Giáo trình Kỹ thuật bảo

o hoá. Nhiều năm qua, một số cơ quan, thư viện và lưu trữ đã rất cố gắng trong việc xử lý vấn đề này, song do thiếu những hiểu biết và kiến thức cơ bản về bảo quản, nên còn lúng túng và chưa tìm ra được những giải pháp thích hợp để bảo quản nguồn tài liệu của mình, dẫn đến việc các tài liệu bị xuống cấp nhanh hơn, kéo theo sự lãng phí cả về thời gian, công sức và tiền của của nhà nước. Để khắc phục tình trạng nói trên, những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta cũng đã quan tâm và đầu tư nhiều cho công tác bảo quản, nhiều kho tàng và nhà xưởng đã được xây mới hoặc nâng cấp, nhiều cán bộ thư viện đã được gửi đi đào tạo ở nước ngoài. Một số cơ quan thông tin, thư viện và lưu trữ như: Trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia, Thư Viện Quốc gia Việt Nam, Viện Nghiên cứu Hán Nôm và Cục Lưu trữ Nhà nước đã có nhiều cố gắng trong việc tổ chức các khoá đào tạo ngắn ngày với sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật và tham gia giảng dạy của các chuyên gia nước ngoài. Tuy nhiên những cố gắng đó vẫn còn quá khiêm tốn, chưa đủ đáp ứng cho những đòi hỏi bức thiết của thực tế công tác bảo quản mà chúng ta đang phải đối mặt. Trong thực tế ở Việt Nam chưa hề có một tài liệu hay giáo trình nào dành cho công tác bảo quản, do vậy sau các khoá đào tạo ngắn ngày trở về cơ sở, các cán bộ thư viện làm công tác bảo quản chưa thực sự tự tin để thực thi công việc của mình vì thiếu tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ cần thiết, nhất là những tài liệu bằng tiếng Việt. Nhận thức được sự cấp thiết của vấn đề này, Thạc sĩ Kiều Văn Hốt - Phó giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, thành viên ban chỉ đạo SEACAP (Uỷ ban Bảo quản tài liệu các nước Đông Nam Á) và Thạc sĩ Chu Tuyết Lan - Trưởng phòng Thông tin-Tư liệu-Thư viện, Viện Nghiên cứu Hán Nôm, thành viên Ban tư vấn SEACAP đã xây dựng dự án "Bảo quản tài liệu trong các thư viện và cơ quan lưu trữ ở Việt Nam", và Dự án này đã nhận được sự tài trợ của Quỹ Ford. Mục đích của Dự án là cung cấp những hiểu biết và kiến thức cơ bản cả về lý thuyết lẫn thực hành cho những cán bộ đang làm công tác bảo quản tại các cơ quan, thư viện và bảo tàng lớn trong cả nước, nhằm tạo điều kiện cho họ có đủ kiến thức và vững vàng hơn khi tiến hành công việc bảo quản nhằm kéo dài tuổi thọ của nguồn tài liệu cho muôn đời con cháu mai sau. Dự án này đã được Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam cho phép thực hiện tại công văn số 991/CP-QHQT ngày 29 tháng 7 năm 2003 do Phó thủ tướng Chính phủ Phạm Gia Khiêm ký. Nội dung của Dự án bao gồm hai phần chính: (1) Dịch các cẩm nang về kỹ thuật bảo quản tài liệu [Tạo các đĩa CD với tính năng liên kết mục lục với các tiểu mục của bản dịch, có kèm theo các video trình diễn kỹ thuật và hình ảnh minh hoạ]. (2) Tiến hành các khoá đào tạo tại chỗ cho các cán bộ thư viện hiện đang làm công tác bảo quản ở các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng lớn trong cả nước. (Từ trước đến nay các lớp tập huấn ngắn ngày được tổ chức chủ yếu dành cho các cán bộ thư viện ở Hà Nội, chứ chưa có điều kiện đào tạo cho các cán bộ ở tỉnh ngoài). Để Dự án có được kết quả như ngày hôm nay, trước hết xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, các bạn đồng nghiệp ở Thư viện Quốc gia, ngài Chủ tịch Quỹ Ford, đặc biệt là Tiến sĩ Michael Digregorio, bà Phùng Minh Uyên và bà Ngô Thị Lê Mai đã giúp đỡ về mặt ý tưởng và kinh phí để thực hiện Dự án. Đồng thời cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn tới Trung tâm Bảo quản tài liệu vùng Đông Bắc Hoa Kỳ, ông John F. Dean - nguyên Giám đốc Trung tâm bảo quản Đại học Cornell và bà Ann Kenny - Phó giám đốc Thư viện Đại học Cornell đã cho phép sử dụng tài liệu để thực hiện chương trình này và đã tham gia tập huấn, cho phép quay Video làm tài liệu hướng dẫn về nghiệp vụ bảo quản. Sau nữa xin được bày tỏ lòng biết ơn tới các bạn đồng nghiệp, các cộng tác viên đã tham gia vào công việc dịch thuật, góp phần quan trọng làm nên sự thành công của Dự án. Tập tài liệu dịch về Kỹ thuật bảo quản tài liệu này được tổ chức dựa trên các phần mềm quen thuộc với các cán bộ thư viện như: Winisis, Winword và Internet Explorer. Từ menu chính, người sử dụng có thể lựa chọn các thao tác bằng nháy chuột: - Việc xem văn bản tài liệu được tổ chức bằng HTML dưới dạng Website. Ở đây văn bản được tập trung thành các chủ đề: ngoài lời giới thiệu có các chủ đề về công tác bảo quản như: Lập kế hoạch; Môi trường; Kho tàng; Tác nhân phá hoại; Chuyển dạng tài liệu và qui trình bảo quản. Cần xem chủ đề nào thì kích chuột vào chủ đề đó. Trong mỗi chủ đề lại chia thành các bài, cần xem bài nào thì kích chuột vào tên bài đó ở mục lục phía bên trái. Trong một số bài có ảnh minh hoạ. ảnh minh hoạ được chia làm hai loại, một loại nằm trong nội dung của bài luôn để to để có thể xem ngay cùng với văn bản, loại khác chỉ là ảnh minh hoạ, không liên quan trực tiếp đến nội dung văn bản thì để nhỏ, có thể kích chuột vào ảnh để phóng to, khi cần quay về thì dùng biểu tượng hay chức năng BACK. Khi xem văn bản các nút ở cuối màn hình cho phép tiến hành các thao tác: ML : quay về mục lục HD : xem hướng dẫn IN : Thông báo hướng dẫn in - Xem video minh hoạ. Dùng khi muốn xem video minh hoạ của tài liệu. Muốn xem ở chế độ toàn màn hình thì sử dụng chức năng Full Screen ở View hay gõ tổ hợp Alt+enter. Dùng Esc hoặc chuột phải -> Full screen để về chế độ thu nhỏ. Dùng biểu tượng ra (X) hay File -> Exit để ra khỏi thao tác. Video ở đây là bài giảng của các chuyên gia bảo quản của trường Đại học Cornell (Mỹ) tại lớp học tổ chức tại Thư Viện Quốc gia ngày 9-1-2004. Do video lớp học có dung lượng lớn, không thể đưa chung vào một đĩa CD với văn bản nên phải để ở một CD riêng. Thư viện nào có nhu cầu đề nghị liên hệ với Thư viện Quốc gia. Tệp ghi bài giảng và lớp học có tên là lophc.dat, muốn chạy được theo menu thì tệp này phải được copy vào thư mục c:\lhbq - Tra cứu thông tin: Toàn bộ các bài viết được quản lý bằng cơ sở dữ liệu Winisis, cho phép tìm tin theo tên bài và theo chủ đề. Từ kết quả tìm tin có thể xem toàn văn theo văn bản Winword và xem video minh hoạ bằng cách nháy chuột vào dòng thông báo tương ứng. Khi xem văn bản Winword có thể in ra. Nếu muốn in toàn bộ các bài thành sách thì in theo thứ tự biểu ghi. - Hướng dẫn: để xem bản hướng dẫn này. - Thoát: ra khỏi chương trình. Chương trình tự khởi động khi đưa vào ổ CD. Trường hợp CD đã ở trong ổ có thể gọi chương trình bằng cách: Start -> Run -> bqtl (ở ổ CD) Xin cám ơn FORD FOUNDATION đã tài trợ cho chương trình này. Chu Tuyết Lan Viện Nghiên cứu Hán Nôm Kiều Văn Hốt Thư Viện Quốc gia VN LẬP KẾ HOẠCH Mục lục Lên kế hoạch bảo quản là gì? Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản Khảo sát đánh giá các nhu cầu về bảo tồn Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản Lập kế hoạch bảo quản: thư mục chọn lọc Những vấn đề cần quan tâm trong công tác bảo quản về việc thiết kế toà nhà lưu trữ: thư mục chọn lọc Nguồn thông tin Sherelyn Ogden Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các hội bảo tồn lịch sử không chỉ có nhiệm vụ thu thập, diễn giải và trưng bày các tư liệu có giá trị minh chứng lịch sử mà còn có trách nhiệm bảo quản lâu dài, đảm bảo an ninh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận các tư liệu đó. Hiệp hội bảo tàng Mỹ đã nhận thức được trách nhiệm này. Hiệp hội này đã chỉ ra trong “Các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của ngành bảo tàng” trong đó chỉ rõ cơ quan bảo tàng phải đảm bảo “các tư liệu mà bảo tàng quản lý phải được bảo vệ, không làm mất mát, không bị gây trở ngại, được theo dõi sát sao và được bảo quản tốt”. Bảo quản là một phần không thể thiếu được trong nhiệm vụ của một cơ quan văn hoá, do đó việc lên kế hoạch bảo quản phải là một bộ phận trong tổng thể kế hoạch mang tính chiến lược của công tác này. + Lên kế hoạch bảo quản là một quá trình đòi hỏi phải xác định các yêu cầu chung và cụ thể đối với việc bảo vệ các tư liệu đã thu thập được, việc này đòi hỏi phải xác định được các trường hợp cần ưu tiên, và cũng phải định rõ được các nguồn vốn để thực hiện công việc. + Mục đích chính của việc lên kế hoạch là xác định được một quy trình hoạt động cho phép cơ quan đó lập được một chương trình bảo quản cho cả hiện tại và tương lai. + Hơn nữa, quá trình này còn giúp cho các cơ quan xác định rõ những việc phải làm và những việc không bao giờ nên làm, nhờ đó vốn tài liệu có thể được sử dụng một cách hợp lý. Lập kế hoạch bảo quản dài hạn Kết quả của quá trình lập kế hoạch là việc thiết lập được một kế hoạch bảo quản dài hạn thể hiện bằng văn bản. Đó là một tư liệu quan trọng mà bất cứ một cơ quan nào cũng cần phải có. + Một kế hoạch bảo quản dài hạn phải phác thảo được những yêu cầu bảo quản của cơ quan và phải vạch ra được một quy trình hoạt động để đáp ứng được những yêu cầu của việc thu thập tư liệu. + Kế hoạch đó đưa ra một khuôn mẫu để thực hiện những mục tiêu đề ra và những trường hợp cần ưu tiên theo một cách thức hợp lý và hiệu quả; nó là công cụ để đạt được những việc cần nhất trí làm trước trong một giai đoạn đã định. Kế hoạch đó giúp duy trì sự liên tục và tính nhất quán theo thời gian của một chương trình bảo quản. + Kế hoạch này phải thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của công tác bảo quản, giúp thấy được bảo quản là một công việc có vị trí ngang với các công việc như thu thập tư liệu, diễn giải và nghiên cứu. + Kế hoạch là một sự trợ giúp quan trọng trong việc đảm bảo những nguồn vốn cần thiết để hỗ trợ thực hiện những việc cần làm. + Kế hoạch ghi lại những hoạt động bảo quản trong hiện tại và quá khứ, cũng như những nỗ lực trong tương lai của cơ quan. Kế hoạch bảo quản cần phải phù hợp với các biện pháp quản lý trọng yếu khác của cơ quan, chẳng hạn như các chủ trương về quản lý thu thập tư liệu. Kế hoạch bảo quản không nên được soạn thảo một cách tách biệt mà nên được soạn trên cùng một khung tham chiếu áp dụng cho tất cả các kế hoạch và chủ trương về thu thập tư liệu. Khung tham chiếu này là phương hướng hoạt động của cơ quan. Mọi chủ trương và các vấn đề quản lý phải được thực hiện phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của cơ quan và phải được hiểu cũng như thực thi trong khuôn khổ của nó. Kế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu và phải bao quát được toàn bộ các nguồn tư liệu của cơ quan. Sự kết hợp toàn bộ các nguồn tư liệu thu thập được vào bản kế hoạch là vô cùng thiết yếu đối với việc thúc đẩy sự hiểu biết đầy đủ trong việc ưu tiên xây dựng kế hoạch bảo quản dài hạn. Ngoài ra , sự kết hợp như vậy sẽ tạo ra sự liên kết giữa các hoạt động bảo quản với các chương trình kế hoạch mang tính chiến lược khác. Một kế hoạch bảo quản có hiệu quả là một kế hoạch thiết thực và khả thi. Một kế hoạch nằm ngoài khả năng thực hiện và chi trả của cơ quan là một kế hoạch vô dụng. Trong khi kế hoạch cần phải đưa ra tất cả những yêu cầu bảo quản thì nó cũng cần phải chú ý đến các bước có thể đạt được nhờ nguồn vốn sẵn có hoặc huy động được (ví dụ như nhờ các khoản viện trợ hoặc gây quỹ) Kế hoạch của từng cơ quan là khác nhau. Có những kế hoạch dài hạn, phức tạp và chi tiết, lại có những kế hoạch ngắn gọn và đơn giản. Tuy nhiên, tất cả mọi kế hoạch đều phải dựa trên kết quả khảo sát đánh giá nhu cầu của từng cơ quan. Khảo sát đánh giá nhu cầu Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính then chốt đối với việc lập kế hoạch bảo quản và phải được tiến hành trước khi soạn thảo kế hoạch. Kế hoạch bảo quản dựa trên các nhu cầu của cơ quan và các hoạt động đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó. Những thông tin này phải được đưa vào các báo cáo khảo sát. Nhiều cơ quan chỉ có báo cáo khảo sát xem xét các nhu cầu đối với các tư liệu thu thập được nói chung. Đối với một số cơ quan có nhiều hệ thống tư liệu và các nhu cầu lên kế hoạch phức tạp thì cần thiết phải có thêm những khảo sát đề cập đến những khó khăn cụ thể hoặc những yêu cầu về các tư liệu cụ thể hoặc các loại tư liệu khác nhau. Vì khảo sát là bộ phận quan trọng để cơ quan căn cứ vào đó mà lên kế hoạch bảo quản, cho nên tiến hành các khảo sát đáp ứng được yêu cầu lập kế hoạch của cơ quan là điều vô cùng quan trọng. + Khảo sát phải đánh giá được các chủ trương, việc thực hiện và các điều kiện của cơ quan có ảnh hưởng đến công tác bảo quản các tư liệu lưu trữ. + Khảo sát phải nêu được tình trạng chung của toàn bộ các tư liệu lưu trữ, phải chỉ ra được những gì cần làm để cải thiện tình trạng đó, cũng như bằng cách nào để bảo quản các tư liệu đó lâu dài. + Khảo sát cũng phải xác định được các yêu cầu bảo quản cụ thể, phải đề xuất được các hoạt động đáp ứng được yêu cầu đó và ưu tiên thực hiện các hoạt động đã được đề xuất đó. Toàn bộ toà nhà lưu trữ vốn tư liệu cũng cần phải được khảo sát. Cần phải xác định cho được những rủi ro đối với vốn tư liệu thu thập, phải tính đến các yếu tố như môi trường, bảo quản, an ninh, vấn đề sử dụng, trông coi, xử lý bảo quản, các chủ trương và việc thực hiện. Cũng cần lưu ý rằng bản thân tòa nhà dùng để lưu trữ các tư liệu cũng được coi là một phần của công tác lưu trữ. Đó là các toà nhà có kết cấu mang tính lịch sử hoặc có giá trị kiến trúc cao. Trong trường hợp này các hoạt động bảo quản toà nhà cũng phải được coi trọng như các hoạt động bảo quản vốn tư liệu. Tất cả những thông tin trên phải được ghi lại trong các báo cáo khảo sát chính thức một cách rõ ràng, dễ hiểu và được trình bày theo khuôn mẫu thống nhất, bằng cách này mọi thông tin sẽ được sắp xếp và trích dẫn một cách dễ dàng. Báo cáo là công cụ để soạn thảo các kế hoạch bảo quản; nó phải chứa đựng các thông tin dễ hiểu và dễ sử dụng. Sẵn sàng hỗ trợ Các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương luôn sẵn sàng hỗ trợ các cơ quan văn hoá về tất cả các khía cạnh liên quan đến việc lập kế hoạch bảo quản. Các chương trình này tài trợ các hội thảo, tiến hành đánh giá các yêu cầu chung và tiến hành khảo sát riêng từng mục, đồng thời hướng dẫn nhân viên trong cơ quan tiến hành các khảo sát tại chỗ. Để có thêm thông tin, hãy liên hệ với trung tâm bảo quản về các thông tin liên quan đến các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương. Tiến sĩ Margaret Child Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành. Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các quyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn có cho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiến hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để việc ra các quyết định về công tác bảo quản được thực sự rõ ràng, chúng ta cần phải coi bảo quản như là một khâu quan trọng của việc quản lý các tư liệu thu thập được. Giống như các chương trình khác, mục tiêu và các ưu tiên trong chương trình bảo quản cần phải được xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và định hướng hoạt động của cơ quan. Những mục tiêu này cần phải được xác lập dựa trên các chủ trương rõ ràng về vấn đề thu thập tư liệu. Nếu như định hướng hoạt động hoặc chủ trương thu thập tư liệu của cơ quan lập kế hoạch lại mang tính chung chung, mơ hồ thì cần phải viết lại các tài liệu đó sao cho chúng phản ánh được mục tiêu thực sự của cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện và phải thể hiện rõ việc thu thập tư liệu đã giúp gì cho các mục tiêu đó. Việc bảo quản tài sản của một cơ quan lưu trữ, bảo tàng và thư viện được chia theo hai tiêu chí. Tiêu chí thứ nhất là bảo quản dự phòng, loại bảo quản này chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung. Tiêu chí thứ hai là các biện pháp bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính. Bảo quản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường cần đến các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo quản phục chế rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập. Bất cứ một quy trình lên kế hoạch nào cũng phải đưa ra được một chương trình có sự kết hợp của hai tiêu chí trên. Phương pháp lập kế hoach. Việc lập kế hoạch bảo quản cần phải áp dụng phương pháp lên kế hoạch chiến lược đạt quy chuẩn. Hơn nữa, cần phải phát triển một hệ thống các công cụ chuyên biệt để giúp các nhân viên bảo tàng, nhân viên lưu trữ và các nhân viên thư viện đánh giá được các yêu cầu về bảo quản và định ra các chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu đó. Tài liệu thực hành “ Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” của Trung tâm bảo quản tư liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các cơ quan đã hoàn tất việc đánh giá yêu cầu cho việc soạn thảo các kế hoạch dài hạn. Hiệp hội các thư viện nghiên cứu đã đưa ra “Chương trình lên kế hoạch bảo quản”. Các chương trình này mặc dù nhằm vào các thư viện nghiên cứu và có ý định được thực hiện dưới sự hỗ trợ tư vấn của các nhà quản lý công tác bảo quản có kinh nghiệm, nhưng các chương trình này cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho việc đánh giá các vấn đề mà các nơi này quan tâm. CALIPR là chương trình phần mềm trọn gói có thể hỗ trợ mọi cơ quan bảo tàng thư viện ở California thực hiện việc đánh giá các yêu cầu bảo quản đơn giản. Các công cụ này cũng như các công cụ khác trong lĩnh vực này giúp các nhà quản lý đánh giá được các yêú tố cơ bản trong việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ các tư liệu lưu trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều yếu tố khác nhau; các bộ sưu tập có giá trị lâu bền nhất trong các nguồn tư liệu; khả năng về mặt thời gian, nhân lực, khả năng về kỹ thuật chuyên môn, và khả năng tài chính; khả năng thực thi mang tính chính trị đối với một số hoạt động cụ thể. Kết quả của việc tính toán này phải được kết hợp để tạo ra một danh mục các quy chuẩn ưu tiên. Tính toán rủi ro Cần phải có các dữ liệu đáng tin cậy về mọi khía cạnh khó khăn của công tác bảo quản trong từng cơ quan bảo tàng, thư viện để bước đầu phục vụ cho việc thiết lập các chính sách ưu tiên trong công tác bảo quản của cơ quan đó. Cần phải thu thập các thông tin về mức độ và các dạng xuống cấp, về các điều kiện môi trường trong đó các tư liệu được lưu giữ và sử dụng, và về hệ thống các chủ trương biện pháp như xác định cháy nổ và các biện pháp an ninh bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc mất mát. Khảo sát các điều kiện bảo quản Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã tiến hành các khảo sát tình hình một cách kỹ lưỡng về các cơ quan lưu trữ của họ trong suốt 15 năm qua. Các khảo sát này đã đưa ra các dữ liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axít, về độ giòn của giấy, về mức độ mất các cột chữ, về sự xuống cấp của các văn bản và hình vẽ và về tỷ lệ các trang bìa bị hỏng do thiếu các trang bìa phụ để bảo vệ. Có khá nhiều tài liệu liên quan đến điều này. Hầu hết các khảo sát đều đưa ra cùng một dạng xuống cấp, vì vậy các cơ quan khác không cần phải điều tra kỹ nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các chủng loại tư liệu khác hoặc lưu trữ trong các điều kiện đặc biệt kém. Tuy nhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi cơ quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏ trong kho tư liệu riêng của mình, vừa để khẳng định rằng các mẫu đó tuân theo các dạng mẫu chuẩn quốc gia vừa để làm vật minh hoạ để đăng ký xin ngân sách và chuẩn bị để xin các dự án tài trợ. Khảo sát môi trường Để có được các dữ liệu phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch về môi trường lưu trữ các tư liệu, mỗi cơ quan phải đo và ghi lại nhiệt độ, độ ẩm tương đối để thấy được sự dao động về nhiệt độ và độ ẩm trong ngày và trong năm. Có thể nhận được hỗ trợ xác lập chương trình giám sát này qua chương trình dịch vụ trong lĩnh vực bảo quản của địa phương, qua các thư viện của bang có chương trình bảo quản hoặc qua các thư viện của các trường đại học gần đó có ban quản lý về công tác bảo quản. Hỗ trợ từ phía các nhà tư vấn có lúc cũng cần thiết để có thể diễn giải một cách chính xác các dữ liệu thu thập được, nhờ đó có thể chọn lựa các cách phục chế. Làm thế nào để giám sát một cách bao quát về sự thay đổi khí hậu trong từng kho tài liệu là vấn đề mang tính quản lý, mà vấn đề này lại phụ thuộc vào các điều kiện tại chỗ và phụ thuộc vào phạm vi nguồn tư liệu trong kho để có thể tiến hành các khảo sát như vậy. Trong việc khảo sát về điều kiện môi trường của mỗi cơ quan cần phải chú ý đến các nguy cơ thiệt hại tiềm tàng như việc tiếp xúc với ánh sáng qua cửa sổ hoặc ánh sáng tổng hợp. Lý tưởng là, mức độ ô nhiễm cũng phải được xem xét, nhưng thực tế thì hầu hết những rắc rối về ô nhiễm đều phải đợi đến khi có sự đổi mới toàn bộ hoặc thay thế hệ thống HVAC. Khảo sát hệ thống bảo vệ và sử dụng Ngoài ra, lên một kế hoạch hiệu quả cho chương trình bảo quản đòi hỏi cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện phải xem xét rất nhiều các hệ thống khác nhau, các quy tắc và các chủ trương chính sách đã định, để đề phòng thiệt hại gây ra cho các tư liệu lưu trữ từ việc lưu kho, sử dụng và trao đổi cũng như từ các hiểm họa, phá hoại và trộm cắp. Đảm bảo thực hiện đúng các biện pháp bảo vệ, các quy tắc và các chủ trương cho phép đánh giá được mức độ các tư liệu sẽ xuống cấp trong tương lai, cũng như trước các thiệt hại bất ngờ. Kết cấu của toà nhà cũng cần phải được khảo sát để có thể tiên liệu các nguy cơ có thể xảy ra như rò rỉ hoặc gây cháy nổ. Hệ thống xác định và dập cháy cũng cần phải được kiểm tra đánh giá. Các hệ thống an ninh, gồm cả đơn giản lẫn phức tạp và việc lên các kế hoạch đối phó với thảm hoạ cũng cần phải được xem xét. Cũng cần phải kiểm tra việc đào tạo người sử dụng và nhân viên trong việc trông coi và sử dụng các tư liệu lưu trữ và cũng cần đánh giá các thiết bị lưu trữ, các hợp đồng đóng sách và việc bảo quản microfilm, các hình thức hộp để bảo quản, lưu trữ, và các vật liệu dùng trong công tác bảo quản và phục chế. Có thể cũng hữu ích khi theo dõi một số các tư liệu, ấn phẩm ngay từ khâu bổ sung thông qua trang bìa, túi bọc hoặc các túi đựng, qua ca-ta-lô, qua việc xếp đặt trên giá, qua việc phát hành và qua việc trao đổi giữa các thư viện, nhờ đó có thể xác định được tất cả các vấn đề về những thủ tục hoặc việc sử dụng có thể làm hư hại đến tư liệu đó. Tiến hành các hoạt động như vậy sẽ chỉ rõ được những ảnh hưởng của những thiệt hại tiềm tàng trong các công việc này. Xác định giá trị Các nhân viên bảo tàng, thư viện cố gắng phát triển kế hoạch chiến lược cho chương trình bảo quản cũng cần đánh giá chiều sâu, tầm rộng của các khu khác nhau trong số các tư liệu lưu trữ để có thể đánh giá được giá trị tri thức của các tư liệu ấn phẩm đó. Trong thư viện thì tổng quan phân nhóm các khu vực tra cứu đã chứng tỏ là một công cụ hữu hiệu. Chương trình phần mềm CALIPR, như đã đề cập trên đây, đã đưa ra bốn câu hỏi đơn giản với ý định đánh giá giá trị của các tài liệu ấn phẩm dưới khía cạnh là nguồn tài liệu của toàn bộ thư viện của bang. Một khi cơ sở thư viện không chọn lựa bất cứ công cụ nào đã nêu trên đây thì các câu hỏi sau sẽ giúp thiết lập các nghiên cứu lâu dài hoặc giá trị giáo dục của các tài liệu và các ấn phẩm về mặt ưu tiên của cơ sở và về toàn bộ các tài liệu đề cập đến vấn đề này: 1. Tầm quan trọng của nội dung mà các tài liệu hoặc ấn phẩm này đề cập đến là gì? Các tài liệu này có giá trị chủ yếu mang tính địa phương, toàn bang, cục bộ, toàn quốc hay quốc tế? 2. Các tài liệu ấn phẩm này có liên quan gì đến các tài liệu cùng chủ đề đang lưu trữ tại thư viện? 3. Các tài liệu này có liên quan gì đến các tài liệu cũng cùng đề tài ở các thư viện khác? 4. Thông tin trong các tài liệu này là duy nhất hay sao chép lại thông tin đã được ghi chép, phát hành hoặc lưu giữ tại các thư viện khác? 5. Cơ sở thư viện có cam kết sẽ tiếp tục thu thập tài liệu về đề tài này không? 6. Tại sao lại cần phải đầu tư vào việc bảo quản các tài liệu này hơn là thu thập các tài liệu mới? 7. Việc phá huỷ các tài liệu này có ảnh hưởng gì đến việc minh chứng và hiểu biết về vấn đề này? Thông qua tiến trình này, dễ dàng nhận ra rằng đa số các tài liệu lưu trữ ở hầu hết các thư viện đều không có giá trị lâu dài. Tuy vậy, các tài liệu này lại đang được lưu tâm, vì vậy chúng cần phải được bảo vệ để tránh xuống cấp và hư hỏng để có thể sử dụng càng lâu càng tốt. Các nhà đánh giá cũng cần phải xác định được liệu các tài liệu ấn phẩm này có giá trị thực sự không thông qua việc xem xét các giá trị tượng trưng, giá trị tiền tệ và giá trị cổ của nó. Các giá trị nội tại này sẽ ảnh hưởng đến các ưu tiên trong công tác bảo quản. Thường thường điều đó cũng sẽ xác định liệu có thể chấp nhận việc in ấn lại các tư liệu hoặc việc chọn các biện pháp bảo quản thích hợp hay không. Các nguồn vốn có sẵn Tất cả các thông tin thu được về tình trạng của các tư liệu thu thập được, tình hình điều kiện môi trường, các yếu tố khác liên quan đến việc lưu trữ, và sự ước tính giá trị của chúng, cuối cùng đều cần phải được cân đối với nguồn vốn mà cơ sở có thể huy động được và cân đối với khả năng kỹ thuật của đội ngũ nhân viên có thể đảm đương được các yêu cầu đã định đó. Về điểm này thì tiến trình lên kế hoạch phải được áp dụng và phải xác định được các hành động cần thiết thực hiện. Các nhà hoạch định cần nhận thức rằng có thể áp dụng một số sáng kiến đóng góp đáng kể cho việc tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tầm được mà không cần phải bổ sung ngân sách hoặc tăng thêm khoản ngân sách hiện có. Ví dụ toàn bộ các việc như đào tạo nhân viên và người sử /dụng trong công tác trông coi và quản lý, việc xem xét các hợp đồng đóng sách theo chỉ dẫn Các tiêu chuẩn đóng sách thư viện của Viện đóng sách thư viện, việc thực hiện lưu trữ có hệ thống và bảo dưỡng kệ sách, việc chuẩn bị kế hoạch phòng rủi ro, việc thực hiện theo các tiêu chí khi mua các thiết bị lưu trữ, việc cộng tác với các nhà phụ trách xây dựng thư viện để làm ổn định nhiệt độ và độ ẩm, cũng như việc kết hợp các dự định bảo tồn trong các chủ trương và thủ tục đều có thể được thực hiện tốt trong khuôn khổ nhân sự và nguồn phân bổ ngân sách hiện có. Đây chưa phải là tất cả các việc mà chỉ là một số ví dụ cải tiến có thể đạt được nhờ thay đổi cách làm việc hiện tại theo hướng tôn trọng công tác bảo quản. Ngược lại, thường thì tăng ngân sách chỉ áp dụng cho các việc như thay thế một lượng đáng kể các thiết bị lưu trữ hay các thiết bị bảo tồn đi kèm, cải thiện điều kiện môi trường xấu bằng cách tân trang toà nhà hoặc lắp đặt hệ thống điều chỉnh không khí, thiết lập chương trình sắp xếp lại tư liệu theo hệ thống, và đưa ra các biện pháp bảo quản tại chỗ hay thuê ngoài. Hơn nữa, ba việc cuối đòi hỏi trình độ chuyên sâu của nhân viên trong công tác quản lý bảo quản cũng như trong các vấn đề bảo quản đã qua và sắp tới mà có thể đạt được điều này qua các hội thảo hoặc các khoá đào tạo ngắn hạn ngay cho dù rút cục cũng cho đấu thầu công việc. Môi trường lãnh đạo. Bất cứ một quá trình lập kế hoạch nào cũng phải tính đến môi trường lãnh đạo trong đó tiến hành chương trình dự định thực hiện. Vì vậy cần phải tỉnh táo trước các trở ngại về mặt quản lý lãnh đạo như trước sự thiếu hụt về kỹ thuật và không đủ nguồn vốn. Đa phần thành công của một kế hoạch bảo quản phụ thuộc vào tâm nguyện ủng hộ của các nhà quản lý của cơ sở trước các thay đổi cần thiết. Sự ủng hộ đó cần phải được thể hiện rõ ràng ngay từ khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch và cần phải được duy trì qua các báo cáo về việc triển khai và kiểm tra qua đó thông qua các việc khuyên làm. Việc đảm bảo cơ sở tiếp tục cho một số nguồn vốn cần thiết sẽ được cấp cũng rất quan trọng, có thể là việc phân bổ quỹ thời gian hoặc khả năng điều chỉnh lại một số dòng trong ngân sách hoặc cấp dòng ngân sách bổ sung. Điều đó có nghĩa là cần phải làm cho các nhà quản lý hàng đầu của các cơ sở tham gia và ủng hộ quá trình này. Điều này cũng phụ thuộc nhiều vào sự hợp tác của các nhân viên khác của cơ sở. Trong chừng mực có thể thì việc lập kế hoạch cần ngăn chặn được sự mất đoàn kết nội bộ bằng cách liên kết và thuyết phục mọi nhân viên có công việc bị thay đổi thấy được tầm quan trọng của sự thay đổi đó. Tương tự như vậy, nhiều phần trong chương trình bảo quản đòi hỏi sự hợp tác của các nhân viên bên ngoài cơ sở như các nhà quản lý hoặc các kỹ sư xây dựng. Một lần nữa, việc giúp họ thấy được tầm quan trọng của việc nâng cấp hệ thống xây dựng hay sửa chữa để bảo tồn các tư liệu ấn phẩm, cũng rất cần thiết. Trong mọi trường hợp, nên chuẩn bị các dữ kiện chính xác về những tác hại khi không tiến hành thay đổi, nếu có thể thì bao gồm cả chi phí tiền mặt cho việc phục hồi hư hỏng và xuống cấp, cũng như đưa ra các ước tính sát giá về chi phí cho việc tiến hành các thay đổi đó. Việc thực hiện chương trình theo kiểu đưa ra mục tiêu cho từng giai đoạn cũng rất cần thiết, nhờ vậy mỗi khó khăn sẽ được xác định rõ ràng, và có thể tìm kiếm nhiều nguồn vốn trong vòng vài năm hoặc theo từng giai đoạn. Công tác bảo quản dự phòng. Khi chuyển từ việc thu thập thông tin và lên kế hoạch chương trình bảo quản sang việc xác định các ưu tiên và ... các thông số về số lượng và chủng loại của tư liệu. "Bản tổng quan của nhóm thư viện nghiên cứu (RLG) là một phương pháp đánh giá cấp độ sưu tập tư liệu trong đó chỉ rõ đến điểm mạnh và điểm yếu theo từng chủ đề nội dung trong một đơn vị thư viện riêng lẻ hay trong một hệ thống thư viện, hay trong một khu vực địa lý nhất định thông qua việc sử dụng các tiêu chí và mô tả được chuẩn hoá" . Bản tổng quan sử dụng thước đo có số xác định tương ứng với các định nghĩa chuẩn hoá để mô tả mức độ sử dụng tư liệu của khách hàng. Hệ thống thước đo được liệt kê dưới đây theo thứ tự giảm dần như sau: đầy đủ nhất(5), nghiên cứu (4), trung bình (3), cơ bản (2), tối thiểu (1), nằm ngoài lĩnh vực (0); trong đó mức (1) và mức (2) lại được chia nhỏ ra thành hai mức, còn mức (3) được chia nhỏ thành ba mức nữa nhằm phân biệt rõ ràng những tư liệu nào là hữu ích trong việc mô tả các bộ tư liệu nhỏ hơn. Bản hướng dẫn viết phần trình bày chủ trương lưu trữ tư liệu của Hiệp hội thư viện Mỹ (ALA) ( đã trích dẫn ở phần 1) cung cấp thêm một số thông tin về việc sử dụng bản tổng quan trong chủ trương lưu trữ tư liệu. Tuy vậy, mức độ sử dụng tư liệu không phải là tiêu chí duy nhất để đánh giá tầm quan trọng của tư liệu đối với thư viện, dựa vào đó mà đặt ra các vị trí ưu tiên bảo quản. Một đặc điểm quan trọng nữa để đánh giá là liệu bộ tư liệu đó có chứa đựng những tư liệu có giá trị cổ hoặc có giá trị đặc biệt gắn kết với thư viện không. Khi làm việc với các tư liệu lưu trữ, ta cần chú ý đến giá trị hiển nhiên của tư liệu đó. Các giá trị này làm cho các tư liệu thực sự cần thiết vì ý nghĩa quan trọng về pháp lý, quản lý và/hoặc tài chính của chúng đối với một tổ chức. Một khi được suy xét cẩn thận kỹ càng toàn diện, định hướng sưu tập sẽ đưa ra luận điểm quan trọng để tham khảo khi ra quyết định về bảo quản tư liệu. Các quyết định về lưu trữ tư liệu cũng phải thể hiện chính sách thu thập tư liệu nếu định hướng này là sự chỉ đạo đáng tin cậy trong công tác triển khai và quản lý các bộ sưu tập. “Tất cả các định hướng về việc quản lý sưu tập, cần được đưa ra ngay từ khi nhập tư liệu, phải tính đến quá trình xuống cấp về lý tính của tư liệu đó cũng như nhu cầu cần thiết phải lưu trữ tư liệu”3. Như vậy, ở mỗi giai đoạn trong quá trình thu thập, xử lý, cất trữ, truy cập, bảo dưỡng và cuối cùng là thanh lý tư liệu, mọi nhân viên thư viện, đặc biệt là những ai liên quan đến công tác triển khai và quản lý tư liệu, phải nhận thức rõ được định hướng lưu trữ trong quyết định và hành động của họ. Các quyết định lưu trữ tư liệu không chỉ tính tới tầm quan trọng của tiêu đề đối với một lĩnh vực lưu trữ hay việc có cần phải lưu giữ tư liệu dưới dạng bản in, văn bản khổ nhỏ hay điện tử để thuận tiện nhất cho người sử dụng, mà còn cần cân nhắc tới những yêu cầu lưu giữ lâu dài của các hình thức văn bản này. Nếu một tiêu đề được in trên giấy có chứa a-xít hoặc nếu kinh nghiệm cho thấy một loạt các tư liệu đặc biệt dễ bị đánh cắp hoặc có những phần trong đó bị cắt mất, thì nhất thiết phải lưu trữ tư liệu này dưới dạng phim hay văn bản điện tử để có thể đạt được tuổi thọ lý tính dài hơn hoặc sự an toàn cao hơn. Những việc tưởng như hết sức đơn giản như hỏi về cách thức lưu trữ tư liệu trước đây và kiểm tra tình trạng hiện tại của tư liệu, lại hết sức quan trọng. Một nhà quản lý công tác lưu trữ thông minh luôn xem xét kỹ lưỡng bất cứ tư liệu sắp đưa vào lưu trữ nào để tìm ra những dấu hiệu cho thấy tình trạng dễ bị hư hỏng, sự hư hại trên bề mặt hay về lý tính, sự xuống cấp của bìa sách, nấm mốc cũng như sự sinh trưởng của sâu bọ trong đó. Đối với việc viện trợ tư liệu cũng cần xác định rõ rằng thư viện có thể sẽ chọn lọc để thanh lý một số lượng tư liệu khỏi bộ sưu tập không chỉ vì những tư liệu này không thuộc phạm vi lưu trữ hoặc chúng trùng với những tư liệu lưu trữ sẵn có tại thư viện, mà còn bởi chi phí lưu trữ quá tốn kém, vượt quá khả năng của cơ quan lưu trữ. Khi ta đã nhập tư liệu, thì lúc này việc quản lý tư liệu tốt phải bao gồm cả các biện pháp nhằm ngăn chặn quá trình xuống cấp của tư liệu trong tương lai. Ví dụ, các quyết định sử dụng loại chất liệu nào đối với phần bìa sách quảng cáo của thư viện, phải ý thức được rằng những bìa sách đáp ứng các tiêu chuẩn quốc gia hiện nay có khả năng bảo vệ sách tốt và lâu dài. Trên thực tế, đây là cách thức phát huy tốt nhất tính hiệu quả của chi phí mà một thư viện cần thực hiện để bảo quản những tư liệu dự định bổ sung vào vốn tư liệu lưu trữ. Tương tự như vậy, cần bảo vệ các tư liệu lưu trữ và bản viết tay trong các cặp và các hộp được kiềm hoá ngay khi nhập về kho lưu trữ. Các nhà quản lý lưu trữ cần hợp tác với những người phụ trách công tác bảo quản để đảm bảo có một môi trường tối ưu nhất cho công tác lưu trữ tư liệu có giá trị lâu dài. Nghiên cứu tại Thư viện Quốc hội và Viện Lưu giữ Hình ảnh cho thấy rõ ràng rằng tuổi thọ của các tư liệu lưu trữ ở trong điều kiện môi trường nhiệt độ và độ ẩm ổn định, vừa phải, tăng lên đáng kể. Trong thời gian gần đây, khi ngân sách dành cho tư liệu bị cắt giảm nhiều, các nhà quản lý lưu trữ càng ý thức được thực tế là việc mua ít hơn số lượng tư liệu dự phòng để thay thế sẽ làm tăng thêm khoản tiền dành cho việc nhập thêm các đầu tư liệu mới. Khi số lượng tư liệu bị hư hỏng không thể phục hồi được, các nhà sưu tầm và đội ngũ bảo quản có thể phối hợp với nhau để đề ra những quyết định sáng suốt nhất xem liệu có nên hay không nên thay thế tư liệu cũ, và nếu thay thế thì thay thế bằng tư liệu nào. Ví dụ, trong hầu hết các trường hợp, việc yêu cầu thêm một bản copy của một cuốn sách bị hư hỏng sẽ chẳng mấy tác dụng nếu cuốn sách này được in trên giấy có lượng a-xít cao và bìa kém chất lượng. Kiến thức của một người sưu tầm về điểm mạnh, điểm yếu và chi phí liên quan của một số lựa chọn sẵn có về công việc chỉnh sửa: như chụp phim, sao chụp tư liệu, chụp kỹ thuật số sẽ quyết định liệu có nên tiến hành công việc chỉnh sửa và cách thức chỉnh sửa như thế nào cho phù hợp. Ngoài ra, một số các thư viện nghiên cứu hàng đầu như ở Đại học Havard và Đại học Texas gần đây đã cho xây dựng các khu giữ lạnh cách biệt. Những khu này được thiết kế rất cẩn thận, không chỉ nhằm giảm bớt số lượng sách quá lớn tại thư viện trong trường, mà còn tạo ra môi trường lưu trữ có nhiệt độ và độ ẩm thấp, ổn định, để làm tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tập bằng giấy và phim cũ. Các nhà quản lý lưu trữ và những người phụ trách công tác bảo quản đang phối hợp với nhau để xác định những tư liệu sưu tầm nào có giá trị nhất, để chuyển chúng vào môi trường lưu trữ đặc biệt này. Một dấu hiệu của sự tương tác, dựa vào nhau ngày càng tăng giữa việc quản lý lưu trữ và công tác bảo quản tại các thư viện Mỹ là thay đổi về bản chất khi đánh giá các yêu cầu đề ra. Nếu như trong những năm 1970 và đầu những năm 1980, khi các chương trình bảo quản lần đầu tiên được đưa vào ứng dụng, các cuộc điều tra trên tư liệu lưu trữ chỉ nhằm đơn giản xác định điều kiện lý tính của những tư liệu này. Ngày nay, các cuộc điều tra cũng đã thu thập được các số liệu về điều kiện môi trường lưu trữ, việc phòng ngừa hoả hoạn, phòng tránh tai nạn, mức độ sử dụng và giá trị. Các yếu tố cuối cùng lâu nay vốn vẫn thuộc phạm vi quản lý tư liệu. Có lý do lịch sử cho sự thay đổi này. Phong trào bảo quản ở đất nước này chủ yếu bắt đầu khi phải đứng trước tình trạng một số lượng ngày càng tăng các tài liệu in trên giấy a-xít bị hư hỏng trong các kho của những thư viện nghiên cứu ở Mỹ. Cuộc khủng hoảng lan rộng này rõ ràng đã vượt ra khỏi tầm kiểm soát của những giải pháp truyền thống, sử dụng việc thay thế hay phục hồi cơ bản là các biện pháp khắc phục trước mắt đối với một quyển, một bộ, hoặc một nhóm nhỏ các bản viết tay hoặc bản ghi. Vào giữa những năm 1970, nhu cầu cần có những giải pháp lớn mang tính đồng bộ càng rõ nét hơn. Bước đầu, sự lựa chọn tối ưu là chụp vi phim, đặc biệt đối với các bộ sưu tập quan trọng, có khối lượng lớn trong các thư viện nghiên cứu, đây là cách thức gọi là “những bộ sưu tập vĩ đại” để cứu lấy phần cốt yếu trong di sản tri thức của chúng ta. Lẽ dĩ nhiên, khi phong trào lưu trữ phát triển, thì các giải pháp bảo quản cũng ngày càng được cải thiện. Ngày càng có nhiều các nhà quản lý lưu trữ chuyên nghiệp nắm bắt được kinh nghiệm nhằm giải quyết tất cả các nhu cầu về bảo quản của tổ chức họ. Các chương trình đào tạo được triển khai đã khuyến khích việc phân tích các nhu cầu đó và đề xuất ra những ý tưởng mới về giải pháp. Các dịch vụ bảo quản trong vùng cung cấp kinh nghiệm về đào tạo và tư vấn cho hàng loạt các cơ quan và tổ chức, mà nhiều tổ chức trong số này không đủ lớn để có một nhà quản lý lưu trữ chuyên trách, mà thường kết hợp công việc lưu trữ với các trách nhiệm khác. Các cuộc điều tra tìm hiểu khoa học để xác định nguyên nhân xuống cấp của tư liệu và phim ảnh đã đưa ra được những gợi ý về cách thức kéo dài tuổi thọ, các biện pháp được áp dụng hữu hiệu nhất cho toàn bộ tư liệu lưu trữ và thậm chí cả các kho lưu trữ. Một trong những đặc điểm gây ngạc nhiên nhất của quá trình phát triển diễn ra hơn 20 năm qua, là trọng tâm của bảo quản đã ngày càng xa rời dần với nhu cầu cứu lấy các tư liệu lưu trữ. Nhiệm vụ cứu chữa không còn chủ yếu để nhằm giữ được các thông tin có giá trị nghiên cứu lớn khỏi bị nguy cơ hư hại. Ngày nay, các chương trình lưu trữ là những nỗ lực rộng khắp nhằm ngăn chặn sự xuống cấp dần dần của cả thư viện cũng như các tư liệu lưu trữ. Vì vậy, công tác bảo quản đã trở thành một phần không thể thiếu được của công tác quản lý lưu trữ, và công tác quản lý lưu trữ về phần mình đã ngày càng quan tâm hơn đến việc duy trì sức chống đỡ của tư liệu với thời gian, không chỉ trong hiện tại. Ghi chú 1. Bonita Bryant, tái bản, Hướng dẫn về tài liệu về định hướng sưu tập. Hướng dẫn Quản lý và Triển khai lưu trữ. (Chicago và London: Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ, 1989). 2. Larry R.Oberg, “Đánh giá định hướng lưu trữ đối với lưu trữ tại các thư viện nhỏ”. Thư viện Đại học và nghiên cứu 49.3 (5/1988): trang 187-96. 3. Ellen Cunningham Kruppa, “Vai trò của chuyên gia bảo quản trong việc Triển khai công tác Lưu trữ”, Bản tin của Thư viện Wilson (11/1992): trang 27 Debra Saryan, Quản lý thư viện, Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc Danh mục ngắn này được thiết lập nhằm hỗ trợ các nhà quản lý các bộ sưu tập của thư viện, bảo tàng và cơ quan lưu trữ phát triển chương trình bảo quản của mình. Nó cung cấp hàng loạt các thông tin chuyên ngành có giá trị giúp đánh giá các nhu cầu bảo quản, và quyết định thứ tự ưu tiên để giải quyết chúng. Các nhà quản lý các bộ sưu tập nên tham khảo các tài liệu về các phương pháp lập kế hoạch mang tính chiến lược để đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình lập kế hoạch của mình. Mỗi tài liệu tham khảo được liệt kê dưới đây đều có phần chú giải. Đó là nhờ sự hỗ trợ từ tập thể nhân viên của Trung tâm bảo tồn tư liệu Đông Bắc (NEDDC), cũng như qua tham khảo các tài liệu đã xuất bản trước đó như cuốn A Core Collection in Preservation (Bộ tài liệu nòng cốt về bảo quản), [Lisa L. Fox xuất bản lần 1 năm 1988, Don K. Thompson và Joan Ten Hoor xuất bản lần 2 năm 1993, Chicago, American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ)]. Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ (SAA), Uỷ ban giáo dục về lĩnh vực bảo quản đã phát hành các tài liệu cập nhật cho cuốn “Selected Readings in Preservation” (Các tài liệu chọn lọc về bảo quản). Đây là nguồn tham khảo quý báu về lĩnh vực bảo quản tài liệu cho các cơ quan lưu trữ. Cuối tài liệu này là phần danh mục các bài viết và tạp chí tham khảo, tập trung vào việc tổ chức nhiều công tác khác nhau trong một chương trình bảo quản. Alberta Museums Association (Hiệp hội bảo tàng Alberta). Self-Evaluation Checklist (Danh mục tự đánh giá). Edmonton, Alberta: Alberta Museums Association, 1991. Alberta Museums Association. Standard Practices Handbook for Museums (Sổ tay tiêu chuẩn thực hành cho các bảo tàng). Edmonton, Alberta: Alberta Museums Association, 1990. American Association of Museums. Shaping the Museum: The MAP Institutional Planning Guide (Tổ chức bảo tàng: Hướng dẫn hoạch định tổ choc của MAP), xuất bản lần 2. Washington, D.C: American Association of Museums, 1993. American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ), Subcommittee on Guidelines for Collection Development (Tiểu ban hướng dẫn phát triển tư liệu). Guide for Written Collection Policy Statements (Hướng dẫn trình bày các chính sách tư liệu bằng văn bản). Bonita Bryant, đã xuất bản. Chicago: American Library Association, 1989: Collection Management and Development Guides (Hướng dẫn quản lý và phát triển tư liệu), số 3, 32 trang. Tài liệu này và hai tài liệu tiếp theo là một phần trong bộ tài liệu hướng dẫn về phát triển tư liệu do ALA soạn thảo. Mọi thông tin đều đơn giản, dễ hiểu và dễ ứng dụng. Chúng đều được khuyến khích dùng. American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development. Guide to the Evaluation of Library Collections (Hướng dẫn đánh giá các bộ sưu tập của thư viện). Barbara Lockett, đã xuất bản. Chicago: American Library Association, 1989; Collection Management and Development Guide số 2, 25 trang. American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development. Guide to Review of Library Collections (Hướng dẫn xem xét các bộ sưu tập thư viện). Lenore Clark, đã xuất bản. Chicago: American Library Association, 1991; Collection Management and Development Guides số 5, 41 trang. Association of Research Libraries (ARL) (Hiệp hội thư viện nghiên cứu). Preservation Planning Program Resource Guides (Hướng dẫn về các nguồn lực trong hoạch định chương trình bảo quản). Jutta Reed-Scott chủ biên. Washington, D.C: ARL, 1993, nhiều độ dài khác nhau. Trên đây là 7 tài liệu hướng dẫn do các chuyên gia bảo quản của các thư viện soạn thảo nhằm cung cấp các quy chuẩn về những gì mà một thư viện có thể tính đến bằng nỗ lực trong công tác bảo quản của mình, đẩy mạnh các hoạt động hiện có và phát triển những sáng kiến mới. Các bài viết ở đây tập trung vào các chủ đề, đó là:chuyển dạng tư liệu, bảo quản/sửa chữa, tu bổ, bồi vá, đóng bìa, bảo dưỡng các bộ sưu tập, đối phó với các trường hợp khẩn cấp, đào tạo nhân viên và hướng dẫn người sử dụng, đồng thời quản lý công tác bảo quản. Barry, Bryan W. Strategic Planning Workbook for Nonprofit Organizations, Revised and Updated (Bài tập hoạch định chiến lược cho các tổ chức phi lợi nhuận, có sửa đổi và bổ sung). St. Paul, MN: Amherst H. Wilder Foundation, 1997. Cung cấp các hướng dẫn chi tiết theo từng bước để phát triển kế hoạch. Hiện có trên http:/www.wilder.org. Calmas, Alan. “Preservation Planning at the National Archives and Records Administration” (Lập kế hoạch bảo quản ở cục lưu trữ quốc gia và tư liệu hành chính). The Record (Tài liệu) 1.2 (11/1994): 1 Cloonan, Michole V. Organizing Preservation Activities (Tổ chức các hoạt động bảo quản). Association of Research Livraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 1993, 98 trang. Darling, Pamela W., và Wesley Boomgaarden. Preservation Planning Program Resource Notebook (Hướng dẫn về các nguồn lực trong việc hoạch định chương trình bảo quản). Washington, D.C: Association of Research Libraries, Office of Management Studies (Phòng nghiên cứu quản lý), 1987, 719 trang. Là nguồn tham khảo quý giá về các danh mục, tài liệu cơ sở và kỹ thuật và các tài liệu cập nhật quan trọng cho công tác hoạch định và thực hiện kế hoạch bảo quản. Nó được soạn thảo có sự tham khảo cuốn Sổ tay tự học của Darling và Webster (1987) (Xem danh mục tiếp theo). Darling, Pamela W., và Duane E. Webster. Preservation Planning Program: An Assisted Self-Study Manual for Libraries (Chương trình hoạch định bảo quản: Cuốn sổ tay hướng dẫn tự nghiên cứu dành cho các thư viện). J.Mirrill-Oldham và J. Reed-Scott sửa đổi và bổ sung. Washington, D.C: Association of Research Libraries Office of Management Studies (OMS) (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu về công tác quản lý nghiên cứu), 1993. Tài liệu được xây dựng nhằm hướng dẫn các thư viện lập và thực hiện các chương trình bảo quản qua một quá trình mang tính giáo dục và thu hút đông đảo nhân viên tham gia. Vạch ra một quy trình tự nghiên cứu về đánh giá nhu cầu, đưa ra các thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch khảo sát điều kiện của bộ sưu tập, tổ chức và bố trí nhân sự, kiểm soát các thảm hoạ, đào tạo nhân viên và hướng dẫn người sử dụng và có tinh thần đoàn kết, hợp tác trong nội bộ. Có tham khảo Resource Notebook năm 1987(Sổ tay nguồn lực) của Darling và Boomgaarden và 7 tài liệu hướng dẫn của ARL Preservation Planning Program Resource Guides (Hướng dẫn về các nguồn lực trong hoạch định chương trình bảo quản của ARL) năm 1993. Hiện có các bản báo cáo của các tổ chức đã hoàn thiện quá trình tự nghiên cứu này tại OMS. DeCandido, Pobert, and Cheryl Shackleton. Who Ya Gonna Call? A Preservation Services Sourcebook for Libraries and Archives (Bạn sẽ gọi cho ai? Cuốn sách về các nguồn dịch vụ bảo quản dành cho các thư viện và cơ quan lưu trữ). New York Metropolitan Reference and Research Library Agency (METRO) (Tổ chức thư viện nghiên cứu và tham khảo thành phố New York), 1992, 132 trang. Hiện có tại địa chỉ: New York State Library, Division of Library Development, Cultural Education Center (Thư viện bang New York, Ban phát triển thư viện), Albany, NY 12230. Cung cấp danh sách nhiều dịch vụ bảo quản, bao gồm điều tra bảo quản, chụp vi phim, công nghệ xử lý làm phẳng giấy, đóng bìa sách, sắp xếp thư viện và các nguồn cung cấp. Dành cho khu vực Washington, DC; Philadelphia và Boston; nhưng cũng có các tổ chức ở xa hơn mà vẫn có thể cung cấp dịch vụ trong phạm vi đó. Drewes, Jeanne M. và Julie Page. Promoting Preservation Awareness in Libraries: A Sourcebook for Academic, Public, School, and Special Collections (Tăng cường nhận thức về bảo quản trong các thư viện: Cuốn sách dành cho các bộ sưu tập ở các trường, tổ chức công cộng, tổ chức nghiên cứu và bộ sưu tập đặc biệt). Westport, CT: Greenwood Press ấn hành, 1997. Đây là một tài liệu đánh giá toàn diện về các chương trình giáo dục bảo quản cho người sử dụng tại thư viện lưu trữ các bộ sưu tập tại các trường, tổ chức công cộng, tổ chức nghiên cứu và bộ sưu tập đặc biệt. Cung cấp các ví dụ thực tế về cách thức các tổ chức có thể hướng dẫn và thông báo cho các nhân viên và người sử dụng. Có nhiều phụ lục hữu ích về cách minh hoạ trưng bày, các danh mục và danh sách về thiết bị nghe nhìn. Ellis, Judith. Keeping Archives (Lưu giữ các tài liệu). Xuất bản lần 2. Sydney, Australia: D.W . Thorpe và Australian Society of Archivists (Hội các nhà lưu trữ úc), 1993, 512 trang. Đây là một tài liệu hay, đề cập đến mọi khía cạnh của công tác quản lý lưu trữ, bao gồm cả việc bảo quản bằng ngôn ngữ văn phong dễ hiểu và thực tế. Phù hợp cho việc giới thiệu, đánh giá hoặc tham khảo; đề cập đến bề rộng hơn là bề sâu. Hiện có tại Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ). Gallery Association (Hiệp hội Gallery). Insurance and Risk Management for Museums and Historical Societies (Quản lý rủi ro và bảo hiểm đối với các bảo tàng và hội sử học). Hamilton, NY: Gallery Association, 1985, 96 trang. Đề cập đến những vấn đề cơ bản của việc quản lý rủi ro và các lựa chọn bảo hiểm cho các bảo tàng; chuyển đổi thông tin giữa các tổ chức văn hoá cũng như các bộ sưu tập khác. Hiện có tại American Association of Museums (Hiệp hội bảo tàng Hoa Kỳ), Washington, D.C. 20005. Green, Sara Wolf. The Conservation Assessment: A Tool For Planning, Implementing, and Fundraising (Đánh giá bảo quản: Công cụ hoạch định, thực hiện và gây quỹ). Xuất bản lần 2. Marina del Ray, CA, and Washington, D.C: Getty Conservation Institute and National Institute for the Conservation of Cultural Property (Viện bảo quản Getty và Viện bảo quản tài sản văn hoá quốc gia), 1991. Harvey, Douglas R. “Developing a Library Preservation Program” (Phát triển chương trình bảo quản thư viện). Chương 10 trong cuốn Preservation in Libraries: A Reader (Bảo quản trong thư viện). New York: Bowder- Saur, 1993. Vạch ra 4 loại hình đưa công tác bảo quản vào thư viện: các thư viện chuyên ngành loại nhỏ, các bộ sưu tập được sử dụng nhiều, các bộ sưu tập ít được sử dụng hơn, và các bộ sưu tập có ý nghĩa quốc gia. Hiện có tại địa chỉ Bowker-Saur, 121 Chanlon Rd. New Providence, NJ 07974. 1-800-521-811. Hoagland, K. Elaine. Guidelines for Institutional Policies & Planning in Natural History Collections (Hướng dẫn hoạch định và tạo lập chính sách cho các tổ chức lưu giữ các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên). Washington, D.C: Association of Systematics Collections (Hiệp hội sưu tập hệ thống), 1994. Jones, Maralyn. Collection Conservation Treatment: A Resource Manual for Program Development and Conservation Technician Training (Xử lý bảo quản sưu tập: Sổ tay phát triển chương trình và đào tạo kỹ thuật viên bảo quản). Berkeley: Conservation Department (Ban bảo quản), Library (Thư viện), University of California (Đại học California), 1993. 451 trang. Các tài liệu (quy trình sửa chữa sách, tổ chức không gian làm việc, sơ đồ các bước quyết định) từ Hội thảo Berkeley về đào tạo kỹ thuật viên tu bổ, 1992. Đưa ra nhiều quy trình đa dạng cho các chương trình tu bổ sách với số lượng lớn. Hiện có tại Association of Research Libraries (Hiệp hội thư viện nghiên cứu), Washington, D.C.20036. Lusenet, Yola De. Choosing to Preserve: Towards a Cooperative Strategy for Long-Term Access to the Intellectual Heritage (Lựa chọn để bảo tồn: Hướng tới một chiến lược hợp tác nhằm tiếp cận lâu dài với các di sản trí tuệ). European Commission on Preservation and Access (Uỷ ban châu Âu về công tác bảo tồn và truy cập), Amsterdam, Netherlands, 1997, 165 trang. Managing Preservation: A Guidebook (Quản lý công tác bảo quản: tài liệu hướng dẫn). Columbus, Ohio: State Library of Ohio Preservation Council (Hội đồng bảo tồn thư viện bang Ohio), 1995. Liên hệ với Clara Ireland, State Library of Ohio, 65 S. Front Street, Columbus, Ohio. Đây là cuốn sổ tay dành cho các giám đốc phụ trách công tác bảo quản có kinh nghiệm và cả những người mới vào nghề. McCord, Margaret, và Catherine Antomarchi. A Preventive Conservation Calendar for the Smaller Museum (Lịch bảo tồn cã týnh chÊt ph#ng ngõa đối với các bảo tàng quy mô nhỏ). Rome: International Centre for the preservation and Restoration of Cultural Property (Trung tâm quốc tế về bảo tồn và phục chõ các tài sản văn hoá), 1997. Merrill-Oldham, Jan, Carolyn Clark Morrow, và Mark Roosa. Preservation Program Models: A Study Project and Report (Các hình mẫu về chương trình bảo quản: Dự án nghiên cứu và báo cáo). Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), Committee on Preservation of Research Library Materials (Uỷ ban về bảo tồn các tài liệu nghiên cứu của thư viện). Washington, D.C: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 1991, 54 trang. Cung cấp cho các nhà quản lý thư viện các hướng dẫn để tiếp cận với các chương trình bảo quản, chia các thư viện thành 4 nhóm theo quy mô, mỗi nhóm lại có một chương trình tiếp cận riêng về nhân lực, hoạt động và ngân sách. Thảo luận về 10 thành tố của một chương trình bảo quản toàn diện. Đây là một tài liệu hữu ích cho các thư viện bất kể quy mô và chức năng gì. Mibach, Lisa. Collections Care: What to Do When You Can’t Afford to Do Anything (Chăm sóc các bộ sưu tập: Phải làm gì khi bạn không có điều kiện tài chính để làm bất cứ điều gì). Oberlin, Ohio: Mibach & Associates, Collection Conservation (Bảo tồn sưu tập). Motylewski, Karen. “What an Institution Can Do to Survey Its Own Preservation Needs” (Những gì một tổ chức có thể tiến hành để tự khảo sát nhu cầu bảo quản của mình). Trong Collection Maintenance and Improvement (Duy trì và nâng cấp sưu tập). Sherry Byrne, đã xuất bản. Washington, D.C: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 1993. National Association of Government Archives & Records Administrators (Hiệp hội quốc gia của các nhà lưu trữ thuộc chính phủ và các nhà quản lý tài liệu). NAGARA Guide and Resources for Archival Strategic Planning (Hướng dẫn và các nguồn NAGARA về hoạch định chiến lược lưu trữ). Albany, NY: National Association of Government Archives & Records Administrators, 1991. Cung cấp 3 công cụ: chương trình tự nghiên cứu hỗ trợ trên máy vi tính, có sử dụng trí tuệ nhân tạo để định ra và báo cáo kết quả, mục tiêu và các ưu tiên được tổ chức lập ra; một sổ tay về các chiến lược hoạch định; và một bản trích yếu nguồn lực dài 700 trang về các tài liệu đã và chưa được công bố. Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ), 600 South Federal, Suite 504, Chicago, IL 60605. Telephone: (312)922-014, ext.21, Email: Archivists.org/catalog/catalog/index.html. New York State Archives and Records Administration (Hội quản lý tài liệu và lưu trữ bang New York). Guidelines for Arrangement and Description of Archives and Manuscripts: A Manual for Historical Records Programs in New York State (Hướng dẫn sắp xếp và mô tả các tài liệu và bản thảo chép tay: Sổ tay về các chương trình lưu trữ tài liệu sử học trong bang New York). Albany, NY: New York State Archives and Records Administration,1991, 35 trang. Hiện có tại Documentary Heritage Program (Chương trình di sản tài liệu), State Archives and Records Administration (Cục lưu trữ nhà nước và tài liệu hành chính), New York State Education Department (Khoa giáo dục bang New York), Room 9 B44 Cultural Education Center, Albany, NY 12230. Đây là một tài liệu hướng dẫn dễ hiểu về lý thuyết lưu trữ và định dạng, dễ ứng dụng cho các tổ chức lưu giữ các hiện vật có giá trị lịch sử. Cung cấp cái nhìn tổng quan về các quy trình lưu trữ đã được thừa nhận về sắp xếp và mô tả. Gồm có một danh mục ngắn về các công cụ cơ bản và sổ tay hướng dẫn được sử dụng rộng rãi trong mô tả lưu trữ. Là điểm khởi đầu lý tưởng cho các tổ chức nhỏ và các nhà lưu trữ chưa có nhiều kinh nghiệm. Ogden, Barclay, và Maralyn Jones. CALIPR. Sacramento, CA: The California State Library (Thư viện bang California), 1997. Có phần mềm vi tính (cùng với tài liệu hướng dẫn sử dụng), là công cụ đánh giá một cách tự động nhu cầu bảo quản của các bộ sưu tập sách và tài liệu dựa trên cơ sở 100 mẫu ngẫu nhiên. Hiện có tại The California State Library Foundation, P.O., Box 942837, Sacramento, CA 94237-001, hoặc tải miễn phí tại trang web Berkeley Library Digital Sunsite Ogden, Sherelyn. Preservation Planning: Guidelines for Writing a Long-Range Plan (Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoặch dài hạn). Washington, D.C.: American Association of Museums and Northeast Document Conservation Center (Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ và Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc), 1997. Hỗ trợ viết các kế hoạch bảo quản sưu tập dài hạn. Cung cấp những tài liệu mở rộng về in ấn và trình bày điện tử. Đĩa tương thích với máy IBM. Pickett, A.G. và M.M. Lemcoe. Preservation and Storage of Sound Recordings (Bảo tồn và lưu trữ băng đĩa), ấn phẩm năm 1959 của Thư viện quốc hội. Silver Springs, MD: Association for Recorded Sound Collections (Hiệp hội các sưu tập băng đĩa), 1991, 75 trang. Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ), Chicago, IL. Một tài liệu cần thiết cho các nhà quản lý các bộ sưu tập âm thanh. Điều đáng ngạc nhiên là nhiều hướng dẫn vẫn còn nguyên giá trị. Có trước công nghệ kỹ thuật số. RLG Preservation Needs Assessment Package (PreNAP) (Bộ đánh giá nhu cầu bảo tồn RLG). Mountain View, CA: Research Libraries Group (Nhóm các thư viện nghiên cứu), 1991. Là công cụ tự động đánh giá các nhu cầu bảo tồn. Hiện có tại Preservation Publication Coordinator, RLG, 1200 Villa Street, Mountain View, CA 94041-1100. Reed-Scott, Jutta. Preservation Planning Program (Chương trình lên kế hoạch bảo quản). Washington, D.C.: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 1993. Một bộ gồm 7 cuốn hướng dẫn, cung cấp một kho tài liệu toàn diện, dễ sử dụng gồm các bài viết, tài liệu và danh mục về các yếu tố bảo tồn trong thư viện. Được thiết kế sử dụng với PPP Assisted Self-Study Manual (Sổ tay tự nghiên cứu có trợ giúp). Các cuốn sách gồm: 1. Options for Replacing and Reformatting Deteriorated Materials (Jennifer Banks, đã xuất bản) (Lựa chọn thay thế và chuyển dạng các hiện vật đã xuống cấp). 2. Staff Training and User Awareness in Preservation Management (Wesley Boomgarden, đã xuất bản) (Tăng cường nhận thức của nhân viên và người sử dụng về công tác quản lý bảo quản). 3. Disaster Preparedness (Constance Brooks, đã xuất bản) (Sẵn sàng đối phó với thiên tai). 4. Collection Maintenance and Improvement (Sherry Byrne, đã xuất bản) (Bảo quản và nâng cấp sưu tập). 5. Collections Conservation (Robert DECandido, đã xuất bản) (Bảo tồn sưu tập); 6. Managing a Library Binding Program (Jan Merrill-Oldham, đã xuất bản) (Quản lý chương trình đóng sách thư viện); 7. Organizing Preservation Activities (Michole V. Cloonan, đã xuất bản) (Tổ chức các hoạt động bảo quản). Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 21 Dupont Circle, N.W., Suite 800, Washington, DC, 20036, (202) 296-2296. Email: pubs@arl.org. Ritzenthaler, Mary...ày bao gồm khối lượng xử lý tối thiểu được yêu cầu để làm chậm việc hư hỏng của một cuốn sách. Công việc này không bao gồm xử lý bên ngoài hay sửa chữa về mặt kết cấu. Ví dụ một cuốn sách có bìa bị long và trang rách chỉ có thể được chụp vi phim, làm giảm axit bằng cách khô và đóng hộp. Cấp độ xử lý này thường được lựa chọn đối với sách mà giá trị của nó hạn chế hoặc sách ít được dùng. Xử lý mở rộng Công việc này bao gồm xử lý toàn bộ cả trang và đóng. Xử lý cả kết cấu và bên ngoài. Cách làm này thường liên quan đến việc tách rời một cuốn sách, lau chùi bên ngoài, giảm axit bằng cách ướt, vá và gia cố các trang giấy, khâu lại, sửa chữa bìa gốc và dán chúng vào trang nội dung. Nếu bìa gốc quá nát không thể tái sử dụng được thì cuốn sách đó phải được đóng lại theo một trong những cách đóng (kết cấu hộp, bìa tách hoặc buộc) và ghi nhan đề. Cấp độ xử lý này thường dành cho sách có giá trị cao. Đóng hộp Trong bảo quản sách đóng hộp là một công việc quan trọng. Hộp hỗ trợ về mặt cấu trúc cho một cuốn sách và bảo vệ cho nó khỏi bụi, bẩn, ánh sáng và hư hại về mặt hóa chất. Sách có bìa đóng có giá trị về mặt lịch sử và mỹ thuật cần phải được duy trì tối đa trong tình trạng hiện tại của nó, nên được đóng hộp. Sách hỏng, ít khi được dùng, không đảm bảo xử lý hoặc sửa chữa cũng nên được đóng hộp. Hộp nên được làm bằng chất liệu bền, có chất lượng bảo quản và phải là hộp đặt để vừa chính xác với kích thước của cuốn sách. Hộp có gáy thõng (drop- spine) (hình 8) và hộp tương quan (phase-box) Hình 9) đều được dùng. Hộp drop-spine được ưa chuộng vì nó hỗ trợ được tốt hơn và giữ sách được sạch hơn. Tuy nhiên loại hộp này đắt hơn. Cả hai loại hộp đều có thể kiếm được từ những nhà cung cấp thương mại. Hình 8 Hình 9 Sao chụp Chụp vi phim và các loại sao chụp khác là một hình thức thay thế hiệu quả để bảo quản thông tin khi mà xử lý mở rộng bản gốc không được thực hiện. Sao chụp có lợi khi được kết hợp với xử lý, bằng việc loại bỏ sự cần thiết xử lý bằng tay những tài liệu rách, sao chụp là một hình thức xử lý tối thiểu vừa đủ đối với rất nhiều sách mà nếu không có nó thì sẽ cần phải xử lý mở rộng. Sao chụp cũng cho phép bảo quản được tốt hơn tài liệu không ở trong kho và tạo điều kiện cho các nhà nghiên cứu được tiếp cận với thông tin quí hiếm, chỉ có một bản. Jan Paris - Cán bộ bảo quản, Trường Đại học Bắc Carolina “Người làm công tác bảo quản, phục chế, bảo tồn là mắt xích sống quan trọng, không thể thiếu được trong trong dây chuỗi loài người làm nhiệm vụ liên kết thành công hôm qua với khả năng ngày mai” James H. Billington, Cán bộ Thư viện Quốc hội Điều cần thiết về mặt Đạo đức của công tác Bảo quản Giới thiệu Sưu tập tài liệu trong thư viện, cơ quan lưu trữ và các hiệp hội lịch sử của chúng ta bao gồm tài liệu đa dạng khác nhau về thể loại, kích thước và hình thức. Chúng được lưu giữ trong điều kiện môi trường khác nhau, cất trong nhiều dạng hộp, bao bì, được sử dụng cho những mục đích và trong những phạm vi khác nhau. Vấn đề chính là tài liệu lưu giữ trong sưu tập của chúng ta khác nhau về tình trạng từ chỗ còn nguyên vẹn tới hư hại nghiêm trọng. Một số tài liệu cần phải được chú ý bảo quản, tại những cơ quan không có cán bộ bảo quản, tài liệu quí hiếm phải gửi đi bảo quản ở nơi khác. Lựa chọn người làm công tác bảo quản là bước quan trọng để có được dịch vụ bảo quản trách nhiệm. Để trợ giúp trong tiến trình đó, bài viết này khảo sát một số vấn đề có liên quan tới lựa chọn người làm công tác bảo quản. Nó tập trung vào bản chất của bảo quản, trình độ và kiến thức của người làm bảo quản và làm thế nào để tìm ra, làm việc với và mong đợi gì từ người làm bảo quản. Điểm tập trung là các yếu tố liên quan đến bảo quản tài liệu đặc biệt, tức là những tài liệu có ý nghĩa vì sự lâu đời của chúng, sự quí hiếm, vẻ đẹp, giá trị về mặt tiền bạc hoặc tầm quan trọng về mặt lịch sử hay thư mục.(1) Những yếu tố này thích hợp với những vật tạo tác mà có đặc điểm vật lý (như minh họa màu sắc, bản đồ gấp hoặc biểu đồ) cần phải được bảo quản về mặt chất. Có nghĩa là thậm chí giá trị nội tại của vật tạo tác đó không đòi hỏi sự bảo quản, xử lý có thể chỉ là lựa chọn tùy thích nếu như đặc điểm vật lý cản trở việc tái định dạng hoặc các cách thay đổi khác. Bảo quản và người làm công tác bảo quản chuyên nghiệp Một số tài liệu trong bộ sưu tập rất có ý nghĩa do vậy chúng cần phải được chú ý bảo quản. Việc bảo quản những tài liệu như vậy đặc biệt thích hợp khi chúng không thể dùng được thậm chí dùng cẩn thận không gây hỏng, khi chúng không ổn định về mặt vật lý hay hóa học hoặc khi chúng chịu sự xử lý không thích hợp trong quá khứ.(2) Xử lý bảo quản là việc dùng kỹ thuật và chất liệu để làm ổn định về mặt hóa học, gia cố về mặt chất những tài liệu trong sưu tập. Mục đích của xử lý bảo quản tài liệu có giá trị về mặt tạo tác là đảm bảo tuổi thọ của tài liệu và tiếp tục được đưa ra sử dụng trong khi thay đổi các đặc điểm vật lý ở mức thấp nhất. Bảo quản cũng bao gồm những quyết định có liên quan tới việc nhận diện dạng tài liệu cần xử lý và xác định các cách xử lý thích hợp. Xử lý bảo quản sưu tập tài liệu đặc biệt đòi hỏi sự đánh giá và kinh nghiệm của người làm công tác bảo quản có trình độ. Một cán bộ bảo quản chuyên nghiệp là một người được đào tạo cao, có kiến thức thực tiễn và lý thuyết rộng về những lĩnh vực sau: + lịch sử, khoa học và thẩm mỹ của tài liệu và kỹ thuật lưu giữ tài liệu + nguyên nhân những tài liệu này hỏng hoặc bị phá hủy + các cách và chất liệu có thể được dùng trong xử lý bảo quản + ngụ ý của các xử lý được đề xuất Một nhà bảo quản đồng thời cũng chứng minh được các khía cạnh của công việc tuân thủ theo các chuẩn mực thực hành. Bảo quản là một lĩnh vực tương đối mới mà trong suốt mười năm qua đã trải qua một giai đoạn phát triển nhanh và tính chuyên môn hóa ngày càng tăng, đặc biệt là trong lĩnh vực bảo quản thư viện và lưu trữ. Tuy nhiên, cho đến nay, lĩnh vực này chưa có hệ thống giáo dục chính thức, qui trình đánh giá chuyên môn hoặc chuẩn mực chuyên môn quốc gia. Chính vì lý do này mà đôi khi rất khó khăn để tìm ra và lựa chọn một người làm bảo quản được đào tạo và đủ chuyên môn để cung cấp các dịch vụ xử lý theo yêu cầu. Để đánh giá người làm công tác bảo quản có triển vọng phải xem xét việc đào tạo về bảo quản của cá nhân đó, khoảng thời gian đào tạo, mức độ kinh nghiệm thực tế và chuyên môn. Ngoài ra liên hệ với khách hàng và chú ý tới người làm chứng để đảm bảo bạn có một sự lựa chọn tốt nhất và có cơ sở. Đào tạo người làm công tác bảo quản Người bảo quản giỏi được đào tạo theo một trong hai cách: thông qua việc hoàn thành một chương trình sau đại học để được bằng thạc sĩ hoặc thông qua một thời gian học nghề dài. Sáu chương trình đào tạo sau đại học ở Bắc Mỹ cung cấp chương trình học thuật từ hai đến ba năm bao gồm lịch sử và khoa học lưu giữ tài liệu, bối cảnh văn hóa của tác phẩm và thực tiễn xử lý bảo quản.(3) Năm cuối cùng dành để lĩnh hội kinh nghiệm thực tế từ sự hướng dẫn của người làm bảo quản có uy tín chuyên trong lĩnh vực bảo quản. Những người tốt nghiệp thường theo tiếp thêm khóa học nâng cao một năm hoặc theo đuổi nghiên cứu hay cơ hội nghiên cứu thông qua các chương trình học bổng đang có. Một số người không chọn chương trình đào tạo cao học vì chi phí cao, chương trình không phù hợp với sự quan tâm của họ hoặc vì một vài lý do khác. Đối với những người như vậy, đào tạo thông qua học nghề là cách thay thế. Thành công của bất kỳ chương trình học nghề nào đều phụ thuộc vào sự nhanh trí của mỗi cá nhân để có được kiến thức thực hành và lý thuyết sâu rộng thông qua chương trình nâng cao tại các phòng thực tập bảo quản; tham dự hội thảo; thảo luận; và các chương trình học thuật được lựa chọn; và tự đọc, tự nghiên cứu. Đào tạo học nghề đặc biệt phổ biến ở những nơi mà cơ hội đào tạo đại học chính quy hết sức hạn chế, nó có thể mang lại sự chuẩn bị tốt cho việc bảo quản sách. Vì các chiến lược đào tạo học nghề khác nhau đáng kể và chất lượng kết quả đa dạng, do vậy việc đánh giá kỹ lưỡng từng cá nhân trở nên hết sức quan trọng. Một người được đào tạo chuyên đóng sách không nhất thiết phải là người bảo quản sách. Trong khi người này có thể có nhiều kỹ năng hướng dẫn cần thiết nhưng lại không có kiến thức rộng hơn để đánh giá, đề xuất và tiến hành xử lý thích hợp theo quan điểm bảo quản. Tương tự như vậy, xưởng làm khung chuyên nghiệp có thể có “phục chế giấy’’ trong danh mục dịch vụ, nhưng người làm khung có thể lại không có kiến thức cần thiết để đưa ra quyết định bảo quản. Bất kể được đào tạo theo loại hình nào, tất cả những người làm công tác bảo quản đều chuyên xử lý các dạng tài liệu đặc biệt và chỉ có thể đưa ra những lời khuyên chung về kho tàng, lưu giữ hoặc bảo quản tài liệu. Ví dụ, một người bảo quản sách có trách nhiệm sẽ không cung cấp tư vấn về mặt kỹ thuật hoặc xử lý các công trình nghệ thuật hoặc đồ đạc bởi vì vấn đề này nằm ngoài chuyên môn của họ. Tổ chức nghề nghiệp cho cán bộ bảo quản Là thành viên và tham gia tích cực vào tổ chức chuyên môn của lĩnh vực chứng tỏ mối quan tâm của người làm bảo quản trong việc bắt kịp với phát triển khoa học kỹ thuật, trao đổi thông tin và đẩy mạnh giao tiếp nghề nghiệp. Để đạt được mục tiêu này, rất nhiều người làm công tác bảo quản chuyên nghiệp trực thuộc các tổ chức như Viện Bảo Quản Mỹ (AIC), Viện Bảo Quản Quốc tế (IIC) và các hiệp hội bảo quản khu vực. Khi không biết chắc chắn về kiến thức, sự thành thạo hoặc đạo đức của người làm bảo quản thì danh vị thành viên trong một tổ chức nghề nghiệp là một bằng chứng quan trọng cho thấy sự liên quan nghề nghiệp , không có yếu tố này thì không thể theo kịp sự phát triển trong lĩnh vực. Diện thành viên có thể cung cấp đôi nét về kinh nghiệm của người làm bảo quản. Đặc biệt, danh vị “Hội viên” (Fellow) hoặc “Đồng nghiệp” (Professional Associate) trong AIC được trao sau một số năm nhất định trong ngành, dựa trên quá trình đánh giá chi tiết. Các diện thành viên này chỉ ra rằng người làm bảo quản đồng ý tuân thủ Qui ước AIC về Đạo đức và Chuẩn mực Nghề nghiệp. Qui ước và Chuẩn mực AIC được đưa ra để “hướng dẫn người làm bảo quản về thông lệ đạo đức của nghề nghiệp và kêu gọi “sự tôn trọng bền vững tính toàn vẹn về mặt thẩm mỹ, lịch sử và chất lượng của vật thể” Làm thế nào để tìm được người làm bảo quản Tìm ra một người làm bảo quản có trình độ đòi hỏi sự nhanh trí và tính kiên nhẫn, vì không phải chỗ nào cũng có chuyên môn bảo quản (đặc biệt là bảo quản sách) và những người làm bảo quản không tự quảng cáo. Bắt đầu bằng cách đưa ra một danh sách những người làm bảo quản có tiềm năng. Liên hệ phòng bảo quản của thư viện, bảo tàng, lưu trữ kề gần. Nhân viên thường là nguồn cung cấp thông tin và lời khuyên bao quát. Họ có thề giới thiệu người làm bảo quản tư nhân ở vùng lân cận hoặc các trung tâm khu vực có cung cấp dịch vụ xử lý bảo quản. Trong một vài trường hợp, người làm bảo quản thuộc một cơ quan có thể chấp nhận việc riêng ngoài việc của cơ quan ra. Ngoài ra hãy liên hệ với những người làm việc trong các phòng sưu tầm đặc biệt của thư viện, cơ quan lưu trữ, hiệp hội lịch sử và những bảo tàng lớn để biết tên những người làm bảo quản mà đã thường xuyên làm việc cho họ. Trong mọi trường hợp phải tìm xem liệu sự giới thiệu có được dựa trên kinh nghiệm trực tiếp của người làm bảo quản hay đó là thông tin phụ. Đồng thời gọi điện hoặc viết thư tới Viện Bảo quản Mỹ để có được các sự giới thiệu khác. Hệ thống Giới thiệu Dịch vụ Bảo quản của Quỹ tài trợ Viện Bảo quản Mỹ (FAIC) sẽ cung cấp tên của chuyên viên trong lĩnh vực của bạn hoặc người chuyên xử lý các dạng tạo tác đặc biệt. FAIC không xác nhận chất lượng công việc cũng như bản thân người làm bảo quản, nhưng Hệ thống Giới thiệu cung cấp một số thông tin chính giải thích điều mà khách hàng của dịch vụ bảo quản có thể mong đợi từ người làm bảo quản. Những mối liên hệ này sẽ cung cấp tên của một số người làm bảo quản có năng lực. Tuy nhiên, sự giới thiệu này không nhất thiết phải là sự đảm bảo về mặt chất lượng. So sánh hàng hoá luôn là một nguyên tắc đúng đắn, thậm chí ngay cả khi tìm kiếm các dịch vụ bảo quản. Một loạt các vấn đề có cơ sở được đưa ra trong những phần sau đây có thể cung cấp một khung cơ sở để đánh giá khả năng của người làm bảo quản. Bạn có thể thấy rằng một số nhà bảo quản trong danh mục không thể cung cấp loại xử lý bảo quản bạn yêu cầu bởi vì vấn đề đặc biệt nằm ngoài khả năng chuyên môn của họ hoặc họ không thể lưu giữ vật tạo tác của bạn trong phòng bảo quản của họ. Có thể một số người có nhiều việc tồn đọng quá nên không thể xử lý đồ bảo quản của bạn nhanh như bạn mong muốn. Hãy thận trọng với người làm bảo quản mà làm việc cho bạn nhanh và rẻ. Xử lý bảo quản thường mất thời gian và tốn kém. Sự chờ đợi và tốn kém cho dịch vụ có chất lượng chỉ là chi phí nhỏ so với rủi ro mà vật tạo tác bị mất hoặc hỏng không thể sửa chữa được vì bị xử lý không thích hợp và không đầy đủ. Nếu bạn ở khu vực ngoại ô có ít người làm bảo quản, đừng ngần ngại gì hãy tìm kiếm những sự giới thiệu người làm bảo quản ở khu vực khác. Rất nhiều người làm bảo quản nhận làm cho khách hàng ở xa và cho bạn lời hướng dẫn về việc gói gém và vận chuyển an toàn những chất liệu dễ vỡ. Họ cũng có thể cung cấp cho bạn thông tin về dịch vụ vận chuyển đường bộ và đường thủy có bảo hiểm, vận chuyển đặc biệt có đảm bảo đối với những vật liệu có giá trị trong khi vận chuyển. Nếu bạn muốn làm điều tra sưu tập tài liệu để giúp bạn đánh gía được nhu cầu bảo quản tổng thể, hãy cân nhắc làm việc với tư vấn bảo quản. Điều tra sưu tập tài liệu nhằm mục đích đánh giá điều kiện chung của tài liệu và môi trường lưu giữ nó. Điều tra mang lại những khuyến nghị có thể giúp cơ quan đưa ra kế hoạch bảo quản sưu tập tài liệu lâu dài. Những khuyến nghị như vậy bao gồm đề xuất cải thiện môi trường, thay đổi phương thức, đào tạo cán bộ, dự án cung cấp chỗ mới và xử lý bảo quản tài liệu chọn lọc. Việc làm này đặc biệt hữu ích cho các viện mà không có đủ chuyên môn và kinh nghiệm trong việc đánh giá nhu cầu bảo quản. Chiến lược giới thiệu như trình bày ở trên sẽ giúp bạn nhận ra những người đủ chuyên môn làm điều tra bảo quản. Một số tổ chức liệt kê trong mục “Nguồn Thông tin” (Information Resources) và “Trung tâm Bảo quản Khu vực” (Regional Conservation Centers) cũng cung cấp các dịch vụ tư vấn và điều tra. Tiếp xúc với người làm bảo quản Người làm bảo quản sẽ hỏi gì bạn Để đảm bảo rằng sưu tập của bạn được xử lý đúng cách, cần phải thiết lập mối quan hệ làm việc hợp tác với người làm bảo quản ngay từ ban đầu, do vậy các quyết định xử lý phản ánh sự cân bằng giữa tầm quan trọng về quản lý và bảo quản. Khi bạn đã có được tên của người bảo quản, hãy gọi điện và sắp xếp thời gian, địa điểm để trao đổi nhu cầu bảo quản của bạn. Một số người làm bảo quản sẽ tới tận nơi, trong khi một số khác thì lại yêu cầu bạn mang đồ bảo quản đến họ. Nếu bạn ở một địa điểm xa, cần thu xếp cho việc vận chuyển đồ để được kiểm tra sau khi đã trao đổi sơ bộ bằng điện thoại. Để cuộc trao đổi ngay từ đầu gặp thuận lợi, hãy sẵng sàng cung cấp cho người làm bảo quản những thông tin sau: + bản chất của đồ bảo quản (ví dụ: sách, bản viết tay, nghệ thuật trên giấy) + chất liệu thành phần (ví dụ: giấy, da, giấy da) + phụ liệu (ví dụ: viết tay, đánh máy, mực in) + bản chất của vấn đề (ví dụ: rách, biến dạng về mặt chất, gãy vỡ, một sự kết hợp của các nhân tố) + thể loại và phạm vi sử dụng trước đây (ví dụ: sử dụng nghiên cứu giới hạn hay mở rộng, triển lãm) + điều kiện môi trường (ví dụ: chỉ sưởi ấm vào mùa đông, điều kiện ổn định có sự kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ) + hệ thống kho tàng (ví dụ: xếp giá theo chiều đứng hay chiều nằm, hộp và các thiết bị bảo vệ kèm theo) + kết quả xử lý mong đợi: (ví dụ: một sự ổn định hoặc bảo vệ cơ bản, diện mạo được cải thiện, tránh mất thông tin). Thông tin này rất cần thiết cho người làm bảo quản để đánh giá liệu họ có thể đảm nhận được công việc hay không. Đây cũng là thông tin cần thiết nếu người làm bảo quản phải đưa ra đề xuất xử lý giải quyết được cả hai vấn đề điều kiện vật bảo quản và yêu cầu của cơ quan bạn. Đồng thời cũng phải quyết định trước khi nào bạn muốn công việc hoàn thành và xác định hạn công việc nếu có. Cuối cùng phải biết số tiền bạn có vì điều này cho thấy mức độ xử lý mà bạn có khả năng chi trả. Nếu bạn nói rõ với người làm bảo quản ngay từ đầu về mọi vấn đề thì sẽ tiết kiệm được thời gian và sức lực quý báu. Tại thời điểm này, người làm bảo quản có thể đưa gợi ý chung về các cách xử lý và kỹ thuật khác nhau mà có thể phù hợp với đồ bảo quản của bạn. Tuy nhiên, đừng mong đợi người làm bảo quản cung cấp cho bạn đề xuất xử lý cụ thể hoặc ước tính chi phí trước khi họ kiểm tra toàn bộ đồ bảo quản. Bạn nên hỏi người làm bảo quản điều gì Ngay từ đầu hãy đặt câu hỏi mà giúp bạn đánh giá được trình độ và khả năng của người làm bảo quản trong việc xử lý đồ bảo quản thuộc sưu tập của bạn. Hãy nhớ rằng cuộc trao đổi trên đây liên quan đến giáo dục, đào tạo và phát triển nghề nghiệp của người làm bảo quản, câu hỏi của bạn phải giải đáp được các vấn đề: + đào tạo + thời gian thực hành + phạm vi thực hành + tư cách hội viên trong tổ chức nghề nghiệp + liệu có kiếm được hồ sơ về công việc hoặc báo cáo xử lý Quyết định cách tính chi phí của người làm bảo quản (theo giờ, ngày, hoặc dự án) và nên hay không nên ràng buộc ước tính chi phí nếu xử lý yêu cầu nhiều hoặc ít hơn thời gian dự trù. Hỏi xem liệu có chi phí riêng cho kiểm tra sơ bộ và ước tính – một phần quan trọng nhưng tốn thời gian trong xử lý bảo quản. Thông thường người làm bảo quản tính tiền theo giờ, có giá cố định cho kiểm tra sơ bộ , khách hàng quyết định trả được hay không thì mới tiến hành xử lý. Tại thời điểm này, làm rõ các vấn đề chi phí bảo hiểm, vận chuyển hoặc các chi phí khác bao gồm trong hóa đơn tổng. Chi phí mỗi một nơi trong một nước lại khác nhau và cũng có thể phụ thuộc vào tính chất chuyên môn đặc biệt của người làm bảo quản. Hãy liên lạc với những người làm chứng cho người làm bảo quản, nếu có thể, hãy nói chuyện với người làm việc trực tiếp với người làm bảo quản. Hỏi người làm chứng xem liệu xử lý đó có được hoàn thành theo như mong muốn không, phù hợp với thỏa thuận đã ký và đúng tiến độ. Yêu cầu đầy đủ tư liệu viết tay và ảnh (xem phần “Tiến trình xử lý” dưới đây). Hỏi xem liệu người làm bảo quản có duy trì sự giao tiếp nếu cần trong quá trình xử lý, ví dụ, những mở rộng đột xuất và thay đổi được đề xuất trong quá trình xử lý mà đã được thảo luận đầy đủ. Hãy nhớ rằng mỗi một khách hàng ký hợp đồng dịch vụ xử lý bảo quản vì một lý do khác nhau vì vậy họ sẽ có những chuẩn mực và tiêu chí khác nhau cho việc đánh giá chất lượng công việc được hoàn thành. Hãy nhớ rằng không phải lúc nào cũng có thể tìm ra sai sót về mặt kỹ thuật, nhất là khi khách hàng đánh giá chỉ dựa trên diện mạo. Đánh giá tất cả thông tin mà bạn có được từ khách hàng trước đây và hiện nay cũng như từ người làm bảo quản. Lẵng nghe điều người làm bảo quản nói và những câu hỏi mà họ đưa ra. Ví dụ người làm bảo quản có hỏi về loại và mức độ xử dụng trước đây, hoặc về môi trường mà đồ phải bảo quản được lưu giữ? Những câu hỏi này có thể cho thấy cách suy nghĩ của người làm bảo quản về những vấn đề rộng hơn và ngụ ý của xử lý bảo quản. Tiến trình xử lý: mong đợi điều gì Kiểm tra sơ bộ và đề xuất xử lý Khi bạn đã lựa chọn và thiết lập được mối quan hệ để người làm bảo quản làm việc với bạn, bạn sẽ phải tiếp xúc với họ vài lần . Mặc dù người làm bảo quản đã cung cấp cho bạn khuyến cáo sơ bộ trong lần tiếp xúc đầu tiên , song rất cần phải có kiểm tra chi tiết. Vật thể bảo quản phải được mang hoặc gửi đến người làm bảo quản, người này sẽ kiểm tra nó và viết một bản báo cáo tình trạng mô tả những đặc điểm như: + chất liệu, cấu tạo và phương thức chế tạo vật thể + khu vực và mức độ hỏng về mặt vật lý, hư hỏng về mặt hóa chất hoặc những sửa chữa trước đây. Cùng với bản báo cáo này, người làm bảo quản chuẩn bị một đề xuất xử lý bao gồm các phần sau: + Ở đâu thích hợp, các phương án lựa chọn việc tiến hành sửa chữa bảo quản + với mỗi một phương án, phác thảo các bước tiến hành và mô tả tình trạng chúng sẽ được sửa chữa + ước tính thời gian cần để hoàn thành công việc + ước tính chi phí. Đề xuất phải phản ánh rõ ý đồ của người làm bảo quản là giữ được đặc điểm gốc của vật bảo quản tới mức tối đa. Mọi bước tiến hành được đề xuất đều cho phép sau này tháo dỡ vật liệu được bổ sung trong khi xử lý. Khi trong đề xuất có từ hai phương án xử lý trở lên, người làm bảo quản phải giải thích được lợi ích và ngụ ý của từng phương án. Đọc kỹ đề xuất xử lý, và đừng ngại đặt câu hỏi nếu như bạn muốn một sự giải thích rõ về khía cạnh kỹ thuật của đề xuất. Cân nhắc gợi ý của người làm bảo quản nếu như những gợi ý này ít liên quan đến xử lý hơn so với dự đoán ban đầu của bạn. Ví dụ, khi đề xuất xử lý cho một cuốn sách có bọc vải đã bị cũ nát nhưng vấn sử dụng được, người làm bảo quản có thể khuyến nghị là cuốn sách đó được đặt vào hộp chứ không nên xử lý bằng những cách tỉ mỉ. Khuyến nghị này có thể dựa trên mong muốn giữ nguyên tới mức tối đa vải bọc ban đầu. Đóng hộp là đặc biệt thích hợp nếu như tập đó được sử dụng hạn chế. Khi bạn đã đồng ý với xử lý đã được đề xuất cụ thể, người làm bảo quản sẽ yêu cầu bạn ký thỏa thuận và trả lại trước khi bắt đầu xử lý. Trong tiến trình xử lý, người làm bảo quản có thể phát hiện ra rằng phải thay đổi xử lý đã được đễ xuất vì một lý do nào đó thì họ phải liên lạc với bạn để thảo luận sự thay đổi. Báo cáo xử lý bảo quản và đánh giá Sau khi xử lý bảo quản được hoàn thành, người làm bảo quản phải chuẩn bị và trình bản báo cáo cuối cùng cho bạn. Các báo cáo xử lý bảo quản khác nhau về hình thức và độ dài, song tất cả báo cáo đều phải bao gồm những mô tả sau đây: + kỹ thuật được xử dụng trong tiến trình xử lý + chất liệu chính xác được xử dụng trong khi sửa chữa các vấn đề bảo quản + ảnh minh họa tình trạng trước và sau khi xử lý có đề ngày + ảnh hoặc biểu đồ cần thiết làm sáng tỏ các tiến trình được thực hiện Người làm bảo quản cũng có thể đưa ra khuyến nghị đối với việc sử dụng hoặc vận chuyển đặc biệt vật bảo quản khi mà thông tin này trở nên cần thiết cho việc bảo trì về sau. Việc cơ quan giữ lại vĩnh viễn báo cáo xử lý bảo quản là cần thiết, vì trong tương lai các học giả về thư mục hoặc người làm công tác bảo quản sẽ cần nó để bổ sung thêm việc cần làm cho vật bảo quản. Báo cáo phải được giữ kèm với chính vật thể đó (có thể để cùng một chỗ với vật thể) hoặc để cùng với tài liệu lưu giữ khác liên quan đến vật thể trong cùng một sưu tập. Khi xem xét công việc đã được hoàn thành, hãy nhớ rằng đánh giá khía cạnh kỹ thuật của xử lý bảo quản là rất khó. Theo kinh nghiệm, mọi sự sửa chữa đều phải ưa nhìn đối với những người có con mắt nghề nghiệp, nhưng không được trái ngược về mặt thẩm mỹ và lịch sử so với cái ban đầu. Không nên làm cho việc xử lý bảo quản trở nên khó hiểu. Điều này rất quan trọng để mọi người trong tương lai khi dùng tài liệu sẽ không hiểu lầm. Hãy nhớ rằng bản chất và tính nghiêm trọng của sự hỏng, xuống cấp sẽ ảnh hưởng tới mức độ mà vật bảo quản được ổn định, củng cố và cải thiện về mặt thẩm mỹ qua quá trình xử lý bảo quản. Kết luận Lựa chọn người làm bảo quản là một công việc hết sức quan trọng, đòi hỏi sự kiên trì. Phải hết sức cẩn thận, không vội vã trao kho báu tài sản của chúng ta cho nguời mà cách nhìn và trình độ của họ không tương xứng với công việc. Bằng việc đưa ra những câu hỏi kỹ càng, liên hệ với ngưới làm chứng và làm việc với người làm bảo quản trước và trong quá trình tiến hành xử lý bảo quản, bạn có thể tìm được dịch vụ bảo quản chất lượng cao. Bằng việc làm này, dây chuỗi thông tin liên kết quá khứ và tương lai sẽ không bị đứt đoạn, và những nguồn tin văn hóa quan trọng này sẽ mãi tồn tại phục vụ cho những nhà nghiên cứu hiện tại và trong tương lai. Chú thích 1. Để có bảng tổng quan về khái niệm này, xem phần Bảo quản Tài liệu Thư viện (The Preservation of Library Materials) của Paul Banks và Bảo quản Sách và Tài liệu theo bản gốc (On the Preservation of Books and Documents in Original Form) của Barclay Ogden, cả hai tài liệu này đều được trích trong phần “Đọc thêm “ (Further Reading). 2. Một số ví dụ về việc xử lý không đúng cách bao gồm cả việc dùng bìa có axit kém chất lượng để đóng sách mỏng, gây hỏng và mất màu các trang sách và việc dùng băng dính miết mà với thời gian sẽ bị ngả màu hoặc rách làm cho mực bị bay hoặc để lại vết keo dính gây hỏng và biến dạng trên giấy. 3. Các địa chỉ chương trình đào tạo có thể tìm trong phần “Chương trình Đào tạo Bảo quản” (Conservation Training Programs). Chỉ có chương trình của trường Đại học Texas ở Austin hiện nay có đào tạo chuyên dành cho tài liệu thư viện và lưu trữ. 4. “Code of Ethics and Guidlines for Practice”, The American Institute for Conservation of Historic and Artistiic Works Directory, 1998 hoặc gần đây nhất có thể kiếm từ AIC, địa chỉ xem ở phần “Information Resources”. Đọc thêm American Institute for Conservation. Guidelines for Selecting a Conservator. Washington, DC: AIC, 1991, 6 pp. Banks, Paul N. "The Preservation of Library Materials." Chicago: The Newberry Library, 1978. Reprinted from the Encyclopedia of Library and Information Science 23 (1969): 180-222. Clarkson, Christopher. "The Conservation of Early Books in Codex Form: A Personal Approach." The Paper Conservator 3 (1978): 33-50. Cullison, Bonnie Jo, and Jean Donaldson. "Conservators and Curators: A Cooperative Approach to Treatment Specifications." Library Trends 36.1 (Summer 1987): 229-39. Dachs, Karl. "Conservation: The Curator's Point of View." Restaurator 6 (1984): 118-26. Foot, Mirjam. "The Binding Historian and the Book Conservator." The Paper Conservator 8 (1984): 77-83. Henderson, Cathy. "Curator or Conservator: Who Decides on What Treatment?" Rare Books & Manuscripts Librarianship 2.2 (Fall 1987): 103-07. Ogden, Barclay. On the Preservation of Books and Documents in Original Form. Washington, DC: The Commission on Preservation and Access, 1989. Reprinted in The Abbey Newsletter 14.4 (July 1990): 62- 64. Pillette, Roberta, and Carolyn Harris. "It Takes Two to Tango: A Conservator's View of Curator/Conservator Relations." Rare Books & Manuscripts Librarianship 4.2 (Fall 1989): 103-11. Roberts, Matt T., and Don Etherington. Bookbinding and the Conservation of Books: A Dictionary of Descriptive Terminology. Washington, DC: Preservation Office, Library of Congress, 1982, 296 pp. Lời cảm ơn SOLINET và tác giả cảm ơn các cá nhân sau đã có công trong việc sửa lại bản thảo cho bài viết này: Paul Banks, Columbia University Karen Garlick, National Museum of American History Walter Henry, Stanford University Lyn Koehnline, Ackland Art Museum Ellen McCrady, Abbey Publications Sandra Nyberg, SOLINET Một phần tài trợ cho bài viết này được the National Endowment for the Humanities Office of Preservation cung cấp, đóng góp của họ rất đáng được hoan nghênh Các nguồn thông tin The American Institute for Conservation of Historic and Artistic Works (AIC) 1717 K St., NW, Ste. 301 Washington, DC 20006 Telephone: (202) 452-9545 Fax: (202) 452-9328 E-mail: InfoAIC@aol.com Institute of Museum and Library Services (IMLS) 1100 Pennsylvania Avenue, NW Room 609 Washington, DC 20506 Telephone: (202) 606-8539 Fax: (202) 606-8591 E-mail: imsinfo@ims.fed.us The International Institute for Conservation of Historic and Artistic Works (IIC) 6 Buckingham Street London WC2N 6BA, England Telephone: 01-839-5975 E-mail: iicon@compuserve.com National Institute for Conservation of Cultural Property (NIC) 3299 K Street, NW, Suite 602 Washington, DC 20007 Telephone: (202) 625-1495 Fax: (202) 625-1485 E-mail: lreger@nic.org SOLINET Preservation Program 1438 West Peachtree St., NW, Ste. 200 Atlanta, GA 30309-2955 Toll Free: (800) 999-8558 Telephone: (404) 892-0943 Fax: (404) 892-7879 E-mail: solinet_information@solinet.net Chương trình đào tạo bảo quản Buffalo State College Art Conservation Department 230 Rockwell Hall 1300 Elmwood Avenue Buffalo, NY 14222-1095 Telephone: (716) 878-5025 E-mail: tahkfc@buffalostate.edu Strauss Center for Conservation Harvard University Art Museums 32 Quincy Street Cambridge, MA 02138 Telephone: (617) 495-2392 Fax: (617) 495-9936 Conservation Center of the Institute of Fine Arts New York University 14 East 78th Street New York, NY 10021 Telephone: (212) 772-5800 E-mail: conservation.program@nyu.edu Queen's University Art Conservation Programme Kingston, Ontario K7L 3N6 Canada Telephone: (613) 545-2156 Fax: (613) 545-6300 E-mail: amz6@qucdn.queensu.cos University of Texas at Austin Preservation and Conservation Studies Graduate School of Library & Information Sciences EDB#564 Austin, TX 78712-1276 Telephone: (512) 471-8290 Fax: (512) 471-8285 E-mail: mailto:glabs@utxdp.dp.utexas.edu University of Delaware/Winterthur Art Conservation Department 303 Old College University of Delaware Newark, DE 19716-2515 Telephone: (302) 831-2479 Fax: (302) 831-4330 E-mail: debra.norris@mvs.udel.edu