Bài giảng Chu trình kinh doanh

hệ giữa các chu trình kế toánHệ thống ghi sổ-lập báo cáoChu trình doanh thuBán hàng –> Thu tiềnChu trình chi phíMua hàng – trả tiềnChu trình sản xuấtNVL, NC -> SP hoàn thànhChu trình tài chínhNhận tiền – Chi tiềnChu trình nhân sựTuyển dụng – Trả lươngSản phẩmTiềnTiềnTiềnNhân côngNVLDữ liệuDữ liệuDữ liệu4Chu trình doanh thu (Revenue Cycle)Là các sự kiện, hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiềnChu trình doanh thuKhách hàngHãng vận tảiChu trình chi phíChu trình sản xuấtHT ghi sổ-lập báo cáoNgân hàngChu trình nhân sựSơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình doanh thu5Đặt hàng1.0Giao hàng2.0Lập hóa đơn3.0Thu tiền4.0Hãng vận tảiNgân hàngChu trình chi phíChu trình sản xuấtChu trình nhân sựSơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thuKhách hàngHT ghi sổ-Lập báo cáo6Hoạt động xử lý đặt hàngKiểm tra HTK1.1Kiểm tra nợ KH1.2Lập ctừ phản hồi1.3Khách hàngHTK, KHGiao hàngLập hóa đơnXuất khoChu trình Chi PhíChu trình Sản XuấtChu trình Nhân sự7Ví dụ 1 quy trình xử lý ĐĐH thủ côngĐĐHĐĐHXét duyệt và lập LBHĐĐHĐĐHĐĐHĐĐHLBH 5 liênĐĐHNLBHKho hàngBP lập hóa đơnBP giao hàngTại BP xử lý ĐĐHKhách hàngTình trạng nợTình trạng tồn8Ví dụ 1 quy trình xử lý ĐĐH bằng máyKhách hàngĐĐHNhập ĐĐHGhi nhận & in LBHDữ liệu KH, HTKDữ liệu đơn đặt hàngPXKKho hàngThông báoKhách hàngLBHĐĐHNThông báo lỗiTại BP xử lý ĐĐH9Hoạt động xuất kho và giao hàngXác nhận xuất kho2.1Xử lý ĐĐHĐối chiếu giao hàng2.2Xác nhận giao hàng2.3Hãng vận chuyểnkhách hàngLập HĐơn10Ví dụ 1 quy trình xử lý xuất kho-giao hàng bằng thủ côngPXKPhiếu đóng góiLập phiếu giao hàngPGHNPXKBP lập hóa đơnHãng vận tải, Khách hàngPB giao hàngKho hàngBP xử lý ĐĐHKiểm tra và ghi nhận hàng xuấtPhiếu giao hàngPhiếu đóng góiPXK11Ví dụ 1 quy trình xử lý xuất kho-giao hàng bằng máyKho hàngPXKNhập dữ liệu liên quanGhi nhận & in ctừ GHDữ liệu HTKDữ liệu giao hàngPGHKhách hàngPhiếu GHBP lập hóa đơnPGHPXKNThông báo lỗiDữ liệu đơn đặt hàngTại PB giao hàng12Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi nợLập hóa đơn3.1Xử lý ĐĐHXuất kho/Giao hàngKhách hàngTheo dõi nợ3.2Ghi sổ -Lập báo cáo Nợ phải thu KH ►13Ví dụ 1 quy trình lập hóa đơn-theo dõi nợ bằng thủ côngLBHGhi sổ chi tiết HTKNPXKKhách hàngKế toán khoKtoán BH BP xử lý ĐĐHKiểm tra, lập hóa đơn,ghi nhật kí BHHóa đơnPXKBP giao hàngPXKPGHHóa đơnHóa đơnPGHLBHA-2NKBHB-2Sổ CT HTKNCtừ định khoảnB-214Kế toán tổng hợpKế toán phải thuHóa đơnA-2Ghi sổ chi tiết nợ PthuSổ CT khách hàngABP xét duyệtCtừ điều chỉnh giảm nợHóa đơnCtừ điều chỉnh giảm nợNKBHB-2Ctừ định khoảnGhi sổ cái TKSổ cáiNKBHCtừ định khoảnSố cáiVí dụ 1 quy trình lập hóa đơn-theo dõi nợ bằng thủ công15Ví dụ 1 quy trình lập hóa đơn-theo dõi nợ bằng máyBP giao hàngPGHNhập dữ liệu liên quanGhi nhận & in hóa đơnTập tin giao hàngKhách hàngHóa đơnPGHNThông báo lỗiTập tin khách hàng, HTKTập tin đơn đặt hàngTập tin hóa đơnTập tin phải thu KHHóa đơnTập tin ghi nhật kíTại BP kế toán16Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi nợCác hệ thống lập hóa đơnLập sau (Post-billing): Chỉ lập hóa đơn khi nhận đầy đủ các chứng từ chứng minh hàng đã xuấtLập trước (Pre-billing): Lập hóa đơn sau khi lệnh bán hàng được chấp nhậnCác hệ thống theo dõi nợ Theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn (open-invoice method): Tất cả các sự kiện làm tăng, giảm nợ đều chi tiết từng chứng từTheo dõi theo số dư (Balance-forward method): Chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp của từng đối tượng phải thu17Hoạt động thu tiềnLập chứng từ thanh toán 4.1 Khách hàngXác nhận thanh toán 4.2Ghi giảm nợ phải thu4.3Ngân hàngNợ phải thu KHGhi sổ -Lập báo cáo18Ví dụ 1 quy trình xử lý thu tiền bằng thủ côngKHLập phiếu thu ►Phiếu thuXác nhận ghi sổ ►Phiếu thuPhiếu thuAASổ quỹPhiếu thuNKế toán công nợKế toán tiềnGhi nhật kíNKThu tiềnPhiếu thuKHThủ quỹKế toán tổng hợp19Ví dụ 1 quy trình xử lý thu tiền bằng máyKhách hàngTB trả tiềnNhập dữ liệu liên quanIn phiếu thuHóa đơnThông báo lỗiTập tin khách hàngTập tin phải thu KHPhiếu thuTập tin ghi nhật kíTB trả tiềnThủ quỹKhách hàngPhiếu thuNTại BP kế toán20Báo cáo của chu trình doanh thuHoạt độngBảng kê các hoạt động/sự kiện trong kỳ Bảng kê bán hàngTừ ngàyđếnSHĐ Ngày KH Giá trị001 12/3 ABC 1,000002Phân tích các hoạt động theo đối tượng/nguồn lực liên quan Báo cáo bán hàng theo KHTừ ngàyđếnKH SHĐ Ngày Giá trịABC 001 12/3 1,000 002 15/3 3,000EFG 023 20/3 4,000Các bảng kê đơn hàng, bán hàng, xuất kho, giao hàng, thu tiềnBáo cáo các hoạt động theo khách hàng, nhân viên, hàng hóa21Báo cáo của chu trình doanh thu (tt)Các đối tượng/nguồn lựcDanh sách các đối tượng/nguồn lực sử dụng Bảng kê hàng tồn khoNgày:Kho Mã HH SLtồn Giá trị A PC-03 100 1,000,000 A PC-04 50 500,000Báo cáo tình trạng các đối tượng/nguồn lực Danh mục hàng tồn khoKho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH 1 PC-03 B Cái 90 2 PC-04 C Cái 10Các bảng kê hàng hóa, khách hàng, nhân viên BHBáo cáo tình hình hàng tồn kho, dư nợ khách hàng, phân tích tuổi nợ22Chu trình chi phí ( Expenditure Cycle; Purchase Cycle)Là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng, dịch vụ và thanh toán tiềnChu trình chi phíNhà cung cấpGhi sổ-lập báo cáoChu trình sản xuấtChu trình DTKiểm soát HTKCác bộ phận sử dụngSơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình chi phíNgân hàng23Đặt hàng1.0Nhận hàng2.0Ghi nhận HĐ3.0Thanh toán4.0Các BP sử dụngKiểm soát HTKNhà cung cấpSổ cái, báo cáoChu trình doanh thuChu trình SXNgân hàngSơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình chi phí24Hoạt động đặt hàng Các BP sử dụngKiểm soát HTKChu trình doanh thuChu trình SXChọn nhà cung cấp1.1Lập đơn đặt hàng1.2Dữ liệu về NCCHTKNợ phải trảNhận hàngĐơn đặt hàngBP yêu cầu hàngDữ liệu ĐĐHNhà cung cấpYêu cầu hàngYêu cầu hàng25Ví dụ 1 quy trình lập ĐĐH thủ côngGiấy YCHGiấy YCHXét duyệt và đơn đặt hàngĐĐHĐĐHĐĐHĐĐHĐĐH 5 liênGiấy YCHNBP nhận hàngKT nợ phải trảBP mua hàngBP yêu cầuNhà cung cấpBP yêu cầu26Ví dụ 1 quy trình lập ĐĐH bằng máyBP sử dụngGiấy YCHNhập YCHGhi nhận & in ĐĐHTập tin NCC, HTKTập tin đơn đặt hàngĐĐHNhà cung cấpGiấy YCHĐĐHNThông báo lỗiTại BP mua hàng27Hoạt động nhận hàngKiểm hàng2.1Lập BC nhận hàng2.2Xác nhận nhập hàng 2.3Xử lý Đặt hàngNhà cung cấpPhiếu đóng góiĐơn ĐHKT nợ phải trảDữ liệu nhận hàngPhiếu nhận hàngKT hàng tồn kho28ĐĐHVí dụ 1 quy trình xử lý nhận hàng thủ côngĐĐHPhiếu đóng góiNhận hàng và lập phiếu NkhoĐĐHBC nhận hàngNBP nợ phải trảBP nhận hàng - KhoBP mua hàngNhà CCPhiếu đóng góiPhiếu NKĐĐHKế toán HTKPNK Ghi sổ CTPNK NSổ CT HTK29Ví dụ 1 quy trình xử lý nhận hàng bằng máyNhập dữ liệu nhận hàngGhi nhận & in giấy nhận hàngTập tin Đơn đặt hàngTập tin nhận hàngPhiếu nhận hàngPhiếu đóng góiNThông báo lỗiNhà CCPhiếu đóng gói30Hoạt động nhận hóa đơn, ghi nhận nợKiểm tra hóa đơn3.1Đặt hàngNhà cung cấpHóa đơnĐơn ĐHNhận hàngBC nhận hàngDữ liệu về NCCGhi nhận nợ3.2Nợ phải trả NCCHệ thống ghi sổ cái31Ví dụ 1 quy trình nhận hóa đơn – ghi nhận nợ thủ côngĐĐHHóa đơnĐối chiếu ghi nhận nợ phải trảAKế toán nợ phải trảBP mua hàngNhà CCPNKĐĐHNK mua hàngBP nhận hàngPNKHóa đơnSổ chi tiết NCCKế toán tổng hợp32Ví dụ 1 quy trình nhận hóa đơn, ghi nợ bằng máyNhập dữ liệu hóa đơnGhi nhận hóa đơnTập tin Đơn đặt hàngTập tin nhận hàngHóa đơnAThông báo lỗiNhà CCHóa đơnTập tin hóa đơnTập tin chi tiết nợ phải trả, HTK33Hoạt động thanh toánLựa chọn thanh toán4.1Nợ phải trả NCCXét duyệt thanh toán4.2Lập ctừ thanh toán4.3Xác nhận thanh toán4.4Giảm nợ4.5Hệ thống ghi sổ cái34Ví dụ 1 quy trình thanh toán thủ côngBộ ctừ mua hàngLựa chọn thanh toánKế toán nợ phải trảSổ chi tiết NCCKế toán tiềnBộ ctừ mua hàngLập phiếu chiXác nhận chiGhi nhật kíNK chi tiềnAGhi nhận thanh toánSổ chi tiết NCCBộ ctừ mua hàngBộ ctừ mua hàngPhiếu chiPhiếu chiNhà CCThủ quỹXét duyệt chi35Ví dụ 1 quy trình thanh toán bằng máyNhập dữ liệu thanh toanLựa chọn, xét duyệt thanh toánHóa đơnAThông báo lỗiHóa đơnTập tin hóa đơnTập tin chi tiết nợ phải trảTập tin chi tiết nợ phải trảTập tin phiếu chiPhiếu chiNhà CCThủ quỹPhiếu chi36Báo cáo của chu trình chi phíHoạt độngBảng kê các hoạt động/sự kiện trong kỳ Bảng kê mua hàngTừ ngàyđếnSHĐ Ngày NCC Giá trị001 12/3 ABC 1,000002Phân tích các hoạt động theo đối tượng/nguồn lực liên quan Báo cáo mua hàng theo NCCTừ ngàyđếnNCC SHĐ Ngày Giá trịABC 001 12/3 1,000 002 15/3 3,000EFG 023 20/3 4,000Các bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng, nhập kho, thanh toánBáo cáo các hoạt động theo nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa37Báo cáo của chu trình chi phí (tt)Các đối tượng/nguồn lựcDanh sách các đối tượng/nguồn lực sử dụng Báo cáo dư nợ NCCNgày:Mã NCC Nợ Nợ quá hạnNCC01 1,000,000 600,000NCC02 500,000 200,000Báo cáo tình trạng các đối tượng/nguồn lực Danh mục hàng tồn khoKho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH 1 PC-03 B Cái 90 2 PC-04 C Cái 10Các bảng kê hàng hóa, nhà cung cấp, Báo cáo tình hình hàng tồn kho, dư nợ nhà cung cấp, phân tích tuổi nợ38Vận dụng chu trình trong tổ chức hệ thống thông tin kế toánTổ chức hệ thống báo cáoTổ chức thành phần thu thập dữ liệuChứng từTài khoảnĐối tượng chi tiếtTổ chức quá trình xử lý: Luân chuyển chứng từ, nhập liệuTổ chức các hoạt động kiểm soát39