Giáo trình Tổ chức vốn tài liệu

tiên trong các tài liệu chuyên môn tại Đức, xuất hiện thuật ngữ “Derfond”  Latin  Pháp: Fandus: có nghĩa là cơ sở, bệ, đáy nền. Giữa thế kỷ 20 khái niệm vốn tài liệu được hình thành: “Vốn tài liệu là tổng hợp các xuất bản phẩm, các bản thảo và các tài liệu khác có trong thư viện tạo điều kiện cho việc sử dụng của người đọc.” Cuối thế kỷ 20, khái niệm mới hoàn thiện và được đưa vào thuật ngữ chuyên ngành. Từ điển thuật ngữ thư viện học (Liên Xô): “Vốn tài liệu là bộ sưu tập các xuất bản phẩm và các vật mang tin được hình thành phù hợp với chức năng của thư viện để sử dụng có tính chất xã hội, phù hợp với chức năng và được giới thiệu nhiều phương diện với sự trợ giúp của hệ thống mục lục.” Trong Pháp lệnh thư viện –Điều 3 mục 2: “Vốn tài liệu TV là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo qui tắc, qui trình khoa học của nghiệp vụ thư viện, để tổ chức phục vụ người đọc đạt được hiệu quả cao và được bảo quản.” 1.2. Vai trò, vị trí của vốn tài liệu. 1.2.1. Với xã hội: Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 2  Vốn tài liệu là kho tàng văn hóa vừa có giá trị về phương diện vật chất, vừa có giá trị về phương diện tinh thần. Vốn tài liệu gìn giữ, tàng trữ những kinh nghiệm sản xuất, đấu tranh của nhiều thế hệ, những thành tựu mà con người đạt được, có thể nói vốn tài liệu là sản phẩm vô giá, nếu bị tổn thất không thể nào bù đắp được.  Là tiêu chí đánh giá sự phát triển cũa xã hội. Việc phát minh ra sách đã gây đột biến trong sư phát triển lịch sử xã hội, làm cho xã hội loài người từ thời kỳ mông muội sang thời đại văn minh. Sách vở, tài liệu phản ảnh trình độ phát triển văn hóa, khoa học của một quốc gia Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã coi sách vỡ là tiêu chí đánh giá sự phát triển của xã hội loài người: “Số sách vỡ nhiều hay ít cũng chứng tỏ trình độ văn hóa của một dân tộc thấp hay cao”. 1.2.2. Với thư viện Vốn tài liệu là tiêu chuẩn hình thành thư viện cũng như xếp hạng thư viện. IFLA (Liên hiệp các hiệp hội TV thế giới) qui định, muốn xây dựng TV công cộng phải có vốn tài liệu ban đầu là 6000 đơn vị tài liệu. Việt Nam: Điều 9, Pháp lệnh TV: thư viện được thành lập khi có những điều kiện sau: Vốn tài liệu – Trụ sở-trang thiết bị – Người có chuyên môn – Kinh phí Theo thông tư số 56/2003/TT-BVHTT ngày 16/6/2003: Để xây dựng TV tỉnh phải có 30.000 tài liệu đối với tỉnh đồng bằng và 20.000 tài liệu đối với tỉnh miền núi. Để xây dựng TV huyện phải có 3000 tài liệu đối với các huyện đồng bằng, 2000 tài liệu đối với miền núi.  Vốn tài liệu là cơ sở cho mọi hoạt động của thư viện:  Biên soạn thư mục: Chất lượng của thư mục biên soạn phụ thuộc vào vốn tài liệu.  Xây dựng CSDL: Số biểu ghi nhiều hay ít phụ thuộc vào vốn tài liệu  Khả năng thỏa mãn nhu cầu của độc giả phục thuộc rất lớn vào vốn tài liệu. Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 3  Vốn tài liệu giúp TV hình thành các chức năng phục vụ: Tàng trữ, luân chuyển tài liệu  Vốn tài liệu góp phần phát triển kinh tế, khoa học, văn hóa xã hội cho địa phương.  Triễn lãm sách: Nếu vốn tài liệu phong phú thì triển lãm sẽ hấp dẫn và ngược lại. 2. Tổ chức vốn tài liệu 2.1. Ý nghĩa: Bất kỳ một thư viện nào, đều phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu một cách khoa học, hợp lý mới có thể khai thác sử dụng tối đa tài liệu đã có trong thư viện. Có thể nói tổ chức vốn tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu và tăng cường việc luân chuyển tài liệu. Tổ chức vốn tài liệu là để phân biệt giữa vốn tài liệu với kho tàng, tàng trữ tài liệu. 2.2. Phân chia vốn tài liệu: Để thuận tiện cho việc sử dụng cũng như bảo quản, việc phân chia vốn tài liệu thành nhiều bộ phận là rất cần thiết: 2.1.1 Theo dấu hiệu hình thức tài liệu:  Kho sách;  Kho báo, tạp chí;  Kho luận văn, luận án;  Kho tranh ảnh;  Kho bản đồ 2.1.2. Theo dấu hiệu ngôn ngữ  Kho tài liệu tiếng Việt;  Kho tài liệu tiếng Anh; 2.1.3. Theo dấu hiệu thời gian  Kho tài liệu trước 1975;  Kho tài liệu từ 1975 đến nay; 2.1.4 Theo dấu hiệu hình thức phục vụ  Kho đóng; Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 4  Kho mở (tự chọn): - vốn tài liệu phong phú - Nhu cầu xác định - Ý thức phục vụ và ý thức sử dụng thư viện tốt. 2.1.5. Theo dấu hiệu chức năng, nhiệm vụ.  Kho chính (tổng kho) bao gồm tất cả tài liệu từ khi thành lập: đây là kho tổng hợp đầy đủ nhất có khả năng đáp ứng nhu cầu cao;  Kho phụ phòng đọc;  Kho phụ phòng mượn;  Kho lưu động: phục vụ ngoài thư viện, hổ trợ cho các chi nhánh  Kho dự trữ, trao đổi: kho này không phục vụ, gồm các tài liệu thừa, trùng bản, không phù hợp;  Thực tế:  Thư viện công cộng phân chia: Kho đọc (chính), mượn, kho báo, tạp chí, tra cứu, địa chí, lưu động, dự trữ, ngoại văn  Thư viện đại học, cao đẳng thường chia theo: kho sách, báo chí, tra cứu, giáo trình, tài liệu không công bố  Thư viện trường học, chia theo: kho sách giáo khoa, kho nghiệp vụ, kho tham khảo 3. Sắp xếp tài liệu: Sắp xếp tài liệu là khâu cuối của chu trình sách trong thư viện, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng và bảo quản vốn tài liệu. 3.3.1. Yêu cầu:  Thuận tiện cho việc sử dụng: Phải đảm bảo phục vụ nhanh, chính xác.  Tiết kiệm được diện tích.  Giúp cán bộ thư viện nắm vững thành phần kho tài liệu tạo điều kiện hướng dẫn người sử dụng khai thác kho tài liệu một cách có hiệu quả.  Thuận tiện cho công tác bảo quản. Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 5 3.3.2. Cách sắp xếp: 3.3.2.1. Theo nội dung:  Ưu điểm :  Tập trung được tài liệu theo môn loại và chủ đề;  Giúp người đọc dễ tìm tài liệu;  Giúp CB thư viện nắm vững thành phần của tài liệu trong kho;  Phù hợp với hình thức kho mở.  Nhược điểm:  Không tiết kiệm diện tích, sau mỗi môn loại, chủ đề phải chừa một khoảng trống của kệ sách để dự trữ cho tửng môn loại;  Khó khăn khi phải di chuyển.  Thuờng phối hợp phân loại với chữ cái 3.3.2.2. Theo hình thức:  Ưu điểm:  Tìm tài liệu nhanh;  Tiết kiệm diện tích.  Nhược điểm:  Tài liệu có cùng nội dung sẽ bị phân tán;  Cán bộ thư viện khó nắm vững được thành phần kho tài liệu;  Phải có sự hổ trợ của hệ thống mục lục. 2.3.2.3. Cách sắp xếp:  Theo vần chữ cái: Theo tên tài liệu hoặc tên tác giả. Có thể phối hợp:  Môn loại – chữ cái Theo thời gian Theo hình thức Theo phân loại Theo nội dung Theo chủ đề Theo chữ cái Theo Địa lý Theo ngôn ngữ Theo Khổ Theo số ĐK CB Theo xếp giá Cố định Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 6  Chữ cái – thời gian (Báo chí)  Theo thời gian: Căn cứ vào thời gian xuất bản theo thứ tự chữ cái. A xếp theo theo thời gian trước công nguyên B xếp theo năm 01 – 99 C xếp theo năm 1000 – 1499 D xếp theo năm 1500 – 1599 Z xếp theo năm 2000 -  Theo địa lý: Quốc gia in ấn tài liệu (không hợp lý)  Theo Ngôn ngữ: Căn cứ vào ngôn ngữ chính văn. Các thư viện lớn thường xếp: V: Tiếng Việt L: Latin  Theo số đăng ký cá biệt: Đơn giản, dễ dàng, tiết kiệm diện tích, kiểm kê thận lợi; nhưng nội dung bị phân tán.  Theo khổ cở, có 3 loại: - Nhỏ hơn 19 cm (N) - Từ 19 – 27 cm (V) - Lớn hơn 27 cm (L)  Theo xếp giá cố định: Ví dụ: M  M: kho -- 15: vị trí 15 -- 20: Giá sách Cách sắp xếp tài liệu phối hợp:  Phân loại – chữ cái  Khổ - Đăng ký cá biệt Ví dụ: VN19822: Ngôn ngữ - Khổ - Đăng ký cá biệt LV12345: Ngôn ngữ - Khổ - Đăng ký cá biệt VL13245/99: Ngôn ngữ - Khổ - Đăng ký cá biệt -Thời gian Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 7 4. Đăng ký tài liệu. 4.1. Ý nghĩa: Sách báo của thư viện là tài sản của Nhà nước. Mỗi cuốn sách, mỗi tờ báo hay tạp chí nhập vào thư viện đều phải được giữ gìn một cách cẩn thận. Đăng ký tài liệu ngoài ý nghĩa để bảo quản tốt vốn tài liệu là cơ sở làm công tác thống kê, báo cáo vì công tác này cần phải có những số liệu chính xác. Những con số chính xác đó cũng giúp cho thư viện nắm biết rõ hiện trạng vốn tài liệu trong thư viện, để có kế họach bổ sung đúng hướng. Trên cơ sở đăng ký tài liệu còn để đặt kế hoạch cho việc phát triển thư viện. Đăng ký là biện pháp tốt nhất giúp cho việc quản lý vốn tài liệu thư viện luôn ở trạng thái động. Thư viện: nhập – thanh lý tài liệu: là tài liệu tỉnh. Tài liệu đưa ra phục vụ - độc giả trả tài liệu là tài liệu quay vòng; để có thể theo dõi những biến động trong thành phần vốn tài liệu cần phải tiến hành đăng ký. Tóm lại: Điều kiện tài liệu cho biết được hiện trạng của vốn tài liệu về số lượng cũng như chất lượng. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch công tác cho từng thời kỳ. Ngoài ra số liệu đăng ký còn giúp cho thư viện thực hiện chế độ báo cáo hàng năm, hàng quý hoặc đột xuất, giúp các cấp quản lý nắm được tình hình phát triển thư viện cũng như vốn tài liệu đã có. 4.2. Yêu cầu: - Công tác đăng ký tài liệu phải được thực hiện một cách thường xuyên và kịp thời với những nguyên tắc thống nhất được thực hiện có tính bắt buộc trong tất cả các thư viện. Nếu không tài liệu sẽ không thể đưa ra phục vụ cho người sử dụng hoặc nếu đưa ra phục vụ những tài liệu chưa đăng ký, chưa xử lý kỹ thuật thì dễ dàng bị mất mà không thể thu hồi được. - Những khoản ghi trong sổ ĐKTQ phải đầy đủ rõ ràng và chính xác, không được tẩy xóa, sửa chữa. Nếu có sửa chữa phải được người có trách nhiệm chứng nhận và ký tên ở phần phụ ghi. Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 8 - Biểu mẫu, sổ sách đơn giản nhưng phải thể hiện rõ những thông tin cần thiết. - Trong khi đăng ký, 4.3. Tác dụng của việc đăng ký tài liệu - Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của tài liệu trong thư viện. thông qua việc vào sổ, xáo sổ đăng ký mỗi một tài liệu của thư viện sẽ có đầy đủ bằng chứng để tra cứu, ngăn ngừa tổn thất nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ. - Thông qua việc đăng ký tài liệu có thể kịp thời phản ảnh tình hình hoạt động của toàn thư viện, làm cơ sở để hoạch dịnh kế hoạch công tác thư viện nói chung và kế hoạch xây dựng kho sách nói riêng. - Việc đăng ký tài liệu có thể nêu lên những thống kê gọn và chính xác làm cơ sở để báo cáo, tổng kết công tác thư viện. - Muốn phát huy được tác dụng của việc đăng ký tài liệu trong thư viện cần phải xây dựng, kiện toàn chế độ đăng ký, làm cho việc đăng ký đạt được yêu cầu vừa nghiêm ngặt vừa giản tiện, bảo đảm được tính chính xác và tính hoàn chỉnh công tác đăng ký, tăng cường an toàn cho tài sản để phát huy đầy đủ tác dụng của kho sách thư viện vừa có thể tinh giản những hạng mục và trình tự không cần thiết phải có trong công tác đăng ký là cho cán bộ thư viện được giải phóng ra khỏi những công việc sự vụ hàng ngày để phục vụ cho người sử dụng thư viện được tốt hơn. Đối với mọi tư tưởng coi nhẹ công tác đăng ký hoặc thực hiện đăng ký chỉ để đăng ký, là biểu hiện của thái độ thiếu trách nhiệm đối với tải sản công cộng. 4.4. Các loại đăng ký và phương pháp đăng ký tài liệu Đăng ký tổng quát là đăng ký từng lô, từng đợt nhập tài liệu vào thư viện có một chứng từ kèm theo vào sổ. Qua sổ đăng ký tổng quát có thể cung cấp những thông tin khái quát của tài liệu như khối lượng tài liệu, khối lượng chung, khối lượng riêng cho từng lãnh vực, từng ngôn ngữ. 4.4..1. Tác dụng của đăng ký tổng quát: Thông qua đăng ký tổng quát có thể kịp thời nắm bắt toàn bộ tình hình của các kho tài liệu gồm: Nhập tài liệu vào thư viện, xuất Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 9 tài liệu khỏi thư viện và tình hình biến động của kho tài liệu, phân phối tài liệu cho các kho, Đăng ký tổng quát tiện lợi cho việc biên soạn những bảng thống kê, tàng trữ tài liệu, kiểm tra nguyên nhân xáo sổ, tạo điều kiện nâng cao chất lượng của công xây dựng vốn tài liệu và công tác bảo quản. 4.4.1.3. Phương pháp đăng ký tổng quát Căn cứ vào chúng từ ghi lại số lượng chung của từng lô tài liệu nhập vào thư viện. Số lượng tài liệu theo từng môn loại. Căn cứ vào chứng từ xuất kho để ghi tổng tài liệu xuất khỏi thư viện. Tài liệu xuất kho thống kê theo môn loại, theo nguyên nhân, theo ngôn ngữ, Cuối mỗi quí, mỗi năm sẽ tổng kết phần nhập để nắm thực trạng kho tài liệu. Các chứng từ nhập xuất tài liệu phải được lưu lại theo thứ tự nhập xuất trong sổ đăng ký tổng quát. 4.4.1.4. Đơn vị đăng ký tổng quát là những chứng từ, biên bản nhập vào thư viện. - Tài liệu mua phải có hoá đơn, - Tài liệu lưu chiểu phải có phiếu nộp lưu chiểu của các cơ quan xuất bản, - Tài liệu được tặng hoặc tài trợ phải có chứng từ của nơi tặng, tài trợ. - Nếu có lô tài liệu nhập vào thư viện chưa hoặc không có chứng từ, thư viện phải lập biên bản để làm chứng từ cho việc đăng ký tổng quát. Lưu ý: - Tài liệu ngoại văn chỉ có giá bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá hối đoái văn hoá phẩm phi mậu dịch. - Tài liệu không có giá có thể giải quyết theo 2 cách: Thư viện lập hội đồng định giá, dựa vào giá thị trường để định giá cho xác thực Thư viện quy định giá trang in tài liệu để tính giá cho tài liệu đó. 4.4.1.5. Cách ghi vào sổ ĐKTQ:  Sổ ĐKTQ chung cho toàn thư viện: Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 10 Toàn bộ tài liệu nhập xuất của thư viện phải được ghi đầy vào Sổ ĐKTQ chung cho toàn thư viện trong đó có ghi lại sự phân phối cho các kho, các nguồn bổ sung, loại hình tài liệu, ngôn ngữ, Nội dung sổ ĐKTQ của toàn thư viện gồm: Cột 1. Ngày vào sổ: Ngày ghi bằng số Ả Rập. Tháng ghi bằng số La Mã Cột 2. Số thứ tự. Nếu nguồn tài liệu nhập ít có thể ghi liên tục. Nếu tài liệu nhập nhiều có thể mỗi năm hoặc vài năm quay lại 1 lần bắt đầu bằng số 1 (do thư viện qui định) Số thứ tự trong sổ ĐKTQ gọi là số đăng ký tổng quát. Số này được ghi vào hoá đơn, chứng từ nhập lô tài liệu. Để tránh trùng nhau giữa số ĐKTQ và số ghi vào chứng từ. Số ĐKTQ ghi vào chứng từ kèm theo năm nhập của chứng từ. Cột 3. Tổng số. Cột này được chia làm 2: số lượng nhan đề và số lượng bản tài liệu Cột 4. Giá tiền. Phải ghi đầy đủ Cột 5. Nguồn bổ sung: được chia ra nhiều cột nhỏ, mỗi cột là một nguồn bổ sung (Mua, trao đổi, tặng, sao chụp, khác) Cột 6. Loại hình tài liệu: Có nhiều cột nhỏ phân rõ các loại hình (Sách, luận án, tranh, bản nhạc, bản đồ, khác) Cột 7. Ngôn ngữ tài liệu: Có nhiều cột nhỏ, mỗi cột là một ngôn ngữ của tài liệu nhập Cột 8: Phân phối các kho. Mỗi cột là một kho của thư viện. Phải được ghi chính xác số lượng tài liệu nhập.  Sổ ĐKTQ của từng kho: Nếu thư viện có tổ chức các kho khác nhau thì các kho này đều phải có sổ đăng ký tổng quát riêng theo mẫu qui định. Sổ ĐKTQ có 3 phần: Phần I. Phần nhập tài liệu vào thư viện: Có 24 cột. (mẫu ) Các ghi vào sổ: Cột 1. Ngày tháng vào sổ: Ngày ghi bằng số Ả rập, tháng ghi bằng số La Mã. Cột 2. Số thứ tự: Nếu số lần nhập tài liệu trong năm nhiều thì số thứ tự có thể được ghi bắt đầu từ số 1 mỗi năm. Nếu số lần nhập tài liệu mỗi năm ít thì có thể ghi liên tục từ năm này sáng năm khác. Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 11 Thư viện cũng có thể quy định thời gian cho việc ghi số thứ tự phù hợp với thư viện mình. Số thứ tự trong sổ ĐKTQ gọi là số tổng quát, số này được ghi vào chứng từ kèm theo và chứng từ được sắp xếp theo số tổng quát của từng năm để xác định những tài liệu trong chứng từ đã được nhập, những chứng từ này phỉa được lưu lại để dễ kiểm tra, thống kê khi cần. Cột 3. Nguồn cung cấp: Ghi cơ quan phát hành, nhà sách hoặc tên người/ cơ quan biếu tặng/ tài trợ. Cột 4. Số và ngày của chứng từ: Căn cứ vào: - Số và ngày được ghi trên hoá đơn. - Số và ngày được ghi trên phiếu nộp lưu chiểu - Số và ngày được ghi trên chứng từ tặng hoặc tài trợ - Sách nhập không chứng từ thì ghi số biên bản và ngày lập biên bản. Cột 5. Tổng số sách báo: Ghi số lượng chung Cột 6. Có bao nhiêu báo: Trong trường hợp tài liệu nhập có cả báo thì ghi cụ thể trong tổng số có bao nhiêu báo, tạp chí. Cột 7. Giá tiền: Phải ghi đúng và đầy đủ Cột 8 đến cột 19. Phân loại tài liệu theo nội dung: ghi số lượng tài liệu đã phân loại theo nội dung vào các cột tương ứng. Khi phân tài liệu theo nội dung cần kiểm tra xem tổng số cộng từ cột 8 đến cột 19 phải bằng số lượng ở cột 5. Cột 20 đến 23. Phân loại theo ngôn ngữ. Có thể tuỳ theo từng thư viện để phân loại theo ngôn ngữ. Tổng số cộng từ cột 20 đến cột 23 phải bằng số lượng ở cột 5. Cột 24. Phụ chú. Có thể ghi các sai sót, xác định lại các số ghi không rõ hoặc ghi chú số ĐKCB của tài liệu đó. Lưu ý: Mỗi trang trong phần nhập bắt đầu từ dòng thứ 2. Dòng thứ nhất dùng để ghi mang sang tổng số tài liệu nhập từ trang trước. Phần II. Tổng số sách báo xuất kho: Đăng ký tài liệu xuất Trong quá trình phục vụ, kho tài liệu có thể bị hao hụt bởi nhiều lý do khác nhau: Hư hỏng, lỗi thời, mất mác, Những tài liệu này cần phải được thống kê và lập thủ tục xuất khỏi kho thư viện, chứng từ xuất kho phải được trưởng đơn vị phê duyệt. Nếu tài liệu xuất Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 12 kho cho các thư viện khác phải lập 02 chứng từ, một gửi cho bên nhận, một lưu lại tại thư viện (mẫu 3) Trong phần II của sổ ĐKTQ ghi lại số liệu xuất. Mỗi trang trong phần II cũng được bắt đầu từ dòng thứ 2 và cuối mỗi trang cũng cộng số lượng mỗi cột chuyễn sang dòng thứ nhất của trang sau và ghi “mang sang”. Cột 1. ngày tháng vào sổ: Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã, năm ghi bằng số Ả Rập. Cột 2. Số biên bản: Ghi theo thứ tự số biên bản liên tục năm này sang năm khác. Cột 3. Ngày phê chuẩn biên bản: Ghi bằng số Ả Rập. Cột 4 đến 6. Ghi theo số lượng trong chứng từ xuất. Cột 7 đến 23: Ghi như phần I Cột 24 đến 26. Ghi số lượng tài liệu xuất kho theo từng lý do. Phần III. Tình hình kho tài liệu hàng quý, hàng năm. Cho biết hiện trạng của các kho tài liệu trong thư viện theo từng thời điểm. Mỗi quý, mỗi năm phải sơ kết các phần nhập, xuất sau đó ghi vào phần III. Sự chênh lệch giữa phần nhập và phần xuất sẽ chỉ rõ hiện trạng tài liệu thực tế trong thư viện. Ví dụ: Hiện còn đến . Quý . Nhập Quý xuất . 4.4.2. Đăng ký cá biệt (ĐKCB) Đăng ký cá biệt là cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết về từng tài liệu trong thư viện. Tài liệu sau khi được đăng ký tổng quát, sẽ được đăng ký từng tài liệu vào sổ đăng ký riêng. Sổ này được gọi là sổ ĐKCB.  Số ĐKCB: là số liên tục – không được đảo số - nhảy số  Trong sổ ĐKCB được đăng ký bằng ngôn ngữ xuất bản của tài liệu đó. Thống nhất đơn vị đăng ký. + Quyển (cuốn) sách Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 13 + Tạp chí > 49 tr = 1 đơn vị; + Báo Đóng tập hàng tháng (chưa thống nhất). Có nhiều hình thức ĐKCB. 4.4.2.1. ĐKCB của các thư viện thuộc Bộ Văn Hoá: qui định một mẫu đăng ký thống nhất như sau: Mỗi sổ ĐKCB có 2000 đơn vị đăng ký. Đơn vị đăng ký là một ấn phẩm. Đối với báo và tạp chí là tập báo chí đã đóng thành tập (Tuỳ theo quy định của mỗi thư viện) Mỗi đơn vị đăng ký chỉ được đăng ký 1 dòng Mỗi trang đăng ký được 25 đơn vị đăng ký, mỗi 5 dòng có 1 dòng đậm. Mục đích là giúp người đăng ký kiểm tra xem ghi có đúng hay không vì cứ đến con số ngay bên trên dòng đậm phải là số 5 hoặ số 0. Bìa của sổ ĐKCB ghi tên thư viện. Số thứ tự của sổ, bắt đầu từ ngày đến ngày, tháng, năm. Từ số đăng ký đến số đăng ký. (mẫu 5) Nội dung sổ ĐKCB: Đầu trang ghi năm đăng ký cá biệt tài liệu bằng số Ả Rập. Cột 1: Ngày vào sổ. Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã, dấu phân cách là dấu chéo (/). Ví dụ ngày 12 tháng 6 thì ghi 12/VI. Khi bắt đầu đăng ký tài liệu của một chứng từ phải ghi đầy đủ ngày tháng. Khi sang trang mới phải ghi lại ngày tháng trên đầu trang. Cột 2. Số thứ tự. có thể đánh liên tục nếu hàng năm thư viện nhập ít tài liệu. Nếu thư viện nhập nhiều tài liệu số thứ tự có thể quay lại. Ký hiệu kho tài liệu kết hợp với số thứ tự trong số ĐKCB và năm đăng ký được gọi là số đăng ký cá biệt của ấn phẩm. Cột 3. Tên tác giả và tên tài liệu:  Tên tác giả- Nếu tài liệu có 1 tác giả thì ghi họ tên tác giả bằng chữ in hoa. Nếu tác giả thì ghi cả 2. Tài liệu có 2- 3 tác giả tên ghi tác giả đầu và chấm 3 chấm () Nếu tài liệu có từ 4 tác giả trở lên thì cột này ghi tên tài liệu. Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 14 Tác giả phương Tây thì ghi họ trước, tên và chữ đệm ghi sau.  Tên tài liệu: Ghi nguyên văn như trên trang tên sách. Nếu tên tài liệu quá dài, có thể ghi lược những chữ đầu và 3 chấm, hoặc ghi những chữ đầu + 3 chấm + những chữ cuối. Ví dụ: Tên tài liệu là “Bộ luật lao động và quy định mới về tiền lương bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế” có thể ghi: “Bộ luật lao động và quy định mới về tiền lương Hoặc: “Bộ luật lao động bảo hiểm y tế” Cột 4: kiểm kê. Gồm một số cột nhỏ để sử dụng khi có đợt kiểm kê kho tài liệu. Ghi 2 số cuối của năm kiểm kê. Nếu không tiến hành kiểm kê bằng sổ đăng ký cá biệt thì không ghi vào các cột này. Cột 5: Xuất bản. Gồm:  Nơi xuất bản: là tên địa phương mà cơ quan xuất bản đóng ở đó. Nơi xuất bản thường được ghi ở trang bìa và trang tên sách gần tên nhà xuất bản. Nếu nơi xuất bản không tìm thấy trong tài liệu mà cán bộ thư viện tìm được bên ngoài thì ghi trong ngoặc vuông [ ] Nếu tài liệu có hai nơi xuất bản thì ghi cả hai nơi giữa dấu gạch nối (-) Nếu tài liệu có từ 3 nơi xuất bản trở lên thì ghi tên nơi xuất bản quan trọng và chấm 3 chấm () Trường hợp không tìm được nơi xuất bản thì ghi chữ KĐ (Không địa điểm xuất bản) trong ngoặc vuông [ ] Một số nơi xuất bản có chữ viết tắt thông dụng thì ghi chữ viết tắt như: H. : Hà Nội TP. HCM. : Thành phố Hồ Chí Minh N.Y.: Nữu Ước Những nơi khác ghi đầy đủ.  Năm xuất bản: Là năm ấn loát tài liệu, thường được trình bày gần nơi nhà xuất bản ở trang bìa hoặc trang tên sách và phải được ghi đầy đủ cả 4 số bằng số Ả Rập, ví dụ 2009, 2010 ... Nếu Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 15 không tìm thấy trong tài liệu ta có thể lấy năm nộp lưu chiểu, thường được ghi ở cuối tài liệu. Nếu năm xuất bản không tìm thấy trong tài liệu mà cán bộ thư viện tìm được bên ngoài thì ghi năm xuất bản trong dấu ngoặc vuông [ ] Trường hợp không tìm được năm xuất bản thì ghi KN (Không năm xuất bản) trong dấu ngoặc vuông [ ]. Cột 6. Giá tiền: Ghi giá tiền đang sử dụng Nếu tài liệu mới phát hành: Ghi giá bìa Nếu tài liệu cũ phải định giá (như phần lập biên bản tài liệu không có chứng từ) Tài liệu ngoại văn phải qui ra theo tỉ giá hối đoái hiện hành. Cột 7. Số vào sổ tổng quát là số thứ tự trong sổ ĐKTQ trùng với số thứ tự ghi trên chứng từ kèm theo. Cột 8. Môn loại là ký hiệu phân loại sơ bộ của nội dung tài liệu. Cột 9. Ngày và số biên bản xuất. Cột này chỉ ghi khi có tài liệu được phê duyệt xuất ra khỏi kho. Khi tài liệu được xuất ra khỏi kho thì dòng này nên được gạch bằng loại mực khác màu. Cột 10. Phụ ghi. Cột này có thể ghi xác nhận những sai sót trong lúc đăng ký hoặc lý do xuất kho, Lưu ý: - Đối với những tài liệu giống nhau khi đăng ký có thể không nhắc lại mà có thể ghi gạch ngang (-) hoặc dấu sao (*), - Trong các cột nếu dòng trên và dòng dưới giống nhau cũng có thể không ghi nhắc lại mà có thể ghi gạch ngang (-) hoặc dấu sao (*), Trừ cột giá tiền. - Tài liệu nhiều tập phải ghi rõ số tập. - Chữ viết trong sổ ĐKCB phải được viết theo chữ in, rõ ràng, sạch sẽ. - Trong khi đăng ký, nếu phát hiện những sai sót mà không thể sửa chữa ngay được như trùng số, nhảy số, thì phải ghi vào cuối sổ có chữ ký chứng nhận của người có trách nhiệm phụ trách thư viện. - Cột giá tiền cuối trang không cộng lại Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 16 - Đối với cột môn loại chỉ ghi ký hiệu môn loại chính theo quy định trong phân loại. - Việc thay sổ ĐKCB mới cần phải có quyết định của cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp của thư viện về việc đăng ký lại kho tài liệu. Khi đăng ký lại cũng tiến hành từ tài liệu đầu tiên hiện đang còn trong kho trở đi, lấy từng tài liệu xóa số ĐKCB cũ và ghi số ĐKCB mới vào. Giá tiền ghi theo giá cũ, các cột kiểm kê, ngày và biên bản xuất để trống. Các sổ ĐKCB cũ vẫn phải giữ lại làm chứng từ. - Sổ ĐKCB là tài liệu rất quan trọng của thư viện nen phải được giữ gìn, bảo quản lâu dài, cẩn thận. Cuối mỗi sổ ĐKCB phải có chứng thực của người quản lý và cơ quan quản lý thư viện ghi nhận số tài liệu đã được đăng ký từ số đến số Ưu điểm của sổ ĐKCB: - Mỗi tài liệu có một dòng đăng ký rõ ràng - Mỗi tài liệu có một số đăng ký riêng - Nhìn vào sổ đăng ký và các trang đăng ký có thể biết rõ tài liệu nhập vào kho Nhược điểm của sổ ĐKCB: - Số ĐKCB tăng nhanh, bộ phận nghiệp vụ phải quản lý nhiều sổ. - Đăng ký trùng nhiều động tác lặp nên mất thời gian. Ví dụ một nhan đề có 30 bản sẽ phải đăng ký 30 lần - Phân loại sơ bộ khi đăng ký và phân loại chi tiết khi biên mục có thể không thống nhất dẫn đến thống kê nội dung vốn tài liệu có thể không chính xác. - Mô tả khi đăng ký và mô tả phích có thể không thống nhất dẫn đến việc tra tìm tài liệu sẽ gặp khó khăn 4.4.2.2. Đăng ký cá biệt bằng phiếu. Đơn vị đăng ký là nhan đề ấn phẩm. Mỗi nhan đề được ghi bằng một số thứ tự số lượng tài liệu được phân phối cho các kho. Mỗi kho có một ký hiệu riêng. Ký hiệu cá biệt của tài liệu sẽ là ký hiệu kho + số thứ tự của nhan đề là số thứ tự của tài liệu trong mỗi kho. Ví dụ: Tài liệu A phân cho phòng đọc (ký hiệu: Đ) 5 bản, số thứ tự Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 17 nhan đề A là 41, ký hiệu cá biệt của 5 tài liệu trên là Đ 41-1, Đ 41- 2, Đ 41-3, Đ 41-4, Đ 41-5. Sau khi có số thứ tự của nhan đề và số lượng phân cho các kho sẽ tiến hành xử lý kỹ thuật tài liệu. Khi đã phân loại, mô tả sẽ được ghi trên một phiếu chính làm phiếu ĐKCB. Mặt sau phiếu này sẽ ghi lại số lượng tài liệu được phân phối cho các kho; số tổng quát của chứng từ, chứng từ xuất kho. (mẫu ) Phương pháp này có những ưu và nhược điểm sau: Ưu điểm: - Nếu dùng để đăng ký tài liệu trong một mạng lưới thư viên hoặc một thư viện lớn se giúp người sử dụng thư viện dễ tìm tài liệu của trong các kho hoặc thư viện chi nhánh. - Bảo đảm mô tả, phân loại thống nhất, thống kê chính xác. - Thời gian xử lý tài liệu được rút ngắn và tập trung. Nhược điểm: - Quản lý bằng phiếu rất phức tạp - Nếu kho tài liệu sắp xếp theo số ĐKCB sẽ không thuận lợi. 4.4.2.3. Phương pháp đăng ký bằng máy tính: Hiện nay nhiều thư viện tự động hoá đã ứng dụng tin học vào việc quản lý hệ thống thông tin-thư viện. Mỗi tài liệu khi nhập vào kho sẽ được biên mục và xếp giá vào các kho theo các ký hiệu riêng. Tất cả những dữ liệu này được lưu trữ trong CSDL, tích hợp với nhiều phân hệ để việc phục vụ tra cứu thuận lợi. Với sự hổ trợ của công nghệ thông tin, hoạt động thư viện hiện nay có được rất nhiều thuận lợi trong các khâu công tác từ bổ sung, quản lý, thống kê, tra cứu, phục vụ, 4.4.3. Đăng ký báo và tạp chí Báo chí là ấn phẩm định kỳ nên được nhập kho liên tục. Đăng ký báo chí có thể chia làm các giai đoạn: 4.4.3.1. Đăng ký nhan đề báo chí: Báo và tạp chí khi thư viện đặt mua phải được đăng ký vào sổ để theo dõi. Mẫu đăng ký nhan đề báo (mẫu ) Cột 1. Ngày vào sổ Ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã, năm ghi bằng số Ả Rập Cột 2. Số thứ tự: đánh số liên tục. Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 18 Cột 3. Tên báo hoặc tạp chí Cột 4. Tên cơ quan xuất bản Cột 5. Năm bắt đầu là năm ra số báo đầu tiên của báo hoặc tạp chí. Cột 6. Năm thư viện có Cột 7. Ghi chú. Cột này ghi chú các loại báo chí đình bản, đổi tên, sát nhập các loại tạp chí hay báo thành tên mới, hoặc tách thành các loại mới, 4.4.3.2. Theo dõi báo chí nhập vào thư viện: Báo và tạp chí khi nhập vào thư viện phải được đăng ký ngay. Theo các mẫu sau:  Phiếu theo dõi báo ngày, tuần mỗi tên báo một phiếu, được dùng trong một năm. (mẫu 8) Có 2 phần: Phần I. Mô tả báo. Gồm: Tên báo Cơ quan biên tập. Năm bắt đầu. Năm thư viện có. Phần II. Cột dọc là 12 tháng trong năm Cột ngang là các ngày trong tháng Phương pháp theo dõi báo hàng ngày: Ngày có báo nhập sẽ được ghi bằng số, ngày không phát hành để trống hoặc gạch chéo ô tương ứng.  Phiếu theo dõi tạp chí: Tạp chí thường phát hành theo chu kỳ khác nhau, việc theo dõi tạp chí theo mẫu (mẫu 9) gồm 2 phần: Phần I. Mô tả tạp chí Tên tạp chí. Cơ quan biên tập Năm bắt đầu. Năm thư viện có ISSN: Phần II. Gồm: Tổ chức – sắp xếp vốn tài liệu 19 Cột dọc. Các năm Dòng ngang: Các tháng trong năm và cột ghi chú để ghi các số đặc biệt và các số chỉ dẫn. 4.4.3.3. Đăng ký các tập báo chí được đóng thành tập: báo chí nhập và sử dụng một thời gian nhất định TV sẽ đóng thành tập theo qui định. Những tập báo chí được coi là đơn vị đăng ký và có thể tiến hành đăng ký cá biệt. 5. Xử lý kỹ thuật tài liệu: Xử lý kỹ thuật tài liệu nhằm mục đích là chuẩn bị cho việc quản lý, bảo quản và phục vụ. Kết quả của việc xử lý kỹ thuật tài liệu là bảo đảm tài liệu trở thành tài sản Nhà nước. Nhờ việc xử lý kỹ thuật mà thư viện có thể tổ chức, sắp xếp trên giá kệ theo từng kho riêng biệt, phục vụ kịp thời và nhanh chóng theo yêu cầu của người sử dụng, Tất cả các công đoạn xử lý kỹ thuật phải được thực hiện một cách cẩn thận, chính xác và không được làm biến dạng, hư hỏng hình dáng bên ngoài của tài liệu cũng như không ngăn trở việc sử dụng tài liệu của người sử dụng thư viện. Quá trình xử lý kỹ thuật gồm các công đoạn: 5.1. Đóng dấu: Chỉ đóng dấu những tài liệu nhập vào thư viện. Ý nghĩa của việc làm này là xác định chủ quyền của tài liệu thuộc về thư viện nào và cố định chúng vào thư viện đó. - Tài liệu sau khi đóng dấu trở thành tài sản của Nhà nước. - Tránh nhầm lẫn tài liệu giữa các thư viện. - Giúp cán bộ thư viện kiểm tra tài liệu thuộc thư viện mình. - Xác định tài liệu thuộc các kho. Dấu được đóng ở trang tên sách trên những yếu tố xuất bản. Đối với những tài liệu quí hiếm dấu được đóng ở mặt sau của