Hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may X19 - Công ty 247- Quân chủng phòng không - không quân (94tr)

iêu thụ sản phẩm sao cho có hiệu quả. Với vai trò tế bào của nền kinh tế, các doanh nghiệp trong tất cả các ngành nghề thuộc mọi lĩnh vực muốn tồn tại trên thị trường đều phải hoạt động có hiệu quả, tự khẳng định mình để vươn lên. Nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi môi trường cạnh tranh ngày càng trở lên quyết liệt đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng của mỗi doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận, thu được kết quả sản xuất kinh doanh cao nhất. Điều này chỉ có thể thực hiện được khi doanh nghiệp hoàn thành quá trình sản xuất ra thành phẩm và kết thúc giai đoạn tiêu thụ thành phẩm. Vấn đề cấp bách được đặt ra hiện nay là mỗi doanh nghiệp không những cần nâng cao chất lượng sản phẩm tăng cường số lượng sản phẩm sản xuất mà phải tìm mọi biện pháp để hạ giá thành, mở rộng thị trường, áp dụng rộng rãi các phương thức bán hàng, đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm. Có như vậy, doanh nghiệp mới thu hồi vốn nhanh, hạn chế những rủi ro trong kinh doanh, có điều kiện tái sản xuất giản đơn và mở rộng. Nhận thức được điều đó, xí nghiệp may X19 - Công ty 247- Quân chủng phòng không- không quân đã không ngừng đầu tư chiều sâu, đa dạng hoá sản phẩm cải tiến mẫu mã mặt hàng, nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm. Trong khâu tiêu thụ, xí nghiệp đã áp dụng nhiều phương thức bán hàng, mở rộng thị trường. Một trong những công cụ giúp công tác tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả cao là hạch toán kế toán nói chung, hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng. Xuất phát từ mặt lý luận và thực tiễn đặt ra cho công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp nói chung và xí nghiệp may X19 nói riêng. Sau khi đi sâu vào khảo sát, nghiên cứu tình hình thực tế về công tác này ở xí nghiệp, em đã chọn đề tài: "Hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may X19 - Công ty 247- Quân chủng phòng không - không quân" làm luận văn tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 phần chính: Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản của tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực tế tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may X19 - Công ty 247 - Quân chủng phòng không - không quân. Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may X19 - Công ty 247- Quân chủng phòng không - không quân. Do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên đề tài này không thể tránh khỏi những sai sót nhất định, em rất mong nhận được sự góp ý từ thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất I. sự cần thiết của hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm. 1. Vai trò, ý nghĩa của thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm. Thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm có ý nghĩa sống còn đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất. Để đánh giá đúng đắn và đầy đủ ý nghĩa của phần hành này, chúng ta cần nhận thức đúng đắn khái niệm về thành phẩm và các chỉ tiêu kinh tế liên quan đến tiêu thụ thành phẩm. 1.1. Khái niệm về thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. *Khái niệm thành phẩm -Thành phẩm là sản phẩm đã hoàn thành đầy đủ các bước gia công chế biến trong quy trình công nghệ, đã được kiểm tra nhập kho hoặc đem bán. -Thành phẩm đã giao cho khách hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì được gọi là thành phẩm tiêu thụ. *Các chỉ tiêu kinh tế liên quan đến tiêu thụ. Các chỉ tiêu bao gồm: - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ dịch vụ cho khách hàng. - Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: Là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và các khoản giảm trừ như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, hoặc mua nhiều lần với khối lượng lớn. - Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu. - Hàng bán bị trả lại: Là số hàng đã được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại và từ chối thanh toán do không tôn trọng hợp đồng kinh tế như đã ký kết . - Giá vốn hàng bán: Là trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Lợi nhuận gộp: Là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán - Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ: Là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Có thể khái quát mối quan hệ chặt chẽ giữa doanh thu chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí và kết quả Lợi nhuận thuần về tiêu thụ Thuế thu nhập Lợi nhuận thuần trước thuế Chi phí bán hàng và QLDN Lợi nhuận gộp về tiêu thụ Trị giá vốn hàng bán Doanh thu thuần về bán hàng Các khoản giảm trừ Doanh thu bán hàng hoạt động sản xuất kinh doanh 1.2. ý nghĩa của tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ thành phẩm. Tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ thành phẩm không chỉ có ý nghĩa quyết định sự tồn tại, phát triển của bản thân doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa sống còn đối với nền kinh tế của một quốc gia, một khu vực.... Đối với doanh nghiệp, khâu tiêu thụ trở thành vấn đề mang tính quyết định. Tiêu thụ ảnh hưởng đến vòng chu chuyển vốn và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ thông qua tiêu thụ, doanh nghiệp mới có thể bù đắp được chi phí bỏ ra, thu hồi được vốn đầu tư và lợi nhuận cũng như thực hiện tái sản xuất mở rộng, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đối với nền kinh tế, quá trình lưu thông đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế tạo ra dòng luân chuyển sản phẩm, hàng hoá, điều phối hoạt động giữa các doanh nghiệp trong các ngành kinh tế khác nhau. Một nền kinh tế có sự tiêu dùng mạnh là một nền kinh tế có tăng trưởng và phát triển. Mặt khác, kết quả quá trình tiêu thụ thành phẩm còn tạo ra nguồn thu chủ yếu cho ngân sách nhà nước, để từ đó nhà nước thực hiện các chính sách về kinh tế- chính trị- xã hội..... Tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ thành phẩm có vai trò quan trọng như trên nên mỗi doanh nghiệp cần phải quản lý một cách chặt chẽ để không ngừng nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. 2. Yêu cầu quản lý thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm. Việc quản lý thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cần quan tâm đến những vấn đề sau: *Quản lý thành phẩm. Thành phẩm là kết quả cuối cùng của doanh nghiệp trong khâu sản xuất. Do đó, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ để nắm được tiến độ sản xuất cũng như tiến độ tiêu thụ trong kỳ. Thành phẩm cần được theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị Nhập -Xuất -Tồn kho của từng loại thành phẩm ở từng kho. *Quản lý phương thức bán hàng. Quá trình tiêu thụ thành phẩm của mỗi doanh nghiệp có thể diễn ra theo nhiều cách khác nhau. Điều này có sự ảnh hưởng không nhỏ đến sự vận hành có hiệu quả của bộ máy kế toán tiêu thụ thành phẩm trong mỗi doanh nghiệp cũng như cách thức hạch toán. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức tiêu thụ phù hợp để thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ cũng như sự vận hành có hiệu quả của bộ máy kế toán doanh nghiệp. *Quản lý khối lượng, giá bán và giá vốn của thành phẩm tiêu thụ. Trong tiêu thụ thành phẩm mỗi doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ số lượng, giá bán và giá vốn của thành phẩm tiêu thụ để từ đó cân nhắc, quyết định các biện pháp xúc tiến tiêu thụ như: Giảm giá, chiết khấu, quảng cáo tiếp thị.....cũng như đề ra kế hoạch sản xuất. *Quản lý phương thức thanh toán và các khoản phải thu khách hàng. Thể thức thanh toán có ảnh hưởng trực tiếp đến vòng quay của vốn kinh doanh nên mỗi doanh nghiệp cần quy định các phương thức thanh toán nhất định gắn với từng hợp đồng và từng khách hàng cụ thể. Các khoản phải thu khách hàng cần được quản lý trên các khía cạnh: Số nợ phải thu của mỗi khách hàng, mỗi hợp đồng; kỳ hạn thanh toán của mỗi khoản nợ; khả năng thu hồi nợ của từng khách hàng.... *Ngoài ra, trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, doanh nghiệp cần quản lý các chi phí ngoài sản xuất để nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. 3. Nhiệm vụ hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm. Để thực hiện tốt vai trò của mình, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm phải xác định rõ những nhiệm vụ sau: - Theo dõi, phản ánh, kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm về số lượng, chất lượng và chủng loại. Tổ chức theo dõi, phản ánh kịp thời tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hóa trên cả hai mặt hiện vật và giá trị. - Theo dõi, phản ánh, kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, tập hợp ghi chép đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán với khách hàng và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. - Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, đồng thời phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể là hiệu quả của hoạt động quản lý sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, vì sản xuất và tiêu thụ thành phẩm có liên hệ mật thiết với nhau nên tổ chức hạch toán thành phẩm và kế toán tiêu thụ phải có sự bổ sung, hoàn thiện lẫn nhau. Hạch toán thành phẩm phải chính xác đầy đủ kịp thời và phản ánh rõ ràng tình hình nhập xuất tồn thành phẩm thì hạch toán tiêu thụ mới có thể phản ánh và giám sát kịp thời doanh thu tiêu thụ, tình hình thanh toán của khách hàng, chi nộp ngân sách nhà nước và xác định kết quả kinh doanh. II. hạch toán thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất. Để phản ánh và cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến thành phẩm, kế toán cần hạch toán trên cả hai phương diện: Hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. 1. Phương pháp tính giá thành phẩm 1.1. Giá thành thành phẩm nhập kho. Trị giá thành phẩm phản ánh trong kế toán tổng hợp phải được đánh giá theo nguyên tắc giá thực tế hay giá vốn thực tế. Giá thực tế của thành phẩm được hình thành cùng với sự vận động của vốn, của thành phẩm, hàng hóa và được xác định căn cứ vào từng nguồn nhập cụ thể: - Đối với thành phẩm nhập kho do các bộ phận sản xuất kinh doanh chính và sản xuất kinh doanh phụ của doanh nghiệp hoàn thành nhập kho giá thành sản phẩm nhập kho chính là giá thành sản xuất thực tế (Bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung). -Thành phẩm thuê ngoài gia công thì giá thành thực tế gồm toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc gia công. - Hàng hóa mua ngoài được đánh giá theo trị giá vốn thực tế bao gồm giá mua và chi phí mua. Nếu hàng hóa mua vào phải qua sơ chế thì giá vốn thực tế của hàng nhập kho còn bao gồm cả chi phí gia công chế biến. 1.2. Tính giá thành phẩm xuất kho. Về nguyên tắc thành phẩm xuất kho phải tính theo giá thực tế, nhưng giá thực tế của thành phẩm xuất kho có thể tính theo các phương pháp khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp nào là căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập xuất thành phẩm, trình độ nhân viên kế toán, thủ kho ...Các phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho bao gồm: - Giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, khi xuất lô thành phẩm nào thì tính giá thực tế nhập kho của đích danh lô thành phẩm đó. - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả định thành phẩm nào nhập vào kho trước sẽ được xuất trước. Vì vậy, thành phẩm xuất kho thuộc lần nhập nào sẽ được tính theo giá thực tế của lần nhập đó. - Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, giả định thành phẩm nào nhập kho sau sẽ được xuất ra trước. Vì vậy, việc tính giá của thành phẩm xuất được làm ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước. - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này giá thực tế thành phẩm xuất kho được tính trên cơ sở số lượng thành phẩm xuất trong kỳ và đơn giá bình quân thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Giá thực tế TP xuất trong kỳ = Số lượng TP xuất trong kỳ x Đơn giá bình quân Trong đó: Đơn giá bình quân = Giá thực tế TP tồn đầu kỳ + Giá thực tế TP nhập trong kỳ Số lượng TP tồn đầu kỳ + Số lượng TP nhập trong kỳ - Phương pháp giá hạch toán: Do sự biến động thường xuyên của thành phẩm và việc xác định giá thực tế của thành phẩm sản xuất ra chỉ theo định kỳ, để ghi chép kịp thời giá trị thành phẩm nhập, xuất doanh nghiệp cần sử dụng một giá ổn định trong một thời gian dài gọi là giá hạch toán. Giá chọn làm cơ sở xây dựng giá hạch toán là giá kế hoạch hoặc giá thực tế tại một thời điểm nào đó. Cuối kỳ, tổng hợp giá thực tế thành phẩm nhập kho, xác định hệ số giá của từng loại thành phẩm và tính giá thực tế thành phẩm xuất kho trong kỳ theo công thức: Giá thực tế thành phẩm xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán thành phẩm xuất kho trong kỳ x Hệ số giá thành phẩm xuất kho trong kỳ Trong đó: Hệ số giá thành phẩm = Trị giá thực tế TP tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế TP nhập trong kỳ Trị giá hạch toán TP tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán TP nhập trong kỳ - Ngoài những phương pháp trên, doanh nghiệp còn sử dụng phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho như: Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước, giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. 2. Hạch toán chi tiết thành phẩm. Hạch toán chi tiết thành phẩm là sự phản ánh biến động Nhập-Xuất-Tồn của từng loại thành phẩm cả về hiện vật và giá trị. Như vậy, công việc hạch toán chi tiết thành phẩm được theo dõi ở cả hai nơi: ở kho và phòng kế toán. Việc ghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán được tiến hành dựa trên một trong 3 phương pháp: Phương pháp thẻ song song, phương pháp số dư và phương pháp đối chiếu luân chuyển. Do khuôn khổ của luận văn có hạn, dưới đây, em chỉ xin trình bày phương pháp thẻ song song. *Trình tự hạch toán: - ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm về mặt số lượng. Thẻ kho được mở cho từng loại thành phẩm. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng nhập, xuất và tính ra số tồn kho về mặt số lượng theo từng danh điểm. Biểu số 01: Sổ Kho Tên sản phẩm, hàng hóa: Đvt: Ngày N-X Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn ............. Cộng - ở phòng kế toán: Kế toán thành phẩm mở sổ chi tiết thành phẩm cho từng loại thành phẩm tương ứng với từng thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển lên, kế toán thành phẩm ghi đơn giá hạch toán và tính thành tiền cho từng phiếu nhập, xuất rồi vào sổ chi tiết thành phẩm theo từng cột nhập, xuất, tồn. Biểu số 02: Số chi tiết thành phẩm Tên thành phẩm: Đơn vị tính: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư đầu kỳ: .......... Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ: Cuối kỳ, kế toán thành phẩm đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết thành phẩm của từng loại và đối chiếu với kế toán tổng hợp về giá trị. Sau khi đối chiếu xong, kế toán thành phẩm lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. Biểu số 03: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn thành phẩm Tháng .... năm ..... STT Tên sản phẩm, hàng hóa ĐVT Tồn ĐK Nhập Xuất Tồn CK SL TT SL TT SL TT SL TT ....... Cộng *Như vậy, có thể khái quát trình tự hạch toán theo phương pháp thẻ song song như sau: Sơ đồ 02: Hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho thành phẩm Sổ chi tiết thành phẩm Sổ kế toán tổng hợp về thành phẩm Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra *ưu điểm và nhược điểm của phương pháp thẻ song song: - Ưu điểm: Phương pháp này cho biết được tình hình biến động chi tiết của thành phẩm về cả mặt giá trị và hiện vật, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra khi xảy ra chênh lệch số liệu. - Nhược điểm: Khối lượng công tác nhiều, tốn thời gian, trùng lặp. 3. Hạch toán tổng hợp thành phẩm *Cũng tương tự như nguyên vật liệu, khi hạch toán tổng hợp thành phẩm, kế toán có thể sử dụng một trong hai phương pháp: Kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp hạch toán mà mỗi nghiệp vụ xuất nhập kho thành phẩm được ghi ngay vào tài khoản một cách thường xuyên. Các tài khoản sử dụng: + TK 155 - Thành phẩm: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm trong doanh nghiệp. + TK 157 - Hàng gửi bán: Tài khoản này phản ánh trị giá sản phẩm, hàng hóa đã gửi hoặc chuyển cho khách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi, trị giá lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Hàng hóa, thành phẩm phản ánh ở tài khoản này vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp. + TK 632 - Giá vốn hàng bán: Dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm xuất bán trong kỳ. Trình tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh như sau: Sơ đồ 03: Sơ đồ hạch toán tổng hợp thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 911 TK 632 TK 155 TK 154 Trị giá TP xuất kho tiêu thụ trong kỳ Nhập kho thành phẩm do doanh nghiệp sản xuất hay thuê ngoài gia công chế biến Kết chuyển cuối kỳ TK 157 Trị giá TP gửi bán được tiêu thụ Trị giá xuất kho TP gửi bán TK 632 TK 128, 222 Sản phẩm bán bị trả lại Góp vốn liên doanh bằng thành phẩm TK 3381 TK 1381 Thành phẩm phát hiện thừa khi kiểm kê Thành phẩm phát hiện thiếu khi kiểm kê TK 412 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm - Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp hạch toán mà mỗi nghiệp vụ xuất nhập kho thành phẩm không được ghi ngay vào tài khoản mà đến cuối kỳ hạch toán mới tiến hành kiểm kê số thành phẩm tồn kho để tính ra số đã xuất trong kỳ và ghi sổ một lần. Trình tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh như sau: Sơ đồ 04: Sơ đồ hạch toán tổng hợp thành phẩm theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 632 TK 155 TK 155 Kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ, thành phẩm xuất bán nhưng chưa coi là tiêu thụ Kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ K/c trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ TK 154 TK 631 TK 911 Đầu kỳ K/c trị giá sản phẩm dở dang Giá trị thành phẩm hoàn thành nhập kho Kết chuyển giá vốn đã xác định là tiêu thụ để xác định kết quả KD III. hạch toán tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất Tiêu thụ thành phẩm là giai đoạn tiếp theo của quá trình sản xuất. Để thực hiện giá trị sản phẩm, hàng hoá lao vụ, dịch vụ, doanh nghiệp phải chuyển giao hàng hoá sản phẩm hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, quá trình này được gọi là quá trình tiêu thụ. Các nghiệp vụ cần được hạch toán ở giai đoạn này là xuất thành phẩm để bán và thanh toán với người mua, tính chính xác các khoản doanh thu bán hàng, trừ các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại; các khoản thuế xuất khẩu, thuế GTGT trực tiếp và thuế tiêu thụ đặc biệt để xác định doanh thu thuần và cuối cùng xác định lãi- lỗ về tiêu thụ sản phẩm. 1. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu, giá vốn thành phẩm tiêu thụ 1.1. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu Khi ghi nhận doanh thu tiêu thụ sản phẩm, kế toán cần tuân theo những nguyên tắc sau: * Điều kiện ghi nhận doanh thu tiêu thụ: - Doanh nghiệp chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng hoá - Xác định được chi phí liên quan đến bán hàng * Mức giá ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng là doanh thu ghi trên hoá đơn. Doanh thu bán hàng có thể xác định theo giá bán có thuế hoặc không có thuế GTGT tuỳ theo phương pháp tính thuế GTGT được áp dụng tại doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu được tính theo giá bán không có thuế. Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu được tính trên giá có thuế. Trong trường hợp cơ sở sản xuất kinh doanh có doanh thu bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Ngoài ra, kế toán cần ghi nhận doanh thu đầy đủ, đúng kỳ và phân loại đúng đắn các loại doanh thu. 1.2. Nguyên tắc ghi nhận giá vốn. *Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán cần tôn trọng các nguyên tắc sau: -Thời điểm ghi nhận giá vốn là khi sản phẩm được xác định là tiêu thụ. -Mức giá để ghi nhận giá vốn: +Nếu xuất bán sản phẩm trực tiếp từ phân xưởng, giá vốn ghi nhận theo giá thành sản xuất đích danh. + Nếu xuất kho bán trực tiếp, giá vốn ghi theo giá thành thực tế xuất kho. + Nếu sản phẩm gửi bán đã tiêu thụ được, giá vốn được ghi nhận theo giá thành thực tế của sản phẩm gửi bán. *Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, thời điểm xác định giá vốn là cuối kỳ kế toán và kế toán chỉ xác định giá vốn thành phẩm tiêu thụ một lần tại thời điểm cuối kỳ. Những nguyên tắc trên cần được tôn trọng để phản ánh đúng đắn nghiệp vụ bán hàng. 2. Nội dung hạch toán tiêu thụ sản phẩm. Công tác tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp có thể tiến hành theo nhiều phương thức khác nhau như : - Phương thức tiêu thụ trực tiếp - Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng - Phương thức bán hàng đại lý - Phương thức bán hàng trả góp Mặc dù vậy, việc tiêu thụ thành phẩm nhất thiết được gắn với việc thanh toán với người mua.Việc thanh toán với người mua về thành phẩm bán ra được thực hiện theo các phương thức : - Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt - Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng mua, do khối lượng hàng gửi đến cho người mua không phù hợp với hợp đồng về số lượng hoặc chất lượng và quy cách. ở hai phương thức trên nếu người mua ứng trước tiền hàng thì khi doanh nghiệp giao hàng cho người mua được coi là kết thúc quá trình tiêu thụ. Trong hạch toán tiêu thụ thành phẩm, thường sử dụng các chứng từ: - Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT). - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. - Chứng từ tính thuế. - Chứng từ trả tiền, trả hàng. Các tài khoản được sử dụng: - TK 511 - Doanh thu bán hàng: Phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ sản xuất kinh doanh. - TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ: phản ánh doanh thu bán hàng của sản phẩm hàng hóa lao vụ, dịch vụ, cung cấp cho các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty... hạch toán toàn ngành. - TK 521 - Chiết khấu thương mại - TK 531 - Hàng bán bị trả lại. - TK 532 - Giảm giá hàng bán. - TK 3331- Thuế GTGT . Với mỗi phương thức tiêu thụ ở trên, trình tự hạch toán cũng khác nhau. Doanh nghiệp cũng có thể hạch thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp. Sau đây, em chỉ xin giới thiệu trình tự hạch toán một số phương thức tiêu thụ cụ thể trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT: 2.1. Phương thức tiêu thụ trực tiếp. Tiêu thụ trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho, tại các phân xưởng sản xuất (không qua kho) của doanh nghiệp. Sản phẩm khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và đơn vị bán mất quyền sở hữu về số hàng này. Các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ sản phẩm theo phương thức này được phản ánh qua Sơ đồ số 05. 2.2. Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng. Theo phương thức này, bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ. Trình tự hạch toán được phản ánh qua Sơ đồ số 05 Sơ đồ 05: Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm theo phương thức tiêu thụ trực tiếp và phương thức chuyển hàng theo hợp đồng TK 111,112,131 TK 154, 155 TK 632 TK 911 TK 511 Trị giá vốn thực tế hàng đã tiêu thụ Kết chuyển GVHB Kết chuyển doanh thu thuần Doanh thu bán hàng TK 111,112,131.. CPBH, CPQLDN TK 641, 642 Kết chuyển CPBH, CPQLDN TK 3332, 3333 Thuế XNK, TTĐB phát sinh TK 33311 Thuế GTGT đầu ra TK 521,531,532 Kết chuyển Chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại phát sinh TK157 Trị giá vốn hàng gửi bán Giá vốn hàng gửi bán tiêu thụ 2.3. Phương thức bán hàng trả góp. Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ, người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần. Số tiền còn lại người mua sẽ trả dần và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường số tiền trả ở các kỳ bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi suất trả chậm. Doanh nghiệp xác định doanh thu theo giá bán một lần của sản phẩm, hàng hóa. Còn thu nhập do người mua trả chậm được xác định là thu nhập tài chính của doanh nghiệp ( Sơ đồ số 06 ). Sơ đồ 06: Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng trả góp Kết chuyển CPBH, CPQLDN Chi phí bán hàng chi phí QLDN phát sinh Thuế XNK, TTĐB TK 154,155,156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112,131 Trị giá vốn hàng bán Kết chuyển GVHB Kết chuyển doanh thu thuần Doanh thu bán hàng TK 111, 112, 152... Thuế GTGT TK 641, 642 TK 3332,3333 TK 33311 Kết chuyển cuối kỳ TK 3387 Chênh lệch do trả chậm TK 515 Kết chuyển định kỳ doanh thu tiền lãi trả chậm, trả góp 2.4. Phương thức bán hàng đại lý. Do hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức tiêu thụ, bởi vậy nội dung hạch toán giống như tiêu thụ theo phương thức gửi hàng. Riêng số tiền trả cho đại lý được tính vào chi phí bán hàng. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Theo luật thuế GTGT, nếu bên đại lý bán hàng theo đúng giá do bên giao đại lý quy định thì toàn bộ thuế GTGT do chủ hàng chịu, bên đại lý không phải nộp thuế GTGT trên phần hoa hồng được hưởng.Trường hợp bên đại lý hưởng khoản chênh lệch giá thì bên đại lý sẽ chịu thuế GTGT tính trên phần GTGT. Hàng gửi bán gồm hàng xuất giao đại lý thanh toán theo kế hoạch và hàng xuất ký gửi. Trường hợp này kế toán chỉ xác định doanh thu khi đại lý trả hoặc chấp nhận trả ( Sơ đồ số 07 ). Sơ đồ 07: Trình tự hạch toán bán hàng đại lý TK111,112,131 TK154, 155, 156 TK 632 TK 911 TK 511 Khi giao TP hàng hoá gửi bán Kết chuyển GVHB Kết chuyển doanh thu thuần Doanh thu bán hàng TK 111, 112, 131 TK 641 TK33311 Thuế GTGT đầu ra TK 157 GVHB TK 133 Kết chuyển CPBH Số hoa hồng phải trả cho bên đại lý IV. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. 1. Hạch toán chiết khấu thương mại Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. Trình tự hạch toán như sau : Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng hoá đã bán: Nợ TK 521- Chiết khấu TM tính theo giá bán chưa có thuế GTGT Nợ TK 3331- Thuế GTGT tương ứng Có TK 111,112,338: Có TK 131: Cuối kỳ, kết chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 511 Có TK 521 2. Hạch toán hàng bán bị trả lại. Hàng bán bị trả lại là khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán do các nguyên nhân như vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất không đúng chủng loại quy cách. Trị giá của hàng bán bị trả lại tính theo đúng đơn giá bán ghi trên hoá đơn: Trị giá số hàng bị trả lại = Số lượng hàng bị trả lại x Đơn giá bán Kế toán ghi sổ như sau: Khi doanh nghiệp nhận lại số hàng gửi bán bị trả lại: Nợ TK 155- Nhập kho thành phẩm Nợ TK 157- Gửi tại kho của người mua Nợ TK 138(1381) - Giá trị chờ xử lý Có TK 632- Giá vốn hàng bán bị trả lại Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại: Nợ TK 641- Chi phí bán hàng Có TK 111,112,141,334.... Thanh toán với người mua về số tiền của hàng hoá bị trả lại Nợ TK 531 Nợ TK 3331 Có TK 111,112,131,3388... Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 511 Có TK 531 3. Hạch toán giảm giá hàng bán. Giảm giá là khoản tiền được người bán chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế Trình tự hạch toán như sau: Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng hoá đã bán: Nợ TK 532- Giảm giá hàng bán tính theo giá bán chưa có thuế GTGT Nợ TK 3331- Thuế GTGT tương ứng Có TK 111,112,338 Có TK 131 Cuối kỳ, kết chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 511 Có TK 532 4. Hạch toán thuế xuất khẩu. - Khi thành phẩm của doanh nghiệp tiêu thụ ra nước ngoài (xuất khẩu) hoặc xuất khẩu tại chỗ thì phải xác định số thuế xuất khẩu phải nộp: Số thuế XK phải nộp Số lượng thành phẩm tiêu thụ Đơn giá tính thuế xuất khẩu Thuế suất thuế xuất khẩu = x x x Tài khoản sử dụng: TK 3333- Thuế xuất, nhập khẩu Phương pháp hạch toán: Nợ TK 511: Số thuế xuất khẩu phải nộp trong kỳ Có TK 3333- Thuế xuất, nhập khẩu: 5. Hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt. * Đối với hàng sản xuất trong nước: Giá tính thuế tiêu thụ đặc biệt là giá bán của cơ sở sản xuất chưa có thuế tiêu thụ đặc biệt được xác định cụ thể như sau: Giá tính thuế TTĐB Giá bán hàng hoá, dịch vụ ._.(1+ Thuế suất thuế TTĐB) = Khi tính ra số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp khi bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 511: Có TK 3332: *Đối với hàng nhập khẩu: Giá tính thuế tiêu thụ đặc biệt đối với nhập khẩu thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt được xác định như sau: Giá tính thuế TTĐB = Giá tính thuế nhập khẩu + Thuế nhập khẩu 6. Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Cuối kỳ, xác định số thuế giá trị gia tăng phải nộp: Số thuế GTGT phải nộp = GTGT x Thuế suất GTGT = Doanh số bán ra - Doanh số mua vào tương ứng Cuối kỳ, khi xác định được số thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 511: Số thuế GTGT phải nộp Có TK 33311: Khi nộp tiền vào ngân sách: Nợ TK 33311: Có TK 112: V. Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả kinh doanh. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là kết quả của hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ và được biểu hiện qua chỉ tiêu lãi (hoặc lỗ) về tiêu thụ. Kết quả đó được tính theo công thức sau đây: Lợi nhuận thuần về tiêu thụ sản phẩm Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp = - - - Như vậy, để xác định chính xác kết quả hoạt động sản xuất- kinh doanh, bên cạnh việc tính toán chính xác doanh thu thuần, giá vốn hàng tiêu thụ, kế toán còn phải tiến hành tập hợp các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý phát sinh trong kỳ hạch toán một cách chính xác và kịp thời. 1. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí bàn hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hóa, lao vụ và các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. 1.1. Hạch toán chi phí bán hàng Là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ, các chi phí phát sinh trong quá trình giao dịch, giao hàng, quảng cáo, đóng gói, vận chuyển và bảo quản hàng hóa. Chi phí bán hàng bao gồm: chi phí nhân viên, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo hành, chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí bằng tiền khác. Để phản ánh chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641- CPBH. Tài khoản này dùng để phản ánh, tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ. *Kết cấu TK 641: TK 641 là tài khoản không có số dư cuối kỳ. - Bên Nợ: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. - Bên Có: Phản ánh khoản giảm chi phí bán hàng kết chuyển vào tài khoản 911 hoặc TK 142 (1422) chi phí chờ kết chuyển nếu chi phí phát sinh lớn cần phân bổ nhiều kỳ. Tài khoản mở thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi từng nội dung chi phí. *Trình tự hạch toán được phản ánh qua sơ đồ như sau : Sơ đồ 08: Trình tự hạch toán chi phí bán hàng Chi phí chờ kết chuyển TK 334,338 TK 641 TK 111,112,138,335... TK 214 TK 133 TK 1422 TK 911 TK 152,153 TK 331,111,112 Chi phí lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng Kết chuyển Kết chuyển chi phí bán hàng Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao TSCĐ Các chi phí liên quan khác chi phí bán hàng 1.2. Hạch toán chí phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, như chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan tới hoạt động của cả doanh nghiệp. Chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí dồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định (đối với tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp), chi phí dự phòng, thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác. Để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. *Kết cấu TK 642: TK 642 là tài khoản không có số dư cuối kỳ. - Bên Nợ: Phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh. - Bên Có: Khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 hoặc tài khoản 142 (1422- Chi phí chờ kết chuyển) nếu chi phí phát sinh lớn cần phân bổ nhiều kỳ. Tài khoản 642 được mở thành các tài khoản cấp hai để hạch toán chi tiết theo từng nội dung chi phí. Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ được kết chuyển sang bên Nợ của tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Trừ các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, doanh thu tiêu thụ sản phẩm trong kỳ ít không tương ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì một phần chi phí có thể kết chuyển vào bên Nợ của tài khoản 142 (1422) để sang kỳ sau khi có doanh thu thực hiện sẽ kết chuyển sang bên Nợ của tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. *Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu như sau: Sơ đồ 09: Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 336 TK 133 Các khoản giảm chi phí QLDN TK 334, 338 TK 642 TK 111,112,138 Chi phí nhân viên QLDN TK 152, 153 CP vật liệu CCDC TK 331,111,112 Chi phí khác TK 335,142 CP quản lý nộp cấp trên TK 139, 159 Chi phí dự phòng TK 333,111,112 Thuế, phí, lệ phí TK 214 Kết chuyển chi phí QLDN TK 142 CP khấu hao TSCĐ TK 911 Chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển chí phí QLDN Chi phí theo dự toán  2. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều quan tâm tới kết quả của hoạt động đó. Bởi vậy, quá trình tiêu thụ gắn liền với quá trình xác định kết quả kinh doanh, khi đó kế toán còn sử dụng tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh dùng để phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. *Kết cấu tài khoản 911 Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ Bên Nợ: Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác. - Chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng. - Kết chuyển lãi trong kỳ. Bên Có: Doanh thu thuần của sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Thu nhập thuần từ hoạt động tài chính và thu nhập hoạt động khác. - Giá vốn hàng bán bị trả lại (nếu trước đã kết chuyển vào tài khoản 911) - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. *Trình tự hạch toán xác định kết quả kinh doanh được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Trình tự hạch toán kết quả kinh doanh TK 642 TK 632 TK 911 TK 511,512 Kết chuyển GVBH Kết chuyển doanh thu thuần, TK 641 Kết chuyển CP BH cho Kết chuyển CP QLDN TK 635, 811 Kết chuyển chi phí hoạt động tài số sản phẩm tiêu thụ chính, hoạt động khác TK 515 Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính TK 421 Kết chuyển lỗ hoạt động kinh doanh Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh doanh thu nội bộ TK711 Kết chuyển thu nhập hoạt động khác Phần II Thực tế tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may X19 - công ty 247 - quân chủng phòng không - không quân I. Đặc điểm, tình hình chung của xí nghiệp may X19 1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của xí nghiệp Theo quyết định của Quân chủng phòng không - không quân, ngày 01/ 04 /1983. Xí nghiệp may X19 được thành lập dưới hình thức là một trạm may đo quân phục phục vụ nội bộ trong Quân chủng phòng không. Trong những ngày đầu mới thành lập, xí nghiệp chỉ có một lượng máy móc nhỏ, thô sơ và đơn giản ( có 25 máy may đạp chân của Sài Gòn và Trung Quốc) với số lượng cán bộ - chiến sĩ rất hạn hẹp (có 27 cán bộ - Chiến sĩ) nhưng trạm may vẫn nỗ lực vươn lên và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Cùng với sự chyển đổi nền kinh tế nước ta từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Ngày 21/05/1991, Bộ quốc phòng đã quyết định nâng cấp trạm may và thành lập xí nghiệp may X19, nhằm phục vụ may đo quân phục cho cán bộ trong Quân chủng phòng không và một phần các đơn vị thuộc khu vực phía Bắc. Ngoài ra, xí nghiệp còn được phép kinh doanh tất cả các mặt hàng thuộc ngành may nhằm tăng doanh lợi cho bản thân xí nghiệp cũng như các khoản thu của nhà nước mà xí nghiệp phải nộp. Ngày 27/7/1993, xí nghiệp được Bộ Quốc phòng sắp xếp lại theo Nghị định 388 của chính phủ trở thành một doanh nghiệp nhà nước có TK và con dấu riêng: Xí nghiệp may X19 - Công ty 247- Quân chủng phòng không- không quân. (Vì tên xí nghiệp tương đối dài nên để tiện theo dõi em xin gọi tắt là xí nghiệp may X19). TK Số 4311- 0100230- 01 Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội. TK Ngoại tệ: số 361-111- 055- 083 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Mã số thuế: 0100385835-1. Trụ sở chính: 311 Đường Trường Chinh - Thanh Xuân - Hà Nội. Điện thoại: 8531153 - 8537502 - 8531908 Fax (84) 04.8530154. Để tiến hành sản xuất kinh doanh, xí nghiệp có một số lượng vốn nhất định bao gồm vốn cố định và vốn lưu động, các vốn chuyên dùng khác. Nhiệm vụ của xí nghiệp là tổ chức huy động vốn và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả nhất trên cơ sở tôn trọng các nguyên tắc tài chính tín dụng và chấp hành luật pháp. Các nguồn vốn này được hình thành từ các nguồn vốn chủ sở hữu và từ phần lợi tức của xí nghiệp dùng để bổ sung. Qua một vài tài liệu sau ta có thể thấy được tình hình chung của xí nghiệp hiện nay. Tình hình tài chính của xí nghiệp trong 3 năm gần đây có thể khái quát qua biểu sau: Biểu số 04: Cơ cấu tài sản Đơn vị: Triệu đồng chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Tài sản cố định 13.500 11.448 15.228 Tài sản lưu động 12.339 17.041 23.858 Tổng tài sản 25.839 28.489 39.086 Qua biểu ta có thể thấy tổng tài sản của xí nghiệp không ngừng tăng lên qua các năm. Trong khi đó tài sản lưu động của xí nghiệp năm sau đều cao hơn năm trước. Điều đó, chứng tỏ quy mô sản xuất kinh doanh của xí nghiệp ngày càng được mở rộng, đồng vốn được sử dụng có hiệu quả. Xí nghiệp may X19 là một đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, chịu ảnh hưởng trực tiếp của quy luật cung cầu trên thị trường. Vì vậy, xí nghiệp đã gặp không ít khó khăn do phải cạnh tranh gay gắt với nhiều tổ chức kinh tế khác hoạt động sản xuất kinh doanh trong cùng ngành. Nhưng với sự sáng tạo và năng động của ban lãnh đạo cũng như sự cần cù và yêu nghề, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công nhân viên, xí nghiệp đã dẫn gỡ bỏ những khó khăn nhanh chóng nắm bắt thị trường và đang từng bước vươn lên khẳng định vị trí của mình. Không ngừng nỗ lực phấn đấu, xí nghiệp đã đưa mình từ một cơ sở sản xuất nghèo nàn, thiếu thốn, vốn sản xuất kinh doanh ít. Đến nay, xí nghiệp đã có một cơ ngơi khang trang với nhà xưởng, máy móc thiết bị đầy đủ, hiện đại (với hơn 900 cán bộ công nhân viên tất cả đều được ban lãnh đạo tuyển cử, xét duyệt một cách kỹ lưỡng phù hợp với trình độ, năng lực và vị trí công tác của từng người; trên 400 máy may công nghiệp và máy chuyên dùng được nhập từ Đức và Nhật như: Hệ thống máy may 2 kim, hệ thống máy thùa đầu tròn, máy ép Mex, máy sũ ép SiLC, dàn là hơi... , với diện tích mặt bằng 2500m2 phục vụ cho sản xuất kinh doanh). Xí nghiệp đã đứng vững trong nền kinh tế thị trường, từng bước khẳng định vai trò và vị trí của mình. Do có uy tín cao trên thị trường nên ngày càng có nhiều bạn hàng đến với xí nghiệp trong đó có những bạn hàng lớn và thường xuyên như: Bộ công an, Viện kiểm sát, Hải quan, Kiểm lâm.... Sản phẩm của xí nghiệp rất đa dạng với mẫu mã đẹp, chất lượng cao, giá cả hợp lý và phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Với mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, xí nghiệp đã mở rộng thị trường ra bên ngoài. Theo công văn số 1121058/GB ngày 21/07/1997 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp về đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu, xí nhiệp đã chủ động tìm kiếm các bạn hàng quốc tế. Tính đến nay, xí nghiệp đã xuất khẩu hơn 2.000.000 sản phẩm sang thị trường lớn như Châu Âu, Châu Mỹ.... Kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp một số năm gần đây được thể hiện qua biểu sau : Biểu số 05: Kết quả sản xuất kinh doanh Đơn vị :1000đ STT Các chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 Tổng Doanh thu 29.076.587 30.990.127 32.798.270 2 Doanh thu hàng XK - 8.237.043 8.879.373 3 Nộp ngân sách 1.586.615 1.306.431 1.633.611 4 Lợi nhuận 1.105.573 922.199 1.119.267 5 Thu nhập bình quân của CBCNV 775 749 838 Qua biểu thấy: Tổng doanh thu của xí nghiệp tăng đều qua các năm.Trong đó, doanh thu hàng xuất khẩu cũng tăng qua 2 năm thực hiện xuất khẩu (năm 2002 chiếm 26,5% tổng doanh thu tăng lên 27,1% vào năm 2003). 2. Đặc điểm qui trình công nghệ, tổ chức sản xuất và cơ cấu quản lý của xí nghiệp may X19. 2.1. Đặc điểm về qui trình công nghệ. Có thể khái quát quy trình công nghệ của xí nghiệp may X19 qua sơ đồ sau: Sơ đồ 11: Quy trình công nghệ của xí nghiệp may X19 Khách hàng Nguyên liệu Kho nguyên liệu Kho sản phẩm Phân xưởng cắt Bộ phận KCS May và hoàn thiện sản phẩm Bộ phận Vắt sổ Quy trình này được bắt đầu từ việc ký kết hợp đồng với khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng cụ thể, tuỳ theo các loại hàng được đặt may, xí nghiệp sẽ quyết định xem loại NVL nào phù hợp, NVL chính là các loại vải được xí nghiệp mua về nhập kho và một số ít trường hợp là do khách hàng mang đến. Căn cứ vào định mức NVL cho sản phẩm, vải sẽ được xuất kho đưa xuống phân xưởng cắt theo phiếu xuất kho. Phân xưởng cắt làm nhiệm vụ cắt theo số đo của từng người, đánh số ký hiệu theo phiếu đặt may; bán thành phẩm được chuyển cho bộ phận vắt sổ, sau đó chuyển cho các phân xưởng may tùy theo yêu cầu cụ thể từng loại sản phẩm. Tại các phân xưởng mỗi công nhân có trách nhiệm hoàn thiện bán thành phẩm và được giao căn cứ vào trình độ tay nghề và cùng với sự giám sát của nhân viên kỹ thuật tại phân xưởng. Trước khi nhập kho, thành phẩm phải được hoàn thiện ở công đoạn cuối cùng: Thùa khuyết, đính khuy, là phẳng sau đó qua nhân viên KCS kiểm tra. Sau khi sản phẩm hoàn thành nhập kho, tùy theo hợp đồng ký kết, xí nghiệp có thể giao tận nơi cho khách hàng hoặc giao cho khách ngay tại kho. Như vậy, quy trình sản xuất của xí nghiệp liên tục, trải qua nhiều giai đoạn kế tiếp nhau, sản phẩm của giai đoạn này là nguyên liệu của giai đoạn tiếp theo, sản phẩm được chia nhỏ cho nhiều người và cuối cùng ghép nối nguyên liệu khác nhau (chủ yếu là vải) hoặc một loại vải có thể may được nhiều mặt hàng khác nhau. Sản phẩm của xí nghiệp thường là sản phẩm đơn chiếc vì được may đo cho từng người theo số đo cụ thể. Do đó, đòi hỏi phải có sự theo dõi và kết hợp chặt chẽ giữa các khâu của qui trình sản xuất. 2.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất Đối tượng chế biến của xí nghiệp may X19 là vải: Vải được cắt và may đo thành các chủng loại mặt hàng khác nhau. Xí nghiệp thực hiện công nghệ may theo 2 giai đoạn là cắt may và hoàn thiện sản phẩm. Khi vải được xuất kho xuống phân xưởng cắt theo phiếu xuất kho (ghi vào cuối ngày trên phòng kế toán), phân xưởng cắt làm nhiệm vụ thực hiện công nghệ cắt - đóng gói đơn chiếc bán thành phẩm, đánh số thứ tự theo từng đơn đặt hàng. Sau đó bán thành phẩm được chuyển đến 3 phân xưởng: Phân xưởng may I, phân xưởng may II và phân xưởng may cao cấp. Tại các phân xưởng này, mỗi công nhân phải hoàn thiện sản phẩm hoàn chỉnh. Cũng tại mỗi phân xưởng đó đều có nhân viên KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm do phân xưởng sản xuất. Cuối ngày, thành phẩm được xuất xuống kho thành phẩm. Sơ đồ 12: Sơ đồ tổ chức sản xuất của xí nghiệp may X19 Phân xưởng mayII NVL Phân xưởng Cắt Phân xưởng May I Phân xưởng may cao cấp Kho thành phẩm Xuất trả khách hàng Phiếu xuất kho Ghi Vào cuối ngày Cắt, đóng gói, đánh số theo đơn đặt hàng Nhân viên KCS kiểm tra, đóng gói thành phẩm May hoàn thiện sản phẩm Xí nghiệp gồm có 3 phân xưởng may, 1 phân xưởng cắt và 1 kho thành phẩm. Phân xưởng cắt nhận kế hoạch và cắt theo phiếu may đo cho từng người, thực hiện công nghệ cắt thành bán thành phẩm chuyển giao cho các phân xưởng may. Phân xưởng cắt: Do đặc thù công ty may đo cắt theo đơn chiếc nên phân xưởng cắt có nhiều công nhân. Phân xưởng Có 95 người 01 quản đốc, 01 nhân viên thống kê, còn lại là công nhân cắt. Quản đốc: Quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất của phân xưởng, quản lý về quân số, ngày giờ làm việc và quản lý cả khả năng hoàn thành sản phẩm mà công nhân thực hiện được, nắm bắt trình độ tay nghề của từng công nhân. Thống kê phân xưởng: Nhận phiếu đo từ phòng kế hoạch giao cho công nhân ở phân xưởng. Sau khi hoàn thành bán thành phẩm mang xuống giao cho các phân xưởng may để hoàn thành. Trong quá trình nhận kế hoạch đến khi giao, mọi số liệu phải được ghi chép đầy đủ và trùng khớp. Công nhân: Được giao vải để hoàn thành bán thành phẩm của mình. - Phân xưởng may I: Nhận bán thành phẩm từ phân xưởng cắt, công nhân tiến hành may xong bán thành phẩm. Sau đó, thành phẩm được chuyển xuống kho sản phẩm. Phân xưởng có: 01 quản đốc có nhiệm vụ như quản đốc phân xưởng Cắt; 01 nhân viên thống kê: Nhận bán thành phẩm từ phân xưởng cắt giao trực tiếp cho công nhân, mọi số liệu phải được ghi chép đầy đủ và trùng khớp với thống kê phân xưởng cắt; 04 nhân viên kỹ thuật: Hướng dẫn công nhân may sau đó kiểm tra sản phẩm của công nhân khi hoàn thành; 255 công nhân trực tiếp: Hoàn thành nốt bán thành phẩm theo trình độ tay nghề. Hiện nay, theo phân công phân xưởng chủ yếu làm hàng xuất khẩu. - Phân xưởng may II: Có nhiệm vụ như phân xưởng may I. Phân xưởng có: 01 quản đốc; 04 nhân viên kỹ thuật; 190 công nhân trực tiếp: Hoàn thành nốt bán thành phẩm theo trình độ tay nghề. Trong đó, một nửa số công nhân làm hàng xuất khẩu, một nửa làm may đo. - Phân xưởng may cao cấp: Có nhiệm vụ giống như phân xưởng may I và may II nhưng phân xưởng may cao cấp chỉ hoàn thành những sản phẩm cao cấp hay những đơn đặt hàng đặc biệt như: Quần áo comple, áo măng tô, áo đông len hai lớp...Phân xưởng có 280 công nhân. - Kho sản phẩm: Có nhiệm vụ đóng gói, dán nhãn mác lên bao bì sản phẩm để cung cấp sản phẩm ra ngoài thị trường hoặc giao cho khách hàng. Kho có 01 thủ kho có chức năng quản lý kho thành phẩm cả về thành phẩm nhập kho và toàn bộ nhân viên của kho; 01 nhân viên thống kê: Nhận thành phẩm từ 3 phân xưởng may vào buổi chiều trong ngày, cuối giờ phải báo cáo cho lãnh đạo xí nghiệp biết về số lượng thành phẩm đã nhận xem có trùng khớp với 3 phân xưởng may hay không; 30 nhân viên kho: Đóng gói phân theo từng đơn vị đặt hàng sau đó chuyển giao cho khách hoặc cửa hàng. 2.3. Đặc điểm bộ máy quản lý. Xí nghiệp may X19 là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập thuộc Công ty 247 - Bộ Quốc phòng, bộ máy quản lý được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, giám đốc công ty trực tiếp điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp, các phòng, ban, phân xưởng. Là một doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, được tổ chức theo cấp quản lý và trực thuộc Quân chủng phòng không - không quân, bộ máy quản lý của xí nghiệp may X19 được tổ chức như sau: Sơ đồ 13: Mô hình bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp may X19 Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng Kế toán Phòng kỹ thuật Phòng KDXNK Phòng Chính trị Cửa hàng Kho sản phẩm PX May cao cấp PX May II PX May I PX Cắt Giám đốc Phòng Kế hoạch  Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau : - Giám đốc Công ty: Được UBND thành phố Hà Nội và Bộ Quốc phòng - Quân chủng Phòng không ra quyết định bổ nhiệm, là đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm chính về quản lý Nhà nước, quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh đối với Công ty theo chế độ một thủ trưởng giám đốc công ty còn là người chịu trách nhiệm và quản lý toàn bộ tài chính của công ty. Đồng thời cũng tham gia xem xét, kiểm tra, ký kết những chứng từ, sổ sách kế toán như hoá đơn bán hàng, sổ cái tài khoản. . . - Phó giám đốc: Là người giúp việc cho giám đốc, được giám đốc phân công nhiệm vụ và công việc cụ thể. Có hai phó giám đốc: + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: Chỉ đạo các công việc liên quan đến việc sản xuất, hướng dẫn công nghệ, phạm vi qui trình kỹ thuật, quản lý máy móc thiết bị. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật cũng có trách nhiệm trong việc quản lý tài chính phục vụ cho kỹ thuật của công ty. Đồng thời, cũng tham gia ký kết nhiều hợp đồng mua bán, thanh lý máy móc, thiết bị v.v.. . + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Tham gia các hoạt động kinh doanh thương mại của xí nghiệp, tiến hành các hoạt động chào hàng nhằm thu hút nhiều bạn hàng tiêu thụ sản phẩm. Bên cạnh đó, phó giám đốc phụ trách kinh doanh còn có nhiệm vụ nghiên cứu tìm hiểu thị trường, quảng cáo tổ chức tiêu thụ sản phẩm. Phó giám đốc phụ trách kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc hình thành các chứng từ kế toán. Bởi vì, một trong những nhiệm vụ quan trọng của phó giám đốc phụ trách kinh doanh là ký kết các hợp đồng kinh tế nên cũng là người tham gia ký kết các chứng từ mua bán hàng hoá ,.. . - Phòng Kinh doanh - xuất nhập khẩu: Có 1 trưởng phòng và 9 nhân viên chức năng chính là khai thác mua vật tư nguyên liệu, nghiên cứu tìm hiểu thị trường, ký kết các HĐKT, quảng cáo, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, làm thủ tục hải quan khi xuất nhập khẩu hàng hoá, tham gia các hoạt động kinh doanh, thương mại của xí nghiệp, chịu trách nhiệm khai thác và mở rộng thị trường trong và ngoài nước, giao dịch với khách hàng, thực hiện việc tiếp thị, quảng cáo, tiến hành các hoạt động chào hàng nhằm thu hút nhiều bạn hàng tiêu thụ sản phẩm, đẩy mạnh các hoạt động bán hàng với hiệu quả cao nhất. Phòng còn quản lý chỉ đạo hoạt động kinh doanh của hệ thống đại lý nhằm tiêu thụ được nhiều sản phẩm nhất, hỗ trợ lúc gặp khó khăn, nắm chắc thông tin về giá cả, về biến động hàng hóa trên thị trường, làm tham mưu cho giám đốc đàm phán với bạn hàng để bảo đảm mua bán với giá cả hợp lý nhằm hạn chế thiệt hại đối với xí nghiệp do giá cả gây nên.  Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu còn có nhiệm vụ quản lý một phần tài chính của công ty dùng trong vấn đề mua bán hàng xuất nhập khẩu. Đồng thời, có vai trò lớn trong việc hình thành các chứng từ kế toán như các hóa đơn mua bán hàng xuất nhập khẩu .. . - Phòng kỹ thuật: Có 1 trưởng phòng và 9 nhân viên chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác kỹ thuật, quản lý tiêu hao nguyên phụ liệu, định mức lao động, chất lượng từng loại sản phẩm; Tổ chức thiết kế, chế mẫu các loại sản phẩm theo ý tưởng khách hàng kết hợp với Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu đưa ra nhiều mẫu hàng đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng; nghiên cứu cải tiến qui trình công nghệ để bảo đảm sản xuất đạt năng xuất cao; phối hợp với các bộ phận để giải quyết những khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm. - Phòng kế hoạch: Có 1 trưởng phòng và 8 nhân viên xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, đôn đốc và giám sát việc thực hiện kế hoạch ở các phòng, phân xưởng sản xuất. Cân đối vật tư cho sản xuất, giải quyết mọi vướng mắc về vật tư trong cả quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp; nắm và tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch báo cáo giám đốc và các cấp có thẩm quyền. - Phòng chính trị: Có 1 trưởng phòng và 5 nhân viên. Tiến hành giáo dục chính trị, tư tưởng trong xí nghiệp theo chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước; ban hành soạn thảo các qui định về mọi hoạt động có liên quan tới Đảng, công tác chính trị đoàn thể như: công đoàn, đoàn viên, thanh niên... góp phần làm cho xí nghiệp phát triển về mọi mặt; cùng các cấp lãnh đạo bồi dưỡng, đào tạo và tuyển chọn cán bộ để bố trí vào các cương vị lãnh đạo, động viên khen thưởng kịp thời những gương việc tốt. - Phòng kế toán: Có 1 trưởng phòng và 5 nhân viên. Chịu trách nhiệm quản lý và đưa vào sử dụng có hiệu quả nhất các loại vốn và quỹ xí nghiệp, thực hiện bảo toàn vốn; hướng dẫn các bộ phận của xí nghiệp mở các loại sổ sách và thực hiện chế độ thống kê, kế toán theo đúng Pháp lệnh kế toán thống kê. Tổ chức ghi chép hạch toán theo từng khoản mục, kiểm tra, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp; theo dõi đôn đốc việc thực hiện hoạt động kinh tế đã ký, các đơn đặt hàng đã được xác nhận. Thanh toán thu hồi công nợ đúng hạn, chủ trì việc khiếu nại của khách hàng. - Cửa hàng: Có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng, xuất trả hàng và tiếp nhận đơn đặt hàng cho xí nghiệp. 3. Tình hình chung về tổ chức công tác hạch toán của xí nghiệp may X19. 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay, bộ máy kế toán tại xí nghiệp may X19 được tổ chức hình thức kế toán tập trung và tiến hành công tác kế toán theo hình thức nhật ký chung, phương pháp kế toán hàng tồn kho mà xí nghiệp áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, kỳ hạch toán của xí nghiệp là 1 tháng, sử dụng phương pháp khấu hao tuyến tính, đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoàn thành, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. *Tại mỗi phân xưởng: Xí nghiệp đều bố trí các nhân viên thống kê, thông kê có nhiệm vụ theo dõi từ khâu nhập nguyên liệu, vật liệu đến khâu sản xuất và trả hàng cho khách hàng. Các nhân viên thống kê: - Thủ kho: theo dõi và báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn. Nguyên liệu, vật liệu của xí nghiệp. - Thống kê phân xưởng cắt: theo dõi chủng loại, số lượng nguyên liệu, vật liệu, đưa vào cắt bán thành phẩm theo từng ngày. Hàng ngày thống kê giao bán thành phẩm xuống ba phân xưởng may và theo dõi năng xuất lao động của từng công nhân phân xưởng cắt trong ngày. -Thống kê phân xưởng may: Tại mỗi phân xưởng may đều có 01 thống kê theo dõi tính năng xuất lao động của từng công nhân phân xưởng may trong ngày. Hàng ngày, nhận bán thành phẩm từ phân xưởng cắt giao cho từng công nhân rồi cuối ngày giao thành phẩm xuống kho thành phẩm. - Thống kê kho thành phẩm và cửa hàng: Theo dõi toàn bộ số lượng, chủng loại sản phẩm, mặt hàng đã sản xuất ra trong kỳ và nhập kho thành phẩm còn tồn lại trong kỳ hạch toán. *Tại phòng kế toán: Phòng kế toán gồm có 01 trưởng phòng và 5 nhân viên. + Trưởng phòng kế toán (Kiêm kế toán trưởng): Chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của xí nghiệp, điều hành công việc chung của phòng kế toán, xác định kết quả kinh doanh của xí nghiệp và lập báo cáo tài chính theo từng kỳ hạch toán. + Kế toán tổng hợp (Kiêm kế toán thanh toán): Chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các số liệu do kế toán viên cung cấp, theo dõi các khoản công nợ của xí nghiệp... + Kế toán NLVL - CCDC (Kiêm kế toán tiền lương): Thực hiện tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Ngoài ra, kế toán trong kỳ hạch toán, tính toán phân bổ NLVL - CCDC xuất ra trong kỳ. + Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (Kiêm kế toán thành phẩm và tiêu thụ): Có nhiệm vụ xây dựng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kết chuyển chi phí sản xuất vào giá thành sản phẩm, kết chuyển chi phí sản xuất vào giá thành sản phẩm. Ngoài ra, kế toán còn theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm và hạch toán tiêu thụ thành phẩm + Thủ quỹ: Quản lý các khoản vốn bằng tiền của xí nghiệp, phản ánh số hiện có tình hình tăng giảm vốn bằng tiền của xí nghiệp và tiến hành phát lương cho cán bộ công nhân viên xí nghiệp. Sơ đồ 14: Bộ máy kế toán tại xí nghiệp may X19 Trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng) Kế toán tổng hợp- kế toán thanh toán Kế toán NLVL, CCDC - kế toán tiền lương Kế toán tập hợp CPSX tính giá thành SP-TP và tiêu thụ Thủ quỹ Nhân viên thống kê PX và thủ kho Nhân viên thống kê kho TP và cửa hàng 3.2.Hình thức ghi sổ kế toán. Khi có các chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào sổ kế toán. Nghiệp vụ kế toán phát sinh nào liên quan đến các khoản thu- chi của xí nghiệp kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký đặc biệt. Những nghiệp vụ kế toán phát sinh khác, kế toán tiến hành ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Sau đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung. Trên cơ sở nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản rồi từ đó tiến hành lập các bảng phân bổ, bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra  Do xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung nên các nghiệp vụ thu mua và nhập, xuất vật tư, thành phẩm, hàng hoá được theo dõi phản ánh vào các sổ sau: - Sổ nhật ký đặc biệt: Nhật ký chi tiền, thu tiền, nhật ký mua hàng - Sổ chi tiết số 2 - TK 331 “ Phải trả người bán” - Các sổ chi tiết khác - Bảng kê xuất - nhập - tồn vật liệu - Bảng phân bổ - Sổ nhật ký chung - Sổ cái tài khoản - Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. II. tình hình Thực tế tổ chức công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may x19 1. Hạch toán thành phẩm 1.1. Đặc điểm thành phẩm và các quy định về quản lý thành phẩm *Đặc điểm thành phẩm: - Sản phẩm của xí nghiệp là quần áo, trang phục đông hè được may đo theo đơn đặt hàng là chủ yếu. Thành phẩm chỉ được giao cho khách sau khi hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng. - Sản phẩm của xí nghiệp rất đa dạng, được chia thành nhiều loại tùy theo từng ngành và từng đơn đặt hàng. Vì vậy, xí nghiệp luôn có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. - Sản phẩm của xí nghiệp là sản phẩm đơn chiếc vì được đo, cắt, may cho từng người theo từng số đo nhưng việc tiêu thụ lại theo từng lô hàng, trong một số ít trường hợp lại tiêu thụ đơn chiếc (khách hàng đặt may lẻ). - Thành phẩm của xí nghiệp khi sản xuất xong không nhập kho mà chỉ tạm thời đưa vào kho để quản lý trong thời gian chờ khách hàng đến lấy hoặc chờ giao cho khách. Vì vậy, việc hạch toán thành phẩm và quản lý thành phẩm ở xí nghiệp tương đối đơn giản. * Các qui định về quản lý thành phẩm: - Sản phẩm của xí nghiệp được đưa vào kho hoặc giao ngay cho khách khi hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng. - Sản phẩm của xí nghiệp luôn được KCS kiểm tra chặt chẽ, chất lượng sản phẩm luôn đảm bảo và ngày càng được nâng cao. - Phòng Kế hoạch kinh doanh chịu trách nhiệm giám sát tình hình nhập - xuất - ._. ... ... ... Cộng ... ... ... ... ... ... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng Phần III phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may x19 - công ty 247 - quân chủng phòng không - không quân I. Nhận xét về công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may x19 Trên 20 năm xây dựng và trưởng thành, vượt qua bao khó khăn, đối mặt với nhiều thách thức của sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường may mặc, xí nghiệp may X19 đã vượt qua và tự khẳng định vị trí của mình, dần dần vươn lên vị trí trọng tâm trong Công ty 247- Quân chủng phòng không không quân, tạo ra cho mình vị trí vững chắc trên thị trường may mặc trong nước với thị phần năm sau cao hơn năm trước. Cùng với quá trình phát triển đó, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tương đối đầy đủ và chính xác, giúp ban lãnh đạo có những quyết định kịp thời. Công tác tài chính kế toán ở xí nghiệp được thực hiện theo đúng chính sách, đúng chế độ về quản lý kinh tế - tài chính nói chung và các chế độ kế toán nói riêng. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều được lập chứng từ kịp thời và phản ánh đầy đủ vào các sổ sách kế toán có liên quan. Đối với tất cả các doanh nghiệp sản xuất, tiêu thụ là một khâu có ý nghĩa quan trọng, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Nhận thức được điều đó, xí nghiệp may X19 đã luôn tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường tiêu thụ. Đồng thời, trong vấn đề quản trị doanh nghiệp bộ phận kế toán rất coi trọng tới công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Kế toán của xí nghiệp đã phản ánh và theo dõi tương đối sát sao, hợp lý. Đã ghi chép khá đầy đủ và kịp thời các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ đồng thời phản ánh thu nhập cũng như tình hình thanh toán với khách hàng. Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ tốt công tác quản lý, phân tích và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của ban lãnh đạo xí nghiệp. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được trong thời gian qua, công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của xí nghiệp còn có những tồn tại cần hoàn thiện trong thời gian tới: 1. Về hạch toán thành phẩm Một đặc điểm rất riêng biệt về hạch toán thành phẩm của xí nghiệp là không sử dụng TK 155 - Thành phẩm. Vấn đề này, nhìn chung phù hợp với tình hình thực tế của xí nghiệp vì những lý do sau: - Sản phẩm của xí nghiệp chủ yếu được sản xuất theo đơn đặt hàng nên số lượng sản phẩm sản xuất và số lượng sản phẩm tiêu thụ không có sự chênh lệch quá lớn. - Sản phẩm sau khi hoàn thành thường giao luôn cho khách hàng. Do đó, số lượng sản phẩm tồn kho không nhiều còn nếu có tồn thì sau một thời gian ngắn lại tiêu thụ ngay. - Việc không sử dụng TK 155 - Thành phẩm làm giảm bớt sự phức tạp trong công tác kế toán của xí nghiệp và phù hợp với cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Tuy nhiên, lại làm cho công tác kế toán và công tác quản lý thành phẩm gặp phải một số khó khăn. Thành phẩm của xí nghiệp chủ yếu sản xuất ra theo đơn đặt hàng nhưng không phải toàn bộ (chiếm khoảng 80%). Số còn lại, xí nghiệp tự sản xuất ra trên cơ sở tìm hiểu nhu cầu thị trường và phục vụ cho mục đích bán lẻ. Thực tế cho thấy, cũng có trường hợp khách hàng vì lý do nào đó huỷ bỏ hợp đồng sau khi sản phẩm đã được sản xuất hay trả lại hàng nên xí nghiệp vẫn có sản phẩm tồn kho. Vì không sử dụng tài khoản 155, xí nghiệp đã không quản lý và phản ánh chặt chẽ, chính xác số lượng cũng như trị giá sản phẩm tồn kho. Do đó, việc đưa TK 155 vào hạch toán ở xí nghiệp là cần thiết. Với sự đơn giản vốn có của hình thức kế toán nhật ký chung và trình độ của kế toán viên tại xí nghiệp, em cho rằng đây không phải là vấn đề khó khăn. 2. Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm Hệ thống sổ sách được áp dụng tương đối đầy đủ và khoa học, tạo điều kiện ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình tiêu thụ, đảm bảo xác định chính xác doanh thu bán hàng trong tháng và phù hợp với đặc điểm của thành phần cũng như đặc điểm tiêu thụ và khách hàng của xí nghiệp. Từ đó, làm căn cứ xác định đúng kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, phản ánh các khoản phải nộp nhà nước và tình hình thanh toán với khách hàng. Kế toán tiêu thụ còn chú trọng tới việc quản lý và lưu giữ chứng từ gốc, là cơ sở pháp lý cho việc ghi chép sổ kế toán. Tuy nhiên, kế toán tiêu thụ còn bộc lộ một số mặt hạn chế như sau: - Khi xuất kho thành phẩm tiêu thụ, cuối tháng mới xác định giá vốn của hàng xuất bán và giá vốn đó do xí nghiệp ấn định. Như vậy, không hợp lý, không phản ánh chính xác kết quả kinh doanh. - Kế toán không xác định doanh thu của hàng tự sản xuất và doanh thu của hàng hóa mua ngoài riêng. - Việc tập hợp chi phí bán hàng chưa chính xác, một số khoản chi phí phát sinh phục vụ cho khâu tiêu thụ nhưng lại được hạch toán sang khoản chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí khấu hao nhà kho, cửa hàng, lương và các khoản trả cho nhân viên bán hàng ở cửa hàng. Do đó, công tác hạch toán cũng cần phải được xem xét và hoàn thiện hơn. Bên cạnh đó, chi phí bán hàng cần được tập hợp riêng và phân bổ cho từng đơn đặt hàng trong tháng tạo điều kiện xác định kết quả sản xuất đối với từng đơn đặt hàng, phục vụ tốt công tác quản lý và lập kế hoạch sản xuất sản phẩm. - Việc hạch toán thưởng hợp đồng kinh tế đối với những hợp đồng có giá trị lớn tính vào chi phí bán hàng không hợp lý vì thực chất đây là khoản chiết khấu thương mại. - Việc dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ còn mất nhiều thời gian, gây phức tạp không cần thiết trong việc tiêu thụ sản phẩm ở chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh. 3. Về theo dõi tình hình thanh toán Quan hệ thanh toán của xí nghiệp rất đa dạng vì khách hàng của xí nghiệp thường là các đơn vị ở các tỉnh xa do đó có thể thanh toán ngay khi giao hàng, thanh toán qua đường bưu điện sau một thời gian hay thanh toán vào lần lấy hàng sau... Do đó, vấn đề đặt ra là phải theo dõi được tình hình tiêu thụ và thanh toán đối với từng khách hàng. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán thành Phẩm và tiêu thụ thành Phẩm ở Xí nghiệp may X19. Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp may X19, sau khi tìm hiểu và nắm bắt thực tế, em nhận thấy: Nhìn chung, công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp được tổ chức tương đối tốt, phần nào đã đáp ứng và phục vụ cho yêu cầu quản lý. Bên cạnh đó, xuất phát từ điều kiện thực tế của xí nghiệp, công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm còn một số vấn đề hạn chế. Sau đây, em xin đưa ra một số ý kiến đóng góp nhỏ với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng và công tác kế toán của xí nghiệp nói chung: 1. Về bộ máy Kế toán Việc phân công trách nhiệm đối với các kế toán viên rất rõ ràng, cụ thể, hợp lý song để nâng cao trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán thì có thể sau mỗi năm các kế toán viên cần phải đổi phần hành cho nhau. Qua đó, mỗi người sẽ có một tầm nhìn khái quát hơn về kế toán, hiểu sâu sắc từng phần hành công việc và có thể đảm trách trong trường hợp cần thiết. Đồng thời, tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, tránh sự thực hiện trùng lặp giữa các phần hành kế toán. 2. Về hạch toán thành phẩm Theo em, để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý thành phẩm, cần phải đưa TK 155 - Thành phẩm vào hệ thống sổ sách kế toán vì tài khoản này sẽ phản ánh được trị giá thực tế của thành phẩm nhập - xuất - tồn, phục vụ tốt cho công tác quản lý và theo dõi tình hình tiêu thụ. Cụ thể: 2.1. Về chứng từ sử dụng trong công tác nhập kho thành phẩm Mặc dù, xí nghiệp thường giao hàng ngay cho khách khi sản xuất xong nhưng trong nhiều trường hợp thành phẩm sản xuất xong đã lâu nhưng khách hàng chưa đến nhận. Trong trường hợp này, xí nghiệp nên nhập kho số thành phẩm đó và tổ chức quản lý, theo dõi trên sổ sách kế toán. Nhân viên thống kê phân xưởng sẽ viết phiếu nhập kho nhưng chỉ ghi chỉ tiêu số lượng thành phẩm nhập kho và chuyển cho thủ kho làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên; Ví dụ: Khi thành phẩm sản xuất hoàn thành, viết phiếu nhập kho như sau: Liên 1: Lưu tại quyển gốc ở phân xưởng để làm căn cứ cho nhân viên thống kê phân xưởng lập báo cáo và cuối tháng chuyển lên phòng kế toán. Liên 2: Lưu tại kho, là căn cứ ghi sổ kho. Liên 3: Bộ phận tiêu thụ giữ để theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.  Biểu số 36: Đơn vị: Xí nghiệp X19 Địa chỉ: Phiếu nhập kho Ngày 06/02/2004 Số 06 Họ tên người giao hàng: Đ/c Ba - Phân xưởng may cao cấp Theo ................ ngày................ Nhập tại kho: Đ/c Nga STT Tên sản phẩm Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập 1 Comple Roy Bộ 09 45 Thủ trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho 2.2. Về hạch toán chi tiết thành phẩm Với điều kiện thực tế hiện nay, xí nghiệp nên áp dụng phương pháp thẻ song song trong công tác hạch toán thành phẩm. Cụ thể: - ở kho: Xí nghiệp chuyển sổ kho cho thủ kho giữ, tránh việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và nhân viên theo dõi thành phẩm ở Phòng kế hoạch. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thành phẩm thủ kho ghi vào sổ kho theo chỉ tiêu số lượng tình hình nhập xuất kho của từng loại thành phẩm, cuối ngày tính ra số tồn kho. (Mẫu sổ kho đã nêu trong phần thực tế). - Phòng Kế toán: Căn cứ phiếu nhập - xuất thành phẩm, kế toán kiểm tra, phân loại chứng từ theo từng loại thành phẩm, ghi chép vào sổ chi tiết thành phẩm. Như vậy, hệ thống sổ sách kế toán của xí nghiệp nên bổ sung thêm "Sổ chi tiết thành phẩm" và cách lập như sau: + Sổ chi tiết thành phẩm mở cho cả năm, chi tiết cho từng loại sản phẩm, mỗi tháng được theo dõi trên một hay một số trang của sổ. - Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất phản ánh vào sổ chi tiết. - Căn cứ để ghi vào cột số lượng là số lượng từng loại thành phẩm nhập xuất được ghi ở phiếu nhập kho, xuất kho thành phẩm. - Căn cứ vào cột giá trị là đơn giá nhập kho của từng loại sản phẩm (do kế toán giá thành cung cấp). Việc xác định đơn giá nhập kho căn cứ vào hệ số quy đổi sản phẩm và giá thành sản phẩm qui chuẩn như đã trình bày ở trên. Ví dụ 1: Trong tháng 02/ 2004, xác định được giá thành của một bộ quần áo Comple Roy là 680.427đ. Biểu số 37: Đơn vị: Xí nghiệp X19 Số chi tiết thành phẩm Tên thành phẩm: Comple Roy Đơn vị tính: Bộ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn 01.02.2004 40 27.217.080 04 7/02 Nhập Px may cao cấp 154 680.427 45 35.119.215 05 8/02 - 154 30 20.418.810 25 9/02 Xuất VKS Yên Bái 632 79 53.753.733 27 10/02 Xuất Công An Hà Giang 632 15 10.206.405 Cộng 75 51.032.025 94 63.960.138 21 14.288.967 Ví dụ 2: Xác định được đơn giá áo bay ghi dài tay trong tháng 2/2004 là 61.741,6 (đ)  Biểu số 38: Đơn vị: Xí nghiệp X19 Số chi tiết thành phẩm Tên thành phẩm: áo bay ghi dài tay Đơn vị tính: chiếc Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn 01.02.2004 230 14.200.568 29 6/2 Xuất CA Lai Châu 632 61.741,6 30 1.852.248 30 6/2 Xuất Công An Hải Dương 632 25 1.543.540 19 9/2 Nhập PX may cao cấp 154 70 4.321.912 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 100 6.174.160 95 5.865.452 235 14.500.276 Ngoài ra, xí nghiệp còn có thể lập "Bảng tổng hợp chi tiết thành phẩm" để tổng hợp phần giá trị thành phẩm từ các sổ chi tiết thành phẩm nhằm đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK 155. Căn cứ và phương pháp ghi: Bảng này được lập vào cuối tháng, căn cứ vào số liệu dòng cộng trên số chứng từ thành phẩm: - Cột 1: Ghi số thứ tự - Cột 2: Ghi tên thành phẩm theo số chứng từ (mỗi loại thành phẩm ghi một dòng). - Cột 3: Ghi giá trị tồn đầu tháng (số liệu tồn cuối kỳ của bảng này tháng trước). - Cột 4: Ghi giá trị nhập trong tháng (số liệu dòng cộng trên số chứng từ thành phẩm). - Cột 5: Ghi giá trị xuất trong tháng (số liệu dòng cộng trên số chứng từ thành phẩm). - Cột 6: Ghi giá trị tồn cuối tháng (số liệu dòng cộng trên số chứng từ thành phẩm). Sau khi ghi xong tiến hành cộng Bảng tổng hợp và đối chiếu với sổ cái TK 155. Biểu số 39: Bảng tổng hợp chi tiết thành phẩm TK 155 - Thành phẩm Tháng 02/2004 STT Tên thành phẩm Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Comple Roy 27.217.080 51.032.025 63.960.138 14.288.967 2 áo bay ghi dài tay 14.200.568 6.174.160 5.865.452 14.509.276 .... ................ ............. .................. ......... ......... Cộng 706.050.781 263.980.469 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.3. Về hạch toán tổng hợp thành phẩm Bên cạnh việc đưa TK 155 vào hạch toán tổng hợp thành phẩm, kế toán mở thêm sổ cái TK 155. Hạch toán tổng hợp thành phẩm như sau: Trong tháng 02/2004, xí nghiệp sản xuất được 110.241 sản phẩm qui đổi trong đó xuất giao bán ngay không qua kho: 62.000 sản phẩm, nhập kho 48.241 sản phẩm còn lại. - Phản ánh số sản phẩm nhập kho: Nợ TK 155 652.017.761đ Có TK 154 652.017.761đ - Trong tháng 02/2004, xuất bán sản phẩm qua kho, kế toán ghi: Nợ TK 632 263.980.469đ Có TK 155 263.980.469đ - Phản ánh số sản phẩm bán không qua kho: Nợ TK 632 837.982.239đ Có TK 154 837.982.239đ Như vậy, thay cho việc phản ánh toàn bộ giá vốn thành phẩm tiêu thụ vào sổ cái TK 154, kế toán phản ánh vào sổ cái TK 155 như sau: Biểu số 40: Sổ cái Tên TK: Thành phẩm Số hiệu: TK 155 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký chung Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có DĐK xxx 28/2 03 25/2 Nhập kho TP SX 03 154 652.017.761 28/2 08 26/2 Nhập kho TP gia công 03 154 43.012.200 28/2 07 26/2 Bán hàng trong tháng 04 632 263.980.469 28/2 05 27/2 Hàng bán bị trả lại 02 531 11.020.820 706.050.781 263.980.469 DCK xxx Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 3. Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm 3.1. Về sổ chi tiết tiêu thụ Xí nghiệp cần phải mở sổ chi tiết tiêu thụ để theo dõi tình hình tiêu thụ từng loại hàng hóa và thành phẩm cụ thể. Hiện nay, khi phản ánh doanh thu bán hàng, xí nghiệp tính chung cho cả thành phẩm và hàng hóa. Như vậy, chưa hợp lý do đó việc mở sổ chi tiết tiêu thụ sẽ khắc phục nhược điểm này. Biểu số 41: Sổ chi tiết tiêu thụ Tháng 02/2004 Chứng từ Diễn giải Số lượng Doanh thu Giá vốn Thuế Số Ngày Thành phẩm 32 21/2 Comple Roy 94 72.750.000 63.960.138 7.275.000 37 25/2 áo len QLTT 7 2.030.000 1.575.000 203.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng thành phẩm 1.572.623.357 1.101.962.708 69.477.827 20 12/2 Ba lô 130 6.600.000 6.250.000 660.000 27 20/2 Giày da 5 390.000 372.000 39.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng hàng hóa 411.061.250 288.037.292 41.106.125 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng Sổ chi tiết tiêu thụ được lập căn cứ vào các hóa đơn chứng từ (hóa đơn GTGT). Cột doanh thu được xác định căn cứ vào giá bán chưa có thuế của từng loại thành phẩm, hàng hóa. 3.2. Về chiết khấu thương mại Tại xí nghiệp may X19, Chiết khấu thương mại được coi như một khoản chi phí và làm giảm lợi nhuận của xí nghiệp. Như vậy, về bản chất, xí nghiệp hạch toán khoản chi phí này vào chi phí bán hàng là không hợp lý. Theo hệ thống kế toán hiện hành, TK 521 - Chiết khấu thương mại phản ánh khoản chi phí này. Vì vậy, xí nghiệp cần phải sử dụng TK 521 và hạch toán như sau: Sơ đồ 16: Trình tự hạch toán chiết khấu thương mại TK 111,112,131 TK 521 TK 511 Tiền thưởng cho HĐKT Kết chuyển cuối tháng Ví dụ: Trong tháng 02/2004, xí nghiệp trích thưởng HĐKT cho kiểm lâm Thanh Hóa số tiền là 6.120.000đ, kế toán phản ánh số tiền trích như sau: Nợ TK 521 6.120.000đ Có TK 111 6.120.000đ Cuối tháng, kết chuyển sang TK 511: Nợ TK 511 26.072.180đ Có TK 521 26.072.180đ Cùng với việc sử dụng TK 521, kế toán mở sổ cái TK 521 và phản ánh số chiết khấu thương mại cho khách hàng vào cuối tháng: Biểu số 42: Sổ cái Tên TK: Chiết khấu thương mại Số hiệu: TK 521 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký chung Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có 28/2 Chiết khấu thương mại 111 26.072.180 Kết chuyển cuối tháng 511 26.072.180 Cộng số phát sinh 26.072.180 26.072.180 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 3.3. Về sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Theo quy định hiện hành, với những doanh nghiệp có chi nhánh ở nơi khác, doanh nghiệp có thể đăng ký với cơ quan thuế lựa chọn một trong hai loại chứng từ sau để hạch toán: Một là, sử dụng hoá đơn GTGT nếu doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp khấu trừ thuế hoặc hoá đơn bán hàng nếu doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp trực tiếp. Hai là, sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ hoặc sử dụng phiếu xuất kho gửi đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ. Hiện nay, xí nghiệp may X19 đang sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Theo cách này khi xuất kho tại kho công ty ở Hà Nội định khoản như sau: Nợ TK 157: Có TK 154, 156: Sau khi chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh bán hàng cho khách hàng mới lập bảng kê bán hàng rồi gửi ra cho xí nghiệp. Khi nhận được bảng kê xí nghiệp mới lập hoá đơn để xác định hàng tiêu thụ. Như vậy, do chi nhánh của xí nghiệp ở xa nên khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ rất mất thời gian không kịp thời. Vì vậy, xí nghiệp nên đăng ký với cơ quan thuế sử dụng hoá đơn GTGT để việc hạch toán quá trình tiêu thụ được kịp thời giảm bớt công việc kế toán cho cả xí nghiệp và chi nhánh trong thành phố Hồ Chí Minh. Quá trình hạch toán như sau: *Tại xí nghiệp : - Khi xuất kho chuyên vào kho chi nhánh viết hoá đơn GTGT bán háng cho chi nhánh: Nợ TK 111,112,1368: Có TK 512 Có TK 3331 Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 632 Có TK 155,154,156 *Tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh - Khi nhận hàng của xí nghiệp Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 111,112,336 - Khi bán hàng cho khách Nợ TK 111,112,131: Có TK 511 Có TK 3331 Đồng thời, kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 632 Có TK 1561 4. Về hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 4.1. Về việc tập hợp chi phí bán hàng - Chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác cho nhân viên bán hàng ở cửa hàng, xí nghiệp hạch toán vào chi phí sản xuất sản phẩm như vậy là chưa hợp lý. Do đó, xí nghiệp cần phải đưa khoản chi phí này vào chi phí bán hàng và hạch toán như sau: Nợ TK 641 1.950.000đ Có TK 334 1.638.555đ Có TK 338 311.455đ Chi phí khấu hao tài sản cố định: Gồm nhà kho và cửa hàng của xí nghiệp. Chi phí này cần được tập hợp vào chi phí bán hàng theo định khoản: Nợ TK 641 18.944.842 Có TK 214 18.944.842 (Căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định phần tính cho chi phí bán hàng) Việc tập hợp chi phí này vào chi phí bán hàng nhằm đảm bảo phù hợp với việc phân loại chi phí theo mục đích, công dụng tức là chi phí phát sinh trong lĩnh vực hoạt động nào theo mục đích gì thì được tập hợp cho lĩnh vực hoạt động đó. Khoản chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho việc quản lý và tiêu thụ sản phẩm không phục vụ cho mục đích quản lý chung toàn doanh nghiệp thì nên tập hợp vào chi phí bán hàng, đồng thời để đảm bảo nguyên tắc phù hợp của kế toán tức là tất cả các chi phí được xác định để tính lãi( lỗ) phải phù hợp với doanh thu. 4.2. Về phân bổ chi phí, xác định kết quả sản xuất kinh doanh Vì sản phẩm của xí nghiệp là sản phẩm đơn chiếc, chủng loại đa dạng và phần lớn có giá trị thấp nên việc phân bổ chi phí và xác định kết quả sản xuất đối với từng loại sản phẩm là khó có thể thực hiện được. Do đó, kế toán có thể xác định kết quả sản xuất đối với từng đơn đặt hàng thông qua việc tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng đơn đặt hàng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế với Viện kiểm sát Hải Dương, và sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết tiêu thụ xác định được: - Doanh thu : 60.200.000đ - Giá vốn + Comple Roy : 43.753.733đ + Comple Casimai : 850.000đ Cộng giá vốn : 44.603.733đ Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ cái các tài khoản xác định được là: - Tổng chi phí bán hàng trong tháng 02/2004: 61.727.380đ - Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 02/2004: 217.637.970đ - Tổng doanh thu trong tháng 02/2004 : 1.983.684.607đ Phân bổ chi phí bán hàng cho hợp đồng kinh tế với Viện Kiểm sát Hải Dương như sau: 60.200.000 x 61.727.380 ằ 1.873.276 1.983.684.607 Phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho hợp đồng này: 60.200.000 x 217.637.970 ằ 6.604.783 1.983.684.607 Như vậy, ta có thể xác định được kết quả sản xuất của hợp đồng này như sau: Kết quả sản xuất = 60.200.000 - (44.603.733 +1.873.276 + 6.604.783) = 7.118.208 (đ) Sau khi xác định kết quả sản xuất cho từng hợp đồng kinh tế, xí nghiệp sẽ có quyết định chính xác, hợp lý về cách thức ký kết và phương hướng sản xuất đối với từng hợp đồng, từ đó tạo điều kiện tăng lợi nhuận cho xí nghiệp. 5. Về tình hình thanh toán của xí nghiệp. Hiện nay, khách hàng của xí nghiệp thường là các cơ quan, đơn vị nên xí nghiệp thường dựa vào uy tín và rất tin tưởng vào khách hàng. Do vậy, xí nghiệp thường cho khách hàng trả chậm trong một thời gian nhất định. Điều này, có thể giúp xí nghiệp tạo uy tín trên thị trường và có thể thu hút được nhiều khách hàng hơn, từ đó tiêu thụ được nhiều sản phẩm hơn. Đây là điều vô cùng quan trọng trong điều kiện cạnh tranh quyết liệt trên thị trường dệt may hiện nay. Tuy nhiên, xí nghiệp cần phải đánh giá, cân đối lại tình hình tài chính cụ thể của mình cũng như của từng khách hàng để đưa ra chính sách tín dụng hợp lý, khách hàng nào có thể thu được tiền ngay thì phải tiến hành thu tiền ngay khi giao hàng để làm sao vừa thu hút được khách hàng, vừa không bị chiếm dụng vốn quá lớn, gây thất thoát, và sử dụng vốn không hiệu quả. 6. Về tổ chức công tác kế toán máy Trong cơ chế thị trường hiện nay, các thông tin tài chính chính xác, khách quan và kịp thời có một ý nghĩa rất lớn, quyết định sự sống còn của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất nói riêng. Điều này, buộc các doanh nghiệp phải tính tới việc đưa máy vi tính vào công tác kế toán của mình. Xí nghiệp may X19 đang có một số điều kiện rất tốt về trình độ cán bộ kế toán, về trang bị máy móc và đặc biệt là hình thức sổ kế toán Nhật ký chung mà xí nghiệp đang áp dụng rất phù hợp với kế toán máy. Việc sử dụng kế toán máy tại xí nghiệp không những giải quyết các tồn tại về tính kịp thời của kế toán thủ công mà còn đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và hệ thống trong công tác kế toán tại xí nghiệp. Kết luận Công tác hạch toán trong các doanh nghiệp nói chung, hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng là một vấn đề vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tiễn cao. Trong điều kiện đổi mới của nền kinh tế, hệ thống kế toán cũng phải có sự thay đổi cho phù hợp, đặc biệt là hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm bởi vì thành phẩm sản xuất ra và tiêu thụ như thế nào là vấn đề quan tâm hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó. Trong thời gian thực tập tại phòng tài chính kế toán của xí nghiệp may X19, em đã đi sâu vào tìm hiểu về công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Em đã nhận thấy những mặt mạnh xí nghiệp cần phát huy, đồng thời còn một số vấn đề tồn tại. Để khắc phục phần nào những điểm chưa hoàn thiện đó, em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may X19. Do thời gian tìm hiểu thực tế không nhiều và trình độ còn hạn chế nên đề tài này không sao tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp giúp đỡ của các thầy cô giáo trong Khoa Kế toán Trường Đại học kinh tế quốc dân để đề tài này được hoàn chỉnh hơn. Trong thời gian thực tập, em đã nhận được sự hướng dẫn chỉ đạo nhiệt tình của thầy Trương Anh Dũng và sự giúp đỡ của chú Nguyễn Đăng Khoan- Kế toán trưởng xí nghiệp may X19. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 6/ 2004 Sinh viên Trần Trung Tuấn Tài liệu tham khảo - Nguyễn Quang Quynh: “Lý thuyết hạch toán kế toán”. NXB thống kê - Bùi Văn Dương : “Hướng dẫn thực hành chứng từ-sổ sách báo cáo”. NXB thống kê - T.S Đặng Thị Loan : "Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp" - Một số luận văn của các anh chị khoá trước - Tài liệu của xí nghiệp X19 - Công ty 247 - Quân chủng phòng không không quân. - Các chuẩn mực kế toán, thông tư hướng dẫn và các văn bản của bộ tài chính mới ban hành năm 2004. Mục lục Trang lời nói đầu 1 Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất 3 I. Sự cần thiết của hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm. 3 1. Vai trò, ý nghĩa của thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm. 3 1.1. Khái niệm về thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm 3 1.2. ý nghĩa của tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ thành phẩm. 4 2. Yêu cầu quản lý thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm. 5 3. Nhiệm vụ hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm. 6 II. Hạch toán thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất. 6 1. Phương pháp tính giá thành phẩm 7 1.1. Giá thành thành phẩm nhập kho. 7 1.2. Tính giá thành phẩm xuất kho. 7 2. Hạch toán chi tiết thành phẩm. 8 3. Hạch toán tổng hợp thành phẩm 11 III. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất 13 1. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu, giá vốn thành phẩm tiêu thụ 14 1.1. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu 14 1.2. Nguyên tắc ghi nhận giá vốn. 14 2. Nội dung hạch toán tiêu thụ sản phẩm. 15 2.1. Phương thức tiêu thụ trực tiếp 16 2.2. Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng 16 2.3. Phương thức bán hàng trả góp 17 2.4. Phương thức bán hàng đại lý 18 IV. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu 19 1. Hạch toán chiết khấu thương mại 19 2. Hạch toán hàng bán bị trả lại 20 3. Hạch toán giảm giá hàng bán 20 4. Hạch toán thuế xuất khẩu 21 5. Hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt 21 6. Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 22 V. Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả kinh doanh 22 1. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 23 1.1. Hạch toán chi phí bán hàng 23 1.2. Hạch toán chí phí quản lý doanh nghiệp 24 2. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh 27 Phần II: Thực tế tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may X19 - Công ty 247 - quân chủng phòng không - không quân 29 I.Khái quát chung về xí nghiệp may X19 29 1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của xí nghiệp 29 2. Đặc điểm qui trình công nghệ, tổ chức sản xuất và cơ cấu quản lý của xí nghiệp may X19 . 31 2.1. Đặc điểm về qui trình công nghệ 31 2.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất 33 2.3. Đặc điểm bộ máy quản lý 35 3. Tình hình chung về tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp may X19 38 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán 38 3.2. Hình thức ghi sổ kế toán 39 II. Tình hình thực tế tổ chức công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may X19 41 1. Hạch toán thành phẩm 41 1.1. Đặc điểm thành phẩm và các quy định về quản lý thành phẩm 41 1.2. Chứng từ kế toán 42 1.3. Hạch toán chi tiết thành phẩm 46 1.4. Hạch toán tổng hợp thành phẩm 48 2. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm 52 2.1. Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm và các yêu cầu quản lý 52 2.2. Hạch toán doanh thu bán hàng 53 2.3. Hạch toán thuế giá trị gia tăng 60 2.4. Hạch toán hàng bán bị trả lại 63 2.5. Hạch toán giảm giá hàng bán 65 2.6. Hạch toán chiết khấu thương mại 68 2.7. Hạch toán chi phí bán hàng 69 2.8. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 72 2.9. Hạch toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh 75 Phần III: phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may x19 - công ty 247 - quân chủng phòng không - không quân 78 I. Nhận xét về công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may X19 78 1.Về hạch toán thành phẩm 79 2.Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm 79 3.Về theo dõi tình hình thanh toán 80 II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may X19 80 1. Về bộ máy kế toán 81 2. Về hạch toán thành phẩm 81 2.1.Về chứng từ sử dụng trong công tác nhập kho thành phẩm 81 2.2.Về hạch toán chi tiết thành phẩm 82 2.3. Về hạch toán tổng hợp thành phẩm 85 3. Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm 86 3.1.Về sổ chi tiết tiêu thụ 86 3.2.Về chiết khấu thương mại 87 3.3. Về sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 89 4. Về hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 90 4.1.Về việc tập hợp chi phí bán hàng 90 4.2. Về phân bổ chi phí, xác định kết quả sản xuất - kinh doanh 91 5. Về tình hình thanh toán của xí nghiệp.................................................... 92 6. Về tổ chức công tác kế toán máy 92 Kết luận 93 Tài liệu tham khảo 94 Biểu số 35: bảng cân đối số phát sinh Tháng 02 năm 2004 Thứ tự Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ N C N C N C 1 131 Phải thu của khách hàng 1.404.585.507 2.158.486.432 1.646.995.987 1.916.075.952 2 133 Thuế GTGT được khấu trừ 70.833.158 70.833.158 3 154 Chi phí SXKD dở dang 233.597.849 1.533.012.200 1.101.962.708 664.647.341 4 156 Hàng hóa 29.033.000 300.560.000 288.037.292 41.555.708 5 33311 Thuế GTGT đầu ra 40.237.601 112.172.841 110.584.605 38.649.365 6 511 Doanh thu bán hàng 1.983.684.607 1.983.684.607 7 531 Hàng bán bị trả lại 11.020.820 11.020.820 8 532 Giảm giá hàng bán 8.000.000 8.000.000 9 632 Giá vốn hàng bán 1.390.000.000 1.390.000.000 10 641 Chi phí bán hàng 61.727.380 61.727.380 11 642 Chi phí QLDN 217.637.970 217.637.970 12 911 Xác định kết quả KD 1.964.663.787 1.964.663.787 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng ... ... ... ... ... ... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng ._.