Bài giảng Công tác văn thư - Nguyễn Duy Vĩnh

ệm - Văn thư - Công tác văn thư 2- Nội dung của công tác văn thư 2.1- Soạn thảo và ban hành văn bản - Thảo văn bản - Duyệt văn bản - Đánh máy, nhân bản- Kiểm tra văn bản trước khi trình ký- Ký văn bản - Đóng dấu văn bản 2.2- Quản lý văn bản - Quản lý văn bản đến- Quản lý văn bản đi- Quản lý các loại giấy tờ, sổ sách nội bộ- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.2.3- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu3- Yêu cầu của công tác văn thư - Nhanh chóng- Chính xác- Bí mật- Hiện đạiII- Trách nhiệm trong việc thực hiện công tác văn thư 1- Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan 2- Trách nhiệm của Chánh văn phòng (Trưởngphòng Hành chính) 3- Trách nhiệm của Trưởng đơn vị 4- Trách nhiệm của văn thư chuyên trách 5- Trách nhiệm của cán bộ, công chức nhà nướcCHƯƠNG 2- VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚCTài liệu học tập: - Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 của Quốc hộiø Nghị định (Luật sửa đổi, bổ sung ngày 16/12/2002) - Nghị định số 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. - Luật số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004 của Quốc hội ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.I- Khái niệm, chức năng của văn bản quản lý nhà nước 1- Khái niệm: Văn bản quản lý nhà nước là văn bản hành chính, do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành để thực hiện chức năng quản lý nhà nước, mang tính quyền lực, theo một thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định. 2- Các thuật ngữ thường dùng: - Văn kiện - Công văn, giấy tờ - Bản thảo - Bản gốc - Bản chính - Bản sao + Bản sao y + Bản sao lục + Bản trích sao3- Chức năng của văn bản - Chức năng thông tin - Chức năng quản lý - Chức năng pháp lý - Chức năng sử liệu - Chức năng văn hoá II- Phân loại văn bản quản lý nhà nước 5- Dựa vào giá trị pháp lý: - Văn bản quy phạm pháp luật - Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật - Văn bản hành chính thông thường - Văn bản chuyên môn – kỹ thuật III- Hệ thống văn bản quản lý nhà nước 1- Văn bản quy phạm pháp luật 1.1- Khái niệm:h.1.4- Phân loại văn bản quy phạm pháp luật: Hiến pháp; Luật; Pháp lệnh; Lệnh; Nghị quyết; Nghị quyết; Nghị định; Quyết định; Chỉ thị; Thông tư; Văn bản liên tịch. 5 - Thẩm quyền ban hành văn bản QPPL - Quốc hội - Uỷ ban Thường vụ Quốc hội - Chủ tịch nước - Chính phủ - Thủ tướng Chính phủ - Hội đồng thẩm phán Toà án nhân dân tối cao - Chánh án TA NDTC, Viện trưởng VKSNDTC, - Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ - Hội đồng nhân dân các cấp - Uỷ ban nhân dân các cấp 2- Văn bản bản cá biệt 2.1 Khái niệm: 2.2 Đặc điểm: - Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo quy định được phân cấp, phân quyền. - Không mang đầy đủ các yếu tố như VBQPPL - Dùng để giải quyết những công việc cụ thể đốivới những đối tượng cụ thể. - Chỉ áp dụng một lần trong một khoảng thời nhất định.3- Văn bản hành chính thông thường 3.1- Khái niệm 3.2- Đặc điểm - Không chứa đựng các quy phạm pháp luật màmang chứng cứ pháp lý. - Chủ yếu thực hiện chức năng trao đổi thông tin. - Được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan Nhà nước.3.3- Các loại văn bản HCTT - Thông báo - Kế hoạch - Báo cáo - Biên bản - Tờ trình - Công điện- Công văn hành chính- Giấy mời- Giấy giới thiệu- Giấy đi đường Phiếu gửi- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4- Văn bản chuyên môn – kỹ thuật - Dùng để thi hành hay kiểm tra một công tác nào đó - Không mang quy phạm pháp luật mà mangchứng cứ pháp lý. - Ngoài ngôn ngữ hành chính còn sử dụng bảngbiểu, ký hiệu, con sốChương IIITHỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚCTHÔNG TƯ LIÊN TỊCH***Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/ 5/ 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản I- Quy định chung: 1- Thể thức văn bản: Là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm:  2- Kỹ thuật trình bày văn bản, bao gồm:  Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn bản, vị trí và cách trình bày chi tiết các thành phần thể thức.  3- Phông chữ trình bày văn bản: Phông chữ tiếng Việt Vnicode-Theo TCVN 6909-2001. II- Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày:   1- Quốc hiệu: 1.1 - Định nghĩa: Là thành phần biểu thị tên của một quốc gia và chế độ chính trị mà Nhà nướccủa quốc gia đó thực thi. VD: CỘNG HOÀ DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO VƯƠNG QUỐC THÁI LAN CỘNG HOÀ XHCN VIỆT NAM Trong đó: VIỆT NAM là tên quốc gia và CỘÂNG HOÀ XHCN là chế độ chính trị. 1.2- Cách trình bày: + Dòng trên: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, bằng chữ in hoa ( cở chữ 12-13, đứng, đậm). + Dòng dưới trình bày: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc = chữ in thường (cở chữ 13-14, đứng, đậm, viết hoa các chữ cái đầu của mỗi cụm từ, giữa các cụm từ được ngăn cách bằng dấu gạch ngang - ). + Dưới dòng thứ hai có một đường gạch ngang, nét liền, có độ dài bằng dòng thứ hai. VD: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc  2- Tác gỉa văn bản 2.1- Khái niệm: Là tên cơ quan, đơn vị, cá nhân ban hành VB  2.2- Cách trình bày: - Phần trên trình bày tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có), bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12-13, kiểu chữ đứng, không đậm. - Phần dưới trình bày tên CQ ban hành VB, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 -13, đứng, đậm, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân giữa dòng chữ. Ví dụ 1: UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHÂU THÀNH Ví dụ 2: UBND TỈNH ĐỒNG NAI SỞ THƯƠNG MẠI DU LỊCH 3- Số và ký hiệu văn bản 3.1- Khái niệm:  a- Số văn bản: Số là số thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm văn thư.  b- Ký hiệu văn bản: Là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản hợp thành.  Ví dụ: Số 20/QĐ-UBND  3.2- Cách trình bày: - Số, ký hiệu văn bản được trình bày bằng cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Cách ghi thống nhất như sau:  + Đối với văn bản quy phạm pháp luật VD 1: Số: 110/2004/NĐ-CP  + Đối với văn bản cá biệt  VD: Số: 23/ QĐ-UBND + Đối với văn bản hành chính thông thường VD 1: Số: 20/BC-CVTLT; Số: 22/TTr-SVH  VD 2: Số: 12/SGDĐT-VP 4- Địa danh và ngày tháng năm ban hành VB 4.1- Khái niệm: - Địa danh là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. - Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được người có thẩm quyền ký chính thức, được đóng dấu cơ quan, được đăng ký và phát hành.  Ví dụ: TP. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2005 Gò Vấp, ngày 15 tháng 7 năm 2005 4.2- Cách trình bày: Địa danh và ngày tháng năm được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, sau địa danh có dấu phẩy.  Ví dụ: Bình Phước, ngày 05 tháng 02 năm 2005 5- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5.1- Khái niệm: - Tên loại văn bản là tên gọi chính thức của từngloại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. - Trích yếu nội dung là một câu ngắn gọn phản ánhđược nội dung chủ yếu của văn bản. Ví dụ 1: QUYẾT ĐỊNH  Về việc nâng bậc lương cho ông . . .  Ví dụ 2: V/v. Phối hợp mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ 5.2- Cách trình bày: - Tên loại văn bản được đặt cân đối giữa dòng bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14 đến 15, kiểu chữ đứng đậm; - Trích yếu nội dung văn bản trình bày cân đối dưới tên loại văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. - Trích yếu nội dung của công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. 6- Nội dung văn bản: 6.1- Khái niệm: Là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản QPPL), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày. 6.2- Cách trình bày: - Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ 13 đến 14;  - Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 tab. - Nếu văn bản được bố cục theo phần, chương,điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:Ví dụ: Phần I Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Văn bản quy phạm pháp luật 1. Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản . . . a) Văn bản do cơ quan nhà nước . . . 7- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền  7.1- Khái niệm: - Chức vụ: Là chức danh lãnh đạo chính thứccủa người ký văn bản. Chỉ ghi chức danh như: Bộ trưởng, Hiệu trưởng, Giám đốc . . .  - Chữ ký: Là thành phần thể hiện trách nhiệm về nội dung của người ký văn bản và hiệu lựcï pháp lý của văn bản.  7.2- Cách trình bày: - Quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. - Họ tên người ký văn bản trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Một số hình thức ký văn bản:TM. UỶ BAN NHÂN DÂN GIÁM ĐỐC  CHỦ TỊCH TM. UỶ BAN NHÂN DÂN KT. GIÁM ĐỐC KT. CHỦ TỊCH PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ CHỦ TỊCH   TM. HỘI ĐỒNG TL.GIÁM ĐỐC CHỦ TỊCH KT. TRƯỞNG PHÒNG  (Dấu của cơ quan) PHÓ TRƯỞNG PHÒNG  PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn Văn B  8- Dấu của cơ quan, tổ chức 8.1- Khái niệm:  Dấu của cơ quan là thành phần thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan trước pháp luật và trong quan hệ giao dịch với các cơ quan, tổ chức khác. 8.2- Vị trí đóng dấu: 9- Nơi nhận văn bản:  9.1- Khái niệm: Nơi nhận văn bản là thành phần ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân tiếp nhận văn bản và trách nhiệm giải quyết. 9.2- Vị trí: - Đối với văn bản có tên loại:Nơi nhận được trình bày ở góc trái phía dưới phần nội dung văn bản và cách cách dòng cuối cùng từ 2-3 dòng.  - Đối với công văn hành chính thì nơi nhận được trình bày ơ’ 2 vị trí: Vị trí thứ nhất, sau chữ "Kính gửi“, ở dưới thành phần địa điểm, thời gian và cách phần này từ 1-2 dòng, còn vị trí thứ hai giống văn bản có tên loại.  9.3- Cách trình bày  - Đối với văn bản có tên loại:  + Chữ ‘Nơi nhận’ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; sau cụm từ " Nơi nhận:" có dấu hai chấm (:).  + Các địa chỉ nơi nhận (tên cơ quan, tổ chức, cá nhân) được trình bày thành dòng riêng bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối ghi lưu văn thư và đơn vị soạn thảo, kết thúc bằng dấu chấm. - Đối với công văn hành chính thì nơi nhận ơ’ vị trí sau chữ "Kính gửi“ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.  Ví dụ: Kính gửi:  - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch và Đầu tư; - Bộ Tài chính.Nơi nhận:- Như trên;- VP. UBND tỉnh (để b/c);- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .;- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .;- Lưu : VT , P.KT.H.26.  III- Ñònh leà vaên baûn quaûn lyù nhaø nöôùc 1- Trang maët tröôùc: Leà treân: 20 – 25 mm; Leà döôùi: 20 – 25 mm Leà traùi: 30 – 35 mm; Leà phaûi: 15 – 20 mm 2- Trang maët sau: Leà treân: 20 – 25 mm; Leà döôùi: 20 – 25 mm Leà traùi: 15 – 20 mm; Leà phaûi: 30 – 35 mm V- Cách trình bày bản sao: 1- Các thành phần thể thức bản sao - Hình thức sao văn bản - Tên cơ quan sao văn bản - Số, ký hiệu bản sao - Địa danh, ngày tháng năm sao ûn - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký bản sao - Dấu của cơ quan sao văn bản - Nơi nhận 2- Cách trình bày: SỞ TÀI CHÍNH SAO Y BẢN CHÍNH VĂN PHÒNG Số:./SY-VP TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2005 TL. GIÁM ĐỐCNơi nhận: CHÁNH VĂN PHÒNG - . . . . . . . .; - . . . . . . . .; Phạm Ngọc Danh Chương 4TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN Tài liệu tham khảo:- Nghị định 49/CP ngày 15/8/1996 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh trật tự.- Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 01/4/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.- Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/8//2002 của Bộ Công an, Ban tổ chức Cán bộ Chính phủ về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.- Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12//5/2003 của Bộ Công an về hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.- Nghị định 110/2003/NĐ ngày 08/4/2003 của Chính phủ về công tác văn thư I- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 1-Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Quy định: Điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư : “Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết”II- Đăng ký văn bản đến: 1-Khái niệm 2-Mục đích 3-Yêu cầu 4- Các phương tiện đăng ký văn bản đến 4.1 Đăng ký văn bản đến bằng sổ a) Khái niệm b) Cách lập sổ - Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến nhiều trong năm văn thư và đa dạng các cấp độ tác giả. - Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít.III- Chuyển giao văn bản đến Điều 14, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: - Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. - Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. IV- Tổ chức giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1- Tổ chức giải quyết văn bản đến: 1.1- Đối với văn bản thường: - Các văn bản đến có nội dung thuộc phạm vi trách nhiệm của cá nhân, đơn vị nào thì cá nhận, đơn vị đó có trách nhiệm giải quyết nhanh chóng và kịp thời các vấn đề mà nội dung văn bản đề cập tới. - Đối với văn bản đề cập đến những vấn đề quan trọng phải do thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan giải quyết. 1.2. Đối với văn bản mật: - Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm. - Không mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang đi công tác (nếu văn bản không liên quan đến chuyến đi). - Khi cần thiết phải mang văn bản, tài liệu mật về nhà phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan. - Không tự ý hủy văn bản, tài liệu khi chưa được sự chấp thuận của thủ trưởng cơ quan. Khi hủy văn bản, tài liệu mật phải có ít nhất 02 người làm chứng (trong đó phải có cán bộ phụ trách công tác lưu trữ của cơ quan). Các văn bản, tài liệu mật tiêu hủy phải được thống kê vào sổ tiêu hủy văn bản, tài liệu mật. 1.2. Đối với văn bản mật: - Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm. - Không mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang đi công tác (nếu văn bản không liên quan đến chuyến đi). - Khi cần thiết phải mang văn bản, tài liệu mật về nhà phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan. - Không tự ý hủy văn bản, tài liệu khi chưa được sự chấp thuận của thủ trưởng cơ quan. Khi hủy văn bản, tài liệu mật phải có ít nhất 02 người làm chứng (trong đó phải có cán bộ phụ trách công tác lưu trữ của cơ quan). Các văn bản, tài liệu mật tiêu hủy phải được thống kê vào sổ tiêu hủy văn bản, tài liệu mật. 2.1 Khái niệm: Kiểm tra việc giải quyết văn bản đến là kiểm tra tiến độ, chất lượng công việc của các cá nhân, đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan nói chung và của từng cán bộ nói riêng.2.2 Quy định: Điều 15, Nghị định 110/2004/NĐ ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.C- TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐII- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày Chánh văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, hình thức và thủ tục ban hành văn bản.II- Ghi số và ngày tháng văn bản: Tất cả văn bản đi do cơ quan ban hành có đóng dấu cơ quan đều phải tập trung tại bộ phận văn thư của cơ quan để lấy số theo hệ thống số của cơ quan đã quy định. III- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)Nguyên tắc đóng dấu: IV- Đăng ký văn bản đi 1- Khái niệm 2- Các phương tiện đăng ký văn bản đi 2.1- Đăng ký văn bản đi bằng sổ 2.2 Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tínhV- Làm thủ tục, chuyển giao văn bản đi.VI- Lưu văn bản đi CHƯƠNG 5- LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Tài liệu học tâïp và tham khảo - Giáo trình văn thư của Trường THVTLT - Công văn 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành "Bảng hướng dẫn công tác lập hồ sơ“ - Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 cuả Cục Lưu trữ nhà nước ban hành TCN-2002 về tiêu chuẩn bìa hồ sơ. Phần I: LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNHI. Những vấn đề chung1-khái niệm2- Nhiệm vụ của lập hồ sơ. Theo Điều 11 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 "Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn.“ Theo Điều 23, khoản 4 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP “Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.II- Nội dung và phương pháp lập hồ sơ 1- Các đặc trưng của lập hồ sơ: Đặc trưng lập hồ sơ là những dấu hiệu phổ biến giống nhau của văn bản mà người lập hồ sơ dựa vào đó để tập hợp văn bản thành hồ sơ. Có 6 đặc trưng lập hồ sơ: - Đặc trưng tên loại - Đặc trưng vấn đề - Đặc trưng tác giả - Đăc trưng thời gian - Đặc trưng địa dư - Đăc trưng cơ quan giao dịch 2- Lập hồ sơ: 2.1- Mở hồ sơ: Mở hồ sơ là công việc mở đầu cho việc hình thành một hồ sơ. 2.2- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ 2.3- Kết thúc và biên mục hồ sơ a- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ b- Đánh số tờ văn bản c- Lập Mục lục văn bản d- Viết tờ kết thúc e- Trình bày bìa hồ sơ