Cải tiến một số quy trình trong hệ thống quản trị chất lượng ở Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc

h bại của các Công ty cũng như của các quốc gia trên thị trường thế giới. Kinh nghiệm phát triển của nhiều nước công nghiệp trên thế giới đã chứng minh một thực tế là: Chất lượng sản phẩm cao luôn luôn dẫn đến hai hệ quả tự nhiên và song hành với nhau là giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Các khách hàng, các nhà đầu tư ngày càng có nhiều am hiểu sâu sắc về hàng hóa vì vậy họ luôn mong muốn và tìm kiếm những sản phẩm có chất lượng cao, thoả mãn tốt nhất nhu cầu của họ. Chất lượng của sản phẩm chính là yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định đến uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp trong lòng khách hàng, đối tác làm ăn, chủ đầu tư... Muốn có được những sản phẩm thỏa mãn tốt nhất những nhu cầu của khách hàng thì doanh nghiệp cần có hệ thống quản trị chất lượng hiệu quả, linh động trong môi trường cạnh tranh có sự biến động mạnh mẽ như hiện nay. Sau thời gian về thực tập tại Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc, tôi đã có điều kiện tìm hiểu về hệ thống quản trị chất lượng ở công ty. Để thực hiện mục tiêu phát triển và mở rộng thị trường sản xuất kinh doanh, Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc đã triển khai và áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000. Công ty mong muốn sẽ tạo ra những dịch vụ tư vấn xây dựng đáp ứng tốt nhất yêu cầu của các chủ đầu tư. Kết hợp các kiến thức lý luận đã được học tập, nghiên cứu trong nhà trường cùng với sự hướng dẫn của Thạc sỹ Trần Quang Huy, sự giúp đỡ tận tình của các cô, bác, anh chị trong Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc, tôi đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu và thực hiện đề tài “ Cải tiến một số quy trình trong hệ thống quản trị chất lượng ở Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc” làm khoá luận của mình, trong đó tôi tập trung đi tìm hiểu vào 3 quy trình chủ yếu trong Công ty là: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tư vấn, quy trình tổ chức hoạt động giám sát thi công và quy trình đánh giá chất lượng nội bộ. Khóa luận gồm 3 chương chính như sau: Chương I: Giới thiệu chung về Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc và các nhân tố ảnh hưởng tới hệ thống quản trị chất lượng dịch vụ tư vấn xây dựng của Công ty Chương II: Thực trạng hoạt động hệ thống quản trị chất lượng dịch vụ tư vấn của Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc Chương III: Giải pháp cải thiện một số quy trình quản trị chất lượng ở Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc Tôi xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Trần Quang Huy cùng tập thể cán bộ nhân viên trong Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ để tôi hoàn thành bài viết này. CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP TƯ VẤN XÂY DỰNG VĨNH PHÚC VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TƯ VẤN XÂY DỰNG 1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CP TƯ VẤN XÂY DỰNG VĨNH PHÚC 1.1.1. Giới thiệu chung về Công ty - Tên công ty: Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc. - Tên giao dịch: Như trên - Hình thức pháp lý: Công ty cổ phần - Số đăng ký kinh doanh: 1903000130 - Địa chỉ: 177 phố Mê Linh - Thị xã Vĩnh Yên- Tỉnh Vĩnh Phúc - Tài khoản Ngân hàng: + Số hiệu tài khoản hiện hành: 710 A00024 VNĐ + Số hiệu tài khoản mới: 102010000245973 - Mã số thuế: 2500154516 - Điện thoại: 0211844939 - Fax : 0211844939 - Ngành nghề kinh doanh: + Lập dự án đầu tư xây dựng, khảo sát xây dựng. + Quy hoạch chi tiết các chức năng đô thị và các cụm dân cư nông thôn. + Lập tổng dự toán và dự toán công trình xây dựng; Xây dựng thực nghiệm các công việc thuộc đề tài nghiên cứu do Công ty thực hiện. + Thiết kế kiến trúc công trình dân dụng, thiết kế tổng mặt bằng xây dựng công trình. + Tư vấn giám sát công trình dân dụng, giao thông, cấp thoát nước. + Thẩm tra thiết kế kỹ thuật - thiết kế kỹ thuật các công trình xây dựng. Năm 1997, Công ty tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc được tách ra từ Công ty Tư vấn xây dựng Vĩnh Phú. Công ty được thành lập ngày 7/5/1997 theo Quyết định số 291/XD - TCHC của Bộ trưởng Bộ xây dựng là một doanh nghiệp nhà nước kinh doanh và hoạch toán độc lập, có cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất công tác nghiên cứu và điều hành theo mô hình trực tuyến. - Tổng số vốn khi thành lập: 1.000.000.000đ + Cốn cố định: 800.000.000đ + Vốn lưu động: 200.000.000đ Bao gồm các nguồn vốn: + Vốn NSNN: 100.000.000đ + Vốn DN tự bổ sung: 680.000.000đ + Vốn vay: 220.000.000đ Theo Quyết định số 459/QĐ-CT ngày 09/12/2004 của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Công ty Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc chuyển thành Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc,cơ cấu vốn của Công ty gồm: - Vốn điều lệ: 1.182.000.000đ, được chia ra làm 100.000 cổ phần. Cổ đông tham gia mua cổ phần: + Cổ phần của cổ đông trong doanh nghiệp : 100% - Mục tiêu của Công ty: Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc được thành lập nhằm nâng cao hiệu quả sức cạnh tranh của doanh nghiệp, tạo ra loại hình doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu trong đó có đông đảo người lao động, tạo động lực mạnh mẽ và cơ chế quản lý năng động cho doanh nghiệp để sử dụng có hiệu quả vốn, tài sản của doanh nghiệp, huy động vốn của toàn thể xã hội bao gồm: Cá nhân, các tổ chức kinh tế , tổ chức xã hội trong và ngoài nước để tổ chức đổi mới công nghệ phát triển doanh nghiệp mở rộng kinh doanh trong lĩnh vực tư vấn xây dựng nhằm mục tiêu lợi nhuận tối đa, tạo ra công ăn việc làm ổn định cho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đóng góp vào ngân sách nhà nước lớn mạnh. Tuy mới được thành lập từ năm 1997, song khối lượng công việc mà Công ty đã hoàn thành là khá lớn, trong đó có nhiều công trình trọng điểm của tỉnh Vĩnh Phúc và một số tỉnh khác như: Quy hoạch khu công nghiệp Lai Sơn - thị xã Vĩnh Yên, quy hoạch chi tiết kỹ thuật vùng giao thông huyện Bắc Sơn - Lạng Sơn, giám sát kỹ thuật các công trình xây dựng của Bộ công an - Bộ công nghiệp - Bộ năng lượng - Bộ văn hoá; thiết kế kỹ thuật Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc, Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Vĩnh Phúc.v.v. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ Tư vấn là những con người, tổ chức đầu tiên quyết định chất lượng các khâu lập dự án đầu tư và xây dựng, quyết định đúng sai, có lợi hay không có lợi trong việc tạo lập nên công trình; Tư vấn là người khảo sát, tính toán thiết kế mọi công trình đảm bảo kinh tế hay không kinh tế, an toàn hay không an toàn, chất lượng hay kém chất lượng. Theo quy định của Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7 tháng 2 năm 2005 quy định nhiệm vụ của tổ chức tư vấn quản lý dự án như sau: - Kiểm tra hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng để chủ đầu tư phê duyệt - Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công xây dựng công trình nếu đủ điều kiện năng lực - Nghiệm thu, thanh toán, quyết toán các hợp đồng đã ký kết, tư vấn quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật về tính chính xác, hợp lý của giá trị thanh toán - Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn và vệ sinh môi trường của dự án - Nghiệm thu bàn giao công trình - Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm, lập báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng khai thác Tuỳ điều kiện của dự án, chủ đầu tư có thể giao các nhiệm vụ khác nhau cho tư vấn quản lý dự án và phải ghi cụ thể trong hợp đồng. Tổ chức tư vấn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về các nội dung đã cam kết trong hợp đồng. Phải bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra trong quá trình quản lý dự án. Tư vấn quản lý dự án phải chịu trách nhiệm về các hoạt động quản lý dự án tại công trường xây dựng. 1.1.3.Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty theo mô hình trực tuyến, như sau: Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty HĐQT Chủ tịch HĐQT P.G Đốc kỹ thuật Ban kiểm soát HĐKH P.CTịch HĐQT Xưởng thiết kế 2 Xưởng thiết kế 1 Phòng kinh doanh Phòng tài vụ Phòng KHKT Đội khảo sát Đội giám sát Xưởng hạ tầng - Bộ phận quản lý gồm: + 1 chủ tịch HĐQT kiên Giám đốc điều hành: là người đại diện pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và các cổ đông về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị: + Phó chủ tịch HĐQT: là người giúp việc cho chủ tịch HĐQT, chịu trách nhiệm trước nhà nước và chủ tịch HĐQT về phần việc được chủ tịch HĐQT phân công. + Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước chủ tịch HĐQT, tập thể cổ đông và luật pháp nhà nước về lĩnh vực tài chính. - Các phòng ban tham mưu giúp việc quản lý: + Phòng kế hoạch gồm: 5 người theo dõi hỗ trợ các phòng thực hiện nhiệm vụ và hoàn thành kế hoạch với các mục tiêu cụ thể;Tổ chức quản lý tổng hợp, công tác văn phòng như giao dịch, văn thư tiếp nhận, phục vụ tiếp khách đến cơ quan giao dịch, chuẩn bị cho các cuộc họp; Nghiên cứu những tiến bộ khoa học - kỹ thuật và kiến nghị áp dụng để cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm,tạo ra những sản phẩm mới; Biên soạn các tiêu chuẩn, điều kiện kỹ thuật cho các sản phẩm thuộc lĩnh vực tư vấn xây dựng; Nghiên cứu, tổ chức lao động trong Công ty một cách hợp lý và có hiệu quả; Nghiên cứu, phổ biếncác sáng kiến kinh nghiệm sản xuất, kinh doanh trong Công ty nhằm mục đích nâng cao chất lượng sản phẩm. + Phòng tài vụ gồm: 2 người làm chức năng hạch toán kinh tế của Công ty, hướng dẫn kiểm tra các xưởng đội hạch toán phân chia theo quy chế của Công ty, giải quyết các chế độ chính sách theo quy định hiện hành của Nhà nước; Xác định các nguồn vốn, hạch toán các chi phí, giá thành. + Phòng kinh doanh gồm: 3 người có nhiệm vụ xây dựng và chỉ đạo thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty; Soạn thảo các kế hoạch chất lượg của Công ty; Lựa chọn và tìm kiếm các nhà cung ứng, các đối tác, các chủ đầu tư đảm bảo thoả mãn những yêu cầu và mục đích của Công ty; Tổ chức cung ứng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, dụng cụ đúng lúc; Lập kế hoạch phát triển thị trường, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đổi mới công nghệ. - Tổ chức các bộ phận trực tiếp thực hiện sản xuất của Công ty. + Xưởng thiết kế 1 gồm: 15 người làm nhiệm vụ trực tiếp sản xuất, các công việc của xưởng là lập dự án, thiết kế, dự toán các loại công trình xây dựng như kiến trúc, giao thông, san nền, cấp thoát nước…có 1 xưởng trưởng, 1 xưởng phó 1 kế toán điều hành và hạch toán phân phối sản phẩm, xưởng là đơn vị hạch toán phụ thuộc. + Xưởng thiết kế 2 gồm: 12 người làm nhiệm vụ hoàn thành các công việc về giao thông, điện, cấp thoát nước. + Đội giám sát gồm: 7 người làm nhiệm vụ giám sát kỹ thuật công trình được phân công và chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật của Nhà nước. + Đội khảo sát địa chính địa chất gồm: 6 đến 10 người làm nhiệm vụ khảo sát trắc địa phục vụ quy hoạch thiết kế và thăm dò địa chất công trình. Đội có 1 đội trưởng, 1 đội phó điều hành và 1 kế toán đội thực hiện hạch toán như xưởng thiết kế. - Hội đồng khoa học gồm: + Các kiến trúc sư, các kỹ sư có năng lực chuyên môn ở các bộ phận, phòng ban của Công ty. + Hội đồng khoa học là bộ phận không hưởng lương sản phẩm có trách nhiệm giúp giám đốc giám sát về chất lượng sản phẩm và định hướng cho sự tiến bộ về kỹ thuật của Công ty trước mắt và lâu dài. + Hội đồng khoa học gồm: 1 chủ tịch do giám đốc Công ty đảm nhận, 2 phó chủ tịch. 1.1.4. Kết quả và hiệu quả kinh doanh đạt được trong thời gian gần đây (2000 – 2005) Tuy mới được thành lập năm 1997 và thực hiện chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang doanh nghiệp cổ phần Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc đã đạt được nhiều kết quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Số hạng mục công trình Công ty tham gia tư vấn thiết kế kỹ thuật, khảo sát địa hình địa chất… đạt hơn 100 trong gần 10 năm hoạt động. Trong đó có nhiều công trình trọng điểm của tỉnh như: + Thiết kế kỹ thuật trụ sở UBND huyện Tam Dương + Quy hoạch và thiết kế kỹ thuật hạ tầng khu dân cư số 1 và số 2 thị xã Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc + Thiết kế kỹ thuật bến xe khách Vĩnh Phúc + Hoàn chỉnh quy hoạch và thiết kế kỹ thuật khu công sở tỉnh Vĩnh Phúc Chúng ta có thể thấy rõ hơn về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty thông qua một số chỉ tiêu sau: Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2000 2001 2002 2003 2004 2005 1. Giá trị sản xuất 6124 6940 7817 8350 9010 8700 2. Doanh thu 2550 2900 3115 3900 4820 4721 3. Lợi nhuận sau thuế 627 615 731 742 819 817 4. Thu nhập bình quân(người/tháng) 0,75 0,80 0,85 1,00 1,20 1,20 ( Nguồn: phòng Tài vụ ) Hình 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2000 đến 2005 Để đánh giá sự phát triển của Công ty trong 5 năm gần đây, chúng ta tính lượng chênh lệch tuyệt đối, tỷ lệ phần trăm giữa năm sau và năm trước, kết quả tính toán được thể hiện bảng dưới đây: Bảng 1.2: So sánh kết quả sản xuất đạt được năm sau với năm trước Chỉ tiêu 2001/2000 2002/2001 2003/2002 2004/2003 2005/2004 +/- % +/- % +/- % +/- % +/- % 1.GT sản xuất 816 113.32 877 112.64 533 106.82 660 107.9 -310 96.56 2.Doanh thu 350 113.73 215 107.41 785 125.2 920 123.59 -99 97.95 3. Lợi nhuận sau thuế 18 102.87 56 108.68 41 105.85 77 110.38 -2 99.76 Qua bảng kết quả trên có thể rút ra một số đánh giá về hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây: - Giá trị sản xuất từ năm 2000 đến năm 2004 đều tăng với tỷ lệ tăng năm sau so với năm trước lần lượt là: 13.32%, 12.64%, 6.082%, 7.9%. Mức tăng này đang có xu hướng bị suy giảm. -Giá trị sản xuất của năm 2005 đã bị giảm so với năm 2004 là 310 triệu đồng(tương ứng 3.46%). Mức tăng có xu hướng suy giảm nay có nhiều nguyên nhân, một số nguyên nhân đáng chú ý là: Khối lượng công việc về xây dựng của một tỉnh sau gần 10 năm tái lập đã giảm dần, môi trường cạnh tranh ngày càng trở lên gay gắt do sự xuất hiện của các tổ chức tham gia tư vấn xây dựng, giá cả chi phí vật tư xây dựng tăng, lạm phát… Đầu năm 2005, Công ty tiến hành cổ phần hoá dẫn đến bộ máy quản lý chưa được hoàn thiện, gây ra một vài xáo trộn trong công tác tổ chức và điều hành sản xuất. - Doanh thu và lợi nhuận cũng có xu hướng biến thiên theo giá trị sản xuất. Như vậy, để hoạt động sản xuất tiếp tục phát triển Công ty cần phải tăng chất lượng dịch vụ tư vấn của mình, đó là một trong những yếu tố hàng đầu tạo lên lợi thế cạnh tranh cho Công ty. - Đời sống của người lao động không ngừng được cải thiện, mức thu nhập bình quân tăng lên hàng năm. -Năm 2004 hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 được Công ty đưa vào triển khai áp dụng thì chất lượng dịch vụ được nâng cao hơn, số lượng sản phẩm bị sửa chữa trong Công ty giảm hẳn, hiện tượng khiếu nại về chất lượng sản phẩm, công trình của Công ty so với trước giảm . Công ty đã tạo được niềm tin và uy tín trong khách hàng và các chủ đầu tư: Bảng 1.3: Số lượng hợp đồn ký và sửa chữa Năm HĐ ký trong năm HĐ phải sửa Tỷ lệ % sai hỏng 2002 337 24 7,12 2003 354 26 7,34 2004 400 27 6,8 2005 412 15 3,64 ( Nguồn: phòng Kế hoạch kỹ thuật ) Căn cứ vào số hiện trạng bảng ta thấy nhìn chung tỷ lệ sản phẩm sai hỏng ngày càng nhỏ dần năm 2002 và 2003 khi công ty chưa đưa vào triển khai áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 thì tỷ lệ % sản phẩm sai hỏng là 7.12 và 7.34. Đến tháng 10 năm 2004, Công ty đưa vào áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 thì tỷ lệ giảm xuống bằng 6.8 và trong năm 2005 tỷ lệ sản phẩm sai hỏng giảm hẳn chỉ còn 3.64%. Đây là những thành công và tín hiệu đáng mừng và đầy khả quan, cho thấy hệ thống quản trị chất lượng của Công ty đã được nâng lên một bước, sản phẩm tư vấn do Công ty làm ra ngày càng có chất lượng cao, tạo ra khả năng cạnh tranh mạnh mẽ cho Công ty. 1.2. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TƯ VẤN Ở CÔNG TY CP TƯ VẤN XÂY DỰNG VĨNH PHÚC 1.2.1. Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 1.2.1.1. Các chính sách của Nhà nước về ngành Xây dựng Các chính sách của Nhà nước về ngành Xây dựng như Luật xây dựng, hệ thống Nghị định, Nghị quyết, Chỉ thị… như là kim chỉ nam định hướng xây dựng những nội dung cơ bản trong hệ thống quản trị chất lượng của các doanh nghiệp nói chung và Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc nói riêng bởi vì đây là những văn bản pháp quy áp dụng thống nhất trên toàn quốc. Khi Công ty đem sản phẩm đi đấu thầu, hay thi công các công trình… thì trước hết các sản phẩm nay phải đạt được những yêu cầu do Nhà nước quy định. Luật xây dựng và các văn bản hướng dẫn thi hành luật đã được Chính phủ ban hành đầy đủ bằng các nghị định về quản lý quy hoạch, quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, quản lý chất lượng công trình…Hoạt động tư vấn thiết kế và xây dựng phải triệt để tuân thủ quy định và tiêu chuẩn xây dựng. Vì vậy các chính sách nay là cơ sở để Công ty thi hành và thực hiện các chỉ tiêu chất lượng công trình. Một vài chính sách sau có ảnh hưởng tới hệ thống chất lượng của Công ty: + Các chính sách kinh tế: Chất lượng sản phẩm chịu tác động chặt chẽ vào các chính sách kinh tế như chính sách và hướng đầu tư, chính sách phát triển ngành, chủng loại sản phẩm; Chính sách thuế khoá, các quy định về việc xuất nhập khẩu, các chính sách đối ngoại trong từng thời kỳ; Việc kế hoạch hoá phát triển kinh tế cho phép xác định trình độ chất lượng và mức chất lượng tối ưu, xác định cơ cấu mặt hàng cũng như việc xây dựng chiến lược con người trong tổ chức phù hợp với đường lối phát triển chung. + Chính sách giá cả: Cho phép doanh nghiệp xác định đúng giá trị sản phẩm của mình trên thương trường. Dựa vào hệ thống giá cả, doanh nghiệp có thể xây dựng các chiến lược cạnh tranh và tìm mọi cách nâng cao chất lượng sản phẩm mà không bị chèn ép về giá. + Chính sách đầu tư: Quyết định quy mô và hướng phát triển của sản xuất. Dựa vào chính sách đầu tư, nhà sản xuất mới có kế hoạch đầu tư cho công nghệ, cho huấn luyện, đào tạo, nâng cao, năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. 1.2.1.2. Cơ chế, chính sách và điều kiện đặc thù của tỉnh Vĩnh Phúc Sau gần 10 năm tái lập, tỉnh Vĩnh Phúc đã có những bước phát triển vượt bậc về kinh tế - văn hoá - xã hội. Hiện nay Vĩnh Phúc là một trong mười tỉnh thành có mức thu ngân sách lớn nhất cả nước.Với đà phát triển của mình đòi hỏi các công trình xây dựng của tỉnh ngày càng có chất lượng cao hơn, để tỉnh có một cơ sở vật chất khang trang hiện đại. Ngoài quy định chung, Sở xây dựng và các cơ quan ban ngành có liên quan còn ban hành những quy định cụ thể về tiêu chuẩn kỹ thuật riêng để phù hợp với điều kiện đất đai, tự nhiên… của tỉnh. Công ty căn cứ vào những thuận lợi mà tỉnh Vĩnh Phúc tạo ra để xây dựng một hệ thống quản trị chất lượng ngày càng hiệu quả. 1.2.1.3. Môi trường cạnh tranh Hiện nay có khá nhiều tổ chức tư vấn đang hoạt động trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, trong đó nhiều tổ chức tư vấn xây dựng chỉ hoạt động danh nghĩa để bán con dấu chứ không thực sự tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh điều này cũng gây ảnh hưởng không tốt tới hoạt động của Công ty, vì đã tạo ra một môi trường cạnh tranh không lành mạnh. Nhu cầu về chất lượng dịch vụ tư vấn của các chủ đầu tư cũng ngày càng cao, để có thể cạnh tranh Công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn của mình. Muốn vậy hệ thống quản trị của Công ty phải liên tục cải tiến và phát triển. Trong một môi trường cạnh tranh lành mạnh các tổ chức tư vấn xây dựng hoạt động đúng quy định và luật định thì Công ty sẽ có lợi thế với những dịch vụ tư vấn có chất lượng ngày càng tốt hơn của mình. 1.2.1.4. Trình độ phát triển khoa học - công nghệ của tỉnh Vĩnh Phúc Với sự phát triển nhanh và mạnh mẽ, ngày nay, khoa học công nghệ đã và đang thành một lực lượng sản xuẩt trực tiếp, do đó chất lượng của bất cứ sản phẩm nào cũng gắn liền và bị quyết định bởi sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là việc ứng dụng những thành tựu khoa học công nghệ vào sản xuất. Chu kỳ công nghệ ngày càng ngắn đi, sản phẩm sản xuất ra ngày càng có khả năng cung cấp được nhiều tiện ích và những điều kiện tối ưu hơn, cũng chính vì vậy mà những chuẩn mực chất lượng cũng thường xuyên trở nên lạc hậu. Do đặc điểm của dịch vụ tư vấn xây dựng luôn đòi hỏi mọt hàm lượng chất xám cao trong khi thực hiện các thao tác nội bộ, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của hệ thống máy móc và các dây truyền công nghệ hiện đại, có như vậy mới tạo ra được những dịch vụ tư vấn xây dựng tốt, hạn chế tối đa những sai sót, sự thiếu chính xác nếu như không có sự hỗ trợ của khoa học và công nghệ. Có thể nói trình độ phát triển của khoa học và công nghệ của tỉnh Vĩnh Phúc chưa theo kịp đà phát triển kinh tế của tỉnh và trình độ khoa học của cả nước. Hiện có rất ít các cuộc triển lãm về máy móc, công nghệ được tổ chức trong tỉnh, hoặc nếu có thì đó là các cuộc triển lãm với quy mô nhỏ lẻ máy móc thô sơ , công nghệ lạc hậu. Vì vậy đội ngũ những người làm kỹ thuật, cán bộ chất lượng của Công ty rất khó khăn trong việc tiếp cận với các máy móc, công nghệ hiện đại phục vụ cho công tác chuyên môn của mình. Điều này làm hệ thống quản trị chất lượng của Công ty chưa đạt được hiệu quả như mong muốn. Công ty mong muốn được tìm hiểu về các máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại để đầu tư mua sắm hoặc chuyển giao công nghệ với các đối tác, các trung tâm nghiên cứu khoa học… Do khoa học - công nghệ của tỉnh nhà chưa phát triển như trên đã làm hạn chế đến sự phát triển của Công ty và làm ảnh hưởng tới việc xây dựng một hệ thống quản trị chất lượng khoa học hiện đại, làm cho một số mục tiêu về chất lượng sản phẩm đề ra khó thực hiện nếu như thiếu sự hỗ trợ của máy móc, dây chuyền công nghệ. 1.2.2. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 1.2.2.1. Sản phẩm, thị trường Đặc điểm của sản phẩm, thị trường sẽ là yếu tố ảnh hưởng tới hệ thống quản trị chất lượng, bởi đây là căn cứ xây dựng lên các quy trình quản lý chất lượng, xây dựng các văn bản, tài liệu … quy định về đo lường chất lượng sản phẩm đó. Mỗi sản phẩm, thị trường sẽ đòi hỏi một hệ thống quản trị chất lượng phù hợp. Nhu cầu của thị trường thế nào? Những đòi hỏi về đặc trưng kỹ thuật, điều kiện cung ứng về mặt chất lượng và số lượng ra sao?... Nghiên cứu, nhận biết, nhạy cảm thường xuyên với thị trường để định hướng cho các chính sách chất lượng trong hiện tại và tương lai là một nhiệm vụ quan trọng khi xây dựng những chiến lược phát triển sản xuất hướng vào thị trường. Tư vấn thực chất là hoạt động triển khai công nghệ biến các kết quả nghiên cứu khoa học, các nguyên lý công nghệ, các sáng chế… thành các giải pháp hoàn thiện thực thi trong sản xuất đại trà. Không có tư vấn tri thức khoa học chậm được ứng dụng đưa vào sản xuất, khoa học khó phát huy được vai trò động lực của mình. Mặt khác, hoạt động tư vấn qua kiểm nghiệm trong thực tiễn sẽ không ngừng bổ sung tri thức khoa học góp phần vào việc phát triển khoa học và công nghệ, phát triển năng lực sáng tạo, thúc đẩy sự đổi mới công nghệ. Có thể nói lĩnh vực tư vấn biến tri thức thành giá trị của sản xuất, tạo ra giá trị gia tăng cho sản xuất, đó là một ngành kinh tế dựa vào tri thức. Đối với một chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế-xã hội cũng như đối với một công trình hay sản xuất một sản phẩm cụ thể, càng đầu tư nhiều vào khâu tư vấn tức càng nhiều chất xám, thì giá trị của sản phẩm càng cao, tiêu hao vật chất càng ít. Công tác tư vấn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc sử dụng tri thức cho phát triển.Theo đà phát triển của khoa học và công nghệ lao động trí tuệ kết tinh trong sản phẩm làm ra ngày càng tăng, hàm lượng lao động cơ bắp ngày càng giảm và sẽ giảm đến cực nhỏ ( K.Mac – Giáo trình Marketing căn bản ). Đó là nhờ hoạt động nghiên cứu khoa học, sáng chế và nhờ hoạt động tư vấn - cầu nối giữa khoa học và sản xuất. Hoạt động tư vấn đầu tư và xây dựng là hoạt động ( dịch vụ ) chuyển giao tri thức chuyên môn ( gồm cả kinh nghiệm ) vào việc thực hiện các công việc của một dự án đầu tư, nhằm hoàn thành tốt các mục tiêu đặt ra của dự án: công trình đạt chất lượng tốt, hoàn thành đúng tiến độ đề ra, chi phí xây dựng hợp lý và khi đưa vào sử dụng đạt hiệu quả cao. Sau đây là một số chỉ tiêu chủ yếu phản ánh chất lượng dịch vụ tư vấn xây dựng: Bảng 1.4: Một số chỉ tiêu phản ánh chất lượng dịch vụ tư vấn STT Nội dung 1 Các chỉ tiêu thẩm mỹ 2 Tuổi thọ 3 Độ an toàn 4 Độ tin cậy 5 Chi phí, giá cả 6 Tiết kiệm tieu hao năng lượng, nhiên liệu 7 Mức gây ô nhiễm môi trường 8 Các quy phạm, tiêu chuẩn xây dựng hiện hành ( Nguồn: phòng Kế hoạch kỹ thuật ) 1.2.2.2. Nguồn nhân lực trong Công ty Đối với lĩnh vực tư vấn nói chung và tư vấn xây dựng nói riêng thì yếu tố con người có vai trò rất quan trọng trong việc bảo đảm và tạo ra một sản phẩm (dịch vụ) tư vấn có chất lượng cao bởi đây là công việc đòi hỏi có lượng chất xám lớn và bề dày kinh nghiệm làm việc. Trình độ chuyên môn và ý thức kỷ luật, tinh thần lao động hiệp tác, của đội ngũ lao động tác động trực tiếp đến khả năng có thể tự mình tạo dáng, tạo ra sản phẩm kỹ thuật công nghệ với chất lượng ngày càng hoàn hảo hay không? Có làm chủ được kỹ thuật công nghệ để sản xuất ra sản phẩm với chất lượng mà kỹ thuật công nghệ đó quy định hay không? Có khả năng ổn định và nâng cao dần chất lượng sản phẩm với chi phí kinh doanh chấp nhận được hay không? Nhận thức được vai trò quan trọng của người lao động, Công ty đã tạo mọi điều kiện để đội ngũ cán bộ nhân viên được nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn của mình. Năm 1997 khi tách ra từ Công ty Tư vấn xây dựng Vĩnh Phú, đội ngũ cán bộ của Công ty chỉ gồm hơn 20 người. Sau gần 10 năm thành lập, đến nay Công ty đã tuyển dụng thêm cán bộ nâng số lượng lao động của Công ty lên hơn 60 người (chưa kể lao động thuê ngoài). Số lượng cán bộ nhân viên có trình độ Đại học, Cao đẳng chiếm trên 80% còn lại là Trung cấp chuyên ngành xây dựng. Bảng 1.5: Trình độ cán bộ trong Công ty STT Chuyên ngành Số lượng 1 Thạc sĩ 1 2 Kiến trúc sư 5 3 Kỹ sư xây dựng 12 4 Kỹ sư cầu đường 6 5 Kỹ sư cấp thoát nước 5 6 Kỹ sư điện 5 7 Kỹ sư kinh tế xây dựng 4 8 Kỹ sư địa chất 8 9 Cử nhân kinh tế 2 10 Trung cấp thiết kế 8 11 Cử nhân Cao đẳng xây dựng cầu đường 1 12 Cử nhân Cao đẳng điện 1 13 Cử nhân ngoại ngữ 1 ( Nguồn: phòng Tổ chức hành chính ) Nhìn vào đội ngũ lao động ta thấy rằng so với quy mô của tỉnh Vĩnh Phúc và các đối thủ cạnh tranh trong tỉnh thì đội ngũ cán bộ của Công ty là khá hùng hậu và đầy đủ, đáp ứng được các yêu cầu chuyên môn của các công trình trong và ngoài tỉnh. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, ngoại ngữ ngày càng trở nên quan trọng trong công việc tư vấn. Vì vậy, Công ty không chỉ cử cán bộ nhân viên đi học để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn mà còn tổ chức cho cán bộ nhân viên học thêm ngoại ngữ để đọc và tham khảo các tài liệu nước ngoài, ứng dụng các phần mềm tin học cho hoạt động chuyên môn của mình. Để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn, Công ty thường xuyên khuyến khích người lao động sáng tạo trong công việc, thi đua học hỏi, giúp đỡ hợp tác trong lao động sản xuất. 1.2.2.3. Tình hình tài chính của Công ty Nguồn lực tài chính của Công ty là nhân tố đảm bảo về vật chất để thực thi các nội dung trong hệ thống quản trị chất lượng đã đề ra. Tình hình tài chính của Công ty sẽ cho thấy khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực vào yêu cầu của sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn... Công ty CP Tư vấn xây dựng được chính thức chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước sang doanh nghiệp Cổ phần vào ngày 30/12/2004 nên nguồn vốn sản xuất của Công ty chủ yếu gồm hai nguồn chính: Nguồn vốn chủ sở hữu và nguồn vốn bổ sung. Xem xét số liệu phản ánh tình hình tài chính của Công ty qua mấy năm gần đây, ta thấy nhìn chung các chỉ tiêu đều tăng. Bảng 1.6: Các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính trong Công ty Đơn vị: Nghìn đồng STT Chỉ tiêu 2002 2003 2004 2005 I Tổng tài sản 3216742 6741526 8813125 8910114 1 TSLĐ 1047216 1513260 2913331 3427613 2 TSCĐ 2169742 5228266 5899794 5482501 II Tổng nguồn vốn 3216742 6741526 8813125 8910114 1 Vốn chủ sở hữu 2573394 4393220 5299705 5797487 2 Nợ ngắn hạn 643348 2348306 3513420 3112627 III Hệ số nợ 0.2 0.35 0.39 0.35 IV Khả năng thanh toán hiện hành 1.63 0.64 0.83 1.1 ( Nguồn: Phòng Tài vụ ) Năm 2003 so với năm 2002: Tổng tài sản tăng 3524784 nghìn đồng tương đương tăng 109%, sự gia tăng này là do TSLĐ tăng 466044 nghìn đồng làm cho tổng tài sản tăng thêm 14.49%, TSCĐ tăng thêm 3058740 nghìn đồng làm cho tổng tài sản tăng thêm 94.51%. Tổng nguồn vốn tăng thêm 3524784 nghìn đồng tương đương tăng 109%, sự gia tăng này là do vốn chủ sở hữu tăng thêm 1819826 nghìn đồng làm cho tổng nguồn vốn tăng thêm 56,57%, nợ phải trả tăng 1704958 nghìn đồng làm cho tổng nguồn vốn tăng thêm 52.43%. Năm 2004 so với năm 2003: Tổng tài sản tăng 2071599 nghìn đồng tương đương tăng 30.73% là do TSLĐ tăng thêm 1400071 nghìn đồng làm cho tổng tài sản tăng thêm 20.77%, TSCĐ tăng thêm 671528 nghìn đồng làm cho tổng tài sản tăng thêm 9.96%. Tổng nguồn vốn tăng thêm 2071599 nghìn đồng tương đương tăng 30.73% là do vốn chủ sở hữu tăng thêm 906480 nghìn đồng làm cho tổng nguồn vốn tăng thêm 13.45%, nợ phảt trả tăng thêm 1165114 nghìn đồng làm cho tổng nguồn vốn tăng thêm 17.28%. Năm 2005 so với năm 2004: Tổng tài sản tăng 96989 nghìn đồng tương đương tăng 1.1% là do TSLĐ tăng thêm 514280 nghìn đồng làm cho tổng tài sản tăng thêm 5.84%, TSCĐ giảm 417293 nghìn đồng làm cho tổng tài sản tăng giảm 4.74%. Tổng nguồn vốn tăng thêm 96989 nghìn đồng tương đương tăng 1.1% là do vốn chủ sở hữu tăng thêm 497782 nghìn đồng làm cho tổng nguồn vốn tăng thêm 5.56%, nợ phảt trả giảm 400793 nghìn đồng làm cho tổng nguồn vốn giảm 4.55%. Hệ số nợ đo bằng tỷ số nợ phải trả và tổng nguồn vốn phản ánh khả năng trả nợ của doanh nghiệp.Với loại hình doanh nghiệp tư vấn thì hệ số nợ cần được duy trì ở mức thấp.Từ năm 2002 đến 2005 ta thấy hệ số nợ của Công ty tương đối ổn định, tuy nhiên từ năm 2002 đến 2004 hệ số nợ đều tăng đến năm 2005 hệ số nợ mới giảm. Năm 2003 hệ số nợ là 0.35 là do mức tăng của nợ phải trả nhanh hơn mức tăng của tổng nguồn vốn. Năm 2004 hệ số nợ tăng lên là 0.39 cũng với lý do trên. Đến năm 2005 hệ số nợ giảm xuống còn 0.35 phản ánh doanh nghiệp bắt đầu có khả năng tự chủ trong lĩnh vực kinh doanh của mình, do Công ty đã có một số biên pháp giảm nợ, tăng vốn sở hữu như: phát hành thêm cổ phiếu, kiểm soát chặt chẽ ._.các nguồn vốn và chi phí phát sinh… Khả năng thanh toán hiện hành được đo bằng tỷ số vốn lưu động và nợ ngắn hạn phản ánh các khoản nợ ngắn hạn được chi trả bằng vốn lưu động. Năm 2002 hệ số thanh toán hiên hành là 1.63 đến năm 2003 và 2004 hệ số thanh toán hiện hành bị giảm xuống ở mức nhỏ hơn 1 tương ứng là 0.64 và 8.83. Tuy nhiên hệ số này đã có dấu hiệu tăng dần từ năm 2003 và đến năm 2005 đã ở mức lớn hơn 1 là 1.1 nghĩa là tài sản lưu động của Công ty đã tăng dần và đền năm 2005 đã tăng cao hơn so với nợ ngắn hạn. Điều đó thể hiện khả năng ứng vốn, đảm bảo thanh toán cho các chi phí đã tốt dần lên, đáp ứng với tiến độ và thời gian công việc.Tuy nhiên hệ số thanh toán hiện hành của Công ty vẫn ở mức thấp do gặp một số khó khăn trong hoạt động thanh toán. Việc thanh toán lập dự án, khảo sát, thiết kế thi công xây dựng, giám sát…căn cứ theo giá trị khối lượng thực tế hoàn thành và nội dung phương pháp thanh toán trong hợp đồng đã ký. Nhưng thực tế công việc tư vấn khi đã thực hiện xong hầu như đơn vị tư vấn chưa thanh toán được tiền vì chủ đầu tư chưa đồng ý thanh toán hợp đồng, hoặc chưa đồng ý thanh lý hợp đồng, hoặc chưa thanh toán hầu hết các công trình thanh toán mức 60% giá trị thiết kế phí được duyệt, còn lại chờ quyết toán xây lắp. Vì vậy dẫn đến công nợ nhiều làm Công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán các khản nợ. Để tăng sức cạnh tranh cho mình, Công ty cần có một nguồn lực tài chính ổn định và vững mạnh. Chính là nhân tố làm tăng chất lượng dịch vụ tư vấn, đây là một lợi thế cạnh tranh lâu dài vì nó đem lại uy tín cho Công ty, tạo niềm tin từ phía các nhà thầu xây dựng. Do đó, để có được dịch vụ Tư vấn tốt, Công ty cần tập trung quản trị hiệu quả nguồn tài chính của mình. 1.2.2.4. Cơ sở vật chất - kỹ thuật, công nghệ trong Công ty Hoạt động tư vấn xây dựng là hoạt động trí tuệ thuộc các lĩnh vực chuyên môn về xây dựng (bao gồm các hoạt động tư vấn về kinh tế, kỹ thuật, mỹ thuật, pháp lý, tổ chức điều hành, quản lý xây dựng công trình…), sản phẩm của tư vấn vừa mang tính cụ thể,vừa mang tính trừu tượng có tính khoa học kỹ thuật và nghệ thuật sáng tạo. Do đó, Công ty tư vấn chủ yếu làm việc ở trong văn phòng, từ thực tiễn sản xuất kinh doanh Công ty luôn chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất - kỹ thuật. Năm 1997 khi mới thành lập, Công ty đã xây dựng được hệ thống cơ sở - vật chất kỹ thuật khá đầy đủ trong các nhà xưởng, văn phòng và các thiết bị máy móc kỹ thuật khác. Từ đó đến nay, Công ty đã không ngừng nâng cấp và cải tiến hệ thống cơ sở vật chất của mình. Năm 2000 Công ty đưa vào sử dụng toà nhà 5 tầng là trụ sở chính của Công ty tại 177 phố Mê Linh - thị xã Vĩnh Yên - tỉnh Vĩnh Phúc, và một xưởng thiết kế rộng 580 m . Tại các phòng làm việc của Công ty đều được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết. Hiện nay 100% các thao tác nội nghiệp của khảo sát thiết kế địa hình địa chất, thiết kế kỹ thuật thi công, thiết kế sơ bộ và dự toán… đều được thực hiện trên hệ thống máy vi tính, các máy vi tính được kết nối mạng nội bộ và kiểm soát chất lượng công việc thông qua máy chủ. Bảng 1.7: Thiết bị văn phòng tại Công ty STT Tên thiết bị Nước sản xuất Số lượng 1 Máy vi tính Nhật Bản 90 2 Máy Phôtôcopy Nhật Bản 3 3 Máy in Laze Nhật Bản 10 4 Máy in mầu Pháp 2 5 Máy chiếu hình Nhật Bản 3 6 Máy quay Camera Nhật Bản 1 ( Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật ) Số lượng máy móc thiết bị dành cho công tác chuyên môn cũng khá phong phú và đa dạng. Sự đầu tư này chứng tỏ Công ty CP tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc có đủ khả năng và điều kiện để thực hiện các nhiệm vụ khảo sát, thiết kế, lập dự toán tiền khả thi và khả thi, đầu tư xây dựng các công trình lớn của tỉnh Vĩnh Phúc và liên kết với các địa phương lân cận đảm bảo tính kỹ thuật, mỹ thuật, an toàn và kinh tế cho các công trình mà đơn vị tham gia. Đối với các công tác khảo sát, giám sát thi công thì Công ty chú trọng đầu tư vào các thiết bị kiểm định và thí nghiệm hiện trường để không ngừng nâng cao chất lượng các công trình . CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TƯ VẤN CỦA CÔNG TY CP TƯ VẤN XÂY DỰNG VĨNH PHÚC 2.1. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TƯ VẤN CỦA CÔNG TY 2.1.1. Hoạt động quản trị chất lượng trong Công ty trước khi áp dụng theo bộ ISO 9000 Các công việc tư vấn đều thông qua hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư với Công ty. Trên cơ sở hợp đồng kinh tế căn cứ vào yêu cầu của công việc và năng lực chuyên môn, bộ phận kế hoạch dự kiến trình Giám đốc giao việc cho các xưởng, đội thực hiện thông qua hợp đồng nội bộ (phiếu giao việc) trong các trường hợp đặc biệt, Giám đốc có thể yêu cầu trực tiếp trưởng độ hoặc cá nhân để đảm bảo tiến độ theo yêu cầu, khi có phiếu giao việc sẽ thực hiện ngay. Hội đồng khoa học kỹ thuật gồm các kiến trúc sư và kỹ sư có trình độ chuyên môn cao được thành lập theo quyết định của Giám đốc, Hội đồng khoa học kỹ thuật có trách nhiệm tư vấn giúp giám đốc lựa chọn các phương án thiết kế sơ bộ và các hoạt động khoa học khác. Với cách thức bàn giao việc, uỷ thác trách nhiệm từ ban lãnh đạo đến các cá nhân, bộ phận như trên thì các sản phẩm làm ra mới chỉ đạt được các yêu cầu của ban lãnh đạo mà chưa thực sự hướng tới chủ đầu tư, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của chủ đầu tư. Quá trình tạo ra một sản phẩm tư vấn xây dựng đòi hỏi có sự tham gia của nhiều lao động, tất cả đều góp phần tạo ra chất lượng với mức độ khác nhau cho sản phẩm. Song ở đây ban lãnh đạo Công ty chưa xem xét thoả đáng và lấy ý kiến phản hồi từ cán bộ nhân viên để làm căn cứ xây dựng các chỉ tiêu, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm tư vấn. Hầu như ở mỗi dự án, thì luôn có sự khác nhau về các tiêu thức đo lường do các chủ nhiệm dự án, chủ nhiệm đồ án, chủ trì hợp đồng quy định ở một mức độ nhất định gây nên những sai sót. Điều này là do trong Công ty vẫn chưa ban hành thống nhất cho một số chỉ tiêu, tiêu thức về chất lượng, hoặc có những tiêu chuẩn, quy định thống nhất nhưng hoạt động truyền thống, phổ biến đến toàn thể cán bộ công nhân viên chưa được tốt. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo tiến hành xây dựng các quy trình về quản trị chất lượng sản phẩm xuất phát từ nhận thức chủ quan của bản thân không xem xét thực tiễn trong công ty, không chú trọng đến vai trò của các cá nhân, bộ phận, đơn vị điều đó đã làm cho hoạt động quản trị chất lượng trong Công ty bao gồm nhiều quy trình rời rạc, thiếu sự thống nhất và sự tham gia đồng bộ của toàn thể phòng ban, bộ phận. Ban lãnh đạo cũng chỉ là người đưa ra các quy định về chất lượng sản phẩm mà chưa thấy được đầy đủ vai trò và trách nhiệm của mình đối với thực thi các quy định đó như thế nào. Thành ra trong việc đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm tư vấn, ban lãnh đạo với tư cách là người chỉ đạo các hoạt động nhưng lại như đứng bên ngoài quá trình quản trị chất lượng. Nhận thức được vấn đề trên, ban lãnh đạo đã tiến hành xây dựng một hệ thống quản trị chất lượng theo mô hình quản trị theo quá trình chứ không thực hiện mô hình quản trị theo mục tiêu. Mô hình này thừa nhận rằng khách hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định các yêu cầu như đầu vào. Đây là mô hình sẽ phù hợp với môi trường kinh doanh ngày càng biến động và sẽ tạo ra một hệ thống quản trị chất lượng tốt cho Công ty. Ban lãnh đạo Công ty đã xây dựng một chính sách chất lượng mới như sau: + Công ty cam kết thoả mãn khách hàng bằng các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng ngày càng cao, phù hợp với quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn của ngày, văn bản pháp quy và luật pháp Nhà nước. + Công ty đặc biệt quan tâm đến hệ thống quản trị chất lượng, đồng thời thường xuyên duy trì, cải tiến hệ thống quản trị chất lượng, tạo ra những sản phẩm tư vấn có chất lượng cao và coi đây là sức mạnh và động lực phát triển của Công ty. + Chính sách chất lượng của Công ty được toàn thể mọi cán bộ công nhân viên, kể cả những người mới được tuyển dụng thấu hiểu, áp dụng và duy trì, nghiêm chỉnh thực hiện những nội dung của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000. 2.1.2. Hệ thống quản trị chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000 của Công ty 2.1.2.1. Khái quát chung về quá trình áp dụng quản trị chất lượng theo ISO 9000 của Công ty Để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn xây dựng nhằm tăng khả năng cạnh tranh hoàn thành được các mục tiêu đã đặt ra trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc đã quyết định triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 với bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào tháng 10 năm 2004. Công ty đã cử hai cán bộ là Giám đốc và trưởng phòng kỹ thuật đi học về ISO 9000, chuẩn bị chu đáo về nhân sự và lực lượng chuyên trách, mua sắm tài liệu tham khảo gồm các tài liệu tập huấn, tài liệu hướng dẫn, xây dựng các bảng biểu có quy củ và thống nhất. Công ty cũng sử dụng mạng máy vi tính và các phần mềm tin học làm công cụ để phổ biến, trao đổi thông tin, lưu trữ, phổ cập, tham khảo, vẽ sơ đồ, nhân bản các văn bản dữ liệu chất lượng cho các phòng ban trong toàn Công ty. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 được thực hiện theo sơ đồ sau: Hình2.1: Áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo ISO 9000. Chỉ định người đại diện về chất lượng thành lập lực lượng chất lượng Xây dựng mục tiêu và chính sách chất lượng Xác lập trách nhiệm, quyền hạn và kênh thông tin Nâng cao hiểu biết Mô tả công việc Quy định các hoạt động phải được kiểm soát Phác thảo hệ thống Tuyên bố chính sách chất lượng Biên soạn các thủ tục Phê chuẩn Áp dụng Đánh giá hệ thống chất lượng Danh mục các thủ tục được cập nhật Cải tiến chất lượng Là một doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 theo phương thức tự triển khai và sử dụng hình thức thuê chuyên gia tư vấn từng phần chứ không phải trọn gói nên Công ty quan niệm sẽ không bị ràng buộc về mặt thời gian triển khai và thời gian đạt được chứng chỉ ISO. Công ty tiến hành áp dụng ISO 9000 theo đúng điều kiện và hoàn cảnh của mình, điều đó đem đến nhiều lợi ích thiết thực rồi nhân viên sẽ chú ý hơn đến từng công đoạn trong quá trình, chú ý hơn đến tinh thần phòng ngừa trong công việc, quan tâm đến việc cải tiến chất lượng và nhận thức được yêu cầu phải liên tục cải tiến chất lượng công việc, khi đó các phòng ban sẽ xác định rõ hơn trách nhiệm, quyền hạn, chức năng công việc của các đơn vị, bộ phận, cá nhân đã được xác định trong các thủ tục và các bản mô tả công việc. Trên tinh thần đó, Công ty đã thành lập một ban chuyên trách về quản lý chất lượng gồm 4 cán bộ: 1 trưởng ban và 3 nhân viên. Điều đó cũng chứng tỏ Công ty áp dụng ISO 9000 trong hoạt động quản trị chất lượng dịch vụ tư vấn từ những lợi ích và sự cần thiết của việc xây dựng một hệ thống quản trị chất lượng theo ISO 9000, toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc quyết tâm triển khai áp dụng thành công, qua đó tạo ra những sản phẩm tư vấn có chất lượng cao, giảm chi phí sản xuất kinh doanh do thực hiện phương châm làm đúng ngay từ đầu, tăng doanh thu và lợi nhuận cho Công ty. Những ích lợi mà Công ty đã nhận thấy và có thể thu được nếu áp dụng ISO 9000 như sau: Bảng 2.1: Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 STT Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 trong tổ chức I Đối với doanh nghiệp 1 Quản lý doanh nghiệp tường tận hơn 2 Nhận thức doanh nghiệp tường tận hơn 3 Gia tăng hiệu quả tác nghiệp 4 Cải tiến thông tin giao tiếp giữa các bộ phận 5 Giảm phế phẩm, chi phí làm lại II Ngoài doanh nghiệp 1 Tăng thụ cảm chất lượng của khách trong 2 Cải tiến việc thoả mãn khách hàng 3 Gia tăng vị thế cạnh tranh 4 Giảm thiểu bảo dưỡng, bảo hành 5 Gia tăng thị phần 6 Các lợi ích khác Công ty tổ chức xây dựng và ban hành các thủ tục và quy trình để quản lý chất lượng đối với sản phẩm là dịch vụ tư vấn xây dựng thì các quy trình này chủ yếu liên quan đến thực hiện các hợp đồng kinh tế, hoạt động giám sát thi công công trình, khảo sát xây dựng, kiểm định hiện trường......cùng với các yêu cầu riêng về trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ giữa các vị trí công tác theo hướng tiếp cận với bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Bảng 2.2: Các quy trình quản trị chất lượng trong công ty STT Tên quy trình 1 Quy trình xem xét của lãnh đạo 2 Quy trình kiểm soát tài liệu 3 Quy trình xem xét về yêu cầu sản phẩm 4 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tư vấn 5 Quy trình tổ chức hoạt động giám sát thi công 6 Quy trình lập dự án đầu tư xây dựng 7 Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ 8 Quy trình giám sát và đo lường mức độ thoả mãn của khách hàng 9 Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp 10 Quy trình thu thập, đo lường, phân tích, cải tiến ( Nguồn: phòng Kế hoạch kỹ thuật ) 2.1.2.2. Một số quy trình quản trị chất lượng chủ yếu trong Công ty 2.1.2.2.1. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tư vấn Một dịch vụ tư vấn đầu tư có chất lượng tốt là phải tham mưu giúp cho các chủ đầu tư thực hiện tốt công việc: Đề xuất phương án đầu tư hiệu quả, chọn giải pháp công nghệ phù hợp và giá cả hợp lý, giúp chủ đầu tư tuyển chọn các nhà thầu xây dựng, cung cấp vật tư thiết bị, có đủ năng lực phù hợp với yêu cầu của dự án và đúng quy định của pháp luật. Do đó quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tư vấn có ảnh hưởng lớn đến mức độ thoả mãn của khách hàng, của chủ đầu tư, qua đó trực tiếp nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn. Quy trình tổ chức thực hợp đồng tư vấn được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Quá trình thực hiện hợp đồng tư vấn Trách nhiệm Nội dung, văn bản theo Xem xét yêu cầu và định hướng cho KH CN dự án, CN đồ án, chủ trì HĐ Quy trình xem xét yêu cầu sản phẩm Lập báo cáo kinh tế, kỹ thuật, thiết kế cơ sở CN dự án, CN đồ án, cán bộ HĐKH Theo NĐ số 16/2005/NĐ-CP Quy trình lập dự án đầu tư xây dựng Ký kết hợp đồng CN dự án, CN đồ án, chủ trì HĐ, giám đốc Quy trình xem xét hợp đồng Lựa chọn nhân lực thực hiện hợp đồng CN dự án, CN đồ án, chủ trì HĐ Quy trình bồi dưỡng cán bộ, có thể thuê chuyên gia, kỹ sư... theo hợp đồng ngắn hạn, dài hạ Ký kết hợp đồng nội bộ, với xưởng, đội CN dự án, CN đồ án, xưởng trưởng Theo các quy trình cho từngcông việc cụ thể Triển khai thực hiện hợp đồng CN dự án, CN đồ án, cán bộ chuyên môn Theo các quy trình cho từng công việc cụ thể Kiểm tra SP tại xưởng, đội CN dự án, CN đồ án, xưởng trưởng Ghi kết quả vào phiếu kiểm tra Kiểm tra SP tại Công ty Phòng kế hoạch, kỹ thuật, giám đốc, phó GĐ Ghi kết quả vào phiếu kiểm tra CN dự án, CN đồ án, chủ trì HĐ, người được cử đi Bàn giao SP Đóng quyển, phê duyệt, ký kết Công ty và chủ đầu tư Thanh lý hợp đồng Theo quy trình xem xét - Sản phẩm tư vấn trong hợp đồng gồm: + Lập báo cáo các kinh tế - kỹ thuật + Thiết kế quy hoạch chi tiết xây dựng, thiết kế kỹ thuật - lập tổng dự toán chi tiết (thiết kế 2 đến 3 bước). Thiết kế kỹ thuật thi công - lập dự toán chi tiết (thiết kế 1 bước). + Tư vấn xây dựng +Giám sát thi công +Lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ mời thầu. +Các dịch vụ tư vấn khác như: Thẩm tra, tư vấn chủ đầu tư + Khảo sát Khảo sát địa chất công trình, địa chất thuỷ văn. Khảo sát địa hình và khoả sát phục vụ thi công + Thi công: Thi công thực nghiệm Thi công trang trí nội - ngoại thất, mô hình - yêu cầu về sản phẩm tư vấn. Các sản phẩm tư vấn phải đáp ứng được các yêu cầu về hình thức và nội dung theo quy định trước khi bàn giao cho nhà thầu hay chủ đầu tư. Yêu cầu về loại giấy, chất lượng giấy được sử dụng để đóng quyển hồ sơ như sau: Bảng 2.4: Yêu cầu về chất lượng giấy cho sản phẩm tư vấn TT Khổ giấy Loại giấy Định lượng 1 A0 Đức 2 A1 Đức 3 A0/3 Đức 4 A3 Bãi bằng trắng xuất khẩu 70g/m2 5 Bìa A3 Bãi bằng trắng xuất khẩu 70g/m2 6 Bìa A4 Bãi bằng trắng xuất khẩu 70g/m2 + Chất lượng in ấn + hoàn thiện hồ sơ: bản vẽ và văn bản phải rõ ràng không bẩn, không mờ, bìa hồ sơ bóng kính đóng gáy bằng băng dính dầy và phẳng phiu. + Nếu chất lượng giấy sử dụng không đúng theo quy định thì phòng kế hoạch sẽ không nghiệm thu hồ sơ. + Các bản vẽ thiết kế phải có khung tên theo mẫu quy định. Các tập bản vẽ thiết kế ngoài bản gốc có chữ kỹ thuật cho phép các bản khác photocopy từ bản gốc. + Tại các mục ghi chức danh của các sản phẩm tư vấn đóng quyển cũng như các kết quả kiểm định, thí nghiệm hiện trường thì cần ghi rõ họ tên cũng chũ ký của người thực hiện tối thiểu và một bản lưu ở xưởng, đội thực hiện sản phẩm đó. - Hoạt động quản trị chất lượng hợp đồng tư vấn ở cấp Công ty, phòng kế hoạch - kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ chất lượng hợp đồng tư vấn, ở cấp xưởng, đội thì việc kiểm tra chất lượng sản phẩm sẽ do xưởng trưởng, cán bộ quản lý chất lượng chịu trách nhiệm. Nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân, bộ phận trong việc đảm bảo chất lượng hợp đồng trong công ty như sau: + Chủ nhiệm dự án hoặc đồ án, chủ trì hợp đồng sẽ xây dựng một bản sơ bộ về sản phẩm trên cơ sở có sự bàn bạc và thống nhất với cán bộ chuyên môn, sau đó ký duyệt và chuyển qua cho bộ phận quản trị chất lượng cấp dưới theo đúng trình tự phân cấp. + Các bộ phận quản trị chất lượng theo từng cấp sẽ kiểm tra sản phẩm về nội dung và hình thức theo đúng quyền hạn và trách nhiệm của mình, nếu có sửa đổi, bổ sung không thuộc phạm vi trách nhiệm của mình thì thông báo lên với chủ nhiệm đồ án hoặc dự án. + Thời gian đọc và kiểm tra chất lượng của sản phẩm trong hợp đồng tư vấn theo quy định chung của Công ty tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp và độ khó về kỹ thuật của sản phẩm, tuy nhiên thời hạn tối đa cho phép của hoạt động này là không được quá 3 ngày. + Đối với sản phẩm đạt được yêu cầu về chất lượng qua các lần kiểm tra phải có chữ ký, đóng dấu, ý kiến phê duyệt của từng cấp quản trị chất lượng. Sau đó chuyển sản phẩm lại cho chủ nhiệm dự án hoặc chủ nhiệm đồ án đóng quyền hồ sơ chính thức. + Đối với các sản phẩm chưa đạt yêu cầu về chất lượng cần phải sửa đổi bổ sung thêm thì chủ nhiệm đồ án hoặc chủ nhiệm dự án sẽ tiến hành hoàn tất theo yêu cầu của các bộ phận quản trị chất lượng sau đó chuyển sản phẩm đã hoàn thiện đó lại cho các bộ phận quản trị chất lượng thực hiện công việc kiểm tra, xem xét lại, kể tiện cho việc kiểm tra chất lượng của các bộ phận chức năng thì bản hoàn tất sẽ được chuyển kèm với bản thảo lần sửa chữa trước. + Phòng kế hoạch - kỹ thuật tiến hành kiểm tra các kết quả của bộ phận quản trị chất lượng, sau đó sẽ vào sổ theo dõi sản phẩm của công ty và trình giám đốc điều hành ký duyệt, đóng dấu. Đối với mỗi sản phẩm tư vấn đạt được chất lượng như yêu cầu sẽ được phát kèm phiếu kiểm sản phẩm theo mẫu quy định của công ty. Các sản phẩm tư vấn sau khi được hoàn thành và đưa vào vận hành thực hiện, phòng kế hoạch - kỹ thuật có trách nhiệm thu thập các bản copy phiếu kiểm sản phẩm để tiến hành đo lường, phân tích theo quy trình thu thập đo lường, phân tích cải tiến, làm cơ sở lập các báo cáo về sản phẩm không phù hợp theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp và lập báo các tại cuộc họp xem xét của lãnh đạo theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp, và báo cáo cuộc họp xem xét của lãnh đạo theo quy trình xem xét của lãnh đạo, làm tài liệu phục vụ quy trình kiểm soát tài liệu. Cuối cùng sản phẩn tư vấn sẽ được Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc điều hành công ty xác nhận và phê duyệt trước khi giao cho chủ đầu tư. Chủ nhiệm đồ án hoặc dự án, chỉ trì hợp đồng, xưởng trưởng hoặc người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm bàn giao sản phẩm cho chủ đầu tư và ký biên bản bàn giao. Cùng với quá trình kiểm tra, giám sát việc thực hiện và đảm bảo chất lượng các sản phẩm tư vấn trong hợp đồng lãnh đạo Công ty đưa ra nhiều hình thức thưởng phạt thích hợp đối với cá nhân, tổ nhóm tư vấn, một số hình thức chính được sử dụng: - Đối với cá nhân, tổ nhóm bộ phận không tuân thủ đúng với quy định gây ảnh hưởng xấu tới chất lượng sản phẩm thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ của sai phạm sẽ bị khiển trách phạt tiền, thậm trí cách chức, đình chỉ không cho thực hiện tiếp dự án và không giải ngân kinh phí theo hợp đồng, thậm trí cho thôi việc nếu gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới uy tín của công ty. - Trong trường hợp sai phạm diễn ra nhiều lầm, tuy đã được nhắc nhở mà không có dấu hiệu sửa đổi, khắc phục thì là vi phạm quy chế nội bộ về tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh và thoả ước lao động tập thể của Công ty đã được ủng hộ và nhất trí trong toàn thể Công ty, sẽ phải chịu những hình thức kỷ luật theo quy định. - Đối với các cá nhân, tổ nhóm có những sáng kiến góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm sẽ được khen thưởng, thăng chức, nêu gương... Với việc thực hiện hoạt động quản trị chất lượng hợp đồng tư vấn theo quá trình đã đảm bảo cho những sản phẩm tư vấn của công ty khi bàn giao cho chủ đầu tư là những sản phẩm đã đạt được yêu cầu về chất lượng theo quy định và là sản phẩm thoả mãn tốt nhất nhu cầu của chủ đầu tư, của các khách hàng. 2.1.2.2.2. Quy trình tổ chức hoạt động giám sát thi công Công tác giám sát kỹ thuật thi công xây dựng công trình là một khâu rất quan trọng trong lĩnh vực xây dựng, nó quyết định đến hình thức và chất lượng của công trình xây dựng. Vì vậy, công tác giám sát kỹ thuật thi công rất được Công ty chú trọng. Các đơn vị giám sát khi thực hiện giám sát công trình xây dựng đều có kế hoạch cụ thể cho công việc giám sát của mình, và tuân thủ theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý chất lượng công trình xây dựng. SƠ ĐỒ 2.3: ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC GIÁM SÁT CÔNG TRÌNH. GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH PHÒNG GIÁM SÁT CỐ VẤN TRƯỞNG GIÁM SÁT KIẾN TRÚC GIÁM SÁT KẾT CẤU GIÁM SÁT ĐIỆN CHỐNG SÉT GIÁM SÁT NƯỚC m Dòng mũi tên đi xuống: Thể hiện thông tin thuận chiều Dòng mũi tên đi lên: Thể hiện thông tin ngược chiều - Chuẩn bị và quản lý nhân sự: Căn cứ vào tính chất phức tạp của mỗi công trình (gói thầu) để bố trí cán bộ giám sát cụ thể như: Giám sát kiến trúc, giám sát điện, giám sát kết cấu, chống sét......Các giám sát viên được sự chỉ đạo điều hành của cố vấn trưởng giám sát. Cố vấn trưởng giám sát là người có nhiều kinh nghiệm và năng lực trong hoạt động giám sát kỹ thuật thi công công trình xây dựng được sự uỷ nhiệm của Giám đốc điều hành công ty. Các giám sát viên trực tiếp giám sát công trình phải báo cáo lại công tác giám sát của mình cho cố vấn trưởng giám sát, cố vấn trưởng giám sát phản ánh lại với Giám đốc điều hành của Công ty. Tuỳ thuộc vào quy mô của công trình được giám sát mà Công ty sẽ bố trí số lượng cũng như năng lực các giám sát viên. - Chuẩn bị các tài liệu cần thiết: Khi thực hiện giám sát công trình, các giám sát viên phải yêu cầu chủ đầu tư công trình cung cấp những tài liệu cần thiết cho công việc giám sát gồm: + Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công đã được phê duyệt. + Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, trúng thầu. + Biểu đồ tiến độ thi công do nhà thầu thi công xây dựng công trình lập. + Bản vẽ quy hoạch và bản vẽ tổng mặt bằng công trình. + Các tài liệu cần thiết khác. Trước khi tiến hành thi công công trình, đề nghị chủ đầu tư bàn giao lại tim, mốc giới cho đơn vị thi công công trình và đơn vị giám sát kỹ thuật thi công. Ngoài các tài liệu về công trình do chủ đầu tư cung cấp, giám sát viên phải thu thập các tài liệu, văn bản quy phạm hiện hành về quản lý chất lượng công trình như Nghị định số 209/2004/NĐ-CP, Nghị định số 16/2005/NĐ-CP, Luật xây dựng..... -Nội dung giám sát chất lượng thi công của công trình : Giám sát viên kiểm tra các điều kiện khởi công công trình xây dựng theo quy định tại điều 72 của Luật xây dựng. - Kiểm tra nhân lực, thiết bị thi công đưa ra công trường: + Kiểm tra nhân lực, thiết bị thi công đưa ra công trường +Kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu thi công, giấy phép sử dụng vật liệu, vật tư + Kiểm tra và giám sát chất lượng vật tư, vật liệu và thiết bị lắp đặt và công trình do nhà thầu thi công xây dựng công trình cung cấp theo yêu cầu của thiết kế - Kiểm tra và giám sát trong quá trình thi công xây dựng công trình bao gồm: + Kiểm tra biện pháp thi công của nhà thầu thi công xây dựng công trình + Kiểm tra và giám sát thường xuyên có hệ thống quá trình nhà thâu thi công xây dựng công trình triển khai các công tác tại hiện trường, kết quả kiểm tra đều phải ghi nhật ký hoặc biên bản kiểm tra theo quy định + Xác nhận bản vẽ hoàn công + Tổ chức nghiệm thu công trình xây dựng, kiểm tra các tài liệu phục vụ nghiệm thu công việc xây dựng + Phát hiện sai sót bất hợp lý trong khâu thiết kế để điều chỉnh để yêu cầu nhà thầu xây dựng công trình bổ sung. Các giám sát viên phải báo cáo kịp thời cho chủ đầu tư và cố vấn trưởng giám sát để xử lý. + Tổ chức kiểm định lại chất lượng bộ phận công trình, hạng mục công trình và chất lượng + Chủ trì phối hợp với các bên có liên quan giải quyết những vướng mắc, phát sinh trong thi công xây dựng công trình + Các công tác giám sát theo từng giai đoạn thi công phải được ghi vào nhật ký giám sát kỹ thuật thi công công trình +Các bước nghiệm thu kỹ thuật + Các tài liệu cần thiết cho nghiệm thu kỹ thuật gồm: * Các văn bản hướng dẫn công tác nghiệm thu của Nhà nước * Các mẫu văn bản nghiệm thu phụ lục số 4A, 4B, 5A, 5B, 5C, 6, 7 ban hành theo nghị định số 209/2004/NĐ-Cp ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng * Các quy phạm, tiêu chuẩn xây dựng được áp dụng * Tài liệu chỉ dẫn kỹ thuật cùng hợp đồng xây dựng *Các kết quả kiểm tra, thí nghiệm chất lượng vật liệu thiết bị được thực hiện trong quá trình xây dựng * Nhật ký thi công, nhật ký giám sát của chủ đầu tư và các văn bản khác có liên quan đến đối tượng nghiệm thu - Các quy phạm, tiêu chuẩn xây dựng sử dụng trong công tác nghiệm thu gồm: +Quy định quản lý chất lượng công trình xây dựng số385/1999/QĐ-BXD ban hành ngày 12/11/1999 của Bộ Trưởng Bộ xây dựng +Tiêu chuẩn nghiệm thu các công trình xây dựng TCVN 4091- 85 +Tiêu chuẩn thi công và xây dựng nền móng TCXD 4085 – 79 - 80 +Kết cấu bê tông cốt thép toàn khối, quy phạm thi công, nghiệm thu TCVN 4453 - 95 +Kết cấu gạch đá, quy phạm thi công, nghiệm thu TCVN 4085 - 85 +Chất lượng xi măng, các tiêu chuẩn thí nghiệm xi măng TCVN 5439 - 1991 +Chất lượng cát xây dựng yêu cầu kỹ thuật TCVN 1770 - 86 +Chất lượng đá dăm, sỏi dăm xây dựng yêu cầu kỹ thuật TCVN 1771- 86 +Hệ thống chất lượng công trình xây dựng TCVN 4057 - 85 +Tiêu chuẩn tiếng ồn mức cho phép TCVN 3985 - 85 +An toàn điện cho xây dựng TCVN 4686 - 95 +An toàn cháy nổ, yêu cầu chung TCVN 3254 - 89 +Hệ thống tiêu chuẩn an toàn lao động TCVN 2287 - 78 Các quy phạm, tiêu chuẩn xây dựng hiện hành khác. - Nội dung và trình tự, nghiệm thu: Thứ nhất, kiểm tra đối tượng tại hiện trường gồm công việc xây dựng, thiết bị lắp đặt tĩnh tại hiện trường. Thứ hai, kiểm tra các kết quả thử nghiệm, đo lường mà nhà thầu thi công xây dựng phải thực hiện để xác định chất lượng và khối lượng của vật liệu, thiết bị lắp đặt vào công trình. Thứ ba, đánh giá sự phù hợp của công việc thực tế, xây dựng và lắp đặt thiết bị so với thiết kế, tiêu chuẩn xây dựng và tài liệu chỉ dẫn kỹ thuật. Thứ tư, nghiệm thu cho phép thực hiện công việc tiếp theo. Kết quả nghiệm thu được thực hiện thành biên bản theo mẫu quy định tại các phụ lục trong nghị định 209 đã nêu ở trên. Những người trực tiếp nghiệm thu phải ký tên và ghi rõ họ tên trong biên bản nghiệm thu. - Báo cáo công tác giám sát: Căn cứ vào nhật ký giáo sát công trình và các văn bản có liên quan đến công tác giám sát thi công công trình, cố vấn trưởng thu thập số liệu, lập báo cáo chi tiết đến Giám đốc điều hành. Giám đốc căn cứ vào báo cáo để đưa ra các quyết định thực hiện trong công tác giám sát tiếp theo của công tác giám sát kỹ thuật thi công công trình. 2.1.2.2.3. Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ Đánh giá chất lượng nội bộ là một quy trình rất quan trọng đảm bảo cho hệ thống quản trị định hướng chất lượng, làm đúng ngay từ đầu, thực thi quản trị theo quá trình với phương châm phòng ngừa là chính. Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ của công ty gồm 6 bước sau: Bước một, xây dựng và phát triển kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ hàng năm. Công ty tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ cứ 6 tháng một lần. Một chương trình đánh giá sẽ được hoạch định, xem xét tình trạng và sự quan trọng của các quá trình, các bộ phận và đơn vị có liên quan tới hệ thống quản trị chất lượng của Công ty và sẽ phải được tiến hành đánh giá ít nhất mỗi năm một đợt. Các tiêu chí, phạm vi, tần suất và phương pháp đánh giá sẽ được xác định căn cứ vào vị trí và tầm quan trọng của các hoạt động, bộ phận đó đối với hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Bước 2, chuẩn bị trước đánh giá Chuẩn bị về nhân lực gồm: Đại diện ban lãnh đạp sẽ xem xét thời điểm thích hợp để tiến hành đánh giá và lập chương trình đánh giá chất lượng nội bộ cho từng đợt theo biểu mẫu "Chương trình đánh giá chất lượng nội bộ" Ban chuyên trách về quản lý chất lượng nội bộ gồm một trưởng ban và 3 đánh giá viên. Đây là các cán bộ nhân viên đã được công ty cử đi học tại các lớp đào tạo chuyên gia chất lượng nội bộ các cán bộ nhân viên sẽ không đánh giá chính công việc của mình. Ngoài ra, đại diện của ban lãnh đạo có thể đề xuất với Giám đốc điều hành kiêm Chủ tịch hội đồng quản trị của Công ty về việc mời các chuyên gia về quản lý chất lượng ở bên ngoài tham gia công tác tại các đợt đánh giá chất lượng nội bộ. Về việc chuẩn bị tài liệu có liên quan đến chương trình đánh giá trưởng ban đánh giá và các đánh giá viên của Công ty sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị và cấp phát các tài liệu theo bốn cấp độ sau: Cấp độ A: sổ tay chất lượng Cấp độ B: Sổ tay thủ tục quy trình Cấp độ C: Hướng dẫn công việc Cấp độ D: Biểu mẫu và hồ sơ (báo cáo, biên bản) và bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 Bước ba, tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ Trưởng ban đánh giá sẽ tiến hành khai mạc cuộc họp với sự tham gia của đại diện của các bộ phận hay hoạt động được đánh giá chất lượng, để thông báo kế hoạch và chương trình đánh giá chất lượng nội bộ để mọi người nắm bắt được nội dung chương trình về phổ biến lại cho đơn vị, bộ phận của mình, nhằm phát huy tinh thần, trách nhiệm của mọi các nhân, tổ nhóm, bộ phận đối với quy trình này. Tiếp theo trưởng ban đánh giá sẽ chỉ đạo các đánh giá viên thực hiện công việc của mình, các đánh giá viên tiến hành công việc bằng việc phỏng vấn các cán bộ nhân viên của các hoạt động, bộ phận được đánh ._.