Hach toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Lộc Trường Xuân (60tr)

g định: “Không một xã hội nào có thể phát triển được nếu những người lãnh đạo không biết cách vận dụng tốt quy luật kinh tế lợi ích”. Kế toán tiền lương là một trong những nội dung quan trọng của công tác lao động tiền lương trong một doanh nghiệp, nó có quan hệ mật thiết đến từng người lao động, đến mọi mặt sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Thực chất đó là trả lương trong công ty là việc tổ chức mối quan hệ kinh tế giữa những người lao động, là sự vận dụng quy luật phân phối theo lao động trong phạm vi toàn công ty. Nếu công việc này tiến hành hợp lý thì không những đảm bảo thu nhập để tái sản xuất mở rộng sức lao động mà còn nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động, qua đó còn phát huy được sức mạnh to lớn của đòn bẩy tiền lương trong công tác quản lý. Nhận rõ được tầm quan trọng của kế hoạch lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại phòng kế toán trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Lộc trường Xuân. Cùng với những kiến thức được trang bị tại trường và và dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Hà Đức Trụ, em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Lộc Trường Xuân” Luận văn của em được chia thành 3 nội dung chính: Chương I: Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong Doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Lộc Trường Xuân. Chương III: Một số đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong Doanh nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn ! Chương I: Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. I. Những vấn đề chung về tiền lương và các khoản trích theo lương. 1. Khái niện và vai trò của tiền lương. 1.1 Khái niệm về tiền lương. Tiền lương là phần thù lao do lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí của người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường khi sức lao động là hàng hóa thì tiền lương còn biểu hiện là giá cả sức lao động mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động. Đứng trên một góc độ doanh nghiệp thì tiền lương được coi như một khoản chi phí biểu hiện bằng tiền của tất cả lao động sống mà doanh nghiệp phải bỏ ra cho người lao động. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần làm việc của người lao động và sử dụng lao động có hiệu quả. Như vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao dộng theo thời gian, khối lượng công việc và chất lượng lao động mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. 1.2. Vai trò của tiền lương. Tiền lương đóng một vai trò hết sức quan trọng không chỉ đối với người lao động mà còn đối với người sử dụng lao động và các doanh nghiệp trong việc quản lý sử dụng lao động để thúc đẩy sản xuất, tăng năng xuất lao động, nâng cao hiệu quả công việc nếu có chế độ tiền lương hợp lý. Ngược lại nếu chế độ tiền lương không hợp lý sẽ không khuyến khích người lao động làm việc tích cực và sáng tạo. Tiền lương là chính sách kinh tế quan trọng của nhà nước và các doanh nghiệp vì nó có tác động đến đời sống của cán bộ công nhân viên. Vì nó tác động trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động. Đối với các doanh nghiệp, tiền lương phải trả cho người lao động là một nhân tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sáng tạo ra. Do vậy, các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí tiền lương. 2. Quỹ tiền lương. Quỹ lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Tiền lương được tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp trực tiếp chi trả, bao gồm cả tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp, tiền lương chính và tiền lương phụ. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền lương trả theo thời gian, theo sản phẩm, theo lương khoán. - Tiền lương thời gian trả cho CVN ngừng việc đị học tập sự, hội nghị, triểm lãm, nghỉ phép năm … - Các khoản phụ cấp làm thêm ca, thêm giờ, phụ cấp độc hại … - Các khoản tiền thưởng trong sản xuất Trong công tác hạch toán và phân tích tiền lương chia ra thành tiền lương chính và tiền lương phụ. + Tiền lương chính: là tiền lương trả theo thời gian của người lao động làm việc chính của mình và theo hợp đồng lao động. + Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động thực hện các nghiệp vụ khác do doanh nghiệp điều động như hội họp, tập sự và lương trả theo thời gian công nhân nghỉ phép năm theo chế độ. Để quản lý tốt quỹ tiền lương doanh nghiệp luôn luôn phải gắn liền tiền lương, năng xuất và hiệu quả lao động, đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động phải thấp hơn tốc độ tăng của tiền lương. 3. Hình thức trả lương. 3.1. Trả lương theo thời gian. Đây là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào tiền trả lương cho người lao động theo thời gian làm việc, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn của mỗi người và theo lương cấp bậc (chức danh) và thang lương (hệ số lương) mà nhà nước quy định. Hình thức trả lương này chủ yếu áp dụng cho người lao động gián tiếp như cán bộ công nhân viên làm trong văn phòng. Tiền lương tháng: là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp động lao động. Lương tháng được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong các thang lương. Lương tháng thường được áp dụng để trả lương cho công nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất. Tiền lương phải Số ngày làm việc Đơn giá tiền trả cho người = thực tế của người x lương ngày. LĐ trong tháng. LĐ trong tháng. Hình thức này có ưu điểm đơn giản, dễ tính nhưng cũng có một số nhược điểm là không tính được người làm nhiều hay ít trong tháng. Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định trên cơ sở. Tiền lương phải trả cho = Tiền lương tháng * 12 tháng người LĐ trong tuần. 52 tuần Tiền lương ngày: là tiền lương trả cho người lao động theo mức ngày và số ngày lam việc thực tế trong tháng, áp dụng để trả cho CBCNV trong ngày hội họp, học tập … là căn cứ để tính BHXH. Tiền lương một ngày = Tiền lương tháng 26 ngày Tiền lương giờ: Tiền lương giờ = Tiền lương ngày 8 giờ Tiền lương trả theo thời gian giản đơn. Tiền lương trả theo = Số thờ gian làm x Đơn giá lương thời gian giản đơn việc thực tế ngày (giờ) Tiền lương trả theo thời gian có thưởng: Chế độ trả lương này là kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian giản đơn và tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đề ra trong sản xuất kinh doanh về tăng năng xuất, chất lượng sản phẩm và tiết kiệm chi phí do công ty đề ra. Tiền lương trả cho = Tiền thưởng + Tiền thưởng người lao động theo thời gian 3.2. Trả lương theo sản phẩm. Trả lương theo sản phẩm trực tiếp. Hình thức tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế. Với hình thức này tiền lương phải trả cho người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định, không chịu bất cứ một sự hạn chế nào. Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương phải trả cho lao động trực tiếp. Hình thức này được áp dụng để tính lương theo sản phẩm do công nhân trực tiếp sản xuất ra và tiền lương được tính theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm, lao vụ đã hoàn thành đơn giá tiền lượng tính cho một sản phẩm đó: Tiền lương theo = Số lượng sản x Đơn giá tiền sản phẩm phẩm hoàn thành lương sản phẩm Để trả lương theo sản phẩm cần phải có định mức lao động, đơn giá tiền lương hợp lý cho từng loại sản phẩm, công việc. Tổ chức tốt công tác kiểm tra nghiệm thu sản phẩm đồng thời phải đảm bảo các điều kiện để công nhân tiến hành làm việc theo hình thức trả lương theo sản phẩm như: máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu … Trả lương theo sản phẩm gián tiếp. Hình thức này áp dụng cho những công nhân gián tiếp sản xuất mà công việc của họ ảnh hưởng đến kết quả lao động của công nhân trực tiếp sản xuất nên có thể căn cứ vào năng suất, chất lượng, kết quả công việc của công nhân trực tiếp để tính lương. Tiền lương theo = Đơn giá tiền x Số lượng SP S P giám tiếp. lương gián tiếp. hoàn thành. 3.3. Trả lương theo chế độ khoán. Được áp dụng cho những công việc, giao chi tiết bộ phân sẽ không có lợi bằng giao toàn bộ khối lượng cho công nhân viên hoàn thành trong một thời gian nhất định. Chế độ trả lương này được áp dụng cho những công việc giản đơn, công việc có tính chất đột xuất như khoán bốc vác, vận chuyển thành phẩm và thường được giao cho một tập thể. Sau khi hoàn thành công việc người đứng đầu tập thể chịu trách nhiệm nhận lương và chi trả lương cho các thành viên trong đội, nhóm của mình. Hình thức này là dạng đặc biệt của tiền lương sản phẩm được sử dụng để trả lương cho người công nhân theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Tính lương theo sản phẩm và thường dựa vào sự thỏa thuận của người nhận khoán trong một thời gian nhất định. Có 3 hình thức khoán: - Khoán theo khối lượng công việc. - Khoán theo sản phẩm cuối cùng. - Khoán theo nhóm quỹ lương. 4. Các khoản trích theo lương. Ngoài tiền lương được trả để đảm bảo tái sản xuất sức lao động, bảo vệ sức khỏe, chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động theo chế độ tài chính hiện hành, doanh nghiệp còn phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và các khoản trích theo như: BHXH, BHYT, KPCĐ. 4.1. Quỹ BHXH. Theo chế dộ hiện hành Nghị Định 12 CP ngày 25/11/1995 quy định về chế độ quỹ BHXH của Chính Phủ. Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp phải trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương theo cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động phải nộp trong đó 15% được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp và 5% trừ trực tiếp vào thu nhập của người lao động. Nội dung quỹ BHXH dùng để trợ cấp trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như: Trợ cấp cho CNV tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Trợ cấp cho CNV nghỉ ốm, thai sản mất sức lao động. Trợ cấp cho CNV nghỉ mất sức lao động, nghỉ hưu. Trợ cấp tử tuất. Tại Doanh nghiệp hàng tháng trực tiếp chi trả BHXH cho cán bộ công nhân viên trong những trường hợp trên với những cơ sở lập các chứng từ nghỉ BHXH (phiếu nghỉ hưởng BHXH và các chứng từ khác có liên quan) hợp lý, hợp lệ. Cuối tháng (quý) Doanh nghiệp phải quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH số thực chi BHXH tại Doanh nghiệp. 4.2. Quỹ BHYT. Theo quy định của chế độ của bộ Tài chính hiện hành thì quỹ BHYT được trích lập bằng 3% trên tổng mức lương cơ bản phải trả cho cán bộ công nhân viên, trong đó 2% được tính vào chi phí xản xuất kinh doanh còn 1% trừ trực tiếp vào thu nhập của người lao động. Quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên trách dưới hình thức mua thẻ BHYT để phục vụ và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ công nhân viên như: Khám chữa bệnh, viện phí khi ốm đau, sinh đẻ, bệnh tật … 4.3. Quỹ KPCĐ. Quỹ KPCĐ là phần kinh phí nhằm tạo ra một khoản ngân quỹ cho hoạt động công đoàn. Quỹ này được hình thành do trích lập tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn là 2% trên tổng tiền lương thực tế, trong đó 1% nộp lên cơ quan quản lý cấp trên, phần còn lại chi cho hoạt động công đoàn của doanh nghiệp. Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ thực tế phải trả cho người lao động kể cả lao động tính vào chi phí kinh doanh mà còn cả việc đảm bảo quyền lợi của người lao động trong doanh nghiệp. II. Nội dung kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1. Nhiệm vụ hạch toán lao động tiền lương trong doanh nghiệp. Để phục vụ điều hành và quản lý lao động tiền lương trong doanh nghiệp kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương và các khoản trích theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động, chính xác, kịp thời đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính đúng và thanh toán kịp thời đây đủ tiền lương và các khoản trích khác có liên quan đến thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình huy động lao động và sử dụng tiền lương trong doanh nghiệp việc chấp hành chính sách và chế độ lao động tiền lương. Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các phân xưởng, các bộ phận sản xuất – kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương, mở sổ cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp của các bộ phận trong doanh nghiệp theo đúng chế độ tài chính hiện hành. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng sử dụng lao động về chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận của đơn vị sử dụng lao động. Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phục cấp, trợ cấp cho người lao động. Lập các báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lý nhà nước và quản lý doanh nghiệp. Phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả, tiềm năng của lao động trong doanh nghiệp, ngăn chặn các hành vi, vi phạm chế độ chính sách về lao động tiền lương. 2. Chứng từ kế toán sử dụng. Bảng chấm Công. Bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán BHXH. Bảng thanh toán tiền thưởng. Một số chứng từ khác có liên quan. 3. Các Tài khoản kế toán sử dụng. TK 334: “Phải trả công nhân viên”: dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán cho cán bộ công nhân viên và tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản trợ cấp. Bên Nợ: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, trợ cấp bảo hiểm và các khoản khác đã chi trả ứng trước cho CBCNV. - Các khoản đã khấu trừ vào tiền lương của CBCNV. Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thực tế phải trả CBCNV. Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả công nhân viên. TK 334 có thể có số dư bên Nợ trong trường hợp cá biệt, số dư Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền thưởng và các khoản chi trả cho công nhân viên (Trả thừa, nộp thừa, vượt chi …) Tài khoản 334.1: “Thanh toán lương”: dùng để hạch toán các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất lượng (tính vào quỹ lương). Tài khoản 334.2: “Các khoản khác”: dùng để hạch toán các khoản trợ cấp, tiền có nguồn bù đắp thêm như trợ cấp BHXH, trợ cấp khó khăn từ quỹ phúc lợi … Phương pháp hạch toán Hàng tháng tính lương phải trả cho CBCNV và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK: 622, 627, 641, 642, 241 Có TK 334: “Phải trả cho CBCNV” Tính tiền thưởng cho CNV lấy từ quỹ khen thưởng, kế toán ghi: Nợ TK 4311: “quỹ khen thưởng” Có TK 334: “Phải trả cho CBCNV” Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNV. Nợ TK 334: “Tổng số các khoản khấu trừ” Có TK 141: “Tạm ứng” Có TK1388: “Các khoản phải thu khác” Có TK 3338: “Thuế thu nhập cá nhân phải nộp” Khấu trừ vào lương khoản đóng góp của người lao động về BHXH (5%) và BHYT (1%). Nợ TK 334: Có TK 338.3: “BHXH” (5% lương cơ bản) Có TK 338.4: “BHYT” (1% lương cơ bản) Trả lương cho CBCNV bằng tiền. Nợ TK 334 Có TK 111, 112 Các khoản trợ cấp, BHXH phải trả trực tiếp cho người lao động trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động … Nợ TK 338.3 Có TK 334 - TK 338: “Phải trả, phải nộp khác” là tài khoản đùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp BHXH, BHYT, KPCĐ trị giá tài sản chở xử lý và các khoản vay mượn, gữi hộ … Tài khoản này có các tài khoản cấp II liên quan đến các khoản trích theo lương như: TK 338.1: Tài sản thừa chờ xử lý TK 338.2: Kinh phí công đoàn TK 338.3: Bảo hiểm xã hội TK 338.4: Bảo hiểm y tế TK 338.8: Phải trả, phải nộp khác Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản như: TK 111, 112, 138, 333 Bên Nợ: Tình hình chi tiêu, sử dụng KPCĐ, tiền trợ cấp BHXH cho công nhân viên và nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý. Bên Có: Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi trả được thanh toán. Dư Có: Số còn phải trả, phải nộp về BHXH, BHYT, KPCĐ. Phương pháp hạch toán. Trích KPCĐ, BHXH, BHYT vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nợ TK: 622, 627, 641, 642 Có TK 338.2: KPCĐ bằng 2% lương thực tế. Có TK 338.3: BHXH bằng 15% lương thực tế. Có TK 338.4: BHYT bằng 2% lương thực tế. Khấu trừ vào lương BHXH, BHYT Nợ TK 334: bằng 6% lương cơ bản của CNV Có TK 338.3: BHXH bằng 5% lương cơ bản của công nhân viên Có TK 338.4: BHYT bằng 1% lương cơ bản của công nhân viên Nộp BHXH, mua BHYT, nộp KPCĐ và chi tuêu KPCĐ tại đơn vị. Nợ TK 338.2 Nợ TK 338.3 Nợ TK 338.4 Có TK 111, 112 Tính số BHXH phải trả cho CBCNV trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động … Nợ TK 338.3 Có TK 334 Thanh toán BHXH cho công nhân viên. Nợ TK 338.3 Có TK 111,112 - TK 335 “Chi phí trả trước”: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh mà sẽ phát sinh trong kỳ này hoặc trong kỳ sau. Tài khoản này sử dụng để trích trước chi phí tiền lương phải trả trong thời gian nghỉ phép, trích trước trợ cấp dự phòng mất việc làm và các khoản trích trước khác. Bên Nợ: - Các khoản chi phí thực tế phát sinh tính vào chi phí phải trả - Số chênh lệch chi phí phải trả lớn hơn so với chi phí thực tế được hoạch toán vào thu nhập bất thường. Bên Có: - Chi phí phải trả dự tính trước và chi phí ghi nhận vào chi phí sản xuất. - Số chênh lệch giữa chi phí thực tế lớn hơn số chi phí trích trước được tính vào số chi phí. Số dư Có: Chi phí trả đã tính vào chi phí hoạt động kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh. Phương pháp hạch toán Trích trước tiền lương nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất của người lao động trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335: Chi phí phải trả Khi trả tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả CN trực tiếp sản xuất: Nợ TK 335 Có TK 334 Khi thanh toán tiền lương nghỉ phép cho CVN ghi: Nợ TK 334 Có TK 111 Khi trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm ghi: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 335.3: Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm Khi chi trả trợ cấp thôi việc, mất việc làm cho người lao động ghi: Nợ TK 335.3: Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm Có TK 111,112 Chi chí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 111,112 Sơ đồ 1: Hạch toán tổng hợp thanh toán với người lao động. TK 111,112 TK 334 TK 622 Thanh toán thu nhập cho Tiền lương, tiền thưởng người lao động phải trả cho LĐTT TK 335 TK 138 TLNP thực tế Trích trước Khấu trừ khoản phải thu khác phải trả cho LĐTT TL củaLĐTT TK 627 Tiền lương, tiền thưởng phải trả TK 141 cho nhân viên phân xưởng Khấu trừ khoản tạm ứng thừa TK 641 Tiền lương, tiền thưởng phả trả cho nhân viên bán hàng TK 338 TK 642 Thu hộ cho cơ quan khác Tiền lương, tiền thưởng phải trả hoặc giữ hộ người lao động cho nhân viên QLDN TK 431 Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho người lao động TK 338.3 BHXH phải trả cho NLĐ Sơ đồ 2: Hạch toán tổng hợp quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ TK111,112 TK 338.2, 338.3, 338.4 TK 622 Nộp cho cơ quan quản lý quỹ Trích theo TL của LĐTT tính vào chi phí TK 334 TK 627 Trích theo TL của NVPX BHXH phải trả cho NLĐ tính vào chi phí trong doanh nghiệp TK 641 TK 111,112,152 … Trích theo TL của NV bán Chi tiêu KPCĐ hàng tính vào chi phí tại doanh nghiệp TK 642 Trích theo TL của nhân viên QLDN tính vào chi phí TK 334 Trích theo TL của NLĐ trừ vào thu nhập của họ TK 111,112 Nhận tiền cấp bù của quỹ BHXH Sơ đồ 3: Hạch toán tổng hợp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm TK111,112 TK335.3 TK 642 Trả tiền trợ cấp việc làm Trích quỹ dự phòng Cho người lao động trợ cấp mất việc làm Trả tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động khi không còn số dư quỹ dự phòng Chương II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Lộc Trường Xuân. I. Giới thiệu chung về Công ty. 1. Quá trình hình thành và sự phát triển của Doanh nghiệp. Tên Công ty : Công ty TNHH Lộc Trường Xuân. Tên giao dịch : Loc Truong Xuan Company Limitied. Tên viết tắt : Loc Truong Xuan Co., LTD Trụ sở chính : 173 Đường Xuân thuỷ - Phường Quận Hoa Quận Cầu Giấy - Thành Phố Hà Nội. Công ty được thành lập theo quyết định số 1546/2000/QĐUB ngày 18/10/2000 và đăng ký kinh doanh số 0102001308 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày 28/10/2000. Có đầy đủ tư cách pháp nhân của một Công ty TNHH, tự chịu về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trong phạm vi số vốn góp của mình. Tuy rằng Công ty mới thành lập nhưng với sự năng động, tự tìm kiến các nguồn cung ứng bên ngoài, làm sao tìm được bạn hàng thật đa dạng và ký kết được các hợp đồng dài hạn … Ban đầu Công ty TNHH Lộc Trường Xuân đi từ một xưởng nhỏ nhưng trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty đã hoạt động tích cực không ngừng lớn mạnh về quy mô tổ chức các công trình đa dạng như: Xây dựng, thủy lợi, công trình, dân dụng … Tiêu biểu như: Công trình của Bộ Quốc Phòng, Trường tiểu học Thị trấn Hưng Hà - Thái Bình; nhà ở cán bộ công nhân nhà máy ôtô 3 – 2, UBND Thái Bình; Trường TH Kinh tế Mỹ Văn – Hưng Yên. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Lộc Trường Xuân. 2.1. Chức năng. Công ty TNHH Lộc Trường Xuân là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với chức năng chủ yếu là xây dựng các công trình mới cải tạo hoàn thiện công trình dân dụng và các công trình công cộng. Chức năng chủ yếu của công ty là: Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi, xây lắp các hệ thống chiếu sáng công cộng, dân dụng, công viên xanh. San lấp mặt bằng, xử lý nền móng các công trình xây dựng. Lắp đặt thường xuyên đường day 35 Kv trở xuống, các trạm biến áp có công suất nhỏ. Tư vấn về kỹ thuật xây dựng và trang trí nội thất. Kinh doanh bất động sản. 2.2. Nhiệm vụ Vận dụng khai thác hợp lý các nguồn lực làm tăng doanh số theo quy định của pháp luật. Được quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, được quyền đăng ký các hợp đồng kinh tế, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế, được quyền chủ động tổ chức bộ máy quản lý, đầu tư và thay đổi công nghệ sản xuất cải thiện điều kiện làm việc nhằm tăng cường nhân lực cho sản xuất, khai thác mọi tiềm năng để làm ra của cải vật chất cho xã hội và cải thiện đời sống người lao động theo quy định của pháp luật. 3. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 3.1. Đặc điểm. Công ty TNHH Lộc Trường Xuân thực hiện các ngành nghề kinh doanh sau: - Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, xây lắp hệ thống chiếu sáng công cộng, dân dụng, công viên xanh. - Trang trí nội ngoại thất. - Dịch vụ sơn tĩnh diện. - Sản xuất gia công các sản phẩm cơ khí … Để thực hiện những nhiệm vụ trên Công ty luôn chủ động lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục. Bằng uy tín của mình Công ty đã xây dựng được mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp nguyên vật liệu như: Các đại lý cung cấp nguyên vật liệu tại Thành phố Hà Nội và một số tỉnh khác, nhà máy gạch Granite Thiên Thạch Nam Định, nhà máy Vôi ở Thái Bình. 3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý. Giám Đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kế hoạch - kỹ thuật Phòng Tổ chức hành chính Phòng Tài chính - kế toán Phòng kế hoạch - kỹ thuật Đội dự án Đội sản xuất Đội xây dựng thuỷ lợi Đội xây dựng dân dụng Đội xây dựng nội ngoại thất Giám đốc: là người đại điện theo pháp luật của Công ty tham gia ký kết các hợp đồng xây dựng, phân phối thu nhập. Có trách nhiệm trực tiếp quản lý và tổ chức mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Phó giám đốc: (gồm 01 phó giám đốc kỹ thuật, 01 phó giám đốc kinh doanh) các phó giám đốc này đều có nhiệm vụ thông tin cho Giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính và tham mưu cho Giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng xây dựng, kinh tế và các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kỹ thuật, công nghệ và đầu tư của Công ty. Các phòng ban của Công ty gồm: Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tiếp nhận, tham mưu giúp giám đốc trong việc điều hành về mặt tổ chức quản lý của đơn vị truyền đạt thông tin và mệnh lệnh, tổ chức bộ máy sản xuất và quản lý lao động, quản lý quỹ lương, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện các công tác hành chính, kết hợp với các phòng ban nghiệp vụ để tổ chức hoàn thành nhiệm vụ sản xuất. Phòng kế hoạch – kỹ thuật: Chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt kỹ thuật như vận chuyển máy móc thiết bị, tổ chức điều hành cơ cấu kỹ thuật – thiết kế và dự toán lắp đặt và có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện, triển khai kế hoạch sản xuất, nghiên cứu các công nghệ mới thích hợp để đổi mới sản xuất. Phòng tài chính kế toán: Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc công ty trong công tác huy động và phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị, tổ chức bộ máy tài chính kế toán từ công ty đến các đơn vị trực thuộc, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế. Hạch toán kế toán nhằm quản lý tốt tài chính của Công ty, ghi chép, phản ánh đầy đủ chính xác quá trình hình thành vận động và chu chuyển tiền vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh và những quy định cụ thể của Công ty về công tác quản lý kinh tế và tài chính. 4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đơn vị tính: Triệu đồng STT Chỉ tiêu thực hiện Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ % 1 Tổng doanh thu 70.396 99.475 29.079 41,30 2 Doanh thu thuần 70.396 99.475 29.079 41,30 3 Giá vốn hàng bán 46.299 68.167 21.868 47,23 4 Lãi gộp 3.196 4.328 1.132 35,41 5 Lợi nhuận sau thuế 663 778 115 17,34 6 Lợi nhuận từ HĐKD 765 987 222 29,01 Qua bảng trên ta thấy: Tổng doanh thu năm 2005 tăng 20.079 triệu đồng cao hơn so với năm 2004, tỷ lệ tăng tương ứng là 41.30 %. Doanh thu thuần tăng nhanh với tỷ lệ là 41,30 % đã kéo theo lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng 222 Triệu đồng với tỷ lệ tăng là 29,01%. Đó là do có sự đổi mới, công nghệ, trang thiết bị kỹ thuật và các sản phẩm của Công ty có chất lượng cao và năng suất lao động nhanh đáp ứng được nhu cầu của thị trường ngày nay, đồng thời Công ty cũng có chính sách đào tạo bồi dưỡng trình độ kiến thức cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty.Trong năm vừa qua Nhà nước đã điều chỉnh tỷ lệ thuế TNDN từ 32% xuống còn 28%, tạo ra sự ưu ái cho các Công ty, các doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Đây là dấu hiệu đáng mừng giúp Công ty tạo dựng được niềm tin đối với các thành viên góp vốn cũng như các chủ Nợ bên ngoài doanh nghiệp. Để đạt được kết quả kinh doanh như hiện nay, ngoài việc tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty phải luôn nỗ lực phấn đấu hết mình cho công việc và cho của Công ty. II. Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Lộc Trường Xuân. 1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty. 1.1. Nhiệm vụ của phòng kế toán. Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có về tình hình luân chuyển và sử dụng vốn, quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh, hoạt động sử dụng kinh phí của Công ty để đáp ứng yêu cầu thông tin của cơ quan quản lý Nhà nước và lãnh đạo Công ty. Thực hiện lập báo cáo kế toán định kỳ gửi lên lãnh đạo Công ty, các cơ quan Nhà nước có liên quan. Tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước. Kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế tài chính. Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán trưởng Kế toán tổng hợp. Thánh toán công nợ tiền lương BHXH. Kế toán vật tư TSCĐ CCDC NVL. Kế toán ngân hàng. Thủ quỹ. 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán Trưởng: Phụ trách điều hành toàn bộ công tác phòng kế toán trong Công ty, luôn giám sát kiểm tra mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoàn thiện các sổ sách và lập báo cáo tài chính. Phó phòng kế toán: Giúp trưởng phòng trong việc quản lý tài chính của công ty, thay thế trưởng phòng giải quyết các công việc có liên quan khi trưởng phòng vắng mặt. Kế toán tín dụng và thông tin kinh tế toàn Công ty. Kế toán tổng hợp: Lập và nộp báo cáo quyết toán tài chính hàng tháng, quý, năm đảm bảo đầy đủ số lượng, chất lượng. Kiểm tra báo cáo của đơn vị trước khi tổng hợp báo cáo toàn công ty; Lập báo cáo kế toán định lỳ hàng tháng, quý, năm của công ty theo đúng thời hạn. Kế toán vật tư, TCSĐ, CCDC và NVL: Giúp kế toán trưởng theo dõi và phản ánh sự biến động của vật tư, tài sản của toàn công ty và tình hình tăng giảm trích khấu hao TSCĐ, CCDC, tinh hình nhập xuất tồn kho NVL. Kế toán ngân hàng: Giúp kế toán trưởng theo dõi tình hình thanh toán tiển gửi ngân hàng và tài khoản vay có liên quan đến công ty. Kế toán công nợ, tiền lương và BHXH: Có nhiệm vụ theo dõi đối chiếu quyết toán, thu hồi các khoản nợ của khách hàng, công nợ nội bộ, theo dõi doanh thu đồng thời hạch toán các khoản tiền lương, ghi chép, kịp thời phản ánh chính xác số ngày công dựa vào quỹ lương và các khoản trích nộp BHXH, BHYT, PKCĐ. Thủ quỹ: Hàng ngày làm thủ tục thu, chi tiền mặt, ghi vào sổ quỹ hàng ngày để kiểm kê tiền mặt đối chiếu giữ liệu trên sổ với thực ._.