Công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng & du lịch Quang Minh

tư 9 1.2.1.2 Phương pháp xác định nhu cầu vật tư 10 1.2.2 Lập kế hoạch 13 1.2.2.1 Khái niệm: 13 1.2.2.2 Kế hoạch vật tư quý: 14 1.2.2.3 Kế hoạch hậu cần vật tư tháng: 14 1.2.3 Tổ chức mua sắm vật tư và những vấn đề liên quan 15 1.2.3.1 Xác định nhu cầu 15 1.2.3.2 Tìm và lựa chọn nhà cung ứng 16 1.2.3.3 Thương lượng và đặt hang 17 1.2.3.4 Tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp và tiếp nhận vật tư 17 1.2.4 Dự trữ và bảo quản vật tư 18 1.2.4.1 Khái niệm dự trữ sản xuất: 19 1.2.4.2 Các bộ phận cấu thành dự trữ sản xuất: 19 1.2.4.3 Định mức dự trữ sản xuất 19 1.2.5 Cấp phát vật tư 22 1.2.5.1 Lập hạn mức cấp phát vật tư 22 1.2.5.2 Lập chứng từ cấp phát vật tư 22 1.2.5.3 Chuẩn bị và tổ chức giao vật tư 24 1.2.6 Thanh quyết toán vật tư 25 1.2.7 Đánh giá tình hình sử dụng vật tư 26 1.3 Những yếu tố ảnh hưởng tới công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp 26 1.3.1 Yếu tố khách quan 26 1.3.2 Yếu tố chủ quan 27 Chương II: Thực tế công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh 29 2.1 Khái quát về Công ty 29 2.2 Phân tích thực trạng công tác hậu cần vật tư 40 2.2.1 Tình hình xác định nhu cầu vật tư 40 2.2.2 Tình hình lập kế hoạch 41 2.2.3 Tình hình tổ chức mua sắm vật tư 43 2.2.4 Tình hình dự trữ vật tư 46 2.2.5 Tình hình cấp phát vật tư 50 2.2.6 Thanh quyết toán vật tư 50 Chương III: Những biện pháp hoàn thiện công tác hậu cần ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh 53 3.1 Hoàn thiện bộ máy đảm nhiệm công tác hậu cần vật tư 53 3.2 Hoàn thiện công tác mua sắm vật tư và tổ chức vận chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp 54 3.3 Đa dạng hóa nguồn vật tư và khai thác hiệu quả các nguồn vật tư 55 3.4 Huy động và sử dụng vốn có hiệu quảcho công tác đảm bảo vật tư 56 3.5 Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn vật tư cho sản xuất. 57 Kết luận 59 Danh mục tài liệu tham khảo 60 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1: Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty trong thời kỳ 2004 – 2007 36 Bảng 2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn2004 – 2005 37 Bảng 3: Bảng tiến độ cung ứng vật tư tháng 3/2007 42 Bảng 4: Bảng Kế hoạch mua sắm thiết bị máy móc của công ty năm 2007 44 Bảng 5: Bảng kế hoạch mua sắm vật tư của công ty năm 2007 44 Bảng 6: Bảng tổng hợp một số loại vật tư chính 46 Bảng7: Bảng Tình hình sử dụng và bảo quản vật tư của công ty trong năm 2007 49 Bảng 8: Bảng thanh quyết toán vật tư năm 2007 52 LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết phải nghiên cứu đề tài Đất nước ta đang trong giai đoạn công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước và đang phát triển trong xu thế hội nhập kinh tế - văn hóa – xã hội với khu vực và thế giới, do đó nền kinh tế hiện nay có đầy sự biến động do quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa và quá trình hội nhập kinh tế khu vực và xã hội mang lại, các công ty muốn tồn tại và phát triển trong thế giới đầy biến động như hiện nay thi cần phải có những nỗ lực hết mình. Tồn tại, phát triển và có vị trí vững chắc trên thị trường là mong muốn và mục tiêu phấn đấu của bất kỳ công ty nào. Để đạt được những mục tiêu trên đòi hỏi công ty phải nỗ lực hết mình trong mọi khâu sản xuất kinh doanh. Trong các khâu sản xuất thì có khâu đầu vào đóng vai trò đặc biệt quan trọng, nó góp phần quyết định vào thành công của doanh nghiệp. Trước tiên đầu vào có đầy đủ thì mới giúp hco quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và có hiệu quả. Chất lượng và sự đồng bộ của vật tư kỹ thuật giúp cải tiến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp, tăng uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và trong con mắt của các đối thủ cạnh tranh. Do đó, để phục vụ cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và có hiệu quả kinh doanh nghiên cứu đề tài: “ Công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh ” là cần thiết. 2. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu đề tài này có mục đích đầu tiên là giúp người nghiên cứu nắm chắc và hiểu rõ bản chất vấn đề của những kiến thức đã được học tại trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân. Việc nghiên cứu thực tế một cách khoa học những kiến thức đã được học giúp cho người học nắm chắc được lý thuyết đã được học trên giảng đường, điều này giúp cho sinh viên sau khi ra trường sẽ không bị bỡ ngỡ mà có thể hoàn thành tốt công việc được công ty giao. Và một mục đích lớn lao của việc nghiên cứu đề tài này là người nghiên cứu mong muốn góp một phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện hơn quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị thực tập. 3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu đề tài Đề tài này có đối tượng là các nghiệp vụ hậu cần vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện nay của đất nước ta. Với khả năng và thời gian có hạn đề tài này chỉ nghiên cứu công tác hậu cần vật tư gắn liền với thực tế tại Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh với những đặc thù riêng của công ty. Đề tài được nghiên cứu theo các phương pháp khoa học được sử dụng trong môn học kinh tế: phương pháp thống kê báo cáo, phương pháp khái quát, phương pháp nghiên cứu tại bàn và phương pháp thực tế. Kết cấu của đề tài: Chương I : Những vấn đề chung của công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp Chương II : Thực tế công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh Chương III: Những biện pháp hoàn thiện công tác hậu cần ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh Chương I: Những vấn đề chung của công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp 1.1 Vật tư, hậu cần vật tư và công tác hậu cần vật tư 1.1.1 Vật tư * Khái niệm Hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đều cần đến các tư liệu vật chất khác nhau như: máy móc, thiết bị, nhiên liệu, vật liệu… Các vật này được tạo ra trong quá trình lao động là sản phẩm của các doanh nghiệp, từ khi là thành phẩm của các doanh nghiệp sản xuất đến khi chúng được các doanh nghiệp khác sử dụng làm tư liệu lao động của đối tượng lao động theo công dụng của chúng thì chúng được coi là vật tư kỹ thuật. Vật tư kỹ thuật là tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng. Mọi vật tư kỹ thuật đều là tư liệu sản xuất, nhưng không phải tất cả tư liệu sản xuất là vật tư kỹ thuật. Tư liệu sản xuất bao gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động. Đối tượng lao động lại bao gồm những sản phẩm tự nhiên (tạm gọi là đối tượng lao động sơ cấp), và những sản phẩm mà con người đã tác động vào mang lại cho chúng những tính năng kỹ thuật nào đó (tạm gọi là tư liệu lao động thứ cấp). Lúc đó những sản phẩm của lao động này trở thành nguyên liệu cho các ngành kinh tế hoặc được sử dụng như sản phẩm tiêu dùng. Chúng chỉ là vật tư kỹ thuật khi được sử dụng vào mục đích phục vụ sản xuất. * Phân loại Vật tư kỹ thuật gồm nhiều thứ nhiều loại, từ những thứ có tính năng kỹ thuật cao, đến những thứ, những loại thông thường, từ những thứ có khối lượng và trọng lượng lớn đến những thứ nhỏ nhẹ kích thước nhỏ bé, từ những thứ đắt tiền đến những thứ rẻ tiền…Toàn bộ vật tư được phân theo hai tiêu thức cơ bản đó là công dụng của vật tư trong sản xuất và theo tính chất của vật tư. - Theo công dụng của vật tư trong sản xuất: theo tiêu thức này thì vật tư được chia ra làm hai nhóm lớn là những loại vật tư dùng làm đối tượng lao động và những vật tư dùng làm tư liệu lao động. Thuộc nhóm thứ nhất có: Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, điện lực Bán thành phẩm, chi tiết bộ phận máy Những loại vật tư thuộc nhóm này có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng hoàn toàn dùng trong một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm. Thuộc nhóm thứ hai có: Thiết bị động lực Thiết bị truyền dẫn năng lượng Thiết bị sản xuất Thiết bị vận chuyển và chứa đựng đối tượng lao động Hệ thống thiết bị máy móc điều khiển Công cụ khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất Các loại đồ dùng trong nhà xưởng Các loại phụ tùng máy. Những loại vật tư thuộc nhóm này có đặc điểm là trong quá trình sản xuất chúng được sử dụng lại nhiều lần và giá trị chuyển dần sang giá trị sản phẩm. - Theo tính chất sử dụng: toàn bộ vật tư kỹ thuật được chia thành vật tư thông dụng và vật tư chuyên dùng. Vật tư thông dụng bao gồm những vật tư dùng phổ biến cho nhiều ngành còn vật tư chuyên dùng gồm những loại vật tư dùng cho một ngành nào đó, thậm chí một doanh nghiệp nào đó. Để chỉ rõ tên của loại vật tư chuyên dùng người ta gọi tên ngành sau tên vật tư. 1.1.2 Hậu cần vật tư Hậu cần là một thuật ngữ đầu tiên được sử dụng trong quân đội, hiện nay nó được sử dụng rộng rãi ở rất nhiều lĩnh vực, trong đó có cả lĩnh vực kinh tế. Trong lĩnh vực kinh tế, hậu cần được hiểu là sự chuẩn bị các yếu tố để phục vụ một mục đích nào đó. Hậu cần vật tư là toàn bộ công tác chuẩn bị đúng chủng loại, đầy đủ kịp thời các loại vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh. 1.1.3 Vai trò của công tác hậu cần vật tư Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác động vào đối tượng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý hóa của đối tượng lao động để tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao và phục nhu cầu của con người Quá trình sản xuất của doanh nghiệp đòi hỏi phải có các yếu tố đầu vào, trong đó có vật tư kỹ thuật, thiếu vật tư kỹ thuật thì quá trình sản xuất không thể diễn ra được. Từ vai trò của vật tư cho thấy ý nghĩa to lớn của công tác hậu cần vật tư. Việc đảm bảo vật tư đầy đủ, kịp thời đồng bộ là điều kiện tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất. 1.2 Nội dung của công tác hậu cần vật tư 1.2.1 Xác định nhu cầu vật tư 1.2.1.1 Khái niệm nhu cầu vật tư Nhu cầu là một khái niệm cơ bản và tiềm ẩn trong Marketing, nhu cầu nói chung được hiểu là cảm giác thiếu hụt một cái gì đó mà con người cảm nhận được. Nhu cầu của con người rất đa dạng và phức tạp. Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên, vật liệu, thiết bị máy móc để thực hiện nghiệp vụ sản xuất kinh doanh nhất định. Vật tư là hàng hóa nên nhu cầu vật tư cũng có những đặc điểm của nhu cầu hàng hóa nói chung. Tuy vậy vật tư (hàng hóa công nghiệp) khác nhau căn bản với hàng hóa tiêu dùng cá nhân ở công dụng của nó. 1.2.1.2 Phương pháp xác định nhu cầu vật tư Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được xác định theo 4 phương pháp sau : Thứ nhất phương pháp trực tiếp : Theo phương pháp này việc xác định nhu cầu dựa vào mức tiêu dùng vật tư và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Phương pháp này có 4 cách tính : a. Phương pháp tính theo mức sản phẩm: Nhu cầu được tính bằng cách lấy mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm nhân với số lượng sản phẩm sản xuất. Công thức : Nsx =Qsf msf Trong đó: Nsf: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ Qsf: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch Msf : Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm b. Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm : Nhu cầu được tính bằng cách tổng cộng tính giữa mức tiêu dùng vật tư cho 1 chi tiết sản phẩm nhân với số lượng chi tiết sản phẩm Công thức : Nct = Qct mct Trong đó : Nct: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ Qct: Số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ kế hoạch. Mct: Mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm . c.Phương pháp tính theo mức của sản phẩm tương tự: Áp dụng phương pháp này trong trường hợp, kỳ kế hoạch doanh nghiệp dự định sản xuất trong những sản phẩm mới nhưng sản phẩm này chưa có mức sử dụng vật tư. Công thức : Nsx = Qsf mtt K Trong đó : Nsx: Nhu cầu vật tư dung để sản xuất sản phẩm trong kỳ. Qsf: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. Mtt: Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự. K: Hệ số điều giữa hai loại sản phẩm . d. Phương pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện : cách tính này áp dụng cho trường hợp sản phẩm sản xuất có nhiều cỡ loại khác nhau nhưng khi lập kế hoạch vật tư chưa có kế hoạch sản xuất cho từng cỡ loại cụ thể mà chỉ có tổng số chung. Công thức : Nsx = Qsf mdd Trong đó : Nsx: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ. Qsf: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. mdd: Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện. Trong đó: mdd được chọn dựa vào mức bình quân (mbq). Công thức : mbq = Trong đó : mj: Mức tiêu dùng vật tư của loại sản phẩm thứ i. Kj: Tỉ trọng loại sản phẩm thứ I trong tổng số. Thứ hai phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế tạo sản phẩm Nhiều loại sản phẩm như sản phẩm của ngành công nghiệp thực phẩm, sản phẩm đúc, sản phẩm bê tông … được sản xuất từ nhiều loại nguyên, vật liệu khác nhau. Với những sản phẩm thuộc loại này thì nhu cầu được xác định theo ba bước: Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Công thức: Nt = Qi Hi Trong đó : Nt: Nhu cầu vật tư để thực hiện KH tiêu thụ sản phẩm trong kỳ kế hoạch. Qi: Khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ. Hi: Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i. Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đến tổn thất trong quá trình sử dụng. Công thức : Nvt = Trong đó : Nvt: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch. K: Hệ số thu thành phẩm Bước 3: Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hóa Ni = Nvt hi Trong đó: Nhu cầu vật tư thứ i Tỉ lệ % của loại vật tư thứ i Thứ ba phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng Theo phương pháp này nhu cầu được tính theo công thức như sau: Nsx = Trong đó: Pvt: Nhu cầu hàng hóa cần có cho sử dụng T: Thời hạn sử dụng Thứ tư là phương pháp tính theo hệ số biến động Theo phương pháp này để tính nhu cầu vật tư cần dựa vào thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư, từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo, cụ thể theo công thức : Nsx = Nbc Tsx Htk Trong đó : Nbc: Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo Tsx: Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch Htk: Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo 1.2.2 Lập kế hoạch 1.2.2.1 Khái niệm: Lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó. Lập kế hoạch hậu cần vật tư bảo đảm cho sản xuất ở doanh nghiệp là toàn bộ những hoạt động diễn ra hàng ngày của phòng quản trị vật tư nhằm đảm bảo đầy đủ kịp thời và đồng bộ vật tư cho sản xuất. Khi có kế hoạch, doanh nghiệp sẽ sử dụng tốt hơn và hợp lý hơn nguồn vật tư kỹ thuật của mình. Là công cụ đắc lực trong việc phối hợp sử dụng các nguồn vật tư. Giảm được sự chồng chéo, lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh. Kế hoạch góp phần nâng cao năng suất lao động và trình độ kỹ thuật của sản xuất, từ đó tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. 1.2.2.2 Kế hoạch vật tư quý: Để lập được kế hoạch quý, người lập kế hoạch cần phải có đầy đủ các tài liệu về kế hoạch sản xuất quý, định mức tiêu hao vật tư cho từng sản phẩm sản xuất trong quý, tồn kho thực tế, lượng vật tư dự kiến nhập và xuất từ thời điểm lập kế hoạch cho tới cuối quý, dự trữ cuối quý. Có thể lập kế hoạch bảo đảm vật tư trong quý theo biểu sau : Tên và qui cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá Nhu cầu trong quý Nguồn vật tư Giá trị thành tiền mua vật tư Cho sản xuất sản phẩm Cho xây dựng Các nhu cầu khác Cho dự trữ Cộng nhu cầu Tồn đầu quý Động viên tiềm lực nội bộ Mua theo đặt hàng Trong đó chia theo các tháng Trong quý Chia theo các tháng Ngày Hiện vật I II III I II III 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1.2.2.3 Kế hoạch hậu cần vật tư tháng: Đối với nhiều quy cách vật tư, phòng kinh doanh chỉ cần lập kế hoạch hậu cần vật tư trong quý và theo dõi thực hiện kế hoạch đó. Còn đối với những vật tư chính thì phòng kinh doanh phải lập kế hoạch hậu cần vật tư tháng. Kế hoạch hậu cần vật tư tháng khác với kế hoạch vật tư quý ở chỗ có các cuộc phản ánh thừa thiếu vật tư và những biện pháp giải quyết thừa thiếu đó. Kế hoạch hậu cần vật tư tháng Tên và quy cách vật tư Đơn vị tính Nhu cầu trong tháng Nguồn vật tư Kết quả Tổng số Tồn kho đàu kỳ Chỉ tiêu mua trong tháng Tháng trước chuyển sang Thiếu hụt Dư quá mức Số lượng Biện pháp giải quyết Số lượng Biện pháp giải quyết 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1.2.3 Tổ chức mua sắm vật tư và những vấn đề liên quan Xác định nhu cầu Tìm và lựa chọn nhà cung ứng Thương lượng và đặt hàng Theo dõi đặt hàng và nhận hàng Đánh giá những kết quả Không thỏa mãn Thỏa mãn Tổ chức quá trình mua vật tư: Quá trình mua 1.2.3.1 Xác định nhu cầu Đối với các doanh nghiệp, việc xác định nhu cầu vật tư là do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận khác có liên quan. Trình tự xác định nhu cầu vật tư bao gồm những bước công việc sau đây: Một là: Giai đoạn chuẩn bị, trong giai đoạn này cần phải thực hiện các công việc sau: nghiên cứu và thu thập thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất, chuẩn bị các phương án sản xuất kinh doanh, rà soát và bổ sung hệ thống chỉ tiêu mức tiêu dùng vật tư. Hai là: Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch và lượng vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp. Lượng tồn kho đầu kỳ được thường được tính theo phương pháp ước tính Ođk = Ott + Nh - X Trong đó: Ođk: Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch. Ott: Tồn kho thực tế tịa thời điểm lập kế hoạch. Nh: Lượng vật tư ước nhập kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch. X: Lượng vật tư ước xuất ta kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch. Ba là: Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu vật tư của doanh nghiệp. Đây là giai đoạn quan trọng, là cơ sở để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Bốn là: Xác định số lượng vật tư cần phải mua về, lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp được tính theo phương pháp cân đối, nghĩa là: N = P Trong đó: N : Tổng nhu cầu về loại vật tư thứ i nhằm thỏa mãn mục đích j của doanh nghiệp. P : Tổng các nguồn về loại vật tư i được đáp ứng bằng nguồn j 1.2.3.2 Tìm và lựa chọn nhà cung ứng Về tìm kiếm nhà cung ứng : Có nhiều nguồn thông tin để tìm kiếm nhà cung ứng, như thông qua các trang vàng trong danh bạ điện thoại, hội chợ triển lãm, đại diện thương mại, phụ trương gập và catalô. Về lựa chọn người cung ứng : Thông qua các tiêu chuẩn như chất lượng, giá cả, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa chọn người cung ứng. Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm với mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp. 1.2.3.3 Thương lượng và đặt hàng * Thương lượng: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua. Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là : - Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật các sản phẩm (độ dung sai sản phẩm, độ bền ) và phương tiện kiểm tra. - Xác định giá cả - Xác định hình thức trả tiền - Điều kiện giao hàng . - Thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm. * Đặt hàng : Là một hành động pháp lý của người mua với người cung ứng. Tài liệu này được soạn thảo thành nhiều bản, hai bản cho người cung ứng, một bản phục vụ cho việc nhận đơn hàng, một bản cho bộ phận dịch vụ kế toán, một bản cho cửa hàng kiểm tra việc nhận hàng và một bản sau cùng lưu ở bộ phận dịch vụ mua hàng. Đơn đặt hàng là tài liệu giao dịch mang tính hợp đồng. Cho nên điều quan trọng là văn bản này phải thật rõ ràng và không được sai và có thể hiểu sai 1.2.3.4 Tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp và tiếp nhận vật tư *Tổ chức chyển đưa vật tư về doanh nghiệp: tùy thuộc vào từng doanh nghiệp có thể nhận hàng tại kho của nhà cung ứng và tự chuyển vật tư về kho của mình hay nhận hàng tại kho của doanh nghiệp mình. * Tiếp nhận vật tư về cả số lượng và chất lượng: Vật tư chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho phải qua khâu tiếp nhận về số lượng, chất lượng và hóa đơn. Mục đích của việc tiếp nhận là kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư cũng như xác định rõ trách nhiệm của những đơn vị và những người có liên quan đến lô hàng nhập. Việc tổ chức tiếp nhận, bảo quản và giao hàng ở kho doanh nghiệp thường được tiến hành theo một quy trình và công nghệ nhất định. Hình thức kiểm tra hàng hóa về số lượng : - Giao nhận hàng bằng trọng lượng, số lượng, thể tích thì cân, đong, đo, đếm. - Giao nhận theo hầm (đối với xà lan, tàu thủy), nguyên toa (đối với tàu hỏa) thì khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển, chủ hàng phải liêm phong cặp chì toa trước mặt người phụ trách phương tiện vận tải. Khi trả hàng, nếu dấu niêm phong vẫn nguyên vẹn thì doanh nghiệp không phải kiểm tra tỷ mỉ về số lượng vật tư. - Nếu giao nhận theo mớn nước thì căn cứ vào dấu vạch trên phương tiện để xác định số lượng vật tư. Kiểm tra chất lượng vật tư : Được tiến hành với mức độ khác nhau tùy thuộc vào tính chất lý, hóa của từng loại vật tư. Các phương pháp kiểm tra khác nhau có thể cho ta những kết quả khác nhau cho nên cần phải thống nhất hàng hóa nhận chở theo phương pháp nào thì khi giao hàng cũng theo phương pháp ấy. Điều đó cũng phải quy định thống nhất trong các hợp đồng vận chuyển, mua bán. Nếu khi kiểm tra số lượng và chất lượng xong thấy không phù hợp với các chứng từ đi kèm theo hàng thì phải lập biên bản kiểm nghiệm. Đây là cơ sở pháp lý để giải quyết những tranh chấp sau này trong mua bán hàng hóa. 1.2.4 Dự trữ và bảo quản vật tư * Khái niệm: Dự trữ là sự ngưng đọng tạm thời của sản phẩm hàng hóa xã hội trong quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng, được giữ lại để bán và tiêu dùng sau này. Trong quá trình vận động của mình, vật tư hàng hóa chuyển từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực lưu thông và từ lưu thông lại quay về sản xuất, tạo nên sự tuần hoàn của sản phẩm hàng hóa. Do vậy,theo đặc điểm và quá trình chu chuyển hàng hóa dự trữ chia thành dự trữ lưu thông và dự trữ sản xuất. 1.2.4.1 Khái niệm dự trữ sản xuất: Dự trữ sản xuất là tất cả các tư liệu sản xuất đã ở hoặc thuộc về đơn vị sản xuất, đang chờ đợi để bước vào quá trình sản xuất. Dự trữ sản xuất bảo đảm cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục không bị gián đoạn. 1.2.4.2 Các bộ phận cấu thành dự trữ sản xuất: Dự trữ sản xuất bao gồm ba bộ phận : Dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ chuẩn bị. Dự trữ thường xuyên: dùng để đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp được tiến hành liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau. Dự trữ này có đặc điểm là đại lượng của nó biến động từ tối đa đến tối thiểu, đạt tối đa khi nhập lô hàng mới, tối thiểu khi bắt đầu nhập lô hàng mới vào. Dự trữ bảo hiểm cần thiết cho các trường hợp sau đây: + Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. + Lượng vật tư nhập thực tế ít hơn so với mức dự kiến trong khi chu kỳ cung ứng và tiêu dùng bình quân ngày đêm vẫn không đổi. + Chu kỳ cung ứng thực tế dài hơn trong lúc lượng hàng cung ứng và mức tiêu dùng bình quân ngày đêm như trước. Dự trữ chuẩn bị: Tất cả các loại vật tư khi về đến doanh nghiệp và trước khi đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp, đều phải được sơ chế mới có thể sử dụng được như phân loại, ghép đồng bộ vật tư, sàng lọc, ngâm tẩm, sấy khô, pha cắt đập nhỏ và những sơ chế vật tư khác, trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất thì cần có thời gian chuẩn bị do đó cần phải tính dự trữ chuẩn bị. 1.2.4.3 Định mức dự trữ sản xuất Định mức dự trữ sản xuất là sự quy định đại lượng vật tư tối đa phải có theo kế hoạch, để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành được liên tục và đều đặn. Sau đây là phương pháp tính toán các bộ phận hợp thành dự trữ sản xuất. a. Phương pháp định mức dự trữ thường xuyên Dự trữ thường xuyên tối đa, tuyệt đối tính theo công thức: Dth/x max = m.t Trong đó: Dth/x max : Đại lượng dự trữ thường xuyên tối đa ( tính theo hiện vật ) m: Mức tiêu dùng vật tư bình quân một ngày đêm Dự trữ thường xuyên cũng có thể tính theo lượng hàng đặt mua một lần. Vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là: với chỉ tiêu mua sắm vật tư đã được xác định, phải đặt mua một lần là bao nhiêu để cho chí phí thu mua, vận chuyển và bảo quản lô hàng đó đạt mức thấp nhất. Ta ký hiệu: N: nhu cầu trong năm về loại vật tư tính dự trữ. C: toàn bộ chi phí cho lô hàng. C1: phần chi phí thu mua. C2: chi phí bảo quản một đơn vị hàng dự trữ trong năm, chi phí này có thể tính bằng % so với giá trị hàng dự trữ tính trung bình trong một năm. D: lượng hàng đặt mua trong một lần. g: đơn giá mua. Yêu cầu đặt ra là: C = C1 + g N + C2 min Vi phân phương trình theo D và cho bằng 0 ta có: b. Phương pháp định mức dự trữ bảo hiểm Dự trữ bảo hiểm tương đối có hai phương pháp tính: Phương pháp 1: căn cứ vào thời gian cần thiết để khôi phục lại dự trữ thường xuyên sử dụng hết, trước khi nhập lô hàng mới về doanh nghiệp để tính dự trữ. Trong trường hợp đó dự trữ được tính theo công thức: tbh = t1 + t2 + t3 Trong đó: t1 - Thời gian cần thiết cho doanh nghiệp chuẩn bị lô hàng xuất gấp theo yêu cầu của khách hàng. t2 - Thời gian hàng trên đường . t3 - Thời gian cần thiết để doanh nghiệp sản xuất tiếp nhận hàng và chuẩn bị đưa vào sản xuất. Phương pháp 2 : Dựa vào các số liệu cung ứng thực tế cho kỳ báo cáo, rút ra những lần có chu kỳ cung ứng thực tế lớn hơn chu kỳ cung ứng bình quân, cộng các kết quả lại rồi chia cho số lần lệch, theo công thức: Tbh= Chênh lệch cao hơn chu kỳ cung ứng bình quân n Trong đó: n là số lần chênh lệch cao hơn. c. Phương pháp định mức dự trữ chuẩn bị Để tính dự trữ chuẩn bị người ta dựa vào thời gian cần thiết để chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất mà xác định. Đại lượng dự trữ sản xuất tuyệt đối bằng tổng dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm,dự trữ chuẩn bị đặc biệt: Dsản xuất = Dth;x + Db;h + Dch’b Hoặc: Dsản xuất = m ( tth;x + tb;h + tch’b ) Định mức dự trữ sản xuất theo danh mục vật tư tổng hợp ( gọi là định mức dự trữ tổng hợp) tính theo chỉ tiêu tuyệt đối, bằng tổng các định mức dự trữ cụ thể tuyệt đối. Còn chỉ tiêu tương đối (ngày) của định mức tổng hợp tính bằng cách chia chỉ tiêu tuyệt đối của định mức tổng hợp cho mức tiêu dùng vật tư bình quân trong một ngày đêm của các chủng loại, quy cách vật tư cụ thể trong loại hoặc nhóm vật tư tổng hợp. 1.2.5 Cấp phát vật tư Các nội dung của công tác cấp phát vật tư: - Lập hạn mức cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng. - Lập các chứng từ cấp phát vật tư. - Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị nội bộ. - Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư. 1.2.5.1 Lập hạn mức cấp phát vật tư Hạn mức cấp phát vật tư là lượng vật tư tối đa quy định cấp cho phân xưởng trong một thời hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ sản xuất được giao. Hạn mức cấp phát vật tư được tính theo công thức sau: H = Nt.ph ± Nt.ch.ph + D – O Trong đó: H: hạn mức cấp phát vật tư, tính theo đơn vị hiện vật. Nt.ph: nhu cầu vật tư cho sản xuất thành phẩm. Nt.ch.ph: nhu cầu vật tư cho thay đổi tại chế phẩm (sản phẩm dở dang ). D: nhu cầu vật tư cho dự trữ ở phân xưởng. O: tồn kho đầu kỳ. 1.2.5.2 Lập chứng từ cấp phát vật tư Sau khi lập hạn mức vật tư, cán bộ hậu cần vật tư tiến hành lập chứng từ cấp phát vật tư. Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng hai loại chứng từ cấp phát vật tư sau: Mẫu số 02 – VT Đơn vị:……… Địa chỉ:……... PHIẾU XUẤT KHO Ngày… tháng… năm… Mẫu số 02- VT Ban hành theo quyết định số 186-TC/CDDKT ngày14/3/1995 của Bộ Tài Chính Nợ: …………. Có: …………. Họ tên người nhận hàng: địa chỉ (bộ phận) Lý do xuất kho: Xuất tại kho: STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư( sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x X Xuất ngày….. tháng….. năm……. Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 04 – VT Đơn vị:…………. Địa chỉ:…………. Mẫu số 04 – VT Ban hành theo Quyết định số 186- TC/CĐK ngày 14/3/1995 của Bộ Tài Chính Số: ……………….. PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày … tháng … năm …….. Nợ: ………. Có: ……….. STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư( sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Hạn mức được duyệt trong tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày Cộng A B C D 1 2 3 4 5 6 7 Cộng x x X x x x x x X Người nhận ký Xuất ngày …. Tháng … năm……. Phụ trách bộ phận sử dụng ( Ký, họ tên ) Phụ trách cung tiêu ( Ký, họ tên ) Thủ kho ( Ký, họ tên ) 1.2.5.3 Chuẩn bị và tổ chức giao vật tư Khi vật tư về doanh nghiệp không phải bất cứ loại nào cũng có thể sử dụng luôn, có một số loại, được chuẩn bị trước khi đưa vào sản xuất. Mục đích của việc chuẩn bị này là cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng những vật tư dưới dạng thuận tiện nhất nhàm sử dụng vật tư đạt hiệu quả kinh tế cao. Bên cạnh đó chuẩn bị vật tư còn làm cho nhân viên bộ phận hậu cần vật tư đi sát với tình hình sản xuất. Có 2 phương thức giao vật tư ở doanh nghiệp : Phương thức giao vật tư tại kho doanh nghiệp : Phân xưởng căn cứ vào các chứng từ cấp phát cử người cùng các phương tiện vận tải đến kho doanh nghiệp nhận vật tư và chuyển về. Phương thức giao vật tư tại nơi làm việc: Phòng hậu cần vật tư trên cơ sở lịch cấp phát vật tư hoặc yêu cầu của các đơn vị sử dụng để cấp phát. 1.2.6 Thanh quyết toán vật tư Thanh quyết toán vật tư sử dụng trong doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp. Nó cho biết lượng vật tư sử dụng có tiết kiệm hay không, có đúng theo định mức hay không. Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng 3 phương pháp sau để quyết toán vật tư: Phương pháp kiểm kê theo định kỳ: C = Odk + X - Ock E = (Q.m) – C Trong đó: C : lượng vật tư chi thực tế. Odk : lượng vật tư tồn kho đầu kỳ thực tế. Ock : lượng vật tư tồn kho cuối kỳ. X : lượng vật tư thực xuất từ kho doanh nghiệp cho đơn vị tiêu dùng. E : tiết kiệm hay bội chi vật tư. Q : Số lượng sản phẩm sản xuất được. m : Mức tiêu dùng vật tư. Nếu E > 0 là tiết kiệm, E < 0 là bội chi vật tư . Phương pháp đơn hàng: là việc quyết toán vật tư bằng cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện đơn hàng. Phương pháp quyết toán theo từng lô hàng cấp ra: Doanh nghiệp cấp phát vật tư theo mức quy định để đơn vị tiêu dùng phục vụ sản xuất. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, công nhân giao lại thành phẩm cùng với số lượng vật tư không sử dụng hết. 1.2.7 Đánh giá tình hình sử dụng vật tư Phân tích tình hình sử dụng vậ._.