạch toán Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế VL Giá thực tế VL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá hạch toán VL Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Cuối kỳ tính giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ căn cứ vào giá hạch toán và hệ số giá. Giá thực tế VL xuất kho = Giá hạch toán VL xuất kho x Hệ số giá vật liệu Phương pháp này áp dụng đối với doanh nghiệp mà cơ cấu chủng loại vật liệu nhiều, các nghiệp vụ nhập xuất thường xuyên. III.tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. 3.1.Chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán về cơ bản vẫn sử dụng chứng từ do bộ tài chính quy định ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95, Các chứng từ kế toán vật liệu bao gồm: +Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT +Phiếu xuất kho- Mẫu số 02-VT +Thẻ kho - Mẫu số 06-VT + Biên bản kiểm nghiệm vật tư- Mẫu số 08-VT Ngoài ra, tùy theo từng doanh nghiệp có những nghiệp vụ phát sinh riêng như điều chuyển vật tư nội bộ thì sử dụng thêm “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ’’. Nếu vật tư được sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có thể sử dụng “ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức’’. Doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ khác như: “Biên bản kiểm nghiệm vật tư ’’- Mẫu số 05-VT, “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ’’- Mẫu số 07- VT … hay những chứng từ riêng của doanh nghiệp để có thên những thông tin chi tiết cần thiết 3.2.Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết là việc tiến hành ghi chép kịp thời, chính xác tình hình biến động của từng loại vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta nói chung và ở các doanh nghiệp công nghiệp nói riêng đang áp dụng ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu là: -Phương pháp thẻ song song. -Phương pháp đối chiếu luân chuyển. -Phương pháp sổ số dư. 3.2.1-Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Điều kiện áp dụng: +Doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, tài sản, hàng hóa. +Giá trị hàng hóa vật tư lớn cần phải thường xuyên kiểm tra theo dõi. +áp dụng với kế toán được chuyên môn hóa và sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Tại kho Thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ sau khi nhận. Tiến hành ghhi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn, ghi vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi (hoặc kế toán nhận) các chứng từ đã phân loại theo từng thứ vật liệu cho phong kế toán. Tại phòng kế toán Kế toán mở sổ( thẻ) chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn theo chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu số lượng. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ nhập- xuất do thủ kho gửi lên và đã được kiểm tra đầy đủ hoàn thiện. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu hạch toán chi tiết từ các sổ(thẻ) chi tiết và lập bảng kê nhập- xuất- tồn vật liệu. Để đảm bảo việc đối chiếu nhanh chóng thẻ kho, bảng kê nhập- xuất- tồn , sổ chi tiết cần mở theo từng thứ vật liệu sắp xếp thứ tự trong sổ danh điểm vật tư. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, cung cấp thông tin thường xuyên và tình hình biến động của từng loại vật liệu trên cả hai mặt giá trị và hiện vật.Thích hợp với các doanh nghiệp có ít vật liệu và có áp dụng chế độ kế toán máy. Nhược điểm: Ghi chép trùng lắp về mặt số lượng, không thích hợp với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu và ghi chép thủ công. Quá trình hạch toán được thể hiện qua sơ đồ 01 như sau: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết vật liệu Bảng kê nhập- xuất-tồn Sổ cái Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:  Quan hệ đối chiếu : Sơ đồ 01: Quá trình hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. 3.2.2.Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, giá trị không cao, số lượng kho phân tán, mật độ nhập xuất không thường xuyên. Tại kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp ghi thẻ song song Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến, ghi đơn giá thành tiền và tiến hành phân loại chứng từ. Cuối tháng dựa trên số liệu bảng kê nhập và bảng kê xuất vật liệu (có thể lấy trực tiếp số liệu chứng từ nhập, xuất vật liệu nếu nghiệp vụ phát sinh ít) để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển cho chứng từ loại vật liệu cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm và mỗi tháng một lần vào cuối tháng.kế toán tién hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp, phát hiện sai sót, chênh lệch, tìm nguyên nhân điều chỉnh. Ưu điểm: đơn giản, dễ làm Nhược điểm: công việc kế toán thường dồn vào cuối kì, do đó việc lập báo cáo không kịp thời, nếu có sai sót khó phát hiện, có trùng lặp giữa kho và phòng kế toán. Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sổ ( thẻ ) kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : Sơ đồ 02: Quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương Pháp sổ đối chiếu luân chuyển 3.2.3.Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp số dư Điều kiện áp dụng: Tại các đơn vị có nhiều chủng loại vật tư, mật độ xuất lớn, trình độ nhân viên kế toán cao. Nội dung quá trình hạch toán Tại kho: việc ghi chép của thủ kho được tiến hành trên thẻ kho giống như hai phương pháp trên. Tại phòng kế toán: Kế toán tiến hành ghi đơn giá. Thành tiền trên chứng từ nhập- xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất lập các bảng lũy kế nhập, bảng lũy kế xuất để lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn theo từng nhóm vật liệu theo chỉ tiêu giá trị . Đồng thời khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến, căn cứ vào số tồn kho của sổ số dư theo lượng và dơn giá hạch toán để tính ra số tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng giữa sổ số dư và số tồn trên bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và số liệu của kế toán tổng hợp. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ số dư Bảng lũy kế xuất Bảng lũy kế nhập Bảng lũy kế tổng hợp nhập- xuất- tồn Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp Sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 03: Quá trình hạch toán chi tiết nvl theo phương phápsổ số dư IV. hạch toán tổng hợp nguyên vật liệU Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh sự biến động về mặt giá trị nguyên vật liệu trên các sổ sách kế toán tổng hợp Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu bao gồm: kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu và kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn: do mua ngoài, do tự chế hoặc gia công, do nhận vốn góp của các đơn vị cá nhân khác. Còn giảm chủ yếu là do xuất kho dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm, do nhu cầu phục vụ và quản lý doanh nghiệp, góp vốn liên doanh với đơn vị khác, nhượng bán … Để hạch toán nguyên vật liệu có thể áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán tổng hợp đó là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán. 4.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm vật liệu một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Phương pháp này hiện đang sử dụng phổ biến ở nước ta vì những ưu điểm của nó. Đó là: độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Phương pháp này giúp cho kế toán xác định lượng hàng nhập- xuất- tồn kho của từng loại nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hóa có gía trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này thì sẽ tốn nhiều công sức. *Tài khoản sử dụng: +Tài khoản 152: Nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để theo dõi giá hiện có tình hình tăng giảm giá vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu: -Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tăng nguyên vật liệu trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng ...) - Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ ( Xuất dùng, xuất bán,, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt …) -Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu có thể tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ Tài khoản 152 có thể mở chi tiết cho từng loại vật liệu tùy theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. + Tài khoản 151: Hàng mua đi đường Tài khoản này dùng đẻ theo dõi nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua và đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối tháng chưa về nhập kho doanh nghiệp (kể cả số đang gửi bán). Kết cấu: -Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng -Bên Có : Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hay khách hàng. -Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho. +Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: 111, 112, 141, 128, 331… 4.1.1 Kế toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trình tự hạch toán được khái quát qua sơ đồ sau: TK 111,112,141, 311, 331… TK 152 Tăng do mua ngoài TK 1331 Thuế GTGTđược khấu trừ TK151 Hàng đi đường kỳ trước về nhập kho TK 411 Nhận cấp phát, nhận vốn góp liên doanh TK632, 3381 Thừa phát hiện khi kiểm kê TK128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 621 Vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL Sơ đồ 04: Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.2-Kế toán xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Có thể khái quát phương pháp này qua sơ đồ sau: TK 152 TK 621 Xuất để chế tạo sản phẩm TK 627,642, 641 Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 1381,632… Thiếu phát hiện qua kiểm kê TK 412 Chênh lệch đánh giá lại NVL Sơ đồ 05: Hạch toán tổng hợp gi._.ảm nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 4.2. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của vật liệu trên các tài khoản phản ánh từng loại vật liệu mà chỉ ghi giá trị tồn kho cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất và mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao, mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép. Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp kinh doanh những chủng loại hàng hóa, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Tài khoản sử dụng: + Tài khoản 611- Mua hàng ( Tiểu khoản 6111- Mua nguyên vật liệu ): Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Bên Nợ: Phản ánh thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt… trong kỳ và tồn kho cuối kỳ +Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên Có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho + Tài khoản 151- Hàng mua đi đường: Phản ánh giá trị hàng mua( đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay gửi tại kho của người bán, chi tiết theo từng loại mặt hàng, từng người bán. Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường + Ngoài ra, còn có một số tài khoản như 111, 112, 133, 311… với nội dung kinh tế, kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. 4.2.1- Kế toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Trình tự hạch toán được khái quát qua sơ đồ sau: TK 151, 152 TK611 Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ TK 111, 112, 331 Giá trị nguyên vật liệu mua vào trong kỳ TK 133 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ TK 411 Nhận vốn góp liên doanh, nhà nước cấp TK412 Đánh giá tăng vật liệu Sơ đồ 06 : Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 4.2.2- Kế toán xuất kho NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ Theo phương pháp này, căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để xác định hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật liệu đã xuất trong kỳ theo công thức: Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ = Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị vật liệu nhập trong kỳ - Giá trị vật liệu xuất tồn cuối kỳ Quá trình xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ có thể khái quát qua sơ đồ sau: Tk 611 TK 151,152 Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ TK 111,112,331 Giảm giá được hưởng và hàng mua bị trả lại TK 138,334,632 Giá trị vật liệu thiếu hụt mất mát TK 621, 627, 641,642,241 Giá trị vật liệu xuất dùng cho kinh doanh, XDCB TK 412 Đánh giá giảm vật liệu Sơ đồ 07: hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 4.3. Tổ chức sổ sách kế toán Sổ kế toán: Là hình thái biểu hiện phương pháp đối ứng tài khoản, là phương tiện vật chất cụ thể ghi chép, hệ thống hóa số liệu kế toán trên cơ sở những chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Tổ chức sổ hạch toán vật liệu là dựa vào khối lượng hạch toán nguyên vật liệu, hình thức sổ kế toán đang áp dụng để từ đó thiết kế bộ sổ sách hạch toán về nguyên vật liệu trong một hệ thống ghi chép tùy thuộc đặc thù riêng có của các loại vật liệu sử dụng và của đơn vị hạch toán trên cơ sở đảm bảo các nguyên tắc tổ chức sổ kế toán là thống nhất, phù hợp, hiệu quả. Hiện nay có bốn hình thức tổ chức sổ kế toán đó là: Nhật ký Sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ. 4.3.1- Hình thức nhật ký-sổ cái Hình thức này được sử dụng ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản và thực hiện một loạt hoạt động sản xuất kinh doanh. Với các doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ hình thức này sẽ không phù hợp do sổ sách sử dụng có bề ngang quá lớn. Căn cứ vào các chứng từ kế toán về thu mua, xuất dùnh nguyên vật liệu kế toán lập bảng kê chứng từ gốc, lấy số liệu ghi vào nhật ký- sổ cái các tài khoản 152, 611 và lập báo cáo. Quá trình này được thể hiện qua sơ đồ 08 Chứng từ nhập- xuất NVL Bảng kê chứng từ gốc Báo cáo kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký- sổ cái TK152(611) Chú ý: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : Sơ đồ 08: Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký- sổ cái 4.3.2-Hình thức nhật ký chung. Được áp dụng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản có nhu cầu phân công lao động kế toán hoặc áp dụng trong điều kiện kế toán máy( với mọi loại doanh nghiệp ). Căn cứ vào chứng từ kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu ghi vào nhật ký chung hoiặc nhật ký đặc biệt . Từ đó lấy số liệu từ hai nhật ký này vào sổ cái tài khoản 152, 331, 611. Kết thúc kế toán lập bảng cân đối và lên báo cáo tài chính. Quá trình tổ chức ghi sổ hạch toán tổng hợp nguyên vạt liệu theo hình thức nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ 09. Chứng từ nhập, xuất NVL Bảng kê chứng từ vật liệu Sổ( thẻ) kế toán chi tiết Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Sổ cái tk 152 (611) Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Chú ý: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : Sơ đồ 09: hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chung 4.3.3-Hình thức chứng từ ghi sổ Hình thức này được áp dụng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nghiệp vụ phát sinh ít và đơn giản. Căn cứ vào chứng từ kế toán nhập xuất nguyên vật liệu lập chứng từ ghi sổ theo định kỳ phù hợp với tình hình vật liệu tại đơn vị. Sau đó kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và từ đó làm căn cứ ghi vào sổ cái tài khoản 152, 151, 611…kết thúc lập báo cáo. Việc tổ chức theo hình thức này được thể hiện qua sơ đồ 10 Chứng từ nhập- xuất NVL Chứng từ ghi sổ Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Tk 152 (611) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chú ý: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : Sơ đồ 10: Hạch toán NVLtheo hình thức chứng từ ghi sổ 4.3.4- Hình thức nhật ký chứng từ áp dụng tại các doanh nghiệp có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, nhiều nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu ở các đơn vị có trình độ quản lý, kế toán cao , có khả năng chuyên môn hóa lao động , thích hợp với điều kiện kế toán thủ công. Căn cứ vào chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tài khaỏn 331và nhật ký chứng từ số 1, 2, 4, 6, 8, 10. Căn cứ vào chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu , kế toán lập các bảng phân bổ vật liệu tùy theo mục đích xuất . Sau đó kế toán lấy số liệu để vào bảng kê số 4, 5, 6 và vào nhật ký chứng từ số 7. Cuối cùng kế toán vào sổ cái tài khoản 152. Việc tổ chức ghi sổ theo hình thức này được khái quát qua sơ đồ 11 Sổ chi tiết TK 331 Chứng từ nhập- xuất NVL Bảng kê 4,5,6 Bảng phân bổ NVL Nhật ký chứng từ số 1,.2,5,7,10 Sổ cái TK152 (611) Báo cáo kế toán Chú ý: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : Sơ đồ 11: hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ Phần II thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty phương nam I. Đặc điểm chung của công ty phương nam 1.1.Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty Phương Nam thuộc Sở công nghiệp Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước.Trước đây là Xí nghiệp gia công dệt nhuộm Hà nội, được thành lập vào năm 1959 sau đổi tên là Công ty Phương Nam. Công ty Phương Nam được Sở Kế hoạch và đầu tư Hà nội cấp quyết định thành lập ngày 20/01/1997. Công ty có tên giao dịch là Phương Nam company. Trụ sở chính của công ty: số 352 đường Giải Phóng - quận Thanh Xuân - Hà nội. Diện tích mặt bằng hiện nay: 2700 m2, trong đó diện tích: - Nhà xưởng là 1300 m2, -Văn phòng: 400 m2, -Kho bãi: 1000 m2 . 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phương nam. 1.2.1. Mô hình bộ máy quản lý của công ty Mô hình này được thể hiện qua sơ đồ 12 như sau: PGĐ kinh doanh PGĐ kỹ thuật Kế toán trưởng Phòng kế hoạch vật tư Phòng tài vụ Ban bảo vệ Phòng tổchức hành chính Ban kinh tế cơ bản Phòng kỹ thuật Phân xưởng dệt Phân xưởng may Phân xưởng in lưới Tổ cơ điện Giám đốc Sơ đồ 12: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phương Nam Công ty có bộ máy tổ chức rất chặt chẽ và hiệu quả, phù hợp với chuyên ngành sản xuất kinh doanh của mình. Tổng số công nhân của công ty có 400 người, trong đó: số cán bộ đại học , cao đẳng là 51 người, số công nhân kỹ thuật là 36649 người. Cấu trúc quản lí của công ty theo hướng trực tuyến được thể hiện ở sơ đồ trên. Trong qúa trình hoạt động các phòng ban phối hợp với nhau thực hiện các chức năng nhiệm vụ một cách hiệu quả. Về nhân sự : +Ban giám đốc có 3 người (giám đốc và phó giám đốc). +Phòng tổ chức hành chính có 9 người. +Đội bảo vệ có 8 người. +Phòng kế hoạch có 10 người. +Phòng kĩ thuật có 10 người. +Phòng kế toán tài vụ có 12 người. +Phòng kinh tế cơ bản có 7 người. 1.2.2.Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban. a.Ban giám đốc: -Giám đốc: phụ trách chung và phụ trách các mặt công tác cụ thể sau: Công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương…( Phòng tổ chức lao động ) Công tác kế hoạch, vật tư và tiêu thụ ( Phòng kế hoạch vật tư ) Công tác tài chính thống kê kế toán (Phòng tài vụ ) Tiến bộ kỹ thuật đầu tư xây dựng cơ bản(Phòng kỹ thuật và ban XDCB) -Phó giám đốc kỹ thuật giúp cho giám đốc phụ trách các công tác: Công tác kỹ thuật ( Phòng kỹ thuật ) Công tác bồi dưỡng và nâng cao trình độ công nhân, công tác bảo hiểm lao động ( Phòng tổ chức ). Điều hành kế hoạch tác nghiệp của các phân xưởng. -Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc phụ trách các công việc. Công tác kinh doanh tiêu thụ sản phẩm (Phòng kế hoặc vật tư ) Công tác quản trị và bảo vệ ( Phòng hành chính và ban XDCB ) b.Các phòng ban: * Phòng kế hoạch: với chức năng tham mưu giúp giám đốc lập kế hoạch sản xuất, giao kế hoạch sản xuất cho các đơn vị . Giúp giám đốc tổng hợp kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của các đơn vị. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ cung ứng vật tư xuất nhập khẩu, quản lý kho thành phẩm và nguyên liệu của công ty . Tham mưu cho giám đốc các mặt công tác: Các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn (1 năm) hoặc dài hạn và các kế hoạch tác nghiệp -Kế hoạch giá thành. -Điều độ sản xuất hàng ngày ( kế hoạch tác nghiệp ) -Cung ứng vật tư, nguyên vật liệu. -Tiêu thụ sản phẩm. *Phòng kỹ thuật: Phòng Kỹ thuật quản lý, kiểm tra hướng dẫn các đơn vị thực hiện mặt hàng sản phẩm đúng thiết kế mẫu mã, quy trình kỹ thuật theo hợp đồng kinh tế đã đăng ký với khách hàng. Nghiên cứu cải tiến các mặt hàng, chế tác mẫu mã và sản phẩm mới vv...Tham mưu cho giám đốc về các công tác: -Công tác tiến bộ kỹ thuật. -Quản lý quy trình kỹ thuật và quy trình công nghệ sản xuất -Nghiên cứu các mặt hàng mới, mẫu mã bao bì. -Quản lý và xây dựng kế hoạch, tu sửa thiết bị. -Giải quyết các sự cố máy móc, công nghệ của sản xuất. -Tham gia đào tạo công nhân về mặt kỹ thuật. Nhiệm vụ của phòng là theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, đồng thời đưa ra dự án mua sắm thiết bị mới. *Phòng kế toán tài vụ : có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính ( chi tiết ở phần sau ). Phòng Kế toán - tài vụ thực hiện công tác tài chính theo các chế độ tài chính, chính sách của nhà nước. Đặc biệt theo Nghị định 56 và Nghị định 59 CP ngày 3/10/1996 thực hiện hoạt động giám sát hoạt động tài chính. * Phòng tổ chức hành chính : với chức năng tham mưu cho giám đốc về mặt qui hoạch cán bộ, đề bạt , phân công cán bộ lãnh đạo và quản lí trong công ty. Quản lí lao động tiền lương, quản lí hồ sơ lí lịch cán bộ công nhân viên. Giải quyết thủ tục về chế độ. Ngoài ra phòng còn quản lí toàn bộ về nhà cửa, đất đai , xây dựng và các công việc hành chính khác. Nhiệm vụ của phòng tổ chức là điều độ tiến độ sản xuất, điều hoà bố trí tuyển dụng lao động cho phù hợp với tiến độ sản xuất, soạn thảo ra nội quy, quy chế quản lý các công văn, chỉ thị và giải quyết các vấn đề về tiền lưong, BHXH, BHYT sau đó chuyển lên phòng kế toán tính lương và các khoản có tính chất lương. -Công tác hành chính quản trị -Công tác đời sống ( nhà ăn ) -Công tác y tế, sức khoẻ, công tác nhà trẻ mẫu giáo. -Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. -Soạn thảo các nội quy, quy chế quản lý, các quyết định, công văn, chỉ thị -Điều động, tuyển dụng lao động. Giải quyết các chính sách cho người lao động. *Ban bảo vệ: tham mưu cho giám đốc các mặt công tác như bảo vệ, tự vệ, thực hiện nghĩa vụ quân sự. Đội bảo vệ với chức năng đảm bảo trật tự an ninh an toàn trong công ty và xã hội. Bảo vệ tài sản của công ty cũng như của công dân. *Ban xây dựng cơ bản: tham mưu cho giám đốc các mặt công tác kế hoặch xây dựng, sửa chữa nhỏ trong công ty c.Các phân xưởng: Các phân xưởng với chức năng tổ chức, quản lý sản xuất thực hiện kế hoạch trên giao. Nhiệm vụ của các phân xưởng: -Quản lý thiết bị, công nghệ sản xuất. -Quản lý công nhân. -Thực hiện các kế hoạch tác nghiệp. -Ghi chép và thống kê các số liệu ban đầu ( ghi lại những sản phẩm làm ra từ công nhân). Đồng thời ghi phiếu nhập kho. Ngoài ra thống kê phân xưởng phải chấm công và tính lương cho công nhân ở phân xưởng mình từ đó chuyển lên giám đốc duyệt sau đó chuyển lên phòng tài vụ để nhận lương cho công nhân ở phân xưởng mình. -Phân xưởng may: chuyên gia công các loại cặp da, túi sách, va ly. -Phân xưởng dệt: có nhiệm vụ gia công các sản phẩm phục vụ sản xuất sản phẩm da. -Phân xưởng in lưới: in lưới trên các sản phẩm túi xách ví da theo yêu cầu -Tổ cơ điện: phụ trách sửa chữa và bảo quản sử dụng máy móc của các phân xưởng và các phòng ban. 1.3. Quy trình tổ chức sản xuất tại công ty Phương Nam 1.3.1. Quy trình công nghệ: Công ty Phương nam là công ty sản xuất, chính vì vậy việc nắm chắc quy trình công nghệ của công ty sẽ giúp cho việc tổ chức quản lí và hạch toán các yếu tố đầu vào hợp lí, tiết kiệm chi phí, theo dõi từng bước tập hợp chi phí sản xuất khi khởi động đến giai đoạn cuối cùng, từ đó góp phần làm giảm giá thành một cách đáng kể. Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Mỗi sản phẩm hoàn thành đều phải tiến hành theo các bước sau: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất: Nguyên vật liệu Cắt In lưới May Dệt (dệt dây gai) Sản Phẩm Nhập kho Sơ đồ 13: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty phương nam Do công ty sản xuất chuyên làm theo đơn đặt hàng hoặc nhận gia công là chủ yếu. Chính vì vậy khi có nhu cầu sản xuất thì NVL mua ngoài hoặc do đơn vị thuê gia công gửi sang. Nguồn NVL chính chủ yếu ở đây là: Vải ( da, giả da, vải pvc… ) sợi. Sau khi nhận được đơn đặt hàng NVL được xuất vào từng phân xưởng: Sợi được xuất vào phân xưởng Dệt, dệt dây quai làm dây đeo túi. Sau khi dây quai dệt xong chuyển sang cho phân xưởng May. Da, giả da được cắt, in lưới theo yêu cầu của đơn đặt hàng. Phân xưởng May tiếp nhận dây quai và sản phẩm cắt, in thực hiện bước cuối cùng may hoàn thiện một chiếc túi xách, ví, ba lô. 1.3.2. Tổ chức các yếu tố sản xuất Nhân lực: Sau khi ký hợp đồng hoặc nhận đơn đặt hàng của khách hàng . Công ty giao nhiệm vụ cho từng phân xưởng, các quản đốc có nhiệm vụ điều động nhắc nhở nhân công để tiến hành sản xuất cho kịp tiến độ sản xuất, hoàn thành tốt hợp đồng ký kết. Nguyên vật liệu: Thông thường khi có nhu cầu vật liệu cho sản xuất phát sinh, thì các quản đốc có nhiệm vụ báo cáo tình hình với giám đốc công ty và phòng kế hoạch. Trên cơ sở đó để có kế hoạnh cung ứng kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng thiệt hại do ngừng sản xuất tạo ra. Máy móc thiết bị: Kể từ khi thành lập, công ty đã có đầy đủ trang thiết bị hiện đại nhập khẩu của nước ngoài. Ngoài ra, hàng năm công ty đầu tư mua sắm các trang thiết bị mới nhằm nâng cao năng suất lao động, cải tiến công nghệ sản xuất , hạ giá thành sản phẩm. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán tại công ty Phương Nam 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ bộ máy kế toán ở công ty Phương Nam Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Kiêm kế toán tổng hợp Phó phòng tài vụ Kế toán giá thành Kế toán công nợ Kế toán TL & BHXH Kế toán vật liệu Kế toán TSCĐ Kế toán tiêu thụ Kế toán TGNH Thủ quỹ Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty phương nam Phòng tài vụ của công ty gồm 10 người. Trong đó có: - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp. - Phó phòng kiêm kế toán giá thành. - Cán bộ kế toán phụ trách các phần kế toán khác. - Thủ quỹ. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Mọi công việc liên quan đến tài chính đều được thực hiện ở phòng kế toán. mô hình kế toán tập trung rất phù hợp với công việc kế toán ở công ty Phương Nam vì công ty Phương Nam là doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Nhiệm vụ của phòng kế toán : + Giám sát tình hình hoạt động tài chính của công ty. + Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập cho riêng doanh nghiệp. + Tổng hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi chu kỳ kinh doanh theo chế độ quy định của ngành chủ quản . + Lập kế hoạch tài chính cho kỳ kinh doanh tiếp theo. Nhiệm vụ và chức năng của cán bộ nhân viên phòng tài vụ: -Kế toán trưởng ( trưởng phòng tài vụ ): là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động tài chính và là người điều hành bộ máy kế toán của công ty. Đồng thời kế toán trưởng phải kiểm tra đối chiếu việc thực hiện luân chuyển chứng từ có đúng không. Ngoài ra kế toán trưởng còn hướng dẫn chỉ đạo việc lưu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn các hình thức kế toán thích hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho giám đốc nhằm giúp cho giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của đơn vị đặc biệt về vấn đề tài chính của công ty. -Phó phòng tài vụ ( kế toán giá thành sản phẩm ): là người thay kế toán trưởng giải quyết công việc có tính tạm thời trong lúc kế toán trưởng vắng trong thời gian ngắn. Đồng thời là người theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong doanh nghiệp để từ đó tính giá thành sản phẩm và quyết định giá bán cho sản phẩm. -Kế toán ngân hàng: Quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay, trả, giao dịch với ngân hàng. -Kế toán công nợ: theo dõi hạch toán các khoản công nợ của công ty khi mua hàng hoá của các cơ quan khác, hoặc công ty bán chịu cho khác hàng những sản phẩm mà công ty sản xuất ra để tiêu thụ (Hay gọi là hình thức thanh toán sau ). -Kế toán vật liệu: Phụ trách theo dõi quá trình nhập xuất tồn vật tư trên sổ sách. -Kế toán tiêu thụ: tổng hợp thống kê việc tiêu thụ sản phẩm. -Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng tài sản cố định trong toàn Xí nghiệp đồng thời kế toán phần hành này cũng có nhiệm vụ tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ qui định. -Kế toán tiền lương: phụ trách việc hạch toán tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền công, thưởng và các khoản phải trả cho người lao động. -Kế toán tổng hợp: Cuối kì kế toán (tháng, quý hoặc năm) sau khi bộ phận kế toán chi tiết vào sổ kế toán chi tiết, lên bảng kê, bảng phân bổ và nhật kí chứng từ, kế toán tổng hợp kiểm tra sau đó vào Sổ Cái, lên bảng cân đối kế toán và lập các báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu và chứng từ mà các kế toán viên giao cho. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ. -Thủ quỹ: thu chi tiền mặt hàng ngày. 2.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Công ty Phương Nam là một doanh nghiệp sản xuất nên để hoàn thành tốt nhiệm vụ và xử lý thông tin kịp thời chặt chẽ, kế hoạch sản xuất có hệ thống, phòng kế toán áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán của công ty được bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 trong năm. Từ năm 1999 khi nhà nước áp dụng 2 luật thuế mới là thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp trong hạch toán. Công ty đã áp dụng việc tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Bộ sổ kế toán công ty sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký-chứng từ: Nhật ký chứng từ số 1 - Tiền mặt Nhật ký chứng từ số 2 - TGNH Nhật ký chứng từ số 4 - Nhật ký tiền vay Nhật ký chứng từ số 5 - Nhà cung cấp Nhật ký chứng từ số 8 - Bán hàng, xác định kết quả Nhật ký chứng từ số 9 - TSCĐ Bảng kê: Để phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký được gọn nhẹ, nhanh chóng, các bảng kê thường sử dụng có: BK 1 - Tiền mặt (ghi Nợ) BK 2 - TGNH (ghi Nợ) BK 4 - Chi phí sản xuất theo phân xưởng BK 5 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí xây dựng cơ bản Bảng phân bổ: Sử dụng để chia chi phí cho các đối tượng chi phí theo công dụng và mục đích chi phí. Bảng phân bổ thường dùng để hạch toán trước khi ghi bảng kê chi phí. Có 4 sổ phân bổ: BPB 1 - Tiền lương và khoản trích theo lương BPB 2 -Vật liệu, CCDC BPB 3 - Khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết: Gồm các sổ chi tiết được quy định sẵn kết cấu để phục vụ ghi BK hoặc Nhật ký-chứng từ. Sổ cái: sổ cái ghi ngày cuối cùng kỳ báo cáo trên cơ sở các nhật ký chứng từ; sổ cái mở cho từng tài khoản. 2.3. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Do đặc điểm của công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất đa dạng phong phú nên để hạch toán hàng tồn kho công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, theo dõi và phản ánh một cách liên tục về giá trị và số lượng nhập xuất tồn của từng loại vật liệu. Với phương pháp này, kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi một cách chính xác cả về số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất kho, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật, tuy nhiên không tránh khỏi nhược điểm là phải mất nhiều công sức iii. Tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty phương nam 3.1. Tình hình vật liệu của công ty Phương nam 3.1.1. Đặc điểm vật liệu của công ty Công ty Phương Nam thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên sản xuất các sản phẩm túi xách, ví da, ba lô. Công ty sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau theo yêu cầu đơn đặt hàng hoặc gia công thuê cho nước ngoài do đó nguyên vật liệu sử dụng với khối lượng lớn, đa dạng nhiều chủng loại. Chính vì vậy nguyên vật liệu là thành phần chính cấu tạo nên các sản phẩm đa dạng đó. Vật liệu của công ty được đưa vào với hai hình thức chính là nhập khẩu và mua trong nước. Do đặc điểm sản xuất sản phẩm trên của công ty là chủ yếu nên vật liệu của công ty thuộc những ngành công nghiệp dệt may(chủ yếu là da và giả da) dễ bị hư hỏng kém phẩm chất do tác động của độ ẩm và khí hậu gây ẩm mốc và mủn, mà chất lượng sản phẩm lại chịu ảnh hưởng lớn từ chất lượng vật liệu. Vì vậy khâu đảm bảo nguyên vật liệu là hết sức quan trọng, nó quyết định đến chất lượng sản phẩm của công ty. Do tính chất vật liệu như vậy nên công ty rất chú trọng đến khâu, phân loại, bảo quản, kho tàng. Công ty gồm có 3 kho lưu trữ chính: Kho nguyên vật liệu chính: là kho bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu chính như: vải da, vải giả da, vải PVC, vải xoa, sợi… Kho nguyên vật liệu phụ:gồm các vật liệu như chỉ may, mút, móc,khóa, tùng thay thế các linh kiện và dụng cụ bảo hộ lao động Kho thành phẩm: Bảo quản các sản phẩm hoàn thành theo hợp đồng 3.1.2. Phân loại nguyên vật liệu cuả công ty Để đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá thành sản phẩm. Công ty đã sử dụng phương pháp phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị trong công ty nguyên vật liệu chính bao gồm: + Nguyên vật liệu chính: Vải da, vải giả da, sợi . + Nguyên vật liệu phụ gồm: Mút, khuy bấm, dây khoá, đầu khoá, chỉ vắt sổ, chỉ may… Xuất phát từ yêu cầu đảm bảo tính an toàn trong bảo quản vật liệu. Công ty đã xây dựng hệ thống nội quy kho tàng. Trong nội quy của công ty về kho bãi xác định rõ trách nhiệm vật chất trong trường hợp hao hụt hư hỏng, thiếu, mất nguyên vật liệu thì người quản lý kho phải chịu trách nhiệm vật chất trước ban lãnh đạo công ty. Các kho dự trữ của công ty được xây dựng khô ráo, không dột nát bố trí gần phân xưởng, thuận tiện cho việc chuyên chở, cung ứng kịp thời cho sản xuất. Chính vì vậy vật liệu trong kho được quản lý tốt không xảy ra mất mát hư hỏng. 3.1.3-Các nguồn nguyên vật liệu chủ yếu của công ty Vật liệu mua ngoài: Đây là nguồn nhập chủ yếu của của công ty. + Vật liệu nhập ngoại nhiều nhất của công ty là các sản phẩm vải mà chủ yếu nhập từ Hàn Quốc, Trung Quốc… + Vật liệu mua trong nước : như sợi, vải, khoá chủ yếu ở các hộ gia đình. 3.1.4- Đánh giá nguyên vật liệu 3.1.4.1. Giá nguyên vật liệu nhập kho Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Trong quá trình sản xuất của công ty, nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau. Vì vậy giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định: - Nguyên vật liệu do mua ngoài: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho == Giá mua nguyên vật liệu trên HĐ =+ Chi phí mua phát sinh +- Các khoản giảm giá Tuy nhiên công ty có những sản phẩm tự chế biến lại là nguyên vật liệu đầu vào cho các sản phẩm khác. Các sản phẩm này được nhập kho sau khi hoàn thành với giá nhập kho là giá thành công xưởng thực tế. - Vật liệu do doanh nghiệp gia công chế biến (nếu có): Giá thực tế vật liệu nhập kho == Giá thực tế NVL xuất kho để gia công =+ Chi phí gia công chế biến =+ Chi phí vận chuyển bốc dỡ -Phế liệu: đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được). 3.1.4.2. Giá vật liệu xuất kho. Nguyên vật liệu sau khi được nhập kho, tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty mà nguyên vật liệu có thể được xuất ra phục vụ cho quá trình này. Tuy nhiên không phải mọi nguyên vật liệu đều cùng nhập tại một thời điểm, theo cùng một giá, mà chúng nhập theo thời điểm khác nhau và giá của chúng luôn biến động. Vì vậy,để theo dõi và đánh giá chính xác việc tính giá xuất kho nguyên vật liệu phải theo phương pháp phù hợp với đơn vị. Tại công ty Phương Nam, giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. 3.2. Tổ chức chứng từ kế toán ở công ty Phương Nam. 3.2.1. Chứng từ sử dụng : - Hoá đơn giá trị gia tăng (do bên bán lập) - Các loại phiếu nhập kho, xuất kho, - Biên bản kiểm nhận hàng hoá. - Các chứng từ về chi phí mua hàng. - Các chứng từ thanh toán tiền: Phiếu chi, phiếu tạm ứng, giấy báo nợ ngân hàng. 3.2.2.Tổ chức chứng từ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu. * Đối với vật liệu mua ngoài Nguyên vật liệu của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nhập từ mua ngoài là chủ yếu. Việc cung ứng vật tư cho sản xuất, cho các đối tượng khác trong Công ty do phòng Kế hoạch vật tư thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu của toàn Công ty, phòng Kế hoạch vật tư lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Khi nhận được hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán gửi đến nay do nhân viên cung tiêu của Công ty mang về, phòng Kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng kinh tế được ký kết giữa hai bên để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng. Khi nguyên vật liệu về đến Công ty phải thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm nghiệm vật tư về số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu. Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 02-B/GTKL 3LL (Liên 2 Giao cho khách hàng ) Số: 005538 Ngày 7 tháng 1 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty Mai Phương Địa chỉ: Kim Đồng- Thanh Xuân-Hà nội Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Cường Đơn vị: Công ty Phương Nam Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0100232455-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Sợi PP 900 đen kg 52.425 13.045 683.884.125 Cộng tiền hàng: 683.884.125 Thuế suất GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT: 68.388.412,5 Tổng cộng tiền thanh toán: 752.272.537,5 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm mươi hai triệu hai trăm bảy mươi hai ngàn năm trăm ba mươi bảy đồng chẵn. Người bán hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Biểu số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng Căn cứ vào hoá đơn bán hàng trên Ban kiểm nghiệm của công ty Phương Nam tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm như sau : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Biên bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 005321, 005538,ngày07 tháng 01 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm: Bà : Nguyễn Thị Đào: Đại diện phòng Kế hoạch vật tư - trưởng ban Ông: Lê Minh : Đại diện phòng Kỹ thuật - uỷ viên Bà: Nguyễn Thị Lan - Thủ kho - uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật tư dưới đây: Mã vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Số lượng Đúng quy cách Không đúng quy cách Theo chứng từ Thực nhập Vp Vải PVC m 12.000 12.000 12.000 0 Sp9 Sợi PP 900 kg 52.425 52.425 52.425 0 Sp6 Sợi PP600 kg 40.500 40.500 40.500 0 Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Hà nội, ngày 07 tháng 01 năm 2003 Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Biểu số 2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, bộ phận thu mua xem xét tình hình vật liệu. Nếu nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì trả lại người bán. Nếu vật liệu vật hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. Khi nguyên vật liệu được chấp nhận nhập kho thì phòng Kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu được lập thành 2 liên, 1 liên phòng Kế hoạch vật tư giữ, 1 liên người lập giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng Kế toán để ghi sổ. Thông thường mỗi một loại vật tư sẽ lập một phiếu nhập kho, nhưng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều loại vật tư . Sở công nghiệp hà nội Công ty Phương Nam Phiếu nhập kho Ngày 07 tháng 01 năm 2003 Số : 135 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Văn Cường Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính STT Tên vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập ._.