Báo cáo Kiểm toán chu trình mua hàng & thanh toán trong tài chính tại Công ty TNHH kiểm toán & tư vấn tài chính quốc tế (IFC)

14 NCƯ Người cung ứng 15 TS Tài sản 16 NV Nguồn vốn 17 NH Ngắn hạn 18 KT Kiểm toán 19 TSLĐ Tài sản lưu động Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế ngày nay, hoạt động kiểm toán đã được hình thành và phát triển một cách nhanh chóng. Cùng với sự ra đời hoạt động của các công ty kiểm toán thì nhà nước, đặc biệt là Bộ Tài chính đã dần ban hành các quy định, quy chế, chuẩn mực kế toán và kiểm toán để tạo hành lang pháp lý cho các tổ chức, ngành hoạt động một cách năng động hơn và có định hướng phát triển một cách rõ ràng hơn. Hoạt động kiểm toán đã đóng một vai trò tích cực trong sự phát triển chung của nền kinh tế ngày nay. Kiểm toán đã trở thành một chuyên ngành đào tạo chính trong trường đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội. Để giúp cho sinh viên nắm chắc về lý thuyết và đạt được một sự hiểu biết nhất định về thực tế, nhà trường có giành một kỳ cho sinh viên thực tập. Trong quá trình thực tập tại các Công ty Kiểm Toán, chúng em được tìm hiểu về tình hình hoạt động của Công ty như về cơ cấu tổ chức, công tác kế toán, kiểm toán và các hoạt động kinh doanh khác. Đây là những bài học thực tế hết sức bổ ích để củng cố những kiến thức đã học trong nhà trường. Tại công ty kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế (IFC) em được sự hướng dẫn đi sâu tìm hiểu vào chu trình kiểm toán Mua hàng và thanh toán. Đây cũng là đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của em “Công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế (IFC)”. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo PGS.TS. Lê Thị Hòa và sự giúp đỡ của Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Tài chính Quốc tế (IFC) để em hoàn thành chuyên đề này. Ngoài lời mở đầu và kết luận chuyên đề được chia thành ba chương lớn: Chương I: Cơ sở lý luận chung Chương II: Thực hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC ) Chương III. Bài học kinh nghiệm và hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán bảng khai tài chính của công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC). Trong quá trình viết báo cáo này do giới hạn về thời gian và trình độ nên trong bài viết không tránh khỏi được những sai sót và hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô, sự hướng dẫn bổ sung ý kiến của anh chị KTV trong công ty IFC, và các bạn để em hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp này. Chương I Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính 1. Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh 1.1. Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh doanh. Đối tượng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài chính. Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được xếp vào cùng một phần hành. Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải được kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của Doanh nghiệp. Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mục như mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, điện, nước, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển. Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dich vụ nhận được. Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh cũng gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Như vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu. 1.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thah toán Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng sau: 1.2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các bước công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm: Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thường mỗi doanh nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng. Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất. Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán... Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này. Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) được lập bởi người mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Nó là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó việc phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo đúng mục đích đã được phê chuẩn và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, các mặt hàng được mua tương đối không thường xuyên, như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn bởi các nhân viên nhất định, vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, và một số loại nguyên vật liệu và vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trước. - Quá trình kiểm soát đối với các bước công việc nêu trên là phải đảm bảo trả lời được các câu hỏi sau: + Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi ai? + Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng? + Đặt hàng tại thời điểm nào? + Số lượng đặt hàng là bao nhiêu? + Đặt hàng ở nhà cung cấp nào? + Đơn đặt hàng có được theo dõi không? Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời hạn nhất định nào đó mà hàng vẫn chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem xét có vấn đề gì xảy ra không. 1.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ Việc nhận hàng hóa từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận được đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác. Thông thường các Công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng. Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo nhận hàng gửi cho thủ kho một bản để tiến hành nhập kho hàng hoá và gửi cho kế toán vật tư để ghi chép sổ sách kế toán. Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ. 1.2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền. Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “các khoản phải trả”. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra lại và được ghi vào hóa đơn. Sau đó số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu với tiền mặt, và các chứng khoán thị trường và các tài sản khác. 1.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán Công việc này chỉ được thực hiện khi đã có bốn yếu tố: Đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẫn, đơn đạt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng. Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi thanh toán. Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua Ngân hàng hay bằng tiền mặt. Các quá trình kiểm soát quạn trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẫn), phải có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi và người chi tiền (Nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Trên đây là bốn nội dung chính của các bước công việc khi mua hàng và thanh toán của các doanh nghiệp nói chung. 1.3. Tổ chức công tác kế toán chu trình mua hàng và thanh toán 1.3.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng và thanh toán Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau: - Yêu cầu mua: tài liệu được lập bởi bộ phận được sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. - Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ. - Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được kí nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế. - Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của sự kiểm soát). - Hóa đơn của người bán: chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng đề nghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã được chuyển giao. - Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá, cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơn đó. - Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán. Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định. Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả với nhà cung cấp thông qua các tải khoản liên quan. Sơ đồ 1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh toán (thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ) TK 111,112,311,341 TK 331 TK 111,112 Thanh toán bằng tiền Người bán hoàn lại tiền (kể cả tiền đặt trước) (Thu hồi tiền trả thừa) TK511 Thanh toán bằng hàng hoá,sp Dịch vụ TK 131 TK151,152,153,211… Thanh toán bù trừ bù trừ công nợ Mua chịu hàng hóa vật tư TK 152,153,211.. TK 133 Giảm giá của hàng mua, trả lại Thuế GTGT đầu vào hàng cho người bán TK 133 TK 627,641,642 Thuế GTGT của hàng chiết khấu, Dịch vụ mua chịu khác hàng giảm giá 1.3.2. Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ kế toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ. Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho các nghiệp vụ được thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Sơ đồ 2: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua vào. Nhu cầu vật liệu hàng hoá Bộ phận kế hoạch Bộ phận cung ứng Cán bộ thu mua Trưởng bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán Kế hoạch cung ứng Khai thác hàng Lập chứng từ kho Ký duyệt chứng từ Nhập kho Ghi sổ chứng từ Lưu trữ và bảo quản chứng từ Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận kế hoạch lập ra kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hóa. Bộ phận cung ứng có nhiệm vụ khai thác hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Sau đó, cử cán bộ đi thu mua vật tư, hàng hóa. Khi hàng hóa được mua về, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ kho trình trưởng bộ phận cung ứng ký duyệt rồi chuyển cho thủ kho để nhập kho hàng hóa. Cuối cùng chứng từ được chuyển cho kế toán để ghi sổ và bảo quản lưu trữ. Sơ đồ 3: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán Kế toán quỹ Thủ trưởng kế toán trưởng Thủ quỹ Nhân viên thanh toán Kế toán Lập chứng từ chi quỹ Duyệt chứng từ Chi quỹ Nhận tiền và thanh toán Ghi sổ Nhu cầu thanh toán Lưu chứng từ Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ nhận được, kế toán quỹ lập chứng từ chi quỹ, trình thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm vụ nhận tiền và thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi thực hiện nghiệp vụ, chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ, cuối cùng đưa vào bảo quản, lưu trữ. 1.4. Hệ thống mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộc kiểm toán thì KTV phải xác định được các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV phải xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán của chu trình này. Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu số dư các tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không? Từ mục tiêu chung này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán đã xác định được bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là: Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó. Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý. Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ. Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này. Tính chính xác về số học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này. Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng kỳ kế toán, đặc biệt là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính. Trong chu trình mua hàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả thường bị ghi chậm so với thực tế phát sinh. Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhược điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ một cách tương ứng. 2. Chu trình mua hàng và thanh toán với công tác kiểm toán báo cáo tài chính Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì quy trình kiểm toán thường tuân theo trình tự các bước chung. Cụ thể kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được tiến hành qua 3 bước sau: - Chuẩn bị kiểm toán (Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán) - Thực hiện kiểm toán. - Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán. 2.1. Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cần thực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng như các điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán mục đích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chung và phương pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của quy trình kiểm toán sẽ thực hiện. Cũng như các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cũng tuân theo các bước như sau: Chuẩn bị kiểm toán, thu thập thông tin cơ sở,thu thập thông tin về quyền và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện các thủ tục phân tích, đánh gía trọng yếu và rủi ro kiểm toán, cuối cùng là lập chương trình kiểm toán. 2.1.1. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán - Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng được chấp nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng của công ty và các điều kiện của khách hàng. Trong giai đoạn này kiểm toán viên đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của doanh nghiệp, sau đó kết hợp vơí việc đánh giá các chu trình khác để đưa ra quyết định có chấp nhận kiểm toán cho doanh nghiệp hay không. - Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xét các lý do kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán của khách hàng để từ đó tiến hành xác định số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà kiểm toán viên đưa ra trong báo cáo kiểm toán nói chung. - Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán Thông qua việc nhận diên các lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểm toán ước lượng được quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện kiểm toán. Cụ thể công ty kiểm toán sẽ lựa chọn những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để kiểm toán chu trình này. Số lượng và trình độ của các kiểm toán viên phụ thuộc vào tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình. - Hợp đồng kiểm toán Công viêc cuối cùng của giai đoạn này là kí kết hợp đồng kiểm toán, ghi rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên. 2.1.2. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập thông tin đối với phần hành kiểm toán mà mình đảm nhận là mua hàng và thanh toán.Trong giai đoạn này, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hưởng đến chu trình kiểm toán mua hàng và thanh toán của mình. Có các thông tin cơ sở sau: - Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp kiểm toán viên nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng như cách thức thanh toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hóa có đúng với mục đích đã cam kết bằng văn bản không. Ngoài ra việc tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng cho kiểm toán viên biết được cách thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc thù của chu trình mua hàng thanh toán nói riêng và ngành nghề này nói chung. - Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung giúp cho kiểm toán viên xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi ro cao trong chu trình, những bước mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém. Chẳng hạn như đơn vị khách hàng thường yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợ với các nhà cung cấp nhỏ không thường xuyên. Thông thường những điểm yếu này chưa khắc phục được trong thời gian ngắn. - Tham quan nhà xưởng Việc tham quan nhà xưởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điều mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho kiểm toán viên đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận gian sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng. Cụ thể, nếu việc sản xuất diễn ra đều đặn, hàng hóa không bị ứ đọng, chất lượng sản phẩm không giảm sút có nghĩa là việc mua hàng tiến triển tốt, hàng hóa mua vào có chất lượng đạt yêu cầu. Ngược lại, nếu sản xuất bị đình trệ thì đó là dấu hiệu cho thấykhả năng đầu vào cung cấp không kịp thời, nếu hàng hóa tồn kho quá nhiều có nghĩa là mua không phù hợp với nhu cầu, chất lượng giảm sút cho thấy chất lượng các yếu tố đầu vào không tốt. - Nhận diện các bên hữu quan Trong giai đoạn này KTV cần xác định tất cả các bên hữu quan của khách hàng.Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam thì các bên hữu quan được hiểu là: các bộ phận trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý...), các nhà cung cấp, các cá nhân tổ chức mà công ty có quan hệ. Trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán các bên hữu quan mà kiểm toán viên quan tâm chủ yếu là nhà cung cấp, đại lý, các tổ chức có ảnh hưởng đến quyết định mua của công ty khách hàng. Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho kiểm toán viên trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn. - Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài Trong khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, sẽ có những trường hợp phải giám định giá trị của những hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào nếu trong nhóm kiểm toán không ai có khả năng giám định thì họ sẽ phải sử dụng các chuyên gia trọng những lĩnh vực nói trên. Sau khi có được những thông tin cơ sở về quy trình mua vào và thanh toán thì kiểm toán viên tiến hành thu thập các thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, điều này sẽ giúp cho kiểm toán viên nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến quá trình mua hàng và thanh toán. Đây sẽ là những căn cứ để kiểm toán viên dựa vào trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán cung như đưa ra các ý kiến kiểm toán sau này. 2.1.3. Thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Nếu các thông tin cơ sở được thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu được các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối với nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban Giám đốc công ty khách hàng bao gồm: Giấy phép thành lập và điều lệ Công ty: Cung cấp những thông tin ban đầu về quá trình hình thành và mục tiêu hoạt động của khách hàng. Báo cáo tài chính: Cung cấp những dữ liệu về tài chính giúp cho KTV nhận thức tổng quát và có những đánh giá ban đầu về tình hình tài chính của đơn vị. Báo cáo Kiểm toán thanh Tra hay Kiểm tra: Giúp cho KTV nắm bắt được các khả năng sai phạm và dụ kiến phương hướng Kiểm toán có liên quan tới chu trình mua hàng và thanh toán. Biên bản họp hội đồng cổ đông, HĐQT, BGĐ: Giúp cho KTV xác định các dữ kiện có ảnh hưởng trọng yếu tới báo cáo tài chính, đặc biệt là ảnh hưởng tới chu trình mua hàng và thanh toán. Các hợp đồng mua hàng dài hạn hoặc các cam kết khác: Giúp KTV tiếp xúc với các hoạt động mua hàng và xem xét các khía cạnh pháp lý có liên quan ảnh hưởng tới nợ phải trả của khách hàng. Các quy định chính sách về mua hàng và thanh toán: Qua đây KTV xem xét có phù hợp với các chính sách quy định của Nhà nước hay không ? 2.1.4. Thực hiện các thủ tục phân tích Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 - Quy trình phân tích, đoạn 09, đã nêu rõ: “KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể có rủi ro”. Như vậy, với các thông tin cơ sở thu thập được, bằng thủ tục phân tích sơ bộ như so sánh các số liệu năm nay với số liệu năm trước đã được kiểm toán, KTV có thể tìm ra những xu hướng biến động và những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác… Từ đó lập một kế hoạch kiểm toán thích hợp. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thường được thực hiện như sau: So sánh chi phí mua hàng của kì này với kì trước để xem xét những biến động bất thường. Phân tích xu hướng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lí của các yếu tố chi phí giữa các kì kế toán để phát hiện những biến động bất thường. Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán. 2.1.5. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán Nếu ở các bước trên, KTV mới chỉ thu thập được các thông tin mang tính khách quan về khách hàng thì ở bước này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã thu thập để đánh giá, nhận xét nhằm đưa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp. 2.1.5.1. Đánh giá tính trọng yếu Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 320 – Tính trọng yếu trong kiểm toán, đoạn 04: “Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán) trong BCTC. Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng BCTC...”. Theo đó, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của BCTC để từ đó “xác định bản chất, lịch trình và phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán”. Để đánh giá mức độ trọng yếu, trước hết KTV cần ước lượng mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoản mục trên BCTC. Cơ sở để tiến hành phân bổ là: bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinh nghiệm của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục. Đối với chu trình mua hàng – thanh toán, bản chất của các khoản mục trong chu trình là: Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan tới nhiều tài sản như: tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền... mà hầu hết chúng đều trọng yếu. Trên thực tế, việc ước lượng và phân bổ mức trọng yếu cho các tài khoản là vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV. Thông thường ước lượng và phân bổ mức trọng yếu do chủ nhiệm kiểm toán đảm trách. 2.1.5.2. Đánh giá rủi ro kiểm toán Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 07: "Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV và Công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu". Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ BCTC được kiểm toán thông qua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR). Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ được KTV đánh giá đối với từng khoản mục. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các rủi ro cơ bản thường gặp đối với các nghiệp vụ trong chu trình là: Giá trị hàng hoá, dịch vụ: chi ._.phí mua hàng thấp hơn thực tế. Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được, chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận. Giá trị hàng hoá, dịch vụ mua: chi phí mua hàng đuợc ghi sổ thấp hơn thực tế. Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ này nhưng được ghi sổ vào kỳ sau. Hàng bán trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế. Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhưng hàng chưa trả lại. Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế. Hàng trả lại vào kỳ sau nhưng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này. Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế. Ghi sổ thanh toán nhưng chưa trả tiền. Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế. Trả tiền kỳ sau nhưng ghi sổ thanh toán vào kỳ này. Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý. Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không được tính toán đúng. Trình bày các số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý. Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, bởi như đã phân tích ở trên, các khoản nợ phải trả luôn được đánh giá là trọng yếu. Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngược chiều nhau nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và ngược lại rủi ro kiểm toán tăng lên, khi đó KTV cần phải mở rộng phạm vi kiểm toán, lựa chọn các phương pháp kiểm toán hữu hiệu hơn hoặc sửa đổi lại nội dung, lịch trình và phạm vi của những thủ tục kiểm tra chi tiết đã dự kiến để giảm rủi ro phát hiện xuống mức có thể chấp nhận được. Do đó, trong giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng – thanh toán, khi xác định nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán, KTV cần phải đặc biệt quan tâm tới mối quan hệ này. Tuy nhiên, đây là thủ tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng như phán đoán của KTV. Trên thực tế chỉ có một số công ty kiểm toán tại Việt Nam đã xây dựng qui trình ước lượng trọng yếu và rủi ro, còn nhiều công ty vẫn chưa xây dựng được qui trình cụ thể. 2.1.6. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB )và đánh giá rủi ro kiểm soát 2.1.6.1. Tìm hiểu HTKSNB Nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát là phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một cuộc kiểm toán. Vấn đề này đã được quy định trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 02: “ KTV phải có một sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả.” Trong chu trình mua hàng – thanh toán, việc tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng đối với các chức năng của chu trình cũng là vấn đề hết sức quan trọng. Theo đó, KTV phải tìm hiểu các chính sách, thủ tục kiểm soát được áp dụng tại đơn vị khách hàng đối với từng chức năng trong chu trình như đã trình bày trong phần “Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán”. Qua quá trình tìm hiểu, KTV sẽ xác định được các nhược điểm của hệ thống KSNB, từ đó có thể đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với từng mục tiêu kiểm soát của nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Nếu hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức độ thấp và ngược lại. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế số 400- Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 08: “Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Hệ thống KSNB bao gồm các yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ”. Các yếu tố cấu thành trong hệ thống KSNB và những đánh giá. a) Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lí dữ liệu của các loại hình kiểm soát . Nhưng đối với chu trình mua hàng và thanh toán thì có thể hiểu môi trường kiểm soát là các chính sách, quyết định nói chung tác động đến việc xủ lý số liệu, việc ghi sổ, việc lập báo cáo … Để có sự hiểu biết về môi trường kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố chủ yếu sau: Đặc thù về quản lí của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và ảnh hưởng của các chính sách từ bên ngoài của Nhà nước. b) hệ thống kế toán Đối với một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết đối với chu trình mua hàng và thanh toán thi như sau: Tính có thực: Hàng hoá và dịch vụ mua đã ghi sổ thì phải đảm bảo sự tồn tại trong thực tế. Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải được phản ánh trên sổ sách không được bỏ sót một nghiệp vụ nào. Tính đúng đắn trong việc tính giá: Đối với các hàng hoá dịch vụ mua vào thì giá thường được tính theo giá quốc tế. Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ: Tài sản mua vào phải thuộc quyền sở hữu của Doanh Nghiệp và thể hiện đúng nghĩa vụ của Doanh Nghiệp. Tính đúng đắn trong việc phân loại trình bày: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán phân loại tài sản, công nợ theo đúng quy định. Tính đúng kì: Việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng cũng như thanh toán phát sinh phải được thực hiện kịp thời theo qui định. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán của các nghiệp vụ mua hàng cũng như thanh toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp. c) Thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. VSA số 400-Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 26, quy định: “KTV phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán”. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát, KTV xem xét các khía cạnh cụ thể sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận hay không. Chẳng hạn, kế toán không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và các công tác phụ trách vật chất khác, lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán của các đơn vị không được bố trí những người thân trong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc này qui định sự cách li thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Trong chu trình mua hàng và thanh toán có một số công việc đòi hỏi phải phải do 2 người độc lập tiến hành như: người lập đơn đặt hàng với người kí duyệt đơn, người nhận hàng với kế toán vật tư, kế toán ghi sổ chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp với người thanh toán cho nhà cung cấp. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Cụ thể, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó thì do Hội đồng quản trị phê chuẩn, các vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, hoặc các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trưởng có quyền phê duyệt. d) Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nôi bộ của đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Trên đây là toàn bộ các yếu tố cấu thành cơ bản hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng. Việc tìm hiểu sơ bộ về chúng là bước công việc quan trọng trong quá trình đánh giá hệ thống KSNB giúp kiểm toán viên có thể đưa ra được ước lượng ban đầu về rủi ro kiểm soát. 2.1.6.2. Đánh giá rủi ro kiểm soát Việc đánh giá rủi ro kiểm soát cho các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các bước công việc : Nhận diện mục tiêu kiểm soát cho từng nghiệp vụ trong chu trình mua hàng – thanh toán, và xác định các loại sai phạm có thể xảy ra. Trên cơ sở đó, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục trong chu trình này. Đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm của hệ thống KSNB đối với chu trình này. Nhận diện những hạn chế của hệ thống như sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn tại các sai phạm trong chu trình. Đánh giá rủi ro kiểm soát: Căn cứ vào các ước đoán ở trên, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát của từng loại nghiệp vụ trong chu trình. KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao khi KTV cho rằng hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ và không hiệu quả. Ngược lại, rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp khi KTV có đủ cơ sở để kết luận hệ thống kế toán và hệ thống KSNB đối với chu trình được thiết kế có thể ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu cũng như khi KTV có kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểm soát làm cơ sở cho đánh giá mức rủi ro kiểm soát. 2.1.7. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán Đây là bước cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán sau khi đã có được những hiểu biết về hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng, đã xác định được mức trọng yếu và rủi ro… KTV sẽ đánh giá tổng thể hoạt động của đơn vị, phân tích, triển khai kế hoạch và soạn thảo chương trình kiểm toán cho chu trình. Trong thực tiễn kiểm toán, KTV thường căn cứ vào các rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát để thiết kế chương trình kiểm toán cho chu trình. Thực chất của việc soạn thảo chương trình kiểm toán chính là việc thiết kế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản với 4 nội dung chính: xác định thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục được chọn và thời gian thực hiện. 2.1.7.1. Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát trong chu trình mua hàng và thanh toán Thử nghiệm kiểm soát (hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ) là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát có thể giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Do đó, trong quá trình xây dựng chương trình kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xét việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng về khả năng ngăn chặn các sai phạm của KSNB trong quá trình mua hàng và thanh toán. Công việc này được thực hiện được thực hiện thông qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu, cụ thể là: Trắc nghiệm không có dấu vết. Trong trường hợp này KTV cần quan sát, phỏng vấn những người có trách nhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soát được áp dụng cho nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Chẳng hạn, KTV xem xét việc phân cách trách nhiệm giữa bộ phận lập đơn đặt hàng với người ký duyệt nó, hay việc phân cách trách nhiệm giữa kế toán thanh toán với thủ quỹ hoặc người ký duyệt lệnh chi tiền trả nhà cung cấp... Trắc nghiệm có dấu vết Đây là các trắc nghiệm được tiến hành để kiểm tra chi tiết hệ thống chứng từ, kiểm tra các chữ ký tắt trên các hoá đơn mua hàng, các phiếu chi… nhằm thu thập những bằng chứng kiểm toán về hoạt động hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Chẳng hạn, để kiểm tra các phiếu chi có hợp lệ không thì KTV có thể đối chiếu chữ ký trên phiếu chi đó với nhau xem chúng có được cùng một người phê duyệt không hoặc người có trách nhiệm phê duyệt không. Phạm vi các thử nghiệm tuân thủ phụ thuộc vào việc đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu. Khi rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp thì các thử nghiệm tuân thủ phải thực hiện càng nhiều, và khi đó các thử nghiệm cơ bản có thể thu hẹp. Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao thì các thử nghiệm tuân thủ là không cần thiết và khi đó kiểm toán viên tập trung vào các thử nghiệm cơ bản. 2.1.7.2. Thiết kế các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán. Việc thiết kế các thử nghiệm cơ bản là nội dung chính trong chu trình kiểm toán của giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng và thanh toán. Các thử nghiệm cơ bản này được thiết kế để thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý. Căn cứ vào các bằng chứng thu thập được qua các thử nghiệm tuân thủ ở trên, KTV đánh giá lại rủi ro kiểm soát và sau đó thiết kế các thử nghiệm cơ bản cho chu trình mua hàng và thanh toán thông qua các loại trắc nghiệm chính: trắc nghiệm độ vững chãi, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số dư. Trắc nghiệm độ vững chãi: Kiểm toán viên xem xét các chứng từ gốc như các đơn đặt hàng, hoá đơn của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi…để kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chúng như có sự phê duyệt không, giá trị số lượng hàng mua vào với số tiền cần thanh toán có khớp nhau không. Bên cạnh đó, KTV cũng phải tiến hành đối chiếu sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ nhật ký mua hàng với các chứng từ có liên quan ở trên để kiểm tra tính đúng đắn của các con số ghi sổ. Từ đó đưa ra kết luận về độ tin cậy của các số liệu kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán. Trắc nghiệm phân tích: Trắc nghiệm phân tích hay “quy trình phân tích” là việc phân tích các số liệu, thông tin, tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến. Trong thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên thường sử dụng các trắc nghiệm phân tích là: So sánh số hàng hoá hoặc dịch vụ mua vào năm nay với năm trước hoặc với kế hoạch cung ứng. So sánh các khoản nợ phải trả nhà cung cấp năm nay với năm trước. So sánh các tỷ suất về khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán nợ ngắn hạn, khả năng thanh toán hiện hành năm nay với năm trước, với chỉ tiêu bình quân ngành để phát hiện những biến động bất thường. Trắc nghiệm trực tiếp số dư: Là cách thức kết hợp các phương pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của các số dư cuối kỳ ở sổ cái ghi vào bảng cân đối tài sản. Đây là cách thức chủ đạo trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Chẳng hạn, KTV tiến hành kiểm kê vật chất hàng tồn kho, đối chiếu các khoản phải trả với nhà cung cấp... Tuy nhiên, trắc nghiệm này có chi phí kiểm toán lớn nên số lượng trắc nghiệm trực tiếp số dư cần thực hiện tuỳ thuộc vào kết quả trắc nghiệm độ vững chãi và trắc nghiệm phân tích. 2.2. Thực hiện công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. 2.2.1. Thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh tóan Trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV thực hiện khảo sát các quá trình kiểm soát và thực hiện các trắc nghiệm tập trung đối với hai vấn đề là : Các nghiệp vụ mua hàng và các nghiệp vụ thanh toán. Đây là giai đoạn KTV thực hiện các thủ tục kiểm toán cụ thể với các loại trắc nghiệm. 2.2.1.1. Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm tóan đối với từng mục tiêu kiểm toán cụ thể : - Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là hàng hoá, dịch vụ thực tế nhận được: KTV kiểm tra sự có thực của các chứng từ kế toán, dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu) và xem xét lại Nhật ký mua hàng, sổ Tổng hợp, sổ Chi tiết các khoản phải trả, kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ kế toán, đối chiếu hàng tồn kho mua vào với sổ sách kế toán (trắc nghiệm độ vững trãi). Các nghiệp vụ mua hàng đều được phê chuẩn: KTV kiểm tra dấu hiệu của sụ phê chuẫn (trắc nghiệm đạt yêu cầu), và kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ chứng minh (trắc nghiệm độ vững trãi). Các nghiệp vụ mua hàng đều được vào sổ : KTV theo dõi xem xét một chuổi các đơn đạt hàng có được đánh số thứ tự và phê chuẫn hay không (trắc nghiệm đạt yêu cầu). KTV đối chiếu hồ sơ Báo cáo nhận hàng với Nhật ký mua hàng (trắc nghiệp độ vững trãi). Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ đều được đánh gíá đúng: KTV theo dõi một chuỗi các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Đồng thời so sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên Nhật ký mua hàng, Hoá đơn mua hàng, Báo cáo nhận hàng, các chứng từ liên quan và tính toán lại thông tin trên Hoá đơn mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi). Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng đắn: KTV kiểm tra các thủ tục vào sổ và quoan sát để khẳng định mọi hoá đơn đều được vào sổ và xem xét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh sự phân loại nghiệp vụ mua hàng với sơ đồ tài khoản (trắc nghiệm độ vững trãi). Các nghiệp vụ mua hàng đều được ghi sổ đúng lúc: KTV kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh ngày ghi trên Báo cáo nhận hàng và Hoá đơn mua hàng với ngày ghi trên sổ Nhật ký mua hàng ( trắc nghiệm độ vững trãi). Các nghiệp vụ mua hàng được chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn: KTV kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Kiểm tra tính chính xác bằng cách cộng tổng trên Nhật ký mua hàng và theo dõi quá trình chuyển sổ (trắc nghiệm độ vững trãi). 2.2.1.2. Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán - Các nghiệp vụ thanh toán ghi sổ là của hàng hoá, dịch vụ thực tế nhân được: KTV thảo luận với người ghi sổ và quan sát các hoạt động, kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Xem xét sổ Nhật ký chi tiền, đối chiếu với phiếu chi và các chứng từ đính kèm (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và phê duyệt đúng đắn: KTV kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn (trắc nghiệm đạt yêu cầu), kiểm tra chứng từ đính kèm (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp thanh toán hiện có đều được ghi sổ: KTV theo dõi một chuỗi chứng từ thanh toán như : Uỷ nhiệm chi, phiếu chi, séc thanh toán (trắc nghiệm đạt yêu cầu), xem xét các khoản chi đã ghi sổ với các khoản chi trên bảng sao kê của Ngân hàng và Sổ kế toán tiền mặt (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán đều được đánh giá đúng đắn : KTV kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ và kiểm tra bảng đối chiếu với Ngân hàng (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh các phiếu chi, chứng từ đã thanh toán với sổ Nhật ký mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán phải được phân loại đúng đắn: KTV kiểm tra việc vào sổ và kiểm tra sơ đồ tài khoản, kiểm tra của dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh sự phân loại có phù hợp với sơ đồ tài khoản không? Đối chiếu số liệu trên tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết với các hoá đơn mua hàng, Nhật ký mua hàng (trắc nghiệp độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán được ghi vào sổ đúng lúc: KTV kiểm tra việc ghi sổ và quan sát việc vào sổ các nghiệp vụ thanh toán, kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh ngày ghi trên phiếu chi với sổ Nhật ký chi tiền và so sánh với sổ sách kế toán có liên quan (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán đã được chuyển sổ và tổng hợp đúng: KTV kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), kiểm tra tính chính xác về mặt số học bằng cách cộng số tiền trên Nhật ký mua hàng, theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ Cái (trắc nghiệm độ vững trãi). 2.2.2. Thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh toán 2.2.2.1. Thực hiện thủ tục phân tích Để nhận định khả năng sai sót có thể xẩy ra đối với số dư tài khoản và tổng phát sinh, trắc nghiệm phân tích là căn cứ quan trọng để xác định nội dung các trắc nghiệm trực tiếp số dư. Trong trắc nghiệm phân tích KTV phải tiến hành các công việc sau: So sánh chi phí mua hàng kỳ này với kỳ trước để xem xét những biến động bất thường có thể có. Phân tích xu hướng tăng hay giảm, kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi phí giữa các kỳ kế toán để phát hiện những biến động bất thường. Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh tóan. 2.2.2.2. Kiểm tra chi tiết số dư tài khoản nợ phải trả trong chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến rất nhiều các khoản mục quan trọng trên BCTC của doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều khoản mục trong số đó có liên quan đến các chu trình kiểm toán khác như kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán hàng tồn kho... Nợ phải trả người bán là những món nợ chưa thanh toán về hàng hoá và dịch vụ nhận được trong tiến trình kinh doanh bình thường. Nợ phải trả người bán bao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên vật liệu, thiết bị, điện nước, sửa chữa và rất nhiều sản phẩm, dịch vụ khác doanh nghiệp nhận được trước ngày kết thúc năm. Các rủi ro cơ bản liên quan đến Nợ phải trả người bán trong kiểm toán BCTC: Nợ phải trả nói chung và nợ phải trả người bán nói riêng là khoản mục trọng yếu trên BCTC của doanh nghiệp vì chúng thường được coi là nguồn tài trợ cho sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Nợ phải trả được quản lý một cách đúng đắn sẽ mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị trong việc huy động và sử dụng vốn. Tuy nhiên, nếu nợ phải trả không được quản lý chặt chẽ sẽ góp phần làm doanh nghiệp mất cân đối về tài chính và mất khả năng thanh toán. Phản ánh nợ phải trả người bán không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợ phải trả người bán hoặc nhận hàng hoá và dịch vụ mà không phản ánh nợ phải trả người bán. Sai phạm này xảy ra do không tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản và thường dẫn tới các sai lệch trên BCTC ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh (do chi phí phản ánh không đúng kỳ) và làm tăng một cách giả tạo khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Phản ánh nợ phải trả người bán không có thật (phản ánh khống) cũng làm thay đổi các tỷ suất tài chính cơ bản và là dấu hiệu về một hành vi gian lận, rút tiền công quỹ đang thực hiện. Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi lập BCTC (ví dụ phải trả người bán có số dư nợ cuối kỳ): sai sót này không gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của kỳ kế toán nhưng làm người sử dụng BCTC hiểu sai khả năng thanh toán thực tế của đơn vị được kiểm toán. Vì vậy nội dung kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ của chu trình này đi vào tìm hiểu việc kiểm tra chi tiết đối với Nợ phải trả người bán được trình bày trong bảng sau: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán (Trích giáo trình Kiểm toán Tài chính) Mục tiêu kiểm toán Kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán - Tính hợp lý chung Số dư tài khoản nợ phải trả người bán, các số dư chi tiết trong sổ hạch toán chi tiết các tài khoản phải trả, các tài khoản phản ánh tài sản và chi phí liên quan đều hợp lý. So sánh với tổng chi phí mua hàng năm trước. Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản bất hợp lý như không có bên bán và các khoản phải có chịu lãi. Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với các năm trước (theo từng khách hàng) để phát hiện các biến động. - Các mục tiêu đặc thù Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) thống nhất với sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả. Số tổng cộng được cộng đúng và thống nhất với sổ cái tổng hợp. Cộng tổng danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả. Đối chiếu tổng cộng với Sổ cái tổng hợp. Đối chiếu với các hoá đơn của từng người bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên người bán và số tiền. Các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết phải có căn cứ hợp lý. Đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hoá đơn và bảng kê (nếu có) của người bán. Lấy xác nhận các khoản phải trả, chú trọng các khoản phải trả lớn và bất thường. Các khoản phải trả hiện có đều ở trong danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả (tính đầy đủ) Kiểm tra chi tiết các khoản nợ quá hạn. Các khoản phải trả trong danh sách được đánh giá đúng đắn. Thực hiện các thủ tục tương tự như đối với các khoản nợ quá hạn và đối với tính có căn cứ hợp lý. Các khoản phải trả trong danh sách được phân loại đúng đắn. Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả. Việc phản ánh nợ phải trả người bán trong chu trình mua hàng và thanh toán được vào sổ đúng kỳ. Thực hiện việc kiểm tra công nợ quá hạn. Đối chiếu với số liệu kiểm toán chu trình hàng tồn kho, xem xét hồ sơ mua hàng đi đường. Tài khoản nợ phải trả người bán trong chu trình mua hàng và thanh toán được trình bày đúng đắn. Kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả người bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) được tách riêng. 2.3. Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Đây là khâu cuối cùng của quá trình kiểm toán BCTC. Sau khi hoàn thành các công việc kiểm toán tại từng chu trình riêng lẻ, để đảm bảo tính thận trọng trong nghề nghiệp, thông thường KTV không lập ngay Báo cáo kiểm toán mà thực hiện các công việc sau: 2.3.1. Xem xét các khoản nợ ngoài dự kiến Nợ ngoài ý muốn là một khoản nợ tiềm ẩn trong tương lai đối với một thành phần ở bên ngoài về một số tiền chưa biết sinh ra từ các hoạt động đã xảy ra. Công việc này đặc biệt quan trọng trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán vì nó chứa đựng nhiều khả năng xảy ra các khoản nợ ngoài ý muốn. Việc xác định các khoản nợ ngoài ý muốn là rất khó nên các thủ tục kiểm toán thích hợp cho việc khảo sát các khoản nợ ngoài ý muốn không được xác định rõ ràng. Dưới đây là một số thủ tục thường được sử dụng nhưng không phải là mẫu chung cho tất cả các cuộc kiểm toán: - Kiểm tra các chứng từ chứng minh của các hoá đơn chưa thanh toán một vài tuần sau ngày kết thúc năm. - Đối chiếu các báo cáo nhận hàng trước ngày cuối năm với các hoá đơn của người bán liên quan. - Đối chiếu các bảng liệt kê của người bán có số dư nợ với danh sách các khoản phải trả. - Gửi các bản xác nhận cho người bán có quan hệ kinh doanh với khách hàng. 2.3.2. Đánh giá kết quả của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Kết quả kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được đánh giá theo các khía cạnh: Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán là phù hợp với các thông lệ quốc tế và tuân thủ các quy định về chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận. Các hoạt động của doanh nghiệp có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán phải phù hợp với các đặc điểm hoạt động kinh danh của doanh nghiệp. Các chứng từ, sổ sách liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán phải thể hiện được sự vận động của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, và phải hợp lý. Các thông tin về nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả người bán phải đảm bảo trung thực và hợp lý. Trên cơ sở kết quả của tất cả công việc đã thực hiện, KTV đưa ra kết luận cuối cùng và lập Báo cáo kiểm toán. 2.3.3. Lập và phát hành Báo cáo Kiểm toán Căn cứ nghững kết quả đã thu thập được của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán KTV tiến hành lập thư quản lý nêu rõ những nhận xét, những sai sót trong quá trình thực hiện mua hàng và thanh toán tại đơn vị, đồng thời đưa ra những kiến nghị. Sau khi hoàn thành công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán KTV tổng hợp kết quả chuyển cho Chủ nhiệm Kiểm toán (CNKT), trên cơ sở đó Chủ nhiệm Kiểm toán sẽ lập Báo cáo Kiểm toán. Chương II Thực hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC ) A. tổng quan về hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC) I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1. Quá trình hình thành của Công ty Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC) ra đời là một trong những nhân tố góp phần tích cực vào thành tựu phát triển của nghề kiểm toán, kế toán và tư vấn tài chính của Việt Nam cũng như với hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Công ty có tên giao dịch quốc tế là: International Auditing and Financial Consuting Company, viết tắt IFC. Trụ sở tại: Nhà số 3 – Lô 11 - Đường Trần Duy Hưng – Hà Nội. Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Tài chính Quốc tế (IFC) được thành lập vào ngày 24 tháng 10 năm 2001 bởi những kiểm toán viên ưu tú đã có thâm niên tại các công ty Kiểm toán và Tư vấn hàng đầu của Việt Nam. Sự ra đời của IFC xuất phát từ tâm huyết được mang kiến thức và kinh nghiệm của mình để chia sẻ với khách hàng, cùng khách hàng vượt qua các thách thức, thành công trong quá trình phát triển kinh doanh và hội nhập kinh tế quốc tế. Công ty được thành lập theo hình thức TNHH ba thành viên. Có tư cách pháp nhân và hoạt động theo một doanh nghiệp hiện hành. Người đại diện cho công ty trước pháp luật là: Giám đốc Công ty Ông Lê Xuân Thắng. Chức năng nhiệm vụ của Công ty IFC Là một công ty kiểm toán độc lập với chức năng cơ bản là xác minh và bảy tỏ ý kiến của mình về tính trung thực, hợp lý của các bảng khai tài chính của khách thể kiểm toán (các khách hàng). Công ty có tổ chức có phương pháp có con người để tiến hành việc xác minh để đưa ra được những ý kiến tốt nhất tạo sự tin tưởng cho khách hàng và những người quan tâm. Với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận của mình, Công ty IFC đem tất cả kiến thức và kinh nghiệm của các thành viên cộng với sự nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên. Để đem đến cho khách hàng của mình các dịch vụ kiểm toán, kế toán và tư vấn tài chính với chất lượng hàng đầu hiệu quả kinh tế cao. Công ty sẵn sàng chia sẻ những kinh nghiệm, những hiểu biết về thực tiễn về môi trường kinh doanh đối với khách hàng, cùng đưa ra các biện pháp giải quyết tốt nhất. Sự ra đời của Công ty đã góp phần vào sự phát triển chung của ngành kiểm toán đang còn mới mẻ Công ty IFC ý thức được điều đó đã không ngừng học hỏi kinh nghiệm kiến thức từ._.hà số 3,Lô 11,Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560 Email:ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562 Mục tiêu: Đảm bảo các NV hàng mua trả lại được ghi chép đúng kỳ. Công việc thực hiện: đối chiếu số liệu trên Sổ cái hàng tồn kho với chứng từ xuất STT Nội dung Số tiền Phiếu xuất kho USB VN Đ SH Ngày tháng 1 Trả lại hàng cho Trung Quốc 149.500 2.616.250.000 000486 14/12/04 ỹ 2 Trả lại hàng cho Phương Nhổn 10.255.000 000504 25/12/04 ỹ ỹOK Kết luận: Hàng mua trả lại đã được ghi nhận đúng kỳ. Gửi thư xác nhận các khoản phải trả người bán Đối với thủ tục gửi thư xác nhận Khoản phải trả người bán, KTV sẽ tiến hành gửi thư xác nhận mở nghĩa là KTV sẽ ghi sẵn con số và nhà cung cấp chỉ cần xác nhận có đúng không. Lựa chọn phương thức thư xác nhận này là do rủi ro đối với tài khoản này là thường bị ghi sổ thấp hơn so với thực tế. Kiểm toán viên tiến hành chọn 5 nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có biến động bất thường trong năm để tiến hành gửi thư xác nhận (theo giấy tờ làm việc). Việc gửi thư xác nhận được tiến hành càng sớm càng tốt (thường vào ngày đầu tiên đến khách hàng) vì nếu để rời khách hàng mà vẫn không nhận được phúc đáp từ phía nhà cung cấp của khách hàng (kể cả sau khi đã gửi lần thứ hai), KTV sẽ không thể quay trở lại khách hàng để thực hiện các thủ tục thay thế nhằm có được bằng chứng hợp lý đảm bảo cho ý kiến của mình về khoản phải trả nhà cung cấp. Thư xác nhận cũng như phúc đáp đều được gửi và nhận trực tiếp giữa KTV và nhà cung cấp để tránh sự can thiệp của khách hàng. Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và làm giảm thiểu rất nhiều công việc kiểm tra chi tiết. Nếu trong trường hợp đến ngày kết thúc kiểm toán mà vẫn không nhận được thư phúc đáp, các thủ tục thay thế thường được KTV sử dụng là: kiểm tra thanh toán sau ngày khoá sổ hoặc kiểm tra đến chứng từ nhập và thanh toán trong kì. Năm nhà cung cấp được lựa chon. Sơ đồ 18 (bảng): Các nhà cung cấp STT Nhà cung cấp Mua trong kì 1 Công ty cơ khí Hưng Yên 1.608.774.820 2 Hợp tác xã Nhổn 551.297.024 3 Công ty cơ khí Thành Viễn 115.005.700 4 Công ty Nhựa Sài Gòn 7.853.540.573 5 Đõ văn Vũ 38.175.166 Sau đây là mẫu thư xác nhận trên giấy tờ làm việc của KTV: Sơ đồ 19 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV công ty TNHH kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –Tư vấn thuế và tài chính IFC Nhà số 3,Lô 11,Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560 Email:ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562 Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2005 Thư xác nhận số dư phải trả Kính gửi: Ông/Bà Kế toán trưởng Công ty cơ khí Thành Viễn Để phục vụ cho mục đích kiểm toán BCTC cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2004 của công ty ABC chúng tôi đề nghị Quí công ty vui lòng xác nhận trực tiếp tới KTV của chúng tôi công ty Kiểm toán IFC, số dư công nợ giữa công ty ABC và Quí công ty tại ngày 31/12/2005 thể hiện trên sổ kế toán của Quí công ty theo mẫu dưới đây. Thư xác nhận của Quí công ty sẽ rất thuận lợi cho công việc của chúng tôi nếu được trả lời nhanh nhất. Trân trọng, (Kí, đóng dấu) (Ký ghi rõ họ tên ) Bùi Thị Lan Lê Tuấn Anh Kế toán trưởng công ty ABC KTV công ty IFC Kính gửi : Công ty Kiểm toán Tư Vấn Tài Chích Quốc Tế (IFC) Nhà số 3,Lô 11,Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội Người nhận : KTV Lê Tuấn Anh Chúng tôi xác nhận số dư công nợ Công ty ABC còn phải trả chúng tôi thể hiện trên sổ kế toán của công ty chúng tôi tại ngày 31/12/2004 như sau: Số liệu của Nhà máy ABC Số liệu của chúng tôi Chênh lệch 115.005.700 115.005.700 0 Chúng tôi gửi kèm theo đây là sổ chi tiết của chúng tôi (nếu có chênh lệch) Hà Nội. ngày 25 tháng 03 năm 2005 Giám đốc (Kí, đóng dấu) Phạm Quang Huy 2.5. Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ lớn Công ty ABC là doanh nghiệp có quan hệ buôn bán với nứơc ngoài, có rất nhiều hoạt động giao dịch thanh toán liên quan đến ngoại tệ mà ở đây chủ yếu là đồng Đôla Mỹ (USD). Vì vậy, việc thực hiện thủ tục này là tất yếu. Mục đích của thủ tục này là nhằm để kiểm tra việc áp dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá tại đơn vị xem có tuân thủ theo các chế độ kế toán hiện hành hay không. Qua tìm hiểu về nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ của Công ty, KTV đã biết được rằng, Công ty đã hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh. Do đó, trong quá trình kiểm toán, KTV thực hiện xác định tỷ giá được chuyển đổi, đối chiếu tỷ giá này và tỷ giá thực tế cuối kỳ xem có phù hợp với tỷ giá do ngân hàng Nhà nước công bố không. Đồng thời, KTV tiến hành xem xét các bằng chứng có liên quan đến các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ. Sau đó, kiểm tra các nghiệp vụ và đối chiếu với các chứng từ để xác định rằng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ đều có chứng từ hợp lệ và được hạch toán đúng. III. Kết thúc kiểm toán Sau khi thực hiện các thủ tục kiểm toán cần thiết đối với chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên tiến hành đánh giá kết quả kiểm toán của chu trình này và trình lên chủ nhiệm kiểm toán. Chủ nhiệm kiểm toán là người sẽ tổng hợp kết quả kiểm toán và phát hành báo cáo kiểm toán. Cụ thể, kiểm toán viên của công ty IFC sẽ thực hiện các bước công việc sau: 1. Tổng hợp kết quả kiểm toán Sau khi đã xác minh không có sự kiện phát sinh ảnh hưởng trọng yếu đến Chu trình mua hàng và thanh toán, trưởng nhóm kiểm toán tiến hành tập hợp và soát xét toàn bộ giấy tờ làm việc của KTV các phần hành để làm cơ sở cho việc lập báo cáo kiểm toán và Thư quản lý. Theo đó, việc soát xét phải đảm bảo các mục đích sau: Các bằng chứng đã thu thập, đánh giá mô tả được một cách đầy đủ thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán của khách hàng. Quá trình kiểm toán Chu trình mua hàng và thanh toán dã được thực hiện theo đúng những chương trình kiểm toán của Công ty IFC và tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán được thừa nhận. Các mục tiêu kiểm toán xác định chi phí đối với chu trình mua hàng và thanh toán đã được thoả mãn. Các giấy tờ làm việc đã chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết để chứng minh cho kết luận trên Báo cáo kiểm toán sau này. Trong quá trình soát xét nếu phát hiện những điểm chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng được các mục tiêu đã đặt ra thì trưởng nhóm kiểm toán sẽ yêu cầu KTV phần hành sửa chữa và bổ sung. Với phần thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại coong ty ABC, sau khi soát xét trưởng nhóm kiểm toán đánh giá công việc kiểm toán đã được KTV thực hiện khá đầy đủ, các bằng chứng thu thập đã mô tả được những thông tin cần thiết về hoạt động mua hàng và thanh toán của khách hàng, đồng thời hoàn thành được các mục tiêu kiểm toán đã đề ra đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty này. 2. Lập báo cáo kiểm toán Sau khi tiến hành thu thập thư giải trình của Ban Giám đốc khách hàng và lập bản tổng hợp kết quả kiểm toán, KTV lập báo cáo kiểm toán dự thảo. Báo cáo dự thảo này sẽ được gửi cho khách hàng xem xét để đi đến thống nhất số liệu và các bút toán điều chỉnh. Cuối cùng, căn cứ vào kết quả thống nhất với khách hàng và kết quả soát xét lần cuối của Ban Giám đốc, KTV tiến hành lập báo cáo kiểm toán thích hợp phát hành cho khách hàng. Như vậy, trước khi phát hành Báo cáo kiểm toán chính thức, hồ sơ kiểm toán phải trải qua 3 lần soát xét chặt chẽ: B1) Soát xét của một KTV cao cấp hoặc chủ nhiệm kiểm toán đối với các giấy tờ làm việc của nhóm kiểm toán. B2) Soát xét của chủ nhiệm kiểm toán đối với toàn bộ hồ sơ kiểm toán trước khi trình Ban Giám đốc IFC soát xét lần cuối. B3) Soát xét lần cuối của Ban Giám đốc IFC đối với hồ sơ kiểm toán trước khi phát hành Báo cáo kiểm toán chính thức. 3. Công việc sau cuộc kiểm toán Ngoài ra còn có một việc cuối cùng mà nhóm kiểm toán phải thực hiện là đánh giá kết quả và chất lượng của cuộc kiểm toán, bao gồm việc đánh giá lại rủi ro của cuộc kiểm toán, soát xét hiệu quả của việc thực hiện dịch vụ cho khách hàng, đánh giá chất lượng công việc của nhân viên. Đồng thời, KTV cũng luôn giữ mối quan hệ thường xuyên với khách hàng, nắm bắt kịp thời những thay đổi lớn của khách hàng mà có thể ảnh hưởng tới kế hoạch kiểm toán năm sau. Chương III Bài học kinh nghiệm và hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính của công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC) I. Nhận xét và bài học kinh nghiệm thực tiễn Trong nền kinh tế thị trường ngày nay và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế thì Kiểm Toán đã trở thành một ngành không thể thiếu. Mới ra đời và hoạt động chưa được bao lâu nhưng Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế IFC đã có một vị thế nhất định trong ngành. Số lượng khách hàng mà công ty phục vụ rất đa dạng và rộng lớn trên rất nhiều lĩnh vực. Những thành công đó là do sự nổ lực không mệt mõi của toàn thể nhân viên công ty cũng như công ty có một đội ngũ KTV với nhiều kinh nghiệm. Do vậy được tìm hiểu học tập tại công ty IFC là một cơ hội tốt cho em. Công ty IFC có được những thành công nhất định đó bởi công ty đã xây dựng được cho mình một chương trình kiểm toán từ việc thiết kế lập kế hoạch đến thực hành kiểm toán là rất khoa học, hợp lý dưạ trên các nguyên tắc Kế toán Kiểm toán cũng như các chuẩn mực đã được ban hành. Cụ thể như chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty IFC: Từ việc lập kế hoạch được tuân thủ theo chuẩn mực số 300, quy trình phân tích được lập theo chuẫn mực số 520, hu thập bằng chứng theo chuân mực số 500 … Trong quá trình hoạt động Công ty có những thuận lợi cũn như khó khăn nhưng có một điều là Công ty đã biết khắc phục những khó khăn và phát huy thững thế mạnh của mình. Những thuận lợi của Công ty IFC đã có: - Đầu tiên là công ty có một đội ngũ những KTV giàu kinh nghiệm với lòng nhiệt huyết muốn đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Một điều đặc biệt nữa là cán bộ, nhân viên của công ty có tuổi đời rất trẻ có kiến thức ham học hỏi và sáng tạo đây chính là một lợi thế của Công ty IFC trong quá trình cạnh tranh khốc liệt với các Công ty khác trên lĩnh vực kiểm toán. - Môi trường hoạt động kiểm toán ngày nay đã có nhiều bước tiến, nhiều chính sách, chế độ, chuẫn mực cụ thể đã được ban hành tạo điều kiện pháp lý vững chắc cho các hoạt động kiểm toán. - Đã có nhiều khách hàng giữ mối quan hệ lâu dài với Công ty, xem Công ty như một đối tác tin cậy. Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi còn tồn tại những hạn chế khó khăn nhất định: - Trước hết đó là yếu tố thị trường : Do nghề kiểm toán ngày càng phát triển nên kéo theo sự ra đời của hàng loạt công ty Kiểm toán tư nhân cũng như các hãng Kiểm toán quốc tế vào hoạt động nên nó tạo ra sự cạnh tranh quyết liệt. Trước tình hình đó Công tchi phí IFC đã có các phương án như hạ mức phí kiểm toán, nâng cao chất lượng các cuộc kiểm toán đa dạng hoá dịch vụ phục vụ khách hàng. - Môi trường pháp lý mặc dù đã có những điều tích cực nhất định nhưng vẫn tồn tại những hạn chế nhất định như: Các chuẫn mực, các chế độ chưa đầy đủ về nội dung quy trình cũng như phương pháp vận dụng, nguồn tài liệu thiếu cả về số lượng tính đồng bộ, hạn chế về số lượng mang tính chất hướng dẫn. - Về phía khách hàng, ở nước ta còn nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức một cách đầy đủ về công việc kiểm toán cho nên dẫn tới một thái độ bất hợp tác gây khó khăn cho các KTV làm việc điều này sẽ có ảnh hưởng tới chất lượng của cuộc kiểm toán nhất định. Có thể nói các quy trình kiểm tóan được xây dựng tại công ty IFC là tốt nó phù hợp với các chuẫn mực kiểm toán Việt Nam cũng như quốc tế được thừa nhận.Có thể nhận xét về chương trình kiểm toán của công ty như sau: 1. Giai đoạn tiếp cận và lập kế hoạch kiểm toán tổng quát Tiếp cận với khách hàng là bước thực hiện đầu tiên trong quy trình kiểm toán BCTC của IFC. Việc thực hiện tốt ngay từ công tác tiếp cận với khách hàng sẽ đảm bảo cho việc lập kế hoạch kiểm toán của IFC đạt hiệu quả cao, tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công của cuộc kiểm toán. Do đó,IFC thường cử các lãnh đạo cao cấp của mình tham gia vào giai đoạn này như trưởng phòng, Chủ nhiệm Kiểm toán. Thực tế cho thấy công tác tiếp cận với khách hàng được IFC tiến hành nhanh chóng, không gây khó khăn cho khách hàng, đưa ra các yêu cầu phù hợp do đó việc ký kết hợp đồng được diễn ra một cách nhanh chóng. Thủ tục ký kết hợp đồng được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc theo quy định hiện hành của pháp luật về Hợp đồng kinh tế và phù hợp với Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 210 - Hợp đồng kiểm toán. Công việc lập kế hoạch kiểm toán cũng đã được IFC tiến hành một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả, tuân thủ theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 - Lập kế hoạch kiểm toán. Trong bước này, KTV đã rất chú trọng thu thập, tìm hiểu các thông tin chi tiết về khách hàng thông qua việc quan sát, phỏng vấn, gặp gỡ trực tiếp với Ban Giám đốc khách hàng. Với các thông tin thu thập được, có thể khẳng định rằng IFC luôn tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 310 về thu thập thông tin cơ sở khi tiến hành kiểm toán: “Để thực hiện kiểm toán BCTC, KTV phải có hiểu biết cần thiết, đầy đủ về tình hình kinh doanh nhằm đánh giá và phân tích được các sự kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán...”. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán việc lập kế hoạch đã tuân thủ qua các bước: - Chuẩn bị kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. - Thu thập thông tin cơ sở về chu trình mua hàng và thanh toán. - Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện thủ tục phân tích đối với chu trình mua hành và thanh toán. - Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán trong chu trình. - Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát đối với chu trình. - Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và lập chương trình kiểm toán. Việc lập kế hoạch kiểm toán giúp cho KTV phân phối công việc một cách hiệu quả với nhau, theo dúng chương trình kiểm toán, tạo căn cứ thích hợp cho IFC đưa ra kết luận tránh được những bất đồng với khách hàng. 2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán Trên cơ sở kế hoạch đã được lập, các KTV đã được thực hiện một cách toàn diện. Mặc dù thời gian thực hiện cho cuộc kiểm toán là hạn chế nhưng các KTV đã vận dụng một cách linh hoạt các phương pháp kỹ thuật để thu thập bằng chứng một cách đầy đủ. Công việc này luôn đảm bảo 3 bước: - Thực hiện các thủ tục kiểm soát. - Thực hiện các thủ tục tuân thủ. - Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết. Trong quá trình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, các KTV của Công ty IFC luôn thực hiện đầy đủ các bước nêu trên. Việc thực hiện đủ các bước cơ bản này là sự bảo đảm hạn chế tối đa rủi ro kiểm toán, do đi chệch hướng kiểm toán hay do vội vàng đưa ra kết luận mà thiếu đi các thủ tục kiểm tra chi tiết cần thiết. Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng và kết quả kiểm toán chu trình này có ảnh hưởng đến toàn bộ cuộc kiểm toán, các bước kiểm toán nêu trên sẽ cho giúp cho kiểm toán viên thu thập các bằng chứng thích hợp, đầy đủ và có hiệu lực làm cơ sơ cho việc đưa ra kết luận sau này. Trong quá trình kiểm toán, các KTV của Công ty IFC đã vận dụng linh hoạt lý thuyết vào thực tế, cụ thể KTV sắp xếp thực hiện các thủ tục kiểm toán một cách khoa học, tối thiểu hoá sự kiểm tra chồng chéo. Bên cạnh đó, KTV còn thường sử dụng triệt để kết quả của các bước kiểm tra trước trong việc thiết kế các thủ tục kiểm tra tiếp theo. Các thủ tục phân tích, đánh giá tổng quát cũng luôn được các kiểm toán viên sử dụng trong quá trình kiểm toán bởi tính hiệu quả của nó. Thực tế đã chứng minh “phân tích” là một biện pháp nhanh chóng, ít tốn kém về thời gian, công sức nhưng bằng chứng thu được lại có tính hiệu lực cao. Việc sử dụng hiệu quả các thủ tục phân tích cũng làm giảm bớt công việc kiểm tra chi tiết vốn tốn nhiều thời gian và chi phí nhờ đó đẩy nhanh tiến độ công việc và giảm thiểu chi phí kiểm toán. Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến nhiều chu trình khác như chu trình Hàng tồn kho, Vốn bằng tiền,Tài sản cố định... Cho nên, khi tiến hành kiểm toán cần có sự phối hợp giữa các chu trình. Điều này sẽ giúp cho kiểm toán viên tránh được sự lập lại trong các thủ tục kiểm toán, tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Cụ thể, trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán các KTV của Công ty IFC đã liên hệ với kết quả kiểm toán các chu trình Hàng tồn kho, Vốn bằng tiền, Tài sản cố định để khẳng định tính có thật của các nghiệp vụ mua vào cũng như các nghiệp vụ thanh toán. Thêm vào đó, các thủ tục kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán luôn bám sát các mục tiêu đề ra, điều này sẽ tránh cho việc thực hiện các thủ tục không có tính hiệu quả hoặc hiệu quả thấp. Đồng thời khi phát hiện những sai sót, gian lận, KTV luôn thận trọng xem xét bằng chứng, trao đổi với khách hàng để tìm ra nguyên nhân của những sai sót đó. Tất cả những biện pháp nêu trên sẽ giúp cho kiểm toán viên tích lũy được nhiều kinh ngiệm trong việc phát hiện và xử lý các gian lận, sai sót. Bên cạnh đó, các KTV của Công ty IFC luôn sẵn sàng đưa ra những lời tư vấn cần thiết giúp cho hệ thống KSNB với chu trình này nói riêng và với tất cả hệ thống nói chung hoạt động một cách hữu hiệu nhất. Chính sự nhiệt tình và hiểu biết của KTV- Công ty IFC đã tạo ra không khí làm việc thoải mái hiệu quả và chiếm được nhiều cảm tình của khách hàng. Điều này đã được chứng minh tại công ty ABC. 3. Giai đoạn kết thúc kiểm toán - Thông qua các bằng chứng thu được Công ty IFC đã phát hành báo cáo kiểm toán căn cứ chuẫn mực kiểm toán Việt Nam số 700 – Báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính. Sau khi đưa ra báo cáo kiểm toán thì công ty IFC thường xem xét việc phát hành báo cáo có ảnh hưởng trọng yếu gì không. Nếu phát hiện ra các khía cạnh trọng yếu thì công ty IFC xem xét một cách cẩn thận và thông báo cho lãnh đạo công ty khách hàng. Các công việc này được thực hiện để báo cáo kiểm toán phát hành là đầy đủ và phù hợp với các chuẫn mực kiểm toán. Chất lượng cuộc kiểm toán là một khái niệm hoàn toàn mới mẻ và là một vấn đề đang được bàn tán sôi động, nhất là khi hiện nay thị trường kiểm toán độc lập đang ngày càng phát triển mạnh mẽ với sự cạnh tranh gay gắt của các công ty kiểm toán trong nước và quốc tế như AASC, KPMG, VACO,... Với phương châm đặt chất lượng cuộc kiểm toán lên hàng đầu do đó trong giai đoạn kết thúc kiểm toán này, IFC luôn thực hiện việc soát xét lại toàn bộ công việc kiểm toán của các giai đoạn trước đó. Việc soát xét này trước hết được thực hiện bởi trưởng nhóm kiểm toán (Chủ nhiệm Kiểm toán) và sau đó là Ban Giám đốc Công ty trước khi phát hành báo cáo kiểm toán chính thức. Công việc này đã giúp cho Công ty có thể phát hiện ra được các điểm mạnh cũng như điểm yếu của mình để không ngừng nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Thực tế công tác kiểm toán tại IFC cho thấy, Công ty đã xây dựng được cơ chế kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán như yêu cầu Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220 - Kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán. Công việc kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán của IFC thực sự có hiệu quả cao vì có một chương trình kiểm toán khoa học và chi tiết. Việc soát xét chất lượng này trải qua các bước rất chặt chẻ: Soát xét của một KTV cao cấp hoặc chủ nhiệm kiểm toán đối với các giấy tờ làm việc của nhóm kiểm toán. Soát xét của chủ nhiệm kiểm toán đối với toàn bộ hồ sơ kiểm toán trước khi trình Ban Giám đốc IFC soát xét lần cuối. Soát xét lần cuối của Ban Giám đốc IFC đối với hồ sơ kiểm toán trước khi phát hành Báo cáo kiểm toán chính thức. Báo cáo kiểm toán do IFC phát hành luôn tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 700 - Báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính. Trong đó, các kết luận kiểm toán được đưa ra độc lập khách quan, chính xác với thực tế, mang tính xây dựng cao và tạo được sự tin cậy của những người quan tâm. 4. Sự linh hoạt, sáng tạo của KTV trong việc lựa chọn các thủ tục kiểm toán trong chương trình kiểm toán mẫu cho từng khoản mục Một điều nữa đó là những điều chỉnh linh hoạt của KTV trong quá trình thực hiện kiểm toán trong từng nghiệp vụ cụ thể những điều chỉnh này mang tính kinh nghiệm và nghề nghiệp cao chỉ có ở những KTV của công ty IFC. KTV căn cứ vào từng trường hợp cụ thể của từng cuộc kiểm toán để cân nhắc, lựa chọn các thủ tục kiểm toán thích hợp từ các thủ tục có sẵn trong chương trìnhkiểm toán mẫu, sữa đổi các thủ tục đó nếu cần thiết. Trưởng nhóm kiểm toán cũng có thể tự thiết kế các thủ tục bổ sung theo đánh giá của nhóm kiểm toán, các thủ tục kiểm toán được đưa ra trong chương trình kiểm toán mẫu là chưa bao quát được hết các sai sót tiềm tàng có liên quan, hoặc chưa đủ các hướng dẫn cần thiết cho việc kiểm tra tài khoản. Tuy nhiên cũng cần thấy vai trò của chương trình kiểm toán mẫu chỉ mang tính hổ trợ. Để chương trình kiểm toán mẫu trở nên khả thi cho từng cuộc kiểm toán ở từng công ty khác nhau thì đòi hỏi phải có sụ linh hoạt, sáng tạo của KTV trong việc lựa chọn và thiết kế các thủ tục phù hợp. Để làm được điều này KTV phải thực sự hiểu biết về đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng, và đặc biệt là chương trình mua hàng và thanh toán. Việc nắm bắt được các rủi ro có thể xẩy ra với chu trình giúp KTV tập trung vào hướng kiểm tra thích hợp, lựa chọn những thủ tục kiểm tra hiệu quả, giảm thiểu chi phí và thời gian kiểm tra chi tiết. Việc cập nhật và vận dụng các chuẩn mục kế toán, kiểm toán trong thực hiện công việc là yêu cầu bắt buộc đối với các KTV của công ty IFC và cũng như những người trong nghề kiểm toán nói chung. Việc nắm bắt vận dụng kịp thời các chuẫn mực sẽ đảm bảo cho công việc kiểm toán được thực hiện theo đúng kế hoạch và yêu cầu chung. II. Những đánh giá và đề xuất phương hướng hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính. Chu trình mua hàng và thanh toán có vai trò quan trọng trong đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Kết quả của chu trình này ảnh hưởng trục tiếp tới giai đoạn sản xuất và chi phí cho hoạt động mua hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận ròng của doanh nghiệp. Do đó dưới góc độ quản lý chu trình này có một vai trò hết sức quan trọng. Theo quan điểm của KTV chu trình mua hàng và thanh toán là đối tượng của kiểm toán khi kiểm toán báo cáo tài chính. Kết quả kiểm toán của chu trình ảnh hưởng tới kết quả chung của cuộc kiểm toán. Do đó đòi hỏi công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán không chỉ dừng lại ở việc phát hiện sai sót mà phải đưa ra được các ý kiến mang tính chất tư vấn cho Doanh nghiệp trên giác độ quản lý. Đây là mục tiêu mà các nhà quản lý mong muốn từ các KTV. Với vai trò quan trọng như vạy có thể thấy việc hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là không thể bỏ qua. Chương trình kiểm toán báo cáo tài chính do IFC thực hiện là khá hữu hiệu, cung cấp một phương pháp làm việc hiệu quả cao đây chính là một thế mạnh của Công ty. Qua những bài học kinh nghiệm ở trên , có thể thấy rằng đây là một quy trình kiểm toán tốt mà các công ty kiểm toán khác nên tham khảo và học tập. Song bên cạnh những ưu điểm đáng chú ý ở trên thì quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại IFC vẫn còn những điểm cần lưu ý sau: Thứ nhất là tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng chưa được kỹ càng. Thứ hai là vấn đề KTV không kiểm tra giá thực tế của các hàng mua một các đúng mức. Thứ ba là việc nên áp dụng công nghệ thông tin để hổ trợ công việc kiểm toán được tốt hơn. 1. Vấn đề tìm hiểu về HTKSNB của khách hàng Đây là một vấn đề quan trọng liên quan đến việc đánh giá rủi ro kiểm soát, lựa chọn phương pháp tiếp cận kiểm toán và thiết kế các thủ tục kiểm toán. Cụ thể, khi mà kiểm toán viên thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ không có hiệu lực tức là rủi ro kiểm soát cao thì phương pháp tiếp cận kiểm toán sẽ chủ yếu là sử dụng các thủ tục kiểm tra chi tiết. Ngược lại, khi rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp thì phương pháp tiếp cận kiểm toán là sử dụng một số lượng lớn các thủ tục kiểm soát. Trong quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát của công ty khách hàng, các KTV của công ty IFC thường sử dụng Bảng tường thuật và Bảng phân tích soát xét hệ thống KSNB. Bảng tường thuật là một dạng văn bản mô tả về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng. Việc sử dụng bảng này đôi khi gây khó khăn cho người đọc trong việc hình dung một cách chi tiết các công đoạn và các thủ tục kiểm soát sử dụng trong các công đoạn đó. Theo ý kiến của em cần có các lưu đồ kèm theo trong việc mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ bởi vì việc sử dụng các lưu đồ kèm theo sẽ giúp cho người xem dễ dàng hình dung hơn nếu chỉ có sự mô tả bằng từ ngữ. Bảng phân tích soát xét là hệ thống các câu hỏi được soạn thảo theo mẫu căn cứ theo các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nôi bộ. Việc sử dụng bẳng này sẽ giúp kiểm toán viên có thể tiến hành nhanh chóng và không bỏ sót các vấn đề quan trọng nhưng nhược điểm là do thiết kế chung chung nên không phù hợp với mọi loại hình công ty do đó nên kết hợp việc sử dụng cả bảng mô tả tương thuật, bản phân tích soát xét, lưu đồ và các biện pháp khác nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. 2. Kiểm tra giá trị hàng mua một cách đúng mức Có một điều mà đối với những khách hàng như công ty ABC đó là hàng mua ngoài đặc biệt là các mặt hàng nhập khẩu thường có giá cao hơn thực tế. Dẫn tới một hiện tượng có sự gian lận trong công tác mua hàng: Đó là sụ thông đồng của bộ phận mua hàng và nhà cung cấp . Việc phát hiện các gian lận này không thuộc trách nhiệm trực tiệp của KTV bởi căn cứ để KTV đưa ra kết luận là các chứng từ gốc, KTV không chịu trách nhiệm phát hiện những gian lận nằm ngoài phạm vi kiểm toán. Tuy nhiên để bảo vệ lợi ích của khách hàng cũng như đối với việc tư vấn cho khách hàng về điều này. Để đánh giá trung thực của giá trị hàng hoá mua vào, kiểm toán viên có thể tham khảo giá cả các mặt hàng cùng loại trên thị trường hoặc nhờ các chuyên gia về lĩnh vực này xác minh. 3. Việc áp dụng công nghệ thông tin tại công ty IFC Để thực hiện tốt hơn nữa công việc kiểm toán cũng như đẩy nhanh tiến độ thời gian trong các cuộc kiểm toán thì em thiết nghĩ công ty IFC nên có một phần mềm chuyên dụng. Việc này giúp cho KTV hoàn thành tốt hơn công việc của mình và cho chất lượng cuộc Kiểm Toán được tốt hơn nó còn tạo sụ cạnh tranh cho công ty với cac công ty Kiểm toán khác . Trên đây là một số kiến nghị nhằm hoàn thiện việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Tuy nhiên những kiến nghị này chỉ xuất phát từ việc đánh giá công tác kiểm toán của công ty IFC tại khách hàng cụ thể la Công ty ABC nên có thể chưa thực sự đúng trong toàn bộ các cuộc kiểm toán của công ty. Hơn nữa, việc thực hiện các giải pháp này còn tuỳ thuộc vào nhiều nhân tố chủ quan, khách quan trong các cuộc kiểm toán mà công ty IFC đã thực hiện. Kết luận Thông qua một thời gian thực tập tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Tài chính (IFC), em đã tìm hiểu một số vấn đề tổ chức quản lý của Công ty cũng như công tác hoạt động kế toán, kiểm toán và các hoạt động khác tại công ty IFC. Và em đã được đi thực tế kiểm toán tại đơn vị khách hàng để tìm hiểu về những vấn đề mà em đã học. Về tổ chức quản lý công ty đã nghiên cứu và tổ chức một cách khoa học đảm bảo được sự thông suốt từ giám đốc đến nhân viên. Bảo đảm công việc được thực hiện một cách có hiệu quả và có sự kiểm soát chặt chẽ về chất lượng. Đó là các thủ tục kiểm soát rất cần thiết trong một cuộc kiểm toán cũng như trong công ty kiểm toán IFC. Về công việc hoạt động kinh doanh tại công ty, do ngành kiểm toán còn rất mới mẻ ở nước ta hiện nay, thị trường tương đối lớn đó là một điều hết sức thuận lợi cho công ty. Mặt khác, công ty có một đội ngũ nhân viên trẻ, có kiến thức khát khao vươn lên chính là sức mạnh là động lực để công ty vươn lên thành một trong những công ty kiểm toán lớn. Đây là những kết quả thu được từ thực tế tại Công ty IFC và về việc kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại đơn vị khách hàng mà công ty IFC đã thực hiện . Trong bài viết không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em mong nhận được sự góp ý của các bạn và sự phê bình của thầy giáo, cô giáo,cũng như các anh chị KTV trong công ty IFC. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực hiện Phạm Đình Cao Nhận xét của giáo viên hướng dẫn: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày ….tháng 5 năm 2005. Nhận xét của đơn vị thực tập: ……………………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày …tháng 5 năm 2005. Danh mục tài tài liệu tham khảo * * * Kiểm toán tài chính – Gs.Ts Nguyễn Quang Quynh – NXB Tài chính, 2001 Lý thuyết kiểm toán – Gs.Ts Nguyễn Quang Quynh – NXB Tài chính, 2001 Kiểm toán – Alvin A.Arens, James K.Loebbecke – NXB Thống kê, 2000 Hệ thống Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam – Bộ Tài chính – NXB Tài chính Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam – Bộ Tài chính – NXB Tài chính Tìm hiểu về kiểm toán độc lập ở Việt Nam – Bùi Văn Mai – NXB Tài chính, 1998 Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế – NXB tài chính, 2002 Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – Ts. Đặng Thị Loan – NXB Giáo dục, 2001 Kiểm toán – PTS Vương Đình Huệ, PTS Đào Xuân Tiên – NXB Tài chính, 1996 Kế toán – Kiểm toán và phân tích báo cáo tài chính – Ts. Vương Đình Huệ – NXB Tài chính, 2000 Hồ sơ kiểm toán của công ty IFC Tạp chí kiểm toán, Kế toán Các luận văn, chuyên đề thực tập các khoá K42, K41. Mục lục Trang ._.