Hoàn thiện công tác hạch toán Kế toán trong tiêu thụ thành phẩm & xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH 4P

và biểu 1.Bảng Bảng 1: Danh sách các thành viên góp vốn 4 Bảng 2: Một số chỉ tiêu phản ánh quy mô sản xuất và kết quả kinh doanh của 9 Công ty TNHH 4P 9 Bảng 3: Các chỉ tiêu tài chính cơ bản năm 2006 12 Bảng 4: Bảng kê hàng hoá, dịch vụ bán ra 49 2. Sơ đồ Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất sản phẩm tại bộ phận FAMI 6 Sơ đồ 2: Tổ chức quản lý và sản xuất Công ty TNHH 4P bộ phận FAMI 14 Sơ đồ 3:Tổ chức phòng kế toán 16 Sơ đồ 4: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán 22 Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ theo hình thức “Nhật ký-Chứng từ” 23 Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán khi sử dụng phầm mềm Kế toán ACCNET 25 Sơ đồ 7: Các phân hệ kế toán trong phần mềm ACCNET Accounting 27 Sơ đồ 8: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng 30 3. Biểu Biểu đồ 1: Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh 11 Biểu 2: Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng xuất khẩu 33 Biểu 03 : Sổ chi tiết tài khoản Doanh thu tiêu thụ nội địa 35 Biểu 04 : Phiếu xuất kho hàng bán đại lý 36 Biểu 05: Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng đại lý 37 Biểu 06: Báo cáo tiêu thụ tháng 01 năm 2008 40 Biểu 07 : Sổ cái TK 511 42 Biểu 08 : Sổ chi tiết TK 131 43 Biểu 09 : Sổ cái TK 131 44 Biểu 10: Bảng kê số 11 45 Biểu 11 : Sổ chi tiết TK 3331 47 Biểu 12: Sổ cái TK 3331 51 Biểu 13 : Sổ chi tiết TK 632 52 Biểu 14: Báo cáo tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn 53 Biểu 15: Sổ cái TK 632 54 Biểu 16 : Sổ chi tiết TK 641 57 Biểu 17: Sổ cái TK 641 58 Biểu 18: Sổ chi tiết TK 642 62 Biểu 19: Sổ cái TK 642 63 Biểu 20: Sổ chi tiết TK911 65 Biểu 21: Sổ cái TK 911 66 Biểu 22: Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh tháng 1 năm 2008 67 Biểu 23: Bảng kê số 10 75 Biểu 24: Nhật ký -Chứng từ số 8 76 Biểu 25: Sổ chi tiết thanh toán với người mua bằng ngoại tệ 77 Lời mở đầu Trong nền kinh tế hội nhập thế giới, các doanh nghiệp sản xuất nước ta đã có những bước phát triển cả về lượng và chất mang tính chất quốc tế. Sự cạnh tranh ngày càng găy gắt, quyết liệt với hàng loạt các sản phẩm giá rẻ, chất lượng cao không chỉ từ các doanh nghiệp trong nước mà còn có sự xâm nhập từ các Công ty nước ngoài. Các doanh nghiệp Việt Nam cần nhanh chóng điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức, không ngừng đầu tư và tăng vốn, công nghệ mới, chất lượng lao động để nâng cao hiệu quả kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh, đáp ứng đòi hỏi của hội nhập. Công ty Trách nhiệm hữu hạn 4P là một trong những Công ty như vậy. Công ty TNHH 4P được thành lập vào năm 2001 đáp ứng các nhu cầu về nội thất cho người tiêu dùng. Công ty chuyên sản xuất các thiết bị nội thất văn phòng mang thương hiệu FAMI. Các sản phẩm của Công ty luôn đạt chất lượng cao và đảm bảo các tiêu chuẩn do người tiêu dùng đặt ra. Với kiểu mẫu phong phú, đa dạng về chủng loại sản phẩm Công ty đã có một vị trí vững chắc trên thị trường trong và ngoài nước đặc biệt với những thị trường khó tính như Mỹ. Khách hàng khi lựa chọn sản phẩm của FAMI luôn luôn thỏa mãn với mức độ hài lòng cao nhất. Khẩu hiệu của FAMI là : “WE KNOW YOUR STYLE”. Nhiều năm qua Công ty vẫn luôn giữ vững nhịp độ tăng trưởng cao, đặc biệt là trong năm 2006 Công ty đã có những thành tựu đáng khích lệ, không ngừng phát triển về quy mô và năng lực sản xuất kinh doanh. Công ty luôn thực hiện tốt nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước và không ngừng nâng cao thu nhập cho người lao động. Bởi vậy Công ty luôn chú trọng tới khâu tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm. Vì tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng và là hoạt động quan trọng của quá trình kinh doanh nên nó có tính độc lập cao, có tiêu thụ thì sẽ tạo ra thu nhập để bù đắp chi phí, đưa sản phẩm ra thị trường, đáp ứng nhu cầu của nền Kinh tế quốc dân. Tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là nguồn dữ liệu trung thực, khách quan nhất, không thể thiếu cho việc ra quyết định quản lý có hiệu quả nhằm nâng cao doanh số và gia tăng lợi nhuận cho Công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của phần hành kế toán này, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH 4 P em đã tìm hiểu và nghiên cứu công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm với mong muốn có thể góp một phần sức của mình vào việc hoàn thiện công tác kế toán của Công ty phù hợp với chế độ và tăng cường tính linh hoạt trong quá trình quản lý kinh doanh của Công ty. Đây cũng là lý do em quyết định chọn đề tài chuyên đề thực tập chuyên ngành là: "Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tai Công ty TNHH 4 P" Chuyên đề thực tập chuyên nghành của em gồm 3 phần: Phần I : Tổng quan về Công ty TNHH 4 P. . Phần II : Thực trạng hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH 4 P. Phần III : Phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao, hoàn thiện công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty TNHH 4 P. Phần I.Tổng quan về Công ty TNHH 4 P 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Trách nhiệm hữu hạn 4P. 1.1.1.Giới thiệu chung về Công ty: +Tên công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn 4P +Tên giao dịch quốc tế: FOUR P COMPANY LIMITED +Tên viết tắt : FOUR P Co., LTD +Giám đốc Công ty: Hoàng Minh Trí +Địa chỉ văn phòng: Tầng 13, số 53 Quang Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội -Điện thoại: 84-4-9454510 -Fax: 84-4-9454515 +Nhà máy: Km 19, Đường 5, Vĩnh Phúc, Văn Giang, Hưng Yên -Điện thoại: 84-0321-980843 -Fax: 84-0321-980821 +Đăng ký kinh doanh số : 0502000079 +Mã số thuế : 0900198105 +Tài khoản: 10972699 -Tại : Ngân hàng Thương mại cổ phần Á Châu – Chi nhánh Hà Nội 1.1.2.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Trách nhiệm hữu hạn 4P: Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế thế giới WTO đất nước ta ngày càng đi lên, đổi mới, đời sống của nhân dân được cải thiện nhiều. Nắm bắt được nhu cầu của thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng, Công ty Trách nhiệm hữu hạn 4P(TNHH) được thành lập theo quyết định số 447/QĐ/BCN-TCCB ngày 25 tháng 05 năm 2001. Công ty TNHH 4P được sự cho phép của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, với số vốn điều lệ là 15500 triệu đồng. Trong đó danh sách thành viên góp vốn gồm ông Hoàng Minh Trí và ông Nguyễn Văn Luật với số vốn góp là : Bảng 1: Danh sách các thành viên góp vốn STT Tên thành viên Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú Giá trị vốn góp (Tr. đ) Phần vốn góp (%) Ghi chú 11 1 Hoàng Minh Trí Phòng 202V4 tập thể Đại học GTVT, phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình – Hà Nội 12400 80 Người đại diện theo pháp luật của Công ty 22 Nguyễn Văn Luật Số 12 N2 Láng Thượng, quận Ba Đình – Hà Nội 3100 20 (Nguồn số liệu: Phòng kinh doanh) Các giai đoạn phát triển của Công ty : * Giai đoạn từ năm 2001 đến năm 2003 Đây là giai đoạn mới thành lập nên Công ty gặp không ít những khó khăn về : vốn, lao động có trình độ cao, máy móc thiết bị sản xuất,môi trường kinh doanh. Với khu nhà xưởng quy mô hiện đại rộng 40000 m2 tại tỉnh Hưng Yên, Công ty TNHH 4 P hoạt động chính trong các lĩnh vực bao gồm : nội thất văn phòng mang thương hiệu FAMI. Để thích nghi với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH 4P đã không ngừng phát triển và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. *Giai đoạn từ năm 2004 đến nay: Kể từ năm 2004, nhà máy sản xuất nội thất văn phòng của Công ty đã được mở rộng và cải tiến với hệ thống dây chuyền máy móc hiện đại được nhập khẩu từ các nước tiên tiến nhằm tạo ra các sản phẩm nội thất văn phòng mang phong cách tiện lợi, hiện đại, tạo không gian làm việc hoàn hảo và thoải mái cho người sử dụng. Nguồn vốn chủ sở hữu của công ty lúc này lên tới 25 tỷ tăng gấp 1,6 lần so với năm 2001. Nguồn vốn này được đóng góp do lợi nhuận giữ lại của các thành viên góp vốn từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy mới thành lập nhưng doanh nghiệp đã có ảnh hưởng lớn tới thị trường đồ nội thất trong và ngoài nước. Công ty TNHH 4P đã được trao tặng huy chương vàng của Hội chợ thương mại Quốc tế Việt Nam EXPO 2005, và nhiều chứng nhận quốc gia về chất lượng sản phẩm của công ty đạt tiêu chuẩn. Năm 2006 là một năm đánh dấu đột biến về sự trưởng thành và thị phần của doanh nghiệp trên thương trường đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001-2000 với chính sách chất lượng: “Hiệu quả-Tiện ích-Bền vững”, với lợi nhuận thu được khá cao tăng 40% so với năm 2005. 1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH 4P 1.2.1.Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty Trách nhiệm hữu hạn 4P: Tại nhà máy sản xuất của Công ty thì quy trình tạo ra sản phẩm theo chu trình sản xuất sau: Để sản xuất ra 1 sản phẩm thì cần phải trải qua 14 bước : cắt, dán keo, đóng khung, tạo dáng, dán gờ, khoan, lắp ráp, vệ sinh sản phẩm, đóng gói. Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất sản phẩm tại bộ phận FAMI CẮT ĐÓNG KHUNG DÁN KEO CẮT DÁN GỜ CẮT KHOAN LẮP RÁP ĐÓNG GÓI VỆ SINH SẢN PHẨM (1) (2) (3) (4) (9) (8) (10) TẠO DÁNG (6) (5) (7) (11) (12) (13) (14) *Mô tả quy trình sản xuất sản phẩm: -Phân xưởng cắt: Nguyên vật liệu là gỗ được đưa từ kho theo định mức, hạn mức quy định đến phân xưởng Cắt. ở đây nguyên liệu sẽ được đưa vào cắt trên máy, sau đó qua quá trình tuyển lựa để đóng khung và dán keo, trở thành bán thành phẩm chuyển lên phân xưởng Tạo dáng. -Phân xưởng tạo dáng: tại đây các bán thành phẩm được đánh trơn bề mặt, khoan, dán gờ, lắp ráp và tạo các kiểu dáng khác nhau. Thành phẩm của phân xưởng này là những chiếc tủ, bàn với những mẫu, kiểu khác nhau. -Phân xưởng Đóng gói: các thành phẩm được chuyển đến phân xưởng Đóng gói để làm vệ sinh sản phẩm và đóng vào các kiện hàng. 1.2.2.Chức năng nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh *Chức năng của Công ty: Công ty kinh doanh các thiết bị nội thÊt v¨n phßng Thời gian bắt đầu : năm 2001 Nội dung: Sản xuất đồ gỗ nội thất văn phòng phục vụ thị trường trong nước và xuất khẩu. Trong đó năm 2001 xuất khẩu 100% sang Hàn Quốc, Mỹ. Năm 2006 xuất khẩu 80%, nội địa 20% *Nhiệm vụ của công ty: -Hoàn thành nghĩa vụ nộp Ngân sách nhà nước, chấp hành đúng đường lối chính sách của Đảng, luật pháp của nhà nước. -Chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong công ty, bồi dưỡng, phát triển nhân lực, thực hiện tốt nghĩa vụ với người lao động theo quy định của luật và hợp đồng lao động đã ký kết. -Từng bước mở rộng thị trường kinh doanh, nghiên cứu triển khai chiến lược kinh doanh cho phù hợp với thị trường trong và ngoài nước. -Đa dạng hóa các sản phẩm, mặt hàng, mẫu mã, chủng loại mặt hàng và hình thức bán hàng.Với mục tiêu tăng doanh thu, giảm chi phí thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh. -Hoạch định chiến lược từ nay đến năm 2010 phát triển thị trường ra các nước Châu Âu, Mỹ, các nước NICs. Đồng thời hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật, ứng dụng các thành tựu của khoa học công nghệ hiện đại vào sản xuất. Trong bối cảnh của nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt việc tìm kiếm một khu vực kinh doanh vừa hấp dẫn vừa phù hợp với điều kiện vật chất là một bài toán đặt ra với các chủ đầu tư. Nắm bắt được xu thế của thị trường và thực tế của Việt Nam là một nước đang phát triển, các ngành nghề kinh doanh về hàng hóa dịch vụ phục vụ vấn đề đi lại và các đồ gia dụng đang chiếm ưu thế, các thành viên của Công ty đã quyết định thâm nhập vào việc kinh doanh các mặt hàng này. Trong mỗi giai đoạn, các mặt hàng kinh doanh thay đổi để phù hợp với người tiêu dùng với chiến lược “hướng tới thị hiếu người tiêu dùng”. Một số sản phẩm của Công ty sản xuất là: 1.Bàn chủ tịch 2.Bàn phẳng tiêu chuẩn 3.Bàn kiểu số 4.Bàn thiết kế đặc biệt 5.Hộc tài liệu 6.Tủ tài liệu 7.Bàn vi tính 8.Giá sách 9.Nhóm bàn nối I.2.3.Kết quả kinh doanh của một số năm gần đây Dưới đây là bảng tổng hợp một số chỉ tiêu phản ánh quy mô sản xuất và kết quả kinh doanh của Công ty trong năm 2005 và năm 2006 và năm 2007 :  Bảng 2: Một số chỉ tiêu phản ánh quy mô sản xuất và kết quả kinh doanh của Công ty TNHH 4P STT Chỉ tiêu Đơn vị tính 2005 2006 2007 1 Giá trị sản xuất Triệu đồng 257.467 298.235 343.456 2 Doanh thu Triệu đồng 468.987 502.354 698.597 Xuất khẩu USD 1.265.800 2.634.458 5.658.975 Nội địa Triệu đồng 106.312 256.145 321.395 3 LNTT Triệu đồng 34.105 40.158 46.897 4 Thuế thu nhập DN Triệu đồng 9.549 11.244 13.131 5 Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 24.556 28.913 33.765 6 Tổng nợ phải trả Triệu đồng 92.270 115.800 201.736 7 Tổng nợ phải thu Triệu đồng 20.456 26.103 70.982 8 Nguồn VCSH Triệu đồng 18.500 21.700 25.000 9 Lao động Người 632 689 734 10 Thu nhập BQ Nghìn đồng/ Người/Tháng 2.100 2.500 3.000 11 Tổng LNST/Tổng tài sản (ROA) % 11,7 13,1 14,2 (Nguồn số liệu: Phòng kế toán) Qua bảng số liệu ta thấy Công ty đang có tốc độ phát triển rất lớn. Công ty đang ngày càng mở rộng quy mô sản xuất, từ đó làm cho số lượng sản phẩm sản xuất và số lượng lao động tăng lên đáng kể, góp phần vào việc giải quyết số người bị thất nghiệp, tăng thu nhập cho quốc dân. Doanh thu và lợi nhuận của Công ty cũng ngày càng tăng lên, đặc biệt tỷ lệ tăng của doanh thu rất lớn, doanh nghiệp có nhiều tiềm năng phát triển trong tương lai. Doanh thu hàng năm tăng cả về số tương đối và số tuyệt đối năm 2007 doanh thu doanh thu của Công ty đạt 698.597 triệu đồng tăng 196.243 triệu đồng về số tuyệt đối, còn về số tương đối tăng 28,09% so với năm 2006. Năm 2007 tăng 229.610 triệu đồng về số tuyệt đối và về số tương đối tăng 22.32,86% chứng tỏ thị trường tiêu thụ của Công ty ngày càng mở rộng, vòng quay hàng tồn kho và vòng quay tài sản lưu động tăng. Chi phí, lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế đều tăng nhanh cả về số tương đối và số tuyệt đối. Lợi nhuận sau thuế năm 2007 là 33.765 triệu đồng đây là một con số tương đối cao tăng 4.852 triệu đồng về số tuyệt đối và tăng 14,37% về số tuyệt đối so với năm 2006. So với năm 2005 tăng 9.209 triệu đồng về số tuyệt đối và tăng 27,27% về số tương đối điều này chứng tỏ đây là một doanh nghiÖp ngµy cµng lµm ¨n hiÖu qu¶. Tuy nhiªn ban quản trị Công ty cÇn cã nh÷ng biÖn gi¶m tèc ®é t¨ng chi phÝ h¬n n÷a ®Ó t¨ng lîi nhuËn. Tổng tài sản của doanh nghiệp qua các năm đều tăng, quy mô kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng, đây là cơ sở để Công ty ngày càng mở rộng thị trường, tăng doanh thu đem lại lợi nhuận cao. Năm 2007 Công ty đã đưa ra các chính sách thanh toán phù hợp, các chương trình khuyến mãi hấp dẫn nên lượng hàng tồn kho và cả các khoản phải thu giảm. Trong thời gian tới Công ty tiếp tục duy trì và nâng cao hơn nữa công tác marketing và coi đây là biện pháp cơ bản để duy trì và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Ta thÊy hÖ sè sinh lêi cña tµi s¶n cao năm 2007 là 14,2% tăng 8% so với năm 2006 và tăng 15% so với năm 2005 về số tương đối chøng tá hiÖu qu¶ sö dông tµi s¶n trong C«ng ty lµ tèt. Như vậy hiệu quả kinh doanh của Công ty là tương đối tốt cần có biện pháp nâng cao hơn nữa tăng vòng quay hàng tồn kho, vòng quay tài sản lưu động, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Do hiệu quả kinh doanh tăng nhanh qua từng năm, nên thu nhập bình quân đầu người cũng tăng lên, đời sống cán bộ nhân viên trong Công ty ngày càng được cải thiện nâng cao. Từ 2.100.000 đồng năm 2005 tăng lên 2.500.000 đồng năm 2006 và đến năm 2007 thì tiền lương lao động trung bình của người lao động là 3.000.000 đồng mức lương này là cao so với mức lương trung bình trong cả nước. Do mưc lương Công ty cao nên cán bộ, công nhân viên sẽ có điều kiện chăm sóc tốt hơn cho bản thân và gia đình tạo điều kiện lao động cống hiến cho Công ty ngày càng tốt hơn. Là nền tảng để toàn thể Công ty cống hiến sức lực của mình cho mục tiêu chung. Tuy nhiên tốc độ tăng tiền lương bình quân còn thấp so với tốc độ tăng lợi nhuận sau thuế và doanh thu. Bởi vậy để duy trì bộ máy tổ chức ổn định và hiệu quả, Ban giám đốc cần có những chính sách tăng lương, thưởng để khích lệ hơn nữa tinh thần làm việc của công nhân viên. Biểu đồ 1: Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh Bảng 3: Các chỉ tiêu tài chính cơ bản năm 2006 TT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2006 1 Bố trí cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn 1.1 Bố trí cơ cấu tài sản: -Tài sản cố định/Tổng tài sản % 33,9 -Tài sản lưu động/Tổng tài sản % 66,1 1.2 Bố trí cơ cấu nguồn vốn Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn % 12,1 Nguồn vốn CSH/Tổng nguồn vốn % 87,9 2. Khả năng thanh toán 2.1. Khả năng thanh toán hiện hành Lần 1.36 2.2. Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn Lần 3.15 2.3 Khả năng thanh toán nhanh Lần 0,89 3. Tỷ suất sinh lời 3.1. Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu -Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/doanh thu % 18,5 -Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/doanh thu % 15,2 3.2. Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản -Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/ tổng tài sản % 14,3 -Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/ tổng tài sản % 13,1 4. Nợ phải thu trên tổng nguồn vốn % 9,8 Năm 2006 là một năm Công ty gặp nhiều thuận lợi, trong đó phải kế đến tài sản cố định của doanh nghiệp tăng, chiếm đến 33,9% trong tổng tài sản và tài sản lưu động cũng tăng lên tới 66,1% đây là một sự đầu tư lớn của doanh nghiệp trong sản xuất để có thể có nhiều tài sản cố định, máy móc thiết bị hiện đại, công suất cao hơn để phát triển theo chiều sâu, cũng như tăng các tài sản lưu động và các khu sản xuất để mở rộng doanh nghiệp theo chiều rộng. Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu cao đạt 18,5% trước thuế và 15,2% sau thuế chứng tỏ doanh nghiệp đã đầu tư đúng nghành nghề kinh doanh, nó đã mang lại lợi nhuận cao cho người chủ doanh nghiệp. Doanh nghiệp đã tận dụng tối đa các khoản vốn để dùng cho sản xuất kinh doanh, số nợ bị chiếm dụng của doanh nghiệp là 9,8% trên tổng nguồn vốn, chứng tỏ doanh nghiệp có sự tích cực trong việc thu hồi vốn bị chiếm dụng và đồng thời cho thấy doanh nghiệp đã tìm được những khách hàng tốt. 1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH 4P 1.3.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH 4P với phương châm đặt yếu tố con người lên hàng đầu, Công ty luôn chú trọng đến tổ chức bộ máy hoạt động được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến, công việc được điều hành từ trên xuống, từ cấp lãnh đạo cao nhất là Ban giám đốc nhà máy với các phòng ban chức năng như : phòng hành chính nhân sự, phòng vật tư, phòng xuất nhập khẩu, phòng kế toán- quản lý chất lượng và phòng sản xuất. Khối lao động trực tiếp được chia thành các tổ thực hiện từng chức năng công việc như : tổ khoan, tổ cắt, tổ đóng gói thành phẩm. Ban giám đốc là người chỉ đạo trực tiếp hoạt động của từng bộ phận. Đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp cùng với lòng nhiệt tình, yêu nghề, trình độ chuyên môn giỏi, công ty TNHH 4P luôn mong muốn mang tới quý khách hàng sản phẩm và dịch vụ hoàn hảo nhất.  Sơ đồ 2: Tổ chức quản lý và sản xuất Công ty TNHH 4P bộ phận FAMI Giám đốc nhà máy Phòng Kế hoạch Phòng HCNS PhòngNhân sự Quy trình sản xuất Thiết kế Vật tư Phòng Hành chính Phòng Sản xuất Phòng Kế toán- Quản lý vật tư và Xuất nhập khẩu Bảo dưỡng Quản lý chất lượng Mua hàng Kế toán NVL Quy trình sản xuất XNK Kho NVL Thanh khoản Kế toán thành phẩm Kho thành phẩm 1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của từng thành phần trong bộ máy quản lý 1.Ban Giám đốc là người đứng đầu gồm 2 thành viên góp vốn có nhiệm vụ lãnh đạo trực tiếp tới từng phân xưởng sản xuất, theo dõi giám sát sự thực hiện của tất cả các phòng ban trong Công ty. -Quyết định chiến lược phát triển của Công ty -Quyết định huy động thêm vốn thẹo các hình thức khác nhau -Quyết định phương án đầu tư -Quyết định các giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua các hợp đồng mua bán và vay nợ có giá -Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức và các chức vụ quản lý quan trọng trong Công ty, quyết định mức tiền lương và các lợi ích khác của các nhân viên cũng như công nhân. -Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của Công ty 2.Phòng Kế hoạch: gồm 5 người có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch từng tháng, quý, năm cho sản xuất (kế hoạch có thể biến động), cho phù hợp với tiến độ công việc từ khâu thu mua nguyên vật đến khi sản xuất, nhập kho và tiêu thụ sản phẩm, định giá thành sản phẩm, xác định thời gian bàn giao sản phẩm, tổ chức thực hiện đúng tiến độ, thống kê tổng hợp và báo cáo đánh giá kết quả sản xuất của công ty. Đồng thời thiết kế mẫu các sản phẩm. 3.Phòng Hành chính nhân sự: gồm 5 thành viên trong đó bên nhân sự gồm 3 người, bên hành chính gồm 2 người thực hiện nhiệm vụ quản lý và điều phối lao động phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng phân xưởng và các phòng ban. Tuyển dụng lao động, chấm công, phụ trách các vấn đề về hành chính của Công ty. 4.Phòng Kế toán - Quản lý vật tư và Xuất nhập khẩu: gồm 10 người tham mưu cho giám đốc và phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch, tổ chức cung ứng vật tư tiêu dùng sản phẩm, phế phẩm, vật tư tồn đọng, phế liệu và hoạt động của các phương tiện vận tải, cấp phát, thanh toán và quyết toán với các đơn vị trong nhà máy về mặt vật tư theo định mức sử dụng, quản lý, bảo quản kho vật tư hàng hóa và các phương tiện vận tải trong phạm vi được giao. Đồng thời phụ trách việc khai thác hợp đồng xuất khẩu, thăm dò thị trường tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm bạn hàng, xây dựng, thống nhất, quản lý giá, marketing giới thiệu sản phẩm của công ty. Đồng thời lên các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị phục vụ cho quá trình kinh doanh. 5.Phòng Sản xuất: gồm 11 cán bộ phụ trách công việc sản xuất tạo ra thành phẩm, đồng thời kiểm soát chất lượng hạn chế tối đa các sản phẩm hỏng và bị lỗi. Bộ phận bảo dưỡng thiết bị máy móc gồm có 10 nhân viên , và 735 công nhân sản xuất. 1.4.Tổ chức công tác kế toán ở công ty Trách nhiệm hữu hạn 4P 1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán Trong các giai đoạn phát triển của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty luôn cố gắng phấn đấu đổi mới và nâng cao trình độ và khả năng thích ứng với những yêu cầu mới đặt ra cho kế toán. Đến nay, bộ máy kế toán của Công ty đã thực sự vững mạnh, có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ mà Công ty giao phó. Đó là một ưu điểm trong tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH 4P. Sơ đồ 3:Tổ chức phòng kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP Kế toán thanh toán: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán thuế, tài sản cố định& công cụ dụng cụ Kế toán chi phí sản xuất & Tính giá thành Kế toán bán hàng & nợ phải thu Kế toán mua hàng & nợ phải trả Một bộ máy kế toán muốn thực hiện tốt được các nhiệm vụ của mình thì tất yếu phải có các kế toán viên giỏi về nghiệp vụ. Tuy nhiên đó chưa phải là yếu tố quyết định. Muốn tổ chức tốt công tác hạch toán kịp thời thì việc phân công lao động hợp lý mới là yếu tố then chốt. *Chức năng nhiệm vụ của nhân viên phòng Kế toán: 1.Kế toán trưởng: là người quyết định mọi công tác kế toán của doanh nghiệp, chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc. Kế toán trưởng sẽ đôn đốc chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về kế toán tài chính của Công ty khi có sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. Phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên trong phòng kế toán. Quyết định các khoản chi lớn liên quan đến tài sản của công ty, ký duyệt các phiếu thu, chi. Đặc biệt, kế toán trưởng có trách nhiệm lập và gửi báo cáo kế toán quản trị cho Giám đốc và gửi các báo cáo kế toán tài chính cho cơ quan thuế và các đối tượng quan tâm khác. 2.Kế toán tổng hợp: *Nhiệm vụ chính là quản lý và kiểm soát toàn bộ số liệu và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Lập các báo cáo tài chính chính xác và kịp thời theo đúng thời hạn quy định. Kiểm tra, kiểm soát và lưu trữ toàn bộ các chứng từ và sổ sách kế toán. Hướng dẫn cho các phần hành kế toán về nghiệp vụ. Trợ lý cho kế toán trưởng trong công tác quản lý. *Quy trình thực hiện: Hàng ngày kiểm tra và đóng số liệu tất cả các phần hành kế toán (tất cả các tài khoản kế toán nếu có phát sinh). Nội dung kiểm tra bao gồm: tính hợp lý, hợp lệ chứng từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh; việc phản ánh vào hệ thống sổ kế toán phải chính xác; phản ánh số liệu vào hệ thống phần mềm , đóng tài liệu và in các chứng từ để ký duyệt. Yêu cầu về công việc là cuối ngày phải hoàn thành công việc, 9 giờ sáng hôm sau chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt; số liệu của cả tháng phải được đóng chậm nhất vào ngày 05 của tháng sau. *Lập các báo cáo tài chính theo quy định *Thời hạn hoàn thành: Chậm nhất ngày 08 hàng tháng phải hoàn thành báo cáo của tháng trước và chuyển Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt. *Trách nhiệm và quyền hạn: Phối hợp với các phần hành kế toán, các phòng ban khác để thực hiện công việc kế toán theo đúng yêu cầu của công tác kế toán; Chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng về tính chính xác của toàn bộ số liệu kế toán và các công việc được giao. 2.Kế toán thanh toán tiền mặt, ngân hàng: *Nhiệm vụ chính: Quản lý quỹ, tài khoản tiền mặt (TK 1111) và các tài khoản đối ứng liên quan với tài khoản tiền mặt. Quản lý tài khoản tạm ứng (TK 141). Thanh toán thu chi qua tài khoản ngân hàng: ACB, ANZ, Sacombank, Ngân hàng CPQĐ và các tài khoản đối ứng liên quan. Quản lý các tài khoản nợ vay, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn (TK 244, 311, 315, 341, 342). Lập các báo cáo sổ quỹ tiền mặt, sổ ngân hàng, báo cáo thu chi, chi phí qua ngân hàng. *Thanh toán thu chi qua tài khoản ngân hàng (TK 112), các tài khoản tại ngân hàng: ACB, ANZ, Sacombank, Ngân hàng CPQĐ. *Quản lý các tài khoản nợ vay, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn (TK 244, 311, 315, 341, 342): *Lập các báo cáo thu, báo cáo chi, chi phí qua ngân hàng: *Trách nhiệm và quyền hạn: Phối hợp với các phần hành kế toán, các phòng ban khác để thực hiện công việc kế toán theo đúng yêu cầu của công tác kế toán. Chịu trách nhiệm trước kế toán tổng hợp, Kế toán trưởng về tính chính xác của toàn bộ số liệu kế toán và các công việc được giao. 3.Kế toán mua hàng & nợ phải trả: *Nhiệm vụ chính: Quản lý tài khoản nguyên vật liệu, hàng hóa đầu vào (TK 151, 152, 156) và các tài khoản đối ứng liên quan. Quản lý tài khoản công nợ phải trả (TK 331, 334, 335, 338) và các tài khoản đối ứng liên quan. *Quy trình thực hiện:+ Quản lý tài khoản nguyên vật liệu, hàng hóa đầu vào (TK 151, 152, 156) và các tài khoản đối ứng liên quan. Theo dõi việc nhập nguyên vật liệu nhập khẩu và mua nội địa (TK 151, 152) theo đúng quy trình đã được ban hành. +Quản lý tài khoản công nợ phải trả (TK 331, 334, 335, 338) và các tài khoản đối ứng liên quan : theo dõi, quản lý các tài khoản công nợ phải trả (TK 331, 334, 335, 338). Lập báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp (TK 331), báo cáo chi tiết công nợ tạm ứng (TK 141) và một số tài khoản công nợ phải trả khác (TK 334, 335, 338). +Lập các báo cáo thu, báo cáo chi, chi phí qua ngân hàng. Thời hạn hoàn thành: Chậm nhất ngày 04 hàng tháng phải hoàn thành các báo cáo của tháng trước và chuyển kế toán tổng hợp. Báo cáo tuần hoàn thành trong buổi sáng thứ hai hàng tuần. *Trách nhiệm và quyền hạn: phối hợp với các phần hành kế toán, các phòng ban khác để thực hiện công việc kế toán theo đúng yêu cầu của công tác kế toán. Chịu trách nhiệm trước kế toán tổng hợp, Kế toán trưởng về tính chính xác của toàn bộ số liệu kế toán và các công việc được giao. 4.Kế toán thuế, tài sản cố định, công cụ- dụng cụ: *Nhiệm vụ chính: +Quản lý, theo dõi các tài khoản thuế và nộp ngân sách khác (TK 133, 333), các tài khoản đối ứng liên quan +Quản lý, theo dõi các tài khoản tài sản cố định, mua sắm đầu tư xây dựng dở dang, hao mòn tài sản cố định (TK 211, 214, 241), các tài khoản đối ứng liên quan. +Lập các báo cáo thuế, báo cáo tăng giảm, khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ. Thời hạn hoàn thành: Báo cáo tháng chậm nhất ngày 08 hàng tháng phải hoàn thành báo cáo của tháng trước đó và chuyển kế toán tổng hợp kiểm tra, trình Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt. Báo cáo năm chậm nhất ngày 18 tháng 01 phải hoàn thành báo cáo của năm trước và chuyển kế toán tổng hợp kiểm tra, trình Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt. *Trách nhiệm và quyền hạn: Phối hợp với các phần hành kế toán, các phòng ban khác để thực hiện công việc kế toán theo đúng yêu cầu của công tác kế toán. Chịu trách nhiệm trước kế toán tổng hợp, Kế toán trưởng về tính chính xác của toàn bộ số liệu kế toán và các công việc được giao. 5.Kế toán bán hàng, doanh thu, công nợ phải thu: *Nhiệm vụ chính: -Tính giá hàng bán và lập bảng kê bán hàng hóa đơn bán hàng: hàng sản xuất, -Quản lý các tài khoản doanh thu (TK 511), công nợ phải thu khách hàng (TK 131) và các khoản phải thu khác. -Quản lý các kho thành phẩm, hàng hóa. -Lập các báo cáo doanh thu, công nợ phải thu, nhập xuất tồn kho thành phẩm, hàng hóa. *Trách nhiệm và quyền hạn: Phối hợp với các phần hành kế toán, các phòng ban khác để thực hiện công việc kế toán theo đúng yêu cầu của công tác kế toán. Chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng và kế toán tổng hợp về tính chính xác của toàn bộ số liệu kế toán và các công việc được giao. 6.Kế toán chi phí, tính giá thành, các tài khoản trung gian, trích trước: *Nhiệm vụ chính: +Quản lý theo dõi các tài khoản chi phí TK 621, 622, 627, 635, 641, 642. +Tính giá thành sản xuất và nhập kho thành phẩm. +Quản lý theo dõi các tài khoản trích trước, trung gian (TK 142). +Lập báo cáo giá thành thành phẩm, chi tiết chi phí. *Bên cạnh đó như đã nói ở trên, để nắm được tình hình sản xuất tại các phân xưởng sản xuất, công ty còn tổ chức một hệ thống nhân viên hạch toán thống kê phân xưởng. Các nhân viên này thuộc quyền quản lý của phân xưởng, có nhiệm vụ thực hiện ghi chép đối chiếu số liệu với các phòng kế toán. Hàng tháng, quý, các nhân viên kế toán phải đối chiếu với nhau và đối chiếu với các nhân viên thống kê phân xưởng để vào bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu và tổng hợp lương phục vụ cho sản xuất của doanh nghiệp. 1.4.2.Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty TNHH 4P *Chính sách kế toán chung áp dụng tại Công ty: Chế độ kế toán của Công ty được cập nhật, điều chỉnh phù hợp với các văn bản mới ban hành sửa đổi của Bộ Tài chính. Chế độ kế toán hiện nay đang áp dụng tại Công ty tuân theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Một niên độ kế toán của Công ty được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là tiền Việt Nam đồng (VNĐ), phương pháp quy đổi các đồng tiền khác theo tỷ giá hối đoái của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm chuyển đổi. Hình thức sổ kế toán áp dụng là Nhật ký-Chứng từ. Phương pháp kế toán tài sản cố định : Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản cố định hữu hình v._.à vô hình là: Giá mua chưa thuế + chi phí vận chuyển, lắp đặt + chạy thử + thuế nhập khẩu(nếu có); phương pháp khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp kế toán hàng tồn kho : phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên. a.Tổ chức hệ thống chứng từ Chứng từ kế toán là giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hay chứng từ kế toán là bằng chứng phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành và là cơ sở để giải quyết những tranh chấp kinh tế. Hiểu rõ được tầm quan trọng của chứng từ nên việc lập và ký chứng từ tại Công ty luôn thống nhất mẫu chứng từ kế toán, đúng thẩm quyền; các chứng từ được sử dụng phản ánh trung thực, đầy đủ, phù hợp với nội dung kinh tế; việc bảo quản lưu giữ chứng từ cẩn thận, không để hư hỏng, mục nát.  Sơ đồ 4: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán Công việc luân chuyển Bộ phận luân chuyển Nhu cầu các phòng Nhân viên văn phòng Trưởng phòng Phê duyệt Giám đốc Ký duyệt Tập hợp chứng từ Kế toán phần hành Ký duyệt Kế toán trưởng Lập chứng từ đặc trưng của phần hành Kế toán phần hành Ký duyệt Kế toán trưởng Vµo Nhật ký-Chứng từ, Sổ cân đối SPS Kế toán phần hành Bảo quản lưu trữ trữ (Nguồn số liệu: Phòng Kế toán) b.Hệ thống tổ chức tài khoản Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định số 15/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Ngoài ra công ty còn xây dựng một hệ thống các tài khoản chi tiết riêng phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên một số tài khoản như TK 136, TK 511, TK 627, TK 641 được chi tiết ở cấp 2 chưa phù hợp với chế độ kế toán mà theo quy định hiện hành thì tài khoản cấp 1 và cấp 2 do Nhà nước quy định và doanh nghiệp chỉ được chi tiết từ tài khoản cấp 3. Do vậy doanh nghiệp cần sửa đổi cho phù hợp. c.Hình thức sổ kế toán: Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức “Nhật ký-Chứng từ. Đây là hình thức tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký-Chứng từ. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên Nhật ký-Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký-Chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-Chứng từ để vào Sổ cái. Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ theo hình thức “Nhật ký-Chứng từ” Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký-Chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê Ghi chỳ : Ghi chú hàng ngày Ghi cuối kỳ Ghi đối chiếu d.Hệ thống báo cáo tài chính: Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo mẫu quyết định 15/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính. Ngoài ra để phục vụ cho mục đích quản trị công ty còn sử dụng hệ thống báo cáo quản trị nhanh khi có nhu cầu như: Báo cáo về giá trị sản xuất, Báo cáo chi tiết về tình hình tài chính, Báo cáo nhanh tình hình sản xuất kinh doanh hay Báo cáo về tình hình vay nợ, Báo cáo sản phẩm hoàn thành, Báo cáo chi tiết về nguồn vốn của doanh nghiệp, Báo cáo chi tiết về tình hình hàng tồn kho...Các Báo cáo giá thành sản phẩm, Báo cáo tình hình sử dụng lao động, Báo cáo tình hình đi vay... chưa được lập đầy đủ do không có yêu cầu cung cấp thông tin thường xuyên từ ban lãnh đạo. Do vậy, trong giai đoạn tiếp theo lãnh đạo Công ty cần có sự quan tâm sát sao hơn nữa đến tình hình tài chính doanh nghiệp. Hiện nay, công tác kế toán của Công ty được thực hiện theo phương pháp kế toán máy thực hiện bằng phần mềm kế toán ACCNET của Công ty phần mềm LacViet sản xuất. Công ty đã mua bản quyền phần mềm kế toán này và bắt đầu đi vào áp dụng từ tháng 05/2004. Phần mềm này đã được cải tiến và nâng cấp nhiều để phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty đối với phân hệ tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Sæ kÕ to¸n NHẬT KÝ-CHỨNG TỪ sæ chi tiÕt B¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i B¸o c¸o tµi chÝnh B¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCNET Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán khi sử dụng phầm mềm Kế toán ACCNET Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra : Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán ACCNET. Theo quy trình của phần mềm kế toán ACCNET, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp Nhật ký-Chứng từ và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào, kế toán thực hiện các công tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được cập nhật trong kỳ. Các nhân viên kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. ACCNET cho phép in ra tất cả các bảng biểu của hình thức Nhật ký-Chứng từ theo đúng mẫu quy định tại quyết định 15/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi thủ công. *Phần mềm kế toán ACCNET ứng dụng tại Công ty: +Phân hệ kế toán tổng hợp +Phân hệ kế toán vốn bằng tiền: tiền mặt và tiền gửi ngân hàng +Phân hệ kế toán công nợ phải trả: mua hàng và phải trả khác +Phân hệ kế toán hàng tồn kho: theo dõi nhập-xuất-tôn kho +Phân hệ kế toán chi phí giá thành +Phân hệ kế toán tài sản cố định Các phân hệ nghiệp vụ được tổ chức theo đúng chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam được liên kết với nhau một cách chặt chẽ. Sơ đồ 7: Các phân hệ kế toán trong phần mềm ACCNET Accounting Vốn bằng tiền Phiếu thu/chi Giấy báo Nợ/Có Phải thu Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập hàng bans bị trả lại Phải trả Phiếu nhập mua Phiếu xuất trả lại Hàng tồn kho Phiếu nhập, Phiếu xuất điều chuyển Tài sản cố định Nghiệp vụ khác Sổ quỹ tiền mặt Tiền gửi ngân hàng Báo cáo bán hàng Sổ chi tiết công nợ Báo cáo mua hàng Sổ chi tiết công nợ Thẻ kho Báo cáo N-X-T Thẻ tài sản cố định Bảng tính tài sản cố định TỔNG HỢP C¸c sæ chi tiÕt Nhật ký-Chứng từ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán Báo cáo kêt quả kinh doanh Báo cáo chi phí Giá thành (Nguồn số liệu: Phòng Kế toán) Phần II.Hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty TNHH 4P 2.1.Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm tại Công ty TNHH 4P 2.1.1.Đặc điểm sản phẩm của Công ty Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các sản phẩm nội thất văn phòng mang phong cách hiện đại, thuận tiện cho người sử dụng bao gồm: -Bàn, ghế dành cho văn phòng -Bàn, ghế dành cho phòng họp và phòng hội thảo -Bàn, ghế phòng hội trường -Tủ tài liệu bao gồm hệ thống tủ cao và tủ thấp phù hợp với mọi mục đích sử dụng của khách hàng. Sản phẩm n?i th?t FAMI cung cấp cho cả thị trường trong nước và xuất khẩu nhưng chủ yếu phục vụ cho xuất khẩu. Sản phẩm nội thất chịu ảnh hưởng của thị hiểu người tiêu dùng và chất lượng cũng như giá cả sản phẩm, chức năng tiện dụng hữu ích của sản phẩm quyết định thành công cho sản phẩm. Do vậy để đứng vững và phát triển trên thị trường Công ty phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện sản phẩm. Sản phẩm của Công ty phải trải qua nhiều công đoạn lắp ráp, chế biến, tạo dáng, mỗi giai đoạn đều có bộ phận kiểm soát chất lượng để kiểm tra chất lượng sản phẩm đảm bảo mỗi sản phẩm đưa ra thị trường đều đạt chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000-2001, huy chương vàng hội chợ triển lãm EXPO. Chính vì vậy Công ty không những giữ được những khách hàng truyền thống mà còn ngày càng mở rộng thị trường tiêu thụ. 2.1.2.Các phương thức bán hàng Khâu tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của vòng tuần hoàn vốn do vậy có thực hiện tốt tiêu thụ thì doanh nghiệp mới có thể tồn tại và phát triển. Muốn tiêu thụ đạt hiệu quả thì việc đa dạng hoá các phương thức bán hàng cũng là một chiến lược quan trọng. Hiện nay, Công ty gồm các phương thức tiêu thụ sau: a.Bán hàng thu tiền trực tiếp: Đây là phương thức mà hàng được giao tại kho của Công ty được khách hàng trả tiền ngay. Phương thức này thường áp dụng với các khách hàng nhỏ, lẻ ít có quan hệ với Công ty. b.Bán hàng trả chậm Theo phương thức này thì hàng được giao cho khách hàng, được khách hàng chấp nhận thanh toán trong một thời gian nhất định. ở Công ty TNHH 4P thời hạn thanh toán thường là 15 ngày. Phương thức này áp dụng khá phổ biến ở Công ty và thường áp dụng với những khách hàng thường xuyên, có quan hệ chặt chẽ với Công ty. c.Bán hàng theo phương thức chuyển hàng theo hợp đồng Hàng được Công ty chuyển đến cho bên mua theo địa điểm đã thoả thuận trên hợp đồng nhưng trước khi người mua tiếp nhận thì số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty. Trong trường hợp đó thì kế toán phải thường xuyên theo dõi tình hình chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán để xử lý trong thời hạn quy định đảm bảo lợi ích Công ty. Phương thức này thường áp dụng đối với các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá. d.Bán hàng thông qua trao đổi hàng Đây là một hình thức bán hàng thể hiện sự năng động, linh hoạt của Công ty dựa trên cơ sở lợi ích của cả hai bên. Công ty và doanh nghiệp khách hàng trao đổi cho nhau một lượng hàng hoá nhất định có thể ngang giá hoặc không ngang giá. Trường hợp này sẽ được xác định như tiêu thụ trả chậm và mua hàng hoá của khách hàng. e.Bán hàng đại lý Mặc dù chú trọng thị trường xuất khẩu, Công ty vẫn không ngừng củng cố hệ thống đại lí trong nước và ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thị trường nội địa. Hiện nay, đã có hơn 50 cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm của Công ty. Mỗi khách hàng muốn làm đại lý cho Công ty phải thực hiện các thủ tục cần thiết như ký hợp đồng đại lý. Đại lý bán đúng giá quy định và được hưởng hoa hồng 10%, sử dụng hoá đơn GTGT để làm cơ sở hạch toán. Hàng xuất cho đại lý chưa xác định là tiêu thụ mà vẫn thuộc sở hữu của Công ty. f.Phương thức tiêu thụ nội bộ Theo phương thức này hàng hoá được chuyển cho phòng kinh doanh để thực hiện tiêu thụ theo lệnh điều động nội bộ. Sơ đồ 8: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng Khách hàng Đề nghị mua hàng Phòng kinh doanh Lập HĐGTGT, ký Kế toán trưởng Ký Thủ kho Xuất hàng, ký nhận Kế toán tổng hợp Cập nhật thông tin, lưu 2.1.3.Các phương thức thanh toán Việc lựa chọn các phương thức thanh toán thích hợp cũng là một yêu cầu quan trọng đặt ra cho mỗi doanh nghiệp bởi phương thức thanh toán hợp lý sẽ tạo điều kiện cho khách hàng thanh toán nhanh chóng, giảm rủi ro cho doanh nghiệp. Hiện nay, khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng quen thuộc, số lượng đặt hàng lớn nên hình thức trả chậm được áp dụng rộng rãi. Đối với những khách nhỏ, lẻ thì phương thức thanh toán chủ yếu là bằng tiền mặt hay bằng uỷ nhiệm chi, séc. Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản được sử dụng rộng rãi nhất là đối với những khách hàng ở xa cách về mặt địa lý. Đối với những khách hàng nước ngoài, Công ty thường yêu cầu thanh toán theo phương thức L/C vì phương thức này chứa đựng ít rủi ro, Công ty có thể thu tiền hàng một cách đầy đủ. Khi thanh toán bằng ngoại tệ thì Công ty áp dụng tỷ giá qui đổi là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng (tỷ giá giao dịch bình quân). Sử dụng tỷ giá giao dịch bình quân giúp kế toán xác định được chính xác công nợ của khách hàng ngay tại thời điểm phát sinh. Nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá thì hạch toán vào doanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính. 2.2.Hạch toán tiêu thụ thành phẩm 2.2.1.Tài khoản sử dụng -TK 511: Phản ánh doanh thu bán hàng và kết chuyển doanh thu thuần của doanh nghiệp. Đây là tài khoản doanh thu. Tài khoản này không có số dư. TK 511 có 3 tài khoản cấp 2: +TK 5111: Doanh thu bán hàng nội địa +TK5112: Doanh thu bán hàng xuất khẩu +TK 5113: Doanh thu bán hàng đại lý Theo quy định của Chế độ kế toán, TK 511 được chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2: Doanh thu bán hàng hoá, Doanh thu bán các thành phẩm, Doanh thu cung cấp dịch vụ, Doanh thu trợ cấp, trợ giá và Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư. Do vậy Công ty mở chi tiết tài khoản cấp 2 của TK 511 theo bộ phận bán hàng là trái với chế độ vì Công ty chỉ có quyền mở chi tiết tài khoản ở cấp 3 trở lên Công ty cần có sự điều chỉnh phù hợp. -TK 632: Phản ánh sự biến động của giá vốn hàng bán. Đây là tài khoản chi phí. Tài khoản này không có số dư. -TK 155: Phản ánh giá trị nhập, xuất, tồn thành phẩm theo giá thực tế 2.2.2.Hạch toán doanh thu tiêu thụ Doanh thu tiêu thụ của Công ty bao gồm: -Doanh thu hàng tiêu thụ nội địa ( Tiêu thụ theo phương thức trực tiếp, tiêu thụ theo phương thức hàng đổi hàng) -Doanh thu hàng xuất khẩu -Doanh thu bán hàng đại lý 2.2.2.1.H¹ch to¸n doanh thu hàng xuất khẩu Trước khi thực hiện việc vận chuyển hàng hoá, Công ty kiểm tra ở ngân hàng xem khách hàng đã mở L/C theo đúng thủ tục hải quan hay chưa. Nếu các thủ tục hải quan đã được thực hiện, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và Lệnh xuất do phòng xuất nhập khẩu chuyển đến, phòng tài chính-kế toán viết Phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ để xuất hàng đến địa điểm thoả thuận trên hợp đồng (thường là cảng Hải Phòng). Khi đó, kế toán chưa ghi sổ mà chỉ lưu các chứng từ: Hợp đồng nhập khẩu, Lệnh xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ tại một hồ sơ riêng. Sau khi người mua kiểm nhận hàng hoá và chấp nhận thanh toán thì phòng kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT đã được đánh số theo thứ tự trong quyển hóa đơn mà Công ty đã mua tại Công ty hải quan thuế. Hoá đơn được viết thành 3 liên, đặt giấy than, viết một lần: Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng Liên 3: Màu xanh, dùng nội bộ Tại phòng kế toán sau khi nhận được hoá đơn GTGT, kế toán doanh thu sẽ tiến hành đối chiếu với phiếu xuất kho về số lượng, đơn giá rồi ghi sổ chi tiết doanh thu 5112-Doanh thu hàng xu?t kh?u. Theo quyết định số 45/QĐ/BTC ngày 10/4/2002 của Bộ trưởng Bộ tài chính, sản phẩm đồ nội thất không thuộc đối tượng chịu thuế xuất khẩu nên kế toán không phản ánh bút toán thuế xuất khẩu. Ví dụ: Căn cứ hoá đơn GTGT số 004230 về việc bán hàng hóa cho Công ty BOKYOU OA FUNITURE ngày 31/01/2008, tỷ giá giao dịch là 16.094 VNĐ/USD, kế toán xác định doanh thu tiêu thụ là 462.219.680 đồng và ghi vào sổ TK 5112: Nợ TK 131-PTKH07: 462.219.680 Có TK 5112 : 462.219.680 Khi khách hàng trả tiền, chênh lệch tỷ giá hối đoái được xác định là doanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính. Ví dụ: Ngày 17/2/2008, Công ty bán cho Công ty BOKYOU OA FUNITURE một lô hàng trị giá 43.560 USD, tỷ giá ghi sổ là 16.690 VNĐ/USD. Ngày 22/2/2008, Công ty BOKYOU OA FUNITURE thanh toán tiền cho Công ty, tỷ giá giao dịch bình quân là 16.710 VNĐ/USD. Khi đó kế toán ghi sổ: Ngày 22/2/2008: Nợ TK 11224 : 727.887.600 Có TK 131-PTKH07: 727.016.400 Có TK 515 : 871.200 Đồng thời ghi Nợ TK 007: 43.560 USD Biểu 2: Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng xuất khẩu Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội Sổ chi tiết Tài khoản 5112-Doanh thu hàng xuất khẩu Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 Đơn vị: Nghìn đồng Chứng từ Tên khách hàng Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày SH Nợ Có .... .... .... .... .... .... 03/01 HĐ97 Cty LG Electrolic Thiết bị văn phòng cao cấp 131 1.000.948 .... .... ..... .... ..... .... .... 10/01 HĐ185 Cty KOERA Kệ tủ đứng 131 764.230 ..... .... ..... ..... ..... ..... ...... 25/01 HĐ675 Cty DITAL HITON Nội thất văn phòng cao cấp 131 1.125.390 .... ..... .... ..... ..... ..... ..... 31/01 Kết chuyển sang 911 911 3.125.250 Cộng PS 3.125.250 3.125.250 Dư cuối kỳ 0 Ngày 31tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.2.2.2.Doanh thu tiêu thụ nội địa: -Tiêu thụ trực tiếp: Căn cứ hợp đồng kinh tế và lệnh xuất có chữ ký của Giám đốc, phòng kế toán viết hoá đơn GTGT và hoá đơn này cũng được lập làm 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần, nội dung 3 liên phải giống nhau. Hoá đơn này phải có phụ trách cung tiêu khách hàng, khách hàng, kế toán tiêu thụ. Kế toán thành phẩm sẽ viết phiếu xuất kho để khách hàng xuống kho lấy hàng. Thủ kho ký vào phiếu xuất kho, giữ lại hóa đơn GTGT liên xanh và thẻ kho còn liên đỏ giao cho khách hàng. Cuối tuần, tập hợp các phiếu xuất kho, hoá đơn đưa lên phòng kế toán. Nếu thanh toán ngay kế toán tiêu thụ vào sổ, thủ quỹ thu tiền và chuyển phiếu thu cho kế toán tiền mặt vào sổ và lưu trữ, bảo quản phiếu thu. Nếu trả chậm, kế toán tiêu thụ vào sổ kế toán công nợ ghi sổ và kẹp chứng từ vào sổ để theo dõi riêng. Tuy nhiên, để thuận lợi cho việc hạch toán trên máy vi tính, dù khách hàng trả tiền ngay hay chậm trả đều được hạch toán thông qua TK 131. Ví dụ: Theo hoá đơn số 0012295 ngày 10/1/2008, Công ty bán cho Công ty Cổ phần Hoà Phát với 10 bộ tủ văn phòng. Với giá bán chưa thuế là 39.427.000 đồng, thuế suất 10%: Nợ TK 131-PTKH12: 43.369.700 Có TK 5111 : 39.427.000 Có TK 3331 : 3.942.700 -Tiêu thụ thông qua trao đổi hàng: Nghiệp vụ này phát sinh khi một Công ty khác có loại nguyên vật liệu mà Công ty đang cần như: gỗ ép Melamine, Vinyl sheet, Fly wood, Honey comb....Công ty đó lại có nhu cầu về sản phẩm của Công ty vì vậy hai Công ty ký kết hợp đồng trao đổi hàng hoá. Thực chất nghiệp vụ trao đổi hàng hoá là việc mua nguyên vật liệu và bán sản phẩm cho cùng một đối tượng rồi tiến hành bù trừ công nợ. Khi khách hàng chuyển nguyên vật liệu đến, bộ phận kho tiến hành kiểm nhận, kế toán viết phiếu nhập kho chuyển xuống kho để thủ kho ký và ghi thẻ kho.Sau đó, căn cứ vào hợp đồng trao đổi hàng hoá, lệnh xuất kho để khách hàng lấy hàng, kế toán tiêu thụ viết hoá đơn GTGT để giao cho khách hàng. Ví dụ : Theo hoá đơn số 0012305 ngày 18/1/2007, Công ty xuất cho Công ty TNHH Bảo tín 15 bộ bàn Giám đốc với loại đơn giá chưa thuế GTGT là 7.000.000 đồng/bộ. Nên doanh thu được xác định là: 7.000.000 x 15= 105.000.000 đồng, thuế suất thuế GTGT là 10%: Nợ TK 131-PTKH25: 115.500.000 Có TK 5111 : 105.000.000 Có TK 3331 : 10.500.000 Doanh thu hàng xuất khẩu và doanh thu nội địa đều được phản ánh chung trên sổ chi tiết TK 5111. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết Doanh thu Công ty kế toán tổng hợp doanh thu tiêu thụ phát sinh trong kỳ để vào Sổ cái TK 511. Biểu 03 : Sổ chi tiết tài khoản Doanh thu tiêu thụ nội địa Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53 Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội Sổ chi tiết Tài khoản 5111-Doanh thu bán hàng nội địa Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 Đơn vị: Nghìn đồng Chứng từ Tên khách hàng Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày SH Nợ Có .... .... .... .... .... .... 05/01 HĐ423 CP Tân Sơn Nhất Bán bàn giám đốc 131 60.700 05/01 PNK4 CP Sơn Huy Trả lại hàng bán 131 120.697 05/01 HĐ 424 CP Thiên Địa Nhân Bán nội thất văn phòng 131 909.120 05/01 GG9 TNHH Thành Long Giảm giá hàng bán 131 11.230 ... .... .... .... .... .... .... 20/01 HĐ1245 TNHH Ánh Dương Bán hộc tủ 131 98.456 .... .... .... .... .... .... .... 31/01 Kết chuyển sang 911 911 1.125.789 Cộng PS 1.125.789 1.125.789 Dư cuối kỳ 0 Ngày 31 tháng 01 năm 2005 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.2.2.3.Doanh thu bán hàng đại lí: Căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho và Lệnh xuất kho, kế toán lập Phiếu xuất kho bán hàng đại lý xuất hàng đại lý. Phiếu này cũng được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần: Liên 1: Lưu Liên2: Vận chuyển hàng hoá Liên 3: Dùng trong nội bộ Biểu 04 : Phiếu xuất kho hàng bán đại lý Đơn vị: Công ty TNHH 4 P PHIẾU XUẤT KHO Địa chỉ: Tầng 13-53-Quang Trung-HBT-Hà Nội Hàng gửi bán đại lý Mã số thuế: 0900198105 Liên 1: Lưu Ngày 03 tháng 01 năm 2008 No: 40215 Căn cứ hợp đồng kinh tế số ...............ngày..................tháng.............năm............. của ................với (tổ chức, cá nhân)..............về việc............................................ Họ tên người vận chuyển : Anh Khang .... Hợp đồng số (nếu có)........................ Phương tiện vận chuyển: ...................................................................................... Xuất tại kho: 535 Kho Lĩnh Nam-Hoàng Mai-Hà Nội Nhập tại kho:......................................................................................................... STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất SP Mã số Đơn vị tính SL ĐG Thành tiền A B C D 1 2 3=1x2 1 Bàn đặc biệt BĐBMD Chiếc 50 10.500 525.000 2 Bàn nối dài BNDMD Chiếc 30 7.300 219.000 3 Kệ sách đứng KSĐMD Chiếc 35 12.000 420.000 Cộng 105 1.164.000 Xuất, ngày 01 tháng 01 năm 2008 Nhập, ngày ...tháng...năm...... Người nhận hàng Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Hàng xuất cho đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty nên được theo dõi trên TK 157. Khi đại lý bán hàng giao hoá đơn GTGT cho khách hàng sau đó đại lý thực hiện thanh toán với Công ty và Công ty sẽ xuất hoá đơn cho bên đại lý. Đại lý bán đúng giá quy định và được hưởng hoa hồng 10%. Cuối tuần, thủ kho chuyển Phiếu xuất kho hàng bán đại lý lên phòng kế toán để kế toán tiêu thụ ghi vào sổ chi tiết TK 155 và TK 157. Cuối tháng, kế toán đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho và lập Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn. Để tăng cường thông tin cho quản trị, kế toán còn lập Báo cáo hàng tồn đại lý, Báo cáo hàng đại lý trả lại. Hàng đại lý bị trả lại phải có Phiếu đề nghị trả lại hàng đại lý và được Giám đốc Công ty chấp thuận, kế toán sẽ lập Phiếu nhập kho để nhập lại kho thành phẩm. Biểu 05: Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng đại lý Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội SỔ CHI TIẾT Tài khoản 5113-Doanh thu bán hàng đại lý Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 01/01/2008 Đơn vị: Triệu đồng Chứng từ Tên khách hàng Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày SH Nợ Có .... .... .... .... ..... .... 05/01 HĐ45 Nội thất NEW Bán Nội thất cao cấp 131 194.000 06/01 HĐ46 Ánh Dương Bàn làm việc 131 50.425 .... .... .... .... .... ..... 20/01 HĐ189 CH Hoa Lư Bàn chủ tịch tiêu chuẩn 131 30.258 .... .... .... .... ..... .... 31/01 Kết chuyển sang 911 911 1.123.580 Cộng PS 923.580 923.580 Dư cuối kỳ 0 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.3.Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ doanh thu ở Công ty TNHH 4P gồm: Giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. a.Hạch toán giảm giá hàng bán Các khoản giảm giá hàng bán phát sinh là các khoản giảm trừ cho người mua hàng do hàng mua kém phẩm chất, sai quy cách...Khi phát sinh giảm giá hàng bán thì kế toán thực hiện hạch toán trực tiếp vào bên nợ TK 511 tương ứng với các tài khoản chi tiết TK 5111, TK 5112, TK 5113. Khi kiểm nhận hàng hoá, khách hàng nếu thấy số lượng hay chất lượng không đảm bảo theo hợp đồng kinh tế thì trong Biên bản kiểm nhận hàng hoá do hai bên giao nhận hàng hoá phải ghi rõ số hàng chấp nhận và số hàng không chấp nhận (nêu rõ lý do). Bộ phận kinh doanh sẽ trình Giám đốc giải quyết. Nếu đồng ý, Giám đốc sẽ ký quyết định giảm giá. Căn cứ vào quyết định giảm giá, kế toán sẽ ghi giảm doanh thu tiêu thụ và thuế GTGT đầu ra tương ứng. Ví dụ: Theo hoá đơn số 0012295, Công ty bán cho Công ty TNHH máy tính Trần Anh Computer với 30 kệ với giá chưa thuế là 4.000.000đồng/kệ. Do hàng không đảm bảo chất lượng như theo hợp đồng đã ký nên Công ty quyết định giảm giá 5%. Căn cứ vào quyết định giảm giá số 01, kế toán tiêu thụ ghi giảm doanh thu Công ty như sau: Nợ TK 5111 : 6.000.000 Nợ TK 3331 : 600.000 Có TK 131-PTKH 15: 6.600.000 b.Hạch toán hàng bán bị trả lại: Hàng bán bị trả lại khi khách hàng không chấp nhận hàng hoá do không đảm bảo chất lượng, số lượng, và khách hàng không chấp nhận giảm giá. Khi khách hàng trả lại hàng hoá, phòng kinh doanh thực hiện kiểm nhận lại hàng, lập Bên bản hàng bán bị trả lại trong đó ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng, giá bán của hàng hoá bị trả lại và số hiệu của Hoá đơn bán hàng liên quan, phòng kế toán sẽ lập Phiếu nhập kho để nhập lại kho số hàng trên. Căn cứ vào Biên bản hàng bán bị trả lại, Phiếu nhập kho, kế toán tiêu thụ ghi giảm doanh thu trong kỳ. Ví dụ: Với nghiệp vụ mua hàng theo Hoá đơn GTGT số 001295 Công ty TNHH Trần Anh Computer chấp nhận 20 kệ giảm giá 5% còn lại trả lại 10 kệ. Căn cứ vào Biên bản hàng hoá bị trả lại số 01, Phiếu nhập số 11, kế toán tiêu thụ ghi vào bên Nợ TK 5111 Nợ TK 5111 : 40.000.000 Nợ TK3331 : 4.000.000 Có TK 131-PTKH15 : 44.000.000 đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán: Nợ Tk 155 : 25.000.000 Có TK 632 : 25.000.000 Cuối tháng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ kế toán lập Báo cáo tiêu thụ. Báo cáo tiêu thụ dùng để theo dõi doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra theo từng hoá đơn, nó được lập theo từng loại doanh thu: Doanh thu hàng bỏn n?i d?a, Doanh thu hàng xu?t kh?u, Doanh thu đại lý. Căn cứ vào sổ chi tiết của tài khoản doanh thu, kế toán tiêu thụ ghi Sổ cái TK 511-Doanh thu. Cuối tháng, kế toán thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu giữa sổ chi tiết TK 5111,TK 5112, TK 5113 với Báo cáo tiêu thụ về doanh thu của từng hoạt động, đối với Sổ cái Tk 511 về tổng số doanh thu phát sinh. Biểu 06: Báo cáo tiêu thụ tháng 01 năm 2008 BÁO CÁO TIÊU THỤ Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH 4 P Địa chỉ: Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội Mã số thuế: 0900198105 Đơn vị: Triệu đồng Hoá đơn chứng từ bán hàng Tên người mua MST người mua Tên hàng Doanh số bán (chưa VAT) Thuế suất (%) VAT Tổng Ghi chú Ký hiệu HĐ Số HĐ Ngày TK 131 Hoá đơn hàng bán nội địa .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... MP/2008B 012297 12/01 CP Sơn Hà 0100102632 Bàn làm việc 132.764 10 13.276 146.040 146.040 LP/2008B 012586 16/01 TNNH Thiên Bình 01001062614 Giá đỡ 159.123 10 15.912 175.035 175.035 .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... Cộng 1.296.171 129.617 1.125.789 1.125.789 Hoá đơn hàng XK LP/2008B 0012496 01/01 Cty UNILVER 011000679 Nội thất cao cấp 2.125.830 0 0 2.125.830 2.125.830 .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... EL/2008B 0021695 28/01 Cty LG Electrolic 0110123258 Bàn họp 1.156.986 0 0 1.156.986. 1.156.986 .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... Cộng 3.125.250 3.125.250 3.125.250 Hoá đơn đại lý ..... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... EV/2008B 002114 15/01 Cty Mỹ Á 0200169667 Bàn vi tính 48.123 10 4.812 52.935 52.935 .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... LD/2008B 0021454 29/01 Fivimark 030222559 Kệ nối đặc biệt 456.789 10 45.679 502.467 502.467 Cộng 921.436 92.143 923.580 923.580 Tổng cộng 5.078.130 631.670 5.678.130 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 07 : Sổ cái TK 511 Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản 511-Doanh thu Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 Số dư đầu kỳ Nợ Có 0 Đơn vị: Triệu đồng Tháng Ghi nợ TK 511 Ghi có các Tk Tháng 1 Tháng 2 Tháng ... Tháng 12 Cộng 1.TK 131 9442857 2.TK 911 5.374.617 Cộng PS Nợ 5.374614 Tổng PS Có 5.374.614 Số dư cuối kỳ Nợ Có 0 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.4.Hạch toán phải thu khách hàng 2.4.1.Tài khoản sử dụng: -TK 131: Phản ánh số phải thu khách hàng và số tiền khách hàng đã thanh toán cho doanh nghiệp. Tài khoản này có số dư cả bên Nợ và bên Có và được mở riêng cho từng đối tượng công nợ. 2.4.2.Hạch toán phải thu khách hàng Để thuận tiện cho việc theo dõi công nợ của khách hàng , Công ty theo dõi mở riêng từng Sổ chi tiết đối với mỗi khách hàng: Biểu 08 : Sổ chi tiết TK 131 Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội SỔ CHI TIẾT Tài khoản 131-Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty Thiên Sơn Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 Đơn vị: Nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số hiệu Nợ Có Dư đầu kỳ 12.256 05/01 HĐ00112 Bán Tủ đặc biệt 511 18.325 Thuế GTGT đầu ra 3331 1.832 17/01 PT 29 Khách hàng trả tiền 111 20.157 25/01 HĐ0249 Bán Bàn làm việc 511 56.238 Thuế GTGT đầu ra 3331 5.623 Cộng PS 82.018 20.157 Dư cuối kỳ 74.117 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Với những khách hàng có quan hệ thường xuyên, mật độ giao dịch nhiều thì kế toán theo dõi riêng trên một sổ chi tiết. Đối với những khách nhỏ lẻ, ít có quan hệ giao dịch thì được theo dõi chung trên một sổ chi tiết. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, kế toán mở sổ chi tiết Tk 131 theo từng đối tượng thanh toán để theo dõi tình hình công nợ trong tháng. Căn cứ vào số liệu tổng hợp của các sổ chi tiết Phải thu khách hàng, kế toán lập Bảng kê số 11. Mỗi khách hàng sẽ được trình bày trên một dòng ở bảng kê với các cột theo dõi số dư đầu kì, phát sinh Nợ, phát sinh Có và dư cuối kì. Sổ cái TK 131 được ghi vào cuối tháng căn cứ vào số liệu các sổ chi tiết và được so sánh với số liệu trên Bảng kê số 11 về dư đầu kì, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư cuối kì. Hiện nay Công ty chưa thực hiện lậ._.án bị trả lại và Giảm giá hàng bán nên Công ty cần theo dõi riêng trên các sổ chi tiết, sổ cái để nắm được tình hình chất lượng của sản phẩm, từ đó có biện pháp thích hợp nâng cao chất lượng, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. +Về hạch toán giá vốn hàng bán Giá vốn thành phẩm được xuất cho Phòng kinh doanh thực hiện tiêu thụ thì giá vốn được theo dõi trên TK 1366. Đây là sự vận dụng linh hoạt của Công ty nhưng lại phản ánh sai bản chất, vi phạm nguyên tắc quyền và nghĩa vụ bởi vì thành phẩm tuy xuất cho phòng kinh doanh nhưng vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty nên không thể phản ánh qua TK 1366. Tài khoản 1366 không chỉ theo dõi giá vốn mà còn theo dõi cả nghiệp vụ Tạm ứng, Hoa hồng cho phòng kinh doanh vì vậy việc kiểm tra, đối chiếu giá vốn hàng bán cuối kỳ gặp nhiều khó khăn. +Về hạch toán chi phí quảng cáo khuyến mại Khi hạch toán chi phí quảng cáo, khuyến mại bằng sản phẩm của Công ty, kế toán không ghi nhận doanh thu tiêu thụ nội bộ mà hạch toán như sau: Nợ TK 641: chi phí quảng cáo, khuyến mại Có Tk 155: giá thành sản phẩm xuất kho Việc hạch toán như vậy đã vi phạm chế độ kế toán, làm sai lệch doanh thu và giá vốn hàng bán trong kỳ. Hơn nữa, chi phí quảng cáo, khuyến mại phát sinh được tính toàn bộ ngay trong tháng đó làm chi phí tăng đột ngột, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh. Do vậy, Công ty cần có sự thay đổi để chấp hành tốt hơn quy định của chế độ kế toán và đảm bảo thông tin chi tiết các báo cáo tài chính trung thực và chính xác. +Về hạch toán chi phí khấu hao Chi phí khấu hao là một trong những chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp do vậy tính đủ và chính xác nó là một trong những yêu cầu không thể thiếu được. Hiện nay,Công ty vẫn thực hiện trích khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng nên ở những tháng có sự tăng giảm TSCĐ, chi phí khấu hao không được tính chính xác. +Về hạch toán thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ Đối với thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể là trong tháng 01/2008, kế toán đã hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ như sau: Nợ TK 642 : 7.156.894 Có TK 133: 7.156.894 Điều này không đúng theo quy định của Chế độ kế toán, nó phản ánh sai bản chất nghiệp vụ và làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp +Về lập dự phòng Hiện nay, Công ty chưa thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng đến việc xác định đúng chi phí kinh doanh trong kỳ. Thực tế, các nghiệp vụ bán hàng trả chậm không phải luôn được thanh toán theo đúng thời hạn quy định, một số khoản nợ quá hạn và có khả năng không thu được nợ. Số nợ quá hạn cuả Công ty chiếm khoảng 1,76% số nợ phải thu (khoảng 368.966.245 đồng) trong đó khoảng 163.524.850 đồng là nợ quá hạn 3 năm, khoảng 86.359.274 đồng là nợ quá hạn 1 năm và khoảng 119.082.121 đồng là nợ quá hạn trên 1 tháng. Do vậy Công ty cần lập dự phòng phải thu khó đòi để tránh chi phí bị tăng cao trong một kỳ và xác định đúng chi phí kinh doanh đảm bảo nguyên tắc phù hợp. +Về sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký-Chứng từ nhưng lại bỏ qua việc lập bảng kê và Nhật ký-Chứng từ như: Bảng kê số 10 và Nhật ký-Chứng từ số 8. Mặc dù, phần mềm kế toán ACCNET đã góp phần giúp kế toán dễ dàng tổng hợp dữ liệu từ các sổ chi tiết để vào sổ cái nhưng bỏ qua việc lập Nhật ký-Chứng từ số 10 làm giảm chức năng đối chiếu, kiểm tra chặt chẽ của hình thức ghi sổ này và giảm tính tổng hợp của số liệu, gây khó khăn cho nhà quản lý. -Về công tác kế toán quản trị Hiện nay tại Công ty, công tác kế toán quản trị chưa được coi trọng. Kế toán tại đơn vị mới chỉ dừng lại ở chức năng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời mà chưa có những phân tích những báo cáo hỗ trợ cho nhà quản lý của đơn vị. Mặc dù làm kế toán trên máy cho phép tổng hợp thông tin theo yêu cầu và ra các báo cáo quản trị kịp thời. Tuy nhiên chức năng này chỉ có chức năng hỗ trợ chứ không thể giúp các kế toán viên trong việc phân tích những con số để đưa ra nhận xét thích đáng về tình hình tiêu thụ tại đơn vị. Việc phân tích báo cáo tài chính là rất quan trọng trong quá trình kinh doanh để tìm hướng đi và giải pháp thích hợp cho quá trình phát triển của doanh nghiệp vì vậy các kế toán viên cần phải nghiên cứu và học hỏi, bổ sung kiến thức tài chính để đáp ứng nhu cầu công việc. Biểu 23: Bảng kê số 10 Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội BẢNG KÊ SỐ 10 TK 157-Hàng gửi bán Đơn vị: Tháng ...năm .... Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 157 ghi Có các TK Ghi có TK 157, ghi Nợ các tài khoản Số hiệu Ngày tháng TK154 TK155 .......... Cộng Nợ TK 157 TK632 .............. Cộng có TK 157 SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT Cộng Số dư cuối tháng Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 24: Nhật ký -Chứng từ số 8 Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội NHẬT KÝ-CHỨNG TỪ SỐ 8 Ghi có các TK 155, 156, 157, 131, 632, 641, 642, 911 Tháng .......năm........ Số hiệu Tk ghi Nợ TK ghi có TK ghi nợ TK 155 TK 156 Tk 157 ......... TK 131 TK 511 TK 632 TK 641 TK 642 TK 911 111 112 131 511 632 911 Cộng Đã ghi Sổ cái, ngày....tháng....năm..... Ngày .....tháng......năm..... Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 25: Sổ chi tiết thanh toán với người mua bằng ngoại tệ Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA BẰNG NGOẠI TỆ Tài khoản: 131 Đối tượng:............. Loại ngoại tệ:........ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Tỷ giá Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư SH Ngày tháng Nợ Có Nợ Có NT VNĐ NT VNĐ NT VNĐ NT VNĐ Số dư ĐK Cộng số PS Số dư Ck Ngày ....tháng ....năm..... Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 3.2.Phương hướng nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tại Công ty TNHH 4P 3.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện Công ty TNHH 4P đã có một đội ngũ kế toán đồng đều về trình độ, luôn đoàn kết thống nhất với nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, cung cấp đầy đủ thông tin cho ban quản lý, góp phần không nhỏ vào sự phát triển của Công ty. Tuy nhiên, những tồn tại là tất yếu trong bất kỳ một bộ máy nào kể cả bộ máy kế toán do vậy yêu cầu hoàn thiện luôn được đặt ra. Bộ phận kế toán là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó thu nhập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho toàn doanh nghiệp. Do vậy, nó phải ngày càng hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn với từng sự thay đổi của doanh nghiệp, của chế độ kế toán để công tác kế toán luôn là người hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo Công ty, cho các cơ quan quản lý nhà nước. Tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ là một trong những phần hành quan trọng nhất của công tác kế toán. Nó xác định toàn bộ những nỗ lực của doanh nghiệp từ tất cả các khâu mua các yếu tố đầu vào cho sản xuất, tổ chức sản xuất và tiêu thụ. Vì vậy, yêu cầu hạch toán đúng, đầy đủ theo pháp luật được đặt cao hơn so với phần hành khác vì mỗi một tồn tại nhỏ trong quá trình hạch toán đều ảnh hưởng kết quả chung của toàn bộ doanh nghiệp. Hạch toán đúng đắn phần hành này không những xác định đúng kết quả doanh nghiệp đã đạt được trong kỳ mà còn có tác dụng nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong Công ty bởi thông tin kế toán là thông tin tổng hợp, nó tác động đến tất cả các hoạt động của Công ty. Do vậy, yêu cầu hoàn thiện hạch toán phần hành này là bức thiết. 3.2.2.Phương hướng hoàn thiện Do tầm quan trọng của phần hành tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm nên hoàn thiện phải đảm bảo các yêu cầu sau: Thứ nhất: Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán. Kế toán là một công cụ quản lý tài chính quan trọng của Nhà nước, do đó tuân thủ đúng chế độ sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Do chế độ chỉ dừng lại ở kế toán tổng hợp nên việc vận dụng linh hoạt vào mỗi doanh nghiệp là hết sức cần thiết nhưng phải trong khuôn khổ cơ chế tài chính và tôn trọng chế độ kế toán. Thứ hai: Hoàn thiện trên cơ sở đảm bảo công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty và đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Thứ ba: Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc kế toán nhưng vẫn đảm bảo tính khoa học, đảm bảo hiệu quả của công tác nói chung. Công ty đã thực hiện khá tốt công tác kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý, phù hợp với đặc điểm Công ty và tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số điểm chưa hợp lý, chưa thật tối ưu. Với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán phần hành này sau đây là một số ý kiến của tôi. 3.3.Giải pháp hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH 4P 3.3.1.Hoàn thiện hệ thống tài khoản Theo quy định hiện hành về chế độ tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp thì tất cả các tài khoản kế toán sử dụng trong công tác hạch toán kế toán tại đơn vị đều phải tuân theo đúng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định, kế toán chỉ được phép mở thêm tài khoản cấp 3 để phục vụ nhu cầu quản lý tại doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán hiện hành quy định mở TK 511 thành 5 tài khoản cấp 2: +TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá +TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm +TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ +TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá +TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư và tài khoản 641 được chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2: +TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng +TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì +TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng +TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6415: Chi phí bảo hành +TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6418: Chi phí bằng tiền khác Còn ở Công ty TNHH 4P TK 511 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 là: TK 5111 (Doanh thu bán hàng nội địa), TK 5112 (Doanh thu hàng xuất khẩu), TK 5113 (Doanh thu bán đại lý) và TK 641 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 là TK 6411 (Chi phí sản xuất mẫu), TK 642 (Hoa hồng đại lý), TK 6413 ( Chi phí xuất nhập khẩu). Việc mở chi tiết như vậy tuy phù hợp với đặc điểm của Công ty nhưng lại sai quy định của chế độ, do vậy Công ty có thể mở chi tiết tài khoản cấp 2 theo quy định của chế độ và mở tài khoản chi tiết theo yêu cầu của Công ty ở tài khoản cấp 3. Để quản lý tốt hơn chi phí quản lý doanh nghiệp, Công ty nên mở chi tiết TK 642 theo hướng của bộ phận tài chính như sau: +TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý +TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý +TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng +TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6425: Thuế, phí và lệ phí +Tk 6426: Chi phí dự phòng +TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6428: Chi phí bẵng tiền khác 3.3.2.Về hoàn thiện hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Về việc hạch toán trực tiếp, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại trực tiếp vào bên Nợ TK 511 gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý và không phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Theo quy định hiện hành của chế độ kế toán, khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại phải được theo dõi riêng trên TK 532 và TK 531. Ví dụ: Khi thực hiện giảm giá cho khách hàng do hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng theo Quyết định giảm giá số 01 ngày 10 tháng 1 năm 2008, kế toán ghi Nợ TK 532: 609.440 Nợ TK 3331: 60.944 Có TK 131: 670.384 Cuối kỳ, kế toán ghi giảm doanh thu Nợ TK 511: 609.440 Có Tk 532: 609.440 Khi khách hàng trả lại hàng, căn cứ Biên bản kiểm nghiệm và Hoá đơn GTGT của lô hàng đó, kế toán ghi giảm thuế GTGT phải nộp và giảm khoản phải thu. Đồng thời, căn cứ Phiếu nhập kho, ghi giảm giá vốn tiêu thụ của lô hàng đó. Ví dụ: Nghiệp vụ trả lại hàng ngày 10/1/2008, kế toán ghi như sau: Nợ TK 531: 71.523.600 Nợ TK 3331: 7.152.360 Có TK 131: 78.675.360 Đồng thời ghi giảm giá vốn tiêu thụ Nợ TK 155: 50.127.500 Có TK 632: 50.127.500 Cuối kỳ, ghi giảm doanh thu tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 511: 71.532.600 Có TK 531: 71.532.600 3.3.3.Về giá vốn hàng bán Khi Công ty xuất hàng cho phòng kinh doanh tiêu thụ, kế toán ghi Nợ TK 1366 Có TK 155 Khi đã có chứng từ xác định kết quả tiêu thụ, kế toán ghi bút toán phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 1366 Nếu hàng bán bị trả lai Công ty, kế toán ghi bút toán nhập kho Nợ TK 155 Có TK 1366 Như vậy, như đã phân tích ở trên, việc theo dõi trên TK 1366 không đúng quyền và nghĩa vụ của Công ty đối với số thành phẩm này. Thực tế phòng kinh doanh có chức năng như một đại lý vì vậy để thuận lợi cho việc hạch toán giá vốn hàng bán cũng như phản ánh đúng quyền và nghĩa vụ của Công ty thì kế toán nên theo dõi số hàng này trên TK 157. Cụ thể, khi xuất hàng cho Phòng kinh doanh, kế toán ghi Nợ TK 157 Có TK 155 Khi có chứng từ báo việc tiêu thụ đã thực hiện kế toán ghi: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 đồng thời ghi bút toán phản ánh giá vốn Nợ TK 632 Có TK 157 Như vậy cuối kỳ kế toán có thể đối chiếu, kiểm tra giá vốn hàng bán trong kỳ một cách dễ dàng bằng cách đối chiếu các sổ chi tiết TK 155, TK 157 với các sổ chi tiết TK 632, đối chiếu chi tiết TK 632 với sổ cái TK 632, đối chiếu các sổ cái với nhau. 3.3.4.Hạch toán chi phí quảng cáo, khuyến mại bằng sản phẩm của Công ty Khi Công ty sử dụng sản phẩm của mình để quảng cáo hay khuyến mại, kế toán có thể hạch toán theo hướng dẫn của chế độ kế toán như sau: Kế toán ghi nhận như một khoản doanh thu nội bộ (giá ghi nhận doanh thu chính là giá vốn) nhưng không phải nộp thuế GTGT và thực hiện kết chuyển giá vốn hàng bán như một nghiệp vụ bán hàng bình thường. Tuy nhiên, nếu chi phí khuyến mại, quảng cáo liên quan đến nhiều kỳ thì kế toán hạch toán vào TK 142 để phân bổ dần vào chi phí bán hàng của các kỳ đó. Cụ thể, nghiệp vụ dùng sản phẩm của Công ty để quảng cáo, khuyến mại ở ngày 17/1/2008 có thể hạch toán như sau: (theo Thông tư số 32/2007/TT-BTC ) Nợ TK 142: 13.264.897 N? TK 133: 1.326.489 Có TK 512: 14.591.386 đồng thời kết chuyển giá vốn Nợ TK 632: 13.264.897 Có TK 155: 13.264.897 Chi phí này có thể được phân bổ trong 3 tháng, nên ở các tháng 01, 02, 03 năm 2008, kế toán sẽ ghi sổ như sau: Nợ TK 641: 4.421.632 Có TK 142: 4.421.632 Hạch toán như vậy Công ty sẽ đảm bảo phản ánh chính xác doanh thu, giá vốn thực hiện trong kỳ, cung cấp thông tin chính xác hơn trong các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị của Công ty đồng thời góp phần thực hiện đúng quy định chế độ kế toán. 3.3.5.Về hạch toán chi phí khấu hao Công ty nên thực hiện trích khấu hao theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính, theo quyết định này, chi phí khấu hao được trích theo số ngày sử dụng TSCĐ. Cuối tháng, căn cứ nơi sử dụng và cách tính khấu hao là phương pháp đường thẳng, kế toán tính toán ra mức khấu hao trong tháng theo công thức trên, lập Bảng tính và phân bổ khấu hao, thực hiện ghi sổ theo quy định. 3.3.6.Về hạch toán thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ do hoá đơn, chứng từ không hợp lệ, hợp pháp hiện nay được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, điều này phản ánh sai lệch chi phí quản lý doanh nghiệp và không đúng với bản chất nghiệp vụ. Công ty nên thực hiện hạch toán số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ này vào TK 811 theo quy định của chế độ kế toán. Cụ thể, trong tháng 01 năm 2008, số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ do hoá đơn, chứng từ không hợp lệ là 10.156.894 đồng, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 811: 10.156.894 Có TK 133: 10.156.894 3.3.7.Về lập dự phòng 3.3.7.1.Dự phòng phải thu khó đòi Hiện nay, Công ty chưa thực hiện lập dự phòng Phải thu khó đòi và dự phòng Giảm giá hàng tồn kho. Thực tế, các khoản phải thu của Công ty chiếm tỷ trọng khá lớn (theo số liệu năm 2007, nó chiếm 50% vốn lưu động, và chiếm 15% tổng số vốn) nên độ rủi ro là khá cao 1.3% tổng số nợ phải thu là nợ quá hạn như đã phân tích ở trên. Do vậy, Công ty nên thực hiện lập dự phòng phải thu khó đòi theo hướng dẫn của chế độ. Tài khoản sử dụng là TK 139 và TK 642 3.3.7.2.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tương tự như vậy, Công ty có thể thành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo hướng dẫn của chế độ kế toán. Tài khoản sử dụng là TK 159 và TK 632. 3.3.8.Về sổ sách kế toán Như đã phân tích ở trên, kế toán nên lập Bảng kê số 10 để theo dõi hàng gửi đại lý và Nhật ký-Chứng từ số 8 để việc vào sổ Cái các tài khoản 511, 632, 155, 157 và đối chiếu, kiểm tra cuối kỳ dễ dàng. Bảng kê số 10 và Nhật ký-Chứng từ số 8 có thể được lập theo hướng dẫn của Vụ chế độ kế toán . Bên cạnh đó, các khoản phải thu khách hàng nước ngoài bằng ngoại tệ hiện nay, kế toán mới chỉ ghi sổ chi tiết TK 131 theo tiêng VNĐ mà chưa tổ chức theo dõi theo nguyên tệ. Điều này ảnh hưởng đến cung cấp thông tin về tình hình công nợ của khách hàng vì tỷ giá ngoại tệ thay đổi theo từng ngày đòi hỏi kế toán phải nắm vững tình hình công nợ thực tế của khách hàng. Do vậy, Công ty nên theo dõi khoản phải thu khách hàng nước ngoài theo cả tiền VNĐ và cả theo nguyên tệ. 3.3.9.Về việc hoàn thiện bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty hiện nay gồm 8 nhân viên kể cả Kế toán trưởng. Các nhân viên kế toán đều là những cán bộ trẻ, năng động, có trình độ luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình, góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của Công ty. Tuy nhiên, do khối lượng công việc nhiều nên mỗi kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành. Cụ thể là kế toán tiền lương và BHXH hiện đang kiêm thủ quỹ, điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán. Hình thức ghi sổ kế toán lại là hình thức Nhật ký-Chứng từ nên công việc thường dồn vào cuối kỳ đặc biệt là kế toán tổng hợp. Do vậy, việc tuyển thêm kế toán là yêu cầu bức thiết trong giai đoạn tới để tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán. Hiện nay, phòng kế toán đã trang bị đầy đủ máy tính cho các kế toán sử dụng xong tình trạng mạng máy tính bị nghẽn và bị chậm xảy ra thường xuyên nhất là vào cuối tháng khi khối lượng công việc nhiều, Công ty nên khắc phục nhược điểm này để cho công việc của bộ phận kế toán cũng như các bộ phận khác được hoàn thành một cách tốt nhất tạo điều kiện lưu chuyển thông tin nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu quản lý. 3.3.9.Một số biện pháp tăng cường doanh thu tiêu thụ và lợi nhuận hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty TNHH 4P 3.3.9.1.Thực hiện chiết khấu thanh toán Công ty TNHH 4P không thực hiện chế độ chiết khấu thanh toán trong trường hợp khách hàng thanh toán tiền ngay hoặc thanh toán trước hạn. Điều này ảnh hưởng đến thời hạn thanh toán của khách hàng bởi vì dù thanh toán trước hạn hay đúng hạn khách hàng vẫn phải trả đầy đủ số tiền mua hàng của Công ty nên các khách hàng muốn giữ lại tiền của mình mà không trả ngay. Do vậy nó ảnh hưởng đến tình hình công nợ, ảnh hưởng đến vốn bằng tiền của Công ty, tăng rủi ro trong kinh doanh. Công ty có thể khuyến khích các khách hàng thanh toán ngay hoặc thanh toán trước thời hạn bằng một khoản chiết khấu. Hạn thanh toán ở Công ty TNHH 4P thường là 15 đến 30 ngày tuỳ vào mối quan hệ của Công ty với khách hàng. Khoản chiết khấu mà Công ty dành cho khách hàng phải căn cứ lãi suất ngân hàng, căn cứ vào mối quan hệ của Công ty với khách hàng để đưa ra mức chiết khấu phù hợp, khuyến khích khách hàng thanh toán ngay, thanh toán trước thời hạn. Ví dụ: Nếu khách hàng thanh toán ngay được hưởng chiết khấu 2% trên tổng giá thanh toán, nếu thanh toán sau 10 ngày được hưởng chiết khấu 1%, còn nếu thanh toán sau đó thì không được hưởng chiết khấu. Khoản chiết khấu này sẽ được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính. Cụ thể, kế toán sẽ hạch toán như sau: -Khi thực hiện chiết khấu thanh toán Nợ TK 635 Có TK 111, 112, 131 -Cuối tháng, kết chuyển chi phí hoạt động tài chính sang tài khoản 911 Nợ TK 911 Có TK 635 Thực hiện chiết khấu thanh toán như vậy sẽ thúc đẩy việc thu hồi vốn nhanh, giảm bớt tình trạng chiếm dụng vốn và giảm rủi ro trong kinh doanh. 3.3.9.2.Thực hiện chiết khấu thương mại Bên cạnh thực hiện chiết khấu thanh toán, Công ty có thể áp dụng thêm hình thức chiết khấu thương mại. Đây là hình thức giảm giá đối với khách hàng mua với số lượng lớn. Chính sách này áp dụng sẽ có tác dụng kích thích tăng lượng hàng hoá tiêu thụ, giảm lượng hàng tồn kho, tạo thêm nhiều việc làm cho người lao động và thúc đẩy quay vòng vốn nhanh. Khoản chiết khấu thương mại có thể theo dõi trên tài khoản 521 và coi như một khoản giảm trừ doanh thu. Khi thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra Có TK 111,112,131 Cuối tháng, kế toán ghi giảm doanh thu bán hàng Nợ TK 511 Có TK 521 Chiết khấu thương mại muốn đạt hiệu quả thì cần phải có chính sách rõ ràng như: Mua số lượng bao nhiêu thì được hưởng chiết khấu thương mại? Mua 1 lần hay mua nhiều lần? Tỷ lệ chiết khấu là bao nhiêu? Đồng thời, các khách hàng đều được cung cấp thông tin đầy đủ về chính sách chiết khấu đó và đều được hưởng chiết khấu khi mua đủ lượng hàng quy định, có như vậy mới khuyến khích được khách hàng tăng cường lượng mua để được hưởng chiết khấu thương mại. 3.3.9.3.Giảm giá thành sản phẩm Hiện nay, giá thành sản phẩm của Công ty còn cao, chiếm khoảng 80% giá bán (đối với hàng tiêu thụ nội địa). Muốn giảm giá bán sản phẩm tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường, trước hết phải giảm giá thành sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành nên muốn giảm được giá thành sản xuất, Công ty phải quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu. Tìm các nguyên vật liệu giá rẻ, có chất lượng tương đương hoặc thay thế bằng các nguyên vật liệu có nguồn gốc trong nước thay thế cho các nguyên vật liệu có nguồn gốc nhập từ Hàn Quốc, Trung Quốc...Tỷ lệ sản phẩm hỏng từ 1-5% so với quy định là 1-2% nhưng không xác định được trách nhiệm bồi thường của người lao động nên tất cả vẫn được tính đầy đủ vào giá vốn. Sản phẩm hỏng tuỳ từng giai đoạn mà Công ty có thể xếp loại sản phẩm loại 2, loại 3 hay bán thành phẩm để bán với giá rẻ nhưng nhiều sản phẩm hỏng ngay trên dây chuyền thì không thể thu hồi được, gây lãng phí nguyên vật liệu và nhân công. Do vậy, Công ty cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát ở phân xưởng để xác định được trách nhiệm bồi thường khi xảy ra sai hỏng. Điều này không những giúp Công ty tính được chính xác giá thành sản phẩm mà còn nâng cao tinh thần trách nhiệm của công nhân sản xuất. Hàng tháng, các phân xưởng nên lập Phiếu báo vật tư tồn cuối kỳ để thông báo về tình hình nguyên vật liệu tồn tại phân xưởng giúp kế toán tính toán chính xác nguyên vật liệu tiêu hao và tính đúng giá thành sản xuất. Thông thường khi nhận được đơn hàng thì Công ty mới tính mức tiêu hao nguyên vật liệu cần thiết và thực hiện thu mua nguyên vật liệu của Công ty hết sức đa dạng, phức tạp nên nhiều trường hợp Công ty bị ép giá nguyên vật liệu đầu vào, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến giá nguyên vật liệu xuất cho sản phẩm và ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy, bên cạnh các nhà cung cấp truyền thống, Công ty cần mở rộng hệ thống với các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu khi cần thiết với giá phù hợp. Khi kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ, thành phẩm...nếu phát hiện thiếu, kế toán theo dõi trên TK 242 và phân bổ vào TK 632. Hạch toán như vậy là chưa phù hợp với quy định của kế toán Việt Nam, khi hao hụt, mất mát về hàng tồn kho mà chưa rõ nguyên nhân, kế toán theo dõi trên TK 1381. Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi trừ lương nhân viên (nếu nhân viên phải bồi thường) và ghi tăng giá vốn phần mất mát, hao hụt không được bồi thường. Vì vậy, việc xác định trách nhiệm của thủ kho là rất quan trọng, nó xác định mức độ bồi thường và mức độ thiệt hại tính vào giá vốn hàng bán, từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. Chi phí sản xuất chung bao gồm lương nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao, chi phí điện nước...tuy nhiên chi phí điện nước của toàn doanh nghiệp đều được tính chung vào TK 627. Như vậy không phản ánh chính xác chi phí sản xuất chung trong kỳ từ đó làm tăng giá thành sản xuất do vậy Công ty cần tách riêng chi phí điện nước của khu vực sản xuất và khu vực văn phòng quản lý để chi phí điện nước nói riêng và chi phí nói chung được tính đúng, tính đủ. Giảm giá thành sản xuất Công ty sẽ có điều kiện giảm được giá bán trên thị trường. Đây là một trong những chiến lược quan trọng để thu hút người tiêu dùng đặc biệt là thị trường trong nước. Công ty TNHH 4P có thị trường chủ yếu là các nước Mỹ, Hàn Quốc, Singapo...do các thị trường này có cầu lớn, thanh toán nhanh tạo điều kiện cho Công ty thu hồi vốn nhanh. Trong khi thị trường trong nước tuy có nhiều tiềm năng nhưng lại có nhiều đối thủ cạnh tranh như các sản phẩm của Trung Quốc, Mỹ á, Gia Định...nên Công ty cần phải chú trọng hơn nữa thị trường tiềm năng này. Tuy nhiên, muốn khẳng định lâu dài vị thế của mình trên thị trường, Công ty không những tìm kiếm nhiều đối tác nước ngoài mà còn phải tập chung vào thị trường trong nước vì đây mới là thị trường ổn định, góp phần vào sự phát triển bền vững của Công ty. 3.3.9.4.Tăng cường quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp nhưng lại chiếm một tỷ trọng rất cao trong tổng chi phí 19% và chiếm tới 70% so với lãi gộp. Đây là lý do quan trọng khiến cho kết quả kinh doanh của Công ty bị giảm đáng kể do vậy muốn tăng kết quả tiêu thụ phải quản lý tốt chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi chung trên TK 642 và không được chi tiết theo từng khoản mục do đó việc theo dõi, so sánh và giải trình các chi phí cụ thể giữa các tháng, các quý rất khó khăn. Do vậy, việc chi tiết TK 642 theo quy định là rất cần thiết. Hơn thế nữa, kế toán cần tiến hành phân bổ chính xác chi phí trả trước để đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí, doanh thu; kiểm soát chặt chẽ các chi phí như chi phí tiếp khách, chi phí văn phòng...để giảm thiểu chi phí quản lý, góp phần giảm giá bán, tăng kết quả tiêu thụ. 3.3.9.5.Không ngừng nâng cao chất lượng, đa dạng hoá mẫu mã sản phẩm Sản phẩm nội thất là sản phẩm mang những chức năng hữu ích, cần thiết đối với văn phòng làm việc nên đa dạng hoá sản phẩm là một trong những chiến lược sống còn của Công ty. Muốn thu hút được sự quan tâm của người tiêu dùng không chỉ có giá bán hợp ly mà sản phẩm của Công ty phải thực sự phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. Hiện nay, Công ty TNHH 4P có bộ phận thiết kế và phát triển sản phẩm chuyên nghiên cứu tạo ra các mẫu mã mới có những tính năng ưu việt thuận tiện cho người sử dụng. Do đó trong chiến lược phát triển sản phẩm lâu dài của mình, Công ty cần chú ý nâng cao hơn nữa hiệu quả của bộ phận thiết kế và triển khai sản phẩm để sản phẩm của Công ty có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Bên cạnh đó, Công ty phải quan tâm đến chất lượng sản phẩm, đây là mặt mạnh của Công ty với hàng Trung Quốc hay các Công ty khác do vậy phải hết sức phát huy nó, có như vậy mới có thể giành được thị phần trong nước và nước ngoài. Việc tăng cường hoạt động quảng cáo sản phẩm cũng là một điều kiện cần thiết. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, các phương tiện quảng cáo cũng đa dạng và thuận tiện hơn. Hiện nay, Công ty đã có trang Web riêng trên mạng Internet, sử dụng hai thứ tiếng là tiếng Anh và tiếng Việt. Đây là một phương thức quảng bá hình ảnh khá đơn giản và hiệu quả, giúp khách hàng cũng như người quan tâm có thể dễ dàng tiếp cận được những thông tin về Công ty, tạo điều kiện để ký kết những hợp đồng mới. Do vậy, những thông tin trên Web càng chi tiết, càng đầy đủ và càng hấp dẫn thì càng tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Trang Web hiện nay của Công ty TNHH 4P vẫn còn hết sức đơn giản, chưa đáp ứng được những thông tin của người quan tâm cụ thể về quy trình tổ chức, công nghệ dây chuyền sản xuất, giá bán các loại sản phẩm... Vì vậy, yêu cầu nâng cấp trang Web này cũng là một yêu cầu không thể thiếu để Công ty vững bước trên con đường phát triển của mình. Kết luận Công ty TNHH 4P là một doanh nghiệp TNHH có nhiều tiềm năng phát triển trên thị trường hiện đại. Đến nay, công tác kế toán của Công ty đã đi vào nền nếp, vận dụng đúng đắn chế độ kế toán và có nhiều sáng tạo trong quá trình vận dụng. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ là một phần hành hết sức quan trọng được hết sức chú trọng trong Công ty. Do vậy, nó đã được tổ chức khá khoa học để hạch toán đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, hướng tới mục tiêu hiệu quả của kế toán trong doanh nghiệp và ngày càng hoàn thiện hơn. Để góp phần vào quá trình hoàn thiện đó, em đã mạnh dạn nêu ra một số ý kiến về công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty. Những đề xuất này còn mang nặng tính lý thuyết chủ quan dưới góc nhìn còn hẹp của một sinh viên kế toán và không tránh khỏi những hạn chế, vì vậy em rất mong sự đóng góp của các thầy cô, của các anh chị trong phòng kế toán Công ty TNHH 4P. Cuối cùng em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô giáo hướng dẫn Đặng Thị Thuý Hằng đã hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình giúp em hoàn thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Em cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán và các phòng ban khác trong thời gian em thực tập. Em xin chân thành cảm ơn! Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Sinh viên: Phạm Thị Loan Danh mục tài liệu tham khảo Các chuẩn mực kế toán Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp-NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân-2006 Giáo trình Kế toán Quản trị-NXB Thống kê- 2005 Hệ thống kế toán doanh nghiệp-NXB Tài Chính- 2005 Hồ sơ năng lực của công ty TNHH 4P Trang web: www.htt//webketoan.com.vn Tài liệu do phòng Kế toán tài chính, phòng Kinh doanh tại Công ty TNHH 4 P Tạp chí Kế toán Thông tư số 32/2007/TT-BTC của Bộ Tài Chính ngày 9 tháng 4 năm 2007 Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 20 tháng 3 năm 2006 Quyết định số 206/ 2003/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 12 tháng 12 năm 2003. ._.