Hoàn thiện 1 bước hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

tác tổ chức văn phòng 13 3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 16 4. Vấn đề nhân sự của văn phòng 17 5. Trang thiết bị của văn phòng 17 Một số giải pháp nhằm thực hiện một bước 17 Kết luận 19 Lời mở đầu Bước vào thiên niên kỷ mới trong bầu không khí sôi động của quá trình toàn cầu hoá và hội nhập. ở Việt Nam, tuy môi trường đầu tư còn không ít trở ngại, thị trường tiền tệ còn nhiều bất cập, cung cầu ngoại tệ chưa ổn định, đầu tư nước ngoài chưa như mong muốn. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam mong muốn được cùng bạn bè trong nước và quốc tế chia sẻ những thành tựu đã đạt được trong những năm qua. Đặc biệt trong công cuộc đổi mới hiện nay, khi mà cả nước đang bước vào thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì việc xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng là vấn đề hết sức quan trọng và cần thiết. Qua quá trình nghiên cứu thực tập tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam được tiếp thu những ý kiến cơ bản và kết hợp với thực tế cho thấy tổ chức bộ máy văn phòng hợp lý và chặt chẽ góp phần đem lại những thành công lớn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy tôi đã chọn đề tài: "Hoàn thiện một bước hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam" cho báo cáo của mình. Chương I những khái quát về Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 1. Lịch sử ra đời của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam * Thành lập ngày 01/4/1963, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam liên tục giữ vai trò chủ lực trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam được Nhà nước xếp hạng là 1 trong 23 doanh nghiệp đặc biệt, là thành viên Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam thành viên Hiệp hội Ngân hàng Châu á. - Là Ngân hàng Thương mại phục vụ đối ngoại lâu đời nhất ở Việt Nam. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam luôn được biết đến như là một Ngân hàng có uy tín nhất trong các lĩnh vực tài trợ, thanh toán xuất nhập khẩu, kinh doanh ngoại hối, bảo lãnh Ngân hàng và các dịch vụ tài chính, Ngân hàng Quốc tế, kể cả nghiệp vụ thẻ tín dụng Visa, Master Card. - Đến cuối năm 2000, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đã phát triển thành một hệ thống gồm 22 chi nhánh trong nước, 1 Công ty tài chính và 3 văn phòng đại diện ở nước ngoài với tổng số 2800 cán bộ công nhân viên: đầu tư vốn cổ phần vào 14 doanh nghiệp: 3 liên doanh với nước ngoài; 6 Ngân hàng Cổ phần; 2 Công ty bảo hiểm; 3 Công ty liên doanh bất động sản. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đã thiết lập quan hệ đại lý với hơn 1000 Ngân hàng tại 85 nước trên Thế giới, được nối mạng Swift quốc tế, được trang bị hệ thống vi tính hiện đại nhất trong các Ngân hàng Việt Nam. Và nhất là một đội ngũ cán bộ năng động, nhiệt tình và được đào tạo lành nghề. Với phương châm luôn mang đến cho khách hàng sự thành đạt, mục tiêu của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam là duy trì vai trò Ngân hàng Thương mại hàng đầu ở Việt Nam và trở thành một Ngân hàng Quốc tế ở khu vực trong thập kỷ tới. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam cam kết xây dựng mô hình tổ chức tiên tiến theo các chuẩn mực quốc tế, đa dạng hoá hoạt động, đi đầu về ứng dụng công nghệ Ngân hàng hiện đại nhằm cung cấp những dịch vụ tài chính Ngân hàng chất lượng cao cho mọi thành phần kinh tế. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam sẽ giữ vững niềm tin của đông đảo bạn hàng trong và ngoài nước. 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn * Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (gọi tắt là Ngân hàng Ngoại thương) là doanh nghiệp Nhà nước hạng đặc biệt, bao gồm các đơn vị thành viên có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ thông tin, đào tạo nghiên cứu tiếp thị trong hoạt động kinh doanh. Ngân hàng Ngoại thương hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh tiền tệ tín dụng và các hoạt động liên quan đến hoạt động tài chính tiền tệ, Ngân hàng. Ngân hàng Ngoại thương được thành lập theo Nghị định số 115/CP ngày 30/12/1962 của Hội đồng Chính phủ và được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ký quyết định số 286/QĐ-NH5 ngày 21/9/1996 thành lập lại theo mô hình tổng Công ty Nhà nước quy định tại quyết định số 90/TTg ngày 7/3/1994 theo uỷ quyền của Thủ tướng Chính phủ nhằm tăng cường, tích tụ, tập trung phân công chuyên môn hoá và hợp tác kinh doanh để thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao, nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và của toàn Ngân hàng Ngoại thương, đáp ứng nhu cầu kinh tế. * Ngân hàng Ngoại thương có: - Tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam. - Tên giao dịch Quốc tế bằng tiếng Anh: Bank for Foreign Trade of Vietnam (Vietcombank). - Trụ sở chính: Tại Hà Nội * Trụ sở tổng hàng: 198 Trần Quang Khải - Hà Nội Telex: 411209 VCB - Vietcombank Swift: BFTVVNVX Điện tín: VIETCOMBANK * Văn phòng: 198 Trần Quang Khải - Hà Nội Tel: 8.251322 - 8.240876 Fax: 8.269067 * Phòng quan hệ Quốc tế: 198 Trần Quang Khải - Hà Nội Tel: 8.265503 - 8.266150 Fax: 8.265548 * Sở giao dịch: 23 Phan Chu Trinh - Hà Nội Tel: 9.343137 Fax: 8.241395 - Điều lệ tổ chức và hoạt động, bộ máy quản lý điều hành. - Vốn và tài sản trong đó vốn điều lệ được Chính phủ ấn định là: 1.100.000.000.000 (một nghìn một trăm tỷ đồng Việt Nam) và chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số vốn và tài sản thuộc sở hữu của Nhà nước do Ngân hàng Ngoại thương quản lý. - Con dấu riêng, tài khoản mở tại Ngân hàng Nhà nước và tại các Ngân hàng trong nước và nước ngoài. - Bảng cân đối tài sản, các quỹ tập trung theo quy định của pháp luật. * Ngân hàng Ngoại thương có thời hạn hoạt động là 99 năm kể từ ngày Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ký quyết định thành lập lại theo mô hình Tổng Công ty Nhà nước. * Ngân hàng Ngoại thương được quản lý bởi Hội đồng quản trị và được điều hành bởi Tổng Giám đốc. * Ngân hàng Ngoại thương chịu sự quản lý Ngân hàng của Ngân hàng Nhà nước và qua các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh và Thành phố trực thuộc Trung ương theo chức năng quy định, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này với tư cách là cơ quan thực hiện quyền chủ sở hữu đối với doanh nghiệp Nhà nước theo quy định tại Luật Doanh nghiệp Nhà nước và các quy định khác của pháp luật. * Tổ chức Đảng cộng sản Việt Nam trong Ngân hàng Ngoại thương hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và quy định của Đảng cộng sản Việt Nam. * Danh sách các đơn vị Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam liên doanh hoặc có cổ phần: 1) Ngân hàng Thương mại Cổ phần Xuất nhập khẩu. 2) Ngân hàng Thương mại Cổ phần Sài Gòn Công thương 3) Ngân hàng Thương mại cổ phần Gia Định 4) Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội 5) Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế 6) Ngân hàng Thương mại Cổ phần Phương Đông 7) Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương 8) Công ty bảo hiểm Xăng dầu 9) Công ty bảo hiểm Nhà Rồng 10) Công ty Cổ phần Đồng Xuân (kinh doanh Văn phòng) 11) Ngân hàng Chohung Vina bank 12) Công ty Vietcombank Tower (198 Trần Quang Khải) 13) Vinalease 14) Công ty Vietcombank Banday (kinh doanh Văn phòng)  Chương II Thực trạng của hệ thống tổ chức bộ máy Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam I. Tổ chức hoạt động bộ máy của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Sau năm 2000, thị trường tiếp tục có nhiều bước phát triển khả quan. Bên cạnh sự hình thành một số thị trường mới như thị trường chứng khoán, thị trường mở, các đề án tái cơ cấu hệ thống Ngân hàng Thương mại Quốc doanh và củng cố hệ thống Ngân hàng cổ phần được khẩn trương xây dựng và thực hiện, các chính sách tiền tệ đã tiếp tục được cải tiến để ngày càng gần hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Sau nhiều năm chuẩn bị, trung tâm giao dịch chứng khoán đầu tiên của Việt Nam được đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh đã ra đời và đi vào hoạt động. Tuy hàng hoá trên thị trường chứng khoán chưa nhiều, hoạt động mua bán chưa sôi động nhưng đây sẽ là một kênh bổ sung vốn quan trọng cho nền kinh tế. Cũng trong năm 2000 nghiệp vụ thị trường mở đã được khai trương. Với tư cách là một công cụ quan trọng của chính sách tiền tệ thị trường này sẽ góp phần điều hoà tiền tệ trên thị trường và có tác động tích cực tới vốn khả dụng của các tổ chức tín dụng, giúp các tổ chức này sử dụng vốn linh hoạt và hiệu quả hơn. Các Ngân hàng Thương mại quốc doanh - bộ phận chủ đạo của hệ thống Ngân hàng Việt Nam - đã tích cực xây dựng đề án tái cơ cấu để có thể sớm triển khai năm 2001. Đề án tái cơ cấu các Ngân hàng Thương mại Quốc doanh sẽ tập trong giải quyết những khó khăn và điểm yếu về các mặt tài chính, tổ chức, công nghệ và nhân lực v.v... của các Ngân hàng này. Từng bước đưa hai bộ luật (có hiệu lực từ 01/10/19980 vào cuộc sống, đề án thành lập các Ngân hàng chính sách như Ngân hàng phục vụ người nghèo và các đối tượng chính sách, quỹ tín dụng hỗ trợ xuất khẩu, cũng được tích cực triển khai trong năm 2000. Ngoài ra, một số Công ty tài chính thuộc các Tổng Công ty của Việt Nam đã được thành lập. Với phương châm ngày càng hoàn thiện hoạt động Ngân hàng năm 2000, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Ngân hàng Trung ương) đã ban hành nhiều chính sách tiền tệ mới như điều hành lãi suất theo cơ chế lãi suất cơ bản, điều hành tỷ giá hối đoái chủ động linh hoạt, phù hợp với diễn biến vĩ mô của thị trường tiền tệ trong và ngoài nước và đưa thị trường đấu thầu tín phiếu kho bạc vào hoạt động thường kỳ hơn nữa. Một bước tiến đáng kể khác của hệ thống Ngân hàng Việt Nam nhằm bảo vệ khách hàng là sự ra đời của bảo hiểm tiền gửi Việt Nam vào tháng 7 năm 2000. Trong năm 2000, Ngân hàng Nhà nước cũng đã ban hành nhiều văn bản pháp lý mới quan trọng về cho vay, thế chấp, tín chấp bảo lãnh, thanh toán, ngoại tệ... Tất cả những diễn biến này đã làm cho môi trường hoạt động của các Ngân hàng ngày càng hoàn thiện và đưa tiến trình cải cách hệ thống Ngân hàng tài chính Việt Nam tiến thêm một bước quan trọng. 2. Những thành tựu đã đạt được của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam trong năm qua - Hoà nhịp cùng đất nước và thế giới bước vào thiên niên kỷ thứ ba của loài người. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam mong muốn được cùng bạn bè trong nước và quốc tế chia sẻ những thành tựu đã đạt được trong thời gian qua cũng như những thời cơ và thử thách trong năm 2001 - năm đầu của Thiên niên kỷ mới. * Năm 2000 tuy con đường phát triển kinh tế còn gập ghềnh trắc trở, song Việt Nam rất vui mừng trước những thành tựu đáng khích lệ đã đạt được: Tổng sản phẩm quốc nội (GDP) tăng 6,7%, xuất khẩu tăng 24%, nhập khẩu tăng 27%, tổng dư nợ tín dụng tăng 17% so với năm 1999. Chung sức xây dựng đất nước năm 2000 Ngân hàng Ngoại thương cũng đã gặt hái được những kết quả tích cực và đầy hứa hẹn. Tổng tài sản tăng 45% đạt trên 65.600 tỷ VNĐ giữ vị trí hàng đầu trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam. Tín dụng tăng 54,70% so với năm trước, thị phần thanh toán xuất nhập khẩu chiếm 31%. Bên cạnh đó, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam tiếp tục duy trì vai trò chủ đạo trên thị trường liên Ngân hàng về tiền tệ, vừa là người mua, người bán chính trên thị trường vừa là trung tâm thanh toán bù trừ cho các Ngân hàng Thương mại Việt Nam. Ngân hàng Ngoại thương tiếp tục duy trì vai trò làm đầu mối thu xếp vốn đồng tài trợ cho những dự án dài hạn có giá trị lơns và có ý nghĩa quan trọng đối với Công ty cuộc phát triển kinh tế trong những năm tới. Trong tiến trình hội nhập của khu vực và quốc tế, năm 2000 thị trường tài chính Việt Nam đã có bước phát triển mới. Cơ chế điều hành tiền tệ, lãi suất đã được nới lỏng hơn như việc áp dụng các nghiệp vụ thị trường mở, lãi suất cơ bản... Trung tâm giao dịch chứng khoán đầu tiên tại Thành phố Hồ Chí Minh đã đi vào hoạt động sau nhiều năm chuẩn bị và trung tâm thứ hai tại Hà Nội dự tính sẽ khai trương hoạt động trong thời gian tới. Năm 2000 cũng là năm đề án tái cơ cấu hoạt động Ngân hàng Ngoại thương - đề án trong chương trình tổng thể tái cơ cấu ngành Ngân hàng Tài chính Việt Nam - đã được tích cực triển khai xây dựng. 3. Đánh giá tài chính kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Năm tài chính Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Tổng thu nhập 2.221.064 2.023.959 2.429.871 Thu lãi 1.965.811 1.828.336 2.164.885 Trả lãi 1.245.163 1.452.018 Thu nhập ròng từ lãi 442.379 583.173 712.867 Lợi nhuận trước thuế 186.592 187.480 212.385 Tổng tài sản có 33.682.728 45.269.564 65.633.108 Dư nợ tín dụng 9.464.955 9.322.018 14.421.355 Tiền gửi 26.197.354 33.213.221 43.748.348 Vốn chủ sở hữu 1.618.248 2.062.533 2.051.580 Lợi nhuận/Vốn chủ sở hữu 11,47% 9,09% 10,35% Lợi nhuận/Tổng tài sản có 0,55% 0,41% 0,32% Chênh lệch lãi suất ròng 1,55% 1,17% Chương III Tổ chức bộ máy văn phòng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 1. Nguyên tắc tổ chức văn phòng Văn phòng là bộ phận làm việc của cơ quan, giúp giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan. Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. Tổ chức khoa học văn phòng là một trong các nhiệm vụ quan trọng trong các cơ quan. Nếu tổ chức một cách khoa học, nó sẽ giúp thủ trưởng cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, giúp cho các bộ phận, phòng ban khác hoàn thành nhiệm vụ của mình. Hơn thế nữa, việctổ chức khoa học văn phòng sẽ tránh được cách làm tuỳ tiện không đúng thẩm quyền của cán bộ, nhân viên trong văn phòng nói riêng và trong cơ quan nói chung. Văn phòng có hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp chothủ trưởng và đảm bảo cơ sở vật chất cho bộ máy làm việc. Chính vì vậy mà tổ chức khoa học bộ máy văn phòng phải xuất phát từ hai chức năng nhiệm vụ đó. Phải có qui định bằng văn bản về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi công việc cụ thể rõ ràng cho từng bộ phận. Và để tổ chức tốt bộ máy văn phòng, người ta cần phải thực hiện một số nguyên tắc như sau: - Nguyên tắc về mục tiêu: Phải xác định mục tiêu rõ ràng khi định ra một bộ phận nào đó. Mục tiêu của hành chính văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm và có hiệu quả để hoạt động của các bộ phận khác được dễ dàng. - Nguyên tắc về chức năng: Mục tiêu quyết định chức năng. Chức năng được xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong phân công để thực hiện mục tiêu. Điều quan trọng và khó khăn nhất là giữ cho các bộ phận chức năng cân bằng với nhau. Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ với sự đóng góp của nó vào kết quả chung của tổ chức; nó phải thực hiện chức năng củanó một cách thích hợp và không quá rộng. Nếu một bộ phận chức năng phát triển quá mức hay quá kém so với bộ phận khác thì công việc sẽ bị cản trở. - Nguyên tắc về nhân viên: Chức năng trở thành trách nhiệm khi công việc được ấn định cho từng nhân viên cá biệt. Nói cách khác, từng nhân viên bảo đảm nghĩa vụ thực hiện những nhiệm vụ nào đó (tất nhiên với phương tiện vật chất nhất định). - Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn: Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với nhau. Có thể nói rằng nguyên tắc trách nhiệm xuất phát từ quyền hạn. Trách nhiệm và quyền hạn bổ xung và tăng cường lẫn cho nhau, nhưng không nên vượt qua nhau ở bất kỳ mức độ nào nhằm tránh hiện tượng: có trách nhiệm mà không có quyền hạn hoặc ngược lại. Trách nhiệm phải được quy định rõ ràng trước khi phân công công việc và phải được phân công cụ thể. - Nguyên tắc về uỷ quyền: Thủ trưởng bất kỳ một đơn vị tổ chức nào không thể làm hết mọi việc trong đơn vị, nên điều quan trọng là phải biết uỷ quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho các trợ lý của mình. Uỷ quyền đúng đắn có hai điều lợi: người lãnh đạo dành nhiều thời gian cho trách nhiệm quản lý, nhân viên có cơ hội suy nghĩ và phát triển. - Nguyên tắc duy nhất của mệnh lệnh: Bất kỳ một cá nhân nào trong một tổ chức chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm từ một người cấp cao duy nhất, nghĩa là mối quan hệ báo cáo nên đi theo chiều dọc như một chuỗi mệnh lệnh thứ bậc. Nguyên tắc này bảo đảm tất cả các nguồn lực trong một tổ chức được hút theo một hướng, mọi sự tiết kiệm thu được là do những thủ tục chung và tiêu chuẩn hoá. Các nhân viên cũng biết được vị trí và quyền hạn của họ, vì họ chịu trách nhiệm về các mệnh lệnh duy nhất. - Nguyên tắc về phạm vi kiểm soát: Phạm vi kiểm soát còn được gọi là phạm vi quản lý là một trong các yếu tố chủ yếu được xem xét khi quyết định cơ cấu tổ chức nên theo chiều dọc hay theo chiều ngang và nên phát triển theo hướng nào. Muốn đảm bảo kiểm soát quản lý có hiệu quả, cần hiểu biết nước yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi kiểm soát. Những yếu tố đó bao gồm: các hoạt động có liên quan, kỹ năng của người được kiểm soát, cấp tổ chức liên quan, những nhiệm vụ của tổ chức. - Nguyên tắc về tính linh hoạt của tổ chức: Tính linh hoạt của tổ chức thể hiện ở chỗ: Thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn luyện chéo nhân viên để họ cóthể thay đổi công việc, tổ chức các nhóm điều động khi cần. Nói tóm lại, các nguyên tắc trên giúp cho doanh nghiệp, cơ quan xây dựng một cơ cấu tổ chức thích hợp, bảo đảm cho bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, đúng chất lượng. 2. Mô hình tổ chức công tác văn phòng, tổ chức làm việc tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Văn phòng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam được bố trí theo kiểu hiện đại. Các phòng được tách biệt với nhau bởi các phòng xây có tường khép kín. gồm các phòng sau: + Phòng kiểm tra nội bộ. + Phòng tổng hợp thanh toán + Phòng quản lý tín dụng + Phòng tổng hợp và phân tích kinh tế + Phòng thẩm định đầu tư và chứng khoán + Phòng vốn + Phòng công nợ + Phòng quan hệ quốc tế + Phòng khách hàng + Phòng quản lý vốn và liên doanh cổ phần + Phòng kế toán tài chính + Phòng tín dụng quốc tế + Phòng tổ chức cán bộ và đào tạo + Phòng quản lý thẻ + Phòng quản trị + Phòng báo chí + Phòng pháp chế + Phòng quản lý các đề án công nghệ + Phòng thông tin tín dụng + Văn phòng * Cách bố trí này cũng có nhiều ưu điểm cho công việc của Ngân hàng - Mỗi văn phòng đều có chức năng, nhiệm vụ riêngbiệt, công việc của từng người độc lập với nhau, do đó ít phải chịu sự tác động khách quan từ các yếu tố bên ngoài. - Do hoạt động của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam mang tính đặc thù nên những thành viên trong Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam cần phải tiếp xúc với lãnh đạo cơ quan và với những người đến quan hệ công tác tại cơ quan cần phải bí mật. * Ngoài những ưu điểm do cách tổ chức mô hình văn phòng kín thì việc áp dụng mô hình văn phòng này cũng có một số hạn chế. - Các phòng làm việc hầu hầu hết ở xa nhau, phải mất nhiều thời gian di chuyển, dẫn đến việc giải quyết công việc không được nhanh chóng. * Hiện nay trên thế giớingi ta thường tổ chức Văn phòng theo kiểu mở, Văn phòng mở được bố trí thành một phòng lớn nhưng được chia nhỏ thành nhiều ngăn phù hợp với điều kiện làm việc của từng bộ phận, chỗ làm việc được ngăn bằng nhôm vật liệu nhẹ cách âm có mối lắp ghép, các vách ngăn có khi được làm bằng kính hay vật liệu trong suốt. Có các lối đi vào chỗ làm việc giữa các bộ phận. Bố trí văn phòng theo kiểu này có thể tận dụng được mặt bằng, có các vách ngăn di động, dễ dàng điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện làm việc của từng bộ phận khi bổ xung người. Bố trí văn phòng mở tạo nên một không khí làm việc tập thể giữa bộ phận này với bộ phận khác nhưng đồng thời lại có sự ngăn cách. - Tuy nhiên, Văn phòng được bố trí theo mặt bằng mở cũng có hạn chế nhất định và đó cũng là mặt tích cực của Vaưn phòng kín của Viện. Văn phòng viện đã tạo được khả năng thích ứng với hoạt động độc lập, trong công việc đồng thời hạn chế được sự ảnh hưởng của tiếng ồn hay sự cản trở công việc của một số nhóm khi họ cần bàn bạc kín với nhau. - Trong Văn phòng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam có các phòng chuyên môn, nhiệm vụ, chức năng không giống nhau. Mỗi phòng phụ trách một công việc riêng biệt để tránh tình trạng giải quyết công việc một cách chồng chéo hoặc trùng lặp, hay nói cách khác là tránh trường hợp một người nhiều công việc còn người khác thì không có việc gì làm. Vì vậy, mỗi công chức trong phòng được quy định và phân công công việc một cách cụ thể. - Thực tế cho thấy Văn phòng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam không có tình trạng một người kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, vì nếu như vậy nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công việc chung của toàn Ngân hàng: Quan hệ giữa các bộ phận thuộc Văn phòng là quan hệ ngang cấp trong cùng một thệ thống nên vừa có sự phân định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng vừa có sự phối hợp, hoạt động hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ của văn phòng. 3. Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam - Giúp Tổng Giám đốc xây dựng chương trình công tác của toàn hệ thống theo định kỳ, 6 tháng, hàng tháng theo dõi đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác. Bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, hàng tháng của Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc. Truyền đạt ý kiến chỉ đạo của ban lãnh đạo tới các chi nhánh, Công ty, phòng, ban tại Hội sở Trung ương. - Tổ chức thực hiện công tác thư ký cho ban lãnh đạo trong các buổi giao ban, họp, làm việc v.v... - Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho ban lãnh đạo làm việc tiếp khách làm việc theo lịch đã định. Đón tiếp khách uỷ quyền của Tổng Giám đốc liên hệ và báo cho phòng quản trị bố trí phương tiện đưa đón khách đến làm việc, hội nghị hoặc tham quan (đã được ban lãnh đạo phê duyệt). - Tổ chức việc mua vé máy bay hoặc các phương tiện giao thông khác cũng như làm các thủ tục cần thiết (kể cả hộ chiếu và Visa) cho cán bộ đi công tác trong và ngoài nước. - Tổ chức công tác văn thư lưu trữ đúng theo các văn bản quy định của Nhà nước và của Ngành Ngân hàng. Cung cấp các tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của các phòng nghiệp vụ hoặc các đơn vị khác theo đúng quy định về bảo mật hồ sơ lưu trữ. - Làm đầu mối để phối hợp với các phòng ban theo phê duyệt của ban lãnh đạo trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo, các buổi họp mặt do Ngân hàng Ngoại thương Trung ương tổ chức. - Cấp giấy giới thiệu xác nhận ngày đi đường cho cán bộ nhân viên đi công tác, đi phép. - Đặt và phân phối cho các phòng theo phê duyệt của ban lãnh đạo. - Ký thừa lệnh Tổng Giám đốc trên những công văn liên quan đến công tác văn phòng khi được uỷ quyền. - Tham gia với tư cách là thành viên xét duyệt thi đua khen thưởng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. - Tham mưu cho ban lãnh đạo và theo dõi việc thực hiện quy định về trang phục, thực hiện nếp sống văn minh tại Hội sở Trung ương. - Thực hiện những nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc giao. 4. Vấn đề về nhân sự của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam - Hầu hết các cán bộ, công chức văn phòng đều có trình độ đại học, trung cấp đều được bố trí công việc đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của họ. - Mỗi công việc được đặat ra thì người lập kế hoạch phải xem xét cụ thể về thời gian và nội dung thực hiện phân công công việc một cách cụ thể, hợp lý và đầy đủ. Kế hoạch công tác là cơ sở đánh giá sự tiến bộ năng lực thực hiện nhiệm vụ được giao của công chức, đồng thời là cơ sở để bố trí nhân lực, đầu tư kinh phí, trang bị cho Văn phòng. 5. Trang thiết bị của Văn phòng Trước đây, trang thiết bị Văn phòng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam còn chưa thật đầy đủ. Sau khi chuyển về trụ sở tổng hàng tại 198 Trần Quang Khải đã có điều kiện nâng cấp các trang thiết bị văn phòng mới, hiện đại, đảm bảo điều kiện làm việc thuận lợi cho cán bộ nhân viên, đáp ứng phần nào nhu cầu cần thiết để phục vụ công việc. Tuy nhiên, việc tiếp tục nâng cấp hơn về cơ sở vật chất để ngày càng đáp ứng tốt yêu cầu côngviệc. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện một bước hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam - Tiếp tục đẩy mạnh việc nghiên cứu Công ty tài chính nhằm huy động vốn ở bên trong và từ bên ngoài, vừa thực hiện nhiệm vụ huy động vốn ở bên trong và từ bên ngoài, vừa thực hiện chức năng phân bố các nguồn vốn vào các mục tiêu trọng điểm vừa khắc phục tình trạng dàn trải vốn trong đầu tư. - Xây dựng quy chế hoạt động cho các phòng nghiệp vụ để có cơ sở pháp lý hoạt động có hiệu quả hơn. - Nâng cao năng lực bằng cách chọn lọc, sắp xếp đội ngũ cán bộ có trình độ vững vàng, am hiểu, vận dụng thành thạo các quy chế để phù hợp vào những vị trí quan trọng. - Tổ chức thường xuyên công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh tài chính để phát hiện tình hình và nguyên nhân chấn chỉnh kịp thời những sai sót đồng thời đưa ra biện pháp xử lý tạo điều kiện cho các đơn vị đẩy mạnh công tác kinh doanh. Một số ý kiến - Đối với mô hình tổ chức văn phòng có thể áp dụng mô hình văn phòng kín, xong phải bố trí cho các phòng hay có sự qua lại ở gần nhau, để tạo điều kiện làm việc được nhanh nhẹn thuận lợi hơn. - Cần nâng cấp thêm một số máy vi tính để tạo điều kiện cho việc truy cập thông tin và tra cứu đồng thời nâng cao hiệu quả và chất lượng làm việc cho cán bộ, công nhân viên trong văn phòng. Kết luận Qua quá trình học tập tại trường và thời gian đi thực tập tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam tôi đã nhận thức được việc học tập tại trường và nghiên cứu thực tế là rất quan trọng. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam là một Ngân hàng Thương mại hàng đầu của Việt Nam và trở thành Ngân hàng Quốc tế ở khu vực trong thập kỷ tới. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đang từng bước nâng cao trình độ chuyên môn, chú tâm đến việc đào tạo cán bộ để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Do nhận rõ trách nhiệm phải đảm đương nên Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam rất quan tâm đến công tác quản trị hành chính văn phòng nhằm hỗ trợ các đơn vị thành viên hoàn thành tốt công việc của mình khi xây dựng bộ máy văn phòng, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đã nghiên cứu và tuân theo các nguyên tắc quan trọng: Bố trí nhân lực khá hợp lý, phù hợp với chuyên môn. Cán bộ của văn phòng cũng như của toàn thể nhân viên của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam có tác phong làm việc rất nhanh nhẹn và khoa học. Chính vì những nỗ lực đó đã giúp cho Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đạt được những kết quả rất khả quan và đang từng bước khẳng định mình trên thương trường Quốc tế. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Hà và các cô chú, anh chị tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp tôi hoàn thành bản báo cáo này. ._.